KVALITETSHÅNDBOK FOR B/L BYHAUGEN VEST I

Transkript

1

2 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: KVALITETSHÅNDBOK FOR B/L BYHAUGEN VEST I Innhold DEL I GENERELT OG ORGANISASJON 1. Visjon 1.1 Visjon for sikkerhet og kvalitet i borettslaget Byhaugen Vest I. 2. Organisasjon 2.1 Borettslaget organisasjon. DEL II STYRETS ARBEID OG PROSEDYRER 3. Styrets arbeid. 3.1 Styrets ansvar og arbeidsoppgaver. 4. Prosedyrer - rutiner Generelt 4.2 Prosedyrer for innkjøp. 4.3 Godkjenning av faktura. 4.4 Betaling av faktura. 4.5 Innhenting av anbud. 4.6 Avviksmeldinger. 4.7 Godkjenning av leverandører. 4.8 Godkjente formularer 4.9 Innkjøp - habilitetsbegrensinger DEL III HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) 5. Brannsikring Overordnet ansvar Ansvar og tiltak Minimumskrav Instrukser Kurser Underordnet ansvar Ansvar for innvendig installasjon Instrukser. 6. Forurensing av det ytre miljø. 6.1 Overordnet ansvar Ansvar og tiltak Ikke tillatte kjemikalier Forurensende avfall. 6.3 Underordnet ansvar Ansvar for bruk av ikke tillatte kjemikalier Instrukser. 7. Forsikringer Ansvar og tiltak Minimumskrav om forsikringer HMS og forsikringer for ansatte og korttidsengasjement. Side 1 av 13

3 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: DEL IV KOMITEER OG UTVALG 8. Komiteer og utvalg 8.1 Komiteer Generelt Valgkomite Valgkomiteens sammensetning Valgkomiteens arbeid. 8.3 Kontrollkomite Kontrollkomiteens sammensetning Kontrollkomiteens arbeid. 8.4 Andre komiteer og utvalg DEL V VEDLIKEHOLD 9. Vedlikehold Generelt 9.2 Bygninger, tomter og lekeplasser Vedlikeholdsplan 9.3 Anleggsmidler Vedlikeholdsrutiner for anleggsmidler DEL VI DOKUMENTER OG DOKUMENTASJON 10. Dokumenter 10.1 Krav om sporbarhet 10.2 Arkivering av dokumenter 10.3 Behandling av dokumenter Side 2 av 13

4 1. GENERELT KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: VISJON FOR SIKKERHET OG KVALITET. Borettslaget Byhaugen Vest I erkjenner sitt ansvar for beboere, eiendommer og miljø, og legger dette til grunn ved formuleringen av lagets mål og strategi. Vårt borettslags oppmerksomhet på sikkerhet for beboere (og eventuelt ansatte), miljø og eiendommer gjenspeiler de krav og spesifikasjoner som borettslagets drift måtte tilfredsstille. For å oppnå dette kreves planlegging og styring av alle innsatsfaktorene, samtidig som benyttede rutiner og krav systematisk forbedres ut fra erkjennelse i erfaring og den teknologiske utvikling. Visjonen for borettslagets virksomhet konkretiseres ved å arbeide for : - å fremme et godt og trygt bomiljø for borettslaget og den enkelte andelseier/beboer. - å sikre lagets verdier mot fremtidig forringelse gjennom et langsiktig og godt vedlikehold. - å sikre laget en god og sikker økonomi gjennom forsvarlig drift av laget. - å ivareta likhetsprinsippene for den enkelte beboer. - å kontinuerlig kvalitetsforbedre alle ledd i borettslaget. Stavanger,./ Styret i borettslaget Byhaugen Vest I.. Styreleder Nestleder Styremedlem.. Varamedlem 1 Varamedlem 2 Side 3 av 13

5 2. ORGANISASJON KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: ORGANISASJON Borettslaget Byhaugen Vest I er et frittstående borettslag, lokalisert på Byhaugen, Stavanger, og består av 61 leiligheter med varierende boareal og innskudd. Generalforsamlingen er lagets høyeste myndighet. Laget og lagets andelseiere er medlemmer av Stavanger Boligbyggelag og tilhørende husleiefond.. Laget har valgt styre som minimum består av leder, 2 styremedlemmer og 2 varamedlemmer, (skal være innenfor de minimumskrav som lagets vedtekter krever). Styremedlemmer velges for en periode av 2 (to) år, mens varamedlemmer velges for en periode av 1 (ett) år. I tillegg har laget kontroll- og valgkomite, valgt av generalforsamlingen. Styre-, varamedlemmer, samt medlemmer til andre tillitsverv i laget kan gjenvelges. Laget har avtale med Stavanger Boligbyggelag om forretningsførsel, revisjon og juridisk/økonomisk/teknisk kompetanse i alle saker. ORGANISASJON Generalforsamling Styre Andelseier Forretningsfører SBBL 3. STYRETS ARBEID. Side 4 av 13

6 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: GYLDIGHETSOMRÅDE :Borettslaget Byhaugen Vest I. OVERORDNET ANSVAR :Generalforsamlingen UNDERORDNET ANSVAR : Styret 3.1 Ansvar og gjennomføring av vedtak. Generalforsamlingen er borettslaget høyeste myndighet, og styret skal, innenfor de rammer som er gitt i lov om borettslag, husleieloven, lagets vedtekter eller andre lover som gjelder, gjennomføre de vedtak som er gjort av generalforsamlingen. Dessuten skal styret i hovedtrekk sørge for å: - avholde styremøter når dette er nødvendig 1. - utarbeide styremøteprotokoller. - utarbeide og evaluere budsjett og handlingsplan for perioden. - utarbeide årsmelding, regnskap og revisjon 2. til generalforsamlingen. - innkalle og avholde generalforsamling i henhold til vedtektenes frister. - godkjenne nye andelseiere. - sørge for at lagets vedtekter og ordensregler blir overholdt. - forvalte lagets økonomi og forestå den daglige driften av borettslaget. - utarbeide instrukser og prosedyrer for bruk i laget. - representere borettslaget i lignende fora. 1. Styreleder innkaller til styremøte når han/hun finner dette nødvendig. Dersom minst 2 av styrets medlemmer forlanger dette, skal styreleder innkalle til styremøte i helt spesielle saker. 2. utføres av forretningsfører som er Stavanger Boligbyggelag. 4. INNKJØP. GYLDIGHETSOMRÅDE :Borettslaget Byhaugen Vest I. Side 5 av 13

7 OVERORDNET ANSVAR KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: :Borettslaget ved styret 4.1 Generelt. Styret skal sørge for at nødvendige innkjøp til borettslaget skjer i henhold til de rutiner som til en hver tid gjelder for borettslaget. Innkjøpene skal skje på en slik måte at det ivaretar borettslagets krav om pris-, kvalitets-, og sikkerhetsprosedyrer. Innkjøpene skal i størst mulig utstrekning være rettet mot vedtatt budsjett eller handlingsplan, og skal være vedtatt i styremøte. Innkjøp av varer og tjenester skal kun foretas hos leverandører som er lovlig registrert med organisasjonsnummer, og som er godkjent av borettslaget. Begrensning i leverandørvalget skal dog ikke gå utover prisnivået dersom dette er mulig. Varen/tjenesten skal evalueres etter levering/ferdigstillelse. Dersom det er funnet større avvik skal avviksmelding sendes leverandør med krav om forbedringer. Mindre avvik skal meldes på ferdigmelding. Forekommer det fortsatt stadige store avvik, skal ny leverandør velges. Mindre og stadige innkjøp av de samme varer og tjenester skal i størst mulig utstrekning foretas gjennom en og samme leverandør dersom dette er hensiktsmessig (rabatter, tilbudspriser, etc). 4.2 Kontantkasse. For mindre utbetalinger, samt refusjoner av utgifter, kan borettslaget opprette kontantkasse. Kontantkassen oppbevares hos styreleder, som også har ansvaret for kassen. Maksimum kontantbeløp skal være kr ,-. Kasseoppgjør skal foretas med jevnlig mellomrom, og være på godkjent skjema for kassabeholdning. Oppgjørsskjema skal være undertegnet av minst to av styremedlemmene. 4.3 Prosedyrer for innkjøp. Følgende skala gjelder inntil videre for innkjøp i borettslaget (gjelder ikke for faste utgifter så som strøm, offentlige avgifter, renter på lån, gjeldende avtaler om forsikringer, kabel-tv, vaktmester og lignende): kr. Kan foretas av styreleder uten forhåndsgodkjenning. Betaling kan foretas gjennom kontantkasse (ref. pkt. 4.2) ,- kr. Skal være forhåndsgodkjent av minst to styremedlemmer, og vedlagt lagets bestillingsformular. Bestilling skal inneholde pris (inkl. moms) og leveringstidspunkt ,- kr. Skal være forhåndsgodkjent av styret, og nevnt i styremøteprotokoll. Bestilling skal inneholde pris og leveringstidspunkt <,- kr. Skal være forhåndsgodkjent av styret, og nevnt i styremøteprotokoll. Pristilbud fra minst to leverandører skal være innhentet og evaluert av styret. Dersom ikke nevnt i budsjett eller handlingsplan skal avviksmelding fra budsjett skrives og godkjennes av styret. Innkjøp som overskrider 5% av totale leieinntekter, og som ikke er nevnt i budsjett eller handlingsplan, skal være forhåndsgodkjent av generalforsamlingen. NB. Godtgjørelse til styrets medlemmer kan kun foretas etter forhåndsgodkjenning av generalforsamlingen. Godtgjørelsen skal innberettes til skattemyndighetene i henhold til lov om innberetning og skattetrekk. 4.4 Godkjenning av faktura. Faktura skal være sjekket mot bestilling og vedheftes denne. I tillegg skal ev. sjekkliste for utført tjeneste/levering være vedlagt faktura. Faktura skal være godkjent av minst to av styrets medlemmer (gjelder ikke for faste utgifter som nevnt i punkt 4.2). Side 6 av 13

8 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: Betaling av faktura. Godkjente fakturaer oversendes forretningsfører (SBBL) for utbetaling. 4.6 Innhenting av anbuds- og innkjøpspriser. Ved større innkjøp som nevnt i punkt 4.3 skal det innhentes pristilbud hos minst to leverandører. Står flere anbydere likt i pris og kvalitet, velges den som tidligere har levert varer og tjenester til borettslaget, og der det ikke har forekommet avvik. Har tilbyder ikke tidligere levert varer eller tjenester til laget, står styret fritt i det endelige valg av leverandør. Ved rehabilitering og større byggeprosjekter som ligger utenfor styrets kompetanse, skal SBBL brukes som rådgiver, og stå for utsendelse av anbudsdokumenter, kontrakt i henhold til byggeforskrifter, helse, miljø og sikkerhetskrav, etc. 4.7 Avviksmeldinger Ekstern avviksmelding. Dersom det forekommer større avvik 4.1 mellom bestilte varer og tjenester, skal det skrives avviksmelding på forholdet. Avviksmeldingen skal sendes leverandør med forslag om rettelse på avviket, og gjennomføringen av denne Intern avviksmelding. Dersom det forekommer avvik mellom de faktiske hendelse og lagets prosedyrer/instrukser, skal det skrives avviksmelding. Avviksmeldingen skal inneholde oppståtte avvik, forslag til korreksjon og tidspunkt for gjennomføringen av dette. Styret skal behandle avviksmeldingen i første styremøte etter forholdet. 4.8 Godkjente leverandører/tjenesteytere i borettslaget For at en leverandør skal bli godkjent til å levere varer og tjenester, skal følgende minimumskrav være opprettholdt : lovlig registrert firma med organisasjonsnummer. være konkurransedyktig i pris, kvalitet og leveringstider. dokumentere fremtidig service og/eller reservedeler til innkjøpt materiell. Ved større prosjekter dokumentere at krav om miljø, sikkerhet og helseplan er ivaretatt. Ved større byggeprosjekter dokumentere offentlig godkjenning i henhold til ny byggelov. 4.9 Godkjenning av innkjøp eller andre avtaler habilitetsbegrensinger. Dersom innkjøp eller bruk av andre tjenester/ytelser til laget skjer fra selskaper der ett av styremedlemmene er ansatt, eller har andre personlige eller økonomiske særinteresser, skal dette styremedlemmet erklæres innhabil i alle saker vedrørende dette selskapet. Formularer: Dok.Kassrapp001 Kasserapport for laget Dok.Bestilling001 Bestilling for laget Dok.Anbud001 Anbud/pristilbud for laget Dok.AvvikEkst001 Ekstern avviksmelding for laget Dok.AvvikInt001 Intern avviksmelding for laget. Dok.SjekkR001 Inspeksjon/sjekkliste. Dok.Ferdig001 Melding om avsluttet arbeid(prosjekt) Dok.Nylev001 Godkjenning av ny leverandør Del IV Helse, miljø og sikkerhet (HMS) GYLDIGHETSOMRÅDE :Borettslaget Byhaugen Vest I. OVERORDNET ANSVAR :Borettslaget ved styret. UNDERORDNET ANSVAR :Andelseier 1) Side 7 av 13

9 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: GENERELT OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET. Ansvar og tiltak. Det er borettslaget som har det overordnede ansvar for implementering og gjennomføring av Internforskriften for helse, miljø og sikkerhet i borettslaget, samt sette i verk de tiltak som er nødvendig for stadig å forbedre helse, miljø og sikkerheten i laget. Nødvendige risikoanalyser skal uten opphold vurderes og nødvendige tiltake settes i verk for å unngå uhell og ulykker. 5 BRANNSIKRING. GYLDIGHETSOMRÅDE: :Borettslaget Byhaugen Vest I. OVERORDNET ANSVAR :Borettslaget ved styret. UNDERORDNET ANSVAR: :Andelseier 1) 5.1. OVERORDNET ANSVAR Ansvar og tiltak. Det er borettslaget som har det overordnede ansvar for brannsikring i borettslaget. Laget skal sette i verk de tiltak som er nødvendig for å sikre bygninger og eiendommer mot brann (herunder også innkjøp av nødvendig brannvernmateriell i henhold til myndighetenes krav om minimumsinstallasjon i hus/leiligheter). Borettslaget er også ansvarlig for å utarbeide branninstrukser, samt kontrollere at nødvendige brannvernmateriell 5.1.2) er korrekt installert, og at disse blir korrekt vedlikeholdt (gjelder også ved salg av leilighet) Minimumskrav til brannvernmateriell i borettslaget. Følgende skal være minimumskravene til brannvernmateriell i borettslaget: I leiligheter: I garasjer: 2 stk. røykvarslere 2 stk. brannslanger. 1 stk brannslange 1 stk. pulverapparat 6 kg. egner for bilbranner. 1 stk pulverapparat 6 kg Branninstrukser. Borettslaget skal utarbeide generelle branninstrukser for leiligheter i borettslaget. Instruksene skal til en hver tid befinne seg lett tilgjengelige i leilighetene, samt oppslått i borettslagets informasjonstavler Kurser, informasjon, temakvelder. Borettslaget skal, ved jevne mellomrom, holde orienteringskurs for beboerne vedrørende brannslukking, brannsikring, etc. 5.2 UNDERORDNET ANSVAR 1) Ansvar for installasjon og vedlikehold 2). Det er andelseier ansvar å påse at minimumskrav om installasjon av utstyr i leiligheter blir foretatt innen de frister som er bestemt av borettslaget. Andelseier er ansvarlig for kontroll og vedlikehold av utstyret i henhold til bruksanvisninger (bl.a. årlig skifte av batterier i røykvarslere, vedlikehold av brannslange, etc.) Instrukser. Andelseier skal rette seg etter de branninstrukser og instrukser som gjelder for bruk og oppbevaring av brann- og eksplosjonsfarlige stoffer (se instrukser for Forurensing av det ytre miljø) som til en hver tid gjelder for borettslaget i borettslaget. 1) Kravet om underordnet ansvar gjelder også for leietaker i de tilfeller hvor leilighet er utleid eller bebodd av andre enn andelseier selv. Side 8 av 13

10 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: ) Det er andelseiers ansvar å påse at innvendige brannhindrende tiltak blir gjennomført, så som vedlikehold av elektriske installasjoner, ledninger, varmeovner, nyoppføringer av fast/løst elektrisk materiell, ovner/peiser, etc. Krav til dokumentasjon: Kontrollskjema installasjon : Brann001. rev.01 Kontrollskjema ved salg : Brann002. rev. 01 Branninstrukser : Brann003. rev FORSIKRINGER. GYLDIGHETSOMRÅDE: :Borettslaget Byhaugen Vest I. OVERORDNET ANSVAR :Borettslaget ved styret OVERORDNET ANSVAR Ansvar og tiltak. Det er borettslaget som har det overordnede ansvar for å sørge for at nødvendige forsikringer er tegnet og til en hver tid gyldige. Laget skal sette i verk de tiltak som er nødvendig for å sikre at lagets beboere og eiendommer er tilstrekkelig forsikret i henhold til aktiviteter Følgende skal være minimumsforsikringer i borettslaget: - fullverdiforsikring av lagets eiendommer. - ansvarsforsikring for styret. - dugnadsforsikring (gjelder kun under dugnad organisert av styret) HMS og forsikringer for ansatte (herunder også korttidsengasjement og vaktmester). I de tilfeller hvor borettslaget har ansatte, skal forskrift for "Internkontrollforskrifter" gjelde. For andre korttidsengasjement gjelder følgende: Engasjement for plenklipping - Personer skal være døds- og ulykkesforsikret til en hver tid. - Personer skal under arbeidet være iført godkjent vernesko og hørselsvern. - Personer under arbeid skal ha kjennskap til borettslagets brann- og miljøforskrifter. Engasjement som vaktmester (ikke ansatt) - Vaktmester skal forevise gyldig forsikringsbevis, samt ha gyldig sertifikat for bruk av plantevernmidler dersom slikt arbeid skal utføres. Andre engasjementer, kontrakter og lignende. - Ved inngåelse av større arbeidskontrakter skal kontraktsansvarlig forevise gyldige HMS forskrifter Rutiner for forsikringsskader i borettslaget. I de tilfelle det er konstatert skader på bygninger, maskiner, etc., og det er sannsynlig at skaden kan dekkes gjennom lagets egen forsikring (eller den annen part), skal skaden umiddelbart meldes til forsikringsselskapet, som avgjør skyldspørsmålet. Dersom skaden dekkes gjennom egen forsikring, skal reparasjonen overlates til forsikringsselskapet, og egenandelen innbetales etter krav fra selskapet. Dekkes skaden gjennom skadeforvolders forsikring, overlates det til dette selskap å reparere skaden, men arbeidet skal dog etterkontrolleres av borettslaget. Dersom skaden ikke dekkes gjennom egen, eller gjennom skadeforvolders forsikring, skal borettslaget innhente skriftlig uttalelse fra eget forsikringsselskap om at dette ikke dekkes, samt henvisning til dette punkt i forsikringspolisen. I tillegg skal det tas kontakt med SBBLs tekniske avdeling for å avdekke mulige erstatningskrav mot motparten. Fører dette ikke frem, skal styret foreta de nødvendige tiltak for å få skaden utbedret av autorisert firma snarest mulig, samt etterkontrollere arbeidet. Utbedringen av skaden skal skje i henhold til eksisterende oppføringer, enten de er førstegangsoppført, eller senere oppført av beboer selv. Er oppføringen derimot ikke i henhold til de krav som stilles for slike oppføringer, eller har unnlatt å melde oppføringen til styret, kan andelseier stilles til ansvar. Dette gjelder også dersom skaden er innenfor lagets egne forsikringer. Side 9 av 13

11 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: Etter en hver forsikringsskade skal styret gjennomgå saken i henhold til Kvalitetshåndboken, og forsikre seg om at det treffes nødvendige tiltak mot gjentakelse. Krav til dokumentasjon: Gyldige forsikringspoliser for laget. Gyldig forsikringsbevis og sertifikat for plantevern fra vaktmester. Undertegnet informasjonsside om bensin undertegnet av brukere. 8 KOMITEER OG UTVALG. GYLDIGHETSOMRÅDE: :Borettslaget Byhaugen Vest I. OVERORDNET ANSVAR :Borettslaget ved styret KOMITEER Generelt. Det er borettslaget som har det overordnede ansvar for å sørge for at de nødvendige komiteer og utvalg i borettslaget blir opprettet. Komiteer som ikke fungerer i henhold til forutsetningene forut for sin opprettelse kan vedtas nedlagt av styret. Styret skal, dersom dette dreier seg om komiteer med medlemmer valgt av generalforsamlingen, underrette denne om vedtaket i sin årsmelding. 8.2 Valgkomite Valgkomiteens sammensetning. Lagets valgkomite skal bestå av minimum to (2) medlemmer, og skal velges av generalforsamlingen. Valgperioden for medlemmene skal være et (1) år av gangen. Medlemmene kan gjenvelges Valgkomiteens arbeid. Valgkomiteen skal vurdere styrets og styremedlemmenes arbeid i perioden, og skal inngi sin innstilling til generalforsamlingen. Dersom ett eller flere av styremedlemmer ikke ønsker gjenvalg til neste periode, eller av andre grunner ikke kan fortsette som styremedlem, skal valgkomiteen foreta de nødvendige tiltak for å eventuelt finne nye kandidater til styret. Valgkomiteen skal være styret behjelpelig med å finne kandidater til andre verv i borettslaget som skal velges av generalforsamlingen. Valgkomiteens forslag til generalforsamlingen skal være skriftlig og undertegnet av medlemmene. 8.3 Kontrollkomite Kontrollkomiteens sammensetning. Lagets kontrollkomite skal bestå av minimum to (2) medlemmer, og skal velges av generalforsamlingen. Komiteens medlemmer skal være andelseiere. Valgperioden for medlemmene skal være et (1) år av gangen. Medlemmene kan gjenvelges Kontrollkomiteens arbeid. Kontrollkomiteen skal, ved å gjennomgå lagets styremøteprotokoller, regnskapsbilag, budsjetter og andre dokumenter som omhandler lagets økonomiske forhold, granske om styrets bruk av lagets midler i perioden er i samsvar med budsjett, rutiner, prosedyrer, handlingsplan, o.l. Komiteen skal utfra dette avgi årlig rapport til generalforsamlingen. Side 10 av 13

12 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: Kontrollkomiteens medlemmer er valgt av generalforsamlingen, og dermed underlagt lagets taushetsplikt for forhold nevnt i styretmøteprotokoller som ikke dreier seg om økonomiske forhold. 8.4 Andre komiteer og utvalg. Styret kan opprette andre komiteer og utvalg etter behov. 9 VEDLIKEHOLD. GYLDIGHETSOMRÅDE: :Borettslaget Byhaugen Vest I. OVERORDNET ANSVAR :Borettslaget ved styret VEDLIKEHOLD Generelt. Det er borettslaget som har det overordnede ansvar for å sørge for vedlikehold av bygninger m/tilbehør (trapper, gjerder, etc.), tomter, og anleggsmidler, samt å sette i verk de nødvendige tiltak for gjennomføring av slikt vedlikehold. Vedlikeholdet skal gjennomføres av fagfolk, og på en slik måte at det sikrer lagets bygninger, tomter og lekeplasser mot tidlig forringelse. 9.2 Bygninger, tomter og lekeplasser Vedlikeholdsplan. Laget skal, sammen med SBBL`s tekniske avd., sørge for vedlikeholdsplan for lagets bygninger, tomter og lekeplasser 1). Planen skal være for 5 år, og minimum inneholde: Tidsplan for planlagt vedlikehold. Spesifiserte vedlikeholdspunkter. 9.3 Anleggsmidler Vedlikeholdsrutiner for anleggsmidler. Lagets anleggsmidler skal gjennomgå en årlig vedlikeholdsrutine. For motoriserte anleggsmaskiner, så som gressklippere, etc., skal vedlikeholdet kun foretas av autoriserte verksteder/forhandlere. Laget skal innhente vedlikeholdssertifikater eller annen form for bekreftelse på at vedlikehold er foretatt. 1) Lekeplasser skal vedlikeholdes slik at disse til en hver tide er i samsvar med de nye forskriftene som gjelder for " lekeplasser og lekeplassutstyr". Krav til dokumentasjon: Vedlikeholdsplan bygninger, tomter og lekeplassser :Vedlikeholdbygnin001.Rev.02 Vedlikeholdsplan for anleggsmidler :Vedlikeholdanlegg001.Rev.01 VEDLIKEHOLDSPLAN FOR ANLEGGSMIDLER, MASKINER, ETC. BYGNINGER, TIDSPUNKT FORETAS AV: KRAV OM SERTIFIKAT, O.L SISTE VEDLIKEHOLDSDATO Maling av bygninger Etter behov Autorisert firma JA 1998/1999 Brannslanger, etc. Årlig Autorisert firma JA Kraner, sluker, etc Etter behov Styret NEI Side 11 av 13

13 LEKEPLASSER OG ANDRE AREALER KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: TIDSPUNKT FORETAS AV: KRAV OM SERTIFIKAT, O.L SISTE VEDLIKEHOLDSDATO Lekehytte Hver 6 måned Styret NEI 25/ Klatrestativ Hver 6 måned Styret NEI 25/ Vippe Hver 6 måned Styret NEI 25/ Sand Hver 6 måned Styret NEI 25/ Beplantning Hver vår Styret NEI 25/ ANLEGGSMIDLER TIDSPUNKT FORETAS AV: KRAV OM SERTIFIKAT, O.L SISTE VEDLIKEHOLDSDATO Motorisert gressklipper Årlig Autorisert verksted JA Innkjøpt Høyttrykkspyler Etter behov Autorisert verksted NEI Innkjøpt Kantklipper Etter behov Borettslag/verksted NEI Kontormaskiner Etter behov Autorisert verksted NEI Annet utstyr **) Etter behov Borettslag/verksted NEI **) så som elektrisk drill, stiger, etc. 10. DOKUMENTER - BEHANDLING AV DOKUMENTER. GYLDIGHETSOMRÅDE :Borettslaget Byhaugen Vest I. OVERORDNET ANSVAR :Borettslaget ved styret 10.1 Sporbarhet - krav om sporbarhet. Lagets dokumenter skal være arkivert på slik måte at de kan spores tilbake til sakens opprinnelige dokument(er). Dokumenter som er reviderte skal påføres revisjonsnummer og Side 12 av 13

14 KVALITETSHÅNDBOKEN - INNHOLD DOKUMENT: INNHOLD001 REV. 02 DATO: revisjonsdato. Revidert tekst skal være uthevet. Revisjonen er gjeldende fra og med revisjonsdato. Sporbarheten skal i størst mulig utstrekning være basert på: 1. Årstall. 2. Saksområde. 3. Sak. 4. Tilhørende saksdokumenter Arkivering av dokumenter. Dokumenter som mottas og utgis av borettslaget skal arkiveres på en sikker måte, og slik at kravet om sporbarhet i punkt 10.1 oppfylles. Behandling og arkivering av dokumenter skal i størst mulig grad bestå av originale dokumenter. Lagets dokumenter skal oppbevares på en slik måte at det ikke kommer uvedkommende i hende, eller er utsatt for tyveri/hærverk. Følgende dokumenter skal være arkivert i eget arkiv, og skal bestå av originale dokumenter: 1. Møteprotokoller. 2. Generalforsamlingsprotokoller Behandling av dokumenter Innkommende dokumenter. Innkommende dokumenter skal i størst mulig utstrekning adresseres til styrets leder. Innkommende dokumenter skal påføres mottaksdato. Original arkiveres. Innkommende fakturaer dateres, attesteres og original sendes forretningsfører. Innkommende skjemaer for signering/godkjenning skal dateres. Kopi med initaler arkiveres Utgående dokumenter. Utgående dokumenter signeres av leder eller den hun/han bemyndiger før utsendelse. Kopi skal inneholde initialer og arkiveres på egnet sted i lagets arkiver 1). Utgående fakser signeres av leder eller den hun/han bemyndiger før utsendelse. Kopi skal inneholde initialer og sendekvittering, og arkiveres på egnet sted i lagets arkiver.. 1) Gjelder ikke for informasjonsskriv til beboerne. Side 13 av 13

15 KVALITETSHÅNDBOKENS KAP. 7 - PROSEDYRER DOKUMENT: ANBUDD001 REV. 01 DATO: ANBUD/PRISTILBUD Borettslaget Byhaugen Vest I har besluttet å rehabilitere/vedlikeholde/nyoppføre følgende: Beskrivelse av prosjektet: Skisse/tegning vedlagt: Ja Nei I denne forbindelse ønsker vi Deres beste pris- og leveringstilbud. Tilbudet skal inneholde følgende minimumskrav (se vedlagt tilbudsskjema): Pris inkludert 23% moms. Leveringstidspunkt (enkle varer/tjenester). Start og avslutningstidspunkt (for større prosjekter). Betalingsbetingelser. Leveringsbetingelser. Garantitid. Tilbudet sendes til: Borettslaget Byhaugen Vest I Rødknapplia 8C 4025 Stavanger eller på fax til innen.

16 KVALITETSHÅNDBOKENS KAP. 4 - INNKJØP DOKUMENT: AVVIKEKST001 REV. 01DATO: AVVIKSMELDING - EKSTERN Prosjekt:. Leverandør:. Beskrivelse av avviket:.... Forslag til korreksjon:.. Forslag om tidspunkt for gjennomføring av korreksjonen:.. Korreksjonen/avviket gjennomført: Kommentarer til gjennomføringen av korreksjonen:.. Prosjektet godkjent avsluttet: ja nei Sted:..Dato:. Signatur

17 KVALITETSHÅNDBOKENS KAP. 4 - INNKJØP DOKUMENT: AVVIKINT001 REV. 01DATO: AVVIKSMELDING - INTERN Gjelder prosedyre/rutiner for:. Revisjon nr.:. Beskrivelse av avviket:..... Forslag til korreksjon: Forslag om tidspunkt for gjennomføring av korreksjonen:. Korreksjonen/avviket gjennomført: Kommentarer til gjennomføringen av korreksjonen:.. Forholder godkjent avsluttet: ja nei Sted:..Dato:

18 SELGER Navn Adresse Kontaktperson: Fax nr. B/L BYHAUGEN VEST I Rødknapplia 8 C (organisasjonsnr: ) 4025 Stavanger Telefon nr fax Fax: LEVER TIL Navn B/L Byhaugen Vest I Adresse Rødknapplia 8C Kontaktperson Best. Nr: BESTILLING Antall Units Beskrivelse Stykkpris TOTAL Betalingsbetingelser Netto per 30 dager Kontant Kredittkort Andre (spesifiser) Mva. SubTotal Frakt/kjøring TOTAL Leveringstidspunkt Signatur Dato Merknader

19 KVALITETSHÅNDBOKENS KAP. 4 - INNKJØP DOKUMENT: FERDIGR001 REV. 01 DATO: FERDIGMELDING PROSJEKT: LEVERANDØR: MANGLER 1) PROSJEKTET PÅBEGYNT: PROSJEKTET AVSLUTTET: Ferdigstilt i henhold til bestilling: X ja nei Hvis nei, kommentere her:.. 1) Skal avviksmelding skrives: ja nei Sted:. Dato:.. Sign.

20 DOKUMENT KASSERAP001 KASSARAPPORT OVERSIKT OVER KASSEBEHOLDNING Rapport nr: Dato: Vedtatt beløpsgrense: kr 2 000,00 Saldo: Saldo fra forrige rapport 0,00 Forrige innbetaling til kasse 0,00 Totalt i kasse etter innbetaling 0,00 Utbetalinger: Dato Bilag nr. Utbetalt til: Tekst: Konto for: Beløp bet: 0,00 0,00 0,00 SUM DENNE RAPPORT 0,00 0,00 SUM SALDO 0,00 REST I KASSEN 0,00 Styreleder:... Styremedlem:...

21 KVALITETSHÅNDBOKENS KAP. 4 - INNKJØP DOKUMENT: NYLEV001 REV. 01 DATO: GODKJENNING AV NY LEVERANDØR FIRMANAVN: ADRESSE: TELEFON NR: TELEFAKS NR: KONTAKTPERSON; ORGANISASJONSNUMMER: OFFENTLIG GODKJENT (BYGNINGSSAKER) BRANSJE/VARESLAG/TJENESTEYTING: Andre kommentarer:.. Godkjent som ny leverandør : ja nei Godkjent i styremøte av:

22 KVALITETSHÅNDBOKENS KAP. 4 - INNKJØP DOKUMENT: SJEKKR001 REV. 01 DATO: INSPEKSJON/SJEKKLISTE PRODUKT: LEVERANDØR: BESTILLINGSNUMMER: LEVERINGSDATO: LEVERINGSMÅTE: MANGLER HVIS MANGLER VED PRODUKTET, BESKRIV MANGLENE: FEIL/MANGLER:..... Kan produktet godkjennes: ja nei Skal avviksmelding skrives: ja nei Sted:. Dato:.. Sign.

23 KVALITETSHÅNDBOKENS KAPITEL 5 - BRANNSIKRING DOKUMENT: BRANN003 REV. 01 DATO: BRANNINSTRUKSER FOR DEN SOM OPPDAGER BRANN I BORETTSLAGET SKAL: 1. REDDE LIV. Vær rask, sekundene teller! Sørg for at samtlige personer som befinner seg i leiligheten eller bygningen øyeblikkelig blir varslet og forlater denne. 2. VARSLE OM BRANNEN. Brann i leiligheter og bygninger skal meldes øyeblikkelig til Brannvesenet på telefon 110. Meld fra om navn, adresse, type bygninger og branntype. Meld også fra om brannen til brannleder eller stedfortreder (se punkt 8). 3. FORSØKE Å SLUKKE BRANNEN. Etter at samtlige personer er ute av leiligheten eller bygningen, og brannen er meldt til brannvesenet, forsøk å slukke eller begrense brannen med brannslange eller pulverapparat (husk at det også er brannvernmateriell i garasjer som kan brukes dersom ditt eget ikke kan nås). Det presiseres at dette ikke må gjøres dersom det er fare for røykskader eller annen form for personskade. 4. FORLATE LEILIGHETEN ELLER BYGNINGEN. Dersom brannen ikke lar seg begrense, forlat leiligheten eller bygningen umiddelbart. Meld fra om brannen til naboene. 5. LUKKE SAMTLIGE DØRER OG VINDUER. For å hindre brannen i å spre seg til andre rom, eller til naboleilighetene, sørg for at samtlige dører og vinduer er lukket i det du forlater leiligheten. 6. TA IMOT BRANNVESENET. Vær klar til å ta imot brannvesenet, de kan ha livsviktige spørsmål om brannen og bygningen. 7. GÅ TIL SAMLEPLASS. Ved større brann i borettslaget, er felles samleplass KOMMUNAL GRESSPLEN ovenfor rekkene 23/25. Det er av største betydning at beboerne møter på denne plassen så hurtig som mulig. 8. INFORMERE BRANNLEDER. Brannleder i borettslaget er styreleder. Stedfortreder er nestleder. HUSK! DET ER RØYKEN SOM DREPER!!