INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT SAMEIERMØTE I ULLERNÅSEN BOLIGSAMEIE

Transkript

1 INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT SAMEIERMØTE I ULLERNÅSEN BOLIGSAMEIE Innkalling til ekstraordinært sameiermøte tirsdag 12. januar 2016 kl 17.30, Auditoriet Lilleaker skole, Lilleakerveien 49, Oslo Mer info på 1

2 INNHOLD 1. Innkalling til ekstraordinært sameiermøte, jf. vedtektene Styrets sammendrag og anbefaling med forslag til vedtak. 3. VEDLEGG a. Vedlegg 1: Oversikt over kostnader for de enkelte tiltak mot budsjett. b. Vedlegg 2: Oversikt over merkostnad per seksjon med beløp for opprinnelig plan for innbetaling juni 2016, samt maks beløp ved innkalling av 7,5 mill. kr. 2

3 1. INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT SAMEIERMØTE Styret i Ullernåsen boligsameie finner det nødvendig å innkalle til ekstraordinært sameiermøte. Det vises i denne sammenheng til sameiets vedtekter 11. Ekstraordinært sameiermøte avholdes 12. januar 2016 kl på Lilleaker skole i Oslo. Dersom du ikke har anledning til å møte, kan det gis fullmakt til en bekjent/nabo/ styrerepresentant/daglig leder eller seksjonseier kan være representert ved hjelp av annen fullmektig. Til behandling foreligger: 1. Konstituering a. Valg av møteleder b. Opptak av navnefortegnelse (skjer ved inngangen) c. Valg av referent og minst én person til å underskrive protokollen sammen med møteleder d. Spørsmål om hvorvidt møtet er lovlig innkalt e. Godkjenning av dagsorden f. Valg av tellekorps 2. Orientering om rehabiliteringsfase 1 og planer for den videre fremdrift 3. Forslag til vedtak: FORSLAG OM INNKALLING AV EKSTRA KAPITAL BEGRENSET OPPAD TIL 7,5 MILL. KRONER (jfr. pkt. 2 C, side 7) Oslo, 30. desember 2015 Styret, Ullernåsen boligsameie Ragnvald Nærø/s/ styreleder Hallvard Bragge/s/ Per Erik Kise Larsen/s/ Synnøve Ek Havnevik/s/ Alf Magnus Reistad/s/ Vermund Nilsen/s/ Vedlagte registreringsblankett fylles ut og leveres ved inngangen. 3

4 2. STYRETS SAMMENDRAG OG ANBEFALING MED FORSLAG TIL VEDTAK A. Sammendrag og bakgrunn for innkallingen Oppsummering av gjennomførte tiltak Arbeidene knyttet til fase 1 i rehabiliteringsprosjektet går nå inn i sitt avsluttende halvår. Fremdriften er per i dag god selv om vi er blitt noe forsinket som følge av problemene som i november ble avdekket på de fire siste blokkene. Alt ligger til rette for at vi skal bli ferdig med fase 1 til sommeren. Gavlvegger er ferdige, siste tak ferdigstilles nå i januar. Vinduer og terrassedører er skiftet, betongrehabiliteringen i garasjene er gjennomført, og langvegger med kledning og betongreparasjoner er snart gjennomført på fem av byggene. I tillegg til dette oppgraderes i disse dager både stigeledninger og strømskap så vel hovedsikringsskap som sikringsskap til den enkelte leilighet. Videre er vi blitt pålagt å ha brannvarslingsanlegg i garasjene, dette er nå på plass. Det forventes at mange av oss vil kjøpe el-bil i årene som kommer, derfor er det som skissert for fase 1 laget ferdig opplegg for ladepunkter til el-bil. Etter anbefaling fra både Selvaag Prosjekt (SP) og Byggherrekomiteen (BHK), valgte styret å fremskynde rehabiliteringen av garasjehimlingene som egentlig lå i fase 2. Dette som en konsekvens av at vi i sum så at dette ville gi en god kost/nytte-effekt for sameiet. Med dette ble også vesentlige deler av VVS og elektriske installasjoner i disse himlingene fornyet. Under arbeidene med de ulike tiltak har det kontinuerlig vært problemstillinger som styret, etter råd fra SP og BHK, har måttet vurdere på nytt og beslutte hvordan vi skal håndtere på best mulig måte. Et så stort og komplekst prosjekt vil ikke være mulig å forutsi i detalj, men vi har så langt klart å håndtere dette innenfor rammen av budsjett og foreslåtte tekniske og byggmessige løsninger. Underveis har det også dukket opp forhold der vi har vært nødt til å foreta enkelte endringer ut fra en helhetsvurdering med fokus på kost/nytte-verdi, samt hva som opprinnelig ble besluttet av sameierne. Et eksempel på dette er beslutningen om å skifte ut samtlige vinduer i gavlveggene til vinduer med aluminiumsrammer for i fremtiden å slippe vedlikehold på disse veggene. Sameierne har vært holdt orientert om status og forventet progresjon gjennom månedlige rundskriv, Åpent hus/egne informasjonsmøter samt informasjon lagt ut på våre hjemmesider. Resterende arbeider frem mot ferdigstillelse av fase 1 I prosjekteringsfasen i forkant av styrets saksfremlegg til sameierne våren 2014, ble det lagt til grunn ulike forutsetninger som grunnlag for de kommende tiltak. Ett av disse var at bygg 1, 3, 4 og 9 som Brødr. Nilsen tidligere delvis har rehabilitert, var antatt å være i vesentlig bedre stand enn de fem øvrige bygg hva gjaldt betong og langvegger, samt antatt å ville bli mindre konstnadskrevende hva gjaldt generell vindusskifting. Dette ble hensyntatt i Selvaags kostnadsestimater for det endelige budsjett på 150 millioner kroner. Når vi nå har kommet frem til detaljprosjektering og forberedelse til gjennomføring av de ovennevnte tiltak, har det imidlertid vist seg at tilstanden på bygg 1, 3, 4 og 9 dessverre er dårligere enn forutsatt i den innledende prosjektering. 4

5 Betongskadene på de fire nevnte bygg er altså vesentlig mer omfattende enn antatt. Det er skader som skyldes manglende membranlegging i boder og vannrenner, feil i fall for vannavrenning, feil utførte bodreparasjoner, samt at betongskader i skiver og blokkforskyvninger er av et større omfang enn antatt. Disse skadene har ikke vært mulig å avdekke i sin helhet før stillasene nå er kommet opp og en full inspeksjon har vært mulig å gjennomføre. Betongrehabiliteringen har vært et av de viktigste tiltak i prosjektet og et kostnadskrevende sådant. Når blokk 3, 4 og 9, som også er de største byggene, har større skader enn forutsatt, medfører betongrehabilitering for å sette disse i lik stand som de øvrige, en vesentlig økning av de tidligere budsjetterte kostnader. Hva gjelder blokk 1, er standarden på denne noe bedre enn på byggene 3, 4 og 9. Dette kommer i tillegg til at den samlede kalkulerte vindusutskiftning som er gjennomført, og som i presentasjonen av fase 1 ble anslagsberegnet til 60 % av totalt antall vinduer, endte med at langt flere vinduer enn estimert ble skiftet. Alle vinduer eldre enn 1. januar 2007 er skiftet. I tillegg har utskifting av vinduer medført økte kostnader knyttet til utfôringer og listverk. Totalt er merkostnaden på denne posten alene vel 5 millioner kroner. Ved å kutte i andre poster, benytte hele uforutsettposten og ta tiltak planlagt for fase 2 over driften/egenkapitalen, har vi likevel ligget an til å komme i mål med fase 1 innenfor rammen på 150 millioner kroner. Men merkostnaden for betongrehabiliteringen av de fire siste blokkene bidrar allikevel til at den øvre budsjettgrensen for prosjektet vil bli overskredet. Dette er bakgrunnen for at styret har besluttet å kalle inn til ekstraordinært sameiermøte. Behov for innkalling av ekstra kapital I styrets vurdering av den nåværende situasjon, er det lagt til grunn at et ferdig resultat av fase 1 må tilfredsstille de forutsetninger sameierne la til grunn for sitt tidligere vedtak i sameiermøtet våren Styret har hele tiden hatt fokus på å gjennomføre det som var grunnlaget for sameiernes vedtak. Prinsippet om kost/nytte, samt størst mulig grad av likhet i kvalitet for alle sameiere, har vært grunnleggende for styrets arbeid. Styret er av den oppfatning at dette også må ligge som vårt grunnleggende prinsipp når vi nå går inn i avslutningen av fase 1, selv om dette, slik beskrevet over, vil kreve ekstra kapital fra sameierne. Styret ønsker å unngå at det er ulikheter i standard byggene imellom, og at sameiet om få år igjen må ta kostnadene og ulempene med en kostbar betongrehabilitering. Styret har vedlagt denne innkallingen en økonomisk oversikt over de ulike tiltakene i fase 1, hva disse opprinnelig var budsjettert til, og hva som enten er regnskapsført eller estimert sluttkostnad for tiltaket. I oversikten vises også kostnader knyttet til fase 2 som er gjennomført som del av fase 1, og som vil bli belastet driftsbudsjettet. I siste kolonne vises avvikene og hvordan dette i sum slår ut for vår økonomi. Økte kostnader for ferdigstillelse av fase 1 knytter seg i det alt vesentlige til tiltakene generell vindusutskifting for hele sameiet, og betongrehabilitering av blokkene 1, 3, 4 og 9. Gitt sameiets tilslutning til innkalling av ekstra kapital, vil sistnevnte i sin helhet dekke de sist påløpte merkostnader som knytter seg til betong-/fasadearbeidene på de nevnte blokker. Avtalt kostnad med entreprenør for arbeidet er netto kr , inkludert påslag og 5

6 merverdiavgift en total kostnad på 7,5 millioner kroner, eller 5 % av den totale entreprisen for prosjektet i fase1. Når styret foreslår for sameierne en innkalling av inntil 7,5 millioner kroner, skyldes dette at det i sluttfasen av prosjektet kan ligge besparelser innenfor enkelte kostnadsområder som kan redusere behovet for ekstra kapital. Styret vil i så fall kunne avregne og redusere den siste innbetalingen av kapital (se Vedlegg 2 som viser maksbeløp per seksjon ved innkalling av 7,5 millioner kroner). Sameiets egenkapital Som nevnt over er ulike tiltak utenfor fase 1 blitt utført enten som en konsekvens av andre tiltak i fase 1, eller som en forskuttering av fase 2. Den samlede kostnaden for tiltakene er vesentlig, og gir føringer for de videre arbeider sameiet har planlagt gjennomført i fase 2. Blant disse inngår utbedring av uteområdene, oppussing av oppganger, og ikke minst rehabilitering av stigeledninger for vann som viktige poster. En sikring av strømkapasiteten til sameiet er også tenkt løst i fase 2 gjennom boring etter grunnvarme og/eller montering av solcellepaneler på takene. Dette er tiltak som vil være nødvendig på sikt. Prioriteringene av de ulike tiltak er tidligere skissert for sameierne, men tidspunkt for gjennomføring vil være avhengig av blant annet økonomi og av hva som ønskes prioritert (se for detaljer PROSPEKT FOR VEDLIKEHOLD OG OPPGRADERING AV ULLERNÅSEN BOLIGSAMEIE , jfr. innkalling til sameiermøte 12. mars 2014, eller direkte Sameiets forestående beslutning om innkalling av ekstra kapital vil i så måte være en av de viktigste beslutningene hva gjelder fremdrift og gjennomføring av fase 2. Styret holder fast på prinsippbeslutningen om å dekke kostnader i fase 2 gjennom ordinær drift. Alternativet til innkalling av ekstra kapital nå er å skyve fullføringen av fase 2 mange år frem i tid samt en mange års utsettelse på å starte oppbyggingen av et vedlikeholdsfond for Ullernåsen boligsameie. B. Styrets anbefaling Styret erkjenner at ekstra innkalling av kapital kan gi en økonomisk belastning for den enkelte sameier. Styret har derfor jobbet med ulike alternativer/scenarier for å finne løsninger som ikke vil kreve en ekstra innkalling av kapital, blant annet: * Å redusere kvaliteten på de gjenstående arbeider, ved å kun gjennomføre helt nødvendige tiltak * En utsettelse av arbeidene på enkelte av blokkene inntil vi igjen har en tilfredsstillende egenkapital til å dekke kostnadene gjennom driften * Bruk av all inneværende egenkapital for om mulig å dekke alle de ekstra kostnadene gjennom driftsbudsjettet nå. Styret er av den oppfatning at ingen av disse alternativene er gode for sameiet, og slike løsninger strider med de prinsipper som sameierne selv la til grunn for vedtaket om rehabilitering; fokus på kost/nytte-effekt, samt størst mulig grad av likhet for alle seksjonseiere. 6

7 Styrets anbefaling er dermed at sameierne vedtar en ekstra innbetaling av kapital på inntil 7,5 millioner kroner. Denne løsningen vil gjøre det mulig for sameiet å opprettholde en tilfredsstillende egenkapital og gå i gang med fase 2 så snart som mulig om enn noe forsinket. På sameiermøtet vil styret presentere en oppdatert langtidsplan basert på et positivt vedtak. Under enhver omstendighet vil allikevel sluttidspunkt for fase 2, slik omstendighetene er nå, bli forskjøvet fra 2020 til Den ekstraordinære innbetalingen vil bli lagt til siste innbetaling av avdrag etter den opprinnelige planen, med forfall ultimo juni Hvordan dette slår ut for den enkelte sameier, fremgår av vedlegg 2 til innkallingen, der kostnadene i likhet med ved øvrige innbetalinger er fordelt per seksjon etter verdien på utgangsskjøtene, jf. vedtektene 3. Flertallskrav Vedtektene 13 jf. eierseksjonsloven 30 fastsetter hva som kan avgjøres av sameiermøtet med kvalifisert eller simpelt flertall. For beslutning om påkrevd finansiering av et allerede vedtatt tiltak (fase 1) legger styret til grunn at det er tilstrekkelig med simpelt (overveiende) flertall av de fremmøtte stemmer for å konstatere at det foreligger et lovlig fattet vedtak. C. Forslag til vedtak FORSLAG: Sameiet gir sin tilslutning til styrets forslag om ekstraordinær innkalling av et beløp oppad begrenset til 7,5 millioner kroner fra sameierne. Beløpet skal dekke betongrehabilitering av blokk 1, 3, 4 og 9 som forutsatt ved tidligere avstemning. Kostnadene fordeles mellom seksjonene etter verdien på utgangsskjøtene, jf. vedtektene 3, og forfaller til betaling ultimo juni

8 3 a: VEDLEGG 1: OVERSIKT OVER DE ENKELT TILTAK MOT BUDSJETT 8

9 3 b: VEDLEGG 2: OVERSIKT OVER MERKOSTNAD PER SEKSJON MED BELØP FOR OPPRINNELIG PLAN FOR INNBETALING I JUNI 2016 SAMT MAKS BELØP VED INNKALLING AV 7,5 MILL. KR. 9

10 Mer info på 10