ABAX TRIPLOG. //Admin brukermanual

Transkript

1 ABAX TRIPLOG //Admin brukermanual

2 2 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ADMINISTRASJON AV ABAX TRIPLOG Administrasjonsgrensesnittet er kjernen i ABAX Triplog elektronisk kjørebok. Herfra har bedriften full oversikt over all bilbruk i selskapet. Endel funksjoner er standard for alle, mens andre funksjoner kun aktiveres dersom disse er bestilt. er responsiv, så det er fult mulig å logge seg inn via PC, telefon, nettbrett mm. Layout vil være noe forskjellig fra PC til f.eks. nettbrett, men alle funksjoner vil fortsatt være der. I denne veilederen omtales kun funksjonene som vises på PC. MENYER Tilgang til ABAX Triplog elektronisk kjørebok får man ved å logge på fra Benytt tilsendt brukernavn og passord. Menyene er delt inn etter produkter og hvilke menypunkter som vises avhenger av hva som er bestilt. Det ligger en nedtrekks meny under hvert av menypunktene som viser flere undermenyer. INNHOLD Administrasjon av ABAX Triplog 3 Menyer 3 ABAX Triplog 4 Førere 4 Kjøretøy 5 Turer 8 Administrerer områder 12 Leverte kjørebøker 12 Historiske førere 13 Rapporter 13 Biladministrasjon 15 Send SMS til fører 17 Spotsøk 17 RFID Logg 17 ABAX Fleet Management 18 ABAX Equipment Control 20 ABAX Toll Road 22 Varsler 23 Innstillinger 26 Sporing- og gjennfinningssystem (FG) 28 Profil 29 ABAX4 tekniske data 30

3 4 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX TRIPLOG FØRERE Ved førstegangspålogging vil det normalt ikke ligge noe informasjon i systemet om bilparken eller førere av bilene. Dette opprettes enkelt manuelt i 2 steg. Det første som må gjøres er å opprette alle førerne i bedriften. Dette gjøres under under menypunktet «ABAX Triplog» og «Førere»: KJØRETØY For å få se en oversikt over alle kjøretøyene i flåten, klikker du på menypunktet «ABAX Triplog» og velger så «Kjøretøy» i nedtrekksmenyen. Du vil da få opp et oversiktsbilde over alle kjøretøyene i flåten. I eksempelet under fremkommer en liste over virksomhetens avdelinger. Ved å klikke på en avdeling vises det en liste med oversikt over kjøretøy i den avdelingen. Dersom det ikke er en avdelingsstruktur vises umiddelbart en liste over alle kjøretøy. Har man allerede førere i systemet vil det ligge en oversikt over alle førere slik som i kjøretøy oversikten. Du kan også søke etter fører i søkefeltet. For å opprette en ny fører klikker du på «Opprett ny fører» øverst i høyre hjørne. Legg inn relevant informasjon om føreren slik som du gjør med kjøretøyet. Navn, hjemland, avdeling og brukernavn er påkrevde felter. Når all relevant informasjon er lagt inn, avslutt med «Lagre» øverst i høyre hjørne. Merk at dersom telefonnummer ikke blir lagt inn, må passord opprettes manuelt. Legges telefonnummer inn, vil systemet generere et passord og sende det til bruker når du klikker på «Send passord»: Ved førstegangsoppsett vil det kun være en liste over alle kjørebøkene i bedriften som kun viser om den er satt opp som en privatbil eller en av to typer yrkesbil. For å legge til relevant informasjon for hver bil, klikker du på en av bilene/kjørebøkene. Du vil da få opp bildet under hvor du kan fylle inn informasjon.

4 6 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Tildel fører til bil I feltet «Valgt fører» vises føreren for bilen. Dersom dette feltet står tomt, kan man søke opp ledig fører i feltet «Søk etter ledig fører for kjøretøy». For å ta bort fører, klikk på X-symbolet til høyre for førernavnet. For å legge til en fører, søk opp førernavn i feltet «Søk etter ledig fører for kjøretøy». Dersom du skal opprette ny fører, gjøres dette under «FØRER» som omtales senere i veilederen. Reg. nr historikk viser en oversikt over hvilke biler enheten har vært montert i dersom den har vært montert på flere kjøretøy. Sjåfør historikk viser alle sjåfører som har kjørt bilen dersom det har vært flere førere. Her bør alle opplysninger fylles inn så nøyaktig som mulig. Registreringsnummer på kjøretøyet må legges inn uten mellomrom. Dette for å være konsistent ved innsendelse av SMS med oppdatering av opplysninger (f.eks. kilometerstand). «Sammenslåtte turer etter» lar deg slå sammen turer der det har vært et stopp. Dersom du eksempelvis setter denne verdien til 20 min, vil alle turer med stopp under 20 minutter vises som en tur, med tegnet for sammenslåtte turer. «Bruk førergjenkjenning» settes kun til «ja» dersom førergjenkjenningssystem er bestilt. Kilometerstand Bilens kilometerstand skal iht. Lignings-ABC avleses og føres inn i kjøreboken en gang i måneden. Det kan gjøres under menyvalget «Kilometerstand». Her fylles verdien inn og lagres. Alle tidligere avlesninger vil komme frem i listen. I eksempelet under er km den siste verdien som ble avlest: Privatbil / fri bil (firmabil) Feltene «Privatbil / fri bil (firmabil)», «Bil til disposisjon for yrkeskjøring» og «Yrkesbil til disposisjon for privatkjøring» styrer hvordan kjøreboken leverer data. Dersom det er krysset for «Privatbil / fri bil (firmabil)» vil alle kjørte turer som standard bli merket som privat. Denne innstillingen brukes for de som leverer kjørebok for kjøregodtgjørelse, og for brukere som har fri bil fra arbeidsgiver som blir beskattet fullt ut. Turer man kjører med en privatbil blir da ikke vist for arbeidsgiver, før man har fulgt prosedyren for å levere kjørebok. Det er med andre ord kun de turer man aktivt velger at er i virksomhetens tjeneste, og som man skal ha betalt for, som vises for arbeidsgiver. For firmabiler kan arbeidsgiver kreve å få tilgang til næringsturer kjørt i arbeidstid og å se kjøretøyet i flåtekontrollen dersom dette er bestilt. Disse tilgangene settes opp under brukerens innstillinger. Bil til disposisjon for yrkeskjøring Valget «Bil til disposisjon for yrkeskjøring» skal benyttes for biler som ikke er registrert som varebil klasse 2. Disse bilene skal ikke benyttes til privat bruk utover sporadisk bruk. Føreren av bilen vil kunne velge å sette sine turer som privat og næring. Alle privatturer for bilen vil vises i egen rapport som er omtalt senere i veilederen. Det er da kun distanse som vises, ikke adresser av hensyn til personvernet. Det er også mulig for brukeren å legge inn kilometerstand ved å sende inn en SMS. Beskrivelse av dette står i brukerveiledningen for brukergrensesnittet. Om man har lagt inn feil verdi kan denne slettes ved å holde musepekeren over verdien man vil slette og klikke på den røde X-knappen som da vises. Servicevarsler Ved å velge «Servicevarsler» får du opp en dialogboks hvor du kan legge inn opplysninger om bilens service. De fleste moderne biler har serviceindikatorer som varsler på bilens instrumentbord. Det er imidlertid vanskelig for en bilansvarlig å følge opp dette. Ved å legge inn opplysninger om bilens service i dette bildet, kan bilansvarlig få oversikt over forestående service uten å måtte sjekke i den enkelte bil. Den ansatte kan også varsler via SMS eller mail. Klikk på «Oppdater» for å oppdatere varslene. Yrkesbil til disposisjon for privatkjøring (P) Valget «Yrkesbil til disposisjon for privatkjøring» benyttes når bilen er registrert som varebil klasse 2. Disse bilene kan benyttes privat, mot at alle private turer beskattes med en sats på 3,40 per kilometer. Fører vil også her kunne velge mellom privat og næring på alle turer og disse vil vises i egen rapport. Fører vil også kunne beskatte omveier dersom vedkommende har en privat omvei under en yrkesreise. Turer som er markert som private vil vises i en egen rapport (se «RAPPORTER»). Dersom en bil er satt til «Privatbil /fri bil» er det kun føreren av bilen som kan endre det til «Bil til disposisjon for yrkeskjøring». Det er kun virksomhetens administrator som da kan endre tilbake. Det er gjort slik av personvernhensyn.

5 8 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Merkelapper Med ABAX Tags kan du legge til merkelapper på kjøretøy og utstyr i kart og rapporter, hvis du har en Triplog/Equipment Pro eller Premium pakke. Du kan bruke disse merkelappene til å gruppere, sortere, filtrere og organisere bilparken og utstyr. Dette gjør det enkelt å kategorisere og søke etter søkeord som «hengerfeste», «dieselbil», «4x4», «minigraver», og til og med prosjektnummer eller prosjektnavn. ABAX Tags er svært nyttig når du jobber med rapporter eller når man skal holde oversikt i digitale kart. Du kan legge til dine egne merkelapper ved å skrive I feltet «Klikk her for å søke eller skrive». Når du begynner å skrive, vil feltet automatisk foreslå merkelapper du har benyttet tidligere. Dersom det er en ny merkelapp, så klikker du på «Legg til» for å opprette den nye merkelappen. Merkelappen kan fjernes med X. Du står fritt til å benytte så mange merkelapper du trenger for å organisere dine biler og utstyr på en effektiv måte. I dette eksemplet har vi lagt til to merkelapper. Den ene forteller oss at det er et «Elektrisk» kjøretøy, mens den andre forteller oss at bilen har tilgang på en «Slagdrill». - Næringstur - Utenfor arbeidstid, med formål Når du har lagt til merkelapper på dine biler eller ditt utstyr kan du benytte disse nøkkelordene/merkelappene når du søker i rapportene (fritekstsøk). Merkelapper er søkbare i «Turrapporten». I tillegg vil søkefeltet i det digitale kartet, samt statistikken på ditt dashboard, også støtte merkelapper. - Innenfor arbeidstid - Privattur - Utenfor arbeidstid, mangler formål Det er ikke krav til formål på turer kjørt med yrkesbil, men det er å anbefale, spesielt på yrkesturer som er kjørt på kveldstid/i helger. Det er også mulig å spesifisere søket mer, til f.eks. å bare vise gitte tidsrom i løpet av dagen. Har du definert virksomhetens normalarbeidstid under «INNSTILLINGER», kan du også velge å søke etter turer kjørt utenfor denne normalarbeidstiden. Dette gjøres ved å klikke på «Legg til filter». Da får du opp valgene som vist under: Når all informasjon om kjøretøyet er fylt ut, avslutt med «lagre» øverst til høyre i vinduet. Du vil da få opp en tekstboks som spør om du har byttet bil (satt kjøreboken over på en ny bil) eller ikke. Ved førstegangsregistrering klikk alltid «NEI» i denne boksen. TURER Når du velger «Turer» i under menypunktet «ABAX Triplog» kommer du til et søkevindu. Her legger du inn de søkeelementer som er relevante. Vil du se turer for en spesifikk bil eller for en bestemt avdeling, kan du starte et søk i fritekstfeltet. Skriv inn deler av søkebegrepet (avdelingsnavn, registreringsnummer, brukernavn e.l.). Etterhvert som du skriver kommer det opp en liste som tilfredsstiller søket. Når du ser den enheten eller avdelingen du er ute etter i listen, velger du denne ved å klikke på den, valget legges da i feltet «legg til filter». Dernest kan du angi ønsket datoperiode og eventuelt tidsrom på døgnet. Under vises et eksempelresultat for et slikt søk. Her kan du enten velge å vise turer innenfor klokkeslett, turer utenfor klokkeslett og turer utenfor arbeidstid. For at «Turer utenfor arbeidstid» skal fungere, må normal arbeidstid settes opp under innstillinger. Dersom du eksempelvis velger turer utenfor klokkeslett og setter klokkeslettet fra 06:00 til 16:00, vil kun turer mellom 16:00 og 06:00 vises. Legger du i tillegg til «Mangler formål» vil kun turene som ikke har formål i dette tidsrommet vises. Når du har lagt til ønskede innstillinger for søket klikker du på «Legg til filter» og «Søk». Du vil da få opp alle turene som tilfredsstiller ditt søk. I eksempelet under er det gjort et søk på avdelingen «Leasingbiler» den :

6 10 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Som bildet viser så er det to forskjellige symboler på turene i tillegg til de du ser i venstremargen, en med en vertikal strek over, den andre uten. Den vertikale streken indikerer at det har vært et stopp på turen og den er derfor sammenslått. Ved å klikke på en av turene åpnes et vindu med detaljerte opplysninger om turen. Disse opplysningene er tilgjengelig også for bruker, og det er bruker som i første rekke skal vedlikeholde opplysningene i dette bildet fra sin egen kjørebok. Det vil imidlertid være mulig for administrator å legge inn opplysninger under «Formål» og «Kommentar» samt under menypunktene «Førergjenkjenning» og «Tillegg»: Dersom du ønsker å se nærmere på et bestemt punkt på turen, f.eks. stopp-adressen, holder du musepekeren over den gule figuren i venstremargen og plasserer figuren der du vil se mer detaljer som vist under: Kartet vil da vise bilde fra gaten bilen stanset. Formål I formålsfeltet kan du legge inn et formål på turen. Enten ved å skrive inn manuelt, eller så kan du klikke i feltet og en rekke predefinerte formål vil åpnes i en liste som du kan velge fra. I kommentarfeltet er det kun mulighet for fritekst. Førergjenkjenning Under førergjenkjenning kan du endre fører på turen dersom det er behov for det. Fjern eksisterende fører ved å klikke på X-symbolet ved siden av navnet og legg inn navnet på ny fører. Føreren som legges inn må være en eksisterende fører. Tillegg Her kan du legge på eventuelle utgifter som har påløpt i løpet av turen. Tur i kart Denne funksjonen viser deg turen i et kartutsnitt. Du får tilleggsinformasjon om turen på toppen av bildet: I kartet kan du også ved hjelp av glidebryteren til høyre zoome ned til ønsket nivå, for å kunne dokumentere en kjørerute ved behov. Man kan også zoom med hjulet på musen eller ved å trekke ut en firkant i kartet.

7 12 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ADMINISTRERE OMRÅDER Administrator i en virksomhet kan opprette områder i kartet som gjøres gjeldende for alle kjørebøker i virksomheten. Områder som er opprettet i kartet kan benyttes til automatisk å fylle ut navnet på området i formålsfeltet på turer som starter eller slutter innenfor området. I tillegg kan områder brukes til å overstyre adresseinformasjon. Dersom man angir en spesifikk adresse for et område, vil denne adressen legges inn som adresse på turen. Fra kartverket hentes det f.eks. inn gateadresse, men via denne funksjonen kan man også få inn husnummer. Områder kan også kategoriseres. Dette kan brukes for å lage statistikk over hvor mye kjøring det er til de forskjellige kategorier av områder. Når «Administrer områder» velges i menyen vises et kart hvor alle områdene er markert med et nummer og området vises som en firkant. Man kan zoome ned i dette kartet på samme måte som i øvrige kartvisninger, for å få mer detaljer. I venstre side av kartvisningen er det en liste over de områdene som er opprettet fra administrator. Ved å klikke på et av disse zoomer kartet inn til dette området, samtidig som et innstillingsvindu for området åpnes. I dette innstillingsvinduet vises navnet på området, og her kan det legges inn en alternativ adresse som at området kan kategoriseres. Dersom man ikke har noen kategorier fra tidligere, kan de også opprettes her. Ønsker man å slette området finnes det også en knapp for dette. I kartvisningen hvor området er markert, vil man ved å føre musen over området få opp informasjon om området, med lengde og breddegrad samt areal. For å opprette nye områder flytter man først kartet til der området skal være. Deretter klikker man knappen «Opprett nytt område» på toppen av listen på venstre side. Deretter trekker man ut en firkant i kartet for å definere området. Så fyller man i detaljopplysningene og lagrer området. La adresse felte stå tomt, når du lager et nytt område, med mindre Google Maps gir feil/manglende adresse for det. HISTORISKE FØRERE Her har du full oversikt over hvilke biler de forskjellige førerne har disponert. RAPPORTER Under menyvalget «ABAX Triplog» og «Rapporter» kan du velge fra et utvalg rapporter. Hvilke rapporter som er tilgjengelig vil avhenge av hvilke tjenester som er bestilt. Rapportene er satt opp på samme måte, men man kan gjøre mer innstillinger på enkelte rapporter. Velg først den rapporten du ønsker og legg så inn parametere som til og fra dato, søk på avdeling osv. slik som beskrevet under «TURER». Statusrapport Denne rapporten viser en oversikt over nøkkeldata for hvert kjøretøy: Arbeidsreise Arbeidsreiserapporten viser distanse, antall arbeidsreiser samt skattepliktig godtgjørelse for hver sjåfør: Turrapport Turrapporten viser oversikt over turer som er kjørt totalt for flåten, per avdeling og per ansatt: LEVERTE KJØREBØKER Administrator i en virksomhet kan opprette områder i kartet som gjøres gjeldende for alle kjørebøker i virksomheten. Områder som er opprettet i kartet kan benyttes til automatisk å fylle ut navnet på område Fakturagrunnlag Denne rapporten kan brukes til å fakturere kunder for faktisk kjøring og utgifter på turen. Velg ønsket sats og du vil få oversikt over hvor mye som skal faktureres per tur, formål, avdeling mm.:

8 14 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Varselrapport Varselrapporten viser antall varsler som er mottatt fra systemet per bruker og avdeling: Skatt privat bruk yrkesbil (p) Denne rapporten viser antall private turer og antall dager bilen er benyttet privat. Dersom antall dager overstiger 10 dager, eller kjørt distanse overstiger 1000 km, vil det komme opp en rød varselboks ved siden av sjåførnavnet. Denne indikerer at man er over sporadisk privat bruk og alle turer må beskattes: Kjørelengderapport (kjøretøy) Kjørelengderapporten viser antall kilometer kjørt privat, antall private turer, kjørelengde næringsturer, total kjørelengde, antall turer totalt og tid brukt i bil: Privat bruk yrkesbil (p) Denne rapporten viser antall private turer og antall dager bilen er benyttet privat. Dersom antall dager overstiger 10 dager, eller kjørt distanse overstiger 1000 km, vil det komme opp en rød varselboks ved siden av sjåførnavnet. Denne indikerer at man er over sporadisk privat bruk og alle turer må beskattes: Kjørelengderapport (fører) Viser det samme som forrige rapport, men her sortert på fører: BILADMINISTRASJON Under dette menypunktet blir man foreløpig sendt til gammelt brukergrensesnitt og ABAX Biladministrasjon. Dette er et verktøy for å administrere leasing-, forsikrings-, drivstoff- og dekkavtaler med mer. ABAX Biladministrasjon gir også flere nyttige rapporter som CO2 utslipp, bilregnskap etc. ABAX Biladministrasjon er et tilleggsprodukt som må bestilles særskilt. Tid i område rapport Denne rapporten viser timer brukt i hvert område per ansatt: Stopptidrapport Denne rapporten viser total stopptid for flåten og per tur: I oversiktsbildet får man en rask status på hvordan bilene ligger an i forhold til gjeldende leasingavtale. Her ser man antall kilometer i leasingavtalen, antall kilometer kjørt, hvor mye som gjenstår, når leasingavtalen utgår, om man ligger an til å kjøre over eller under avtalt kjørelengde og antall kilometer til neste service. Administratorbrukslogg Her kan du se når og hva administrator har brukt ABAX systemet til: Dersom man søker frem en bil i listen og klikker på den åpnes et vindu med grunndata for bilen.

9 16 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Ved å fylle inn registreringsnummer på bilen kan man klikke «Hent registreringsdata». Det foretas da et oppslag mot data fra kjøretøyregisteret. Dersom bilen finnes i dette datasettet fylles det inn opplysninger for bilen i dette vinduet. Det kan ta noe tid fra en bil registreres til dataene er ajourført og tilgjengelige. Navnet på bilforhandleren må fylles ut manuelt. Ved å klikke på knappen «Mer» kan man fylle ut detaljopplysninger for bilforhandleren, og på den måten vedlikeholde et leverandørregister. SEND SMS TIL FØRER Her kan du sende en SMS til dine førere, dersom denne funksjonen er bestilt. Velg fører du ønsker å sende SMS til fra listen, skriv inn meldingen og trykk «send» øverst i høyre hjørne. Når man oppretter en leverandør kan man vedlikeholde hva denne leverandøren leverer via menypunktet «Roller» i biladministrasjonsløsningen. Under fanen «Leasing» kan man registrere detaljene fra leasingavtalen for den enkelte bil. Her kan man også legge inn informasjon om serviceavtaler. Også her kan man vedlikeholde leverandørregister for de forskjellige tjenestene. Under fanen «Forsikring» legger man inn opplysninger og gjeldende forsikring på samme måte som for leasing. Under fanene «Driftskostnader»,»Service» og «Utstyr» kan man legge inn relevant informasjon samt registrere service og reparasjonskostnader. Dette vil kunne danne grunnlag for et bilregnskap. SPOTSØK I spotsøk kan du se bevegelse innenfor et gitt område. Når du åpner spotsøk får du opp et kart og med en sirkel på. Alt innenfor sirkelen vi vises i spotsøket. For å flytte på sirkelen hold musepekeren over dette symbolet og flytt sirkelen til ønsket område. Man kan også søke opp adresser i søkefeltet. For å utvide eller minske sirkelen, klikk og dra på dette symbolet: Det er også mulig å søke opp en bestemt dato i datofeltet. Når størrelsen og dato på søkefeltet er slik du ønsker, klikk «Søk». Du vil da få opp en tidslinje som du kan minske og utvide selv. Når du har satt riktig tidsintervall klikker du på play: Du vil nå se når de forskjellige kjøretøyene kommer inn i området og når de forlater det. Bra Biladministrasjonsmenyen kan man velge «Rapporter», og man får da tilgang til et sett rapporter som forenkler oppfølging av bilparken. Siden dette systemet er endel av ABAX Triplog, vil rapportene være basert på faktisk kjørelengde på bilene. Dette gjør at de ajourføres løpende etterhvert som bilene brukes. RFID LOGG Her kan du sende en SMS til dine førere, dersom denne funksjonen er bestilt. Velg fører du ønsker å sende SMS til fra listen, skriv inn meldingen og trykk «Send» øverst i høyre hjørne. Menypunktet «Importer» inneholder en mulighet til å importere regnskapsdata inn i systemet for på den måte å få grunnlaget for et bilregnskap. Det siste menypunktet «EU-kontroll» viser oversikt over når de enkelte bilene skal ha EU-kontroll. Her kan man også sette opp varsling av EU-kontroll til administrator pr. e-post.

10 18 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX FLEET MANAGEMENT I ABAX Fleet Management har du tilgang til kjøretøyene i kart, dersom dette er bestilt. ABAX har to karttyper å velge mellom; statisk og aktivt kart. Dersom aktivt kart er bestilt vil det vises her. Aktivt kart er en funksjon som er beregnet for virksomheter hvor det å kjøre bil er hovedoppgaven. Dette vil være spesielt aktuelt for budfirmaer, transportselskaper og lignende. Det forutsettes at selskapet har en effektiviseringsgevinst ved å bruke systemet, ref. Personopplysningsloven 8 pkt. f) Denne funksjonen må spesifiseres spesielt ved bestilling. I kartvisningen vil du se alle kjøretøy og utstyr som har denne funksjonen. Grønn og rød pil i kartet indikerer om kjøretøy står stille eller er i bevegelse og viser retning. På navnelappen står det om føreren har satt seg som ledig eller opptatt. Svart tannhjul indikerer utstyr. I kartet vil posisjonen på enhetene som vises i kartet bli oppdatert etterhvert som bilene flytter seg. Oppdateringsfrekvens er som standard hvert minutt. Kartposisjonen blir imidlertid stående, så man kan oppleve at en bil kjører ut av kartet. Da må man tilpasse kartvisningen enten ved å zoome ut, eller ved å flytte posisjonen på kartet. Å flytte posisjonen på kartet kan gjøres ved å holde høyre musetast nede i kartet og trekke i dette med musen. Man kan også markere en bil og følge kjøretøy med å vise Google Street View bilde av posisjon samtidig som adresse oppdateres løpende. Ved å markere for «Vis trafikk» vil kartvisningen vise trafikkflyten i området. Røde streker markerer stillestående kø, gule noe kø og grønne streker indikerer fri flyt i trafikken: Dersom du f.eks. får inn et innkommende oppdrag og ønsker å finne ut hvem som er i nærheten, søker du opp adressen i søkefeltet. Du vil da få opp en liste over de 5 nærmeste kjøretøyene og hvor langt disse er fra adressen. I eksempelet under er det søkt på «Lysaker torg» og kartbildet viser hvor enhetene er: Label Man kan velge å ta bort navnene på kjøretøyene ved å huke av «Label» fra firmainnstillinger i hoved menyen og velge hva som skal vises i kartet (fører eller objektnavn eller begge deler). Det kan være praktisk dersom det er mange biler innenfor et område. Gruppering Dersom man har mange biler innenfor et mindre område, kan man velge å vise de samlet i et cluster (gruppering) ved å huke av for denne funksjonen. I eksempelet ovenfor ser vi at det er mange biler i et lite område. I bildet til høre er grupperingsfunksjonen slått på. Det viser at det er 5 biler i området. Ved å klikke på clusteret vil kartet zoome inn og vise de 5 bilene. Følg valgte kjøretøy Dersom du ønsker å følge et av kjøretøyene i flåten, søker du opp ønsket kjøretøy, klikker på kjøretøyet og marker for «Følg valgte kjøretøy». Kartet vil da følge kjøretøyet.

11 20 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX EQUIPMENT CONTROL ABAX Equipment Control utstyrskontroll er en tilleggsfunksjon og vil bare vises for de som har bestilt dette. Utstyr Utstyret vises på samme måte som oversikten over kjørebøker. Informasjon om utstyres legges inn ved å klikke på en enhet og man legger inn informasjon slik som på en kjørebok. Varsler For å bli varslet når utstyr går utenfor området må det settes opp varslingsmetode under utstyrsinnstillinger. Her kan du velge mellom SMS eller mail varsel. Aktiv sporingsmodus Dersom enheten blir stjålet er det mulig å få hyppigere posisjoner fra utstyret. Klikk på knappen «sett i aktiv sporingsmodus» og enheten vil rapportere oftere. Aktiver/deaktiver geofence-områdekontroll Her kan du legge til eller fjerne geofence-områder. Et geofence-område er et elektronisk gjerde du kan sette opp rundt enheten. Når enheten går utenfor området vil dette aktivere en alarm som sendes på SMS eller mail. Ved førstegangsoppsett må du først sette opp et geofence-område. Dette kan gjøres her ved å klikke på «geofenceområder»: Merkelapper Med ABAX Tags kan du legge til merkelapper på kjøretøy og utstyr i kart og rapporter, hvis du har en Triplog/ Equipment Pro eller Premium pakke. Du kan bruke disse merkelappene til å gruppere, sortere, filtrere og organisere bilparken og utstyr. Les mer i ABAX Triplog -seksjonen. Kart I kartet vil du finne alle dine utstyrskontroller. Du kan også her søke opp adresser, utstyr per avdeling og spesifikke utstyr. Du vil da få opp et kart hvor du kan søke opp en adresse du ønsker å sette opp et område rundt. Når du har søkt opp adressen og kartet har zoomet seg inn på adressen, klikker du på «Opprett geofence-område». Geofence-områder Her vises alle dine geofence-områder og man kan opprette nye slik som omtalt tidligere. Et geofence-område vises da i kartet som vist på bildet til høyre. Du kan forstørre og forminske område ved å klikke og dra med musen på de hvite prikkene. For å flytte på området klikker du og drar inne i området. Legg inn informasjon om området og hvilke(t) utstyr som skal være i området og avslutt med lagre. La adresse felte stå tom, når du lager et nytt område, med mindre Google Maps gir feil/manglende adresse for området. Området vil nå legge seg i oversikten til venstre i kartvisningen. Rapporter Her kan du velge mellom 4 rapporter: Bruksrapport kun for utstyr med brukslogging. Viser antall timer utstyret har vært i bruk Enheter innenfor område Vise hvilke enheter som har vært innenfor områder Varselrapport Oversikt over alle varsler på alt utstyr Vedlikeholdsrapport Oversikt over vedlikehold på utstyr.

12 22 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX TOLL ROAD ABAX Toll Road er ABAX sin bombrikkeløsning. Her vil du få full oversikt over alle dine bompasseringer. Passeringer Rapporten fungerer som alle andre rapporter, søk opp tids og dato intervall, eventuelt også spesifikke kjøretøy/ avdelinger. Rapporten viser passeringer, fullpris, rabatt og ny pris: VARSLER ABAX Triplog gir varsler dersom noe tilsynelatende ikke fungerer som det skal. Varsler Under «Nye varsler» listes alle innkomne varsler. Man får vite ansattnummer, navn og registreringsnummer på bilen det gjelder. Det står dato og klokkeslett for når varselet kom, samt type varsel og eventuell dato for kommunikasjon med enheten: Ved å klikke på et av varslene åpnes et vindu hvor man kan behandle varselet. Her kan man legge inn en kommentar og lagre denne. Da blir varselet fremdeles liggende som et nytt varsel, men man kan ved kommentaren beskrive hva som er årsaken dersom årsaken til varselet ikke er fjernet. Dette kan være aktuell for eksempel dersom en ansatt er på ferie, og bilen er parkert uten GPS-dekning. Fakturaoversikt Her kan du se alle dine faktura og hvorvidt disse er betalt eller ikke: Da vil det komme varsel om mistet kontakt etter tre døgn, men det er ikke noen grunn til å gjøre noe med det siden det ikke er noen feil men bilen står fremdeles uten GPS-dekning. Dersom man klikker «Marker som behandlet», vil varselet bli borte fra listen, men dukker opp igjen etter kort tid dersom årsaken ikke er fjernet. Når bilen igjen tas i bruk, vil varselet forsvinne fra listen. Saldo og abonnement Her får du oversikt over din saldo, når nytt innbetalingsvarsel kommer samt full oversikt over alle dine bombrikker: Passseringsrapport Her kan du velge mellom å se passeringer på bestemte dato eller per registreringsnummer. Rapporten fungerer på lik linje som alle andre rapporter. Alle varsler Under «Alle varsler» kan du søke opp varsler per bil, avdeling eller for hele flåten. Varsler som ikke er behandlet har et i-symbol til venstre på linjen. Behandlede varsler har ikke dette symbolet: For å legge inn e-post adresse eller telefonnummer på varselet, klikker du på varselet og fyller inn i tekstboksen som åpnes:

13 24 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // VARSLER FOR ABAX TRIPLOG VARSLER FOR ABAX EQUIPMENT CONTROL Førerløs bil Dette varselet er knyttet til funksjonen med førergjenkjenning. Varselet kommer dersom en enhet rapporterer en tur uten at en fører er registrert på bilen. Mulig høy fart Over 151 km/t Det er mulig å legge inn et varsel for yrkesbiler, som gjør at arbeidsgiver varsles dersom en bil kan ha kjørt i over 151 km/t. Varselet kan ikke settes lavere, men kan settes høyere. Denne hastigheten er valgt fordi man da vil miste førerkortet i Norge uansett hastighetsbegrensning på veien ved en kontroll. Det anbefales at ABAX kundesenter kontaktes når varselet mottas for verifisering, da atmosfæriske forhold o.l. kan påvirke varselet. For det første innebærer denne hastigheten en betydelig risiko på norske veier, og av HMS-hensyn kan arbeidsgiver oppfordre den ansatte til roligere kjøring. For det andre er det arbeidsgivers biler, som ofte er profilert med reklame for selskapet. Denne form for kjøring kan være negativt for selskapets omdømme. For det tredje er brukere av yrkesbiler ofte avhengige av å kjøre bil for å kunne utføre sitt arbeid. Dersom de mister førerkortet kan derfor også jobben være i fare. Høyt avvik mellom kjørt og avlest distanse prosent avvik Dersom det er over 10 % avvik på avlest distanse og det systemet har beregnet, vil dette varselet vises. Det kan indikere at enheten har vært frakoblet slik at turer ikke har blitt registrert. Ingen ny tur på 14+ dager Dersom det går mer enn 14 døgn uten at en enhet har rapportert inn en tur, vil dette bli varslet. Varselet forsvinner så snart enheten rapporterer en ny tur. Mistet kontakt Dersom det går mer enn tre døgn uten at enheten har sendt inn en GPS-posisjon, vil det bli varslet om mistet kontakt. Dette varselet forsvinner så snart enheten rapporterer på nytt. Geofence: utstyr utenfor område Dette er et varsel som er knyttet til utstyrskontroll. Det kan settes opp et geografisk «gjerde» i kartet som en enhet skal holde seg innenfor. Dersom enheten fraktes utenfor dette området, vil dette varselet bli sendt inn. Ingen GPS posisjon mottatt på 10 dager Dette varselet gjelder også utstyrskontroll, og kommer dersom en enhet ikke har rapportert GPS-posisjon på 10 døgn. Varselet forsvinner når det innsendes ny posisjon. Dersom det er bestilt FG på enheten, SKAL dette varselet legges inn. Felles for varslene over er at de antyder at noe kan være galt, og det må da foretas en undersøkelse. Dersom en bil står ubrukt, er parkert i et garasjeanlegg eller er på verksted, vil det ofte være naturlige forklaringer. Er bilen derimot i daglig bruk må saken følges opp for å få rettet dette. Dersom man mistenker at det er noe galt med selve enheten, må man ta kontakt med ABAX kundesenter på telefon , som vil bistå med feilsøking. Ingen kontakt (GSM) på 25 dager Dette varselet gjelder utstyrskontroll, og kommer dersom en enhet ikke har posisjonert seg på GSM-nettet på 25 døgn. Varselet forsvinner når ny posisjon kommer. Dersom det er bestilt FG på enheten, SKAL dette varselet legges inn. Lavt batteri Dette er et varsel om at det må skiftes batteri i enheten. Enheten må da sendes til ABAX for batteriskifte og service. Dersom det er bestilt FG på enheten, SKAL dette varselet legges inn. Vedlikeholdsvarsel (under 1 mnd til vedlikehold) Dersom man har satt opp vedlikeholdsvarsel under innstillinger av utstyret vil dette varselet vises når det er under 1 mnd til vedlikehold skal utføres. Varsel ved overskridelse av makshastighet Hastighetsvarselet kan aktiveres eller deaktiveres. Velg aktiver dersom du ønsker å motta varselet. Mistet strømtilkobling

14 26 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // INNSTILLINGER Avdelinger Under innstillinger (tannhjulet) kan du opprette avdelinger. For å opprette en ny avdeling klikker du på knappen «Legg til avdeling» øverst til venstre. Når du klikker på opprett ny får du opp et nytt vindu. Her fyller du inn ønsket informasjon, minimum navn på avdelingen: Formål Under «Formål» kan du sette opp de mest brukte formålene for hele bedriften, eller for en enkelt avdeling. Disse formålene vil vises som forslag når man klikker på formål på en tur fra f.eks. turrapporten. Som standard ligger formålene som er vist under: Avdelingen vil da legge seg i oversikten for avdelinger som vist i bildet under. Tildeling av kjøretøy i en avdeling gjøres under kjøretøyinnstillinger som omtalt tidligere. Normal arbeidstid Under dette valget kan virksomheten definere det tidsrommet hvor virksomhetens biler normalt benyttes i tjeneste. Iht. Lignings-ABC skal arbeidsgiver ha tilfredsstillende kontroll med at bilene ikke benyttes privat. Ved å fylle inn her kan man under «Triplog» «Turer» enkelt få frem en liste over kjøring utenfor ordinær arbeidstid. Tilsvarende søk har man i rapporten «Turrapport». For å legge til et nytt formål, eller endre på de som ligger inne som standard klikker du på «Legg til ny» og et nytt vindu åpnes. Her kan du velge hvilken avdeling formålet gjelder for, og hva formålsteksten skal være. Firmainstillinger Under firmainstillinger kan du gjøre endringer for hva som skal vises i forskjellige funksjoner. Du kan velge kartmotor, labelinnhold (hva som vises i flåtekontrollen), hvorvidt disse skal være live eller ikke som standard og Clustering. Dersom du markerer for clustering vil det vises et ikon som forteller hvor mange biler som er innenfor et område. Dersom man har mange biler innenfor samme område vil dette gi deg en bedre oversikt i flåtekontrollen. Under andre innstillinger kan du velge å vise mer detaljer i kartvisningen. Periodiske rapporter Under periodiske rapporter kan du sette opp et utvalg av rapporter som systemet automatisk sender til en e-post adresse for å lette administrasjonen av kjørebøkene. Rapportene kan sendes daglig, ukentlig eller månedlig. Oppsettet er tilsvarende oppsettet for avdelinger. Klikk «Legg til ny», velg rapport, frekvens og hvilke e-post rapporten skal sendes til. Sett så rapporten som aktiv og velg om du vil få rapporten i HTML eller i PDF. Avslutt med «Lagre». Rapporten vil da vises i oversikten:

15 28 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // SPORINGS- OG GJENFINNINGSSYSTEM (FG) ABAX samarbeider med AS Skan-kontroll om FG-godkjent søke og gjenfinningstjeneste for ABAX Triplog og ABAX Equipment Control. Ved tyveri av objekt utstyrt med et av ovennevnte produkter, plikter kunden iht. forsikringsvilkårene å snarest melde dette til politiet, vaktsentral og forsikringsselskap. Ved å melde tyveriet til Skan-kontroll sin vaktsentral på tlf , vil Skan-Kontroll også varsle politiet. Formell politianmeldelse og tapsmelding til forsikringsselskap må allikevel utføres av kunde. Bekreftelse fra politiet på anmeldt forhold fakses eller sendes med epost til AS Skan-kontroll. Når et objekt meldes stjålet til Skan-Kontroll plikter kunden å kunne legitimere seg på tilfredsstillende måte. Den som melder må derfor besvare de spørsmål som stilles. Ved utilfredsstillende legitimasjon vil Skan-Kontroll ta kontakt med oppgitt kontaktperson hos kunde. Mens en alarm er aktiv og et søk er i gang vil brukers tilgang til kjøreboken sperres, iht. FG-krav. I søket vil det kunne benyttes både GPS, GSM og radiopeiling som posisjoneringsteknologi. Dersom det avdekkes at utstyret ikke fungerer som det skal, meldes det til ABAX. På kundes oppfordring kan ABAX utstede FG-installasjonserklæring. PROFIL I menyen øverst til høyre finner du profil- og brukerdetaljene dine. Her får du oversikt over enhetene dine og du kan endre kontaktinformasjon. Profil Under Profilmeny kan du endre ditt brukernavn, epost adresse og mobiltelefon nummer. Endre passord Under «Endre passord» kan du endre ditt administrator passord. Fakturaoversikt Her kan du lett få oversikt over alle fakturaene dine samt bestille en kopi. Enhetsoversikt Her får du en god oversikt over alle avdelinger lagret for din bedrift, alle enhetene og hvor de er installert. Hvis du har spørsmål angående en enhet, trenger ABAX serienummeret eller abonnement nummeret for å identifisere den. Installasjon av fg-godkjent utstyr Dersom tillegget FG-godkjenning er bestilt, skal utstyres monteres så skjult som mulig, man skal også variere plasseringen dersom man har en større flåte. Vaktsentral ved tyveri: AS Skan-Kontroll Alf Bjerckes vei Oslo Tlf: (0-SKAN) døgnbemannet vaktsentral Faks: E-post vaktsentral: vaktsentralen@skan-kontroll.no Brukerveiledning Her har du til enhver tid tilgang til oppdaterte brukerveiledninger og dokumenter for å komme i gang.

16 30 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX4 TEKNISKE DATA Størrelse: 46 x 46 x 18 mm Vekt: <50g Vanntett: IP67 Temperaturområde: -30O C til 75 O C GPS: Høy ytelse SiRFstar IV GPS modul Radio kommunikasjon: 433MHz GSM: Dual band modul Kommunikasjon: SMS, GPRS Antenner: Innebygd Spenningsområde: Supply Voltage 7-30V. Inngangsspenning (gul ledning) 0-30V, digital eller analog Posisjonering: GPS, GSM. GPS rapporterer også tid/dato, hastighet og retning Sensorer: Bevegelse/akselerometer, batteritest, selvdiagnose Godkjenninger: Nemko AS, CE, IP

17 ABAX-BR-GU-007/NO/ PEOPLE TECHNOLOGY PRODUCTS The difference is ABAX TM ABAX as, Hammergata 24, NO-3264 Larvik