SAKSFREMLEGG BEMANNING I FELLESTJENESTEN OG PLAN, BYGG OG GEODATA

Transkript

1 Behandles i: Formannskapet Kommunestyret BEMANNING I FELLESTJENESTEN OG PLAN, BYGG OG GEODATA Dokumentoversikt Dato Trykt vedlegg til BEMANNING I FELLESTJENESTEN OG PLAN, BYGG OG GEODATA SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER 1.1. Innledning Bemanningen knyttet til byggesak, plansaker og oppmålingssaker er ikke dimensjonert i forhold til det høye aktivitetsnivået kommunen nå opplever. Det vises til det usedvanlig store aktivitetsnivået knyttet til kommunale og private reguleringssaker, og til løpende behandling av enkeltsaker. Hvis kommunen skal greie å opprettholde et forsvarlig tilbud til næringsliv og innbyggere, må stillingsstrukturen endres. Siden kommunen tjenester på dette området finansieres av gebyrinntektene i henhold til selvkostprinsippet, kan denne vurderingen gjøres uavhengig av ordinær budsjettbehandling og betinger heller ingen endringer i kommunens handlingsprogram. Saken dreier seg om fellestjenesten og to av fagavdelingene innenfor resultatomådet plan, bygg, geodata. Det presiseres i denne sammenheng at kommunens kostnader til journalføring og arkivering av post med videre, som er organisert under sentraladministrasjonen, også inngår i selvkostberegningen når tjenesten er knyttet til plan, bygg og geodata Fellestjenesten Fellestjenesten ble opprettet i forbindelse med omorganisering av administrasjonen fra med 6,45 årsverk fordelt på 7 ansatte. Ved omorganisering og flytting/endring av oppgaver ble bemanningen først redusert til 4,8 årsverk pr , og til slutt med ytterligere 60 % fra juni Etter dette var det 4,2 årsverk med følgende bemanning i tjenesten: Leder 100 % Arkivansvarlig 100 % Politisk sekretær 100 % Sekretær 100 % Sekretær 20 % Fellestjenesten har følgende hovedarbeidsområder:

2 Post/journalføring for alle resultatområder Dagligarkiv og fjernarkiv Politisk sekretariat/valgarbeid Felles innkjøp av kontormateriell Hovedansvar for kommunens elektroniske saksbehandlingssystem Fra juni 2006 ble det innført skanning av all inngående post i kommunen for å effektivisere saksbehandlingen, og samtidig for å få elektronisk lagring av alle inngående dokumenter. For arkivet/fellestjenesten medførte denne gjennomføringen en betydelig økning i arbeidsmengde. Anslagsvis tar det dobbelt så lang tid å registrere post når alt skal skannes. Det er en kjent sak at innføring av skanning gir effektivisering totalt i organisasjonen, men betyr merarbeid for arkivet. For å takle denne omleggingen, ble det engasjert en prosjektmedarbeider i 100 % stilling ved oppstarten med skanning av post. Det viste seg fort at denne stillingen var nødvendig å beholde for å få unna daglig journalføring. Stillingen er nå fast fra og fellestjenesten har til sammen 5,2 stillingshjemler. Journalføring av post er en krevende oppgave, da man må ha svært god kjennskap til organiseringen i kommunen og saksområder. Registrering for PBG er spesielt utfordrende, og journalførere må ha spesialkompetanse, samt kjenne til hvordan saker av ulike typer behandles. Det er derfor også vanskelig å skaffe kvalifisert vikar ved eventuelle fravær. Godt og vel 50 % av det som journalføres av arkivet tilhører området PBG, og ettersom byggevirksomheten i kommunen øker, øker også arbeidsmengden totalt for arkivet. For februar måned viste logistikken at det var innkommet 339 poster/saker til PBG og at 301 av disse postene var journalført. Det vil si et etterslep på 38 saker/poster i løpet av en måned. Journalføringen for de øvrige resultatområdene hadde et etterslep på over 200 poster pr Det er ikke mulig å fortsette med denne ensidige prioriteringen av PBG, da det medfører en uholdbar opphopning for de øvrige resultatområdene. Konsekvenser ved for sen journalføring kan for PBG bety tap av gebyrer og generelt forsinkelser i saksbehandlingen. Ved fellestjenesten har det vært en del sykefravær i de siste par årene, og dette har dessverre medført at journalføring av post får et etterslep som nevnt ovenfor, og som til tider blir uforsvarlig stort. Tjenesten er ikke bemannet for å takle verken sykefravær, avspasering av overtid/møtetid eller full ferieavvikling. Fellestjenesten har også etter hvert flere medarbeidere over 60 år, og det medfører økt ferietid totalt. En såpass presset arbeidssituasjon over lang tid er krevende og stressende for de ansatte, noe som igjen kan være årsak til økt sykefravær. I lengden er dette en uholdbar situasjon. Stortinget har i plan- og bygningslovens 109 gitt kommunene anledning til å dekke inn sine kostnader og det heter bl.a.: Ved regulativ kan fastsettes gebyr til kommunene for behandling av søknad om deling, tillatelse, kontroll, utferding av attester og for andre arbeid som det etter denne lov, forskrift eller vedtekt påhviler kommunen å utføre. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand etter 97 nr. 2 første ledd.

3 I rundskriv fra KS er det beskrevet hvilke utgifter kommunen kan regne inndekket i gebyrene som selvkost. Dette gjelder for eksempel lønninger og sosiale utgifter for saksbehandlere, kontorhold, intern juridisk bistand, programvare for sak/arkivsystemer og bistand i forbindelse med journalføring av post/byggesaker. Statens bygningstekniske etat (BE) er et direktorat under Kommunal og regionaldepartementet. BE har i flere sammenhenger uttalt at kommunene har muligheter til å tilpasse gebyrene etter selvkostprinsippet og aktiviteten slik at bemanningen er tilfredsstillende og alle lovpålagte frister og arbeidsoppgaver i henhold til plan- og bygningsloven og forvaltningsloven overholdes Planavdelingen Planavdelingen har i dag følgende bemanning: Plansjef med lang relevant erfaring. Kommuneplanlegger med lang erfaring. Arealplanlegger, som inntil 2006 hadde lang relevant erfaring. Frem til har stillingen vært besatt av en nyutdannet person hvor tid går med til opplæring og utvikling. Stillingen har deretter vært utlyst to ganger. Det kan nå se ut til at stillingen blir besatt av nyutdannet arealplanlegger. I tillegg er det en spesialkonsulent i rådmannens stab som utfører mange oppgaver for planavdelingen og som har lang relevant erfaring. Produksjonen består av behandling av private planforslag, utarbeidelse av kommunens egne planer, samt andre oppgaver som blir lagt på avdelingen. Vedtatt planprogram med totalt forventet timeforbruk for fireårsperiodene er beregnet til: : : : : : Dette betyr at kommunestyrets forventede produksjon er blitt nesten tredoblet i løpet av fem år. De siste årene har det hopet seg opp en kø av ubehandlede oppgaver. En kø av uløste saker vil i seg selv kreve ekstra ressurser for å organisere køen. Ved full bemanning med erfarent personell i de eksisterende stillingshjemlene bør det være mulig å produsere opp mot timer effektivt i løpet av en fireårsperiode. Det må framover brukes ressurser for å få oppdaterte rutiner i forhold til ny programvare og mer effektiv saksbehandling av reguleringssaker, særlig med tanke på bruk av nyutdannet personale og evt. bruk av konsulenthjelp. Gebyrinntekter: 2005: ,-

4 2006: ,- 2007: ,- 2008: ,- Stipulert På bakgrunn av kommunestyrets prioriteringer, personellsituasjonen og stor pågang på saker er det fare for at deler av gebyrinntektene for 2008 går tapt fordi avdelingen ikke får behandlet sakene raskt nok. Rådmannen presiseres at det høye anslaget på gebyrinntekter er knyttet til det ekstraordinært høye aktivitetsnivået i Vestby. Det ser likevel ut til at aktivitetsnivået uansett vil være høyt de nærmeste årene Geodataavdelingen Geodataavdelingen har i dag slik bemanning: Geodatasjef med lang relevant erfaring. Overingeniør landmåling med lang relevant erfaring i 80 % stilling. Landmåler som er student ved UMB i ca. 20 % engasjementstilling. Overingeniør GIS ansatt 2006 med relevant erfaring. Overingeniør GIS i engasjement i 2 år, begynner Teknikker kart med lang relevant erfaring. Produksjonen består av behandling av delesaker etter plan- og bygningsloven. Oppmåling av tomter, grensejusteringer og fastsettelse av grenser i henhold til delingsloven, seksjonering, ansvar for drift og vedlikehold av alt kartverk med tilhørende programvare, ansvar for nykartlegging. Saksmengden på geodataavdelingen har økt tilsvarende som planavdelingen og byggesak, og av samme årsaker. Pågangen av saker de siste årene har vært så stor at avdelingen har hatt problemer med å få avsluttet sakene: Antall saker antall målebrev 1998: : : : : : : : : : Vedtak av nye planer fører til fradelig av nye tomter. Fradelinger og nybygging fører igjen til økt arbeid med ajourføring av kartverket. Ny matrikkellov er vedtatt og blir innført i mai 2008, med nye krav om tidsfrister på 12 uker for gjennomføring av oppmålingsforretning og frist for føring i matrikkel på 4 uker. Det vil bli stilt

5 krav til umiddelbar fullføring av matrikkelbrevet etter tinglysning. Den nye matrikkelloven medfører også at: Offentlige pålegg skal straks føres/endres i matrikkelen. Registrering av forurensing i eller på fast eiendom. Oppføring av kulturminner. Saker for jordskifteretten skal føres inn. Vedtak om ekspropriasjon skal føres inn. Innføring av begrepet arealoverføring med mye krav om dokumentasjon og innhenting av opplysninger og dertil bekreftelser fra panthavere, andre rettighethavere, kjøpesum evt. også konsesjon må legges ved. Krav til landmåler til å rydde opp i rettighetsforholdene. Alle adressevedtak må sendes ut på høring til berørte parter. Adresse må tildeles før igangsettingstillatelse gis. Samtidig med midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest skal det gis opplysninger om bygningens energibruk, oppvarming, og installasjoner som heis etc. Det fremkommer ovenfor at arbeidsmengden i forbindelse med utføring av lovpålagte oppgaver vil øke vesentlig ved innføringen av matrikkelloven i mai. Gebyrinntekter 2005: ,- 2006: ,- 2007: ,- 2008: ,- Stipulert 2. VURDERING Saksbehandlingstiden på byggesak er for tiden god men trues av for sen journalføring og arkivering av post, noe som betinger en styrkelse av merkantil funksjon. Denne merkantile funksjonen er i Vestby organisert under fellestjenesten i sentraladministrasjonen, men finansieres av byggesaksgebyrer i den grad arbeidet gjøres for byggesaksavdelingen. Rådmannen finner det helt nødvendig å styrke den merkantile funksjonen med en stilling og tillater seg å påpeke at dette bør gjøres raskt for å unngå kritiske situasjoner. Planavdeligen er den avdelingen innen resultatområde plan, bygg, geodata som for tiden har størst restanser. Bemanningen er for liten i forhold til oppgavene og bør styrkes med en arealplanlegger. Samtidig er gebyrinntektene innen plan de som svinger mest. Rådmannen har derfor vurdert å foreslå denne stillingen som et treårig engasjement. På den annen side har kommuen god erfaring med å nedbemanne når økonomi tilsier det. En fast stilling vil også lette rekruteringen. Bemanningen i geodataavdelingen bør økes med en landmåler. Kostnadene ved dette dekkes i eget budsjett. Denne stillingen vil i tilfelle erstatte dagens engasjementstilling på 20 %. 3. ALTERNATIVER

6 Kommunen kan velge ikke å styrke bemanningen. Konsekvensen vil kunne bli stort etterslep på saker, noe som vil gi dårlig service til innbyggere og næringsliv, samt tap av gebyrinntekter fordi sakene ikke blir behandlet i samsvar med de frister som er fastsatt i lov og forskrift. Alternativ i saken kan naturligvis også være å opprette ny stilling der det oppleves mest prekært, og la være å opprette ny stilling på andre områder, eller opprette stillinger som engasjementstillinger på de områder man tror aktivitetsnivået vil avta over tid. Det er imidlertid lite som tyder på at aktivitetsnivået vil avta vesentlig de nærmeste årene. 4. KONKLUSJON Det bør opprettes en fast stilling innen hvert av områdene fellestjenesten (finansiert med byggesaksgebyr), planavdelingen (finansiert med planbegyr), geodata (finansiert med oppmålingsgebyr). Forslagene betinger ingen endringer i kommunens handlingsprogram, men kan tvert i mot vurderes som nødvendig tiltak for å innfri målsettinger i vedtatt handlingsprogram. RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Det opprettes fast stilling som sekretær i fellestjenesten. Stillingen knyttes til byggesakområdet og finansieres med byggesaksgebyrer. 2. Det opprettes fast stilling som arealplanlegger i planavdelingen. Stillingen finansieres med plangebyrer. 3. Det opprettes fast stilling som landmåler i geodataavdelingen. Stillingen finansieres med oppmålingsgebyrer. Vestby, 11.mars 2008 Knut Haugestad rådmann