Tekstil til tapet og draperi til sikkerhetsrådssalen i FN-hovedkvarteret

Transkript

1 Tekstil til tapet og draperi til sikkerhetsrådssalen i FN-hovedkvarteret KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOA Del I og II SAKSNR. 11/14493 Side 1 av9

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 4 3. KOMMUNIKASJON 5 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 5. UTFORMING AV TILBUD 6 6. INNLEVERING AV TILBUD 6 7. BEHANDLING AV TILBUD 7 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 7 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING DISPOSISJON FOR TILBUDET AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG 9 Side 2 av9

3 1. INNLEDNING 1.1 Formål Utenriksdepartementet v/, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse, med sikte på å inngå en avtale om kjøp av stoff til tapet og draperi til sikkerhetsrådssalen i FN-hovedkvarteret. 1.2 Om oppdragsgiver Det Kgl. Utenriksdepartement (UD) med for tiden 110 utenriksstasjoner som inkluderer ambassader, representasjoner, delegasjoner og generalkonsulater, samt underliggende virksomheter utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som pr. i dag teller 1608 personer, hvorav 756 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 617 utsendte fra Norge sammen med ca. 900 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Mer informasjon om UD finnes på: er saksbehandler og budsjettansvarlig. Sissel Breie er Norges generalkonsul i New York. Generalkonsulatets embedsdistrikt inkluderer Connecticut, Delaware, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, Georgia, Illinois, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Tennessee, Vermont, Virginia and West Virginia 1.3 Behovsbeskrivelse Utenriksdepartementet skal anskaffe replika av vevet rayon tekstil til tapet og draperi i sikkerhetsrådssalen i FN-hovedkvarteret i New York, basert på Else Poulssons originale design. Tekstilet skal pakkes og sendes til Team Relocations AS, Grini Næringspark 1, 1361 Østerås innen 1. mars Forsendelsen skal merkes med Royal Norwegian Consulate General, 825 Third Avenue, 38th floor, New York, NY For nærmere beskrivelse av leveransen, se kravspesifikasjonen i bilag 1 til kontrakt. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA) av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Side 3 av9

4 Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 1.5 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres i Doffin. 1.6 Anskaffelsens verdi Estimert verdi på anskaffelsen er NOK ekskl. mva. Dette er et estimat som er gjort på bakgrunn av tidligere tilsvarende leveranse, og er således ikke bindende for oppdraggiver. UD ønsker opsjon på tilleggskjøp på tekstil. Opsjonen gjelder både beløp utover angitte kostnadsramme og kontraktens varighet. 1.7 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlagt (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag. o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget o Bilag 2 Konsulentens besvarelse på bilag 1 o Bilag 3 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 4 Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen Kontrakt er egenutviklet for kjøp av tapet og draperi i sikkerhetsrådssalen i FN-hovedkvarteret. Tilbyder bes om å fylle ut bilag 2 og Annet Det kreves ikke sikkerhetsklarering. Dersom leverandør i sitt løsningsforslag baserer seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene (se pkt.9), skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er 3. januar 2012 klokken 15: Tilbudsfrist Spørsmål vedrørende denne anskaffelsen må rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver innen 6. oktober 2011 klokken 12:00. Side 4 av9

5 Tilbudsfrist er klokken 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 2.3 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å stille spørsmål kl 12:00 Tilbudsfrist kl 12:00 Evaluering Uke 41 / 42 / 43 Innstilling og meddelelse Klagefrist for tilbydere kl 15:00 Kontraktsinngåelse Uke KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer 11/09811 pr. e-post til Departementenes Servicesenter (DSS) ved Cecilie Ramse: Cecilie.Ramse@dss.dep.no. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer når det gjelder anbudskonkurransen enn det oppgitte kontaktpunktet. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon vedrørende denne anskaffelsen, herunder tilbudet, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk i de tilfeller norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. Spørsmål og svar i anonymisert form vil bli ettersendt til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. Side 5 av9

6 4.2 Endringer Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, vil bli ettersendt per e- post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. Oppdragsgiver kan bare foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, gir oppdragsgiver forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere varsles om forlengelsen. 5. UTFORMING AV TILBUD 5.1 Tilbudet Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud eller deltilbud. 5.2 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 5.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 6. INNLEVERING AV TILBUD Tilbudet skal leveres til: Departementenes Servicesenter (DSS) Innkjøpsseksjonen (Depkjøp) v/ Cecilie Ramse Youngstorget 5 Oslo Ring på til 5 etasje på gateplan, eventuelt ta kontakt per telefon / Tilbudet kan sendes til: Departementenes Servicesenter (DSS) Innkjøpsseksjonen (Depkjøp) v/ Cecilie Ramse Postboks Dep 0032 Oslo Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbud skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Tilbud, saksnr. 11/14493 v/cecilie Ramse. Åpnes kun av adressat Side 6 av9

7 Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i en perm som er merket med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg leveres tilbudet på CD. Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. 7.2 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. 8.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Betalte skatter og avgifter Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. 8.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyder har et lovlig etablert foretak. Firmaattest eller lignende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 8.3 Vandel Leverandøren skal ikke være rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Egenerklæring om vandel. Side 7 av9

8 8.4 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke, må det foreligge en signert bekreftelse fra dette andre foretaket som forplikter dem ovenfor leverandøren. Denne skal være vedlagt søknaden. 8.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren må kunne vise til minst tre leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes leveranser av tilsvarende tekstil i henhold til de tekniske spesifikasjoner angitt i kravspesifikasjonen. Gjennomføringsevne til oppfyllelse av kontrakt. Beskrivelse av foretakets 3 viktigste oppdrag de siste 3 årene med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn, samt navngitt kontaktperson som referanse og tidspunkt for når oppdraget ble gjennomført. Videre skal omfanget av leveransen fremgå av referanselisten, og i den forbindelse er det ønskelig at det oppgis verdi på oppdraget. Leverandøren skal bruke bilder i vedlegg for referanse. Oversikt over leverandørens nåværende bemanning og eventuelle samarbeidspartnere. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt søknaden. 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges ut etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskriterier, med tilhørende prosentvis vekting som vist nedenfor totalt 100 %. Score for tildelingskriterium 1 og 2 vil bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. Laveste tilbuds pris scorer 10. De øvrige tilbudenes pris scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). 1. Funksjonsmessige egenskaper (vektes 80 %) 2. Pris (vektes 20 %) 9.1 Funksjonsmessige egenskaper Her gis poeng etter en helhetsvurdering av tilbudene, herunder; Grad av visuell og materiell likhet til originalstoffet. Side 8 av9

9 Stoffets dokumenterte funksjonsmessige egenskaper i henhold til kravspesifikasjonen i bilag Pris/Totalkostnad Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. totalpris på oppdraget, se bilag 5 til kontrakt. Det skal i tillegg oppgis pris per meter for eventuelt tilleggskjøp. Denne prisen vil ikke være gjenstand for tildeling. 10. DISPOSISJON FOR TILBUDET Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Vandelsattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 årene med relevans for denne leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens kapasitet til å gjennomføre leveransen. 10. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Forbehold Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. Oppdragsgiver anser ikke å ha inngått noen bindende avtale før endelig kontrakt er signert Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse Kontrahering Bindende avtale er inngått først når kontrakten er signert av begge parter. Utkast til kontrakt følger i vedlegg VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Utkast til kontrakt med bilag HMS-erklæring Vandelsattest Side 9 av9