Rapport PRIVATARKIV I MUSEENE - en arkivutredning i Buskerud

Transkript

1 Rapport PRIVATARKIV I MUSEENE - en arkivutredning i Buskerud Vestfoldarkivet, som koordinerende institusjon for privatarkivarbeidet i Buskerud, ble i 2013 invitert av Norsk Kulturråd og Riksarkivaren til å være med på prosjektet «Privatarkiv i musea». Bakgrunnen for prosjektet er resultatene fra arkivkartleggingen i 2005 som viser at norske museum oppbevarer mer enn hyllemeter privatarkiv og at størsteparten av dette materialet er uordnet og utilgjengelig for bruk. Videre viser resultatene at museene mangler faglige og økonomiske ressurser til å bevare arkivene på en forsvarlig måte. Prosjektet fikk støtte av Norsk Kulturråd til et tre måneders arbeid og ble avsluttet i desember Tittelen på prosjektet er «Privatarkiv i museene en arkivutredning for Buskerud». Prosjektet har som målsetting å sikre bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv, samt bidra til samarbeid mellom arkivinstitusjoner, museer og lokalhistoriske arkiv om depotordninger og fellestjenester. Rapporten vil ta for seg arbeidet med privatarkiv i Buskerud og hvorfor dette arbeidet er viktig for å dokumentere fylkets historie. Videre vil det bli redegjort for resultatene av kartleggingen og gitt en status for privatarkivsituasjonen i fylket. Avslutningsvis skisseres det noen mulige scenarioer for det videre arbeidet med depot og fellestjenester. 1. Organisering og gjennomføring Vestfoldarkivet ved Ann Tove Manshaus har ledet prosjektet. I prosjektperioden har det blitt gjennomført en kartlegging av privatarkivarbeidet i museene, arkivinstitusjonene og de lokalhistoriske arkivene i Buskerud, samt gjennomført møter med aktører i ABM-sektoren i fylket (Vedlegg: Kart over Buskerud). Koordinerende institusjon Vestfoldarkivet er koordinerende institusjon for privatarkivarbeid i Buskerud og bindeleddet mellom bevaringsinstitusjonene i fylket og Riksarkivet og Kulturrådet. Koordineringsrollen utvikles i samarbeid med utviklingsavdelingen i Buskerud fylkeskommune. Som koordinerende institusjon skal Vestfoldarkivet bidra til innsamling og bevaring av privatarkiv, veilede ABM-sektoren og de lokalhistoriske arkivene i arkivfaglige spørsmål og ha et samarbeid med privat næringsliv om bevaring av bedriftshistorie. Vestfoldarkivet arrangerer årlige kurs og nettverksmøter for å heve den arkivfaglige kompetansen. 1

2 Arkiv- og museumskonferanse på Geilo i Det øverste bildet viser Helle Mikkelsen fra Blaafarveværket. Foto: Ann Tove Manshaus Vestfoldarkivet bidrar også til utvikling, søknadsskriving og gjennomføring av flere privatarkivprosjekter i fylket. Norsk Kulturråd har gitt økonomisk støtte til blant annet ordning og katalogisering av arkivet etter Solberg spinderi, familien Thaulow, Norsk Motorklubb, arkiver etter celluloseindustrien som Hurum Paper Mill og Holmen-Hellefoss, utstyrsvare forretningen Syversen AS og Buskerud idrettskrets. 2

3 Anders de Lange grovsorterer arkivene etter Norsk Motor Klubb på gården til Hans Erik Fuglerud i Lier. Arkivet har fått støtte fra Norsk Kulturråd. Foto: Ann Tove Manshaus Kartlegging I prosjektperioden, fra januar til desember 2014, har det blitt utarbeidet og sendt kartleggingsskjema til 25 bevaringsinstitusjoner i fylket. Vestfoldarkivet har mottatt 20 svar. Resultatene fra kartleggingen og fra møter med bevaringsinstitusjonene, vil ligge til grunn for videre samarbeid mellom Vestfoldarkivet som koordinerende institusjon og Buskerudmuseene når det gjelder utvikling og planlegging av fellestjenester og fellesmagasin. Resultatene vil også bli brukt for å igangsette nye prosjekter som går på bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv, lyd- og filmmateriale. Møter Prosjektleder har hatt møter med utvalgte bevaringsinstitusjoner. Møte med Drammens museum om kartleggingen og det videre arbeidet med å definere arkivskapere, registre og publisere arkivene på Arkivportalen.no. Møte med konservator og fylkesfotograf på Ringerikes museum. Gjennomgang av privatarkivsamlingen ved museet og befaring av magasin. Møte med Norsk Motorsportsmuseum om arkivkartleggingen og det videre arbeidet ved museet. Møte med Hol bygdearkiv for å diskutere en plan for innsamling, mottak og bevaring av privatarkiv. Det ble også diskutert om det er mulig å etablere et samarbeid mellom Hol bygdearkiv, Statsarkivet i Kongsberg og Drammen byarkiv, om bevaring av privatarkiv i fylket med Hol bygdearkiv som kompetansesenter på privatarkivarbeid i Hallingdal-området. 3

4 Møte med Drammen byarkiv og Statsarkivet i Kongsberg om et samarbeid om innsamling og bevaring av arkiv etter organisasjoner og bedrifter. Møte med den nye direktøren for Buskerudmuseene, Helge Stiksrud og museumskoordinator i Buskerud fylkeskommune, Britt Sande om videre arbeidet med depotordning og fellestjenester for arkiv og museum. Prosjektleder har også besøkt de fleste bevaringsinstitusjonene i fylket, i forbindelse med koordineringsarbeidet i perioden 2005 til Helge Stiksrud, direktør for Buskerudmuseene, besøker fellesmagasinet på Hinderveien 10 i Sandefjord. Foto: Ann Tove Manshaus 2. Privatarkivlandskapet i Buskerud Et privatarkiv er arkiv skapt i privat sektor. Privatarkiver deles gjerne inn i bedriftsarkiver, organisasjonsarkiver, institusjonsarkiver, gårdsarkiver og samlinger. Private arkivskapere, som organisasjoner eller bedrifter, er ikke pålagt ved lov å ta vare på arkivene sine eller avlevere dem til en arkivinstitusjon. Bevaring av privatarkiver er derfor basert på frivillige avtaler mellom eierne og en arkivinstitusjon. I Buskerud er det ingen arkivinstitusjon, bortsett fra Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (ARBARK) i Oslo, som har et helhetlig ansvar for å bevare privatarkiver fra fylket. Arkivene tas vare på i museene og de lokalhistoriske arkivene, og noe i de største arkivinstitusjonene, som Drammen byarkiv, Statsarkivet i Kongsberg og IKA Kongsberg. ARBARK er depot for arkiver etter arbeiderbevegelsen i Buskerud. Det er rundt 25 institusjoner som tar vare på privatarkiver fra fylket. 4

5 3. Arkivenes verdi Målet for regjeringens arkivpolitikk, Stortingsmelding nr. 7 for , er en helhetlig samfunnsdokumentasjon, dvs. at arkiver fra både statlig, kommunal og privat sektor må bevares for ettertiden, for å kunne dokumentere samfunnet fra ulike sider. Stortingsmeldingen påpeker at det blir bevart langt færre privatarkiv enn offentlige arkiv og dette gir en skjev framstilling av historien. Privatarkivene som blir bevart i Buskerud har stor betydning for lokalsamfunnene. I de siste årene har flere cellulosefabrikker lagt ned produksjonen og dessverre har mye arkivmateriale gått tapt. Noen arkiver er bevart for ettertiden men kun ett oss bekjent, er komplett. Det er arkivet etter Holmen-Hellefoss som det siste året er flyttet fra et fuktig kjellerlokale i Hokksund til Statsarkivet i Kongsberg. Bedriftsarkivene dokumenterer viktig næringshistorie, arbeidsforhold og sosialhistorie i lokalsamfunnet. Arkivmaterialet fra hjørnesteinsbedriften gir et felles referansepunkt for lokalbefolkningen. I de gamle Solberg spinderis lokaler, bevarer og formidler Eiker Arkiv arkivet etter spinneriet. Dette har blitt en viktig møteplass for lokalhistorisk interesserte i bygda. Det er dessverre få komplette bedriftsarkiv fra Buskerud som er bevart, og fra nedlagte bedrifter langs Drammensvassdraget er det meste av dokumentasjonen borte. 80-talls mote fra arkivet på Solberg spinderi. Arkivet har fått støtte fra Norsk Kulturråd. Foto: Ann Tove Manshaus Arkiver etter lag og foreninger, som for eksempel Strømsgodset idrettsforening, Ål spel- og dansarlag, Vestfossen Mannskor, Lier bondekvinnelag og Pakistansk kvinneorganisasjon i Drammen viser hva lokalbefolkningen har vært og er opptatt av. 5

6 Privatarkiv, på lik linje med offentlige arkiver, er primærkilder for forskere. I arkivet etter Modum bad og Sandefjord bad finner vi blant annet kur- og badesedler som en viktig kilde til norsk helsehistorie. Arbeidet med å ta vare på privatarkiver er ikke bare med på å gi fylket en bredere samfunnsdokumentasjon, men er også med på å sikre grunnleggende rettighetskrav og personlige interesser. Arkiv fra private barnehjem, barnevernsinstitusjoner, fødehjem og spesialskoler er viktig dokumentasjon, ikke minst for de som har hatt et opphold på en privat institusjon. Denne type arkivmateriale kan på den ene side gi verdifull dokumentasjon om opphav og historie, og på den andre side være med på å dokumentere overgrep og gi grunnlag for erstatning. Det er også en økende interesse for lokal- og slektshistorie. Folk oppsøker arkivene for å få vite mer om hvem de er og hvor de kommer fra. Arkiv er med på å skape en kulturell identitet og er en brobygger mellom fortid, nåtid og framtid. Historiske arkiver representerer et fundament for vår kulturarv og er en sentral del av den kollektive hukommelsen i samfunnet. På linje med museer o.a. som tar hånd om de materielle kulturminnene, har institusjoner som driver med arkivbevaring en viktig rolle som kulturbærere. Arkivene er ledd i demokratiets og rettstatens infrastruktur og har en stor verdi som primærkilde til kunnskap om historie og kultur. Bevaring og formidling av privatarkiv er et viktig supplement til arkivmateriale fra offentlig sektor. Krokettspillende kurgjester ved Villa La Trappa, Modum bad Fotograf: C.G. Rude. Eier: Modum bad. 6

7 4. Kartleggingen fra 2014 Prosjektet «Privatarkiv i museene en arkivutredning for Buskerud», har tatt utgangspunkt i resultatene fra ABM-utviklings arkivkartleggingen i bevaringsinstitusjoner fra Buskerud ble invitert med i prosjektet hvorav 15 fra tidligere kartlegging (Vedlegg: Oversikt over bevaringsinstitusjonene i Buskerud). De fem bevaringsinstitusjonene som ikke har fylt ut skjema, er i hovedsak lokalhistoriske arkiv/historielag med lite ressurser. Det ble utarbeidet to kartleggingsskjemaer: A. Kartleggingsskjema basert på ABM-utviklings arkivkartleggingen i Kun deler av kartleggingsskjemaet ble brukt, for å få svar på spørsmål som gjelder mengden av bevarte privatarkiv, graden av tilgjengelighet og behovet for framtidig magasinplass. Institusjonene ble bedt om å oppdatere data fra 2005, samt komme med innspill til privatarkivarbeidet i fylket. B. Kartleggingsskjema med samme spørsmål som i kartleggingsskjema 1., utarbeidet for bevaringsinstitusjoner som ikke har vært kartlagt tidligere. For å få data fra bevaringsinstitusjonene om overnevnte problemstillinger, ble det valgt ut og utarbeidet spørsmål under noen hovedtema. Administrative opplysninger Arbeidsområder og bevaringspolitikk Stillingsressurser Lesesal Magasin Privatarkiv (arkivskapere) Gjenfinningsmidler Asta og Arkivportalen Bestand Grad av ordning og katalogisering Elektronisk skapte privatarkiv Prioritet for privatarkivarbeidet Andre kommentarer Hovedtemaene i kartleggingen vil bli gjennomgått og en oppsummering av resultatene vil bli gitt under hvert punkt. For mer detaljert informasjon, se kartleggingsskjema. Administrative opplysninger Under det første punktet i kartleggingen, ble bevaringsinstitusjonene bedt om å gi administrative opplysninger om institusjonen; navn, adresse, kommunetilhørighet, år for 7

8 etablering, telefonnummer, epostadresse, åpningstider og hvem som er daglig leder/kontaktperson. Arbeidsområder og bevaringspolitikk (prioritet for privatarkivarbeidet) Bevaringsinstitusjonene ble bedt om å skissere hovedarbeidsområder, bevaringspolitikk for privatarkiv og hvilken prioritet privatarkivarbeidet har i institusjonen. Resultat: Av de største arkivinstitusjonene er det Drammen byarkiv og Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (ARBARK) som definerer privatarkiv som et prioritert arbeidsområde. Drammen byarkiv samler inn og bevarer privatarkiv fra Drammen kommune, og ARBARK tilbyr depot for arkiver etter arbeiderbevegelsen og organisasjoner på venstresiden i Buskerud. Statsarkivet bevarer privatarkiv etter Kongsberg våpenfabrikk og privatarkiv av regional betydning for området. IKA Kongsberg tar kun i mot privatarkiv dersom det følger med varige driftsmidler. De lokalhistoriske arkivene i fylket bevarer privatarkiv fra egen kommune. Privatarkivene er prioritert arbeidsområde ved siden av foto og annet lokalhistorisk arbeid. Når det gjelder museene i fylket, er det ingen som oppgir privatarkivarbeidet som hovedarbeidsområde. Det er det å drive museum, å bevare og formidle gjenstander som i hovedsak er det definerte arbeidsområdet. Privatarkiv prioriteres oftere hvis arkivet knyttes til en gjenstandssamling. Det oppgis at det er tilfeldig hvilke arkiver museene har i sine samlinger. Av museene i Buskerud, er det kun Drammens museum har utarbeidet bevaringspolitikk. Globusgården i Drammen. Illustrasjon fra arkivet etter arkitektene Grenager og Nilsen. Arkivet bevares i Drammens museum Stillingsressurser Under dette punktet ble bevaringsinstitusjonene bedt om å si noe om ressursbruk i forhold til privatarkivarbeid i institusjonen. 8

9 Resultat: Statsarkivet og Drammen byarkiv har definerte stillingsressurser til arbeidet med privatarkiv, men kun en 50 % stilling i hver av institusjonene. De lokalhistoriske arkivene har fra 0, 05 til 0, 40 % stilling avsatt til privatarkiv. Både Drammens museum og Norsk Bergverksmuseum melder fra om 0, 10 % stilling til privatarkiv i hver institusjon. For historielagene er privatarkivarbeidet frivillig arbeid. De andre museene bevarer privatarkiv, men har ingen ressurser til arbeidet. For fylket som helhet er det ca. 2,5 stilling som brukes på privatarkivarbeid i året. Dette inkluderer Buskerud fylkeskommunes halve stilling til koordinering av privatarkivarbeidet. Lesesal Under dette punktet ble det spurt om institusjonen har lesesal eller annen form for lesesalsordning. Resultat: Alle bevaringsinstitusjonene som har svart på kartleggingen, med unntak av Veien Kulturminnepark på Hønefoss, kan ta i mot publikum - enten på egen lesesal, eller at de har en lesesalsordning for besøkende, i form av et møterom, bibliotek ol. Veien kulturminnepark er med i undersøkelsen, fordi museet har magasin bygd med tanke på samlingene i Ringerikes museum. Magasin Under dette punktet ble bevaringsinstitusjonene bedt om å gi en totalvurdering av magasinet. Et av spørsmålene går ut på om magasinet bare blir brukt til arkiv, eller om det også brukes til gjenstander, foto og bøker. Resultat: Statsarkivet i Kongsberg, Drammen byarkiv, Veien kulturminnepark, Nore og Uvdal bygdearkiv, Hol bygdearkiv og Ål bygdearkiv har egne arkivmagasin med noe varierende kapasitet i årene som kommer. Både Statsarkivet og Drammen byarkiv melder fra om dårlig kapasitet til å ta i mot nye privatarkiv, mens ARBARK, Veien kulturminnepark, Nore og Uvdal bygdearkiv, Hol bygdearkiv og Ål bygdearkiv har god kapasitet. Drammens museum er det eneste museet som har et eget arkivmagasin og som melder fra om nok magasinkapasitet for arkiv i årene som kommer. På museene og i historielagene blir 9

10 magasinene brukt til både arkiv, gjenstander, foto og bøker. Ola Terje Olavsgaard og Sigrun Rasmussen i magasinet på Ål bygdearkiv. Foto: Ann Tove Manshaus Privatarkiv (arkivskapere) Bevaringsinstitusjonene som i 2005 var med i ABMs kartlegging, ble i den nye kartleggingen bedt om å oppdatere listen over arkivskapere i institusjonen. Resultatet viser at alle bevaringsinstitusjonene som har svart på skjemaet har fått inn nye privatarkiv siden I Buskerud er det pr. i dag opp mot 1000 arkivskapere/privatarkiv som er utilgjengelig for publikum. Arkivene er verken registrert i Asta eller søkbare på Arkivportalen.no. 10

11 Da utstyrsvareforretningen Syversen AS la ned virksomheten, hentet de ansatte ved Hallingdal museum det historiske arkivet. Vestfoldarkivet ble kontaktet og videreformidlet kontakt med Hol bygdearkiv. Ordningsprosjektet fikk støtte av Norsk Kulturråd. Arkivet er ordnet av Cecilia Listad og bevares i Hol bygdearkiv Gjenfinningsmidler - Asta og Arkivportalen Her ble det spurt om arkivene registreres og publiseres på nett. Resultat: Museene har interne registre for privatarkiv, men arkivene er i hovedsak ikke tilgjengelige gjennom kataloger eller på nett. Det er ingen av museene som bruker registreringssystemet Asta. De største arkivinstitusjonene, som Statsarkivet, ARBARK og Drammen byarkiv, bruker Asta og publiserer privatarkivene på Arkivportalen.no. Hol bygdearkiv har kjøpt inn Asta, men må sette av ressurser til opplæring og bruk. De lokalhistoriske arkivene har stort sett utarbeidet arkivkataloger/arkivlister, men melder fra at de ønsker å gjøre samlingene tilgjengelige og søkbare på nett. Historielagene, med unntak av Flesberg historielag og Nore og Uvdal bygdearkiv, melder fra om at de ikke har interne registre, ikke har utarbeidet arkivlister/kataloger eller gjort arkivene tilgjengelig på nett. Flesberg historielag og Nore og Uvdal bygdearkiv bruker registreringssystemet Tidemann. Kartleggingen viser altså at det kun er de største arkivinstitusjonene som publiserer arkiv på Arkivportalen.no. Eiker Arkiv, Norsk Motorsportsmuseum og Ringerikes museum har publisert privatarkivarkiv på Arkivportalen.no. Dette har latt seg gjøre gjennom prosjektarbeid med støtte fra Norsk Kulturråd. Arkivene er registrert i Asta-basen til Drammen byarkiv og Vestfoldarkivet. 11

12 Bestand Tallene under dette punktet har vi valgt å ta fra Riksarkivets Arkivstatistikk for Dette fordi vi ikke har gode nok data fra kartleggingen i Buskerud. Resultatet fra Arkivstatistikken viser at det i Buskerud er bevart 2029 hyllemeter med privatarkiv. Dette utgjør ca. 0,008 hyllemeter pr. innbygger i fylket. Bevaringsinstitusjoner som har under 10 hyllemeter med privatarkiv, er ikke tatt med i beregningen. Statsarkivet i Kongsberg (611 hm), Eiker arkiv (309 hm) og Drammen byarkiv (272 hm), er de bevaringsinstitusjonene i Buskerud med størst bestand privatarkiv. Arkivstatistikken gjør at vi kan sammenligne privatarkivbestanden i Buskerud med andre fylker i Norge. Sammenlignet med andre fylker, har Buskerud bevart lite privatarkiv pr. innbygger. For eksempel har Hordaland 0,031 hyllemeter bevarte privatarkiv pr. innbygger. På landsbasis utgjør bevarte privatarkiv 20.9 % av den totale arkivmengden (Arkivstatistikk for 2013). Det er derfor langt fram til målet om å bevare et representativt utvalg av privatarkiv. Elektronisk skapte privatarkiv Under dette punktet ble bevaringsinstitusjonene spurt om de tar i mot elektronisk skapte privatarkiv. Resultat: Det er flere institusjoner som ønsker å ta i mot elektronisk skapte privatarkiv, men det er kun de største arkivinstitusjonene som har kompetanse på fagområdet. Statsarkivet og Drammen byarkiv melder fra om at de vil ta i mot elektroniske privatarkiv, når det blir aktuelt. Arbark melder fra om at de foreløpig ikke har tatt i mot elektroniske privatarkiv, men driver kartlegging av denne type arkiv i forbund, partier og organisasjoner. IKA Kongsberg tar i mot elektroniske privatarkiv hvis varige driftsmidler følger med. Det er ingen av bevaringsinstitusjonene som har tatt i mot elektroniske privatarkiv, eller som har en plan for bevaring av denne type arkiv. Andre kommentarer Under dette punktet ble bevaringsinstitusjonene bedt om å komme med innspill og kommentarer til privatarkivarbeidet i fylket. Kommentarene er oppsummert i avsnittet under. 12

13 Oppsummering: Det etterlyses en nasjonal plan for å digitalisere samlingene i ABM-sektoren og gjøre samlingene søkbare og tilgjengelige for publikum. Det ønskes også en plan for langtidslagring av denne type materiale. Gjennom nasjonale og regionale plandokumenter, forventes det at kulturarvmateriale digitaliseres og tilgjengeliggjøres på nett, samtidig som det digitaliserte materialet skal langtidslagres og formidles. Dette er kompetanse som kun noen få institusjoner har. For de mindre institusjonene med få ressurser er tilbakemeldingene at det er vanskelig å innfri nasjonale føringer om digitaliserte og tilgjengelige privatarkiv, foto, lyd- og filmmateriale. Det er også de mindre institusjonene som tar opp problemstillinger rundt mangel på magasinkapasitet for privatarkiv. Det er ønske om en bedre depotordning for å kunne jobbe planmessig med innsamling og bevaring av privatarkiv. Ikke alle lokalhistoriske arkiv ønsker å jobbe med bevaring av arkiv, da dette er svært ressurskrevende for en liten institusjon. Eiker Arkiv ønsker å overføre privatarkivene til en større arkivinstitusjon for å frigjøre ressurser til formidling av arkivene. Det er et fortsatt ønske om at den fylkeskoordinerende institusjonen veileder i alle arkivfaglige spørsmål, samt arrangerer nettverksmøter og kurs. Dette er viktige møteplasser for å diskutere arkivfaglige spørsmål, inngå faglig samarbeid og utveksle informasjon om innsamling og bevaring av privatarkiv. Badeliv Færder Eier: Buskerud fylkesfotoarkiv 5. Status for privatarkiv i Buskerud Kartleggingen viser at det er rundt 25 institusjoner som bevarer privatarkiv, men at det kun er de største arkivinstitusjonene som jobber planmessig med innsamling, bevaring og arkivformidling. Depotsituasjonen i fylket er lite tilfredsstillende og det er få privatarkiv som er tilgjengelig for publikum. 13

14 Det er store skjevheter i bevart materiale i fylket, både geografisk og med henhold til typer av privatarkiv. Det er få arkiver etter hjørnesteinsbedrifter som er bevart, det samme gjelder arkiver etter nye næringer, som service-, informasjons-, markedsførings- og kunnskapsbedrifter. Privatarkiv med rettighetsdokumentasjon etter barnehjem, barnevernsinstitusjoner og spesialskoler, er i liten grad sikret i fylket. Det er ingen av bevaringsinstitusjonene i Buskerud som bevarer digitalt skapte privatarkiv. Kartleggingen i Buskerud avspeiler privatarkivsituasjonen i resten av landet det blir bevart langt færre privatarkiv enn offentlige arkiv, og det som er bevart er mindre tilgjengelig pga. manglende ordning og katalogisering. 6. Framtidas arkiv - mulige scenarier For å sikre en helhetlig arkivdokumentasjon for Buskerud fylke, og for å kunne møte digitale utfordringer i sektoren, kreves både ny kompetanse, institusjonsutvikling og samhandling mellom ABM-institusjoner og fagområder, samt fellesløsninger for bevaring og formidling. Arkivlandskapet i Buskerud er komplekst med mange aktører, men det er allikevel noen institusjoner som peker seg ut som kompetansesenter på arkiv i fylket. Dette gjelder de største arkivinstitusjonene, som Drammen byarkiv, Statsarkivet i Kongsberg og IKA Kongsberg. I Hallingdalområdet er det Hol bygdearkiv og Ål bygdearkiv som har kompetanse på arkiv. Drammens museum bevarer privatarkiv og har satt av ressurser til framtidig jobbing med arkivene. I den konsoliderte enheten Buskerudmuseene bevares viktige privatarkiv for fylket, og det jobbes med utfordringer i forhold depot og fellestjenester for arkiv, gjenstander og foto. Det er flere fagområder som jobber sammen om innsamling og bevaring av privatarkiv. I privatarkivene er det, foruten arkivdokumenter, både lyd, film og foto. Folkemusikkonsulenten ved Folkemusikksenteret i Sigdal og fylkesfotografen ved Fylkesfotoarkivet lokalisert ved Ringerikes museum, er begge fylkesdekkende stillinger og en del av arkivnettverket i Buskerud. I tillegg til bevaringsinstitusjonene og fylkesdekkende fagstillinger, er fylkesbiblioteket i Buskerud aktiv i ABM-samarbeidet og med utvikling av digitale tjenester. Fylket har aktive fagmiljø innenfor AMB-sektoren, og mange frivillige i de lokalhistoriske miljøene. Spørsmålene er hvordan bruke fagkompetansen og ressursene i fylket på en mer effektiv måte. Det vil bli skissert to scenarioer for framtidas arkivlandskap i Buskerud, og mulige kombinasjoner av disse. Scenariene bygger på erfaringer gjort i koordineringsarbeidet, resultatene fra kartleggingen og plandokumenter fra SAMDOK-prosjektet i Riksarkivet. 14

15 Det ene scenariet bygger på en oppdeling av fylket i tre regionale enheter, med utgangspunkt i næringsregionene. Buskerud har arkivinstitusjoner lokalisert i hver region. Dette gir et godt utgangspunkt for å se på en organisering av og et samarbeid om privatarkivarbeidet mellom institusjonene. Scenario nummer to tar utgangspunkt i etableringen av Buskerudmuseene og det planlagte fellesmagasinet for museene. Dette blir utgangspunktet for å se hva et fellesmagasin kan romme, og hvilke type fellestjenester som bør etableres. Scenario 1: Regionale arkivinstitusjoner i fylket Buskerud fylke består av 21 kommuner som strekker seg fra Hurumlandet i sør-øst til Hemsedalsfjella i nord-vest. I deler av koordineringsarbeidet, som for eksempel kursvirksomheten, har det vært hensiktsmessig å operere innenfor mindre geografiske områder, som øvre Buskerud/Hallingdalområdet, midtre Buskerud og nedre Buskerud. I hvert geografisk område, er det arkivinstitusjoner som utpeker seg som arkivfaglige ressurser. I Hallingdalområdet samarbeider Vestfoldarkivet med bevaringsinstitusjoner i Flå, Gol, Hemsedal, Hol, Nes og Ål. Hol og Ål bygdearkiv har størst kompetanse på privatarkiv i området. Hol bygdearkiv har en Asta-løsning og forskriftsmessige magasiner med god magasinkapasitet. Bygdearkivet har i tillegg god kompetanse på digitalisering og bevaring av foto. Ål bygdearkiv har god kompetanse på innsamling og bevaring av privatarkiver og samlinger. I tillegg har bygdearkivet jobbet med bevaring og digitalisering av lydmateriale. (Både Hol og Ål bygdearkiv bevarer arkiv som dokumenterer lokalsamfunnet.) Bygdearkivene er viktige møteplasser for lokalhistoriske interesserte og det foregår mye frivillig arbeid med å gjøre samlingene tilgjengelige for publikum. Til midtre Buskerud er det bevaringsinstitusjoner fra Hole, Ringerike, Krødsherad, Modum, Sigdal, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal og Kongsberg som tilhører det arkivfaglige nettverket. En viktig fagressurs og samarbeidspartner i denne delen av fylket, er Statsarkivet i Kongsberg. I Statsarkivet har de ansatte bred arkivfaglig bakgrunn. Her finnes faglig kompetanse på bevaring og formidling av både papir- og elektroniske arkiv. I tillegg har Statsarkivet tatt et ansvar for bevaring av næringslivsarkiver i regionen. Statsarkivet er samlokalisert med IKA Kongsberg og samarbeider om tjenester som lesesal, auditorium, konserveringsverksted og muggsluse. Drammen byarkiv er faglig ressurs og samarbeidspartner for privatarkivarbeidet i nedre Buskerud. I dette området bygges det arkivfaglige nettverket med institusjoner fra Drammen, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Hurum, Røyken og Lier. Drammen byarkiv har p.t. dårlig magasinkapasitet, men venter på en utvidelse. Byarkivet har god kompetanse på digitalisering, formidling og på elektronisk skapte arkiv, og de ansatte har også her bred 15

16 arkivfaglig bakgrunn. Drammen byarkiv har i tillegg god kompetanse på arkiv etter organisasjonslivet, både lokalt og regionalt. Både Statsarkivet i Kongsberg og Drammen byarkiv er aktive arkivformidlere. I koordineringsarbeidet er det både effektivt og ressursbesparende å jobbe innenfor tre mindre geografiske områder. At hvert område har arkivinstitusjoner som utpeker seg som faglige ressurser, er en fordel. En mulig modell for fylket kan være å formalisere ansvaret for planmessig innsamling og bevaring i de tre regionene, med Hol/Ål bygdearkiv, Statsarkivet i Kongsberg og Drammen byarkiv som ansvarsinstitusjoner/kompetansesenter på privatarkiv i hvert sitt geografiske område. En tredeling er effektiv i forhold til nettverksbygging og samarbeid om bevaring. Det fungerer også bra i forhold til en arbeidsdeling om bedriftsarkiver og organisasjonsarkiver av regional betydning. At det historiske materialet er tilgjengelig lokalt, er av stor betydning. Bygdearkivene og de større arkivinstitusjonene er viktige møteplasser både for forskere, lokalhistorikere og for frivillige. Det er blant annet her den lokale identiteten bygges og formidles. Dette er en god arbeidsmodell med tanke på arkivfaglig kompetanse. Bygdearkivene og de større arkivinstitusjonene, med IKA Kongsberg som samarbeidspartner i midtre- Buskerud, innehar til sammen arkivfaglig kompetanse på bevaring og formidling av arkiv, samt digitalisering og langtidslagring av digitalisert materiale/elektronisk skapt arkiv og foto. Både Hol bygdearkiv, Drammen byarkiv og Statsarkivet bruker Asta, det bør derfor være mulig for mindre institusjoner å koble seg på ansvarsinstitusjonenes Asta-løsning. Det er også de største arkivinstitusjonene i fylket som deltar i nasjonale arkivfaglige nettverk. Dette er en forutsetning for å kunne jobbe med nye utfordringer og problemstillinger i arkivsektoren. For å nå målet med en helhetlig dokumentasjon for fylket, er et godt samarbeid mellom ansvarsinstitusjonene i hver region nødvendig. Det er også viktig med et godt samarbeid innenfor hver region mellom ansvarsinstitusjonen og de andre bevaringsinstitusjonene i samme område. Svakheten med denne modellen kan være at det er tre ansvarsinstitusjoner som skal tenke helhetlig dokumentasjon for fylket, og at det i tillegg er nødvendig med et koordinerende ledd. Det er ressurskrevende å forvalte tre arkivinstitusjoner, som alle er avhengige av bred arkivfaglig kompetanse. Spørsmålet er om det er hensiktsmessig og mulig å bygge opp kompetanse på elektroniske arkiv i alle institusjonene. Det bør vurderes om institusjonene 16

17 skal etablere felles tjenester om foto, digitalisering, elektroniske privatarkiv og forebyggende konservering. I det arkivfaglige landskapet står museene som viktige samarbeidspartnere. Museene har samlinger av gjenstander, foto og privatarkiv, og har et økende behov for depot. I Strategi for museumsutvikling i Buskerud ( ), er et av tiltakene å utrede etablering av fellesmagasin for museene. I 2012 arrangerte Buskerud fylkeskommune et seminar for ABM-sektoren i fylket, for å diskutere problemstillinger rundt fellesmagasin for gjenstander, foto og privatarkiv. AMBsektoren var den gang positive til å utrede behovet for fellesmagasin nærmere. I neste avsnitt skal vi se nærmere på en modell som omhandler etablering av fellesmagasin og fellestjenester i Buskerudmuseene. Scenario 2: Buskerudmuseene - fellesmagasin og fellestjenester for arkiv og museum 1. desember 2014 ble den konsoliderte enheten Buskerudmuseene etablert. Drammens museum, Blaafarveverket og Bergverksmuseet står utenfor konsolideringen. Buskerudmuseene består av rundt 20 institusjoner, med blant annet Hallingdal museum, Ringerikes museum, Veien Kulturminnepark, Lågdalsmuseet, Fylkesfotoarkivet og Sigdal museum og Folkemusikksenter. Institusjonene er spredt over hele fylket, med administrasjonen i Hønefoss, fylkesfotoarkivet på Ringerikes museum og folkemusikksenteret i Sigdal. I tillegg er Veien kulturminnepark lokalisert på Ringerike med foto- og arkivmagasin. Museene og fylkesfotoarkivet har til sammen både gjenstands-, arkiv-, foto- og lydsamlinger. Det er store utfordringer når det gjelder magasinkapasitet ved den enkelte institusjon. Det er få samlinger som er registrert, digitalisert og tilgjengelige for publikum det jobbes derfor i første omgang med å etablere et fellesmagasin for Buskerudmuseene. Det vil i tillegg etableres ulike fellestjenester i tilknytning til fellesmagasinet. Med et fellesmagasin for Buskerudmuseene bør det etableres klimastyrte magasiner for både gjenstander, foto, tekstil og arkiv som er felles for museene i den konsoliderte enheten. Ved fellesmagasinet bør det i tillegg etableres tjenester for alle museene; som forvaltning, dokumentasjon og tilgjengeliggjøring av gjenstands- og fotosamlingene, ordning og tilgjengeliggjøring av privatarkivene, forebyggende konservering, digitalisering, fototjeneste, felles lesesal mm. I følge kartleggingen er det ingen i Buskerudmuseene som har bred 17

18 arkivfaglig kompetanse. Dersom et fellesmagasin, som også inkluderer privatarkiv skal etableres, må arkivkompetansen bygges opp. Arbeidet med fellesmagasin og fellestjenester er i startfasen. Dette er en derfor en modell som krever langsiktig planlegging og det bør etableres midlertidige løsninger for museenes samlinger før et magasin er på plass. Fylkesfotoarkivet har ingen sikker bevaring og heller ingen back-up-løsning for fylkets fotosamlinger. Privatarkivene står i overfylte magasiner, få arkiver er ordnet og tilgjengelige for publikum. Magasinet på Veien Kulturminnepark bør være en start på etableringen av et depot for museene. I første omgang bør privatarkivene og fotosamlingene overføres, og kompetanse bygges opp. Fordelen med denne modellen er at det kan etableres en ny kulturarvinstitusjon i Buskerud med depot og fellestjenester for hele fylket. Her kan et sterkt fagmiljø i Buskerudmuseene etableres og videreutvikles. Dersom det velges å bygge opp kompetanse på privatarkiv i den nye institusjonen, bør det diskuteres om depot og andre tjenester skal tilbys institusjoner utenfor Buskerudmuseene. Svakheten med denne modellen, er at det finnes lite arkivfaglig kompetanse i den konsoliderte enheten. I et arkivdepot må de ansatte inneha kompetanse på bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiv. I tillegg skal arkivene vurderes for formidling og forsking. De ansatte bør være juridisk skolert, skrifteksperter og ha kompetanse på digitalisering og langtidslagring av materialet. Modellen krever et aktivt samarbeid med arkivinstitusjonene i fylket for å kunne jobbe mot regjeringens mål om en helhetlig dokumentasjon for fylket, og for å jobbe med å bevare elektronisk skapt materiale fra privat sektor. Det er skissert to scenarioer for arbeidet med privatarkiv i Buskerud. Begge modellene krever et godt samarbeid mellom arkiv- og museumssektoren, og en arbeidsdeling mellom sektorene. Modellene har også flere kombinasjonsmuligheter som bør utredes. - Buskerudmuseene kan velge å deponere privatarkivene i en av arkivinstitusjonene i fylket, for selv å bygge opp depot for gjenstander og foto. Dette vil være ressurssparende og effektivt i forhold til kompetansebygging. - Det kan bygges opp både robuste arkivinstitusjoner og fellesmagasin for Buskerudmuseene med et samarbeid om tjenester som foto, digitalisering, forebyggende konservering mm. I arbeidet med depot for privatarkiver i Buskerud, bør man se om lokalene etter Høyskolen i Buskerud og Vestfold kan brukes som magasiner. Lokalene ligger på nabotomta til Statsarkivet og IKA Kongsberg. Kan et tredje alternativ for Buskerud utredes, med et fylkesarkiv i høyskolens lokaler i samarbeid med IKA Kongsberg og Statsarkivet. Her vil man 18

19 kunne bygge opp et arkivsenter for hele Buskerud som bevarer statlige, kommunale og private arkiver. I de større arkivinstitusjonene i fylket er det god faglig kompetanse på sikring og formidling av privatarkiver. Med dagens ressurser på 2 ½ stilling for privatarkivarbeid i fylket vil man sikre mange privatarkiver, men ha lite ressurser til ordning av arkivene. Med økt krav om tilgjengelig arkivmateriale, både på lesesal, på Arkivportalen og i digitalisert form, er flere stillinger til privatarkivarbeidet nødvendig. For å møte utfordringene med bevaring og tilgjengeliggjøring av elektronisk skapte privatarkiv, må også denne type kompetanse styrkes i institusjonene. 7. Oppsummering Rapporten har tatt for seg arbeidet med privatarkiv i Buskerud og hvorfor dette arbeidet er viktig for å dokumentere fylkets historie. Det har blitt redegjort for resultatene av kartleggingen og gitt en status for privatarkivsituasjonen i fylket. Avslutningsvis ble det skissert noen mulige scenarioer for det videre arbeidet med depot og fellestjenester. Kartleggingen viser at det er rundt 25 institusjoner som bevarer privatarkiv i Buskerud, men at det kun er de største arkivinstitusjonene som jobber planmessig med innsamling, bevaring og arkivformidling. Depotsituasjonen i fylket er lite tilfredsstillende og det er få privatarkiv som er tilgjengelig for publikum. Resultatene etter kartleggingen avspeiler privatarkivsituasjonen i resten av landet det blir bevart langt færre privatarkiv enn offentlige arkiv, og det som er bevart er mindre tilgjengelig pga. manglende ordning og katalogisering. For å nå regjerningens mål om en helhetlig og tilgjengelig samfunnsdokumentasjon må institusjonssamarbeid og organisasjonsutvikling prioriteres. Det må settes av ressurser til å utvikle gode regionale fellesløsninger. Et viktig kjennetegn ved et moderne, demokratisk samfunn er at arkivene er tilgjengelig for innsyn og bruk. Det kreves at institusjonene som tar vare på arkiv, har ressurser til å ordne og registrere arkivene, og at det en lesesal som er tilgjengelig for publikum. Arkivenes samfunnsoppdrag er å sikre kulturarvmateriale for ettertiden. De historiske kildene i et lokalsamfunn er grunnlaget for demokratiet og for en lokal og kulturell tilhørighet og identitet. Etter at utredningen ble ferdigstilt i desember 2014, er det igangsatt flere nye arkivutviklingsprosjekter i fylket. Prosjektarbeidet går over flere år med tanke om bedre depotløsninger for fylket. 19

20 - På Drammens museum er det utarbeidet en arkivplan, som i første omgang går over to år. Målet er å få ordnet, registret og publisert privatarkivene ved museet. Det jobbes med en Asta-løsning og en søknad om støtte til deler av prosjektet. - Hol bygdearkiv og Ål bygdearkiv diskuterer et samarbeid om ordning, registrering og publisering av privatarkivene i begge institusjonene. Hol bygdearkiv har Asta og ønsker å åpne opp for flere brukere. Dette vil gi Hol bygdearkiv en mulighet til å etablere seg som kompetansesenter på privatarkiv i Hallingdal-området. - Drammen byarkiv er aktive i rollen som kompetansesenter i nedre-buskerud. Byarkivet samarbeider med Eiker Arkiv og Drammens museum om bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv. - Et lydbevaringsprosjekt for fylket er under planlegging, i samarbeid med Ål bygdearkiv og Folkemusikksenteret. En henvendelse om samarbeid er sendt fylkesbiblioteket i Buskerud. Riksarkivet er invitert med i prosjektet. Prosjektoppstart i august Privatarkivutredningen «En helhetlig samfunnshukommelse» (SAMDOK, Riksarkivet), planlegger bevaringsplanarbeid i alle fylker i samarbeid med den koordinerende institusjonen. I Buskerud bør en bevaringsplan for privatarkiv utarbeides i samarbeid med Samlingsrådet i Buskerudmuseene. Gode samarbeidsprosjekter gir resultater. Det er kun 2 ½ stilling i hele fylket som jobber med bevaring av privatarkiver. Hvis målet er en helhetlig samfunnsdokumentasjon for Buskerud, må ressursene til privatarkivarbeidet i fylket øke. 20

21 Vedlegg: ARKIVUTREDNING I BUSKERUD 2014 Hringariki, avdeling Ringerikes museum (kartlagt 2005) Drammens museum (kartlagt 2005) Hallingdal museum (kartlagt 2005) Lågdalsmuseet (kartlagt 2005) Kunstnerdalen kulturhistoriske museum avd. Sigdal museum, Folkemusikksenteret (kartlagt 2005) Gol bygdearkiv (kartlagt 2005) Hol bygdearkiv (kartlagt 2005) Hole bygdearkiv (kartlagt 2005) Ål bygdearkiv (kartlagt 2005) Eiker Arkiv avdeling Vestfossen (kartlagt 2005) Eiker Arkiv avdeling Solbergelva (kartlagt 2005) Hemsedal bygdearkiv (kartlagt 2005) Hurum lokalhistoriske arkiv (kartlagt 2005) Lier historielag (kartlagt 2005) Hringariki, avdeling Veien Kulturminnepark Bergverksmuseet Blaafarveværket Cementmuseet Flesberg historielag Nore og Uvdal bygdearkiv Motorsportsmuseet i Lier Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek Statsarkivet i Kongsberg IKA Kongsberg Drammen Byarkiv 21

22 Vedlegg: Kart over Buskerud 22