Arkivdanning. Fagforbundets Arkivkonferanse. Ellen Margrethe Pihl Konstad Fredag 22 oktober 2010

Transkript

1 Fagforbundets Arkivkonferanse Ellen Margrethe Pihl Konstad

2 Agenda Introduksjon DNVs formål år med risikohåndtering - 30 års utvikling - Kjernekompetanse - Globalt selskap - Forskning og utvikling Nye utfordringer for private selskaper Information Management rammeverk Records Management - Definisjoner - Dokument håndtering vs. Records håndtering Hvorfor bevare records i private selskap? Hvorfor bedrive records management Corporate Records Manager i DNV Records Management Capability Maturity Model - RMCMM Pause Likheter privat og offentlig - Påbud om lagring - Forbud mot lagring - Overtredelse Ulikheter privat og offentlig Konsernutfordringer - Konsolidering av infrastruktur Records relevante standarder - ISO Utviklingen av styrende dokumenter i DNV - CGM DNVs konsern nøkkel - Oppbevaring og kassasjonsplan Nye utfordringer og nye muligheter Oppsummering 2

3 Introduksjon Ellen Margrethe Pihl Konstad: - Universitetet i Oslo - Akershus Fylkeskommune - Det Norske Veritas - Arkivmedarbeider - Utvikler i egen utviklingsenhet - Software test ansvarlig - Konsernarkivar - Nestleder i VEFF - Fritid - Ullevål Hageby as 3

4 DNVs formål Vårt mål To safeguard life, property and the environment Vår visjon Global impact for a safe and sustainable future 4

5 146 år med risikohåndtering 5

6 30 års utvikling Geografiske divisjoner Geografiske divisjoner One DNV Business områder Maritime, TS, Certification, Consulting Geografiske divisjoner One DNV Pendelen har svingt med 6-8 års mellomrom Business områder Class, Offshore, Industry 6

7 Kjernekompetanse Maritime Energi - Vindkraft - Pipelines on- & offshore Mat Managing risk Bil Transport Helse IT/Telecom 7

8 Globalt selskap 300 kontorer 100 7,300 Oslo, Bergen, Stavanger, Trondheim, Tromsø, Sandefjord, Kristiansand S, Stord, Florø, Ålesund, Kristiansund N, Ulsteinvik, Harstad, Mo i Rana, Måløy, Fredrikstad, Bodø, Haugesund, land ansatte 8

9 Forskning og utvikling DNV investerer 5% av omsetningen på forskning og utvikling Vi utvikler og forbedrer tjenester, regler og standarder Vi sikrer at DNV er i fremste posisjon ved teknologiske utvikling Nøkkelområder er: - Maritime transport systemer - Marine strukturer - Fremtidige energi områder - Vind - Sol - Informasjonshåndtering og teknologi - Bio-risk - Multifunksjonale materialer og overflater - Arktiske operasjoner 9

10 Nye utfordringer for private selskaper Dagens selskaper operere i et globalt, komplekst og krevende miljø med nulltoleranse for feil. Klimaendringer Økte krav til gjennomsiktighet og bærekraftige selskaper Strengere lovkrav Økende IT sårbarhet 10

11 Bruk av kunnskap Regelutvikling i DNV Kunnakp? Risiko baserte Beregninger Analytiske Empiriske Tid 11

12 Bruk av kunnskap - MV Derbyshire Kombinasjonsfraktskip / OBO (bulk og olje) Sank i 1980 under tyfonen Orchid, sør for Japan Med sine gross tonn er hun fremdeles den største britiske båtforlis 12

13 DNVs maritime arkiv 13

14 Volumer Pr ca 80 terabyte på servers tilkoblet Central Storage Data Growth Central Storage Date 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 1 megabyte (MB): En roman 1 gigabyte (GB): En pickuptruck fylt med bøker 1 terabyte (TB): trær 10 TB: Den samlede trykte samlinger i U.S Library of congress Dec 03: Dec 04: Dec 05: Dec 06: Dec 07: Dec 08: Dec 09: TB data TB data 14

15 Information Management rammeverk Information Management Business Rules, Policies & Standards Standards Guidelines Structures Organisation Procedures Structured Data Collaboration Content Content Management Structuring and Organising of Information to Enable Secure, Efficient Access Documents Web Content Digital Asset Management Declare Record Records Management RECORD Knowledge Management Accessing, Interpreting & Enhancing Information to Take a Consequential Action Information Systems & Technical Infrastructure IT Standards IT Policy Security Policy Systems Organisation Procedures 15

16 Records Management Records Management Standards & Frameworks Defined by External Bodies AS4390 DoD CoBiT ISO BUSINESS RULES, POLICIES & STANDARDS Standards Guidelines Structures Organisation Procedures DECLARE RECORD Physical CAPTURE ACCESS Records Management Lifecycle Electronic RECORD METADATA MANAGE RETAIN FILEPLAN or RECORD SERIES (record hierarchy) ARCHIVE DESTROY Identifier Title Location Date Language Retention Demonstrate Legal & Regulatory Compliance Sarbanes-Oxley Basel II egovt Access to Data and Audit Trail of Information Litigation Knowledge Mgt Content Mgt 16

17 Definisjoner Document: Recorded information or object that can be treated as a unit (ISO 15489)...stored in a media that can either be read, viewed, listened to or transferred at a later stage. A document may be on paper, microforms or any electronic or digital media. It can include any combination of text, data, graphics, sound, moving pictures or any other form of information Document Management The process of managing documents Record: Information created, received and maintained as evidence and/or information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business (ISO 15489). A record may incorporate one or several documents and may be on any medium or in any format. A key feature of a record is that it cannot be changed. Records Management: The field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.(iso 15489) Det Norske Veritas AS. All rights reserved 26 October 2010 Slide 17 17

18 Dokument håndtering vs. Records håndtering Dokument håndtering Forfatters kontroll Records deklarasjon Records håndtering Konsernets kontroll Krav til et Record (iso 15489) Autentisk Pålitlighet Integritet Brukbarhet Records deklarasjon Klassifisere recordet Tildele oppbevaring og kassasjonsplan Fryser innhold, struktur og metadata Bruker aktivitet Dokument skaping Samhandlingsrom Dokument klassifisering Publisering Endring / sletting Tid 18

19 Hvorfor bevare records i private selskap? Historiske krav Bedrifts krav Lovpålagte krav 19

20 Hvorfor bedrive records management Kontrollere veksten av dokumenter og records - Redusere kostnader - Forbedre effektiviteten og produktiviteten til firmaet Sikre samsvar med gjeldende regler - Minimere risikoen ved en rettstvist Trygge vital informasjon Bedre grunnlag og støtte til å ta de rette beslutningene Sikre konsernets hukommelse => Drive profesjonelt 20

21 Pause Pause 21

22 Likheter privat og offentlig Systematikk grupperer informasjonen / strukturer Gjenfinne informasjon for å kunne ta en avgjørelse / dokumentere hva en avgjørelse ble tatt på Gyldighet av informasjon - versjonskontroll Lovpålagte krav Tilsyn 22

23 Påbud om lagring Regnskapsloven Opplysningsplikten 7-1 Bokføringsloven Regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet, jfr 4 nr 2 Opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse, jfr 4 nr 6 Krav til sporbarhet, jfr 4 nr 7 Krav til oppbevaring så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet, jfr. 4 nr 8 Regnskapsmaterialet må sikres mot urettmessig sletting eller tap, 4 nr 9 Forvaltningsloven Partsinnsyn 18 flg omfattes av lovens dokumentbegrep jfr 2 bokstav f) Offentlighetsloven Offentlig innsyn 2 flg Finansavtaleloven Krever betryggende metode for autentifisering av avtaleinngåelsen jfr 8 (2)(b) Arkivloven Hvitvaskingsloven Krav til forsvarlig lagring jfr 6 2 Opplysningene som omfattes angitt i 8 23

24 Forbud mot lagring Personopplysningsloven sml markedsføringsloven - Vilkår for oppbevaring av personopplysninger jfr 8 - Vilkår for oppbevaring av sensitive personopplysninger jfr 9 - Krav til oppbevaringen se 11 flg - Opplysningsplikten i mfl 15 Helseregisterloven - Behandlingsrettede helseregistre kan føres elektronisk jfr 6 - Vilkår for føring av slik register se lovens kap 2 - Krav til oppbevaring, kap 3 IT-sikkerhetsforskriften - Sikkerhetskrav 5 24

25 Tilsyn Et tilsynsorgan skal kontrollere at lover og regler blir fulgt av en spesiell etat eller innenfor et spesielt område; Noen av de statlige tilsynene: Arbeidstilsynet Riksarkivet Datatilsynet Petroleumstilsynet Finanstilsynet Helsetilsynet Luftfartstilsynet Jernbanetilsynet Konkurransetilsynet Lotteri og stiftelsestilsynet Statens legemiddelverk NSM - Nasjonal sikkerhetsmyndighet DSB - Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Fylkesmannen 25

26 Eksempel på tilsynsak Branntilsyn - omfattet blant annet undersøkelse av : mål og resultatforventninger ansvarsområder/fordeling kartlegging av risiko og tiltaksplaner avvikshåndtering/behandling, rette opp feil kontrollsystemer og internrevisjon kommunikasjon/rapporteringsveier intern samordning forståelse og kunnskap av lovverk 26

27 Eksempel på dokumentasjonskrav ved en tilsynsak HMS-forskriften 5 Innholdet i det systematiske helse-, miljø-og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon, Internkontrollinnebærer at virksomheten skal: 1. sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø-og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten 2. sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø-og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer 3. sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes 4. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet -må dokumenteres skriftlig 5. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt -må dokumenteres skriftlig 6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene -må dokumenteres skriftlig 7. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø-og sikkerhets-lovgivningen -må dokumenteres skriftlig 8. foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollenfor å sikre at den fungerer som forutsatt -må dokumenteres skriftlig 27

28 Overtredelse Ansvar Sanksjoner (bøter og fengsel) - Personopplysningsloven kap 8 - Helseregisterloven kap 6 - Markedsføringsloven kap 12 Omdømme Rettssak 28

29 Ulikheter privat og offentlig Arkivloven Fokus på å gjøre jobben / tjene penge -> arkivet en kilde til verdi Offentlige skal dokumentere for ettertiden - oppbevaringstid Bestemmer selv hva vi skal ta vare på Trend i tiden transparency - åpenhet i det private Social Responsibility - Green IT / Carbon footprint. 29

30 Konsernutfordringer Legale - Datalagringsdirektivet - Personell data - Geologiske data Geografiske - Tidssoner - DNV opphører å ha kontorer i et land Kulturelle - Lokalt språk <-> konsernspråk (Engelsk) Oppkjøp og salg 30

31 Konsolidering av infrastruktur 4 hovedsentre; Oslo, Houston, Singapore og Shanghai 31

32 Records relevante standarder Nivå/ type Generell RM Overordn. funksjonsnivå ISO ISO Implementeringsnivå Applikasjonsnivå MoReq Spesifikk RM FESD Noark Anne Mette Dørum: Riksarkivet 32

33 Records relevante standarder Dublin Core ISAD(G) EAD Martin Bould, ERGO Group 33

34 Records relevante standarder ISO og 2 Information and documentation - Records management. - MOREQ2 ISO :2006 Information and documentation Records management processes -- Metadata for records ISO 26122:2008 Information and documentation - Work process analysis for records OAIS Reference model for an Open Archival Information System = ISO ISO Guidance on social responsibility Martin Bould; ERGO Group 34

35 ISO

36 Utviklingen av styrende dokumenter i DNV 36

37 CGM

38 Oppbevaring og kassasjonsplan Liv som dokumnet Liv som Record Tidspunkt for når dokumentet bir deklarert 2. Manuelt deklarer det Oppbevaringstids trigger Oppbevarings tid 1. Generere et dokument med bruk av mal X Beholder metadata stubs Process Sales Sales Record Series Sales project Sales project Record Category Agreement Offer - final version When are the record declared Retention Purpose Retention Period Manually declared as record LE 10 years Manually declared as record BU 20 years Retention Trigger Enquiry lost / Declinde to Bid / Tender lost / Contract Awarded Enquiry lost / Declinde to Bid / Tender lost / Contract Awarded Disposition Deleting record, keeping metadata stubs Deleting record, keeping metadata stubs 38 Time

39 Oppbevaring og kassasjonsplan Liv som dokumnet Liv som Record Tidspunkt for når dokumentet bir deklarert 1. Generere et dokument 2. Avslutter prosjektet 3. Recordet + metadata blir kassert PoC Process Lifecyc le senari os B Process that record is a part of Sales Record Series Record Category Record Series that records is a Type of part of record When are the record declared Retention Purpose BU- Business LE- Legal HI - Historic Sales project Check list Process declare BU NA Retention Period Retention Trigger Number of years, months and days the records is to be Process activity or record kept declaration Enquiry lost / Declinde to Bid / Tender lost / Contract Awarded Disposition Notes Record up for review for disposition 39 Time

40 Oppbevaring og kassasjonsplan Liv som dokumnet Liv som Record Tidspunkt for når dokumentet bir deklarert 1. Laster opp et dokument som deklarere umiddelbart 2. Recordet skal ikke kasseres PoC Process Lifecyc le senari os C Process that record is a part of Sales Fredag 22 Coktober Sales 2010 Record Series Record Category Record Series that records is a Type of part of record Sales project Sales project Request Request (lost) When are the record declared Retention Purpose BU- Business LE- Legal HI - Historic 40 Retention Period Automatic declaration to record on entering the system BU 10 years Automatic declaration to record on entering the system BU 2 years Retention Trigger Number of years, months and days the records is to be Process activity or record kept declaration Enquiry lost / Declinde to Bid / Tender lost / Contract Awarded Enquiry lost / Declinde to Bid / Tender lost / Contract Awarded Disposition Notes Record up for review, to be transfered to permanent Record up for review for disposition Time

41 Oppbevaring og kassasjonsplan Liv som dokumnet Liv som Record Tidspunkt for når dokumentet bir deklarert 1. Generate document from template with document type Document and metadata gets deleted Process Sales Sales Record Series Record Category When are the record declared Retention Purpose Retention Period Sales project Plan Stay as document BU 5 years Sales project Calculation Stay as document BU 5 years Retention Trigger Enquiry lost / Declinde to Bid / Tender lost / Contract Awarded Enquiry lost / Declinde to Bid / Tender lost / Contract Awarded Disposition Document and metadata gets deleted Document and metadata gets deleted 41 Time

42 Nye utfordringer og nye muligheter = Digitale medier Langtidslagring - Formater - Fortløpende konvertering - Langtidslagrings formater - Native format - Lagringsmedium Mengdeproblemet og kassasjon Nye måter å strukturere på - ISO Topics Maps E-post Web / Wikis / SMS / MMS / MSN 42

43 Oppsummering 43

44 Safeguarding life, property and the environment 44