Krise- Informasjonsplan For Tolga Kommune

Transkript

1 Krise- Informasjonsplan For Tolga Kommune Vedtatt : januar 2002 sak 14/02 Revidert: juli 2009 H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING side 3 2. AKTØRENE side 3 3. BEMANNING side 4 5. KOMMUNIKASJON side 5 6. ETABLERING AV INFOKONTOR side Rutiner side Utarbeidelse av pressemelding side Pressekonferense side Opprettelse av pressesenter side Opprettelse av omfattende teletjeneste side 6 Vedlegg : - Sjekkliste for etablering av informasjonskontor - Pressemelding adressater - Redningsressurser - Innkvarteringssteder - Frivillige organisasjoner - Omsorgsgruppe - Varslingsliste - Oversikt over vannverk - kontaktpersoner - Snøscooterløyver - Beredskapslager drivstoff - Nødaggregater - Telefonlogg H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 2

3 KRISE-INFORMASJONSPLAN Delplan til beredskapsplanen for Tolga kommune Innledning Denne planen er en delplan til Tolga kommunes beredskapsplan, og følger som vedlegg til denne. I beredskapsplanen er det lagt følgende ramme for informasjonstjenesten i forbindelse med en krisesituasjon: Leder: Eivind Moen Nestleder: Gudny Hagen Bakken Informasjonskontoret lokaliseres ved Fellestjenesten i kommunehuset Telefon og telefaxnummer og e-post skal være kommunenes hovednummer og adresse. Informasjonskontorets oppgaver skal være: 1. Innhente opplysninger om situasjonen og rapportere videre 2. Gi informasjon til befolkningen om situasjonen 3. Informere om farlige situasjoner som kan oppstå og bidra til at ytterligere skader unngås 4. Informere om helsemessige og sosial forhold, energi, kommunikasjon osv. 5. Informere ansatte i kommunen 6. Informere media 7. Forberede pressekonferanse Ressurslister, vaktlister m.m ajourholdes kontinuerlig. Planen rulleres sammen med beredskapsplanen. Administrasjonen er ansvarlig for gjennomføring av oppdateringen. Aktørene Figuren nedenfor beskriver de viktigste aktører i forhold til informasjonsoppgavene i en krisesituasjon. Informasjonskontoret har oppgaver knyttet til innhenting, bearbeidelse og spredning av informasjon. For å ha tilstrekkelig troverdighet er det svært viktig at kontoret er oppdatert om situasjonen til enhver tid. Kontakt med kriseledelsen er ivaretatt ved at leder/nestleder deltar i møtene. I forhold til skadestedsledelsen er det lagt opp til at denne i perioder følges av en representant fra kontoret med egen kommunikasjon direkte til infokontoret. H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 3

4 MEDIA SKADESTEDSLEDELSEN (evt m/repr. fra INFO.ktr) EKSTERNE ETATER KRISELEDELSEN (m/leder for infokont.) INFOkontor KOMM. ETATER PÅRØRENDE INNBYGGERNE/PUBLIKUM Bemanning Informasjonskontoret bemannes normalt med følgende personer: Eivind Moen, leder Gudny Hagen Bakken, nestleder Ellen Vibeke S. Nygjelten Kristofer Storruste Ved forfall, eller behov for ytterligere bemanning, innkalles personer fra denne lista: Navn Kari Jordet Kjetil Brodal Birgit Svendsen Bente Høsøien Janne Kirknes Oppgaver Info/merkantil / sentralbord Info /merkantil/hjemmesidene Tolga kommune. Info/merkantil /sentralbord Info/merkantil/sentralbord Info /merkantil/sentralbord H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 4

5 Kommunikasjon Telefon Kommunens hovednummer benyttes: Telefaks Kommunens hovedfaks som har nr: E-post Kommunens hovedpostkasse som er: (kun små bokstaver) Internett Kommunens hjemmesider på internett vil, i den grad det er mulig, bli brukt til å spre informasjon. Etablering av informasjonskontoret Kontoret opprettes etter ordre fra Kriseledelsen. Lederen er til stede i kriseledelsens første møte. I dette møtet bør det bestemmes tidspunkt og sted for pressekonferanse og hvem som skal delta. Leder kaller inn personalet og orienterer disse om situasjonen. Ved etablering har hver person sine oppgaver som er definert på forhånd i henhold til vedlagte sjekkliste. Rutiner Representant på skadestedet: I enkelte situasjoner vil det være aktuelt at det utplasseres en kontaktperson ute i felten med mobiltelefon. Denne personen skal: Formidle avtaler mellom informasjonskontoret og skadestedsledelsen om hvordan pressen skal gis tilgang til informasjon. Holde informasjonskontoret orientert om utviklingen. Det er viktig at denne personen er nøktern i sitt arbeide slik at den blir en støtte for skadestedsledelsen når det gjelder informasjonsformidling. Vedkommende må utstyres med kommunal mobiltelefon. Telefonlogg Det skal etableres en telefonlogg som ligger ved telefon(ene) i informasjonskontoret og ved telefonene i fellesekspedisjonen. Alle inngående og utgående telefonsamtaler skal registeres i samme logg. Pårørende Pårørende som ringer informasjonskontoret skal orienteres om situasjonen på linje med andre. De skal orienteres om at de vil bli tatt kontakt med så snart det foreligger nye H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 5

6 opplysninger, eventuelt å ringe eget nummer for pårørende dersom det er opprettet. Registrer pårørende med navn og telefonnummer i telfonloggen. Besvare forespørsler Informasjonskontoret skal gi opplysninger som er klarlagt i form av pressemeldinger, på pressekonferanser eller i intervjuer. Adgang til kontorene bak ekspedisjonen og til Storstua Kriseteamet disponere ved større krisesituasjoner Vidarheim samfunnshus. Det skal ikke være adgang til kontorene bak ekspedisjonen og Storstua for andre enn de som har en jobb å gjøre der. Utarbeidelse av pressemelding Ansvarlig: Eivind Moen i samarbeid med rådmann/ordfører Pressemeldingen skal minimum inneholde: Kort, nøktern og korrekt beskrivelse av hendelsen. (Hvordan, hvorfor, hvor og når) Hva som er gjort og hva som gjøres i øyeblikket. Hvem har gjort hva. Hvor publikum og pårørende kan henvende seg for nærmere informasjon. (Normalt på nummer ) Tidspunkt og sted for første pressekonferanse. HUSK VÅRE NYE LANDSMENN Flyktningtjenesten kobles inn og formidler kontakt evt. via tolk. Pressemeldingen skal sendes til adressater i henhold til vedlagte liste. Pressekonferanse Kantina benyttes til pressekonferanser. Kopier opp materiell på forhånd, kart, meldinger mv. Ordfører uttaler seg til pressen på vegne av kommunen. Opprettelse av pressesenter Som pressesenter benyttes lesesalen ved biblioteket. Reserver kantina til selve konferansene. Opprettelse av omfattende telefontjeneste Ved spesielt store kriser kan det bli aktuelt å opprette en mere omfattende telefontjeneste. Det kan være for å ta i mot stor pågang fra publikum/pårørende, eller det kan være aktuelt å drive oppsøkende virksomhet i forhold til pårørende. H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 6

7 Vedlegg Sjekkliste for etablering av informasjonskontor Pressemelding - adressater Redningsressurser Innkvarteringssteder Frivillige organisasjoner Omsorgsgruppe Varslingsliste Oversikt over vannverk - kontaktpersoner Scooterløyver i Tolga kommune Oversikt over beredskapslager drivstoff Oversikt over aggregater tilgjengelig i Tolga kommune Telefonlogg - skjema H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 7

8 Sjekklister for etablering av kriseinformasjonskontor Følgende punkter må vurderes ved opprettelse av kontoret: - Ansatte i kommunehuset informeres om at informasjonskontoret er opprettet. Sentralbordet informeres om hvor telefoner skal settes opp. Ans. EIM - Oppsetting av oppslagstavle i kommunehuset. GHB - Informasjonskontoret ved Fellestjenesten gjøres i stand i henhold til behov. - Det sjekkes at personer i sentrale posisjoner har operative mobil - telefoner. Oppdaterte telefonlister distribueres. - Vakt- og turnusliste settes opp. Det vurderes om sentralbordbetjening skal trekkes inn også på kveldstid for å bemanne sentralbordet. - Malmplassen Gjestegård varsles om hva som forventes av innrykk fra presse og publikum. EIM KRS BIS GHB - Vurdere om det er nødvendig å innkalle vaktmester. EIM - Kommunens internettsider oppdateres om hva som er skjedd m.m. EVSN/KJB - Reserver kantina for pressekonferanse og påse at teknisk utstyr er på plass. KSJ H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 8

9 Pressemelding adressater Adressat Faksnr E-post Fylkesmannen, beredsk.avd Østlendingen, Elverum Hamar Arbeiderblad red@h-a.no Arbeidets Rett Tynset redaksjonen@retten.no NTB vaktsjef@ntb.no NRK Hedmarkog Oppland ho@nrk.no mailto:hedmark@nrk.no TV2, Oslo respons@tv2.no H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 9

10 REDNINGSRESSURSER Liste over diverse instanser som disponerer redningsressurser Instanser eller redningsressurstype Kontaktperson Tlf arbeid Tlf privat Mobil Midt Hedmark brann- og redningsvesen Nabobrannvesen Teknisk avdelings ressurser Terje Hansen Røros Os Halvar Urset Vakttelefon Sivilforsvarsressurser/ FIG Hedmark sivilforsvarsdistrikt FIG Alvdal - Jon M. Lundaas Heimvernet/Forsvarets ressurser Opplandske HV distrikt 05, Elverum Ressurser fra forsvaret ut over HV Formidles gjennom Fylkesmannens Beredskapsavdeling Politi/Lensmannsressurser Lavinemateriell/froskemannsutstyr Sanitetsmateriell/apotekvarer Politi/lensmann Tolga Røde kors Hjelpekors Ingar Brennmoen Tynset Sykehus Tynset Apotek Røros Sykehus Røros Apotek Mattilsynet Nord-Østerdal Anleggsmaskiner (*) Lokale ressurser disponeres lokalt Fylkesmannen H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 10

11 Nødstrønsaggregat (*) Fylkesmannen Transportmateriell Østerdal Billag Storhusholdning N.Ø.Videreg Røros Videreg. Tjønnmosenteret Røros Sykehus Tolga Sykehjem Malmplassen Gjestegård Samf./grendehus (*) Fylkesmannen har oversikt over aggregater og bygg- og anleggsressurser (*) Se vedlagte liste over aggregater og diesellager i Tolga kommune. HV Liste over aktuelle innkvarteringssteder: STED Malmplassen gjestegård Setersegga Camping og Hytteutleie Vingelsgård Gjestgiveri Hodalen fjellstue Tynset Hotel, Motel & Vandrehjem TELEFON H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 11

12 FRIVILLIGE ORGANISASJONER Oversikt over frivillige organisasjoner i kommunen som kan være aktuelle i en ulykkes- /katastrofesituasjon. Organisasjon Kontaktperson (leder i org.) Telefonnummer Tolga Røde Kors Hjelpek. Tolga bygdekvinnelag Ingar Brennmoen Rigmor Tollga Vingelen bygdekvinnelag Hodalen bondekvinnelag Holøydalen/Øversjødalen bondekvinnelag Kvinners Frivillige beredskap Tolga Pensjonistforening Tolga I.L. Ingris Vingelsgaard Liv Ingrid Rye Bjørg Støkket Marthe Nygjelten Eistein Aaseng / Trond Tollan Hodalen I.L. Øversjødalen I.L Vingelen I.L. Amund C. Ryalen Jan Pallin Marit Gilleberg / Tolga Helselag Vingelen Sanitetsforening Mette Kari Tolgensbakken Britt Dølmo H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 12

13 TOLGA KOMMUNES KRISETEAM Kontaktes ved spesielle hendelser som fører til menneskelige tragedier. Kriseteamet holder kommuneledelsen orientert når teamet trer sammen. Telefon arbeid Telefon privat/mobil Rita Elvsveen Psykiatrisk sykepleier Leder av kriseteame Ola H. Skjeldal Kommunelege I Inger Johanne Rise Helsesøster / Aina Lundberg NAV Sosionon sosialtjenesten Legevaktsentralen Lensmann Simen Simensen Prest H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 13

14 VARSLINGSLISTE /TELEFONLISTE VIRKSOMHET TLF.PRIVAT TLF.JOBB MOBIL TLF Ordfører Erling Aas-Eng Varaordfører Ragnhild Aashaug Rådmann Knut Sagbakken Beredskapskontakt Dorthe Iversen Infoleder Stedfortreder Eivind Moen Gudny H. Bakken Virksomhetsleder Hallvard Urset Teknisk drift Brannsjef Terje Hansen Virksomhetsleder Ola H. Skjeldal Helse/komm.lege 1 Mattilsynet NAV Ingrid Engan Virksomhetsleder m.m se infoleder Økonomisjef Arnljot Aas Fagansvarlig Gunnbjørn Trøan Landbruk Politi/lensmann Atle Fiskvik jobb Sokneprest Simen Simensen Fylkesmannens Beredskapsavd E-verk NSB Røros lufthavn H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 14

15 OVERSIKT OVER VANNVERK NAVN KONTAKTPERSON TELEFON Tolga vannforsyning Stein Nygjelten Vingelen vassverk Per Buttingsrud Hodalen vannverk Tove Mette Tveråen Øversjødalen vannverk Anders Ellefsplass Helgebekken vannverk Erik Müller H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 15

16 BEREDSKAPSLAGER - DRIVSTOFF TOLGA: Tolga Bensin og Service, Bjørn Arve Lunheim tanker a l bensin 2 tanker a l diesel blank 1 tank a l farget diesel Vanligvis er disse halvfulle. Fylles ukentlig HODALEN: Hodalen Diesel og beredskapslager, Olav Bakken / tanker a l farget diesel Ikke mer enn nødvendig lagerbeholdning VINGELEN: 2 Dieselanlegg Kletten Diesel- og beredskapsanlegg, Embret Rønning tanker a l farget diesel Varierende mengder gjennom året, fra 8000 l til l A/L Østate Diesel- og beredskapslager, Jarne Kroken, tank a l farget diesel 1 tank a l farget diesel 1 tank a l blank diesel Varierende mengde gjennom året Halsvåen Diesel og beredskapsanlegg er nedlagt. Coop Marked; Bua, Kjellaug Andreassen, tank a l farget diesel 1 tanka 9000 eller l blank diesel 1 tank a l bensin Mengde varierer gjennom året ØVERSJØDALEN; Holøydalen diesel og beredskap, Anders Ellefsplass / tanker a l farget diesel vanlig fyllde ca l samlet 1 tank a l blank diesel vanlig fyllde ca 7000 l H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 16

17 TILGJENGELIGE AGGREGATER TOLGA: Ola Jordet Hilde Harsjøen Ann Kristin Ryen Dæhlie Trond Erlien Einar Johnsgård Ragnhild og Håkon Aashaug Otto Engebakken Jan M. Flaten Pål Sverre Flatgård Ivar Riise Alle brukes i forbindelse med seterdrift Sykehjemet (Mase Easy DT ) beregnet til å drive oljefyr, nødlys og pumper i varmeanlegg HODALEN: Lars Erik Svendsen Asbjørn Slettan seterdrift Else Hodal og Knut Kaasen (2 stk) Jo Esten Trøan HOLØYDALEN Jan Erik Sønmør Anders Ellefsplass Ola Petter Søndmør, stasjonær VINGELEN Langsæter fellesbeite, 2 stk, Tor Håkon Aaseng, seterdrift Rønningsåkeren samdrift, 2 stk, Embret Rønning, seterdrift H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 17

18 TELEFONLOGG Operatør Dato Tidspkt I/U Samtalepartner Samtalen gjelder Oppfølging H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 18

19 H:\planer\beredska\kriseinfo\info-pln.doc 19