Intern kontroll økonomi (IKØ) Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Risikovurdering - risikovillighet Rapportering IKØ betryggende kontroll Økonomihåndbok

Transkript

1 Intern kontroll økonomi (IKØ) Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Risikovurdering - risikovillighet Rapportering IKØ betryggende kontroll Økonomihåndbok Sandane, onsdag 21.november 2012 Odd Vidar Tomter

2 Risikotenkning innen økonomiområdet Risikostyring og risikoområder Risiko og vesentlighetsvurderinger Risikoanalyseskjema til bruk innen økonomiområdet Risikoanalyser innen økonomiområdene

3 Risikostyring og risikoområder De virkemidlene organisasjonen har for å styre risikoen til akseptabelt nivåer er: På virke sannsynligheten for hendelser/feil ikke skal skje (korrigerende og forebyggende tiltak. Dette skjer i praksis via den ledelse som utøves daglig) Påvirke konsekvensen av hendelser (Avviksbehandling)

4 Risikostyring og risikoområder Risikoområder innen økonomiområdet: Økonomistyring/planlegging Lønn Regnskap Innkjøp Samarbeide med andre og rapportering

5 Risikostyring og risikoområder Risikoområder som er mest utsatt for misligheter er ved bestilling, attestasjon/anvisning og utbetaling. Innenfor disse områdene må kontrollhandlinger vektlegges. Disse kan igjen deles i tre grupper: Oppgjør med kommunens leverandører Ander utbetalinger - ytelser Utbetaling gjennom lønningsregnskapet til ansatte

6 Risikostyring og risikoområder Oppgjør med kommunens leverandører: Oppgjør for faktura fiktiv faktura Oppgjør for faktura fiktiv leverandør Oppgjør for tjenester/varer som er over fakturert med mulighet for returprovisjon til bestiller Kreditnotaer for meget betalt eller dobbelt betalt faktura blir ikke tilbakeført i regnskapet Valg av leverandør mulighet for smøring og korrupsjon (gaver, reiser eller kontanter) Blanding mellom private interesser /utgifter- utført private oppdrag Kjøp av konsulenttjenester - manglende innhenting av konkurrerende tilbud/anbud Utbetaling til utenlandske firmaer uten bank eller kontonummer. Vanskelige navn og manglende adresse Oppgjør gjennom tredjemann for eksempel gjennom lag eller foreninger Manglende samsvar mellom bankkontonummer og leverandørennavn på fakturaen

7 Risikostyring og risikoområder Andre utbetalinger ytelser: Utbetalinger ved tredje person sosiale tjenester/ytelser Falske opplysninger ved tilskuddsordninger refusjoner Bruk av kredittkort skille mellom private og offentlige utgifter. Manglende dokumentasjon for utbetalingen Utenlandsopphold utbetaling av diett (kost og losji) og tapt arbeidsfortjeneste kontra avspasering og ferie Bruk av rabattkort ved reiser Bruk av kommunens biler og utstyr til privat bruk kjøring mellom hjem og arbeidssted Kassasjon av inventar og utstyr hva kan gis bort til ansatte Stipend og tilskuddsordninger, rimelige lån i arbeidsforhold Refusjon for bestilte reiser eller billetter som ikke ble noe av Stående anvisninger - budsjettdisponeringsfullmakt

8 Risikostyring og risikoområder Utbetaling gjennom lønningsregnskapet til ansatte: Reiseregninger Fiktive reiser og oppføring av flere km enn det som er kjørt Overtid og fleksitid oppføring av fiktive over timer og manglende registering av fravær/avspasering Avspasering og ikke avviklet ferie ved opphør av arbeidsforhold og sluttoppgjør med feriepenger Dekking av utgifter/utlegg ved reiser, kurs og konferanseutgifter fratrekk i diettpenger dersom det serveres mat ved slike anledninger Regulering av skattetrekk ved vanskelig økonomi og trekk vedr. privat og offentligrettslige krav Utbetaling av oppgjør til seg selv, ekstralønn eller godtgjørelse Feil utbetaling av lønn som ansatt eller ved slutt av et arbeidsforhold- arbeidsavtaler

9 Risiko og vesentlighetsvurderinger For å kunne utøve økonomistyring må rådmannen og virksomhetsledelsen etablere: Systemer Rutiner Tiltak med fokus på blant annet identifisering av risikofaktorer som kan medvirke til at virksomhetens mål ikke nås Korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse Før en etablerer styringssystemer bør det tas utgangspunkt i en risiko og vesentlighetsvurdering (risikoanalyse). På denne måten kan virksomhetslederen sikre at risikoområder blir avdekket så tidlig som mulig og viet oppmerksomhet.

10 Risiko og vesentlighetsvurderinger Risiko og vesentlighet presisering I dagligtale betyr risiko faren for at en uønsket situasjon skal forekomme. I ledelse og tilsynsammenheng er det viktig å huske at uttrykket risiko er uløselig knyttet til begrepet vesentlighet Formålet med virksomhetens risikovurdering er å sikre at de forhold som kan bevirke av vestlige feil og mangler oppstår, blir avdekket og vurdert så tidlig som mulig, slik at det kan settes inn tiltak for å minimalisere risiko/avvik Vesentlige feil eller mangler er det totale omfang av feil og mangler som gjør sannsynlig at brukeren av den økonomiske informasjon ville fatte en annen beslutning enn disse feilene ikke var tilstede. Begrepet vesentlig i økonomistyringen/avvik ved en virksomhet er det samme som viktig og betydningsfull.

11 Risiko og vesentlighetsvurderinger Risikovurdering Å identifisere risikoer innen økonomistyringen er en kontinuerlig prosess fordi omverden, virksomheten og mennesker er i forandring. Ledelsen må ta tilbørlige hensyn til de risikoer som eksisterer på alle nivå og treffe nødvendige tiltak for å redusere risikoen til et akseptabelt nivå. Risikofaktorer kan være: Kostnadsoverslag, bestillinger med attestasjons og ansvisningsfullmakt, inntektsberegninger, disposisjonsfullmakter, pensjonsberegninger og budsjettanslag (ikke uttømmende). Kvalitetssikring og arbeidsdeling er nøkkelord i denne sammenheng

12 Risiko og vesentlighetsvurderinger Vesentlighetsvurdering Vesentlighetsvurderingen baserer seg på grunnleggende informasjon om kommunen (virksomhetene) og egenart. Det vil si økonomiske stilling, kompetanse, organisering, planer og prosjekter osv. I vesentlighetsvurderingen må det ras stilling til total vesentlighet for hele kommune og for den enkelte virksomhets egenart.

13 Risikoanalyser innen økonomiområdene Eksempler: Budsjett, økonomiplan og rapportering Innkjøp Lønnsområdet Innkjøp Regnskapsområdet Eierstyring av aksjeselskaper og IKS

14 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Ny bestemmelse i kommunelovens 48 nr. 5 Regjeringen har i proposisjon til Stortinget foreslått plikt for kommunene til å rapportere om arbeidet med intern kontroll i kommunen. Kommunelovens 48 nr. 5 andre punktum skal lyde: «Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten» I årsmeldingen til kommunen skal det gjøre rede for tiltak som er satt i verk og tiltak som er planlagt. Første gang i årsmeldingen 2013.

15 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Rapportering gjennomåret Det kan være hensiktsmessig å legge opp følgende rapportering: Tertialvis i forbindelse med den løpende økonomiske rapporteringen i året uvalgte delområder innen økonomi Avviksrapportering hva er meldt av avvik tertialvis (statistikk) Hele kommunen utvalgte enheter

16 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Årsrapportering. Kommunelovens 48 nr. 5 Opplegg for bruk for rådmannen/økonomisjef brev til virksomhetslederne Et punkt /avsnitt i kommunens årsmelding Oppsummering og konklusjoner og rapportene fra enhetene

17 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Eksempel på brev til virksomhetslederne: Årsrapport intern kontroll egen kontroll Dato: 2. januar 2013 Rådmannen har det overordnede administrative lederansvar for at intern kontroll systemet (tilsynsfunksjonen) er etablert og fungerer (Koml ledd) Det er videre et lederansvar i linjen at det utarbeides opplegg for intern kontroll og at dette vedlikeholdes. Fra og med 2013 er det en ny bestemmelse som rapportering om betryggende kontroll i kommunelovens 48 nr. 5. Rapporteringen vil bli et eget punkt i årsmeldingen samme år. Punktet vil oppsummere konklusjonene fra virksomhetene.

18 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Brev til virksomhetslederne (fortsettelse): Vedlagt følger et skjema for dette arbeidet. Det forutsettes at alle virksomhetslederne og enhetslederne rapportere på dette skjemaet. Årsrapporteringsskjemaet er ment å være et hjelpemiddel i en samlet gjennomgang av intern kontrollen en gang i året d.v.s pr Rapporteten kan også betraktes som en egenrevisjon (egen kontroll) av intern kontrollen. Spørsmålene på skjemaet er tatt fra noen utvalgte områder innen intern kontrollen. Dette er første gang virksomhetene foretar en status rapportering av intern kontrollen. Spørsmålene vil være forskjellige fra år til år. Noen spørsmål vil gå igjen fra år til år som grunnleggende i oppfølging av intern kontrollen.

19 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Brev til virksomhetslederne (fortsettelse): På basis av de innkomne skjemaene/rapportene gjør rådmannen en samlet vurdering av intern kontroll status for virksomhetene. Avvik og oppfølgings tiltak kommenteres spesielt. Fristen for denne intern kontroll rapporteringen settes til 15. februar Med hilsen Rådmann Økonomisjef

20 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) SKJEMA - ÅRSRAPPORT INTERN KONTROLL - EKSEMPEL Følgende spørsmål skal besvares og kommenteres: Spørsmål nr. 1 Verdier og adferdskrav Rådmannen har i en prosess laget et oppsett om verdier og adferdskrav for organisasjonen, leder og medarbeidere (Lederplattformen). Er verdiene aktivt fulgt opp i virksomheten/enheten?

21 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Spørsmål nr. 2 Etiske retningslinjer Kommunen har vedtatt etiske retningslinjer som gjelder for alle kommunale ansatte. Er retningslinjene aktivt fulgt opp i virksomheten/ enheten?

22 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Spørsmål nr. 3 Økonomifullmakter I lederavtalen har rådmannen delegert budsjettmyndighet til virksomhetsleder. Delegeringen innebærer at virksomhetsleder har et helhetlig økonomiansvar for sin virksomhet. Virksomhetsleder skal til enhver tid ha skriftlig dokumentasjon over hvem som har økonomifullmakter. Er alle økonomifullmakter ajourført?

23 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Spørsmål nr. 4 Innkjøp Innkjøpsfunksjonen ved økonomienheten har utarbeidet en oversikt over rammeavtaler som ligger på kommunens intranettside (Økonomihåndbok innkjøpsområdet). Har virksomhetsleder/ enhetsleder oppdatert seg på oversikten, og er alle som har innkjøpsfullmakt kjent med oversikten?

24 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Spørsmål nr. 5 Arbeidsdeling Et overordnet prinsipp i en virksomhet/enhets vare, tjeneste og pengestrøm, skal være en person i utgangspunktet ikke skal ha mer enn en funksjon, som kan påvirke en utbetaling eller kontrollere en vare/tjeneste. Disse funksjonene er: Bestilling/attestasjon Disponering av håndkasse Anvisning budsjettdisponeringsfullmakt Regnskapsføring Er skriftlig dokumentasjon over arbeidsdeling etablert og eventuelle unntak rapportert til rådmann/økonomisjefen?

25 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Spørsmål nr. 6 Risikovurderinger I tilsynsfunksjonen er kontrollhandlinger og risikovurderinger en viktig ledelsesoppgave. På hvilke områder innen din virksomhet er det mest behov for kontroll og oppfølging?

26 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Spørsmål nr. 7 Kompetanse Et viktig ledd i intern kontroll arbeidet er kompetanseutvikling av medarbeidere. Hvilke tiltak fra rådmannsteamet/ økonomienheten i utvikling av ansattes kompetanse ønskes for å lette arbeidet med økonomistyring og intern kontroll økonomi spesielt?

27 Rapportering av intern kontroll økonomi (IKØ) Kommentarer ellers Rapporteringsskjemaet sendes til rådmannen/ økonomisjefen innen 15. februar 2013 og vil bli gjennomgått her. Dersom det er spørsmål som ikke blir tilfredsstillende besvart, vil virksomheten få tilbakemelding på dette. Virksomhet / enhet:.. Dato:.. Virksomhetsleder: (underskrift)

28 Økonomihåndbok I samarbeid med NKK har Askim kommune utviklet en økonomihåndbok. Et oppslagsverk i økonomistyring og intern kontroll økonomi (IKØ) Økonomhåndboka er delt inn i følgende emner: Kommunens styringssystem Budsjett og økonomiplan Innkjøp og oversikt over rammeavtaler Lønn Regnskap og kommunal fakturering Eksternt samarbeid/virksomhet Rapportering NKK Verktøy Lenke: