Gjør fremtiden enklere. Invitasjon og program. Brukerforum Uni Eiendom Bolig / Studentbolig Uni Eiendom FDV Uni Økonomi V3

Transkript

1 Gjør fremtiden enklere Invitasjon og program Brukerforum 2012 Uni Eiendom Bolig / Studentbolig Uni Eiendom FDV Uni Økonomi V3 Radisson SAS Hotel Norge Mandag 29. og tirsdag 30. oktober 2012

2 Gjør fremtiden enklere Velkommen til Brukerforum 2012 Uni Pluss Brukerforum er vårt tradisjonsrike brukermøte der du som kunde står i sentrum. Her kan du knytte kontakter og dele erfaringer i en uformell og hyggelig atmosfære. Gjennom gruppearbeid og dialog med våre systemutviklere og kundekonsulenter, blir det god anledning til å diskutere og påvirke kommende versjoner av systemet. Vi følger tradisjonen og samles som tidligere år på Radisson SAS Hotel Norge, Nedre Ole Bulls plass 4, mandag 29. og tirsdag 30. oktober. De siste årene har mer enn 70 av brukerne deltatt, og vi håper på minst like stor oppslutning i år. Se side 12 (baksiden) for praktisk informasjon om deltageravgift, påmeldingsfrist og overnatting. Brukerforum 2012 har et tettpakket faglig program over to dager. Årets møte byr på et bredt spekter av tema og mange nyheter som omfatter programversjonene: Studentbolig, Bolig, FDV og Uni Økonomi. Brukerforum er en flott anledning til å bli faglig oppdatert og få nye idéer om hvordan våre løsninger kan utnyttes enda bedre. Vi vil vise fram nyheter, lytte til brukernes erfaringer og fortelle om våre planer for videreutvikling av systemet. Møtet starter mandag kl og avsluttes tirsdag kl Som i fjor vil deler av møtet foregå i parallelle sesjoner med tema som dekker de ulike programversjonene. Tilsvarende vil det bli gruppearbeid med tema knyttet til de ulike versjonene av systemet. På denne måten håper vi å kunne legge til rette for at alle skal få størst mulig utbytte av samlingen. Den sosiale delen av arrangementet er viktig og vel etablert. Vi følger tradisjonen og samles til festmiddag mandag kveld. God mat og drikke vil som vanlig ledsages av lystig og lett underholdning. Vi har satt opp en foreløpig agenda med basis i innspill fra brukerutvalget og erfaringer fra tidligere år. Programmet er ikke endelig, og vi tar gjerne i mot forslag til emner som ønskes belyst. Vi må i så fall ha dette i hende innen 1. september. Vel møtt til Brukerforum 2012! Vennlig hilsen Uni Pluss AS Bjørn Davidsen Adm.dir.

3 brukerforum invitasjon side 3 Agenda Velkommen til Brukerforum 2012 Vi gjennomgår referatet fra forrige Brukerforum og informerer om status for sakene som ble tatt opp da. Resultatet av fjorårets spørreundersøkelse presenteres og kommenteres. Individuell pris og tilleggsutleie nye moduler utviklet for SiB Uni Pluss har på oppdrag fra Studentsamskipnaden i Bergen utviklet ny funksjonalitet for å håndtere individuell prising av leiekontrakter og utleie av boder m.m. SiB orienterer om bakgrunnen for prosjektet og virkemåten til de nye modulene. Signere.no - ny portal for digitalsignering av dokumenter Digitale kontrakter og digital signatur har vært tilgjengelig i Uni Eiendom siden For studentsamskipnadene har innføringen av digitale leieavtaler og digital signatur ledet til store økonomiske besparelser. Så langt er mer enn leieavtaler signert med BankID, og basert på beregninger foretatt av SiT har Uni Pluss kalkulert en samlet innsparing i størrelsesorden 7 mill. kr i perioden for alle brukerne av løsningen. Uni Pluss har videreutviklet løsningen som studentsamskipnadene bruker, og i samarbeid med Uni Micro gjøres den nå tilgjengelig for alle brukere av Uni-programvaren. Vi vil presentere nye anvendelsesområder og gi eksempler på bruken av løsningen. Oversikt over eksisterende tilleggsfunksjoner og spesialrapporter Uni Pluss har i årenes løp utviklet en rekke tilleggsfunksjoner og spesialrapporter på oppdrag fra ulike organisasjoner. Det kan være at andre brukere har tilsvarende behov for funksjoner eller rapporter vi har «på lager». I dette innlegget gis et overblikk over hva som finnes av tilleggsfunksjoner og spesialrapporter. Elektronisk faktura til offentlige mottakere Fra må den som leverer varer og tjenester til offentlige virksomheter sende elektronisk faktura/ kreditnota på såkalt EHF-format (Elektronisk handelsformat). Det er utviklet støtte for dette formatet i Uni Økonomi/Uni Eiendom med Uni Micro som såkalt aksesspunkt i løsningen. I dette innlegget gjennomgås virkemåten til funksjonen og hva som skal til for å ta i bruk løsningen. Spørretimen Dette har etter hvert blitt en fast programpost på Brukerforum. Som i fjor vil det bli anledning til å melde spørsmålene inn på forhånd. Vi tar gjerne i mot spørsmål i tiden fram mot Brukerforum, eller spørsmål kan leveres i postkasse som vil bli satt opp i konferansesalen. Her kan brukerne stille spørsmål til våre konsulenter vedrørende produkter, utvikling eller andre saker som brukerne er opptatt av. Brukernes time Denne tiden disponerer brukerne selv, uten at leverandøren er til stede.

4 Uni Eiendom Studentbolig / Bolig Parallell sesjon Korttidsleiemodulen presentasjon og demonstrasjon Arbeidet med å oppgradere korttidsleiemodulen i systemet har strukket seg over flere år, og nå er omsider modulen klar til å tas i bruk. Den nye modulen gjør det mulig både med gruppereservasjoner og tildeling av uspesifiserte rom. I tillegg er det implementert «dra og slipp»-funksjonalitet i kalendervisning ved tildeling av kontrakter/rom. Dette sammen med en rekke andre forbedringer gjør at resultatet er en helt ny og moderne modul, laget for effektiv administrasjon av korttidsleiekontrakter. Vi presenterer den nye modulen og demonstrerer bruken ved praktiske eksempler. Skattejakt i Uni Eiendom - nye og forbedrete funksjoner i versjon 3.53 Skattejakten er etablert som en fast programpost hvor vi tar brukerne med på en rundtur i systemet og presenterer ny og forbedret funksjonalitet. Vi gir også nyttige råd og tips om eksisterende funksjoner som vi gjennom supporthenvendelser registrerer at brukerne kan ha nytte av. I årets program har vi også utvidet tiden noe i forbindelse med kaffepausene, slik at det skal bli tid og anledning til å konferere med våre konsulenter. Uni Pluss Boligweb nye funksjoner og veien videre Uni Pluss Boligweb 3.0 ble lansert i februar 2011 i forbindelse med skifte av teknologisk plattform. Den nye plattformen har gjort det mulig å tilby en rekke nye og forbedrete funksjoner, og løsningen har bidratt til å effektivisere driften i stor grad. I dette innlegget presenteres nye funksjoner som er utviklet, og noen som er på «tegnebrettet». Korttidsleie, fremleie, bytte av bolig og søknad om betalingsutsettelse er noen av funksjonene vi skal se på. Tvangsfullbyrdelse - når leiekontrakten er digitalsignert Lovverket som regulerer tvangsfullbyrdelse er ikke tilpasset slik at Namsfogden har nødvendige fullmakter til å kunne behandle slike saker dersom leiekontrakten er digitalsignert. I påvente av at myndighetene skal gjøre nødvendige tilpasninger i lovverket må slike saker behandles på en spesiell måte. I dette innlegget orienteres om status for lovendring, og vi gjennomgår anbefalt prosedyre ved behandling av slike saker. Internasjonale studenter utfordringer knyttet til trang økonomi Svært mange land opplever finanskrisen på en helt annen måte enn vi gjør i Norge. Dette gjør at mange av de internasjonale studentene har svært trang økonomi og dermed får problemer med det norske prisnivået. Studentsamskipnaden i Oppland har gjort en del erfaringer på dette området og forteller i dette innlegget om hvilke utfordringer man står overfor og hvordan SOPP har løst dette så langt. I innlegget stilles også spørsmål om det kan være behov for å gjøre tilpasninger i Uni Eiendom for å legge til rette for en god håndtering av denne kundegruppen.

5 brukerforum invitasjon side 5 Uni eiendom bolig Markedsledende FDV-programvare for utleie av boligenheter. Uni Eiendom Bolig sikrer eiendomsforvaltere effektive arbeidsprosesser. Systemet kan leveres med egen e-handelsløsning med bl.a. elektroniske kontrakter og støtte for elektronisk signatur med BankID.

6 Uni Eiendom FDV Parallell sesjon Status for produktet hva er gjort siden sist og hvilke utviklingsplaner foreligger fremover Tegningsmodul i Uni Eiendom FDV gjennomgang av siste versjon og erfaringer fra en av brukerne I dette innlegget orienterer vi om hva som er gjort, og videre utviklingsplaner for produktet. Vi gjennomgår noen av de mest brukte funksjonene i systemet og viser bruken av ny og forbedret funksjonalitet. Siden forrige brukerforum har studentsamskipnaden i Oppland bygget opp et tegningsarkiv med arkitekt- og branntegninger som dekker hele eiendomsmassen. I dette innlegget demonstreres løsningen og vi får høre litt om erfaringene så langt. Internfeilmelding på Web Uni Pluss har i samarbeid med noen av brukerne utviklet en modul for å håndtere interne feilmeldinger. Produktet er laget for brukere av Uni Eiendom FDV som også forvalter annen eiendomsmasse, slik som idrettshaller, barnehager m.m. Løsningen gjør det mulig for interne brukere / ansatte å melde feil og mangler på denne type eiendommer slik som beboere melder feil på boliger. Vi presenterer løsningen og demonstrerer virkemåten med noen praktisk eksempler. Brannbok hva kan gjøres mens vi venter på digital brannbok? Av kapasitetsmessige grunner har arbeidet med den digitale brannboken tatt lengre tid enn tidligere annonsert. Det er imidlertid mye som kan gjøres av datafangst og oppbygging av faste registre mens vi venter på at løsningen skal ferdigstilles. I dette innlegget gjennomgår vi hvordan faste registre skal bygges opp og vedlikeholdes, og ikke minst hvordan aktivitetssystemet kan brukes til å dokumentere brannvernarbeidet. Aktivitetssystem på mobil Uni Pluss og Uni Micro er i ferd med å utvikle grensesnitt for mobiltelefon / lesebrett. I dette innlegget presenterer vi prototype for aktivitetssystem på mobil. Her kan man arbeide med aktiviteten i grensesnitt på mobiltelefonen og man kan legge til kommentarer og ferdigstille aktiviteten fra mobiltelefonen. Vi demonstrerer løsningen ved hjelp av praktiske eksempler. Skattejakt i FDV-modulen Skattejakten tar brukerne med på en rundtur i systemet, og vi presenterer ny og forbedret funksjonalitet. Vi gir også nyttige råd og tips om eksisterende funksjoner som vi gjennom supporthenvendelser registrerer at brukerne kan ha nytte av.

7 brukerforum invitasjon side 7 Uni eiendom fdv Uni Eiendom FDV holder kontroll på dine vedlikeholdsaktiviteter. Uni Eiendom FDV er utviklet på bakgrunn av behov og ønsker fra våre kunder på Uni Eiendom, og fungerer sømløst sammen med alle versjoner av Uni Eiendom.

8 Uni Økonomi Parallell sesjon Ny inkasso-/ innkrevingsmodul Dårlige betalere kan være en utfordring. Prosessene rundt håndtering av slike kunder kan være både tid- og arbeidskrevende. I siste versjon av Uni Økonomi er det gjort en rekke forbedringer som bidrar til å gjøre dette arbeidet enklere. Alle funksjonene er nå samlet på en plass, i funksjonen «Innkreving». Her finnes rutiner for purring, renteberegning og inkasso. I dette innlegget gjennomgås funksjonaliteten knyttet til innfordring og det gis praktisk tips om hvordan dette arbeidet kan legges opp. Uni 24 - flere nye funksjoner tilgjengelig både systemets funksjonsrikdom og det elegante brukergrensesnittet som systemets styrker. Mange nye og nyttige funksjoner har kommet til, og vi gir deg hele listen av forbedringer. I årets skattejakt tar vi brukerne med på en rundtur i versjon 3.53 av Uni Økonomi. Spørretimen I spørretimen kan brukerne stille spørsmål til våre konsulenter og få råd og tips om bruken av systemets mange funksjoner. Spørsmål kan meldes inn på forhånd til Uni Pluss AS eller stilles direkte i møtet. Uni 24 er Uni Micros nettbaserte løsning for økonomisk administrasjon og ledelse. Uni Micro bruker store utviklingsressurser på denne plattformen, og siden forrige brukerforum har det kommet til flere nye funksjoner. Med Uni 24 kan du jobbe fra «hvor som helst» så fremt du har tilgang til Internett. I dette innlegget presenteres nye funksjoner som ordre/faktura/kunde, fakturamottak etc. Vi vil dessuten gjennomgå funksjonen for reiseregning og høre litt om hvilke erfaringer som er gjort med denne modulen. Skattejakt i Uni Økonomi - nye og forbedrete funksjoner Uni Økonomi er i kontinuerlig utvikling, og i 2010 kom systemet med helt nytt brukergrensesnitt. Systemet ble kåret til Best i test i PC-World både i 2010 og i PC-Worlds testteam har latt seg imponere og fremholder

9 brukerforum invitasjon side 9 Uni Økonomi Kåret til Best i test i PC-World - både i 2010 og i PC-Worlds testteam har latt seg imponere og fremholder både systemets funksjonsrikdom og det elegante brukergrensesnittet som systemets styrker.

10 gruppearbeid På neste side finner du en oversikt over gruppearbeid-tema for de ulike programversjonene. Det vil utnevnes en ansvarlig gruppeleder for hver av gruppene. Det vil også bli stilt pc til rådighet, slik at brukerne har tilgang til systemet under gruppearbeidet. Uni Pluss sine medarbeidere vil være tilgjengelig for spørsmål og annen hjelp. Vi ber om at deltakerne melder seg på en av gruppene i forbindelse med påmelding til arrangementet.

11 Gjør fremtiden enklere Uni Eiendom Studentbolig / Uni Eiendom Bolig brukerforum invitasjon side 11 Gruppe 1: Boligtorget i morgen Uni Pluss Boligweb kom i oppdatert versjon i februar 2011 i forbindelse med skifte av teknologisk plattform. Den nye plattformen har gjort det mulig å tilby nye tjenester som opplasting av dokumenter, korttidsleie, fremleie osv. I dette gruppearbeidet vil vi at brukerne skal diskutere om det kan være andre prosesser enn dagens som kan egne seg for selvbetjening på boligtorget. Gruppe 2: Oppfølging av dårlige betalere - erfaringsutveksling Oppfølging av dårlige betalere kan være ressurskrevende, og spesielt utfordrende om man må begjære kunden utkastet. I dette gruppearbeidet ønsker vi å diskutere hva som er beste praksis i forhold til dette arbeidet. Gruppe 3: Korttidsleie gjennomgang av den nye versjonen Uni Pluss AS har siden forrige Brukerforum arbeidet med å utvikle ny korttidsleiemodul i systemet. Nå er første versjon av den nye modulen implementert i Uni Eiendom. I dette gruppearbeidet blir det anledning til å teste ut den nye versjonen og komme med innspill til eventuelle forbedringer / justeringer. Gruppe 4: Husøkonomrutiner hva trengs for å jobbe smartere? Uni Pluss planlegger å gjøre en tettere integrasjon mellom FDV-modulen og husøkonomrutinene i Uni Eiendom. F.eks. ser vi for oss at kunden skal kunne fylle ut egenerklæring for rengjøring på «Min side» på Boligtorget, og at husøkonom/vaktmester får tilgang til det samme skjemaet via mobil/lesebrett i forbindelse med utflyttingskontroll. Er det andre ting vi burde tenke på i denne forbindelse? Gruppe 5: Studentboligdrift i morgen Hvordan ser vi for oss studentboligdrift i et 5-10 års perspektiv? Hva vil være likt og ulikt i forhold til dagens situasjon? Hvilke trender ser vi for oss og hva må evt. gjøres av systemtilpasninger for å kunne tilpasse seg fremtiden? Gruppe 6: Internasjonale studenter - utfordringer knyttet til trang økonomi Mange av de internasjonale studentene har svært trang økonomi som følge av den globale finanskrisen. Hvordan håndtere denne situasjonen, og hvilke tilpasninger kreves eventuelt i Uni Eiendom for å legge til rette for en god håndtering av denne kundegruppen? Uni Eiendom FDV Uni Økonomi V3 Gruppe 7: Aktivitetssystem på mobil/lesebrett innspill til utforming av slik funksjonalitet. I dette gruppearbeidet får brukerne teste ut aktivitetssystemet på mobil/lesebrett gjennom praktisk bruk. Hva fungerer bra, og hva fungerer mindre bra? Her ønsker vi at deltakerne er kreative og kaster frem tanker og ideer som kan være innspill til det videre utviklingsarbeidet. Gruppe 8: Fakturamottak beste praksis? Behandling av inngående faktura er både tid- og ressurskrevende. Fakturamottak i Uni Økonomi er en funksjon som er lagt opp for å effektivisere dette arbeidet, evt. i samvirke med tredjepartsløsning for fakturascanning/ tolkning. Hva er beste praksis for prosessen med fakturamottak?

12 Gjør fremtiden enklere Praktisk informasjon Deltakeravgift Deltakeravgift er kr 4 000,- pr. person. Avgiften dekker deltakelse, lunsj, kaffe/te, pausemat, festmiddag og drikke. I tillegg dekker avgiften kostnader ved leie av lokaler, konferansemateriell, administrasjon og underholdning. Påmeldingsfrist Frist for påmelding er 1. september. Påmeldingsskjema finner du på Overnatting Ønsker du å overnatte på hotellet? Registrer i så fall dette ved påmelding, og vi sørger for å reservere rom for deg. Enkeltrom inkludert frokost er kr 1 345,- pr. døgn. Dobbeltrom inkludert frokost er kr 1 545,- pr. døgn. Vi har forhåndsreservert et antall rom basert på tidligere års påmelding. Vi anbefaler deg likevel å være tidlig ute med påmeldingen, da vi ellers ikke kan garantere rom på hotellet. Deltakeren gjør selv opp med hotellet ved avreise. Avbestilling På grunn av vår avtale med hotellet, regnes påmeldinger som bindende. Ved avbestilling etter påmeldingsfristen forbeholder vi oss retten til å fakturere for hotellrom vi har garantert for. Ved uteblivelse eller avbestilling senere enn tre dager før møtets begynnelse, refunderes ikke deltakeravgiften. Alternativt kan en annen ansatt fra samme bedrift møte i stedet. Uni Pluss AS Kanalveien 109, 5068 Bergen. T F Postadresse: Postboks 87 Kristianborg, 5822 Bergen.