Nåværende Hemne kommune består av deler av 4 tidligere kommuner Hemne Vinje Heim Snillfjord.

Transkript

1 Hemne kommune - arkivplan Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jfr. Kommunelovens 23. Dette ansvaret er i Hemne kommune delegert til Stabsleder v/arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet. Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettleiing, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av arkivloven. Dette er en administrativ håndbok med oversikt over Hemne kommune sine historiske/nåværende arkiver og rutiner. Organisering/Ansvar Historie - Hemne kommune Historie - Hemne kommune Nåværende Hemne kommune består av deler av 4 tidligere kommuner Hemne Vinje Heim Snillfjord. Hemne ble eget prestegjeld i Tidligere var det sammen med Hitra og Frøya. 1837: Kommunalt selvstyre ble innført og Hemne prestegjeld vart en samlet administrativ enhet (Formannskapslova vart sett i verk). Valg i Hemne hovedsogn på Holla, den 09.juni Valg for Vinjefjordingene året etter (Vinje sokn hørte til Vik tinglag på Nordmøre enda). Formannskap og representanter vart valgt hver for seg. Annen hvert år sto halvparten på valg, slik at hvert medlem fikk en periode på minst fire år. Denne ordninga varte til Communebestyrelsen møttes gjerne en tre-fire ganger i året. Fra 1838 til1911 var Hemne, Vinje, Snillfjord og Heim en kommune. Stor Hemne fra 1837 blir splitta i fire små kommuner: - 25.juli 1910 vart Heim sokn oppretta som egen kommune (del av dagens Snillfjord og Hemne kommune) - 01.juli 1924 vart Vinje sokn oppretta som egen kommune(del av dagens Hemne kommune) - 01.juli 1924 vart Snillfjord oppretta som egen kommune(del av gamle Hemne herred) I 1964 ble det kommunesammenslåing igjen. Deler av Heim kommune, det av tidligere Heim som ligg på Hemnesiden av Hemnefjorden(vestre del av Heim (gnr )), ble innlemmet i Hemne kommune. Den delen av gamle Heim kommune som ligg på Snillfjorden sin side av Hemnefjorden (Østre del av Heim), ble innlemmet i Snillfjord kommune. Hele Vinje kommune ble innlemmet i Hemne kommune. Noe fast kommunehus eksisterte ikke før på 1900 tallet Hevne sparebank ble bygget og den inneholdt kommune- og rettslokale, som ble det første faste lokale for den kommunale virksomheten. Administrativ organisering - historie

2 Administrativ inndeling/forandringer - ca år Fra 1600 bestod bygdestyringa stort sett av offentlige stillinger som lensmann og prest. I 1816 kom den første norske skoleloven. I 1837 vart Hemne prestegjeld ei samla administrativ enhet. Den bestod av Formannskap, som igjen bestod av formenn fra hver av prestegjeldets kirkesogn. Prestegjelda vart dermed automatisk Communebestyrelsesdistrikter. De gamle Ting lagene holdt seg enda en tid som administrative enheter, men etter hvert fikk di mindre å si, og til slutt kom de helt bort. Fagdepartementene for kommunene: Finansdepartementet, indrekontoret (5. kontor) Indredepartementet, kontoret for det indre Justis- og politidepartementet Innenriksdepartementet Justis- og politidepartementet Kommunal- og arbeidsdepartementet Kommuneadministrasjon: 1838 I grove trekk kan en si at kommuneadministrasjonen fra 1838 bestod av ordfører, kommunekasserer og formannskapssekretær. Sekretariatet i ulike styre, råd og utvalg bestod i sin helhet av utnevnte politikere. Ca 1960 Det ble innflytta i nytt kommunehus ca Nå begynner administrasjonen å bli litt større. Vi har Formannskapskontor, Kassererkontor, Teknisk kontor, Skolekontor (befinner seg på Sodin skole fram til ca 1975), Herredsagronom (har i to perioder vært statlig siste gang i perioden ), Sosialavdeling. Først på 60 tallet er mange avdelinger kun bemannet med en til to personer. Etter hvert øket bemanningen i kommunen. Administrativ leder i kommunen fra ca 1971, hadde tittel Kontorsjef. Tittel Rådmann, fikk vi først i Administrativ inndeling/forandringer fra år 2003 Kommuneadministrasjonen omorganiseres, Etater forsvinner og vi får Rådmann med stab på toppen med 15 stk resultatenheter. Nå er vi ca faste ansatte. 2007

3 Enheten for Sosial- og barnevern splittes. Stat og kommune oppretter en ny felles enhet NAV, som nå inneholder den kommunale sosialtjenesten i tillegg til arbeidsformidling og trygdekontor. Nye navn på enhetene er NAV og Barnevern. Vi har nå 16 enheter i kommunen September 2008 flytter landbruk og miljø fra Kultur, næring og landbruk - KNL, over til enhet for Tekniske tjenester Samme tidspunkt endret navnene for begge berørte enheter seg. Enhetene kalles nå for Kultur og Næring - KN og Teknisk, landbruk og miljø - TLM Desember 2011 splittes enheten Kultur og Næring - KN. Næring overføres til Rådmannens stab. Navnet for enheten endres til Kulturenheten. Arkiver i perioden i Hemne kommune Felles postmottak for hele kommunen: Arkivdeler som benyttes er: Eiendom 07 - sortert etter gnr.bnr. Oppvekst 07 - sortert etter alfabetisk etter-fornavn Emne 07 - sortert etter K-koder Personal - sortert etter alfabetisk etter-fornavn Plan 07 - planarkiv alfabetisk sortert etter plannavn I tillegg har følgende enhetene ulike fagsystemer som de selv fører post i: Kommunekassen; - Edb lønn/personal, Eik innkasso, Sofie Skatt Teknisk; - PA-KIS (proaktiv - for kommunale avgifter), GAB Sosial; - BVPRO (barnevern) og SOSIO (sosialsaker) Skolene; - WIS SKOLE (registrering av elever/foresatte) Helsesenteret; GERICA (klient/brukerprogram), WINMED - (pasientjournal), Skolene; - WIS SKOLE (registrering av elever/foresatte) PPT; - PPI (ppt saker) Politisk organisering - historie Politiske utvalg for perioden Her ligg en samlet oversikt over alle politiske utvalg og styrer, råd og nemnder i denne perioden.

4 Styrer, råd og utvalg i perioden Barnehagene i Hemne. Kommunens repr. Haugatun Barnehage: Medlem: Åse Torevik Varamedlem: Ole S. Opsal Labbetuss Barnehage: Medlem: Bente S. heimsbakk Varamedlem: Tanja Solem Regnbuen Barnehage: Medlem: Ellbjørg Skinderhaug Varamedlem: Ole J. Helland Dyrevernsnemnd. For Meldal/Hemne/Snillfjord. Medlemmer: 1. Ole Forren 2. Lars Magne Lund 3. Gretha Loe Varamedlemmer:

5 Åse Mjønes Snorre Skarstad Eldreråd. 1. Ellbjørg Skinderhaug I tillegg kommer repr. fra pensjonistfor. i kommunen Personlige varamedlemmer: 1. Ingeborg Volden I tillegg kommer vararepr. fra pensjonistfor. i kommunen Hemne kommunes repr. i fellesråd for Hemne, Heim og Vinje menigheter. Medlem: Gudbjørn Singstad Varamedlem: Ellbjørg Skinderhaug Forliksrådet. Medlemmer: 1. Per Dalum (leder) 2. Marit Lian 3. Eldbjørg Skinderhaug ble vedtatt valgt inn i KS-52/09 i stedet for Anne Karin Nyrø, som fikk fritak fra samme sak. Pers. varamedlemmer: 1. Ingun Øyasæter 2. Svein Waade 3. Geir Morten Oddebug ble vedtatt valgt inn i KS-52/09 i stedet for Ellbjørg Skinderhaug, som ble valgt som medlem i samme sak. Kommunalt råd for funksjonshemmede. Medlemmer:

6 Randi Eli (leder) John Anders Moe (nestl.) 3 medl. oppnevnt av Rådmann I tillegg medl. fra følgende organisasjoner: Blindeforbundet Revmatikerforeningen Handikaplaget Mental Helse, LHL HAMOS. Kommunens repr. i det interkomm. renovasjonsselskapet. Representantskapet: Ståle Vaag Varamedlem: Gudbjørn Singstad Klageorganet: Medlem Gunnar Hynne Varamedl. Per E. Bjerksæter Styret: Medlem Åse Torevik Varamedl. Oddlaug B. Brekken Heimevernsnemnd. Lars O. Størset Inge Heimsbakk Hemne Kraftlags repr.skap, valgt av Hemne kommune. 1. Ståle Vaag

7 2. Oddlaug B. Brekken 3. Gunnar Hynne 4. Erik Snekvik 5. Tanja Solem Varamedlemmer 1. Geir Rostad 2. Gudbjørn Singstad 3. Frank Solem Innkvarteringsnemnder. A: Krets Kirksæter-Holla: Reidar Schei, leder Hans P. Hanssen Helen R. Sødahl Vigdis Nordal B: Krets Alstad-Kjønsvik: Gunnar Bjørkøy, leder Jostein Kjønsvik Astrid Kolstø Oddan C: Krets Hemneskogen: Johan A. Lian, leder Hanna S. Ness Anne K. Nyrø D: Krets Bjerkan-Eide-Likroken. Jorun Hunnes, leder Kristian Sættem

8 Magnar Hårstad Odd J. Nybjerkan E: Krets Hofset-Vinjeøra. Bjørn Horsberg, leder Thor Sødal Lars Vassli Kari Størset F: Krets Svanem-Taftø. John A. Vaagan, leder Ingeborg Volden Else Taftø G: Krets Stamnesdalen. Ingvild Haugen, leder Torleif Stamnes Lars A. Belsvik Jordskiftemeddommere til utvalg for jordskiftesaker. Jon Stølen Else Marie Klungervik Per Lernes Lillian E. Ven Britt Sagør Per Dalum Olav Torevik Rolf Stamnestrø John O. Vaagan

9 John Aa Odmund Svanem Hanna S. Ness Anders Størset Ottar Heim John Kårøy Nils Slupphaug Torill Liabø Geir M. Oddebug Gunn Stolsmo Åse Torevik Kontrollutvalg. Medlemmer 1. Geir Rostad (leder) 2. Erik Snekvik ble vedtatt valgt inn i KS-112/08 - Arne M. Lervik - tidligere nestleder i Kontrollutvalget, ble valgt inn som medlem i livsløp i samme sak) 3. Ellen Ødegaard Varamedlemmer For nr. 1: Kjell Øyasæter For nr. 2: Eldbjørg Røstvold For nr. 3: Jorulf Gumdal Utvalg for lagrettemedlemmer og meddommere

10 Menn: Geir Morten Oddebug Egon Ringseth Jon Anders Schei Kvinner: Randi Eli Johanne Løfaldli Oddbjørg Bakk Meddommere Sør- Trøndelag tingrett Menn: Rune Bakken Per Olav Lund Roar Svanem Arild Lernes Gunnar Hynne Kvinner: Mona S. Johansen Åse Torevik Renate Halseth Ellbjørg Skinderhaug Marit Lian Overformynderi 1. Gustav Gundersen (leder)

11 2. Johan Stølan Pers. varamedlemmer: 1. Ole Kristian Gravdal 2. Ingvar Nilsen Overskattetakstnemnd (Eiendomsskatt) 1. Erik Snekvik 2. Tanja Solem 3. Hanna S. Ness 4. Jostein Folgerø (leder) 5. Anne M. Strand 6. Jan Hammerdal Pers. varamedlemmer: 1. Einride Snekvik 2. Per Olav Lund 3. Anne Tove Slupphaug 4. John A. Stallvik 5. Ester Heim 6. Ole Steinar Opsal Plannemnd nytt rådhus. Rådmann Komm.sjef Oddbjørn Berg Medl. Hemne formannskap Tillitsvalgte Skattetakstnemnd

12 (Eiendomsskatt). Medlemmer: 1. Unni Ellefsen 2. Lars O. Dalum (leder) 3. Ove Røstvold Pers. varamedlemmer: 1. Anne Mari Øyan 2. Gunnar Hanssen 3. Kjell Øyasæter Skjønnsmannsutvalg. Odd Magne Hallan Marit Moe Berg Jon Stølen Per Olav Lund Marit Lian Wenche S. Hansen Lars Oddbjørn Størset Vara: Åse Torevik Hanna S. Ness Skolenes samarb.utvalg. Kommunens representanter. Sodin skole: Oddlaug B. Brekken Vara.: Ingvild M. Haugen Svanem skole:

13 Renate Halseth Vara.: Oddbjørg Bakk Vinjeøra skole: Johanne Løfaldli Vara.: Marit Lian Sparebanken Hemne Kommunens repr. i forstanderskapet. Medlemmer: Odd Jarle Svanem Mona S. Johansen Oddlaug B. Brekken Egon Ringseth Varamedlemmer: Johanne Løfaldli Harald Kårøy Styringsgruppe skole- utbygging. Hovedutvalg for Livsløp fungerer som styringsgruppe Tilflyttingsnemnd. Randi Lernes, leder Sissel Schei Svein Moe, sekr. Trønderenergi, komm. repr. i representantskapet. Ordfører Ståle Vaag Vara.: Varaordf. Gudbjørn Singstad Viltnemnd.

14 Medlemmer: 1. Ole Ledahl (leder) 2. Hanna S. Ness 3. Einar Bugten (nestleder) 4. Johan Skinderhaug 5. Anne Karin Hofset Pers. varamedlemmer: 1. Geir Morten Oddebug 2. Robert Haugen 3. Ingun Øyasæter 4. Frank Solem 5. Erik Barhals Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS Medlem: Gudbjørn Singstad Varamedl.: Oddlaug B. Brekken Representant Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Medlem: Egon Ringseth Varamedl.: Per Erik Bjerksæter Kommunestyrets medlemmer i perioden ARBEIDERPARTIET: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Ståle Vaag Hallvard K. Løseth 2. Ola Erik Røttereng 3. Ellbjørg Skinderhaug 4. Oddlaug Børset Brekken Inge Heimsbakk Wenche S. Hansen Bente S. Heimsbakk

15 5. Rune Bakken Marte Lund 6. Ingvill J.M. Haugen 7. Geir Morten Oddebug 8. Per Erik Bjerksæter 9. Randi Synnøve Eli 10. Ellem Marie Ødegård Mona S. Johansen Ole J. Helland Harald H. Kårøy Monica H. Lundgård Hege A. Melvold 11. Anne S. Steinveg 12. Odd-Magne Hallan 13. Johan M. Skinderhaug HEMNELISTA: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Egon Ringseth Kathrine Ø. Hageskal 2. Marit Lian Jan E. Lian 3. Marit I. Moe Berg 4. Einar M. Bugten 5. Knut Gunnes SENTERPARTIET: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Gunnar N. Hynne Roar L. Svanem 2. Åse Torevik Bjørn E. Hageskal 3. Ole Steinar Opsal Rannei Fredriksli 4. Jon Stølen Lindis O. Korsnes 5. Johanne Løfaldli 6. John Anders Moe Torleif Stamnes John A. Schei 7. Anne K. Mathisen 8. Magnar Hårstad 9. Asbjørg Sæterbø HØYRE: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Renate Halseth 2. Arne Morten Lervik Erik Snekvik Einride Snekvik 3. Svein Waade 4. Jan Schei

16 5. Roger Lernes KRISTELIG FOLKEPARTI: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Gudbjørn Singstad Anne T. Slupphaug 2. Nils E. Lidal 3. Hanna S. Ness 4. Knut J. Singstad FREMSKRITTSPARTIET: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Tanja Solem Oddbjørg Bakk 2. Erik Bakken (Utmeldt av FRP etter valget) Per O. Lund 3. Frank Solem 4. Stig Lernæs 5. Gunn S. Stolsmo Formannskapet i perioden Formannskapet og Planutvalget var to utvalg med samme personene, i perioden 2007 t.o.m Fra denne datoen ble Planutvalget nedlagt og Formannskapet overtok behandling av sakene for dette utvalget. Fra ble formannskapet utvidet med 2 medlemmer. Nr. Medlemmer: 1. Ståle Vaag (ordfører) 2. Gudbjørn Singstad (varaordfører) 3. Oddlaug Børset Brekken Nr. Varamedlemmer 1. Rune Bakken 2. Ingvill M. Haugen 3. Geir M. Oddebug 4. Ellbjørg Skinderhaug 4. Randi Eli 5. Per Erik Bjerksæter 6. Hallvard Løseth 5. Gunnar Hynne 1. Jon Sølen 6. Åse Torevik 2. Ole Steinar Opsal 3. Johanne Løfaldli 7. Egon Ringseth 1. John Anders Moe 8. Tanja Solem 2. Marit Lian 9. Arne Morten Lervik 3. Renate Halseth Driftsutvalg i perioden Driftsutvalg - erstatter TLM og Livsløp fra Medlemmer:

17 1. Jon Sølen (leder) - SP 2. Ola Erik Røttereng - AP 3. Randi Synnøve Eli - AP 4. Rune Bakken - AP 5. Ingvild Haugen - AP 6. Geir Morten Oddebug - AP 7. Johanne Løfaldli - SP 8. Ole Steinar Opsal - SP 9. John Anders Moe - SP 10. Marit Lian - HL 11. Renate Lyse Halseth - uten parti Varamedlemmer: For AP og Krf: 1) Bjerksæter, Per Erik 5) Lidal, Nils Erling 2) Løseth, Hallvard 6) Johansen, Mona S. 3) Slupphaug, Anne Tove 7) Helland, Ole J. 4) Heimsbakk, Bente S 8) Åsmul, Asbjørn For SP: 1) Svanem, Roar 2) Korsnes, Lindis 3) Hageskal, Bjørn Even 4) Sæterbø, Asbjørg 5) Stamnes, Torleif For Frp, HL og H:

18 1) Bakk, Oddbjørg 2) Stavaas, Rune 3) Snekvik, Einride Formannskap i perioden Formannskapet og Planutvalget var to utvalg med samme personene, i perioden 2007 t.o.m Fra denne datoen ble Planutvalget nedlagt og Formannskapet overtok behandling av sakene for dette utvalget. Fra ble formannskapet utvidet til 9 medlemmer. Nr. Medlemmer: 1. Ståle Vaag (ordfører) 2. Gudbjørn Singstad (varaordfører) 3. Oddlaug Børset Brekken Nr. Varamedlemmer 1. Ellbjørg Skinderhaug 2. Rune Bakken 3. Ingvill M. Haugen 4. Tanja Solem 4. Geir M. Oddebug 5. Randi Eli 6. Per Erik Bjerksæter 5. Gunnar Hynne 1. Jon Sølen 6. Åse Torevik 2. Ole Steinar Opsal 3. Johanne Løfaldli 4. John Anders Moe 7. Egon Ringseth 1. Marit Lian 2. Renate Halseth 3. Erik Bakken Hovedutvalg for Teknisk, landbruk og miljø Teknisk, landbruk, miljø - dette hovedutvalget ble nedlagt og ble erstattet av Driftsutvalget fra Medlemmer: 1. Ola Erik Røttereng (leder) 2. Ellbjørg Skinderhaug 3. Geir Morten Oddebug 4. Wenche S. Hansen 5. Johanne Løfaldli 6. Jon Stølen (nestleder) 7. Marit Lian

19 Varamedlemmer: For nr. 1 4: 1. Per Olav Lund 2. Hallvard Løseth 3. Nils E. Lidal 4. Bente S. Heimsbakk 5. Hanna S. Ness For nr. 5 6: 1. Roar Svanem 2. Bjørn Even Hageskal 3. Magnar Hårstad 4. Asbjørg Sæterbø For nr. 7: 1. Erik Bakken 2. Einride Snekvik ble vedtatt valgt inn i KS-54/09 i stedet for Erik Snekvik, som er valgt inn som nytt medlem i kontrollutvalget - i KS-112/ Rune Stavås 4. Eindride Snekvik Hovedutvalg for Livsløp Hovedutv. for Livsløp ble nedlagt og erstattet av Driftsutvalget fra Randi Eli (nestleder) 2. Rune Bakken 3. Ingvild M. Haugen 4. Per Erik Bjerksæter 5. Ole Steinar Opsal

20 6. John Anders Moe (leder) 7. Arne Morten Lervik ble vedtatt valgt inn i KS-112/09 i stedet for Renate Halseth, som fikk fritak i samme sak. Varamedlemmer. For 1 4: 1. Anne Tove Slupphaug 2. Oddbjørg Bakk 3. Mona S. Johansen 4. Ole J. Helland 5. Marte Lund 6. Asbjørn Åsmul For 5 6: 1. Lindis Korsnes 2. Ann K. Mathisen 3. Torleif Stamnes 4. John An. Schei For nr. 7: 1. Kathrine Ø. Hageskal 2. Marit I. Moe Berg 3. Erik Bakken Created by Nexus Consulting as Politiske utvalg perioden Styrer råd og utvalg i perioden Administrasjonsutvalg. Medlemmer: 1. Gunnar Hynne

21 2. Åse Torevik 3. Oddlaug B. Brekken 4. Jorulf M. Gumdal 5. Ståle Vaag 6. Kjell Øyasæter 7. Erik Snekvik 8. Gunn-Hilde Opsal 9. Eva Tetlie Varamedlemmer: For repr. 1 7, se varamedl. under formannskap Arbeidsmiljøutvalg. 1. Ass. rådmann Torger Aarvaag 2. Komm.sjef Inger Steinveg 3. Komm.sjef Oddbjørn Berg 4. Enhetsl. Svein Ustad 5. Enhetsl. Inger-L. Waade 6. Torhild Liabø 7. Kari S. Jørgensen 8. Egon Ringseth 9. Anne E. Steinveg 10. Hovedv.ombud Pers. varamedlemmer 1. Rådmann Leif Lie 2. Enhetsl. Egil Hoem

22 3. Enhetsl. Knut Volden 4. Enhetsl. Ingvild Haugen 5. Enhetsl. Eli-M. Vitsø 6. Bodil Belsvik 7. Arild Sporild 8. Lene Glomstad 9. Gunn-H. Opsal 10. Vara hovedv.ombud Barnehagene i Hemne. Kommunens repr. Haugatun Barnehage: Medlem: Åse Torevik Varamedlem: Bjørn Horsberg Labbetuss Barnehage: Medlem: Ole J. Helland Varamedlem: Arild Lernæs Dyrevernsnemnd. For Hemne/Snillfjord. Medlemmer: 1. Anders Størset

23 2. Ole Forren 3. Elin Bendiksen Varamedlemmer: Leif Arne Ramvik Lars Magne Lund Jorid Reklev Vitsø Eldreråd. 1. Ellbjørg Skinderhaug 2. Kolbjørn Reitan 3. Jorun Rosøy 4. Erling Kårøy 5. Torill Liabø Personlige varamedlemmer: 1. Jan Schei 2. John Schei 3. John Schei 4. Magnar Brekken 5. Signe Sæther Hemne kommunes repr. i fellesråd for Hemne, Heim og Vinje menigheter. Medlem: Kjell Øyasæter Varamedlem: Oddlaug B. Brekken Forliksrådet.

24 Medlemmer: 1. Ingun Øyasæter, leder 2. Ingeborg Volden 3. Anton Aae Pers. varamedlemmer: 1. Per Dalum 2. Nils Slupphaug 3. Ellbjørg Skinderhaug Formannskapet. Medlemmer: 1. Gunnar Hynne 2. Åse Torevik 3. Oddlaug B. Brekken 4. Jorulf M. Gumdal 5. Ståle Vaag 6. Kjell Øyasæter 7. Erik Snekvik Varamedlemmer: For 1 2: 1. Erik Barhals 2. Odd J. Svanem 3. Jorid Ormseth 4. Ingeborg Volden For 3 5:

25 1. Anne-K. Nyrø 2. Henny B. Lund 3. Ole Ledal 4. Wenche S. Røstvold For 6: 1. Marit Lian 2. Geir Rostad 3. Egon Ringseth For 7: 1. Svein Waade 2. Arild Lernæs 3. Stig O. Stavaas Kommunalt råd for funksjonshemmede. Medlemmer: Wenche S. Røstvold, leder Egon Ringset, nestleder 3 medl. oppnevnt av Rådmann I tillegg medl. fra følgende organisasjoner: Blindeforbundet Revmatikerforeningen Handikaplaget Mental Helse HAMOS. Kommunens repr. i det interkomm. renovasjonsselskapet.

26 Representantskapet: Jorulf M. Gumdal Varamedlemmer: 1. Svein Waade 2. Erik Barhals Klageorganet: Medlem Geir Rostad Varamedl. Ståle Vaag Styret: Medlem Gunnar Hynne Varamedl. Oddkaug B. Brekken Heimevernsnemnd. Lars O. Størset Inge Heimsbakk Jostein Rindal Hovedutv. for Livsløp 1. Odd J. Svanem, leder 2. Ingeborg Volden 3. Anne K. Nyrø, nestleder 4. Bjørn Horsberg 5. Henny B. Lund 6. Egon Ringseth 7. Anne T. Slupphaug Varamedlemmer.

27 For 1 2: 1. Rannei Fredriksli 2. John Anders Moe 3. Johanne Løfaldli 4. Ole Steinar Opsal For 3 5: 1. Ole J. Helland 2. Wenche S. Røstvold 3. Inge Heimsbakk For nr. 6: 1. Willy Merkesnes 2. Randi Eli 3. Jan E. Lian For nr Arild Lernæs 2. Asbjørn Åsmul 3. Stig O. Stavaas Hemne Kraftlags repr.skap, valgt av Hemne kommune. 1. Gunnar Hynne 2. Geir Rostad 3. Erik Snekvik 4. Oddlaug B. Brekken 5. Ståle Vaag Varamedlemmer

28 1. Erik Barhals 2. Anne K. Nyrø 3. Kjell Øyasæter Innkvarteringsnemnder. A: Krets Kirksæter-Holla: Reidar Schei, leder Hans P. Hanssen Helen R. Sødahl Vigdis Nordal B: Krets Alstad-Kjønsvik: Gunnar Bjørkøy, leder Jostein Kjønsvik Astrid Kolstø Oddan C: Krets Hemneskogen: Johan A. Lian, leder Hanna S. Ness Anne K. Nyrø D: Krets Bjerkan-Eide- Likroken. Jorun Hunnes, leder Kristian Sættem Magnar Hårstad Odd J. Nybjerkan E: Krets Hofset-Vinjeøra. Bjørn Horsberg, leder Thor Sødal

29 Lars Vassli Kari Størset F: Krets Svanem-Taftø. John A. Vaagan, leder Ingeborg Volden Else Taftø G: Krets Stamnesdalen. Ingvild Haugen, leder Torleif Stamnes Lars A. Belsvik Jordskiftemeddommere til utvalg for jordskiftesaker. John Kårøy, Nils Slupphaug, Olav Torevik, Solfrid I. Berg, Jens Oddan, Torill Liabø, Ottar Heim, John Aae, Nina Kjønsvik, Hanna S. Ness, Per Dalum, Rolf Stamnestrø, Anders Stølen, Anders Størset, Egil Bugten, Per A. Lernes, John O. Vaagan, Oddmund Svanem, Else M. Sæther, Johan K. Stølan, Jon Stølen, Nils Moe, Per O. Moe, Lillian E. Ven, Brit J. Stølen, Anders Rustli, Arne Nielsen, Synnøve Stølen, Eldar Hjorthol. Kommunestyrets medlemmer ARBEIDERPARTIET. 1. Oddlaug B. Brekken 2. Jorulf M. Gumdal 3. Anne Karin Nyrø 4. Ståle Vaag 5. Henny Belsvik Lund 6. Ole Ledal 7. Ellbjørg Skinderhaug 8. Wenche E. Røstvold 9. Ola Spjøtvold

30 10. Bjørn Horsberg HEMNELISTA. 1. Kjell Øyasæter 2. Marit Lian 3. Geir K. Rostad 4. Egon Ringseth SENTERPARTIET 1. Gunnar N. Hynne 2. Åse Torevik 3. Erik Barhals 4. Odd Jarle Svanem 5. Jorid Ormseth 6. Ingeborg Volden 7. Jon Stølen HØYRE. 1. Erik Snekvik 2. Svein Waade KRISTELIG FOLKEPARTI. 1. Arild J. Lernæs FREMSKRITTSPARTIET. 1. Stig Ove Stavås Varamedlemmer. Arbeiderpartiet 1. Ole J. Helland

31 2. Inge Heimsbakk 3. Hallvard K. Løseth 4. Wenche S. Hansen 5. Ola E. Røttereng 6. Harald M. Kårøy 7. Per M. Nygård 8. Mona S. Johansen 9. Odd M. Nyrø 10. Johan M. Skinderhaug 11. Odd-Magne Hallan 12. Lise Berg 13. Jorid Sættem Kristelig Folkeparti 1. Anne T. Slupphaug 2. Asbjørn Åsmul 3. Stig O. Jensen 4. Marit K. Hop Senterpartiet 1. Eldbjørg Røstvold 2. Rannei Fredriksli 3. John A. Moe 4. Johanne Løfaldli 5. Ole S. Opsal 6. Gunnar Korshavn

32 7. Magnhild Vassli 8. Runar Helland 9. Lars T. Lysevoll 10. John A. Schei Høyre 1. Arne M. Lervik 2. Roger Lernes 3. Einride Snekvik 4. Per D. Fjærli 5. Hilde H. Gauslaa Hemnelista 1. Willy T. Merkesnes 2. Knut Gunnes 3. Helga Hjorthol 4. Jostein Folgerø 5. John Lian 6. Dordi Gjølmesli 7. Jan E. Lian Fremskrittspartiet 1. Arne Ø. Vollan 2. Gunhild Strand 3. Lillian Vollan 4. Flemming Poulsgaard Kontrollutvalg.

33 Medlemmer 1. Karl E. Kaald, leder 2. John Lian 3. Eldbjørg Røstvold Varamedlemmer For nr. 1: Martin M. Belsvik For nr. 2: Per Fjærli For nr. 3: Per Dalum Likningsnemnd for Orkdal Likningskontor Medlemmer 1. Tore Knut Meland, leder 2. Erik Ofstad 3. Åshild Snøfugl 4. Kristoffer Uppheim 5. Marit Lian Varamedlemmer 1. Atle Fremstad 2. Kristin Reppe Storø 3. John Lernes 4. Joar Syrstadeng

34 5. Åse Torevik Utvalg for lagrettemedlemmer og meddommere Menn: Arild Lernæs Inge Heimsbakk Karl E. Kaald Egon Ringseth John Anders Schei Runar Helland Johan Stølan Hallvard Løseth Kvinner: Oddlaug B. Brekken Anne Mette Strand Astrid Nilsen Rannei Fredriksli Tora Vaagan Oddlaug Johanne Ness Marit Moe Berg Magnhild Vassli Meddommere Sør- Trøndelag tingrett Menn: Lars Liabø, Anders Størset, Johan Skinderhaug, Kåre Stølen, Lars Vassli, Ola Egil Vassli, Ola Sødal, Noralf Gravdal, Magnar Myren, Jostein Kjønsvik, Odd Aunli, Rune Taftø, Ole J. Helland, Ove Taftø, John O. Vaagan, Bengt Gundersen, Jarle Stølan, Johan Aune, Erling

35 Jørgensen, John Lian, Leif Stavnesli, Kjell Thevik, Rolf Halvorsen, Ivar Valaas, Johan K. Stølan, Martin M. Belsvik, Jorulf Gumdal, Einar Bugten, Jon Væge Kvinner: Karin M. Sættem, Lindis Korsnes, Solveig Gaustad, Inger Belsvik, Kjellaug Fjelnset, Brit Å. Valås, Hanna S. Ness, Målfrid Lidal, Åse Torevik, Wenche Røstvold, Torill Liabø, Jorun Nilsen Tøndel, Oddlaug B. Brekken, Torhild L. Sandvik, Ellbjørg Skinderhaug, Henny B. Lund, Unni Ellefsen, Eva L. Mellemseter, Karin Merkesnes, Hallbjørg Vaagan, Jorun Rosøy, Mildrid Myhr, Helene Hovde, Borghild Stallvik, Laila Størset, Ingvild M. Haugen, Marit Lian, Bente S. Heimsbakk, Esther K. Heim Overformynderi 1. Ingvar Nilsen, leder 2. Bjarne Johansen Pers. varamedlemmer: 1. Lars Liabø 2. Sissel Kjønsvik Overligningsnemnd for Orkdal Likningskontor Medlemmer: 1. Bjarne Vejle, leder 2. Ragnhild Reitan 3. Bjørnar Espnes 4. Marit Overby Landrø 5. Jan Grønningen Varamedlemmer 1. Mona S. Johansen 2. Tor Jarle Refseth 3. Jorun W. Asbøll 4. Henning Nyhus

36 5. Jorid Reklev Vitsø Overskattetakstnemnd (Eiendomsskatt) 1. Jostein Folgerø leder 2. Anne M.Strand, nestl. 3. Jan Hammerdal 4. John Anders Moe 5. Jon A. Stallvik 6. Hanna Ness Pers. varamedlemmer: 1. Helge Werkland 2. Ingeborg Volden 3. Oline Lernes 4. Ole Steinar Opsal 5. Ester Heim 6. Olav Torevik Plannemnd nytt rådhus. Rådmann Komm.sjef Oddbjørn Berg Medl. Hemne formannskap Tillitsvalgte Skatteutvalg. Medlemmer: 1. Per Arne Kaarstad 2. Arne K. Schei, leder

37 3. Odd M.Hallan nestl. Pers. varamedlemmer: 1. Rune H. Stavaas 2. Bjørn Lomundal 3. Henny B. Lund Skattetakstnemnd (Eiendomsskatt). Medlemmer: 1. Anders Bugten, leder 2. Hans Taftø 3. Ove Røstvold Pers. varamedlemmer: 1. Unni Ellefsen 2. Gunnar Hanssen 3. Ann Mari Øyan Skjønnsmannsutvalg. Ivar Lenes Ragna Brekken Erik Barhals Knut Volden John O. Vaagan Odd M. Hallan Skolenes samarb.utvalg. Kommunens representanter. Sodin skole: Marit Lian

38 Vara.: Johanne Løfaldli Svanem skole: Oddlaug B. Brekken Vara.: Erik Snekvik Vinjeøra skole: Rannei Fredriksli Vara.: Hallvard K. Løseth Sparebanken Hemne Kommunens repr. i forstanderskapet. Medlemmer: Odd Jarle Svanem Johanne Løfaldli Hanna S. Ness Hilde H. Gauslaa Knut Gunnes Dordi Gjølmesli Mona S. Johansen Oddlaug B. Brekken Ola Spjøtvold Harald Kårøy Varamedlemmer: 1. Eldbjørg Røstvold 2. Ståle Vaag 3. Per Fjærli 4. Johan M. Lidal 5. Oddrun Torevik

39 Styringsgruppe skole- utbygging. Hovedutvalg for Livsløp fungerer som styringsgruppe Takstutvalg i.h.t. likningsloven. Medlemmer: 1. John Anders Schei, leder 2. Hanna S. Ness 3. Johan Skinderhaug Pers. varamedlemmer: 1. Lars Lysevoll 2. Nils O. Thevik 3. Ivar Lenes Teknisk, landbruk, miljø, hovedutvalg. Medlemmer: 1. Erik Barhals 2. Jorid Ormseth 3. Ole Ledal, leder 4. Ola Spjøtvold 5. Ellbjørg Skinderhaug 6. Geir Rostad 7. Svein Waade, nestl. Varamedlemmer: For nr. 1 2: 1. Jon Stølen 2. Magnhild Vassli

40 3. Runar Helland 4. Lars Lysevoll For nr. 3 5: 1. Harald Kårøy 2. Jorid Sættem 3. Odd M. Nyrø 4. Mona S. Johansen For nr. 6: 1. Jostein Folgerø 2. Helga Hjorthol 3. Rolf Halvorsen For nr. 7: 1. Arne M. Lervik 2. Roger Lernes 3. Einride Snekvik Tilflyttingsnemnd. Randi Lernes, leder Sissel Schei Svein Moe, sekr. Trønderenergi, komm. repr. i representantskapet. Ordfører Gunnar Hynne. Vara.: Jorulf Gumdal Ungdomsråd. Medlemmer: 1. Ordfører Gunnar Hynne

41 2. Marit Lian 3. Hallvard K. Løseth I tillegg elevrep. fra alle skolene i kommunen. Pers. varamedlemmer for kommunevalgte: For 1: Varaordf. Kjell Øyasæter For 2: Stig O. Stavaas For 3: Odd M. Nyrø Viltnemnd. Medlemmer: 1. Johan Arnt Lian, leder 2. Anne Karin Hofset 3. Einar Bugten 4. Per Morten Nygård 5. Jorid Sættem Pers. varamedlemmer: 1. Erik Barhals 2. Jon Stølen 3. Marit Lian 4. Ola Erik Røttereng 5. Johan Skinderhaug Repr. i styret for Vestre revisjonsdistr. Trøndelag. Ole K. Gravdal Vara.: Johan Stølan Formål

42 Formål med arkivplan Formål med planen Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Hemne kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen: Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn. Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring. Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden. Arkivfaglig utdyping Post- og dokumentbehandling Generelt Postbehandlingen er første leddet i arkivdanningsprosessen, og langt på vei bestemmer håndteringen kvaliteten i informasjonsflyten. Postbehandlingen er dermed en sentral del av dokumentbehandlingen og funksjonen bør derfor organiseres som en del av arkivtjenesten, eller i det minste samordnes med denne dersom en har egne postavdelinger som ikke har øvrige arkiveringsoppgaver. Ved bruk av elektronisk post er det spesielt viktig å integrere denne med elektroniske registreringsenheter og sakssystemer. Det er derfor nødvendig å ha tenkt gjennom de ulike ledd i postbehandlingsprosessen, fra postmottaket til arkiveringen, og etablere gjennomtenkte og rasjonelle rutiner som sikrer en bevisst bruk av dokumentasjonen som ressurs. Gjennom postbehandlingen legger en grunnlaget for oversikt og kontroll med hvor dokumentasjonen til enhver tid befinner seg i virksomheten og sørger for at det er relevant dokumentasjon som tilflyter saksbehandler når det er behov for den. Arbeidsområdene som inngår i behandlingen av post og saksdokument inndeles her i: Behandling av inngående dokumenter Oppfølging og saksbehandling Behandling av utgående dokumenter Behandling av inngående dokumenter Det er flere arbeidsoppgaver som en må tenke gjennom i behandlingen av den inngående posten, og som bør nedfelles i arkivreglementet: Postmottak og «dokumentfangst» Sortering og åpning av post Stempling og klassering Registrering Fordeling og tilrettelegging Postmottak og «dokumentfangst» Det er viktig at det er rutiner som fanger opp all inngående og utgående korrespondanse, og som sørger for at denne blir brakt til arkivtjenesten til vurdering og eventuell journalføring. Dette er uavhengig om det er brevpost, elektronisk post, telefaks, personlig levert post, post til styrer og utvalg, osv. "Dokumentfangst" er et begrep som enkelte bruker for å betegne dette. En bør ha tenkt nøye gjennom bruken av telefaks og elektronisk post, og få nedfelt klare retningslinjer for

43 dette. Det er viktig at en har kontroll over den elektroniske datafangsten. Utgangspunktet er at elektronisk sakspost skal betraktes som ordinære brev og journalføres i tråd med bestemmelser om dette. Dersom arkivverdige dokumenter mottas i elektronisk form skal de innlemmes i en fulltekstdatabase etter de samme prinsippene som de egenproduserte elektroniske dokumenter. På samme måte som arkivverdige dokumenter ikke skal oppbevares i saksbehandlers privatarkiv, skal et elektronisk arkiv ikke bestå av private filer på saksbehandlers PC. Dersom en ved elektronisk arkivering ikke har systemer, rutiner og lagringsformat som er godkjente av Riksarkivaren for langtidsoppbevaring, skal dokumentene kopieres over på arkivbestandig papir. Denne kopien er arkiveksemplaret og går til registrering. Det er derfor viktig at det er en sentralisert postfunksjon i hver virksomhet, som har ansvaret for mottak og sending av post. Ingen dokumenter bør gå direkte fra avsender til saksbehandler. Bare slik er en sikret at posten går mellom virksomheter og ikke mellom personer. Sortering og åpning av post Selv om det kan være et eget postmottak i virksomheten må arkivtjenesten ha kontroll med åpning og sortering. Det er viktig at det er den tjenesten som skal registrere posten som åpner og sortere denne, slik at kontrollfunksjonen mellom åpning og registrering ikke svekkes. I det offentlige er det pålagt at all inngående post skal leveres uåpnet til arkivtjenesten Den elektroniske posten må behandles etter retningslinjer som sikrer sortering og registreringen av denne på samme måte som den øvrige posten. Under åpningen er det viktig at en har klare retningslinjer som sikrer post som skal beskyttes ut fra spesielle hensyn, av sikkerhetsgrunner eller ut fra lovbestemt taushetsplikt. Dette kan eksempelvis være verdipost, gradert post og anbud. Samtidig er det viktig å ha klare rutiner for post til styrer og utvalg og personlig adressert post. Verdipost bør åpnes etter egne retningslinjer. I Staten er det et krav at det skal være to personer ved åpning og at verdipost føres i egen verdiprotokoll. Gradert post, anbud og post unntatt offentlighet skal behandles særskilt. Anbud skal eksempelvis ikke åpnes før etter anbudsrunden. Post til styrer og utvalg kan enten åpnes av arkivet eller sendes til vedkommende som har arkivansvaret dersom utvalgene har eget arkiv. Valg av framgangsmåte må med i rutinene for postbehandling. Personlig adressert post er kjennetegnet ved at personnavnet står foran virksomhetens navn på postsendingen. Dersom stillingsbetegnelse er påført før navnet regnes det oftest som tjenestepost og ikke personlig post, selv om mottagers navn står foran virksomhetens. Personlig post sorteres vanligvis ut og bringes uåpnet direkte til adressaten. Dersom det viser seg at det er tjenestepost, skal den bringes umiddelbart til arkivet for registrering. Enkelte virksomheter har blitt enige med de ansatte om at det ikke skal mottas personlig post på arbeidsplassen, eller at denne posten skal behandles som all annen post. I sorteringsfunksjonen er det viktig å ha innarbeidet gode rutiner for arkivbegrensning, slik at en kan skille mellom arkivverdig sakspost og arkivuverdig informasjonspost (infopost). Arkivbegrensning betyr at en skiller ut meldinger, orienteringer, reklame og annet materiale som ikke er gjenstand for vurdering og saksbehandling og som ikke har dokumentasjonsverdi for virksomhetens gjøremål. Slike dokumenter skal ikke journalføres eller arkivlegges, men kan fordeles direkte til rette vedkommende. Det viktig at det tenkes gjennom hva som er arkivverdig dokumentasjon for virksomheten, og det bør lages et eget reglement for arkivbegrensning, med oversikt over det arkivuverdige materiale. Med bruk av elektronisk post er det særs viktig at er forberedt på den store mengde med reklame og annen informasjonspost som kan nå postkassene, slik at denne uten for mye arbeid kan arkivbegrenses.

44 Stempling og klassering av saksdokument All papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemples med et journalstempel slik at nødvendige journalopplysninger kan påføres det enkelte dokument. Opplysningene identifiserer dokumentet og knytter det til journalen. Det er ingen regel for hvordan slike stempel skal se ut, men journalstempel som brukes i det offentlige skal som minimum inneholde rubrikker for: virksomhetens navn (dokumenteier) saks- og dokumentnummer i journalen (evt. kronologisk nummerering: løper./journalnr.) dato for journalføring arkivkode Det utfylte journalstempelet «styrer» dokumentet gjennom virksomheten. En bør derfor tenke gjennom noe så «banalt» som å ta stilling til stempelrubrikker og dermed hvilke andre opplysninger det er nødvendig å påføre dokumentene. Dette kan være opplysninger om saksbehandler eller bestemmelse i henhold til lovverket som angår dokumentene: saksbehandler /avdeling unntatt offentlighet graderingskode kassasjonsfrist Mange virksomheter har gjerne egne stempler for opplysninger knyttet til offentlighet og gradering. Det er bare papirbaserte dokumenter som stemples og påføres registeropplysninger. I NOARK-4 baserte sak/arkivsystemer skal det være innbygget funksjonalitet for registrering og påføring av journalopplysninger på elektroniske dokumenter som virksomheten mottar i forbindelse med at de knyttes til sak. Dette gjelder først og fremst e-post. Man kan gjerne si at systemene åpner for en elektronisk "stempling" av e-post. Selv om stempling av papirbasert post er mest utbredt i offentlig forvaltning, er journalstempel med ulik form og innhold også i bruk i mange private virksomheter. Husk at bruk av rødt stempel på en enkel måte bidrar til å skille en originalen fra en sort-hvit kopi. Å påføre dokumentet en dekkende arkivkode etter de ulike klassifikasjonssystemer som er i bruk, kalles gjerne for klassering. Kodesystemene bør bygge på allment godkjente prinsipper og systemer for arkivering. I det offentlige skal sakarkivet være oppstilt etter en emnebasert arkivnøkkel som dekker alle saksområdene som virksomheten steller med. Dokumenter som tilhører samme sak skal arkivlegges samlet innenfor det emnet i arkivnøkkelen saksområdet hører hjemme. Fagsystemer og andre arkivserier som er skilt fra saksarkivet som spesialarkiver kan ha ulike fagkoder. Dette vil ofte være tilfelle for objektrelatert dokumentasjon som er arkivert på koder som identifiserer objektet. Eks. personalmapper arkivert etter navn (alfabet) eller fødselsnummer. Den elektroniske arkivdanningen er i ferd med å bringe fram nye koder, og i dag diskuteres det bl.a. om strekkodesystemer er en aktuell klassifikasjon for å systematisere og kode framtidens elektroniske dokumentasjon. (Bruken av klassifikasjonssystemene skal være gjengitt som eget plandokument i form av en arkivoppsettplan). Selvkonstruerte systemer bør unngås. Innenfor det offentlige er det diskusjon om det er arkivpersonalet eller saksbehandler som skal klassere dokumentene, og rutinene for dette varierer. Registrering I offentlige virksomheter skal alle inn- og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven ( 2) regnes som saksdokumenter registreres i journalen dersom de undergis saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi (arkivforskriften 2-6). Journalen for saksposten kalles gjerne for brevjournal, postjournal eller løpende journal, for å skille denne fra andre journaler som

45 klientjournaler, pasientjournaler eller vaktjournaler. Når vi skal registrere informasjon er det viktig at vi velger registre og metoder som er funksjonelle når det gjelder å beskrive dokumentasjonen. Dette med tanke på at formålet med registreringen er at dokumenter identifiseres og beskrives slik at en får oversikt, behandlingskontroll og entydig gjenfinning. Samtidig skal en ivareta krav om offentlighet, innsyn og personvern i tråd med lovverket. Bruken av registre må derfor være gjennomtenkt, og en må ha vurdert hvor mange registre en har behov for. Det bør være klare føringer på hvilke inn- og utgående dokumentasjon som skal registreres i brevjournalen og hva som eventuelt kan føres i egne fagsystemer. Samtidig må det tas stilling til hvilke opplysninger om de enkelte dokumenter som skal registreres, slik at saksoversikt etableres ved å knytte tidligere relevant informasjon sammen med den nye, og slik at oversikt og behandlingskontroll etableres gjennom registrene. Adgangskontrollen til journalen må styres og reguleres gjennom klare bestemmelser om registreringstilgang og lesetilgang. Mange fører papirbaserte journalark eller protokoller, men flere og flere tar i bruk NOARK-baserte sak/arkivsystemer. Det finnes ingen bestemmelser om hvordan en journal skal se ut, men for offentlige virksomheter finnes det klare minimumsbestemmelser i 2-7 i arkivforskriften om hvilke registreringsfelt en postjournal skal og bør inneholde. Følges disse bestemmelsene vil registreringen gjerne foregå i flere omganger og av ulike aktører. Den grunnleggende registreringen foretas av arkivpersonalet. I papirbaserte (manuelle) journalene er det vanligst å føre en fortløpende nummerering av dokumentene innefor hvert år. Dette unikt løpenummer (journalpostnr./årstall) også kalt journalnummer, identifiserer det enkelte dokument. Dokumenter som hører til samme saksforløp, kan lenkes (kobles) sammen med henvisninger til hverandres løpenummer i journalen. I stedet for slike kronologiske journaler fører enkelte saksregistrering med bruk av egne saksjournaler eller sakskort (journalkort). Her registreres alle dokumenter som tilhører samme sak fortløpende på samme sakskort under et felles saksnummer. Saksregistrering er også prinsippet for føring i elektronisk journal, og det er utarbeidet en egen detaljert kravspesifikasjon for elektronisk registrering i offentlig forvaltning. (NOARK-4, som er forkortelse for Norsk arkivsystem, versjon 4). Iht. 2-7 i arkivforskriften skal postjournaler for registrering av inn- og utgående korrespondanse i offentlige virksomheter ha felt for registrering av følgende opplysninger: journalføringsdato saks- og dokumentnummer (journalnr. i papirbaserte journaler) sender og/eller mottaker opplysninger om sak, innhold eller emne dateringa på dokumentet arkivkode (etter arkivnøkkel) ekspedisjons- eller avskrivingsdato avskrivingsmåte I tillegg anbefales det i arkivforskriften å ha med opplysninger om: saksbehandler behandlingsfrister og andre opplysninger som er nyttige i den interne saksoppfølgingen 2-7 i arkivforskriften presiserer også at dokumenter som tilhører samme sak på en eller annen måte skal lenkes sammen i postjournalen. Husk, det er viktig at alle arkivverdig dokumenter fanges opp i registreringen. Det er ikke oversendelsesmåten, om brevet er papirbasert, på et elektronisk medium, i form av en filmrull, osv. som avgjør om det er arkivverdig og skal registreres, men innholdet.

46 Fordeling og tilrettelegging av registrert post Det er viktig å ha effektive rutiner som sørger for at tilgjengelig og relevant informasjon når rette vedkommende. (Dette gjelder også informasjon som i utgangspunktet er arkivuverdig, som rundskriv, reklame, brev med kortvarig informasjonsverdi osv.) Enkelte virksomheter har tatt i bruk skanning av den innkomne posten for å skape en effektiv elektronisk «dokumentflyt» til ledere og saksbehandlere. Dermed er saksbehandlerne «selvbetjente» og kan gjennom oversikten i elektroniske registre søke fram de dokumenter de ønsker fra det elektroniske arkivet direkte til egen skjerm. Men mange tilrettelegger fortsatt posten for saksbehandling på mer tradisjonelle måter gjennom fysisk fordeling av posten. Og kanskje også ved ved bruk av manuell postliste. Postlisten er en oversikt over inn- og utgående korrespondanse. Hvilke opplysninger om dokumentene som er registrert på listen kan variere fra virksomhet til virksomhet. Mange inneholder opplysninger om dokumentenes saksnummer, (evt. løpenr.), arkivkode, avsender, overskrift (dokumentinnhold), saksbehandler m.m. Postlistene er først og fremst en informasjon til ledere og saksbehandler om dagens post, samtidig som de kan gi meldinger om posten tilbake til arkivet. Ved bruk av elektronisk registrering er poslisten i praksis den løpende journalen. Ansvaret for fordeling av saker og eventuelle unntak fra offentlighet, hviler på leder. Saksdokumenter, informasjonspost og en eventuell fysisk postliste fordeles derfor til lederne som har ansvaret for viderefordelingen til saksbehandlere. Fordeling av dagens post kan hos enkelte være kombinert ved bilegging av eldre sakdokumenter i de eksisterende saker de nyinnkomne dokumenter eventuelt tilhører. Dette for at saksbehandler i utgangspunktet alltid skal være sikret all tilgjengelig informasjon i saken. I slike tilfeller er det viktig at det er utlånsrutiner som sikrer tilbakeføring til arkivet og at materiale fra ulike saksmapper ikke blandes sammen. Leder sjekker posten mot postlisten og fører på saksbehandler og eventuelle rettelser. Det må være rasjonelle rutiner som sikrer at disse opplysningene til enhver tid blir journalført slik at det er kontroll med dokumentasjonen. Ved elektronisk registrering kan leder føre dette direkte i journalen. Saksbehandler og eventuelle andre tilføyelser føres i stempel på dokumentene. Deretter fordeler leder posten til saksbehandlerne. Brukes papirbasert postliste returneres denne til arkivet påført merknader. Arkivet fører endringer og rettelser inn i journalen, og skriver ut en endelig postliste. Den endelige postlisten settes kronologis inn i perm. I det offentlige gjelder de samme krav ved bruk av elektronisk registrering. Hver dag tas derfor løpende journal ut på papir, som arkivets sikkerhetsgaranti ved eventuell driftsstans. For å oppfylle krav om offentlighet, innsyn og personvern, skal det i tillegg utarbeides en offentlig postliste/offentlig journal. Denne er utformet som den løpende journalen, men er beregnet på presse og publikum, og opplysninger unntatt offentlighet må derfor være sladdet, anonymisert eller avskjermet etter gjeldende regelverk. Lovparagraf for detteskal være påført. Oppfølging av saksbehandlingen Når posten er fordelt, må en sikre at den videre dokumentbehandlingen blir styrt. Saksbehandlers ansvar for journalføring av opplysninger om inngående (og egenproduserte) dokumenter må avklares og spesifiseres i rutiner. I det minste må saksbehandler kontrollere saksnummer, arkivkode og unntak fra offentlighet. Eventuelle endringer skal meldes til arkivet. Det samme skal gjøres dersom saksbehandler overleverer saken til en annen. Samtidig skal arkivet sikre en løpende oppfølging, slik at all informasjon om saken, behandlingsfrister osv. blir gjort tilgjengelig for saksbehandler. Behandlingskontroll kan etableres ved bruk av forfallskontroll (oversikt over eventuelle behandlingsfrister / svarfrister) og restanselister (oversikt over alle inngående brev som ikke er avskrevet eller besvart). Listene bør utarbeides regelmessig. Arkivtjenesten skal gi beskjed til saksbehandler når en sak nærmer seg forfallsdato, mens virksomhetens ledelse avgjør tidsfristene for restansekontrollen. I statlige organer skal dette skje hvert kvartal. Spesielt ved bruk av elektronisk registrering, har arkivtjenesten mulighet til å tilby en løpende oppfølging av saksbehandlingen som tar hensyn til

47 ulike frister ved listeutskrifter fra journalen. NOARK-standarden spesifiserer hvilke utskifter som skal kunne tas fra en elektronisk journal. Arkivrutiner for saksbehandler Registreringsansvar: En effektiv dokumetnadministrasjon er avhengig av at det er etablert gode arkivrutiner hos saksbehandler. Når saksbehandler besvarer en henvendelse, eller selv initierer en sak, må det være klare retningslinjer for saksbehandlers ansvar angående dokumentbehandlingen. Den utgående korrespondanse skal registreres i likhet med den inngående, og registreringsansvaret må avklares. Ved bruk av elektroniske journalføring må det nedfelles hvilke opplysninger om dokumentet som saksbehandler skal registrere og hvilke opplysninger arkivet har ansvaret for. I offentlig forvaltning legger standardkravene i NOARK opp til at registrering og ajourhold av journalopplysninger i størst mulig grad skal være forbeholdt autorisert arkivpersonale. Behandlingsrapportering av inngående henvendelser. Behandlingsformen på inngående henvendelser skal meldes til arkivet slik at de kan journalføres. Dette gir grunnlaget for behandlingskontrollen. Dersom den inngående henvendelsen blir besvart ved utgående brev blir disse koplet ved registreringer i journalen. Dersom svaret blir gitt over telefon, eller brevet bare blir tatt til etterretning, må behandlingsmåten, svar og dato for denne noteres på det fysiske dokumentet. Mange har egne rubrikker i stempelet for avskrivningsmåte. Disse opplysningene er grunnlaget for registreringen, når dokumentet leveres tilbake til arkivet. Personlig mottak: Det er det viktig å minne om at dersom saksbehandler under saksbehandlingen mottar arkivverdige dokumenter direkte i løpet av saksbehandlingen, enten i form av personlig levering, telefaks, eller elektronisk post, skal dissse bringes til arkiv for registrering. Sakens dokumenter skal holdes samlet. Saksbehandler har ansvar for å holde sakens dokumenter samlet under saksbehandlingen. Overføring av saker og dokumenter fra andre eller til andre skal meldes til arkivtjenesten for registrering. Retur til arkiv: Når dokumentet / saken er ferdigbehandlet skal materialet leveres tilbake til arkivet. Utlånt materiale skal leveres tilbake i samme orden som det kom. I denne forbindelse bør det avklares hvem som har ansvaret for å rense mappen for eventuelt arkivuverdig materiale som har kommet til under saksbehandlingen. Sluttbehandling, ekspedering og arkivering Når saksdokumentene kommer til arkivet, foretar dette sluttbehandling og arkivering. Viktige arbeidsoppgaver er registrering av utgående korrespondanse, avskriving av inngående henvendelser, versjonskontroll, arkivbegrensning og arkivlegging. Disse rutinene skal sikre at virksomheten til enhver tid har ajourførte dokumentsamlinger og at arkivene inneholder all relevant informasjon. Det er derfor viktig at alle arkivverdige dokumenter leveres til arkivet, og at elektroniske dokumenter ligger i godkjent lager som forvaltes gjennom forsvarlige dokumentadministrative rutiner. Saksdokumenter i det offentlige kan bare lagres elektronisk dersom det blir nyttet systemer, rutiner og formater som er godkjent av Riksarkivaren for dette. Registrering av utgående korrespondanse: Arkivet foretar den nødvendige registrering av utgående korrespondanse i journalen. Opplysningene som skal registreres vil i hovedsak være tilsvarende som for inngående korrespondanse. Dersom arkivet også har ansvaret for utsendelse, kontrolleres journalopplysningen i brevet. Avskriving: I offentlig forvaltning er det krav at behandlingen av de inngående dokumentene skal registreres i journalen etter gjeldende retningslinjer. Dette kalles for avskriving og blir utført av arkivpersonalet. Grunnlaget for denne registreringen er utgående svarbrev eller påtegnelser om behandlingsform på inngående brev fra saksbehandler. Behandlingsformen registreres i journalen. Rensing: Før arkivering er det viktig at saksmappen renses for arkivuverdig materiale,

48 som eksempelvis kopier, reklame, foreløpige utkast, binders, strikker og plastomslag. Arkivering, saksmappe og kopibok: Etter registrering, avskriving og ekspedering skal saksmapper og dokumenter arkivlegges etter gjeldende retningslinjer. I manuelle arkiver må det avklares om det er saksbehandler eller arkivet som har ansvar for å ta kopi til arkivet før originalen sendes ut. I det offentlige skal det normalt tas to kopier av utgående korrespondanse. Den ene oppbevares i den fysiske saksmappen, hvor dokumentene som tilhører samme sak samles i samme saksmappe, og legges kronologisk etter journalnummer eller etter stigende dokumentnummer. Den andre kopien. settes kronologisk i perm, såkalt kopibok. Kopiboken fungerer som et kronologisk register og en sikkerhetskopi av egenprodusert dokumentasjon. Kopibøker skal bindes inn senest ved bortsetting. Arkivlegging bør bare utføres av kvalifisert personale. Ved elektronisk saksbehandling arkiverer saksbehandler selv etter gjeldende retningslinjer. Versjonskontroll. Ved arkiveringen sjekkes det at det sist registrerte inngående dokument og kopi av det sist registrerte utgående dokument ligger i saksmappen og arkivet har ansvar for at kopibok til enhver tid er ajour. Ved elektronisk arkivering er det spesielt viktig at en er påpasselig med å sikre den siste oppdaterte versjonen av et dokument, samtidig som en er sikret originale formater av de arkivverdige dokumenter som blir bearbeidet, (eks. kart). Arkivverdige elektroniske dokumenter må oppbevares i formater og på medier som er tjenlige og sikre med hensyn til holdbarhet, ekthet og gyldighet. Når oppbevaringen i tillegg er basert på allmenne systemer for gjenfinning, er dette en garanti for at dokumentasjonen er tilgjengelig. Tilbake Innsyn og utlån Innsynsrett og personvern: Betjening og oppbevaringsforhold må ta hensyn til ansattes tilgang til materialet, til allmennhetens innsynsrett og samtidig til kravene til personvern og unntak fra offentlighet. I enkelte tilfeller vil det her være kryssende interesser, som det gjelder å håndtere på mest mulig forsvarlig måte. Intern bruk og lån: Alle virksomheter må ha interne regler for hvem som har tilgang til de ulike dokumenter og hvem som avgjør om opplysninger og dokumenter kan gis ut. Det er ledelsen i en virksomhet, og ikke arkivansvarlige, som skal bestemme tilgangsbegrensning og autorisasjonsbestemmelser, og avgjøre hvem av personalet som har tilgang til de ulike opplysninger og dokumenter. Tilgangen bør styres av tjenstlige behov, slik at den enkelte ansatte ikke har tilgang til andre dokumenter enn de som angår saker som vedkommende selv arbeider med. Dette kalles ofte for «need to know» - prinsippet. Hensikten med dette er å forhindre at taushetsbelagte opplysninger faller uvedkommende i hende. Enkelte dokumenter som er særlig sensitive skal graderes etter bestemmelser i sikkerhetsloven. Sikkerhetsloven gjelder dokumenter som angår rikets sikkerhet, forholdet til andre land og forsvarspolitisk å samarbeide og dokumenter med taushetsbelagte opplysninger om personlige forhold eller forretningshemmeligheter. Graderingskodene finnes i loven. Betjeningen skal ellers styres av arkivpersonalet. Ingen saker eller dokumenter skal fjernes fra arkivet uten at det er registrert i journalen eller markert med utlånskort i arkivet. Ofte brukes egne omslag på utlånte saker, slik at de skilles fra de øvrige saksdokumentene. I utgangspunktet bør hele saksmapper, og ikke enkelte dokumenter lånes ut fra arkivet. Enkeltdokumenter skal ikke fjernes fra mappene under saksbehandlingen. Det er saksbehandler som er ansvarlig for at sakens dokumenter holdes samlet og at utlånt materiale leveres tilbake til arkivet i samme orden som den forlot arkivet. Det er viktig å ha rutiner som sikrer at utånt materiale ikke er borte fra arkivet i lange perioder. En skal derfor med jevne mellomrom foreta kontroll, og eventuelt føre egne utlånslister. Ekstern adgang til arkivmateriale i offentlige virksomheter: Det er flere lover som styrer offentlighetens tilgang til materialet. Offentlighetslovens krav om innsyn i offentlige saksdokumenter, forvaltningslovens regler om partsinnsyn, personopplysningslovens bestemmelser om innsyn i personopplysninger, de ulike særlovenes innsynsbestemmelser m.m. Samtidig må en ta hensyn til prinsippet om meroffentlighet og ulike avgraderingsregler. Riksarkivaren gir eksempelvis bestemmelser om når avsluttede arkiver generelt kan stilles til