INVITASJON TIL ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE OM UTBYGGING OG OMBYGGING AV LUNDE SKOLE OG OMBYGGING AV SØGNE RÅDHUS

Transkript

1 INVITASJON TIL ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE OM UTBYGGING OG OMBYGGING AV LUNDE SKOLE OG OMBYGGING AV SØGNE RÅDHUS v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 1 av 13

2 1. TILBUDSINNBYDELSE 3 2. TILBUDSSKJEMA OG TILBUDSBETINGELSER TIMESATSER MØTER FAKTURERING MEDARBEIDERE UNDERKONSULENTER LØNNS- OG PRISENDRINGER FORSIKRINGER FORBEHOLD SIGNATURER 7 3. REGLER FOR DELTAKELSE I TILBUDSKONKURRANSE DOKUMENTASJON AV KOMPETANSE OG KVALIFIKASJONER 8 4. KRITERIER FOR TILDELING AV KONTRAKT 9 5. ORIENTERING OM PROSJEKTENE LUNDE SKOLE SØGNE RÅDHUS PROSJEKTARBEIDETS OMFANG ARK ARKITEKT (GJELDER LUNDE SKOLE) LARK LANDSKAPSARKITEKT (GJELDER LUNDE SKOLE) RIB - RÅDGIVER BYGGTEKNIKK: RIE - RÅDGIVER ELEKTROTEKNIKK: RIV - RÅDGIVER VVS-TEKNIKK: RIBR - RÅDGIVER BRANNTEKNIKK: PROSJEKTMATERIALETS FORM OG INNHOLD GENERELLE KVALITETSKRAV KRAV TIL BRUK AV DATAPROGRAMMER/DAK 13 v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 2 av 13

3 1. TILBUDSINNBYDELSE Søgne kommune, avdeling Eiendom, innbyr Arkitektfirma, landskapsarkitektfirma og rådgivende ingeniørfirma til åpen tilbudskonkurranse om prosjekteringstjenester i forbindelse med utbygging og ombygging av Lunde skole. For rådgivende ingeniørfirma vil prosjekteringstjenestene også kunne omfatte ombygging av Søgne Rådhus. Arkitektfirma for sistnevnte er allerede engasjert. Tilbudet skal gis som timepriser for definerte fagkategorier, samt faste priser for deltakelse i møter på Lunde skole eller i Søgne rådhus. Nøyaktig omfang av prosjektarbeidet kan ikke defineres på forhånd, men vil bli avklart under arbeidet med skisse- og forprosjekt. Rammene for prosjektene og prosjekteringstjenestene er så langt som mulig definert i etterfølgende orientering om prosjektene, kravspesifikasjon for prosjekteringsytelser, samt kriterier for tildeling av oppdrag. Når prosjekteringen etter oppdragsgivers mening er kommet så langt at en klar definisjon av omfanget for resterende arbeid er mulig, kan det bli krevet at prosjekteringsfirmaene utarbeider bindende timebudsjett. Vedlagte tilbudsskjema skal utfylles komplett og signeres av tilbyder. Dokumentasjon av kompetanse og kvalifikasjoner i henhold til liste under pkt. 5, skal vedlegges komplett. Tilbud og alle vedlegg skal være utformet på norsk. Komplett tilbudsmateriale skal leveres eller innsendes i nøytral, lukket konvolutt, merket med Tilbud prosjektering Lunde skole til: Postadresse: Søgne kommune Avd. Eiendom Postboks Søgne Leveringsadresse: Søgne kommune Rådhuset (Servicetorget i 1. etasje) Tangvall i Søgne Det godtas ikke tilbud innsendt som fax eller e-post. Materialet skal være innlevert senest 20 august ( ) kl , eller poststemplet foregående dag, 19. august ( ) Vedståelsesfrist for tilbudene er kl , 60 dager etter tilbudsfristens utløp. Søgne kommune tar forbehold om at alle tilbud kan bli forkastet dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Dersom det er behov for avklaringer eller tilleggsopplysninger skal tilbydere henvende seg skriftlig til Søgne kommune på ovenstående postadresse, eller med epost til ole.hallandvik@sogne.kommune.no senest 12. august. Svar på slike henvendelser vil bli sendt samtlige registrerte tilbydere, fortrinnsvis som e-post. v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 3 av 13

4 Tilbudsåpning vil bli foretatt når tilbud er mottatt fra alle registrerte tilbydere eller senest 24. august. Det er ikke anledning for tilbyderne å være tilstede under anbudsåpningen. Kopi av tilbudsprotokoll blir sendt tilbyderne snarest mulig etter tilbudsåpning. Oppdragsgivers avgjørelse om tildeling av oppdrag blir meddelt samtlige tilbydere så snart dette foreligger. Ole Hallandvik Enhetsleder Eiendom v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 4 av 13

5 2. TILBUDSSKJEMA OG TILBUDSBETINGELSER Firma. tilbyr med dette å utføre prosjekteringstjenester innenfor fagområdet. i samsvar med Tilbudsinnbydelse og -betingelser Orientering om prosjektene Krav til prosjektmateriale NS 8402, Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid TIMESATSER Prosjekteringsarbeidet skal honoreres etter medgått tid og timesatser i h.h.t. følgende: Prosjektansvarlig Prosjektmedarbeider 1 Prosjektmedarbeider 2 Prosjektmedarbeider 3 kr/time Timesatser oppgis eks. merverdiavgift Tidsforbruket skal kun omfatte den arbeidstid som faktisk medgår til produktivt arbeid med prosjektet. Det skal altså ikke faktureres tid som medgår til Spisepauser Interne møter som ikke direkte vedrører prosjektet Internt kontorarbeid, arkivering m.m MØTER Deltakelse i møter og befaringer i tilknytning til prosjektering og byggearbeid skal faktureres etter fast pris pr. møte. Prisen skal inkludere alle kostnader Reisekostnader Reisetid og møtetid Overnatting og diett Varigheten av møter og befaringer beregnes til maks 4 timer. Ved eventuell varighet ut over dette kan overskytende tidsforbruk faktureres i h.h.t. timesatser, etter foregående avtale med oppdragsgivers prosjektleder. Deltakelse i møter faktureres pr. møte i h.h.t. følgende: Prosjektansvarlig Prosjektmedarbeider 1 Prosjektmedarbeider 2 Prosjektmedarbeider 3 kr/møte Beløpene oppgis eks. merverdiavgift v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 5 av 13

6 2.3. FAKTURERING Fakturering foretas månedlig. Faktura skal vedlegges kopi av timelister samt en kortfattet månedsrapport med opplysninger om hvilke arbeider som er utført i faktureringsperioden MEDARBEIDERE Tilbyderen forutsetter å benytte følgende medarbeidere i prosjekteringsarbeidet: Prosjektansvarlig Navn Utdannelse/tittel/ praksis (år) Deltakelse i prosjektet (%) Prosjektmedarbeider 1 Prosjektmedarbeider 2 Prosjektmedarbeider 3 Dersom tilbyderen i løpet av kontraktsperioden ønsker å benytte andre eller flere medarbeidere i prosjekteringsarbeidet skal dette skriftlig forelegges oppdragsgiveren til godkjenning, med timesatser og møtepriser UNDERKONSULENTER Tilbyderen vil benytte følgende underkonsulenter (fra andre firma): Fagområde/firma Prosjektmedarbeider/ utdannelse/praksis Deltakelse i prosjektet (%) Timesatser kr/time Møtepris kr/møte Beløp oppgis eks. merverdiavgift Dersom tilbyderen i løpet av kontraktsperioden ønsker å benytte andre eller flere underkonsulenter skal dette skriftlig forelegges oppdragsgiveren til godkjenning, med timesatser og møtepriser LØNNS- OG PRISENDRINGER Timesatser og møtepriser skal være faste for en periode på 12 måneder etter tilbudsfristens utløp. Etter dette kan tilbyder/prosjekteringsfirma fremlegge krav om prisregulering. Timesatser og møtepriser skal i så fall reguleres etter SSB s indeks for boligblokk, etter prinsipper fastlagt i NS 3405, totalindeksmetoden. Utgangspunktet skal være indekstallet for august v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 6 av 13

7 2.7. FORSIKRINGER Tilbyder har forsikring i samsvar med NS 8402 pkt. 6.2 i forsikringsselskapet. Kopi av forsikringsavtale skal fremlegges i forbindelse med eventuelle kontraktsforhandlinger FORBEHOLD Eventuelle forbehold skal kort oppgis her: Eventuelle forbehold skal presiseres/utdypes i vedlegg. Vedlegg nr SIGNATURER Sted: Dato:. Signatur Firma: Navn med blokkbokstaver Foretaksnummer: Adresse: Telefon: e-postadresse firma: Mobiltelefon: e-postadresse ansvarlig person: v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 7 av 13

8 3. REGLER FOR DELTAKELSE I TILBUDSKONKURRANSE 3.1. DOKUMENTASJON AV KOMPETANSE OG KVALIFIKASJONER I nedenstående nummererte liste 1-8 fremgår krav til deltakere i tilbudskonkurransen. Som dokumentasjon for vurdering av firmaenes kvalifikasjoner skal det innsendes opplysninger/vedlegg som angitt i punktmerket avsnitt og evt. litterering: 1. Etablert prosjekteringsfirma, registrert i sentralt firmaregister i Norge eller utlandet I følgeskriv skal det oppgis registreringsnummer og hvilket sentralt firmaregister det dreier seg om. 2. Firma med tilfredsstillende økonomisk soliditet, velordnede forhold m.h.t. skatter og avgifter, etablert kvalitetssikringssystem m.m. Det skal vedlegges følgende dokumentasjon: A - Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling, d.v.s. utdrag av årsregnskap for siste 3 år B - Attest for betalt skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder C - Dokumentasjon av ansvarsforsikring D - Kortfattet oversikt over firmaets kvalitetssikringssystem E - HMS-erklæring i h.h.t. mal i "Forskrift om offentlige anskaffelser" 3. Faglige kvalifikasjoner som gir grunnlag for offentlig godkjenning i Norge som ansvarlig søker og ansvarlig prosjekterende for arkitekturprosjektering Det skal oppgis eventuell sentral godkjenning i Norge eller tilsvarende registrering i faglig register i annet land. Alternativt må det innsendes CV for faglig leder eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør at sentral godkjenning vil bli gitt. 4. Erfaring fra prosjektering av skoler og/eller andre bygg i aktuell størrelsesorden og kompleksitet Det skal oppgis referanser for oppdrag i aktuelle kategorier utført av firmaet eller av sentrale medarbeidere. Det skal vedlegges fotos eller perspektivtegning, evt også plantegninger nedkopiert til maks A3-format, av de mest aktuelle referansene. 5. Kapasitet til å gjennomføre prosjektering av bygg i aktuell størrelsesorden Det skal vedlegges opplysninger om antall ansatte totalt, antall ansatte arkitekter/sivilingeniører/ingeniører og antall andre fagpersoner med tilknytning til prosjektering (konstruktører, tegnere m.m.). Det skal vedlegges CV for sentrale medarbeidere som forutsettes å delta i prosjekteringsarbeidet. 6. Mulighet for deltakelse i møter og oppfølging i byggetiden Det skal oppgis anslått reisetid til Søgne ved deltakelse i prosjekterings- og byggemøter og ved eventuell tilkalling til byggeplass. Kostnader for deltakelse i møter og for eventuell tilkalling til byggeplass skal oppgis i pristilbudets pkt 2.2 v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 8 av 13

9 7. Evne til utarbeidelse av prosjektmateriale med norsk tekst, og til å benytte norsk språk i møter og ved annen muntlig kommunikasjon. Det forutsettes at tilbyder har minst en medarbeider som behersker norsk språk. Denne skal være sentral medarbeider i prosjektet, og skal delta i møter og befaringer, samt kontrollere/kvalitetssikre all tekst på tegninger, i beskrivelser, avtaledokumenter m.m. Alle vedlegg merkes i henhold til nummerering/litterering i denne oversikt. Tilbud fra firmaer som ikke kan tilfredsstille ovenstående krav eller ikke har vedlagt tilfredsstillende dokumentasjon, vil ikke bli tatt opp til vurdering i tilbudskonkurransen. 4. KRITERIER FOR TILDELING AV KONTRAKT Kontrakt om prosjekteringstjenester vil bli tildelt de firma som etter vurdering i h.h.t. nedenstående kriterier har levert de økonomisk mest fordelaktige tilbud. Kriteriene er oppført i prioritert rekkefølge, med de viktigste først. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn: 1. Erfaring fra prosjektering av tilsvarende prosjekter 2. Kapasitet til å gjennomføre prosjekteringsarbeidet med kvalifisert personale 3. Prosjektmedarbeidernes kvalifikasjoner og erfaring 4. Timepriser og priser for deltaking i møter 5. ORIENTERING OM PROSJEKTENE 5.1. LUNDE SKOLE Lunde skole er en barneskole med klassetrinn 1 7. Skolen har i dag dels 2, dels 3 paralleller, og skal utvikles til 3 paralleller. Skolen ligger ved Repstadveien, nær tettbebyggelsen Lunde. Skolen er oppført i flere byggetrinn, i perioden 1960 til Bygninger og tekniske anlegg anses å være i god stand. Behovet for nybygg/tilbygg omfatter følgende funksjoner og arealer: Flerbrukshall/baskethall: m² BRA Klasserom, 3 grupper á 3 klasserom Grupperom, 3 grupper á 2 grupperom, (stort + lite) Musikkrom Toaletter/garderober i tilknytning til klasserommene Arealramme for klasserom, grupperom og toaletter/garderober er anslått til: m² BTA Omfang av ombygging i eksisterende bygg er anslått til ca. 300 m². Dette skal bl.a. gi plass til følgende funksjoner: Naturfagrom Personalrom v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 9 av 13

10 Eksisterende gymnastikksal skal rives, og erstattes av ny flerbrukshall. Prosjekteringstjenestene skal også omfatte utvendige arbeider, bl.a. i forbindelse med omlegging av trafikkarealer og parkering. Disse arbeider forutsettes utført av landskapsarkitektfirma. Det pågår nå reguleringsarbeid i tilknytning til området. Firma Via Nova AS er engasjert for dette. Kopi av foreløpig reguleringsplan er vedlagt. Reguleringsplanen vil gi føringer for plassering av tilbygg og for trafikkløsninger/parkering SØGNE RÅDHUS Rådhuset i Søgne kommune ligger i kommunesenteret Tangvall, sentralt i kommunen og nær gjennomfartsveien E39. Det ble oppført i begynnelsen av 1970-tallet etter tegninger av arkitektene Søndrol og Hartvoll fra Kristiansand. Bygget er i to etasjer pluss kjeller/underetasje, og består av to parallelle kontorfløyer og en sammenbindende mellomfløy med bl.a. hovedinngang og trapperom, samt kommunestyresal i 2. etasje. Bygget har følgende bruttoarealer: Kjeller 1030 m² 1. etasje 990 m² 2. etasje 990 m Samlet bruttoareal 3010 m² I 2007 ble det gjennomført en arkitektkonkurranse (Plan- og prosjektkonkurranse) om tilbygg/påbygg for nytt bibliotek samt renovering av rådhuset. Konkurransen ble vunnet av arkitektfirmaet A-lab AS. Kommunestyret i Søgne besluttet senere å utsette påbygg for bibliotek, men A-lab AS ble engasjert for prosjektering av renovering og ombygginger av eksisterende arealer. I forbindelse med ombyggingsarbeidene vil det være behov for bistand fra rådgivere innen byggeteknikk, VVS-teknikk, EL-teknikk og brannteknikk. Omfanget av ombygginger og installasjoner er ikke er ferdig definert. Søgne kommune ønsker derfor å engasjere rådgivere innen de nevnte fagområder, med avtaler basert på timepris/medgått tid, samt nærmere definerte betingelser. Engasjementet vil inngå i en samlet rammeavtale om rådgiving/prosjektering for Lunde skole og Søgne rådhus. v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 10 av 13

11 6. PROSJEKTARBEIDETS OMFANG Arkitekt og rådgivere skal utarbeide komplett prosjektmateriale for utredninger og kalkyler, kontrahering og utførelse av byggeprosjektene. Konkretisering av kravene til omfang vil i løpet av prosjekteringsprosessen bli nærmere definert av oppdragsgiveren. Som generell beskrivelse av omfanget gjelder følgende: 6.1. ARK ARKITEKT (GJELDER LUNDE SKOLE) Utarbeide romprogram samt skisser/skisseprosjekt i nært samarbeid med oppdragsgiver og brukere Utarbeide forprosjekt med kalkyle. Dokumentene skal inngå i sak til kommunestyret for godkjenning og bevilgning Foreta eventuell justering/revisjon av forprosjektet i h.h.t. merknader fra oppdragsgiver Utarbeide komplett detaljprosjekt bestående av arbeidstegninger, detaljtegninger, rombehandlingsskjema, beskrivende mengdeberegning m.m. i samråd med rådgivende ingeniører Sammenholde/kvalitetskontrollere beskrivelser og tegninger sammen med øvrige rådgivere Bistå prosjektleder (PL) ved utarbeidelse av anbudsdokumenter Gjennomgå, kontrollere, vurdere innkomne anbud og bistå PL med innstilling på valg av entreprenør. Delta i kontraktsforhandlinger og bistå PL med utarbeidelse av kontrakt 6.2. LARK LANDSKAPSARKITEKT (GJELDER LUNDE SKOLE) Utarbeide forslag til utomhusarbeider (grøntarealer, beplantning, aktivitetsområder, trafikkområder m.m) ved skisser/skisseprosjekt, i nært samarbeid med arkitekt og reguleringsfirma, samt med oppdragsgiver og brukere Utarbeide forprosjekt for utomhusarbeider med kalkyle. Dokumentene skal inngå i sak til kommunestyret for godkjenning og bevilgning Foreta eventuell justering/revisjon av forprosjektet i h.h.t. merknader fra oppdragsgiver Utarbeide komplett detaljprosjekt bestående av arbeidstegninger, detaljtegninger, planteplaner, beskrivende mengdeberegning m.m. i samråd med rådgivende ingeniører Sammenholde/kvalitetskontrollere beskrivelser og tegninger sammen med øvrige rådgivere Bistå prosjektleder (PL) ved utarbeidelse av anbudsdokumenter Gjennomgå, kontrollere, vurdere innkomne anbud og bistå PL med innstilling på valg av entreprenør. Delta i kontraktsforhandlinger og bistå PL med utarbeidelse av kontrakt 6.3. RIB - RÅDGIVER BYGGTEKNIKK: Foreslå/bistå med bygningskonstruksjonens form og utførelse, i samråd med arkitekt Bistå med kalkyle av byggetekniske konstruksjoner og komponenter Besørge geotekniske undersøkelser og vurderinger Utarbeide komplett detaljprosjekt bestående av tekniske beregninger, arbeidstegninger, og detaljtegninger, samt beskrivende mengdeberegning for egne fagområder i samråd med arkitekt og øvrige rådgivende ingeniører v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 11 av 13

12 Sammenholde/kvalitetskontrollere beskrivelser og tegninger sammen med arkitekt og øvrige rådgivere Bistå ved gjennomgang og kontroll av innkomne anbud og event. bistå ved valg av entreprenør RIE - RÅDGIVER ELEKTROTEKNIKK: Avklare eksisterende el-forsyning og vurdere behov for eventuell supplering Foreslå hovedprinsipper og retningslinjer for elektrotekniske anlegg og data/svakstrømsanlegg Vurdere oppvarmingssystem, reservekraft, sentralt styringssystem m.m. Utarbeide energi og effektbudsjett i samarbeid med RIV Bistå med kalkyle og beskrivelse av elektrotekniske anlegg Utarbeide komplett detaljprosjekt bestående av beregninger, arbeidstegninger, og detaljtegninger, samt beskrivelse/anbudsdokumenter for egne fagområder Sammenholde/kvalitetskontrollere beskrivelser og tegninger sammen med arkitekt og øvrige rådgivere Bistå ved gjennomgang og kontroll av innkomne anbud, event bistå ved valg av entreprenør RIV - RÅDGIVER VVS-TEKNIKK: Avklare eksisterende ventilasjonsanlegg samt ut- og innvendige føringer av vann og avløp Foreslå hovedprinsipper og retningslinjer for ventilasjon, vannforsyning og sanitærteknikk Vurdere oppvarmingssystem, samt utarbeide energi og effektbudsjett i samarbeid med RIE Bistå med kalkyle og beskrivelse av VVS-tekniske anlegg Utarbeide komplett detaljprosjekt bestående av beregninger, arbeidstegninger, og detaljtegninger, samt beskrivelse/anbudsdokumenter for egne fagområder Sammenholde/kvalitetskontrollere beskrivelser og tegninger sammen med arkitekt og øvrige rådgivere Bistå ved gjennomgang og kontroll av innkomne anbud, event bistå ved valg av entreprenør/installasjonsfirma RIBR - RÅDGIVER BRANNTEKNIKK: Avklare branntekniske forhold i eksisterende bygg Vurdere planer for tilbygg/ombygging, og gi arkitekt og øvrige rådgivere råd og retningslinjer for branntekniske forhold Utarbeide foreløpige branntegninger for skisse/forprosjekt Utarbeide branntekniske tegninger som skal inngå i anbudsdokumenter for samtlige fag Utarbeide komplett branndokumentasjon ved ferdigstillelse av ombygging og tilbygg v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 12 av 13

13 7. PROSJEKTMATERIALETS FORM OG INNHOLD 7.1. GENERELLE KVALITETSKRAV Alt prosjektmateriale skal utføres i samsvar med norske lover og forskrifter, norske og internasjonale standarder, og i henhold til god praksis for de ulike fagområder. Prosjektmaterialet skal formidle all relevant og nødvendig informasjon i de forskjellige faser av prosjektering og byggearbeide KRAV TIL BRUK AV DATAPROGRAMMER/DAK Det forutsettes at prosjektmaterialet hovedsaklig utarbeides ved hjelp av oppdaterte dataprogrammer og systemer som er alminnelig anvendt i bransjen. Tegninger utføres ved hjelp av relevant DAK-program (DataAssistert Konstruksjon). Fortrinnvis benyttes AutoCad eller kompatibelt program som kan lagre dokumenter som DWG-filer. Filene skal ha et format og en utførelse som gjør at utveksling og bruk av filer mellom rådgivere og arkitekt blir enkelt og uten fare for feil og misforståelser. Deltakerne i prosjekteringsgruppen skal ved oppstart av prosjekteringsarbeidet teste alle systemer, og sørge for at tilfredsstillende kompatibilitet oppnås. Elementer i tegningene skal inndeles i lag (layers), fortrinnsvis i henhold til NS 8351 og NS-EN ISO Anbudsbeskrivelser utarbeides fortrinnsvis ved hjelp av dataprogram som er vanlige på det norske marked, f.eks. G-Prog, Focus Anbud e.l. Beskrivelsene baseres på koder og beskrivelsestekster i h.h.t. NS Kontraktsbestemmelser skal baseres på NS 8405, eller på NS 3431 dersom det velges å benytte totalentreprise. Administrative bestemmelser m.m. skal baseres på Søgne kommunes egne maler og standarder Øvrige elektroniske dokumenter skal utarbeides i Microsoft Office 2007 eller nyere, eventuelt i annet kompatibelt dataprogram Utveksling av datafiler innen prosjekteringsgruppen, med tegninger og andre dokumenter, skal fortrinnsvis foretas med e-post. v/sivilark. Arvid Carlson Utskriftsdato: Side 13 av 13