Protokoll fra ordinært sameiermøte i Fredensborg Sameie 1 den kl Møtested: Takhuset.

Transkript

1 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Fredensborg Sameie 1 den kl Møtested: Takhuset. Tilstede var 12 seksjonseiere og 1 med fullmakt til sammen 13 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Kari-Anne Pedersen. Møtet ble åpnet av Amund Brandsrud. 1 Konstituering A. Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Amund Brandsrud Vedtak: Valgt B. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. C. Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Kari-Anne Pedersen foreslått, og til å underskrive protokollen Simen Røkaas og Fred Bråten. D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Godkjenning av sakslisten 2 Årsberetning for 2011 Styrets årsberetning for 2011 ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3 Årsregnskap for 2011 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. Sameiermøtet ønsker en note til kostnader sameiet som kan forklare hvorfor denne posten blir som den blir. Noten utarbeides av styret og forretningsfører. 4 Budsjett med vedlikeholdsprogram for 2012 Budsjett for 2012 ble lagt frem for sameiermøtet.

2 5 Godtgjørelser A. Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr ,-. B. Godtgjørelse til revisor Godtgjørelse til revisor for regnskapsåret 2011 ble foreslått satt til kr 7 883,-. 6 Forslag 1) Forslag fra Vidar Jørgensen til Sameiemøtet i FS1 i april 2012 Brannsikring Bakgrunn: Av og til er det brannalarmer og utrykning til kvartalet vårt. Noen ganger er det forårsaket av røyk, noen ganger branntilløp, og en gang ble leiligheten helt utbrent. Vi beboere har bare 1 rømningsvei: trappen. Når alarmen går blir den automatisk trykksatt av vifte på taket, som sikrer at det ikke skal sive røyk ut i rømningsveien. Sameiet vårt er godt brannsikret i henhold til de siste lover og forskrifter, men hva hjelper det når vi beboere i vår uvitenhet ødelegger brannsikringen. Eksempel: ved de 2 siste brannutrykningene til FS1 (sent i desember 2011, og tidlig i februar 2012) var ikke trykksettingen av rømningsveien effektiv fordi noen hadde åpnet vinduer i trappen for å lufte. På bakgrunn av ovennevnte fremmes følgende forslag til behandling på årsmøtet: Forslag til vedtak: Årsmøtet 2012 ber styret om å: Merke alle vinduer og dører i trappeoppgangene med skilt som sier at de alltid skal holdes lukket for å sikre at rømningsveien holdes røykfri i tilfelle brann. Informere alle beboerne om brannsikring/rømningsveier, samt minne om det som er skrevet i ordensreglene om forbud mot lagring av brennbart materiell i fellesarealer, trappeoppganger og garasjer. Styrets innstilling: Styret i FS1 foreslår å bestille klistremerker skreddersydd for formålet. Ettersom dette er noe som vil være godt synlig er det viktig å lage noe som ikke er sjenerende i oppgangene. Vi foreslår å klistre opp klistremerke på alle vinduer som er mulige å åpne i oppgangene. Her vil det være en advarsel om at de ikke skal åpnes, samt en kort begrunnelse og konsekvenser. Ved siden av dette vil vi lage et informasjonsskriv som legges i samtlige postkasser samt henges opp på alle fellestavler Vedtak: Styrets innstilling vedtatt. Styret bestiller klistremerker og sender skriv til beboere.

3 2) Forslag fra Vidar Jørgensen vedrørende avsetning til vedlikeholdsfond Vedlikehold av FS1s bygningsmasse. A: Bakgrunn. Sameiet vårt er nå 7 år gammelt, og behov for større vedlikehold nærmer seg. Ett av styrets ansvar er å sørge for at fellesskapets bygningsmasse vedlikeholdes/fornyes slik at bygninger, tekniske installasjoner og uteområder opprettholder samme standard som da kvartalet var nytt. En tommelfingerregel har vært at ca % av forvaltnings- og driftsbudsjettet bør beregnes til vedlikehold/fornyelse. I Årsberetningen til Sameiemøtet 2010 ble det nye styret bedt om å få laget en vedlikeholdsplan for de neste 20 årene. Hensikten med en vedlikeholdsplan er dels å opprettholde standarden på bygningsmassen, og dels å sikre finansiering av disse utgiftene. Jeg ber om at FS1s styre orienterer årsmøtet 2012 om: Plan for vedlikehold/fornyelse av FS1s bygningsmasse de nærmeste årene. Budsjettert årlig vedlikeholdskostnad de nærmeste årene. Hvordan vedlikeholdet/fornyelsene er tenkt finansiert. Denne orienteringen kan være egnet under det ordinære årsmøte-punktet: Budsjett med vedlikeholdsprogram. På bakgrunn av ovennevnte fremmes følgende forslag til behandling på årsmøtet: B: Forslag: Et sameie kan i praksis ikke ta opp lån, men må finansiere sine fremtidige vedlikehold/fornyelser gjennom å bygge opp vedlikeholdsfond i forkant. I sameiets 7 årige historie har styrer lagt frem svært forskjelligartede budsjetter, dels med store overskudd for å bygge opp vedlikeholdsfond, dels med store underskudd som har spist opp vedlikeholdsfondet. Vi må ha større forutsigbarhet. Jeg ber derfor årsmøtet stemme over følgende: Forslag til vedtak: Årsmøtet 2012 ber fremtidige styrer å sørge for at FS1s budsjetterte felleskostnader holdes på et nivå som sikrer sameiet et vedlikeholdsfond («sum egenkapital og gjeld») på minimum 2,5-3,0 mill kr den hvert år. (Beløpets størrelse kan bli justert av styret, basert på budsjettert vedlikeholdskostnad fremlagt på årsmøtet Alternativt kan styret foreslå en %-sats av forvaltnings/driftsbudsjettet). Styrets innstilling Styret har i de senere år arbeidet mot dette målet og vi mener å ha arbeidet godt. Selv om det ikke er behov for å ta opp lån, viser vi til eierseksjonslovens kapittel fem,

4 Beslutningsmyndighet og avsnittet "Særlig om låneopptak" og stiller oss uforstående til påstand om at et sameie ikke kan ta opp lån. Det er ingenting i veien for et sameie kan ta opp lån til vedlikehold. Selv om det er god praksis, trenger man heller ikke ta opp dette på sameiermøtet. Utkast fra kommentarutgaven til eierseksjonsloven; Så lenge det ikke er aktuelt å pantsette en seksjon eller annen eiendom som sameierne eier i fellesskap, stiller ikke loven krav om at saken må forelegges for sameiermøtet". Om lånet skal sikres ved pant i eiendom er det dog nødvendig med to tredjetalls flertall. I borettslag anbefaler man at de disponible midlene (arbeidskapital i sameier) ligger på minimum 10 %, men helst opp i mot 30 %. Da måler en mot innkrevde felleskostnader. FS1 har per i dag en arbeidskapital på mellom 40 % og 50 %. Avhenger av kortsiktige fordringer. Dette betyr at økonomien i sameiet er meget god, og vi tar høyde for eventuelle behov for vedlikehold. Styrets forslag er å videreføre arbeid som i dag for og oppretthold sunn drift. Sameiermøtet ble enig om følgende vedtak: Årsmøte 2012 ber fremtidige styrer å sørge for at FS 1 budsjetterte felleskostnader holdes på et nivå som sikrer at sameiet har en arbeidskapital på ca 2,5 3 millioner den hvert år. Styret skal sørge for å dekke inn minst 1/3 av differansen innenfor gjeldene styreår med mindre andre styringssignaler gis av sameiermøtet. Vedtak: Enstemmig vedtatt. 3) Forslag fra styret om endring/presisering av vedtektenes 11 Bakgrunnen for forslaget til endring/presisering skyldes uklarheter, som fremkommer i vedtektene, knyttet til kostnadsfordeling mellom bolig og næring. Dette gjelder kostnader som belastets Fredensborg Gårdsromsameie og Fredensborg Garasjesameie. Ordlyden i 11 i Fredensborg Sameie 1 sine vedtekter lyder slik (se spesielt avsnitt fire): 11 Vedlikeholds- og driftsomkostninger Sameierne er forpliktet til å betale alle fellesomkostninger som fordeles forholdsmessig på seksjonene på grunnlag av sameierbrøken, medmindre noe annet følger av denne paragraf. Vedlikehold av tilleggsdeler til seksjoner er en særutgift for den/de seksjoner tilleggsdelen er knyttet til. Alle bygningsmessige konstruksjoner, fasader og tak mv er undergitt sameiets felles ansvar, unntatt for takhuset på bygningens tak, jfr under.

5 Boligseksjonene skal alene dekke felleskostnader knyttet til de deler av fellesareal som nevnt i pkt , samt for sameiets andel av kostnader til Fredensborg Gårdsrom og Fredensborg Garasjesameie. Næringsseksjonene på gateplan (snr 1, 50 og 51) skal alene dekke felleskostnader knyttet til de deler av fellesareal som nevnt i pkt Næringsseksjon (takhus snr 111) skal alene dekke kostnader til tak og fasader på felleshuset. Hvis styret beslutter, eller hvis det offentlige pålegger, at det gjennomføres vedlikehold eller andre tiltak som fullt ut eller i all hovedsak alene kommer enten boligseksjonene eller næringsseksjonen(e) til gode, skal kostnadene knyttet til slikt vedlikehold, eller slike tiltak, alene bæres av den/de seksjonseier(e) dette kommer til gode. Sameierne kan enstemmig beslutte noe annet. Som slike utgifter regnes bl.a. ansettelse av vaktmester for en av seksjonstypene, egne ventilasjonsanlegg, renovasjon m.v. Kostnader med eiendommen som ikke knytter seg til en evt. flere bestemte bruksenhet(er), skal fordeles mellom sameierne etter sameiebrøken, med mindre særlige grunner taler for å fordele kostnadene etter nytten for den/de enkelte bruksenhet(er) eller etter forbruk. Bakgrunn Fredensborg Sameie 1 sine vedtekter ble vedtatt ved seksjonering 2. juli På dette tidspunkt var prosjekteringen av Fredensborg kvartalet ikke ferdig. Hensikten bak avsnittet om at boligseksjonen alene skulle bære kostnadene knyttet til gårdsrom- og garasjesameiet var at næringsseksjonene ikke hadde tilgang til disse områdene. Da hele kvartalet stod ferdig viste det seg at det var hensiktsmessig og nødvendig, at en del av kostnadene knyttet til driften av boligselskapene i kvartalet ble belastet gårdsrom- og garasjesameiet. Dette være seg kostnader som for eksempel fjernvarme og drift og vedlikehold av brannvarslingsanlegget. Dette er kostnader som det ikke er naturlig å se på som kostnader til henholdsvis Fredensborg Gårdsrom og Fredensborg Garasjesameie, men en kostnad som gjelder boligselskapene inkludert næringsseksjonene. Med bakgrunn i dette foreslår styret en presisering i vedtektenes 11 avsnitt fire: Boligseksjonene skal alene dekke felleskostnader knyttet til de deler av fellesareal som nevnt i pkt Boligseksjonene skal også dekke sameiets andel av kostnader til drift og vedlikehold av Fredensborg Gårdsromssameie og Fredensborg Garasjesameie. Bakgrunnen for dette er at næringsseksjonene ikke har adgang til arealet i Gårdsromssameiet og Garasjesameiet. Når det gjelder kostnader som av praktiske grunner er lagt i Gårdsromssameiet eller Garasjeselskapet men som i realiteten gjelder drift og vedlikehold av bygningene, skal næringsseksjonene bære sin forholdsmessige andel av disse. Dette gjelder

6 typisk drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til felles tekniske rom, felles anlegg og felles infrastruktur, fjernvarme, strøm samt egen vannmåler. Også kostnader knyttet til regnskap, revisjon og lignende i Gårdsromssameiet og Garasjesameiet fordeles iht. sameiebrøken. Forslaget krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Vedtak: Boligseksjonene skal alene dekke felleskostnader knyttet til de deler av fellesareal som nevnt i pkt Boligseksjonene skal også dekke sameiets andel av kostnader til drift og vedlikehold av Fredensborg Gårdsromssameie og Fredensborg Garasjesameie. Bakgrunnen for dette er at næringsseksjonene ikke har adgang til arealet i Gårdsromssameiet og Garasjesameiet. Når det gjelder kostnader som av praktiske grunner er lagt i Gårdsromssameiet eller Garasjesameiet, men som i realiteten gjelder drift og vedlikehold av bygningene, skal næringsseksjonene belastes etter sameierbrøken. Dette gjelder typisk drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til felles tekniske rom, felles anlegg og felles infrastruktur, fjernvarme og strøm. Også kostnader knyttet til regnskap, revisjon og lignende i Gårdsromssameiet og Garasjesameiet fordeles iht. sameiebrøken. Enstemmig vedtatt.

7 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Fredensborg Sameie 1 den kl Møtested: Takhuset. Gjelder Fredensborg Takterrasseforening. Tilstede var 11 seksjonseiere og 0 med fullmakt til sammen 11 stemmeberettigede. Det er kun eiere av selveierleilighetene som har mulighet til å avgi stemme i denne saken. 4) Forslag fra Fredensborg Takterrasseforening, v/anne Marthe Bjønnes (foreningens styreleder) om oppløsing av Fredensborg Takterrasseforening og hva en skal gjøre med midlene som tilhører foreningen. Bakgrunn: Da de første eierne i sameiet flyttet inn i leilighetene sine i 2004, ble Fredensborg takterrasseforening etablert like etterpå. Årsaken var at man ønsket at selveierne selv fikk ansvar for å administrere takterrassen over oppgang C, hvor kun selveierne og ikke næringslokalene eller Hausmann borettslag har bruksrett. Man ønsket å kjøpe møbler, grill etc, og dette skulle derfor ikke belastes andre enn selveierne. Man opprettet derfor en forening og fikk et organisasjonsnummer i Brønnøysund, noe som er et krav for å få opprette en egen konto i banken. Det ble betalt inn kr 2 000,- per leilighet, til sammen kr ,-. Disse ble benyttet til å kjøpe en grill, samt benker/bord i solid treverk som skulle holde mange år og som ikke kunne blåse bort. De resterende midlene skulle benyttes for videre innkjøp etc, dersom dette ble ansett nødvendig. Foreningen etablerte noen enkle vedtekter og valgte 1 styreleder og 2 styremedlemmer og opprettet en konto i DNB hvor de resterende midlene ble plassert. De tre styremedlemmene har disposisjonsrett på denne kontoen den dag i dag, men pengene har ikke vært rørt på nesten 7 år (ca ,- kr). Siden etableringen av Fredensborg takterrasseforening har det ikke vært noen aktivitet i foreningen, det er flere år siden det har vært avholdt møter og pengene står fortsatt på konto. To av styremedlemmene har flyttet for mange år siden, og foreningsstyreleder (undertegnede) har solgt leiligheten sin med overtakelse 15. mars Styreleder i Fredensborg takterrasseforening ønsker at sameiet beslutter hva som skal gjøres med midlene som har stått ubrukt på konto i mange år. Midlene kan ikke automatisk bli overført til sameiets egenkapital (som jo eies av både selveierne, næringslokalene og Hausmann borettslag), da dette er midler som kun er innbetalt av selveierne. Dette må i så fall selveierne være enig i. Forslag til sameiermøte: Det presiseres at her har kun selveierleilighetene stemmerett og en stemmer med en stemme pr selveierleilighet. Hausmann borettslag og næringslokalene kan ikke stemme. Forslag: Det foreslås å oppløse Fredensborg takterrasseforening og samtidig besluttes det at pengene som står på konto tilhørende takterrasseforeningen overføres til:

8 Fredensborg sameie 1 - til gode for både selveierne, borettslaget og næringslokalene Betales ut til nåværende beboere, med en lik andel til hver, ved å trekke det fra felleskostnadene Gi beløpet til Frelsesarmeen I tillegg gis forretningsfører full disposisjonsrett til kontoen (DNB ) frem til den avsluttes, og de tre styremedlemmene i Fredensborg takterrasseforening, som ikke lenger bor i FS1, fratas disposisjonsrett. Benkeforslag: Fredensborg Takterrasseforening videreføres. Vedtak: 8 punkt 6 i takterrasseforeningen endres til at styret skal bestå av styreleder og ett styremedlem. 11 endres til at foreningen skal ledes av et styre på to medlemmer. Forslag til nye styremedlemmer, Rune Karlsen (leder) og George Lundberg (styremedlem). Styrevervet følger styrevervet i FS 1. Forslagene enstemmig vedtatt. Amund Brandsrud /s/ Møteleder Fred Bråten /s/ Protokollvitne Kari-Anne Pedersen /s/ Referent Simen Røkaas /s/ Protokollvitne

9 7 Valg av tillitsvalgte A. Som leder for 2 år ble det foreslått: Rune Karlsen Møllergata 52 Vedtak: Valgt ved akklamasjon B. Som styremedlemmer for 2 år ble foreslått: Georg Lundberg Møllergata 50 Som styremedlemmer for 1 år ble foreslått: Turi Bondeson Jess Carlsens gate 10 Ole Johan Furset Jess Carlsens gate 10 Vedtak: Valgt ved akklamasjon C. Som varamedlemmer for 1 år ble foreslått: Liv Nordby for Turi Bondeson Rikard Helle for Ole Johan Furset Som varamedlem for 2 år ble foreslått: Fred Bråten for George Lundberg Vedtak: Valgt ved akklamasjon D. Som valgkomité for 1 år ble foreslått: Jørgen Braastad Jan Christian Horntvedt Vedtak: Valgt ved akklamasjon 8 Valg av revisor Vedtak: BDO valgt Sameiermøtet ble hevet kl Protokollen godkjennes av undertegnede: Amund Brandsrud /s/ Møteleder Simen Røkaas /s/ Protokollvitne Kari-Anne Pedersen /s/ Referent Fred Bråten /s/ Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Rune Karlsen Møllergata Nestleder George Lundberg Møllergata Styremedlem Turi Bondeson Jess Carlsens gate Styremedlem Ole Johan Furset Jess Carlsens gate Styremedlem Fredrik Sannes Kyrre Grepps Gate 19 A Oslo