KONKURRANSEGRUNNLAG: Kartlegging Bergen Saksnr

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG: Kartlegging Bergen 2015 Saksnr

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktperiode Antall leverandører Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tilgjengelighet av standarder og spesifikasjoner som benyttes Kunngjøring Offentlighet Taushetsplikt Samtykkeerklæring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan Mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse Tilgang til Fysak REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til tilbudets utforming Alternative tilbud Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Tilbakekalling eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Bruk av underleverandører Ved eventuelt bruk av underleverandører gjelder følgende: KRAVSPESIFIKASJON Teknisk spesifikasjon Fremdrift og tidsfrister Sikkerhetsklarering Språk OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Informasjon og begrunnelse for tildeling av kontrakt

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Grunnkart Bergen (GKB) består av et sameie der det er inngått avtale om forvaltning, drift og vedlikehold av FKB datasettene. Parter i denne avtalen er følgende juridiske enheter: Bergen kommune, Bergenhalvøens Kommunale Kraftselskap (BKK) AS, Statens vegvesen Bergen, Statens Kartverk Bergen og Telenor Networks. Bergen kommune v/etat for plan og geodata har sekretariatfunksjonen i samarbeidet. Formålet med geodatasamarbeidet er å gjennomføre felles kartleggingsprosjekter, etablere og vedlikeholde et felles sett av geografiske data som tilfredsstiller et bredt brukerbehov. Gjennom felles finansiering kan det produseres større mengder data samtidig som det blir rimeligere for hver av partene. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Bergen kommune v/etat for plan og geodata Postadresse: Postboks 7700, 5020 Bergen Besøksadresse: Rådhusgt. 10 e-post: eivind.lund@bergen.kommune.no Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen eivind.lund@bergen.kommune.no med kopi til endre.leivestad@bergen.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktpersoner Anskaffelsens formål og omfang Bergen kommune v/etat for plan og geodata ønsker med dette tilbud på arbeider med fotogrammetrisk nykonstruksjon og laserskanning. Oppgaven er tredelt. Oppgave 1 består av nykartlegging av bydelene Åsane og Arna, område 1, totalt ca 206 km2. Oppgave 2 består av nykartlegging av et område på ca. 2,59 km2 i Årstad bydel, område 2. Og oppgave 3 består av laserscanning av et område på ca. 250 km2 i Arna/Åsane/Årstad, område 3. Områdene er vist i vedlegg 6. Det bes om tilbud på flyfotografering, kartkonstruksjon av områdene etter produktspesifikasjon FKB-B og flybåren laserskanning etter FKB-Laser Kontraktperiode Kontraktsperioden er ca. 1 år. Kontrakten skal være operativ fra april Dersom værforholdene medfører at hele eller deler av oppdraget ikke kan gjennomføres innenfor normal kontraktsperiode, så er dette regulert i bilag 6 til avtalen. 3

4 1.4. Antall leverandører Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med én leverandør for hele oppdraget. Hovedleverandørens kontraktsansvar endres ikke ved eventuell bruk av underleverandører (se pkt 3.5) Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Teknisk spesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Oppdragsavtale Vedlegg 4 HMS-egenerklæring Vedlegg 5 Samtykkeerklæring Vedlegg 6 Kartbilag etc. Vedlegg 7 Vektingsskjema 1.6. Tilgjengelighet av standarder og spesifikasjoner som benyttes Nedenfor er en henvisning til aktuelle standarder og spesifikasjoner som kan være aktuelle for dette oppdraget. Kart og geodata versjon 2.0. Datert Satellittbasert posisjonsbestemmelse versjon 2.1. Datert Produktspesifikasjon Leveranse av bildedata, orienteringsdata og vertikalbildedekning fra flyfotografering. Versjon 2.1. Datert Produktspesifikasjon for Felles KartdataBase Produktspesifikasjon Nasjonal modell for høydedata fra laserskanning (FKB-Laser) versjon 2.0. Datert I standardene og spesifikasjonene nevnt over kan det være henvisninger til andre standarder. Alle standarder det er henvist til finnes tilgjengelig på Statens kartverk sine hjemmesider. Se under og Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen se Offentlighet Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er foretatt, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova), se 23 (3), jf. FOA 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Ved en eventuell begjæring om innsyn er oppdragsgiver forpliktet til å gjøre en egen vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, ref. pkt

5 1.9. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Samtykkeerklæring Leverandøren skal skrive under på egen samtykkeerklæring at informasjon som ikke er identifisert som unntaksberettiget av tilbyder kan utleveres, se vedlegg Tilleggsopplysninger Dersom leverandørene finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan de skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller vedleggene, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref. saksnummer og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. Tilleggsopplysninger skal umiddelbart meddeles skriftlig til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget For kunngjorte oppdrag gjøres dette kjent på DOFFIN Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. For kunngjorte oppdrag gjøres dette kjent på DOFFIN Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er kl Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 19. desember 2014 Frist for å levere tilbud 02. februar 2015 kl Tilbudsåpning 02. februar 2015 kl Evaluering Uke 6 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 7 tentativt Klagefrist leverandører Uke 9 tentativt Kontraktsinngåelse Uke 10 tentativt Vedståelsesfrist 02. mai april 2015 kl

6 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen Mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse Bestemmelser om mottakskontroll, mangler og reklamasjon ved endelig leveranse er spesifisert i Vedlegg 3 Avtaledokumentet (se punkt 5, 6 og 7 i Bilag 6 i avtaledokumentet). Vi gjør oppmerksom på at oppdragsgivers erfaringer med leverandørens vilje og evne til å rette opp slike mangler i rimelig tid, vil bli tillagt vekt ved tildeling av nye fremtidige kontrakter Tilgang til Fysak Ikke aktuelt 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert. 2. leveres i dobbelt konvolutt. Den ytre konvolutten skal være merket med mottakers navn og postadresse: Bergen kommune Etat for plan og geodata v/eivind Lund, Postboks 7700, 5020 Bergen. Den indre konvolutten skal være merket med Tilbud Grunnkart Bergen Digital kartlegging 2015, leverandørens navn og tilbudsfristen (dato og klokkeslett). 3. leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk. 5. leveres med: èn original av tilbudet som ikke skal være stiftet, innbundet eller limt på en slik måte at det blir tidkrevende å skille arkene for skanning èn utgave av tilbudet som kan benyttes ved eventuell begjæring om innsyn. I dette eksemplaret skal leverandøren, hvis aktuelt, sladde det som anses å være 6

7 forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde. Vedrørende hva som er slike forretningshemmeligheter, se punkt om offentlighet, ref. pkt Dersom leverandøren sladder for mye vil oppdragsgiver overprøve dette. Som eksempel anses ikke offentlig tilgjengelig informasjon på nettsider og i kataloger, for å være forretningshemmeligheter. kopi av tilbudet på en CD eller minnepinne 7

8 6. leveres sammen med ferdig utfylt prisskjema, se vedlegg 2. Tilbyder skal fylle inn tilbudspriser i rosa celler. I prisskjemaet skal det fylles inn estimert volum for flyfotografering (stripekilometer) og antall modeller for aerotriangulering og estimert antall timer på manuelt arbeid. 7. Flyplan skal inngå som en del av tilbudet Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses Alternative tilbud Tilbyder gis ikke anledning til å gi alternative tilbud på utførelse av oppdraget Avvik fra konkurransegrunnlaget Leverandøren skal på eget ark i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med konkurransegrunnlaget. Avvik skal spesifiseres, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avvik uten kontakt med leverandør Tilbud på deler av oppdraget Det åpnes ikke for å gi tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 2. mai 2015 kl Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i henhold til krav i konkurransegrunnlaget. 8

9 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et HMS-egenerklæring, se vedlegg 4 fungerende HMS- system Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper: Firmaattest etablert foretak. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder skal vedlegges tilbudet. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante oppdragene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Dokumentert kompetanse i relevante produktspesifikasjoner og standarder som er nevnt i kapittel 4 Kravspesifikasjon. Dersom leverandør gjennom referanser ikke kan dokumentere denne kompetansen vil de ikke bli kvalifisert. Vi kan tilby leverandøren nødvendig grunnlagsmateriell slik at de kan gjennomføre en prøveleveranse for å dokumentere tilstrekkelig kompetanse. Oversikt over foretakets totale bemanning inkl. kompetanseprofil, teknisk utstyr og kapasitet på datafangst (fly, instrument etc.). Data skal leveres oppdragsgiver iht spesifikasjoner nevnt i kapittel 4 Kravspesifikasjon. Beskrivelse av produksjonslinje inklusiv utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. 9

10 Krav Leverandøren skal ha en produksjonslinje som håndterer dette. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 3.5. Bruk av underleverandører Ved eventuelt bruk av underleverandører gjelder følgende: Det skal oppgis hvilke områder av anskaffelsen som skal dekkes av henholdsvis hoved- og underleverandør, og hvor stor del av totalleveransen som vil bli utført av underleverandør. Dokumentasjon på underleverandørs tilfredsstillelse av kvalifikasjonskravene skal fremlegges på samme måte som for hovedleverandør. Hovedleverandør skal vedlegge nødvendige forpliktelseserklæringer fra aktuelle underleverandører, som dokumenterer at de reelt sett disponerer over underleverandørenes ressurser for denne anskaffelsen. Hovedleverandør skal stå ansvarlig også for den delen av kontrakten som leveres ved hjelp av underleverandør, og fakturering skal skje via hovedleverandør. 4. KRAVSPESIFIKASJON 4.1. Teknisk spesifikasjon Se vedlegg 1 Teknisk spesifikasjon Fremdrift og tidsfrister Oppdraget skal i sin helhet være levert innen 1. november 2015 Dette er et absolutt krav, og tilbud som ikke tilfredsstiller dette kravet vil bli avvist For detaljer om leveringsfrister henvises det til vedlegg 2 Prisskjema. Det bes om skriftlig bekreftelse på dato for sluttleveranse Sikkerhetsklarering Oppdraget skal gjennomføres i henhold til gjeldende bestemmelser om sikring av forsvarshemmeligheter i Norge. Dette oppdraget er vurdert til å være sikkerhetsgradert. Dersom hele eller deler av oppdraget er tenkt utført utenfor Norge, skal dette oppgis i tilbudet Språk Norsk språk skal benyttes under hele gjennomføringen av oppdraget (all muntlig og skriftlig kommunikasjon, inkl. rapporter, skal være på norsk). 10

11 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp, inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Forøvrig gjelder FOA Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Oppdragsgiver vil gjøre oppmerksom på at forhold ved tilbudet skal/kan føre til avvisning, jf. FOA og AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Kriterier for valg av tilbud Tildelingen vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene pris og kvalitet. Detaljert informasjon om hvert kriterium og vekting finnes i vektingsskjema for Geovekst-oppdrag (vedlegg 7) Tilbyder bes dokumentere hvordan de enkelte kriteriene er tenkt oppfylt. Alle underkriterier vil bli lagt til grunn ved evalueringen. Tildelingskriteriene vil bli gitt en score fra 1 til 5. Evaluering av pris Prisen som skal legges til grunn for evaluering er tilbyders totalpris eksklusiv opsjoner (pris aktuelt) pluss en vektet verdi av eventuelle opsjoner. Total opsjonspris vil bli multiplisert med X% (0 100, den sannsynlighet det er for at vi benytter opsjonen) før verdien legges til de andre priselementene. Når det gjelder evaluering av pris vil følgende beregningsmodell benyttes: laveste tilbud gis vekt 5 laveste tilbud + 40 % av laveste tilbud gis score 1. Hit er det en lineær fordeling! Deretter er det en funksjon som går mot grenseverdien null (verdiene vil nå aldri bli negative). Evaluering av leveransetidspunkt Levering innen ønsket tidsfrist gir score 5. For hver måned med leveranseutsetting reduseres score med 0.5 poeng. Dette betyr for eksempel at dersom tilbyder kan tilby leveransetidspunkt 2 måneder etter ønsket leveransetidsfrist i konkurransegrunnlaget, gis dette score 4. 11

12 6.3. Informasjon og begrunnelse for tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles avtale, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig.. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget i samsvar med FOA 11-14,1. ledd. Det gis en klagefrist på 14 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. Bergen kommune Etat for plan og geodata 19. desember 2014 Eivind Lund fagsjef 12