Saksframlegg. STATUSRAPPORT HELTID EN RETTIGHET, DELTID EN MULIGHET - BEHOV FOR JUSTERINGER I FORHOLD TIL ERFARINGER Arkivsaksnr.

Transkript

1 Saksframlegg STATUSRAPPORT HELTID EN RETTIGHET, DELTID EN MULIGHET - BEHOV FOR JUSTERINGER I FORHOLD TIL ERFARINGER Arkivsaksnr.: 08/20436 Forslag til vedtak: 1. Rekrutteringsstillinger, også under 50% kan utlyses og tilsettes der enhetsleder finner de t nødvendig 2. Rekrutteringsstillingene skal ikke være mindre en at ansatte går 2 vakter 3. hver helg som et minimum. Rådmannen vurderer søknader fra enhetsleder om evt unntak fra dette. 3. Uønsket deltid (jfr definisjon i saken) søkes eliminert snarest 4. Rådmannen sørger for at bemanningen er til enhver tid forsvarlig mht kompetanse og kontinuitet 5. Det rapporteres tertialsvis til Administrasjonsutvalget mht utviklingen når det gjelder stillingsstørrelser/rekruttering/ubesatte stillinger/sykefravær Saksfremlegg - arkivsak 08/

2 1 Innledning For innbyggerne gir flere heltidsstillinger økt tilstedeværelse og bedre kontinuitet. De slipper å ha så mange arbeidstakere å forholde seg til. For de ansatte betyr det forutsigbar lønn og arbeidstid, bedre pensjon etc. For arbeidsgiver vil økte stillingsandeler gjøre rekruttering, informasjon og arbeidsmiljøutvikling lettere, og det vil sannsynligvis føre til mindre fravær og bedre tjenestekvalitet. For samfunnet er heltidsstillinger i omsorgssektoren trolig et av de viktigste grepene for å skape likestilling mellom kvinner og menn i arbeidslivet. Gjennom Prosjekt Heltid en rettighet, deltid en mulighet har Rådmannen arbeidet for å kartlegge hvorfor det er vanskelig å øke andelen heltidsstillinger når det er åpenbart at økt andel heltidsansatte er en fordel for alle parter. Arbeidet hittil viser at det er en rekke faktorer som virker mot målet om økt andel heltidsansatte: bemanningsbehov gjennom uka ressurstilgang (budsjett) arbeidstidsbestemmelser og andre regler ansattes ønsker for egen arbeidssituasjon Bemanningsbehov gjennom uka I utgangspunktet skal det være tilstrekkelig ansatte på jobb til en hver tid slik at brukerbehov kan dekkes i henhold til vedtak. I motsetning til bemanningsbehovet på sykehus der planlagte aktiviteter finner sted på ukedagene og kun akutte og ekstraordinære aktiviteter finner sted på kveld og helg, er brukerbehovet i kommunen i mye større grad konstant gjennom hele uka. I kommunen er det derfor liten forskjell på bemanningsbehovet på uke- og helgedager. I boliger et brukerbehovene størst på kveld og helg fordi brukerne ofte har andre tilbud på dagtid. Med like stort behov for arbeidskraft på ukedagene som i helg samtidig som ansatte går turnus 3. hver helg, betyr det at vi må ha mer enn 60% (16 ansatte på vakt på en dagvakt istedenfor 10) flere ansatte i ukedagene enn døgnrytmeplanen/brukerbehovene tilsier for at helgevaktene skal kunne dekkes av ansatte i 100% stillinger. Om turnus kunne bygges opp utelukkende ut fra brukerbehov, så ville det ideelle vært at de ansatte jobbet delt- vakter, med mange på jobb morgen og kveld og et passende antall i middagstiden slik for eks bussselskap og butikker håndterer store topper i belastningen gjennom dagen/ døgnet. Slike delt-vakter er imidlertid selvsagt svært ugunstig for de ansatte. Ressurstilgang Dagens økonomiske rammer gir ikke rom for å øke bemanningen i Helse og velferd slik at man kan bemanne opp for at alle skal kunne jobbe 100%-stillinger, jfr redegjørelsen over. Det er sannsynligvis heller ikke ledig arbeidskraft om budsjettmidlene skulle vært tilgjengelige. Det er per i dag heller ikke tilstrekkelig ressurser tilgjengelig til å øke alle ansatte til ønsket stillingsandel i tråd med de ansattes ønsker. Arbeidstidsbestemmelser Arbeidstidsbestemmelser regulerer adgangen til å arbeide, for eksempel begrenses antall søndager man kan jobbe sammenhengende. Helgebelastningen for ansatte i turnusstillinger er faktoren som styrer hvor mange ansatte en enhet må ha for å drive. Saksfremlegg - arkivsak 08/

3 Ansattes ønsker for egen arbeidssituasjon Det er ikke slik at alle deltidsansatte ønsker å jobbe heltid om de fikk tilbudet. Det er mange som gir uttrykk for at de ønsker å jobbe mer enn den deltidsstillingen de har i dag. Men samtidig ønsker de mindre ubekvem arbeidstid. De fleste ønsker heller ikke å jobbe på mer enn ett tjenestested. Rekruttering Rekruttering er også en faktor som bekymrer. Det rapporteres om en tydelig trend om færre og mindre kompetente søkere til noen stillinger som utlyses. Det har flere ganger vært nødvendig å ha gjentatte utlysninger på alle stillinger. Tilgang på arbeidskraft forventes å bli ennå vanskeligere i fremtiden. Kommunen må derfor forsøke å benytte seg av tilgjengelig arbeidskraft på en så effektiv måte som mulig. I forbindelse med en sak til Administrasjonsutvalget 04/22749 Bruk av Deltid ( ) ble det innført en restriksjon på utlysning av, og tilsetting i, stillinger med en stillingsprosent lavere enn 50%. Tiltaket ble iverksatt fordi det var forventet at dette ville stimulere frem flere større stillinger. Dette ser ikke ut til å ha hatt ønsket virkning, men har heller medført et høyt antall ubesatte stillinger mindre enn 50% innenfor Helse- og velferdsområdet. Budsjettrammen har økt betydelig de siste årene. Bare fra 2007 til 2008 er det tilsatt 100 nye årsverk innenfor Helse- og velferdstjenesten. De fleste av disse årsverkene synes å ha blitt tilsatt ved at deltidsansatte har fått økt sine stillingsandeler. Enhetsledere rapporterer at 372 ansatte har økt stillingsandeler svarende til 94,27 årsverk hittil i prosjektet. Prosjekt Heltid en rettighet, deltid en mulighet ble opprettet i februar 2007 for å finne frem til tiltak, innenfor budsjettrammen, som kan bidra til å redusere andelen ansatte som jobber deltid. Prosjektgruppen er sammensatt av enhetsledere, medarbeidere ved rådmannens fagstab, personaltjeneste og arbeidstakeorganisasjonene. Administrasjonsutvalget har vedtatt at målet for prosjektet skal være at 70% av ansatte skal ha 80% stilling eller mer i 2008 og en hovedmålsettingen om at 70% av ansatte skal ha 100%-stillinger. 2 Dagens situasjon Prosjektet har hatt fokus på finne frem til de mekanismer som styrer stillingsprosenter i turnusbaserte tjenester for å redusere antall deltidsansatte. Disse er omhandlet i flere saker til Administrasjonsutvalget. 2.1 Stillingsandeler i Helse- og velferd Status mht stillingsstørrelser gjengies i tabellen under Type enhet Ant totalt Under 20 Under 50 Under Ansatte 4388 Ant % Ant % Ant % Ant % Helsehus Helse og velferdssentre Botiltak Hjemmetjenester Andre Helse og Velferd Gjennomsnitt 12,8 11,4 27,6 48,4 Tallene tatt fra lønnsdata pr. mai 2008 Saksfremlegg - arkivsak 08/

4 Tall som er tilgjengelig fra tidligere viser seg å være usikker. Videre har det vært en omorganisering i Helse og velferd som medfører at tallene er ikke direkte sammenlignbare. Det er derfor vanskelig nå å gi noen god oversikt over utviklingen mht deltidsstillinger. 2.2 Ubesatte stillinger i Helse og velferd En kartlegging viser at det er stillinger tilsvarende ca 144 årsverk ubesatt i mai Dette betyr at det er ca. 90 vakter pr. dag som må løses ved bruk av ekstrainnleie eller beordringer. Av disse er ca.400 turnusstillinger under 50% ubesatt som til sammen utgjør ca 100 årsverk. Ubesatte stillinger og utfordringen disse utgjør bekreftes ytterligere ved at det er et meget høyt antall brudd på Arbeidsmiljøloven i forbindelse med turnusjobbing i Helse og velferd. I perioden har et stort antall brudd på Arbeidsmiljøloven vært registrert. Disse er hovedsakelig forårsaket av at ansatte jobber søndag utover AML bestemmelser eller at den enkelte ansatte jobber flere timer pr. dag enn Arbeidsmiljøloven gir rom for. Dersom Helse og velferdstjenesten skal være i stand til å yte forsvarlige tjenester må nåværende situasjon mht ledige stillinger løses umiddelbart!. 2.3 Vikartjenesten Vikartjenesten har kun klart å dekke 50% av forespørslene i 2007 på tross av et betydelig merforbruk. Se egen sak om dette. 2.4 Merforbruk hjemmetjenester og sykehjemmene Hjemmetjenesten og sykehjemmene har også et betydelig merforbruk, noe vi setter i sammenheng med mange ubesatte vakter, mye beordring og økende sykefravær. 2.5 Sykefravær Antall ubesatte stillinger i omsorgstjenesten antas å være en forsterkende faktor på sykefraværet i Helse og velferdstjenesten. Det rapporteres at mange ansatte gruer seg til å jobbe på helger med mange ledige vakter og mange blir sykmeldt på grunn av slikt stress. Det at man ikke vet hvem man skal jobbe sammen med eller om vaktene blir dekket og med hvilken kompetanse er en klar belastning. Sykefraværet har økt i 1. kvartal Enhetene som får 100% dekning av alle ledige vakter fra Vikartjenesten rapporterer et nedgangstendens i sykefraværet selv etter kort utprøvingstid. 2.6 Kartlegging av deltidsansatte En obligatorisk kartlegging av fast ansatte som jobber deltid ble påbegynt i mai 07. Kartleggingen skulle gi kunnskap om den enkeltes begrunnelse for å jobbe deltid og informasjon om hva som skal til for at den enkelte kan øke sin stillingsandel. Det ble sendt ut spørreskjema til ca. 3,500 personer. Det har dessverre tatt tid å få ansatte til å svare. Etter flere purringer ble endelig svarprosent ca. 86%. Tallene analyseres og data hentes ut fortløpende. Resultatene fra denne kartleggingen skal danne grunnlaget for det videre arbeidet med å øke stillingsandeler. 1,607 ansatte oppgir at de ønsker å øke sin stillingsandel med til sammen 548 årsverk. 815 oppgir at arbeid ved flere enn ett tjenestested er en mulighet for å få økt stillingsandel, mens kun 44 oppgir at det å jobbe på flere tjenestesteder er en motivasjonsfaktor for å øke stillingsandelen. Antallet som kan øke sin stillingsandel er sannsynligvis ikke så høyt i realiteten da det ved nærmere analyse Saksfremlegg - arkivsak 08/

5 ser ut som om opp til 30% oppgir grunner som vil hindre dem å øke stillingsandel i nær fremtid. Jeg viser ellers til rapport om kartlegging av ansatte i deltidsstillinger til Administrasjonsutvalget. 3 Generelt om turnus En turnus er en arbeidsplan for ansatte som jobber i enheter som har drift som strekker seg ut over vanlig dagtid eller er døgndrift. Det er Arbeidsmiljøloven (AML 10) som regulerer turnusjobbing. Her finnes bl.a.: - definisjoner av døgn og uke, bestemmelser om arbeidstid, fritid, pauser, søndagsarbeid, nattarbeid. Det finnes unntaksbestemmelser som kan benyttes i særskilte tilfeller. I tillegg finnes det lokale avtaler mellom Rådmannen og arbeidstakerorganisasjonene: 3.1 En vanlig turnus En enhet som må ha 9 ansatte på vakt på helg må ha 27 personer ansatt for å dekke dette (alle går hver 3. helg uansett stillingsstørrelse). Dersom det er noen ansatte som jobber kun ukedager må antallet ansatte økes tilsvarende. Med like stort behov for arbeidskraft på ukedagene som i helg samtidig som ansatte går turnus 3. hver helg, betyr det at vi må ha ca 60% ansatte mer i ukedagene enn døgnrytmeplanen/brukerbehovene tilsier for at helgevaktene skal kunne dekkes av ansatte i 100% stillinger. Øvrige momenter som det forsøkes tatt høyde for når det lages turnus, i tillegg til AML: - faglig forsvarlig personalsammensetting på alle vakter, ikke flere enn 2 kveldsvakter etter hverandre, tidligvakt før frihelg, tid til samarbeid og planlegging. 3.2 Turnus i helse og velferd i Trondheim kommune - arbeidstid er 35,5 timer/uke, jf. AML - jobber hver 3. søndag (uansett stillingsandel). Denne normen for helgebelastning ble den innført som standard for enheter i Helse og velferd for å legge til rette for at deltidsansatte skal kunne jobbe på to enheter og for å unngå at enkelte enheter opererer med 4. hver helg som vaktbelastning, noe som bidrar til økt antall små deltidsstillinger. - jobber enten på dag og kveld eller på natt. - brukerbehovene er jevnere fordelt gjennom uken nå enn tidligere, noe som gir lite forskjell på bemanningsbehov på uke- og helgedager - småstillingene er hovedsakelig knyttet til helgejobbing. Det er behovet for personer på helg som styrer det totale behov for ansatte mens det er enhetens budsjett som styrer årsverkene som kan fordeles på disse. Samtidig må det sikres tilstrekkelig og kompetent personale på dag og kveld i ukedagene. Det er laget flere konkrete turnusmodeller som synliggjører dette, et eksempel finnes i vedlegg 1 - Forslaget om en pilot ved Øya helsehus. 4 Tiltakspakken Det er utarbeidet og iverksatt en tiltakspakke på 29 punkter i nært samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene (se vedlegg). Tiltakspakken er en samling av tiltak som i sum skal påvirke muligheten for enhetene til å tilby større stillingsandeler til ansatte og unngå ledige vakter. Det er bred enighet om at tiltakene som inngår i pakken er nødvendig for å legge tilrette best mulig slik at enhetene skal ha mulighet til å tilby større stillingsandeler med dagens vilkår. Saksfremlegg - arkivsak 08/

6 4.1 Korttidsvirkningen av tiltakspakken Tiltakspakken har hittil hatt begrenset virkning. Enhetsledere har imidlertid mye sterkere bevissthet på å øke stillingsandeler for sine ansatte enn tidligere og utnytter de mulighetene som ligger innenfor sine økonomiske rammer så langt som mulig. Ansatte er oppfordret til frivillig innsats for å bistå til å dekke ledige vakter på helg. Det er et fåtall av ansatte som har meldt seg til dette, det er kommet tilbakemelding om at ansatte opplever at de jobber nok ubekvemme vakter fra før og at dersom ekstra jobbing på helg skal være interessant må det kompenseres bedre. Selv om virkningen har vært begrenset hittil mener Rådmannen at det fortsatt må satses for å gjennomføre tiltakene i tiltakspakken. Enkelt tiltak/ tiltakspakken justeres ved behov etter hvert som erfaringer tilsier det. 5 Løsningsmuligheter Med bakgrunn i dagens situasjon vil Rådmannen her drøfte mulige veivalg og gi anbefalinger til beslutninger. Det er 2 hovedutfordringer, - ubesatte stillinger inkludert helgestillinger, situasjonen med et høyt antall ubesatte stillinger må løses snarest - økte stillingsandeler for ansatte for å nå fastsatte mål Det er ikke enkelt å løse disse to utfordringer samtidig. Mulige tiltak har svært krevende ulemper. 5.1 Stillinger mindre enn 50% utlyses Fordeler - ubesatte stillinger vil kunne dekkes dersom det finnes kvalifiserte søkere til disse stillingene - enkelte oppfatter at tilsetting i små deltidsstillinger kan være et rekrutteringstiltak noen som begynner i yrket i små helgestillinger velger senere å ta større stillinger i Helse og velferdstjenesten - det oppfattes å øke fleksibilitet for enheten ved at flere småstillinger gir et korps med ansatte som kan bes om å ta ekstravakter ved behov f.eks ved sykefravær og lignende. - enhetslederne rapporterer at det finnes søkere til slike stillinger Ulemper - kommunens målsetting om å øke stillingsandeler slik at 70% av ansatte har 100% stilling blir vanskeligere å oppnå - for å ha en levelig lønn blir ansatte presset til å ta arbeid ved flere tjenestesteder/arbeidsgivere eller ekstravakter, dette er uønsket som vist i den foreløpige rapporten fra kartlegging av deltidsansatte - det blir vanskeligere å skape kontinuitet og stabilitet og dermed øke kvaliteten på tjenesteytingen - brukerne vil få flere tjenesteytere som de må forholde seg til i hverdagen - det kan bli vanskelig å rekruttere godt kvalifisert personell til små stillinger 5.2 Endret helgebelastning alle ansatte som jobber i turnus bes om å ta 4 ekstra helger pr. år (5 av 12) Fordeler - mulighet for å tilby en høy prosent heltidsstillinger fordi det trengs færre ansatte for å dekke opp vaktene i helgene - antallet ubesatte stillinger reduseres kraftig på grunn av redusert behov for ansatte for å dekke helgene - krever færre småstillinger Saksfremlegg - arkivsak 08/

7 - vil bidra positiv til å bedre kontinuitet og stabilitet - bedret stabilitet og kontinuitet er viktige faktorer for å tilrettelegge for økt tjenestekvalitet - reduserer behovet for beordringer og bruk av forskyvet vakter Ulemper - lite attraktive for ansatte pga økt helgebelastning - kommunen har rekrutteringsvansker i dagens arbeidsmarked. Økt vaktbelastning vil forverre rekrutteringsmulighetene Det viser seg at ansatte ikke er villig til å ta på seg ekstra helgearbeid uten at dette kompenseres. Hvis foreslåtte tiltak ikke lykkes må kommunen komme tilbake til dette. Da bør det vurderes om det er mulig for kommunen til å premiere de medarbeidere som tar på seg ekstra helger med betaling utover det som er tariffavtalt, og at premieringen økes med antall helger utover standarden. 5.3 Økte stillingsandeler ved bruk av friske midler Tallene fra kartleggingen av deltidsansatte, foretatt 07-08, viser at dersom stillingsandeler bare skal økes ved bruk av friske midler vil det kreve at det settes av lønnsmidler for de 1,607 ansatte som ønsker å øke sine stillingsandeler. Dette tilsvarer ca. 548 årsverk. Med en årsverkkostnad på ca. kr vil dette utgjør en merkostnad på ca 246 mill kr. Enkelte har oppgitt at de ønsker å øke sine stillingsandeler men oppgir samtidig at de jobber deltid på grunn av redusert helse eller omsorgsoppgaver som ikke tillatter vedkommende å jobbe mer. Med andre ord er vi ikke sikre på hvor stor andel av de 1607 deltidsansatte som faktisk kan øke sin stillingsandel. om de fikk tilbudet. Selv om vi brukte 246 millioner kroner for å tilby større stillingsandeler til alle deltidsansatte som ønsker større stillingsandel, så ville bemanningsøkningen ikke komme på tidspunkt der vi har behov for bemanningsøkningen og vi ville ikke få løst problemet med ledige helgevakter. Derfor må alternative løsninger søkes. 5.4 Økte stillingsandeler ved bruk av flere tjenestesteder Stillingsandeler kan økes ved at ansatte jobber ved flere tjenestesteder. Denne løsningen kan hovedsakelig brukes ved å kombinere turnusstillinger med stillinger på dagtid, på grunn av helgejobbing. Det er viktig å merke at dette vil være krevende logistisk da det er flere momenter som det må tas hensyn til. Det medfører også at hver enhet fortsatt vil ha et høyt antall ansatte i mindre stillingsandeler, noe som ikke er positivt for kontinuiteten. Det er ikke uten ulemper for ansatte å jobbe ved 2 tjenestesteder. Spesielt vanskelig er det å sikre tilhørighet og samkjøring av personaloppfølging. Dersom arbeidsgiver bruker denne løsningen vil all samkjøring hvile på enhetslederne og dermed vil det stilles store krav til samhandling og samarbeid ledere i mellom. Videre vil dette kunne betyr at flere arbeidstakere vil utløse et redusert uketimetall på grunn av arbeidstidsbestemmelser. Dersom dette er tilfelle vil det være en ekstrakostnad på ca. kr.50,000 pr år pr. stilling. Muligheten for ansatte til å øke sin stillingsandel ved å jobbe på 2 tjenestesteder har eksistert over lang tid da fagpersoner har hatt mulighet til å søke seg en tilleggsstilling ved Vikartjenesten for å få den stillingsandelen de ønsker seg. Muligheten er ikke brukt i stor skala. Vikartjenesten oppgir at det er kun ca. ti ansatte har benyttet seg av denne muligheten. Saksfremlegg - arkivsak 08/

8 Når ansatte som jobber i turnus øker sin stillingsandel avhjelpes ikke ledige vakter på helg fordi disse allerede jobber sine helger. 5.5 Opprettelse av rekrutteringstillinger En av de største utfordringene kommunen står over for nå og i årene som kommer, er å rekruttere nok og kompetent personell. Studentstillingene er opprettet både for å dekke et behov mens studentene er under utdanning, men også med tanke på rekruttering etter fullført studium. Når vi nå har forsøkt alle andre muligheter innenfor budsjett som finnes, og fortsatt har svært mange ledige vakter daglig og særlig i helgene så må vi gjøre noe. Rådmannen mener vi bør åpne for utlysning etter deltidsstillinger også under 50% men legge til rette for a disse stillingene i praksis blir rekrutteringsstillinger Disse stillingene tilbys til : - studenter - søkere som spesifikt kun ønsker å jobbe i disse stillinger pga omsorgsoppgaver, redusert helse eller utdanningsplaner Ansatte i slike stillinger - må være villig til å øke stillingsandel ved endret omsorgssituasjon - de som er ufaglærte, forventes å ta en utdanning og skal få bistand til dette. Evt. krav om utvidet stillingsandel knyttes til at de har skaffet seg kompetanse - skal ikke jobbe sjeldnere enn 2 vakter 3. hver helg med mindre det er søkt om dette og Rådmannen har gitt dispensasjon, se forslag til vedtak. Andel rekrutteringsstillinger pr. tjenestested begrenses av kompetansekravene til enhetene. Antall ansatte i små stillingsandeler (rekrutteringsstillinger) bør begrenses til et minimum for å sikre kontinuitet, kvalitet og kompetanse innenfor tilgjengelige budsjettrammer og dagens turnusordninger. 5.6 Fokus fremover Både ut fra kompetansebehov, kontinuitet og rekruttering må det være et mål for kommunen å kunne tilby heltidsstillinger til de som vil og kan. Men dagens situasjon med rekrutteringsproblemer og ubesatte stillinger viser at deltidsstillinger må være en mulighet for den som ønsker det. Mål nr. 1 må nå være å få dekket alle vakansene gjennom utlysning av rekrutteringsstillinger. Forbudet mot utlysning av stillinger mindre enn 50% foreslåes opphevet. Rådmannen anbefaler at vi som mål nr. 2 prioriterer å rydde opp i problemet uønsket deltid. Definisjon: Personer som jobber i deltidsstillinger som ønsker helttidsstillinger/større stillingsandel som er villig til: å jobbe på 2 forskjellige enheter men som på tross av dette ikke får ønsket stillingsandel. Ut fra kartleggingen er det ca. 815 personer i denne situasjonen. Rådmannen vil iverksette tiltak for å eliminere uønsket deltid så snart som mulig. Når kommunen har taklet uønsket deltid vil det fra arbeidsgivers perspektiv være nødvendig å vurdere tiltak for å redusere antallet ansatte som jobber ønsket deltid. For å oppnå målet om økt kvalitet gjennom optimal kontinuitet må kommunen vurderer hvorvidt deltidsstillinger, spesielt de med lave stillingsandeler, kan forsvares. Dette vil trenge langsiktige tiltak med fokus på å endre holdninger til å jobbe i heltidsstillinger. Saksfremlegg - arkivsak 08/

9 Samtidig må kommunen forsikre at de valgene som tas ikke strir mot kommunens forpliktelser som IA bedrift og heller ikke virker ekskluderende for mulige fremtidige arbeidstakere som ikke kan jobbe i fullstilling. 6 Oppsummering Det er tvingende nødvendig å legge til rette for å få dekket opp ubesatte stillinger i turnus umiddelbart. Rådmannens forslag til tiltak ble den drøftet med de ansattes organisasjoner som gir sin fulle støtte til forslagene. 7 Forslag til vedtak 1. Rekrutteringsstillinger, også under 50% kan utlyses og tilsettes der enhetsleder finner det nødvendig 2. Rekrutteringsstillingene skal ikke være mindre en at ansatte går 2 vakter 3. hver helg som et minimum. Rådmannen vurderer søknader fra enhetsleder om evt unntak fra dette. 3. Uønsket deltid (jfr definisjon i saken) søkes eliminert snarest 4. Rådmannen sørger for at bemanningen er til enhver tid forsvarlig mht kompetanse og kontinuitet 5. Det rapporteres tertialsvis til Administrasjonsutvalget mht utviklingen når det gjelder stillingsstørrelser/rekruttering/ubesatte stillinger/sykefravær Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Linda A. Blekkan saksbehandler Saksfremlegg - arkivsak 08/

10 Saksfremlegg - arkivsak 08/

11 Vedlegg 1 Alternativ bemanning ved Øya Helsehus delprosjekt Heltid en rettighet, deltid en mulighet 1.0 Bakgrunn I forbindelse med en workshop oktober 2007 ble det nevnt at det ville vært interessant å se effekten av å drive en enhet med faste stillingsandeler 50, 75 og 100% stillinger. Enhetsleder Øya helsehus har ytret interesse i å begrense stillingsandeler på en slik måte på en av avdelingene ved hennes enhet. Det antas at stillingsandeler i mindre stillingsbrøker er blitt brukt fordi behov og ressurstilgang har ikke vært tilstrekkelig. Prosjektet skulle synliggjøre hvordan en slik bemanning kunne effektueres. 2.0 Forslag til bemanningsplan avdelinger øya helsehus Enhetsleder er bedt om å lage en bemanningsplan for en avdeling ved Øya helsehus. Planen er basert på erfaringer fra Øya korttids sykehjem og Intermediær avd. v/søbstad sykehjem samt justering for avdelingens størrelse. Følgende bemanningsplan er basert på at avdelingen skal ha fra 32 til 38 plasser. Det er ikke i planen tatt stilling til fagbakgrunn men enhetens art er retningsgivende for sammensetting av ansatte. Vakt Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Timer Sum Dag t x t Aften t x t Natt x t Fagkoor t Sum Antall årsverk: 896t (fagkoordinator fratrukket) : 35,5 = 26 årsverk pr. avdeling 934t Følgende krav stilles av enhetsleder 1. I utgangspunktet bør det være bare sykepleiere og hjelpepleiere\ omsorgsarbeidere i alle stillingene. 2. Vi kan ha en vernepleier i hver avdeling. 3. Halvparten av stillingene bør være 3 årig høgskoleutdannet. 4. På natta skal det være en sykepleier og en hjelpepleier i hver etasje. 3.0 Bemannings forslag Avdelingen trenger 14 personer pr. helg og dermed må ha 42 personer totalt for å drive i tråd med standarden 3. hver helg. Natt kommer i tillegg og utgjør 3,94 årsverk. Dersom man trekker fra natt og fagkoordinator fra timetallet blir årsverk behov 21,3 årsverk. Saksfremlegg - arkivsak 08/

12 3.1 Eksempel der målsetting 2008 er innfridd Dersom målsetting om at 70% av de ansatte skal ha 80% stilling eller mer skal følges vi det utgjør 29,4 årsverk. Stillingsprosent Antall personer Sum , , ,5 Sum 31,1 Dette gir 9,8 stillinger flere enn det trengs på avdelingen. Dette vil gi en merkostnad =10,2 x snittlønn på kr.479,567 = kr.4,699, Eksempel 1 Bemanningen fordeles likt i stillingsgruppene 50%,75% og 100% Stillingsprosent Antall personer Sum , , ,0 Sum 31,5 Dette gir 10,2 stillinger flere enn det trengs på avdelingen. Dette vil gi en merkostnad =10,2 x snittlønn på kr.479,567 = kr.4,891, Eksempel 2 Antall 75% og 100% reduseres til kun 6 og resten er i 50%. Stillingsprosent Antall personer Sum , , ,0 Sum 25,5 Dette gir 4,2 stillinger flere enn det trengs på avdelingen. Dette vil gi en merkostnad = 4,2 x snittlønn på kr.479,567 = kr.2,014, Eksempel 3 Dersom det lempes på kravet om kun fagutdannede kan det erstattes noen stillinger m studenter. Enhetslederen er forespeilet dette og sier at faglig kan det være mulig å ha 2 på tidlig vakt og 1 på senvakt hver helg, dette betyr at 9 (3x 3.hver helg) av de 42 kan erstattes med studenter og reduseres behovet til 33. Tilgjengelig årsverk reduseres med 1,17 (9x 13% stilling) slik at det er 20,13 Stillingsprosent Antall personer Sum , , ,5 Sum 21,75 Dette gir 1,6 stillinger flere enn det trengs på avdelingen. Dette vil gi en merkostnad = 1,6 x snittlønn på kr.479,567 = kr.767,307 Saksfremlegg - arkivsak 08/

13 3.5 Eksempel 4 For å kunne øke antall helstillinger har enhetsleder foreslått at det er mulighet til å endre noe på sammensettingen. Det kan økes noe på studentstillinger, til 3 på dagvakt og 2 på aftenvakt, og fortsatt ha en faglig forsvarlig drift. Stillingsprosent Antall personer Sum , , , ,95 Sum 21,95 Dette gir 0,65 stillinger flere enn det trengs på avdelingen. Dette vil gi en merkostnad = 0,65 x snittlønn på kr.479,567 = kr.311, Eksempel med 5 av 12 Dersom helgebelastningen endre vil behovet for personer endres. I en turnus på 12 uker, der behovet er å ha 14 personer pr helg, er det 168 vakter på helg som må bemannes. Helgebelastning Antall ansatte for å dekke behovet 3. hver (4 av 12) 42 5 av 12 33,6 2. hver (6 av 12) 28 Samme regnestykket som tidligere men med en helgebelastning på 5 av 12 gir følgende mulig bilde. Stillingsprosent Antall personer Sum , , , ,2 Sum 33 21,5 Dette gir 63% av de ansatte i stillinger over 80%, dersom man ikke tar med studenter blant total antallet blir resultatet 87,5% av de ansatte i stillinger over 80%. 4.0 Konklusjon: Det kommer godt frem at det er utfordrende å løse alle krav i en og samme modell. Den som er nærmest er der man endre helgebelastning. Det er kjent fra tidligere at det er lite populært blant de ansatte å øke helgebelastningen. Dersom dette ikke gjøres må det enten bevilges mer ressurser eller redusere forventninger til store stillingsandeler og dermed gi avkall på noe gevinsten med store stillingsandeler i form av økt kontinuitet og kvalitet. Linda J. Allan Blekkan Saksfremlegg - arkivsak 08/

14 Vedlegg 2 Tiltakspakke 2008 pr. 19. februar 2008 Problem; Vi har et prekært problem mht mange ubesatte vakter på helg Vi har store problemer med å få vikar ved behov Det er problemer mht kontinuitet og kompetanse på de vikarer vi får tak i Vi har problemer med økonomistyringen både i Vikartjenesten og ute på enhetene Vi har store utfordringer mht høy andel deltidsansatte i små stillingsandeler Problemene har vært diskutert med enhetslederne i møtet den 16/1. Det har også kommet mange innspill på et turnuskurs avholdt i dag, 13/2. Vi har diskutert gjennom problematikken med de hovedtillitsvalgte og hovedvernombudet i møter, sist 31/1. I tillegg har problemstillingene blitt belyst av et hurtigarbeidende utvalg ledet av Ola Skorstad. Dette utvalget avgav sin rapport i ettermiddag, 13/2. På basis av alle disse innspillene, konkluderer Rådmannen med følgende tiltak vi iverksetter så snart det er praktisk mulig (ikke i prioritert rekkefølge); 1. Begrenset grunnbemannings økning (topping av turnus); 2. Målsettingene for Heltidssaken skal gjenspeiles i tydelige krav i lederavtalene 3. Fortløpende styringsdata for andel deltidsansatte og antall ubesatte stillinger i form av månedsoversikter skal utarbeides. 4. Økte budsjett for 2008 skal prioriteres til å øke stillingsandeler for medarbeidere som ønsker å øke sine stillingsandeler 5. Nye tjenester/ tiltak skal planlegges/ bemannes med stillinger i hht gjeldende vedtak (ingen stillinger under 50%) og planlegges og budsjetteres i hht målsetting for Heltidssaken ( 70% av de ansatte har 80% stillinger eller høyere). Samtidig skal enhetslederne sikre at man har et tilstrekkelig antall ansatte til å dekke helg i hht bemanningsplan. 6. Trondheim kommune skal jobbe aktivt i fht KS i forbindelse med tariffoppgjøret for 2008 for å sikre at økt godgjøring for helgearbeid prioriteres slik at interessen for helge- /søndagsarbeide øker. 7. Rådmannen organiserer et obligatorisk turnuskurs for ledere og fagkoordinatorer tidlig i Kurset gjennomføres med vektlegging av bemanning basert på døgnrytme. 8. Rådmannen mener at ønsketurnus kan være et opplegg som sikrer at den enkelte ansatte får innflytelse på hvilke vakter vedkommende ønsker å ta. Ønsketurnus skal utprøves. Målet er at dette skal innføres på alle typer enheter i HV hvor man har turnusarbeidere. Turnusperioden skal være på minimum 6 mnd. Det nedsettes et utvalg som skal beskrive hva menes med ønsketurnus. Saksfremlegg - arkivsak 08/

15 9. Rådmannen bidrar til at vi får utprøvd alternative turnuser; Øya helsehus bemannes i hht gjeldende vedtak (ingen stillinger under 50%) og planlegges og budsjetteres i hht målsetting for Heltidssaken ( 70% av de ansatte har 80% stillinger eller høyere). Prosjektet på Nidarvoll med noe økt grunnbemanning kombinert med økte stillingsandeler til de som ønsker det gjennomføres, Prosjekt 2 tjenestesteder ved Heimdal dagtilbud for yrkeshemmede og Tiller sone gjennomføres. Felles turnus er et nyttig redskap for å øke fleksibiliteten samt gi muligheter for å gi ansatte større stillingsandeler. Dette er utprøvd med positive resultater i enhet for botiltak rus. Enheten viderefører og videreutvikler tiltaket. Enkelte botiltak for utviklingshemmede har iverksatt samme tiltak, Øvrige botiltak vil bli oppfordret til å iverksette tiltaket.. Rådmannen vil følge opp tiltaket gjennom resultatrapportering 2008 og vurdere videre implementering avhengig av oppnådd effekt. 10. Alle ansatte i HV som ikke går i turnus inviteres til å ta på seg 2 vakter på helg (kveld lørdag, dag søndag eller kveld søndag). Dette gjøres ved at den ansatte knyttes til en enhet/ avdeling der vedkommende har relevant faglig kompetanse. Vi ønsker å teste ut muligheten for at dette kan bli en fast ordning. Ansatte som jobber turnus inviteres til å øke antall arbeidshelger til 5 av 12 på frivillig basis. Dette foreslås gjennomført ved at de ekstra 4 helgene ikke er turnusfestet, men ved at den enkelte arbeidstaker er ansvarlig for å planlegge når disse skal jobbes slik at enhetens behov dekkes. Ansatte som frivillig inngår en avtale om å jobbe 5 av 12 skjermes fra pålagt merarbeid/overtid på helg så langt som mulig (skal beordres sist), noe som gir en økt forutsigbarhet. 11. Dagens turnusbelastning i bofellesskap for utviklingshemmede og avlastningstjeneste for voksne gjennomgås. Organisatoriske og/ eller strukturelle grep for å normalisere vaktbelastningene gjennomgås. 12. Enheter som fortsatt har turnuser med vaktbelastning 4. hver helg endrer dette til 3. hver helg. 13. Rådmannen vurderer muligheten for å sikre at turnusbaserte enheter innenfor OV får samme type vaktbelastning som skissert over. 14. Det opprettes kontakt med KOMPASS med tanke på å innføre et verktøy for kartlegging av kompetansebehov på enhetene. 15. Det vurderes om det er mulig å innføre en form for stillingsbank for søkere som er vurdert til å være kvalifisert men som ikke tilbys jobb i forbindelse med utlysninger. Likeså vurderes muligheten for å lage et system der søkere som ønsker 100% men som Saksfremlegg - arkivsak 08/

16 søker på mindre stillingsandeler automatisk tilbys full stilling delt på to enheter. 16. Det jobbes videre med konseptet Studentstillinger. Vi må sikre kommunale godkjenninger/ vedtak og vi må sikre dialogen med utdanningsinstitusjonene for å sikre godkjenning av praksis. 17. Rådmannen jobber videre med å påvirke sentrale myndigheter mht arbeidstidsordninger knyttet til skift/ turnus og sammenhengen med deltidsstillinger. 18. Rådmannen jobber videre med å profesjonalisere vår markedsføring/ rekruttering. 19. Rådmannen jobber videre med muligheten for å redusere administrative kostnader på Vikartjenesten 20. Rådmannen vurderer muligheten for å fjerne lønnstillegget på kr pr år til ansatte i Vikartjenesten. 21. Vikartjenesten vil prioritere ubesatte vakter på helg i hjemmetjenesten. Sonene melder inn hvilke helger som er mest prekære mht ubesatte vakter. Sonenettverket prioriterer i fellesskap hvem som får hjelp fra Vikartjenesten. 22. Ansatte i småstillinger som tidligere gikk 2. hver helg men søm fikk endret turnus til 3. hver helg (da vi påla enheter å gå fra 4. hver helg til 3. hver helg) går tilbake til 2. hver helg så snart som mulig. Studenter i studentstillinger arbeider 2. hver helg. 23. Soner og sykehjem som ønsker at Vikartjenesten skal ta ansvar for å dekke opp 100% av deres fravær (ubesatte stillinger og sykefravær) melder fra til Vikartjenesten. Vi starter en forsøksperiode med noen utvalgte enheter for å evaluere hvordan dette fungerer. Rådmannen kommer tilbake med en nærmere beskrivelse av betingelser, også økonomiske. 24. Helge Dahlen lager en beskrivelse av en multiperson som enhetene anbefales å ha; vedkommende fagperson/ faste person tar ansvar for å svare på telefoner, formidle beskjeder, styrer arbeidslistene og vikarbehov og sikrer all logistikk 25. Roy Bjarne Hemmingsen orienterer om en ny avtale inngått med private vikarformidlingsbyrå og de fordeler som evt ligger i en slik avtale. 26. All vekst i vikarformidling skal skje i form av bruk av løsarbeidere, dvs personer som er villige til å jobbe på timebasis som vikarer. 27. Vi lister opp kjøreregler for hvordan enhetene m. ansatte skal agere overfor Vikartjenesten og tilsvarende kjøreregler for hvordan Vikartjenesten m.ansatte skal agere overfor enhetene de bistår. 28. Alle enhetsledere jobber sammen med hovedtillitsvalgte for å sikre lovlige, godkjente turnuser på alle enheter. Saksfremlegg - arkivsak 08/

17 29. Rådmannen forplikter seg til tett oppfølging av problemstillingene som er skissert her og tiltakene som skal iverksettes. Enhetene vil få bistand ved behov både i forhold til økonomistyring og evt andre utfordringer. Tiltakene skissert her iverksettes så snart som overhodet mulig. Flere av punktene er av en slik art at drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene kan være påkrevd. Vi tester ut denne tiltakspakken i 2 måneder fra nå. Skulle det underveis vise seg at disse tiltakene ikke er tilstrekkelig til å få løst de mest prekære problemene mht ubesatte stillinger og vikarinnleie, så kan vi når som helst avslutte forsøket og vurdere om vi må foreslå krav til 5/12 helger eller renonsere på kravet om stillinger > 50%. Trondheim 19/2-08 Tor Åm Saksfremlegg - arkivsak 08/