KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) Inngåelse av rammeavtale for oversettelse til engelsk for Petroleumstilsynets nettsted Saksnr. 08/1236 Avtaleperiode: 2 år med opsjon 1+1 år

2 Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Utforming av tilbud Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Vedlegg 2 - Rammeavtale (separat vedlegg) Vedlegg 3 - HMS-egenerklæring Vedlegg 4 - Tilbudsskjema...16 Vedlegg 5 - Eksempel-tekst..17 2

3 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Petroleumstilsynet har forvaltningsansvar for helse, miljø og sikkerhet i petroleumsvirksomheten på norsk kontinentalsokkelen og på tilknyttede anlegg på land. Forvaltningen utøves gjennom å fastsette regelverk og føre tilsyn med at de ansvarlige selskapene etterlever sine plikter etter de fastsatte rammene. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Thor Gunnar Dahle Postadresse: P.O. Box 599, 4003 Stavanger Besøksadresse: Professor Olav Hanssens vei 10, 4003 Stavanger e-post: thor.dahle@ptil.no Telefaks: Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Tekster som blir oversatt skal legges ut på Ptils nettsider og omfatter ulike nyhetsartikler, rapporter, tekniske fagartikler, likelydende brev etc. Tekstene er i hovedsak nyhetstekster og rask levering er derfor vesentlig. De fleste tekstene er korte, fra noen linjer opp til en halv A4- side. Antall oppdrag varierer fra per måned. Lengre tekster som granskningsrapporter på inntil 50 A4-sider vil forekomme 5-8 ganger per år. Mer spesifisert informasjon om er tatt inn i Vedlegg nr. 1 Kravspesifikasjon Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før avtalens utløp Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Rammeavtale (eget vedlegg) Vedlegg 3 HMS-egenerklæring 3

4 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Tilbudsskjema Eksempel-tekst 1.5. Kunngjøring Konkurransen blir kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.7. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnr. 08/1236, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post innen Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i avsnitt 1 kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er kl Tilbud kan sendes til Petroleumstilsynet, Postboks 599, 4003 Stavanger. Alternativt kan tilbud leveres i resepsjonen i Petroleumstilsynet, Prof. Olav Hanssens vei 10, 4003 Stavanger. 4

5 1.10. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud , kl 12:00 Tilbudsåpning , kl 13:00 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører tentativt Klagefrist leverandører , kl 12:00 tentativt Kontraktsinngåelse tentativt Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØSterskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det Tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. Være merket: «Tilbud - Oversettelse av Petroleumstilsynets nettsted, saksnr. 08/1236» 2. Oversendes i lukket forsendelse 3. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 4. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk 5. Leveres på papir direkte til leveringsadressen 6. Leveres med: En original + en kopi av tilbudet 5

6 2.3. Utforming av tilbud Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Spesifisert tilbud på oppdraget basert på følgende tildelingskriterier angitt i punkt 5.2. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert. 2. Skatteattester, (én attest for skatt som utstedes fra kemner/kommunekasserer og én attest for betalt merverdiavgift som utstedes av skattefogden) 3. HMS-egenerklæring (Vedlegg 3) 4. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumenasjon) 5. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) 6. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) 7. Tilbudsskjema (Vedlegg 4) 8. Oversettelse av eksempel-tekst (Vedlegg 5) Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra vedlegg nr. 1 til nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal refere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg til tilbudet. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 6

7 2.5. Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke Tilbud på deler av oppdraget Det er kun adgang til å gi tilbud på hele oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til kl Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 7

8 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Vedlegg 3) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav - eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Foretakets to siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 8

9 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha høy faglig kompetanse både språklig og journalistisk. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en oversikt over de tre viktigste relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Oversikt over CV er (samt evt. autorisasjoner der det er påkrevd) med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for hver person som skal bemannes for oppdraget. Leverandøren skal ha bred kjennskap til petroleums- og energisektoren; bl.a. norsk offentlig politikk og forvaltning, aktørbildet og sentrale utviklingstrekk i bransjen. Som ovenfor. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å håndtere oppdrag innenfor korte tidsfrister. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Oversikt over virksomhetens relevante bemanning. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 9

10 4.3. Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMSegenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i bransjen, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger som her er nevnt eller krav til leverandøren Avvisning av tilbud Tilbudet skal avvises når: a). det ikke er levert i tide b). det ikke er levert i samsvar med tilbudets utforming c). det er et alternativt tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget d). det inneholder vesentlige forbehold og avvik fra konkurransegrunnlagets bestemmelser om: - kontraktsvilkårene - kravspesifikasjonene - tilbud på deler av oppdraget - vedståelsesfrist - tilbakekallelse eller endring av tilbudet e). det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet kan avvises når: a). det ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt b). det ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget c). det virker unormalt lavt i forhold til ytelsen som tilbys d). tilbudet ikke er undertegnet 10

11 Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt, skal oppdragsgiver skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for tjenestens nyskapende karakter. 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: Kvalitet 1. Kvalitet 50 % 2. Leveringstid 30 % 3. Pris 20 % Kvaliteten vil bli vurdert på grunnlag av oversettelse av en relevant eksempel-tekst (vedlegg 5). Vurderingen vil omfatte språklig kvalitet med særlig vekt på presisjon i begreper og termer som har betydning i forhold til Ptils rolle og prinsipper i regelverk og tilsyn. Oversettelse av eksempel-tekst vedlegges tilbudet. Kriteriet vurderes ut fra en skala fra 1-10 hvor 10 er høyest score. Leveringstid Ved vurdering av leveringstid vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: 1. Hasteoppdrag på oversettelse av ½ standard-side 75% 2. Normalleveranse på oversettelse av ½ standard-side 25% Kriteriet vurderes ut fra en skala fra 1-10 hvor 10 er høyest score. Pris Pris på 1/1 standard-side. Med standard-side menes 1800 tegn inkludert mellomrom. 11

12 Den som tilbyr den laveste pris scorer best på dette tildelingskriteriet får 10 poeng. De andre tilbyderne gis poeng etter hvor mye dyrere de er i forhold til det billigste tilbudet Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 12 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 12

13 Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Krav til produktet/oversettelsen (kvalitet): Tekstene skal oversettes fra norsk (bokmål eller nynorsk) til britisk engelsk. Den oversatte teksten skal ha et tidsmessig, idiomatisk godt språk, og skal ligge så nært opp til den norske teksten som mulig. Ved konflikt mellom disse kravene, skal terminologisk presisjon i forhold til den norske teksten ha fortrinn framfor stilistiske hensyn. 13

14 Vedlegg 2 Rammeavtale Vedlegges som separat dokument. 14

15 Vedlegg 3 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 15

16 Vedlegg 4 - Tilbudsskjema Tilbyder: Adresse: Telefon: Telefaks: e-postadresse: Internett adresse: Kontaktperson: Telefon/mobil og e-postadresse: Dette tilbudet er gitt i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Sted: Dato: 16

17 Vedlegg 5 Eksempel-tekst Tre fiktive nyheter for oversettelse 1) Gransker alvorlig personskade på Oseberg C Petroleumstilsynet har igangsatt gransking av en ulykkeshendelse som inntraff på Oseberg C torsdag 20. november. To personer ble fraktet til Universitetssykehuset i Stavanger etter å ha kommet alvorlig til skade i forbindelse med en løfteoperasjon. 2) Tilsyn med styring av barrierer på Oseberg C - delrapport Petroleumstilsynet (Ptil) fører nå tilsyn med StatoilHydros styring av barrierer på Oseberg C. Tilsynet er rettet mot forebygging av storulykker i tilknytning til drift og vedlikehold av prosessanlegg. Tilsynet gjennomføres i form av revisjon. Deler av tilsynet blir gjennomført i samarbeid med tilsynsmyndigheter i land som deltar i North Sea Authorities Forum (NSOAF) og omfatter arbeidsledelse. Arbeidsledelse er et prioritert område for NSOAF i ) Unntak fra regelverkskrav til restitusjon og hvile DanPetros søknad om samtykke til å ta i bruk Hedda-innretningen inkluderte en søknad om aksept for større grad av samsoving enn det som må ansees som normalt i perioden fram til Vi ga den unntak fra innretningsforskriften 59 til i en periode å innkvartere flere enn boligkvarteret er tilpasset til. Unntaket er gitt under forutsetning om at arbeidstakerne sikres nødvendig restitusjon og hvile. Vernetjenesten i DanPetro har påklaget vedtaket. Som følge av opplysninger som fremkom i forbindelse med vår behandling av klagen, har vi besluttet å oppheve vedtaket, jamfør forvaltningsloven 33, andre ledd. Vår samlede vurdering av opplysninger som er lagt fram, er at nødvendig restitusjon og hvile ikke vil bli sikret for alle arbeidstakere i den aktuelle perioden. 17