Referat fra årsmøtet i Skogestranda velforening Skogsvåg skole

Transkript

1 Referat fra årsmøtet i Skogestranda velforening Skogsvåg skole Saksliste: 1. Konstituering a. Åpning b. Valg av møteleder c. Valg av møtesekretær d. Godkjenning av stemmeberettigede e. Godkjenning av innkalling f. Godkjenning av saksliste 2. Årsmelding 3. Regnskap 4. Kontingent 5. Innkomne forslag 6. Styret sine forslag a. Endring av vedtektene b. Postkasseprosjekt 7. Handlingsplan for Budsjett for Valg 10. Båtlaget - informasjonssak SAK 1 KONSTITUERING a. Styreleder åpnet møtet. b. Valg av møteleder Rune Skare c. Valg av møtesekretær Sølvi Spilde d. Godkjenning av stemmeberettigede ble foretatt. Alle frammøtte hadde stemmerett. Frammøtte: Jan Inge Fyllingen Hagavegen 12 Anne Marie Sangolt Leirbakken12 Weronica Hansen Hagavegen 23 Henry Ellefsen Rinda 10 Frøydis Bjørkmann Rinda 5 Rune Skare Rinda 8 Knut Thuestad Hagavegen 18 Tore Berthelsen Hagavegen 22 Leon Hjønnevåg Hagavegen 23 Sølvi Fotland Spilde Rinda 2 Anita Kråkenes Hagavegen 21 Rigmor Bråten Hagavegen 26 Petter Andreassen Hagavegen 5 Therese Kjøpstad Hagavegen 8

2 e. Årsmøtet godkjente innkallingen. f. Årsmøtet godkjente sakslisten. SAK 2 ÅRSMELDING Møteleder leste opp årsmeldingen. Årsmøtet hadde ingen kommentarer. Årsmøtet godkjente årsmeldingen. SAK 3 REGNSKAP Regnskapet ble gjennomgått av kasserer. Årsmøtet hadde ingen kommentarer. Årsmøtet godkjente regnskapet for SAK 4 KONTINGENT Årsmøtet godkjente å holde kontingenten uendret på kr 350,- i SAK 5 INNKOMNE FORSLAG Det har foregått en dialog på epost mellom styret og Eivind Sangolt i forbindelse med saken han ønsket behandlet på årsmøtet. Han var forhindret fra å møte på årsmøte og ønsket derfor at brev fra ham datert ble bekjentgjort for årsmøte. Styret fant å ville etterkomme dette ønsket, og brevet, dialogen med styret og relevant informasjon, ble utdelt skriftlig til årsmøtet (følger også referatet som vedlegg). Therese Kjøpstad var ordstyrer ved behandling av denne sak. Årsmøtet leste gjennom dokumentasjonen, men ønsket ikke å drøfte veilyssaken da denne ikke var på sakskartet. Årsmøtet mente at veilysprosjektet var en avsluttet sak. Årsmøtet var samstemt i å vedta styret sitt forslag til vedtak med et tillegg om at saken regnes for endelig avsluttet. Årsmøtet sitt vedtak i saken: Styret finner at sak 4 på årsmøte 2014 ble behandlet på korrekt måte ihht gjeldende vedtekter og at det ikke er innført noen praksis som hindrer medlemmene i å ytre sine meninger eller komme med saker til årsmøtet. Saken regnes som endelig avsluttet. SAK 6 STYRET SINE FORSLAG 1. Endring av vedtektene Rune Skare og Henry Ellefsen hadde en gjennomgang av de vesentligste vedtektsendringene. Særlig ble 4 om medlemsskap drøftet. Årsmøtet vedtok samlet å endre pkt. 4.2 til: Øvrige som ønskjer å bli medlem i Skogestranda vel må sende ein førespurnad til styret om dette. Styret vil vurdere om kriteriene i pkt 4.1 er oppfylt. De andre endringene ble godkjent enstemmig.

3 Målformen for vedtektene ble særlig drøftet. Etter avstemming var det 12 som stemte for nynorsk og 1 for bokmål. Èn blank stemme. Årsmøtet sitt vedtak: Årsmøtet godkjenner styret sitt forslag til reviderte vedtekter med følgende endringer: Pkt. 4.2 skal lyde: Øvrige som ønskjer å bli medlem i Skogestranda vel må sende ein førespurnad til styret om dette. Styret vil vurdere om kriteriene i pkt 4.1 er oppfylt. Målformen på vedtektene skal være nynorsk. 2. Postkasseprosjekt Møteleder leste opp forslaget om et postkasseprosjekt. Det ble foretatt avstemming og forslaget ble vedtatt med 12 mot 1 stemmer. Vedtak: Årsmøtet støtter styret sitt arbeid med oppgradering av postkassestativene. Styret har fullmakt til å iverksette slikt prosjekt innenfor vedtatte budsjettrammer. SAK 7 HANDLINGSPLAN FOR Handlingsplanen ble gjennomgått med en kort drøfting av prosjektet med fiberutbygging og avslutning av dette. Det ble lagt fram et forslag om å sette inn et nytt punkt om et trafikksikringstiltak fartsdumper i Hagavegen. Årsmøtet var enig i å legge inn dette punktet i handlingsplanen. Handlingsplanen for ble godkjent med et tillegg om trafikksikring fartsdumper i Hagavegen. SAK 8 BUDSJETT FOR 2015 Kasserer hadde en gjennomgang av budsjettpostene. Årsmøtet hadde ikke kommentarer til budsjettforslaget. Budsjettet ble vedtatt uten endring. SAK 9 VALG Sølvi Fotland Spilde og Kristin Tysse Sangolt har hatt funksjonen som valgstyre og la fram følgende forslag til nytt styre for Styret Leder: Rune Skare Styremedlem: Rigmor Bråten (ikke på valg) Styremedlem: Henry Ellefsen (ikke på valg) Styremedlem: Therese Kjøpstad 2 år Styremedlem: Sølvi Fotland Spilde 2 år

4 Varamedlem: Weronika Hansen Varamedlem: Åsne Sangolt Valgstyret Kristin Tysse Sangolt Knut Albert Thuestad Revisor Reidun Lygre To avstemminger ble foretatt. Èn for leder og èn for resten av styret. Forslag til ny leder, nye styremedlemmer, valgstyre og revisor for , ble godkjent uten merknader. SAK 10 BÅTLAGET INFORMASJONSSAK Leon Hjønnevåg informerte om nylig avholdt årsmøte i båtlaget. Det var ingen merknader til regnskapet på båtlaget sitt årsmøte. Revisor hadde noen mindre merknader som vil bli rettet opp i snarlig. Årsmøtet i båtlaget hadde ikke klart å få noen til å være kasserer. Anita Kråkenes meldte at hun kunne bistå, og båtlaget følger dette opp. Leon opplyste at båtlaget sin første prioritet er å bli ferdig med veien ned til båthavnen. Plan også om å få lagt ned vann til båthavnen via tank. Det er ønske fra båtlaget om kostnadsdeling med velforeningen når det gjelder gangveien. Søknad til velforeningen om kostnadsdeling vil komme når prosjektet er ferdig og alle kostnader er kjent. Anlegget vil i løpet av 2015 få en inspeksjon under vann. Årsmøtet slutt 21:00

5 VEDLEGG TIL ÅRSMØTERERERATET VEDR. SAK 5 E-post fra Eivind Sangolt : Hei, legger ved ei sak eg vil ha behandla på årsmøtet Til årsmøtet i Skogestranda Vel/styret. I fjor vart eit skriv eg sendte inn redigert på årsmøtet i Skogestranda Vel. Det er ein praksis som Nord-Koreas Kim Jong-un ville tykt vel om. I vestlege demokrati derimot er det ikkje slik det brukar vera. Det som er vanleg her er at ein kvar skriv det ein meinar så kan andre fritt kommentara det ein vil. Og for dei som lurar: Grunnen er at alle skal få vurdera, i fred og ro, begge sider av ei sak. Vil årsmøtet vidareføra praksisen frå i fjor? Kva er styret sin anbefaling? Helsing Eivind Sangolt, Skogestranda 30/ Styrets kommentar: Skrivet det henvises til gjelder sak 4 behandlet på årsmøte 2014, saken gjaldt årsregnskapet. Årsmøte ble ledet av forrige styre og referat fra møte ligger på hjemmesidene våre. Skrivet det henvises til var kommentarer fra kasserer Eivind Sangolt til regnskapet. Skrivet var vedlagt regnskapet. Siste del av disse kommentarene gjaldt veilysprosjektet. Kommentarene ble tilbakevist og korrigert, og årsmøte fant at fremlagt dokumentasjon viste at veilysprosjektet var behandlet korrekt og ryddig. Dette ble også senere bekreftet av kommunen i e-post av Følgende fremgår blant annet av årsmøtereferatet: Årsmøte ble enig om å godkjenne kommentarene til regnskapet med unntak av de 4 siste linjene. Disse må fjernes før dokumentet kan legges ved regnskapet for Styret kan ikke se at det er innført noen praksis som strider mot vedtektene. Kommentarer til et årsregnskap skal inneholde faktiske opplysninger om økonomien og være nøytrale. Eventuelle personlige oppfatninger og meninger om en sak, enten de er korrekte eller ukorrekte, hører ikke hjemme i kommentarene til et årsregnskap. Styret er av den oppfatning at årsmøtet tar opp alle typer saker som medlemmene vil ha behandlet og medlemmer er aldri blitt nektet å komme med saker eller ytringer i møtet. Det er derfor ikke innført noen praksis som må vurderes av årsmøtet. Styrets forslag til vedtak:

6 Styret finner at sak 4 på årsmøte 2014 ble behandlet på korrekt måte ihht gjeldende vedtekter og at det ikke er innført noen praksis som hindrer medlemmene i å ytre sine meninger eller komme med saker til årsmøtet. E-post fra Eivind Sangolt Hei, til styret i Skogestrande Vel. Eg ser at mi sak til årsmøtet ikkje får gehør i styret. Styret beskriver inngåande kva saka gjelder - min kritikk av Rune Skare ved avslutninga av "veilysprosjektet". Eg tar det for gitt at han erklærte seg inhabil og gjekk frå bordet ved behandlinga av denne saka. Det ynskjer eg å få bekrekta av nokon i styret, utanom Rune Skare. E-Post til Eivind Sangolt Hei! Styret er litt usikker på hva du ønsker bekreftelse på. I og med at du skriver i fortid så regner styret med at du sikter enten til behandlingen av dokumentet ditt i årsmøtet 2014, eller på styremøtet da svaret på din sak til kommende årsmøte ble behandlet. Uansett så har ikke Rune erklært seg inhabil på noen av de nevnte møtene fordi habilitet ikke har vært et tema. Habilitet handler her om et medlem har særskilteinteresser i en sak som kan komme i konflikt med vervet i styret. Det gjelder spesielt dersom medlemmet kan oppnå særlige personlige eller økonomiske fordeler for seg selv eller noen i nær relasjon. Saken din gjelder spørsmål om en praksis med redigering av dokumenter på årsmøter, og styret kan ikke se at Rune skulle være inhabil til å behandle det spørsmålet. At styret har gitt en forklaring på hva som ligger til grunn for ditt spørsmål er for å gi saksopplysninger til medlemmer som ikke har vært tilstede på møtene, og derfor ikke vil ha grunnlag for å forstå din sak/spørsmål til årsmøtet. Alle skal ha anledning til å kunne sette seg inn i sakene de skal være med å behandle, og må derfor ha nødvendige saksopplysninger. Når det gjelder styret sitt generelle syn på habilitet så sammenfaller det med den informasjonen som kan leses på jusstorget.no. Kort fortalt så finnes det ikke lovfestede saksbehandlingsregler som regulerer arbeidet til en forening. Det er vedtektene som danner grunnlaget for foreningen sitt liv og styret sitt arbeid. Habilitetsregler vil derfor være bør-regler. For foreninger bør det trekkes romslige grenser for habilitet. Medlemmene må kunne være med å stemme i enhver sak selv om de har personlige interesser av resultatet av avstemmingen. Medlemmer deltar i en forening nettopp for å fremme sine egne interesser innenfor foreningen sine rammer. I det øyeblikket man snakker om økonomiske eller framtredende interesser, for seg selv eller andre i nær relasjon, i en sak som årsmøtet/styret skal behandle, bør medlemmet det gjelder avstå fra å stemme.

7 I tilfelle det skulle bli spørsmål om Rune sin habilitet på kommende årsmøte, så vil styret ikke anbefale Rune å erklære seg inhabil i behandling av din sak. Hilsen Sølvi Spilde på vegne av styret i Skogestranda vel E-post fra Eivind Sangolt : Hei Sølvi, legger ved eit vedlegg til styret. Til styret i Skogestranda Vel. Gjelder sak 5 til årsmøtet i Skogestranda Vel. Takk for svaret frå Sølvi Spilde, gjeldande habilitet, der ho slår fast at Rune Skare ikkje er inhabil i denne saka. Som det er vel kjent for dei fleste (unntatt Sølvi Spilde), så er ein inhabil når ein har ei eigeninteresse i utfallet av ei sak, som Rune Skare har i denne. Derfor skulle han sjølvsagt vore inhabil. Mitt spørsmål til styret var i utgangspunktet heilt prinsipiell. Svaret derimot, var knytt opp til ei spesiell sak som styret (ved Rune Skare?) har utgredd grundig. Ei sak som i høgste grad angår han. Der konklusjonen er at mine kommentarar ikkje har noko å gjera blant Skogestranda Vel sine papir og derfor måtte fjernast. Med den stillingen Rune har, og har hatt i arbeidslivet, så vil nok alle ha forståing for at han ynskjer det minst mogeleg kjent det eg skreiv til årsmøtet i Fakta i den saka, som er behandla så ryddig og korrekt, er fylgjande: Veilysprosjektet var ferdig i Kommunen hadde ikkje full kontroll (som vanleg), og sendte ikkje krav på sluttoppgjer til Skogestranda Vel. Rune Skare som kjente prosjektet betre enn nokon, kunne då teke kontakt og fått saka avslutta. Det gjorde han ikkje, derimot så sat han stille som ei mus og håpte på at tida skulle gå, vel vitande om at etter ti år ville pengekravet vera forelda. Kommunen vart gjort oppmerksam på kravet i starten av 2014 og det vart sendt til Skogestranda Vel, leia av Rune Skare, som ikkje hadde anna val enn å betala. Eg er vekkreist neste veka. Derfor vil eg be om at dette skrivet blir lest opp på årsmøtet.det er kjekt at styret, som Sølvi Spilde skriv i svaret til meg at alle, i dette tilfellet årsmøtet, skal ha anledning til å kunne sette seg inn i sakene de skal være med å behandle, og må derfor ha nødvendige saksopplysningar så ho vil nok heilt sikkert støtta det. Det håpar eg resten av styret gjer og. Helsing Eivind Sangolt

8 Faktum vedr. aktuelle prosjekt: Veilysprosjektet ble gjennomført ved omfattende dugnad fra en hel del beboere i byggefeltet, og med støtte fra både kommunen, Sparebanken og Gjensidigestiftelsen. Grunnet den store dugnadsinnsatsen unngikk velforeningen å måtte bruke egne midler. All dokumentasjon vedrørende prosjektet ble overlevert tidligere styre i 2009/2010, det med anmodning om å få avsluttet mellomværende med kommunen. Dokumentasjonen antas å ligge i permer som tidligere styreleder fortsatt har i sin besittelse. Der antas også at kommentaren Eivind Sangolt hadde til forrige årsmøte ligger, den har ikke nåværende styre. Forrige styre ble flere ganger gjort kjent med at kommunen skulle ha overført midler fra oss, men foreslo likevel flere ganger å bruke deler av disse midlene til andre formål. Rune Skare gav innspill til årsmøtene omkring bruken av midlene, slik som dette fra 2010: I forbindelse med ekstraordinært årsmøte i 2014 kontaktet Rune Skare igjen leder og gjorde oppmerksom på dette. Nedenfor følger utdrag fra mailkorrespondanse mellom han og leder: E-post til leder Midlene som står på konto: Jeg mener vi arbeidet med veilysene i 2008/2009. For å unngå at vi måtte betale merverdiavgift ble det gjort en avtale med Sund Kommune om at de skulle betale aktuelle fakturaer. Vi skulle deretter foreta ett oppgjør oss i mellom. Det oppgjøret visste vi ikke hvordan kom til å bli, annet enn at vi visste at vi hadde tilstrekkelig med midler på vår konto til betaling av regningen som måtte komme. Beløpet var ukjent ut fra at det ikke var avklart hvor mye kommunen ville delta med (ressurskoplingsmidler o.l.). Midlene kan derfor etter mitt syn ikke brukes til annet formål før dette er avklart. Avtalene vedrørende veilysene ble gjort muntlig med Frode Glesnes, og fakturaene ble sendt direkte til han. To ganger etter at siste faktura var sendt tok jeg kontakt med han for å få avsluttet prosjektet. Begge gangene måtte vi vente da det ikke var avklart hva kommunen ville bidra med. Jeg purret ikke flere ganger. Ut fra at det at midlene står på velforeningens konto syntes å skape uro, mener jeg velforeningen må rette en formell henvendelse til kommunen med anmodning om å få vite om eventuelt mellomværende. E-post til leder (etter årsmøte)

9 Vedlagte dokumenter ønskes vedlagt referatet fra årsmøte til informasjon for medlemmene. Dette er søknaden til kommunen om 50% finansiering, svaret fra kommunen samt mitt innspill til årsmøte vedrørende budsjett for Tilsvarende innspill har også blitt gitt til senere årsmøter, det da styret i sine forslag til budsjett flere ganger har ønsket å bruke midlene som var øremerket veilysprosjektet. Dokumentasjonen antas å allerede være i velforeningens arkiv, det da den ble overlevert deg en tid etter at jeg avsluttet min delaktighet i prosjektet. Denne dokumentasjonen viser at saken er korrekt behandlet fra min side og at tidligere styre, herunder kasserer og leder, har vært kjent med omstendighetene omkring midlene og ikke synes å ha gjort noe aktivt for å få dette avklart med kommunen. E-post til Sund Kommune : Problemstillingen ved. mva i veilysprosjektet: Det har som nevnt fremkommet påstand fra enkeltperson om at både Sund Kommune og undertegnede har opptrådt svikaktig vedrørende fakturering for arbeidene med veilysene, det ved at vi skal ha "lurt" staten for mva. Som dere opplyste på møte var måten vi gjorde dette på i 2008/2009 en helt vanlig måte å gjennomføre slike prosjekt på, en måte som i dag ikke er mulig grunnet endring av regler/innskjerping av gjeldende regelverk. For å kunne unngå ytterligere påstander om ulovligheter, ønsker jeg en kort tilbakemelding fra dere på at det ikke ble gjort noe ulovlig fra verken kommunen eller min sin side i forbindelse med dette prosjektet. E-post fra Sund Kommune : Problemstillingar ved. mva i veglysprosjektet: Sund kommune har vidaresendt 50% av inngåande faktura som til velforeininga etter 50% regelen for refusjon av utgifter til utbygging av veglys på kommunal veg, på denne faktura er med mva. Slik at det ikkje er gjort noko som ikkje er lovleg. Faktura Faktura fra kommunen kom i april 2014 og er i sin helhet betalt. Det er således ikke noe uoppgjort med kommunen vedrørende dette prosjektet