Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Sarpsborg 11 Tidspunkt: kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Martin Engeset (s)

2 Saksnr Innhold PS 14/1 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 14/2 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2013 PS 14/3 Gjennomført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS PS 14/4 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 PS 14/5 Endring i kontrollutvalgets møteplan for våren 2014 PS 14/6 Referater og meldinger

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/75 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 7873/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /1 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , godkjennes

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 18:50 Møtested: Rådhuset, møterom Varteig Fra til saksnr.: 13/34-13/40 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Martin Engeset (leder) x Kjersti Tharaldsen (nestleder) x Inger Marit Sverresen x Thor Erik Forsberg x Kjell Skaug x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Anders Svarholt og Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: Rådmann Unni Skaar til sak 13/35 og Internkontroller Hilde Lind (hele møtet, åpen del) Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at leders orientering under sak 13/39 ang. varsling, skulle behandles for lukkede dører. (Hjemmel: Offl. 13, jf Fvl ledd, jf. KL 31 pkt. 2)... Martin Engeset (leder) Kjersti Tharaldsen (nestleder) Inger Marit Sverresen Kjell Skaug. Thor Erik Forsberg

5 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 13/34 Protokoll fra møtet PS 13/35 Forvaltningsrevisjonsplan PS 13/36 PS 13/37 Rapport - Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor PS 13/38 Møteplan 1. halvår 2014 PS 13/39 PS 13/40 Referater og meldinger Eventuelt

6 PS 13/34 Protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : Protokoll fra møtet , godkjennes PS 13/35 Forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (Dette i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse). 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden.

7 Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Rådmannen redegjorde for sin tilbakemelding på overordnet analyse, og presiserte sine risikovurderinger og prioriteringer. Både kontrollutvalget, revisjonen og rådmannen var enige om at det vil være en stor fordel om forvaltningsrevisjonsplanen kan inneholde færre prosjekter (maks 6) som mer kan gå i dybden på problemstillingene. Kontrollutvalget diskuterte den overordnede analysen og valgte følgende tema i prioritert rekkefølge: Prioritering Forvaltningsrevisjonstema Nærmere beskrivelsen av tema 1 Innkjøp og rammeavtaler, oppfølging av leverandører i investeringsprosjekt og kommunes system for mislighetskontroll I tillegg til beskrivelsen i overordnet analyse, vil kontrollutvalget legge til følgende: I overordnet analyse beskrives temaene «innkjøp» og «oppfølging av leverandører» i ulike avsnitt. Temaene overlapper både med hensyn til etterlevelse av regelverk, økonomi- styring og risiko for misligheter. Kontrollutvalget velger å slå temaene sammen i et prosjekt som sannsynligvis vil gi flere del-rapporter. I sin tilbakemelding til Overordnet analyse fremhever rådmannen «økonomiske misligheter» som et eget risikoområde: Har kommunen generelt gode rutiner og preventive kontroller for å avdekke eventuelle misligheter og korrupsjon? Kontrollutvalget er enig i denne vurderingen og finner det naturlig å se kommunens system for mislighetskontroll i sammenheng med innkjøp, rammeavtaler og prosjektstyring. Det er kanskje her risiko for misligheter er størst. 2 IKT Se beskrivelsen i overordnet analyse 3 Forvaltning drift og vedlikehold 4 Unge sosialhjelpsmottakere og kvalifiseringsprogrammet Se beskrivelsen i overordnet analyse I tillegg til beskrivelsen i overordnet analyse, vil kontrollutvalget legge til følgende: I overordnet analyse beskrives temaene «unge sosialhjelpsmottakere» og «kvalifiseringsprogrammet» i ulike avsnitt. I henhold til handlingsplan er det et prioritert mål å redusere antall unge mottakere av økonomisk sosialhjelp. Kontrollutvalget mener at det kan sees i sammenheng med en gjennomgang av hvordan kommunen har innrettet kvalifiseringsprogrammet, hvilke tiltak som inngår, hvem som gis adgang osv. 5 Oppfølging av barn i fosterhjem Se beskrivelsen i overordnet analyse Kontrollutvalgets forslag/innstilling (se tabellen over) settes inn som pkt. 3.1 i forvaltningsrevisjonsplanen, sammen med beskrivelse av valgte områder. Kontrollutvalget tar forbehold om at igangsetting av alle de prioriterte prosjektene i planperioden vil være avhengig av hvordan kontrollutvalget vurderer omfanget på hvert av prosjektene, eventuelle del-rapporter etc. Det vil kontrollutvalget løpende ta stilling til når prosjektplanene legges fram til behandling. Dette forbeholdet tas inn kontrollutvalgets vedtak pkt. 1.

8 Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : Prioritering/ rekkefølge Forvaltningsrevisjonstema Nærmere beskrivelsen av tema 1 Innkjøp og rammeavtaler, oppfølging av leverandører i investeringsprosjekt og kommunes system for mislighetskontroll I tillegg til beskrivelsen i overordnet analyse, vil kontrollutvalget legge til følgende: I overordnet analyse beskrives temaene «innkjøp» og «oppfølging av leverandører» i ulike avsnitt. Temaene overlapper både med hensyn til etterlevelse av regelverk, økonomi- styring og risiko for misligheter. Kontrollutvalget velger å slå temaene sammen i et prosjekt som sannsynligvis vil gi flere del-rapporter. I sin tilbakemelding til Overordnet analyse fremhever rådmannen «økonomiske misligheter» som et eget risikoområde: Har kommunen generelt gode rutiner og preventive kontroller for å avdekke eventuelle misligheter og korrupsjon? Kontrollutvalget er enig i denne vurderingen og finner det naturlig å se kommunens system for mislighetskontroll i sammenheng med innkjøp, rammeavtaler og prosjektstyring. Det er kanskje her risiko for misligheter er størst. 2 IKT Se beskrivelsen i overordnet analyse 3 Forvaltning drift og vedlikehold 4 Unge sosialhjelpsmottakere og kvalifiseringsprogrammet Se beskrivelsen i overordnet analyse I tillegg til beskrivelsen i overordnet analyse, vil kontrollutvalget legge til følgende: I overordnet analyse beskrives temaene «unge sosialhjelpsmottakere» og «kvalifiseringsprogrammet» i ulike avsnitt. I henhold til handlingsplan er det et prioritert mål å redusere antall unge mottakere av økonomisk sosialhjelp. Kontrollutvalget mener at det kan sees i sammenheng med en gjennomgang av hvordan kommunen har innrettet kvalifiseringsprogrammet, hvilke tiltak som inngår, hvem som gis adgang osv. 5 Oppfølging av barn i fosterhjem Se beskrivelsen i overordnet analyse Kontrollutvalget tar forbehold om at igangsetting av alle de prioriterte prosjektene i planperioden vil være avhengig av hvordan kontrollutvalget vurderer omfanget på hvert av prosjektene, eventuelle del-rapporter etc. Det vil kontrollutvalget løpende ta stilling til når prosjektplanene legges fram til behandling. 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling.

9 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (Dette i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse). 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 13/36 Rapport - Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS til orientering med følgende kommentar, kontrollutvalget merker seg at representantskapet har nedsatt en arbeidsgruppe som vil ivareta rapportens påpekning i kapitel 5 om selskapets formålsparagraf og kjøp av revisjonstjenesten 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS, tas til etterretning Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Bjørn Gulbrandsen fra sekretariatet orienterte om rapportens funn og konklusjoner Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS til orientering med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at representantskapet har nedsatt en arbeidsgruppe som vil ivareta rapportens påpekning i kapitel 5, om selskapets formålsparagraf og kjøp av revisjonstjenesten. 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS, tas til etterretning

10 PS 13/37 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning PS 13/38 Møteplan 1. halvår 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2014: 11. februar 29. april (regnskapsmøte) 17. juni Møtestart kl Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Rådmannen ble minnet om at kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet må ligge ved årsregnskapet som Plan- og økonomiutvalget innstiller til bystyret. På grunn av påsken er det ikke mulig for kontrollutvalget å behandle årsregnskapet før Plan- og økonomiutvalgets møte Sekretariatet kontakter administrasjonen for å avklare hvordan dette praktisk og formelt kan løses. Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2014: 11. februar 29. april (regnskapsmøte) 17. juni Møtestart kl PS 13/39 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Vedlegg 1 og 3 tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Behandling av vedlegg 2 «Brev fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening»: Kontrollutvalget besluttet at henvendelsen ikke skal forfølges videre. Kontrollutvalgets begrunnelse er at utvalget har ikke myndighet til å fatte vedtak i enkeltsaker eller å be bystyret

11 om å omgjøre egne vedtak. Sekretariatet gir Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening en skriftlig tilbakemelding om kontrollutvalgets beslutning. Behandling av anonym henvendelse: (behandlingen foregikk for lukkede dører(hjemmel: Offl. 13, jf Fvl ledd, jf. KL 31 pkt. 2) Kontrollutvalgets leder informerte utvalget om anonym henvendelse (e-post var sendt ut med sakspapirer). Revisjonen gjorde utfyllende rede for sine forundersøkelser av saken. På dette grunnlaget bestemte kontrollutvalget at saken ikke skal forfølges videre. Kontrollutvalgets leder gir sine kilder tilbakemelding om vedtaket. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Vedlegg 1 og 3 tas til orientering 2. Ang. vedlegg 2: Henvendelsen fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening forfølges ikke videre. Velforeningen gis en begrunnet tilbakemelding om vedtaket. 3. Ang. muntlig redegjørelse for oppfølging av anonym henvendelse: På grunnlag av revisjonens grundige forundersøkelser, beslutter kontrollutvalget at henvendelsen ikke skal forfølges videre. PS 13/40 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Ingen saker

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/73 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 10359/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /2 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2013, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Sarpsborg kommune i 2013, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 12/32 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2013 KU - sak 11/46 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene forbrukes.

13 I henhold til statusrapporten for Sarpsborg kommune har revisjonen i løpet av 2013 brukt ca. 101 % av budsjettert ressursbruk for forvaltningsrevisjon. Dette tilsvarer 13 timer i merforbruk. Merforbruket avregnes mot regnskapsrevisjon og dekkes av selskapet. Samlet for alle kommunene har Østfold kommunerevisjon IKS en leveringsgrad på 99 % av totalt budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon. Vi viser til vedlagt statusrapport for nærmere detaljeringer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2013 tas til orientering.

14 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 7895/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /3 Gjennomført kvalitetskontroll 2013 i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysninger om utført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS, til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Kopi av vedtak i kvalitetskontrollkomiteen, Norges kommunerevisorforbund (NKRF), datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kvalitetskontrollkomiteen til Norges kommunerevisorforbund(nkrf), har i 2013 gjennomført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatet har mottatt kopi av vedtak i kvaltetskontrollkomiteen. I vedtaket fremgår det at Østfold kommunerevisjon IKS har fått godkjent sin utførelse av både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil gi ytterligere orientering i møtet. Vurdering I henhold til Kommuneloven 77 pkt. 4, skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, påse at regnskaper blir vurdert på en betryggende måte og at det utføres forvaltningsrevisjon i henhold til gjeldeldende bestemmelser og retningslinjer.

15

16 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 2779/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /4 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget et dokument kalt Kontrollutvalgets årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2013 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2013, tas til orientering.

17

18 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Sarpsborg kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

19 1. Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg er hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003 ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Disse endringene trådte i kraft fra 1. juli Politisk organisering kontrollutvalgets plass Bystyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Bystyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalgets leder har møte og talerett i bystyret når utvalgets saker behandles. Kontrollutvalg Bystyret Formannskap Politisk underutvalg Politisk underutvalg Politisk underutvalg 3. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Forskriften trådte i kraft fra 1. juli Regnskap og forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets ansvar for å påse at revisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas, blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget i møtene informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan (4-årsplan) for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Kontrollutvalget kan få delegert myndighet av bystyret til å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan (4-årsplan) for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Kontrollutvalget kan få delegert myndighet av bystyret til å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalgets årsmelding

20 Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse. Dette gjelder også for selskapskontrollen. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, sekretariatet og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. I 2013 er revisjonsarbeidet i Sarpsborg kommune utført av Østfold kommunerevisjon IKS. 4. Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til de som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Følgende personer er valgt for perioden : Medlemmer: Varamedlemmer: Fra H og FrP: Martin Engeset leder (H) Leif Nyland (H) Kjell Skaug (FrP) Øystein W. Jacobsen (Frp) Inger Marit Sverresen (KrF) Rolf Midtvåge (PP) Berit S. Pedersen (H) Weronica Fjelldal (FrP) Fra AP, SV, V og SP: Kjersti Tharaldsen (AP) Steinar Gulbrandsen (AP) Thor Erik Forsberg (AP) Oddbjørg Strømme (AP) Kontrollutvalgets årsmelding

21 5. Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet 5.1 Møteaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har i 2013 vært sekretariat for kontrollutvalget og sørget for saksutredninger til kontrollutvalgets møter. Sekretariatsfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Elektronisk lenke til sakspapirer og møtebok sendes til utvalgets medlemmer, varamedlemmer, revisjon ordfører og rådmann. Faste medlemmer får også sakspapirer tilsendt i posten. Varamedlemmer er innkalt ved meldt forfall. Møtene er avholdt etter vedtatt møteplan og i 2013 er ekstraordinære møter benyttes ved behov. Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har i 2013 avholdt i alt 6 møter (inkludert en telefonkonferanse) hvor det er behandlet i alt 40 saker. Tabellen under viser en sammenligning fra tidligere år Antall møter Antall saker Informasjon, kurs og konferanser Kontrollutvalgets møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: Det er lenke fra kommunens hjemmeside til denne siden. Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at han fortløpende får tilsendt saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakt med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap og skatteregnskapet for 2012 ble rådmannen v/ økonomisjef og kemner invitert til møtet for å redegjøre for årets regnskap og resultat. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerte et fagseminar for kontrollutvalgsmedlemmer og kontrollutvalgssekretariater på Gardermoen i juni Fra kontrollutvalget deltok Kjell Skaug og Inger Marit Sverresen. Kontrollutvalgets årsmelding

22 6 Behandlede saker 6.1 Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet og vedtatt følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget for 1. og 2. halvår. Overordnet revisjonsstrategi for 2013 (regnskapsrevisjon) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har behandlet følgende saker i 2013: Uttalelse til kommunens regnskap for 2012 Kontrollutvalget har i 2013 avgitt uttalelse til bystyret for Sarpsborg kommunes årsregnskap for 2012, og for Frivillighetssentralen i Sarpsborg KF for Revisjonsbrev Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet jmf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Kontrollutvalget har ikke behandlet revisjonsbrev utstedt i Forvaltningsrevisjon I 2013 har disse rapporten vært behandlet i bystyret: «Forvaltningsrevisjonsrapport: Styring av investeringsprosjekter» «Forvaltningsrevisjonsrapport: Selvkost VAR» «Forvaltningsrevisjonsrapport: Tidlig intervensjon i Barneverntjenesten» «Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet på arbeidsmiljøet i brann- og feievesen» «Forvaltningsrevisjonsrapport: Styring av investeringsprosjekter» Rapporten viser at Sarpsborg kommune har et tilfredsstillende system for styring av investeringsprosjekter. Bystyret behandlet rapporten «Forvaltningsrevisjonsrapport: Selvkost VAR» Rapporten viser at kommunen har et system og en praksis som sikrer selvkost innenfor tjenestene vann, avløp og renovasjon, hvilket betyr at kommunen ikke har avkrevd for mye i avgifter fra innbyggerne. Samtidig avdekker rapporten enkelte forhold som kommunen bør utbedre i forbindelse med innføring av nytt selvkostsystem. Kontrollutvalget ber revisjonen om følge opp anbefalingene i det løpende revisjonsarbeidet i Når det gjelder vedlikehold så har kommunen noen utfordringer: Sarpsborg kommune deltar i Norsk Vanns måle- og vurderingsverktøy, bedreva. Norsk Vann utgir årlig rapporten «Tilstandsvurdering av kommunale vann- og avløpstjenester». Kommunen har ikke nådd målsettingen om å unngå anmerkninger i «bedreva-benchmarking». Sarpsborg kommune får i 2011-rapporten bemerkningen «mangelfull» på kategoriene «hygienisk betryggende vann» og «ledningsnettets funksjon», og «dårlig» på «overholdelse av gjeldene rensekrav i rapportåret». Hvis kommunen skal oppnå karakteren «god» på kategorien «ledningsnettets Kontrollutvalgets årsmelding

23 funksjon», må samlet vanntap utgjøre mindre enn 20 %. Nå ligger kommunens vanntap på 42 %. Det er ikke foretatt kost-nytte vurderinger med formål å stadfeste hensiktsmessig lekkasjeandel. Kommunen har videre satt konkrete mål i «Hovedplan for avløp og vannmiljø » når det gjelder fornyelse av vannlednings- og avløpsnettet. Måloppnåelsen per 2012 er på 42.8 % for vannledningen og 22.3 % for avløpsnettet. Dette er også bemerket fra Fylkesmannens side. Fylkesmannen ga Sarpsborg kommune avvik vedrørende måloppnåelse av hovedplan for avløp og vannmiljø, og kommunen er varslet om en tvangsmulkt på 1 million kroner hvis ikke det iverksettes tilstrekkelige tiltak. Fylkesmannen bemerket videre at behovet for sanering ikke er blitt mindre siden Administrasjonen har opplyst om at det er ikke realistisk at kommunen vil kunne nå de fastsatte målene. Bystyret behandlet rapporten Bystyret ber rådmannen om at hun: Gjennomføre kost-nyttevurderinger knyttet til lekkasjeproblematikken i forbindelse med kommunedelplan VVA 2015 Reviderer kommunens mål for fornyelse av VA strukturen utarbeides i kommunedelplan VVA 2015 «Forvaltningsrevisjonsrapport: Tidlig intervensjon i Barneverntjenesten» Rapporten viser at Sarpsborg kommune arbeider hensiktsmessig når det gjelder tidlig intervensjon. Revisjonen har på den andre side avdekket forhold som viser at virksomheten ikke følger egen rutine for innhold i vedtak. Det er kontrollutvalgets oppfatning at praksis må endres i tråd med denne. Vedtak må inneholde konkrete rammer for tiltak, samt eventuelle vilkår og forutsetninger. Videre må kontakt mellom endringsterapeut og saksbehandler formaliseres. Bystyret behandlet rapporten Bystyret ber rådmannen om at hun sørger for at vedtak inneholder konkrete rammer for tiltak, samt eventuelle vilkår og forutsetninger. Kontakt mellom endringsterapeut og saksbehandler må formaliseres. Oppfølging: Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling i løpet av Kontrollutvalget vil selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for «Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet på arbeidsmiljøet i brann- og feievesen» Rapporten viser at Bystyret behandlet rapporten Bystyret ber rådmannen om at hun: sikrer at kravene i dimensjoneringsforskriften er oppfylt, både i praksis og i form av dokumentasjon oppdaterer sin kompetanseplan og utarbeide årlige opplæringsplaner sikrer tilfredsstillende oversikt og tilgjengelighet på interne og eksterne kurs sikrer informasjonsflyt mellom ledelsen og hvert enkelt vaktlag vurderer å utvikle fora for informasjonsutveksling på tvers av avdelingene sikrer at ansatte på alle nivåer har en reell mulighet til å påvirke virksomhetens utvikling Kontrollutvalgets årsmelding

24 Oppfølging: Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling i løpet av Kontrollutvalget vil selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Påbegynt forvaltningsrevisjon i 2013: «Internkontroll» Prosjektplanen ble behandlet i kontrollutvalget Prosjektet har følgende problemstilling: Hvordan, og i hvilken grad, ivaretas kommunelovens bestemmelse om «betryggende kontroll» i Sarpsborg kommune? Anslått ressursbruk er 400 timer. Ferdig rapport forventes våren «Utskrivningsklare pasienter» Prosjektplan ble behandlet i kontrollutvalget Prosjektet har følgende problemstillinger: Har Sarpsborg kommune etablert nødvendige avtaler for å kunne ivareta samhandlingsreformen og er denne tilpasset kommunen? Fungerer varslingsrutinene vedrørende utskrivningsklare pasienter? Har Sarpsborg kommune et apparat og nødvendig kapasitet til å ta i mot utskrivningsklare pasienter? Har Sarpsborg kommune tilstrekkelig kontroll med utbetalinger knyttet til utskrivningsklare pasienter? Anslått ressursbruk er 320 timer. Ferdig rapport forventes våren Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Sarpsborg kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. I henhold til denne får bystyret til orientering årsrapporter fra selskaper kommunen har eierposisjoner i. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre eierskapskontroll. I perioden har følgende selskaper vært gjenstand for eierskapskontroll: Østfold Energi AS (2006) Borg Havn IKS (2007) Sarpsborg ASVO AS (2010) Østfold kommunerevisjon IKS (2010) I 2013 har kontrollutvalget behandlet eierskapskontroller for følgende to selskaper: Skjebergkilen Marina AS Driftsassistansen i Østfold IKS Kontrollutvalgets årsmelding

25 Skjebergkilen Marina AS Skjebergkilen Marina AS er eid av Sarpsborg, Rakkestad og Eidsberg kommune. Sarpsborg kommune har en aksjeandel på 92,3 % i selskapet. I rapporten konkluderes det med at selskapet drives i tråd med formålsparagrafen og selskapet drives innen de økonomiske rammer som selskapsavtalen setter. Selskapet har en solid økonomi. Rapportens anbefaling om å oppdatere selskapets vedtekter støttes av kommunes administrasjon og den vil ta dette opp med selskapet. Likeledes vil rapportens anmerkning om manglende innkalling til generalforsamlingen for sekretariatet for kontrollutvalget, bli fulgt opp fra administrasjonen. Eierskapskontroll Skjebergkilen Marina AS ble behandlet i bystyret den i sak 19/13. Driftsassistansen i Østfold IKS Driftsassistansen i Østfold er et interkommunalt selskap (IKS) som er eid av samtlige 18 østfoldkommuner. Sarpsborg kommune har en eierandel på 12,5 % i selskapet. I eierskapsrapporten konkluderes det med at styret og representantskapet har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet etter bestemmelsene i IKS loven. Selskapet har en sunn økonomi. Det påpekes imidlertid at formålsparagrafen ( 3 i selskapsavtalen) er uklar om selskapets formål. Det ble gitt tre anbefalinger: - Representantskapet bør vurdere om selskapets formålsparagraf 3 skal endres, slik at den gir klart uttrykk for eierens formål og ambisjoner med selskapet. - DaØ IKS bør legge samme praksis til grunn som sine eiere (kommunene) ved kjøp av revisjonstjeneste. Det betyr at det må innhentes tilbud fra minst 3 leverandører. - Årsbudsjettet bør behandles som et eget punkt på dagsorden til representantskapet. Representantskapet har nedsatt en arbeidsgruppe som blant annet skal gjennomgå rapportens anbefalinger. Det er ikke gitt konkrete føringen i eiermeldingen vedrørende DaØ IKS. Rapporten er oversendt bystyret for behandling i Påbegynt eierskapskontroll i 2013: I henhold til plan for eierskapskontroll, er Alarmsentralen Brann Øst påbegynt i slutten av Den vil kontrollutvalget behandle i Andre saker og informasjon Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Kontrollutvalgets møtebøker Årsmelding 2012 for kontrollutvalget i Sarpsborg kommune Statusrapport om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2012 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjonsarbeid (2 rapporter i året) Budsjett 2014 for kontroll og tilsynsarbeidet i Sarpsborg kommune Uavhengighetserklæringer fra ansvarlige revisorer: (Einar Gundersen, Jolanta Betker, Anders Svarholt) Kontrollutvalgets årsmelding

26 Prosjektplan: Brann- og feiervesen Prosjektplan: Tidlig intervensjon i barneverntjenesten Anonym henvendelse Henvendelse fra Rolf Johansen, Klavestadhaugen velforening Utover nevnte saker har kontrollutvalget fått seg forelagt informasjon om: Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Sarpsborg kommune Kommunestyrets behandling av: - kontrollutvalgets årsmelding for eierskapskontroll Skjebergkilen Marina AS - Kontrollutvalgets årsrapport Forvaltningsrevisjonsrapport «Selvkost VAR» Rådmannens rapport til bystyret på «vedtak til oppfølging», 2. tertial, 2013 Revisjonsberetning for Sarpsborg overformynderi 2012 Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte 11. februar Martin Engeset (s) Kontrollutvalgets leder Anne-Karin Femanger Pettersen (s) Østfold kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalgets årsmelding

27 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/76 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 7916/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /5 Endring i kontrollutvalgets møteplan for våren 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget setter opp et ekstramøte tirsdag 25. mars kl. 17:00 Fredrikstad, Kontrollutvalget vedtok denne møteplanen: 11. februar 29. april 17. juni I møte med revisjonen har revisjonen informert sekretariatet om at den ikke rekker å ferdigstille forvaltningsrevisjonsrapportene «Internkontroll» og «Utskrivningsklare pasienter» til 11. februar. Revisjonen vil gi informasjon om status for prosjektene i saken om «Statusrapportering av forvaltningsrevisjon for hele 2013» Vurdering Sekretariatet foreslår for kontrollutvalget å sette opp et ekstramøte i mars for å behandle to forvaltningsrevisjonsrapporter. Vi foreslår tirsdag 25. mars. Da kan også kontrollutvalget vurdere om det er aktuelt med et virksomhetsbesøk.

28 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/75 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 7877/2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /6 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Bystyrets behandling av saker fra kontrollutvalget: - FR-rapport tidlig intervensjon i barneverntjenesten - FR-rapport kvalitet på arbeidsmiljø i brann- og feievesenet Revisjonsberetning overformynderiet til Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Bystyret /13: Handlingsplan med økonomiplan , årsbudsjett 2014 pkt. 23: Vedlagte forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014 på kr vedtas. Vurdering Referater og meldinger tas til orientering

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44