Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Fredrikstad, Kirsten Aasen (s)

2 Saksnr Innhold PS 14/1 Valg av to til å undertegne protokoll PS 14/2 Status for utført forvaltningsrevisjon 2013 PS 14/3 Prosjektplan: Barnevernet PS 14/4 Resultat etter kvalitetskontroll utført i 2013 hos Østfold kommunerevisjon IKS PS 14/5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 PS 14/6 Endring i kontrollutvalgets møteplan for våren 2014 PS 14/7 Referater og meldinger PS 14/8 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 6950/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /1 Valg av to medlemmer til å undertegne protokoll Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har bestemt at utvalget skal velge to representanter til å undertegne og godkjenne protokollene sammen med utvalgets leder. Vurdering Ingen

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/82 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 10076/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /2 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Moss kommune i 2013, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 12/31 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeid 2013 KU - sak 12/3 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene forbrukes. Leveransegraden utgjør for Moss kommune isolert sett 96 %, og er omtrent på gjennomsnittet for samtlige kommuner sett under ett. Ubenyttede timer (47 timer) avregnes mot regnskapsrevisjon og tilbakebetales kommunen.

5 Samlet for alle kommunene har Østfold kommunerevisjon IKS en leveringsgrad på 99 % av totalt budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljering. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2013 tas til orientering.

6 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/82 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 11859/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /3 Prosjektplan: Barnevernet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Barnevernet», godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Barnevernet», Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 13/107, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 13/45, PS 13/45 (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Vi viser til vedlagte prosjektplan som beskriver situasjonen for barnevernet i Moss slik den er fremstilt i forvaltningsrevisjonsplanen for Med utgangspunkt i beskrivelsen som fremgår av forvaltningsrevisjonsplanen, mener revisjonen at følgende problemstillinger kan være aktuelle: Er kommunens praksis med håndtering og avklaring av mottatte bekymringsmeldinger forsvarlig? Er kommunens praksis for oppfølging av barn i fosterhjem og fosterhjemmene i tråd med lovpålagte krav? Prosjektplanen gjør rede for metodisk tilnærming og gjennomføring på s. 3. Ressursbehovet er anslått til 320 timer +/- 10 %, og revisjonen regner med å ha ferdig rapport klar i slutten av mai slik at den kan behandles i kontrollutvalget 10.6.

7 Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Ressursbruken synes rimelig, og vi har ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes.

8 Barnevernet Moss kommune Prosjektplan Rolvsøy 21. januar 2014

9 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og/eller å foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. I plan for forvaltningsrevisjon for perioden , vedtatt av kontrollutvalget (PS 13/45) og kommunestyret (sak 13/107), fremheves to forhold ved barnevernet som risikoområder i kommunen. Dette gjelder antallet henlagte meldinger og oppfølging av barn i fosterhjem. Østfold kommunerevisjon er nå klar for å starte opp prosjektet. Av forvaltningsrevisjonsplanen fremgår det: «I følge budsjett for 2014 og handlingsplan har budsjettet til barneverntjenesten de senere år blitt vesentlig redusert. Fra perioden 2011 til 2014 er rammen redusert med 7,2 mill. Til tross for dette har antall barn og unge som mottar hjelp økt. Det har også vært en markant nedgang i antall undersøkelser med behandlingstid over tre måneder. Per utgjorde denne andelen 63 % mot 58 % som var snittet for Østfold. Dette kan indikere at man har oppnådd en klar effektivitetsforbedring innen området. Samtidig viser tall fra fylkesmannen at Moss kommune per henla 42,9 % av alle mottatte meldinger. Dette er vesentlig høyere enn gjennomsnittet på 28,7 % i Østfold og snittet på 20,7 % på landsbasis. Hva gjelder henlagte undersøkelser er tallet for Moss noe lavere enn gjennomsnittet for Østfold, 53,7 % mot 58,7 % og 54,7 % på landsbasis. Dette kan indikere at barneverntjenesten i Moss i noe større grad klarer å luke ut meldinger som det ikke er formålstjenelig å gå videre med, på et tidligere tidspunkt enn hva andre kommuner klarer. Samtidig fremstår antallet henlagte meldinger som urovekkende høyt. Når kommunen i årsrapporten for 2012 i tillegg viser til at sakene barnevernet behandler øker både i kompleksitet og er mer sammensatte enn tidligere, mener revisjonen at det kan foreligge en risiko for utsatte barn ikke får den hjelpen de har rett til i henhold til regelverket. Dette er av vesentlig betydning for det enkelte barn og dets familier. Manglende oppfølging kan også føre til at det oppstår situasjoner som i etterkant kan ha vesentlige konsekvenser for kommunens økonomi, eksempelvis ved behov for tyngre tiltak og mulig erstatningsansvar Oppfølging av barn i forsterhjem er et nasjonalt fokusområde. Rapport fra Fylkesmannen indikerer at Østfoldkommunene har flere utfordringer knyttet til å ivareta sine lovpålagte krav. Her vises det blant annet til at 182 fosterbarn ligger an til ikke å få oppfølging fra kommunen i tråd med lovens minstekrav. Videre at Østfoldkommunene totalt har ansvar for tilsyn med 561 fosterhjemsplasseringer, og at 43 av barna ikke har fått oppnevnt tilsynsfører. Det fremgår ikke av rapporten hvordan Moss ligger an blant Østfoldkommunene, men kontrollutvalget mener likevel at risikoen også kan være aktuell i Moss, og at prosjektet også bør omhandle tema fosterhjem.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det er ikke avholdt oppstartsmøte med administrasjonen i forkant av utarbeidelsen av prosjektplanen. Det kan derfor være behov for å justere prosjektplanen i etterkant. I tillegg kan det være behov for å justere problemstilling(er) og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. I tråd med vanlig praksis vil kontrollutvalget orienteres dersom det fremkommer et behov for større endringer av problemstillingene. Angivelse av mulige kilder til revisjonskriterier er foreløpig og kan bli supplert underveis i prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget i henhold til vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Med utgangspunkt i beskrivelsen som fremgår av forvaltningsrevisjonsplanen mener revisjonen at følgende problemstillinger kan være aktuelle: Er kommunens praksis med håndtering og avklaring av mottatte bekymringsmeldinger forsvarlig? østfold kommunerevisjon iks 2

10 Er kommunens praksis for oppfølging av barn i fosterhjem og fosterhjemmene i tråd med lovpålgte krav? 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet mener revisjonen at følgende kilder kan benyttes for å utlede revisjonskriterier: Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992, med tilhørende forarbeider, forskrifter og veiledere. 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Er kommunens praksis med håndtering og avklaring av mottatte bekymringsmeldinger forsvarlig? Er kommunens praksis for oppfølging av barn i fosterhjem og fosterhjemmene i tråd med lovpålagte krav? Barnevernloven med forarbeider, forskrifter og veiledere. Beste praksis. Barnevernloven med forarbeider, forskrifter og veiledere. Beste praksis. Statistisk informasjon om utvikling i henlagte meldinger. Sammenligninger med andre kommuner. Barnevernaktørenes egen oppfatning om praksis. Praksis opp mot de formelle kravene til saksbehandling i forvaltningslov og barnevernlov. Det kan også være aktuelt å hente inn ekstern kompetanse for å foreta en gjennomgang av henlagte meldinger. Statistikk på antall fosterhjemsplasseringer, og antall barn kommunen har ansvar for. System for oppfølging, og praksis. Barnevernaktørenes egen oppfatning av hvordan dette ivaretas. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Statistikk- og dokumentanalyse. Intervjuer. Mappegjennomgang. Statistikk- og dokumentanalyse. Intervjuer. Prosjektdeltakere Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor Det er foreløpig ikke avklart hvilken revisor som skal gjennomføre oppdraget. Prosjektperiode februar 2014 juni 2014 Antall timer 320 timer +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Moss kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 3. februar 2014 Når rapport er sendt til rådmannen Mai 2014 Når rapport er sendt til ØKUS 27. mai 2014 østfold kommunerevisjon iks 3

11 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 6958/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /4 Resultat etter kvalitetskontroll utført i 2013 hos Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysninger om utført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS, til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Kopi av vedtak i kvalitetskontrollkomiteen, Norges kommunerevisorforbund (NKRF), datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kvalitetskontrollkomiteen til Norges kommunerevisorforbund(nkrf), har i 2013 gjennomført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatet har mottatt kopi av vedtak i kvaltetskontrollkomiteen. I vedtaket fremgår det at Østfold kommunerevisjon IKS har fått godkjent sin utførelse av både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil gi ytterligere orientering i møtet. Vurdering I henhold til Kommuneloven 77 pkt. 4, skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, påse at regnskaper blir vurdert på en betryggende måte og at det utføres forvaltningsrevisjon i henhold til gjeldeldende bestemmelser og retningslinjer.

12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 2789/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget et dokument kalt Kontrollutvalgets årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2013 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2013, tas til orientering.

14 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Moss kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

15 1. Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg er hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003 ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Disse endringene trådte i kraft fra 1. juli Politisk organisering kontrollutvalgets plass Bystyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Bystyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalgets leder har møte- og talerett i bystyret når utvalgets saker behandles. Kontrollutvalg Bystyret Formannskap Politisk underutvalg Politisk Underutvalg Politisk underutvalg 3. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Forskriftene trådte i kraft fra 1. juli Regnskap og forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets ansvar for å påse at revisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget i møtene informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan (2-årsplan) for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Kontrollutvalget kan få delegert myndighet av bystyret til å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan (4-årsplan) for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Kontrollutvalget kan få delegert myndighet av bystyret til å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalgets årsmelding

16 Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, sekretariatet og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. For 2013 er revisjonsarbeidet i Moss kommune og kommunale foretak blitt utført av Østfold kommunerevisjon IKS med unntak av Moss Havn KF som er revidert av Ernst & Young AS. 4. Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til de som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftene bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til bystyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant bystyrets medlemmer. For perioden har bystyret bestemt at kontrollutvalget skal bestå av følgende 5 medlemmer og varamedlemmer: Medlemmer: Personlige varamedlemmer: Kirsten Aasen (leder) A Anne-Lise Gjøstøl SV Kristin Salbuvik (nestleder til nov. 2012) H Gunn Salbuvik H Georg Brynildsen (valgt i nov. nestleder fra des. 2012) H Henry Pongo FrP Jonny Ramsvik FrP Ole Podhorny KrF Bjørn Børud H Dag Robertsen A Erling Hagen Rødt 5. Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet 5.1 Møteaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har i 2013 vært sekretariat for kontrollutvalget. Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Varamedlemmer er innkalt ved meldt forfall. Kontrollutvalgets årsmelding

17 Møtene er avholdt etter vedtatt møteplan. Kontrollutvalget har i 2013 avholdt i alt 5 møter hvor det er behandlet i alt 50 saker. Tabell under viser en sammenligning fra tidligere år Antall møter Antall saker Informasjon, kurs og konferanser Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at han fortløpende får tilsendt saksdokumenter og protokoller. Ved behandling av kommunes årsregnskap 2012 var kommunens administrasjon invitert til møtet og redegjorde for årets regnskap og resultat. Kontrollutvalget besøkte Moss Havn KF i juni og Moss drift og anlegg KF i november og ble orientert om driften av foretakene. Transparency International Norge og Kommunenes Sentralforbund arrangerte dagseminar om etikk i Trondheim og Kristiansand i mars Kristen Aasen deltok på seminaret i Trondheim og Dag Robertsen deltok på seminaret i Kristiansand. Kirsten Aasen er nå med i et nyetablert nettverk for etikk i kommunesektoren. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerte kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 5-6. juni Kontrollutvalgets leder, Kirsten Aasen og medlem Ole Podhorny, deltok. Kirsten Aasen er fortsatt styremedlem i FKT (siden 2012). 6. Behandlede saker 6.1 Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet og vedtatt følgende plandokumenter for sin virksomhet: Overordnet revisjonsstrategi for 2013 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for Møteplaner for kontrollutvalget for 1. og 2. halvår. 6.2 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har behandlet følgende saker i 2013: Uttalelse til kommunens/kommunale foretak årsregnskap for 2012 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til følgende årsregnskaper: o Moss kommunes årsregnskap o Moss drift og anlegg KF o Moss kommunale eiendomsselskap KF o Moss havnevesen KF Kontrollutvalgets årsmelding

18 Rapporter vedrørende byggeregnskaper I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Følgende byggeregnskaper er behandlet av kontrollutvalget: Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt for «Melløs bo og Servicesenter» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «parkteateret» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Grindvold barnehage» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Rehabilitering av Ramberg skole» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Oppgradering av Melløs stadion» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Melløs stadion, rehabilitering av fridrettsdekket» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Mossehallen opprustning for elitehåndball» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Oppkjøp av leiligheter» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Brannsikring ved Melløsparken sykehjem» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Nyquistbyen» Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Gang/sykkelvei Osloveien» Revisjonsrapport: Avslutning av «Anleggsregnskap VA » Revisjonsbrev. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet jmf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Bestemmelsen innebærer en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Kontrollutvalget har ikke behandlet revisjonsbrev i 2013 Oppfølging av tidligere revisjonsbrev nr. 1/2011 Ubenyttede bevilginger i pågående investeringsprosjekter blir nå årlig rebudsjettert i henhold til presiseringen som er gitt fra KRD. Revisjonsbrev nr. 1/2011 er dermed lukket. 6.3 Forvaltningsrevisjon I 2013 har kontrollutvalget behandlet disse rapportene: «Forvaltningsrevisjonsrapport: Startlån» «Forvaltningsrevisjonsrapport: Sosialstønad og tiltak til ungdom» «Forvaltningsrevisjonsrapport: Dokumenthåndtering» «Forvaltningsrevisjonsrapport: Startlån» Rapporten viser at det er mangler i opplysningsplikten, likebehandlingsprinsippet og i den økonomiske internkontrollen. Bystyret behandlet rapporten Kontrollutvalgets årsmelding

19 Bystyret ber rådmannen om å utarbeide skriftlige rutiner/sjekkliste som minimum sikrer ivaretakelse av opplysningsplikten, likebehandling og kontroll. utfører saksbehandlingen i henhold til forskriftsbestemmelser om rente- og avdragsvilkår. Oppfølging: Det ble gjort vedtak om at revisjonen skal følge opp saken i det løpende revisjonsarbeidet for Det vil bli rapportert til kontrollutvalget om dette. «Forvaltningsrevisjonsrapport: Sosialstønad og tiltak til ungdom» Rapporten viser at NAV-Moss - i likhet med andre bykommuner - står overfor en rekke utfordringer i arbeidet med ungdom. NAV Moss har flere arbeidsrettede tiltak til ungdomsgruppen og tiltakene fremstår som nyttige på flere områder. Det har imidlertid vært vanskelig for revisjonen å konkludere på hvorvidt tiltakene er egnet til å nå målsettingen om reduksjon i omfanget av sosialstønad til ungdom, og at dette kan skyldes interne forhold. Bystyret behandlet rapporten Bystyret ber rådmannen om at hun: setter i verk tiltak som sikrer en bedre ressursutnyttelse av både interne og eksterne tiltak etablerer og implementerer tydeligere grensesnitt i arbeidet med ungdom videreutvikler et fast og formalisert samarbeidet med barnevernet sørger for å involveres i det forebyggende arbeidet overfor utsatt ungdom i kommunen Oppfølging: Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Helse- og sosialutvalget innen Slik rapportering er ikke gjort i Men rådmannen har gitt tilbakemelding til kontrollutvalgets sekretariat om at saken kommer opp i utvalget 11. mars. Der vil det bli beskrevet hvilke tiltak som er iverksatt i løpet av høsten 2013, blant annet: Sikring av full deltakelse på internt tiltak (LOS) Omdisponering av ressurser intert med styrking av ungdomsgruppa i publikumsmottaket Gjennomgang av rutine med barnevernet Igangsatt endret bruk av eksternt avklaringstiltak: TpPT (Tiltak på Timen) der alle nye ungdommer henvises, og skal møte opp dagen etter de har vært på nav-kontoret. Gjennomgang av grensesnittrutine «Forvaltningsrevisjonsrapport: Dokumenthåndtering» Rapporten viser at kommunen ikke har etablert planer, rutiner og retningslinjer som ivaretar arkivansvaret fullt ut. Gjennomgang av praksis viser i stor grad manglende oppfølgning av det arkivfaglige arbeidet i virksomhetene. Bystyret behandlet rapporten Bystyret ber rådmannen om at hun: innfører obligatorisk opplæring i WebSak etablerer rutiner for å oppdatere sin arkivplan og sørge for at denne til enhver tid er oppdatert Kontrollutvalgets årsmelding

20 ser til at det etableres arkivfaglige rutiner på alle relevante områder sørger for at det arkivfaglige arbeidet følges opp i praksis Oppfølging: Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til bystyret innen Pågående prosjekter: «Internkontroll» Prosjektplanen ble godkjent i kontrollutvalget prosjektet har følgende problemstilling: Hvordan, og i hvilken grad, ivaretas kommunelovens bestemmelse om «betryggende kontroll» i Moss kommune? Revisjonen anslår ressursbruken til 400 timer +/- 10 % og ferdig rapport skal foreligge våren «Utviklingshemmede brukere over 16 år.» Prosjektplanen ble godkjent av kontrollutvalget i møtet Prosjektet har følgende problemstillinger: Har Moss kommune full oversikt over utviklingshemmede brukere over 16 år? Yter kommunen særlig ressurskrevende tjenester til personer under 67 år som ikke tilfredsstiller kravene for refusjon? Revisjonen anslår ressursbruken til 200 timer +/- 10 % og ferdig rapport skal foreligge våren «MOVAR IKS» Det ble i 2012/2013 fattet vedtak om forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS (KU , bystyret , representantskapet og KU ): 1. Det gjennomføres forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS med følgende tema: a. Økonomisk analyse/ utvikling de siste 3 årene b. Gjennomgang av gebyrgrunnlaget og selvkostregnskapene c. Gjennomgang av internkontrollsystemet d. Gjennomgang av MOVARs bidrag til eierkommunens vedtak om måloppnåelse vedrørende klima 2. MOVAR IKS dekker kostnadene til forvaltningsrevisjonen. Det forventes at ferdig rapport behandles i representantskapet på nyåret. Kontrollutvalget vil deretter få den til behandling. Kontrollutvalgets årsmelding

21 6.4 Selskapskontroll Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Moss kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Det er opprettet et eget eierforum som behandler saker som angår kommunens selskaper. Bystyret får årsrapporter fra selskaper kommunen har eierposisjoner i, som orienteringssaker. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre eierskapskontroll. Plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden ble vedtatt i bystyret Eierskapskontroller i 2013: «Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS» Driftsassistansen i Østfold IKS er et interkommunalt selskap (IKS) som er eid av samtlige 1 8 østfoldkommuner. Eierandelen for Moss kommune er 9,7 %. I eierskapsrapporten konkluderes det med at styret og representantskapet har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet etter bestemmelsene i IKS loven. Selskapet har en sunn økonomi. Det påpekes imidlertid at formålsparagrafen ( 3 i selskapsavtalen) er uklar om selskapets formål. Det ble gitt tre anbefalinger: Representantskapet bør vurdere om selskapets formålsparagraf 3 skal endres, slik at den gir klart uttrykk for eierens formål og ambisjoner med selskapet. DaØ IKS bør legge samme praksis til grunn som sine eiere (kommunene) ved kjøp av revisjonstjeneste. Det betyr at det må innhentes tilbud fra minst 3 leverandører. Årsbudsjettet bør behandles som et eget punkt på dagsorden til representantskapet. Videre er i rapporten påpekt at Moss er representert med samme person både i styret (styrets leder) og som eiers representant i representantskapet. Etter sekretariatets vurderinger er det viktig å skille mellom rollene som eies representant i representantskapet og styremedlem i samme selskap, slik at interessekonflikter unngås. Følgende anbefaling er gitt: Moss kommune bør velge en annen person enn sitt valgte styremedlem til å representere eier i representantskapet for DaØ IKS Representantskapet har nedsatt en arbeidsgruppe som blant annet skal gjennomgå rapportens anbefalinger. Bystyret tok rapporten til etterretning , i sak 088/13. Kontrollutvalgets årsmelding

22 6.5 Andre saker og orienteringer Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Årsmelding 2012 for kontrollutvalget i Moss kommune Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2014 Rapport om utført regnskapsrevisjon i 2012 Innstilling på valg av revisor for Moss Havn KF Statusrapporter for utført forvaltningsrevisjon i 2013 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om kjøp av konsulenttjenester Endring i plan for forvaltningsrevisjon for Prosjektplan: Sosialstønad rettet mot ungdom Prosjektplan: Dokumenthåndtering Kontrollutvalgets, bystyrets og representantskapets bestilling av forvaltningsrevisjon i MOVAR Uavhengighetserklæringer fra ansvarlige revisorer: (Einar Gundersen, Jolanta Betker, Anders Svarholt) Utover nevnte saker har kontrollutvalget fått seg forelagt informasjon om: Protokoller fra KU møtene Bystyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Moss kommune Revisjonsberetning overformynderiet Invitasjon til kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 5-6 juni Spørsmål fra dag Robertsen og svar fra politisk sekretariat om politiske saksdokumenter til kontrollutvalget. Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte den 3. februar Kirsten Aasen (s) Kontrollutvalgets leder Anne-Karin Femanger Pettersen (s) Østfold kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalgets årsmelding

23 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 7267/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /6 Endring i kontrollutvalgets møteplan for våren 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget setter opp et ekstramøte tirsdag 18. mars kl. 16:00 2. Kontrollutvalget ønsker da å besøke. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 13/46, (møteplan) Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok denne møteplanen: 4. februar 25. april (alternativt 28. april) regnskapsmøte 10. juni I ettertid har kontrollutvalget per e-post endret dato fra tirsdag 4.februar til mandag 3. februar. Det er avtalt med administrasjonen at vi kan avholde møte fredag 25. april kl.14:00 for å få behandlet uttalelsen til kommunens årsregnskap tidsnok til at formannskapet kan ta det med i sin saksbehandling av regnskapet. (Formannskapet har møte mandag 28.april kl.09:00) I møte med revisjonen har revisjonen informert sekretariatet om at den ikke rekker å ferdigstille forvaltningsrevisjonsrapportene «Internkontroll» og «Utviklingshemmede

24 brukere over 16 år» til 3. februar. Revisjonen vil gi informasjon om status for prosjektene i saken om «Statusrapportering av forvaltningsrevisjon for hele 2013» Vurdering Sekretariatet foreslår for kontrollutvalget å sette opp et ekstramøte i mars for å behandle to forvaltningsrevisjonsrapporter. Vi foreslår tirsdag 18. mars. Da kan også kontrollutvalget vurdere om det er aktuelt med et virksomhetsbesøk.

25 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/87 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 6966/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /7 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra KU-møtet Saker fra kontrollutvalget behandlet i bystyret: - Forvaltningsrevisjonsplan Moss havn ny revisor - Avslutning av investeringsprosjekt Osloveien Fv Avslutning av investeringsprosjekt VAR Tilsynsrapport fra Fylkesmannen, «Barnehageloven»» Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/88 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 6963/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /8 Eventuelt