Grimstad kommune- Konkurranse om rammeavtaler eiendomsmeglertjenester Varighet inntil år, se pkt. 4.2

Transkript

1 Side 1 av 14 Grimstad kommune- Konkurranse om rammeavtaler eiendomsmeglertjenester Varighet inntil år, se pkt. 4.2 Tilbudsinnbydelse Grimstad kommune inviterer herved interesserte firmaer til konkurranse om rammeavtale for kjøp av eiendomsmegler. Anskaffelsen vil bli gjennomført i hht. "Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt tilhørende Forskrift om offentlig anskaffelser av 07. april Konkurransen gjennomføres som åpen tilbudskonkurranse med forhandling Tilbudsdokumentet skal sendes / innleveres i dobbel konvolutt til følgende adresse: Post: Grimstad kommune, Bygg- og eiendomstjenesten PB 123 N GRIMSTAD. Personlig levering: Grimstad kommue Rådhuset, til resepsjonen/sentralbordet i hallen Tilbudet leveres i nøytral innpakning og merkes tydelig med: "TILBUD GRIMSTAD KOMMUNE, RAMMEAVTALE EIENDOMSMEGLER. Tilbudsfrist, komplett tilbud skal være oppdragsgiver senest i hende fredag kl For at tilbudet skal bli akseptert, må all dokumentasjon som kreves vedlagt i konkurransegrunnlaget være levert hos oppgitt adressat innen fristen. Fristen for vedståelse av tilbudet er satt til 90 kalenderdager etter tilbudsfristens utløp.

2 Side 2 av 14 Innhold kvalifisering 1 Kvalifikasjonskriterier asjon på foretakets økonomiske og finansielle stilling: Godkjenning Tildelingskriterier Pris Kompetanse/ kvalitet Kapasitet og responstid Sjekkliste, dokumentasjon og øvrige tilbudsdokumenter Orientering om forespørselen Hva skal leveres Varighet Leveransens omfang Tilbudsbestemmelser Generelle bestemmelser Finansiering Orientering om konkurransen Grunnlag for konkurransen Krav til tilbudet Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Vurdering av tilbud og forhandlinger Kontraktsbestemmelser Generelt Avtaledokument Bestillingsrutiner Kvalitet på utført arbeid Fakturering Avtale Prisskjema CV er eget personell Underleverandører Referanseprosjekter Bemanning hos tilbyder Responstid Oppdragsforståelse Lovlydighet Forsikring Offentlighet Taushetsplikt Erklæring...14

3 Side 3 av 14 1 Kvalifikasjonskriterier I dette kapittelet er det listet opp de krav som stilles til leverandøren for å kunne delta i konkurransen. Blant de leverandører som tilfredsstiller de krav som er stilt, vil oppdragsgiver velge ut de leverandørene som det ønskes inngått kontrakt med, kfr. kapitlene 5.3 Vurdering av tilbud og 2 Tildelingskriterier. 1.1 asjon på foretakets økonomiske og finansielle stilling: 1. Det skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder, som viser at merverdiavgift, arbeidsgiveravgift og skatt er betalt. 2. Tilfredsstille kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen ved oversendelse av HMS-attest. 3. Fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. 4. Det kreves at leverandøren har tilfredsstillende økonomi for å kunne gjennomføre kontrakten. På kredittsjekk hos Lindorff må firmaet ha betegnelsen tilfredsstillende eller bedre for likviditet og soliditet. Nødvendig dokumentasjon innhentes av Oppdragsgiver. Søker kan evt kommentere informasjon i overnevnte database. Grimstad kommune forbeholder seg retten til enhver tid i avtaleperioden å sjekke at leverandøren er à jour med betaling av skatter og avgifter. 1.2 Godkjenning Foretaket må dokumentere statsautorisasjon som eiendomsmegler 2 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med den tilbyder som etter en samlet vurdering har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. I vurderingen vil følgende kriterier bli lagt til grunn: Pris 50 % Kompetanse/kvalitet 25 % Kapasitet og responstid 25 % 2.1 Pris Vurdering av pris baseres på: 1. Tilbudt provisjonssats 2. Kostnader knyttet til utgiftsdekning/detaljert pakke på tilrettelegging for salg og markedsføring av salgsobjektet, inkl. innhenting av nødvendig (offentlig) dokumentasjon 2.2 Kompetanse/ kvalitet Vurdering av kompetanse/ kvalitet/erfaring i det geografiske området baseres på; 1. CV for tilbudt personell. Med personell menes oppdragsansvarlig med øvrige personell som skal utføre arbeidene. 2. Referanseprosjekter, salgsstatistikk siste 3 år. 3. Oppdragsforståelse

4 Side 4 av Kapasitet og responstid Vurdering av kapasitet baseres på: 1. Bemanning 2. Responstid 3. Kapasitet Tilbudt personell skal brukes og personell skal være direkte ansatt i selskapet som gir tilbud. Eventuelle utskiftninger skal omsøkes og forhåndsgodkjennes av oppdragsgiver. Responstid er den tiden kommunen vil kunne forvente at jobben er påbegynt regnet ut fra tidspunktet henvendelsen ble gjort. Det må angis maksimal responstid ved henvendelser innenfor normal arbeidstid. Leverandørens kapasitet vurderes ut fra bemanning, ref tabell i kapittel Sjekkliste, dokumentasjon og øvrige tilbudsdokumenter I nedenstående tabell er listet opp den dokumentasjon som skal leveres for å oppfylle kvalifikasjonskriteriene samt dokumentasjon som skal leveres for å bli evaluert Nr Beskrivelse Ref. pkt Vedlegg-nr: For kvalifisering: 1 Skatteattest for skatt Skatteattest for mva Egenerklæring HMS i hht anskaffelsesforskriften Firmaattest (for eks.foretaksregisteret i Brønnøysund) asjon på autorisasjon som eiendomsmegler For evaluering: 6 Gjenpart av dette dokument, ferdig utfylt 7 CV for tilbudt personell (oppdragsleder og arbeidsleder) Ferdig utfylte referanseskjemaer, minimum to stk for hver av oppdrags- og arbeidsleder 9 Oppdragsforståelse. Her skal tilbyder selv beskrive hvordan dette spesifikke oppdraget tilbys løst. Oppdragsforståelsen skrives av tilbyder i punkt / Bemanning 2.2.1/ Salgsstatistikk for 2008, 2009 og 2010

5 Side 5 av 14 4 Orientering om forespørselen 4.1 Hva skal leveres Grimstad kommune skal selge kommunale eiendommer i tiden fremover. Dette gjelder eksisterende bygningsmasse (hus/leiligheter), men det vil også muligens bli aktuelt med tomtesalg for boligformål. Noen av objektene må vurderes om skal omreguleres før salg. Det vil da være snakk om å selge ut byggefelt med enkelttomter. Alt salg skal skje til markedspris. I noen tilfeller vil kommunen knytte klausuler til salget. Leverandør skal gjøre alt arbeid fra markedsføring og frem til sluttført salg, inkl. nødvendig dokumentbehandling, skjøter mv. Oppdragsgiver bistår med nødvendige signaturer. Følgende tjenester skal leveres: Følgende tjenester knyttet til forberedelse og gjennomføring skal være inkludert i pris på utgiftsdekning/pakke knyttet til salgsoppdrag: 1. Takst og verdivurdering 2. Utarbeidelse av prospekt med bilder 3. Annonsering/markedsføring (minimum inkl. finn.no, Grimstad Adressetidene, Agderposten) Takstmann skal være tilknyttet Norges Takseringsforbund. Følgende tjenester knyttet til forberedelse, gjennomføring og avslutning av salg skal være inkludert i provisjonssatsen: 1. Visning av megler 2. Administrasjon av budrunde 3. Kontraktsinngåelse med kjøper 4. Overtakelse med megler tilstede 5. Oppgjør med oppgjørsoppstilling og behandling av nødvendige dokumenter (skjøter, pant mv.) Det vil ikke være anledning til å levere tilbud på deler av anskaffelsen. 4.2 Varighet Avtalene gjøres gjeldende for en periode på to år med opsjon på to års forlengelse, dvs en avtaleperiode på år. Grimstad kommune har ensidig rett til å forlenge avtalen. Utløsning av opsjon skal skje senest 2 måneder før avtalens utløp, og for et år av gangen. Kontrakten har gjensidig oppsigelsesmulighet på 3 måneder. Dersom leverandør ikke har klart å forstå salg innen 6 mnd. av et objekt kan oppdragsgiver velge å overlate salget til annen eiendomsmegler. Leverandør får i slike tilfeller kun dekket sine utgifter. Utgiftene skal i slike tilfeller spesifiseres og godkjennes av oppdragsgiver, før eventuell utbetaling.

6 Side 6 av Leveransens omfang Grimstad kommune er opptatt av å ha sikre leveranser og at leverandørene til enhver tid har tilstrekkelig kapasitet. Derfor er ett av tildelingskriteriene leverandørens kapasitet. Eksempler på eiendommer som vurderes solgt. - Eneboliger - Leiligheter/leilighetsbygg - Salg av råtomter i nyetablert byggefelt - Offentlige bygninger (eks. barnehage) Forventet uttak Omfanget indikerer forventet leveranseomfang. Kommunen forplikter seg ikke til å kjøpe tjenester for dette omfanget. Lavere uttak enn dette gir ikke leverandør noen form for rett til kompensasjon. Leverandørens kapasitet Leverandører forplikter seg til å være i stand til å levere det omfang som oppgis. Manglende leveranse innenfor oppgitte omfang og oppgitt responstid (kap. 8.6) gir kommunen rett til å heve kontrakten uten noen form for kompensasjon eller erstatning for tapt fortjeneste. 5 Tilbudsbestemmelser 5.1 Generelle bestemmelser Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med forskrift FOR gjelder som generelle regler for anskaffelsen. 5.2 Finansiering Oppdragsgiver vil ikke refundere tilbyders utgifter i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet. 5.3 Orientering om konkurransen Denne konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger, i henhold til lov om offentlige anskaffelser med forskrifter, del II, anskaffelser under terskelverdiene. Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen

7 Side 7 av Grunnlag for konkurransen Tilbudsgrunnlag for rammeavtalen består av foreliggende dokument. Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig (brev eller e-post) til Petter Tobiassen Grimstad kommune v/bygg og eiendomstjenesten Postboks Grimstad Epost: petter.tobiassen@grimstad.kommune.no Dersom tilbyder finner at tilbudsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan de skriftlig be om tilleggsinformasjon. Slike opplysninger kan gis inntil 10 dager før tilbudsfristens utløp. Opplysningene vil bli gitt skriftlig til samtlige tilbydere. 5.5 Krav til tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, på norsk, i norske kroner og undertegnet. Det skal avgis i lukket og merket forsendelse som beskrevet i dette tilbudsgrunnlaget, og på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares fram til tilbudsåpningen. Tilbud som er innlevert /mottatt etter fristens utløp, vil bli avvist. For øvrig gjelder følgende: Tilbudet skal være bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Tilbud med vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene vil bli avvist Tilbud med forbehold som ikke lar seg prissette vil bli avvist 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres det tidspunkt de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Åpningen skal foregå med minst to representanter for oppdragsgiveren. Kopi av protokollen vil ikke bli sendt leverandørene etter åpningen. Leverandør har ikke anledning til å være til stede ved åpningen

8 Side 8 av Vurdering av tilbud og forhandlinger I første del av utvelgelsesfasen vil oppdragsgiver vurdere om kravene til leverandørenes kvalifikasjoner (kvalifikasjonskriterier) er oppfylt, ref. kapittel 1 Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene og rangere leverandørene ut fra tildelingskriteriene. Det vil bli gjort nødvendige avklaringer mot aktuelle tilbydere. Leverandører som har en reell mulighet til å få kontrakt vil bli invitert til forhandlinger. Det er anledning til å gjennomføre forhandlinger om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og evt tekniske spesifikasjoner. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7 Kontraktsbestemmelser 7.1 Generelt Leverandøren skal ikke overlate deler av tjenesten til andre eller underleverandører uten kommunens skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke tjenesteyteren for noen plikter etter kontrakten. Tjenesteyteren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre tjenesten.

9 Side 9 av Avtaledokument Avtaleforholdet reguleres av følgende bestemmelser - Avtaledokumentet - Referater fra evnt avklarings- og forhandlingsmøter etter mottatt tilbud - Dette dokument, ferdig utfylt av tilbyder - asjon på evnt avklaringer i tilbudsperioden - et Nyere dokumenter gjelder foran eldre dokument 7.3 Bestillingsrutiner Bestilling av oppdrag skal skje skriftlig av representant fra Grimstad kommune v/bygg og eiendomstjenesten. Ved forespørsel om oppdrag må leverandøren påregne å befare objektet, gi skriftlig verdivurdering, for å avklare om de økonomiske rammene i planer og budsjett er tilstrekkelige. Leverandør skal i hele kontraktsperioden forestå dette vederlagsfritt 7.4 Kvalitet på utført arbeid Alt materiell (bilder, salgsprospekt etc.) som brukes skal være av meget god kvalitet, og skal godkjennes av oppdragsgiver. 7.5 Fakturering Varer og tjenester skal kun leveres/ utføres etter gyldig bestilling eller rekvisisjon fra Byggog eiendomstjenesten. Faktura merkes på første side etter oppdragsgivers anvisning: Navn på bestiller med ansattnummer. Faktura stiles og sendes til: Grimstad kommune Bygg- og eiendomstjenesten Postboks Grimstad Betalingsfristen er fakturamåneden + 30 dager. Det faktureres etter hvert utført salg. Fakturagebyr og ekspedisjonsgebyr godtas ikke. Alle bilag, timelister og annen dokumentasjon (så som kopi av material/underleverandør-faktura) vedlegges fakturaen.

10 Side 10 av 14 8 Avtale 8.1 Prisskjema Provisjonssats skal oppgis i % av salgssum, eks. mva. Provisjonssats skal inkludere alle tilbyders administrative kostnader. Provisjonssats Fra 0 1 mill % Fra 1 3 mill % Fra 3 5 mill % Over 5 mill % Utgiftsdekning/megler pakke Kr. 8.2 CV er eget personell Undertegnede forutsetter å bruke følgende personer i oppdrag for Grimstad kommune: Navn Utdanning Praksis (år) Ansatt i firma siden (årstall) Tabellen kan eventuelt utvides med eget vedlegg etter den enkelte anbyders behov. CV-er for tilbudt personell vedlegges. Endring av angitt personell kan etter tilbudsåpning ikke skje uten etter forutgående søknad og påfølgende godkjenning fra oppdragsgiver. Tilbudt personell må være ansatt i tilbyders firma.

11 Side 11 av Underleverandører Undertegnede ønsker i forbindelse med gjennomføring av arbeidene å benytte følgende underleverandører: Arbeidsområde Foretak Underleverandører av tjenester må tilfredsstille de samme krav til opplistede kriterier som anbyderen selv (bl. a. i forhold til antikontraktørklausul, registrering, innbetaling av skatter og avgifter, HMS-systemer m.m.). Underleverandører skal godkjennes av oppdragsgiver. 8.4 Referanseprosjekter Navn hos tilbyder Prosjekt Rolle i prosjektet Prosjektets nøkkeltall (år, m² og kr) 8.5 Bemanning hos tilbyder Antall årsverk Eiendomsmegler 8.6 Responstid Responstid er den tiden kommunen vil kunne forvente at oppdraget er påbegynt regnet ut fra tidspunktet henvendelsen ble gjort. Det må angis maksimal responstid ved henvendelser innenfor normal arbeidstid. Beskrivelse Responstid: Innenfor normal arbeidstid : Timer

12 Side 12 av Oppdragsforståelse Som grunnlag for vurdering av tildelingskriteriet Oppdragsforståelse skal det her kort redegjøres for hvordan tilbyder forstår oppdraget og hvordan det best skal løses.

13 Side 13 av Lovlydighet Undertegnede bekrefter at han ikke er straffedømt i arbeidsforhold eller i utøvelsen av sitt yrke Alternativt vedlegges redegjørelse av ilagt dom 8.9 Forsikring Undertegnede har forsikring i forsikringsselskapet som dekker det fulle ansvar som kan oppstå Offentlighet All informasjon som partene utveksler skal holdes unntatt offentlighet og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten skriftlig samtykke fra den annen part. En part kan likevel gjøre slik informasjon tilgjengelig for utenforstående, dersom den allerede var kjent for parten på det tidspunktet informasjonen ble mottatt, er eller blir alminnelig kjent på annen måte enn ved feil begått av en av partene, eller mottas fra andre på rettmessig måte uten pålegg om unntak fra offentlighet. Partene kan også overføre informasjon til utenforstående i den utstrekning dette er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten, forutsatt at slik annen mottaker av informasjon pålegges en plikt til unntak fra offentlighet Taushetsplikt I henhold til forvaltningslovens 13 må ingen som utfører tjeneste eller arbeider for et forvaltningsorgan omtale en sak overfor noen utenforstående når saken er undergitt taushetsplikt i henhold til lov, bestemmelser eller når det følger av sakens art. Tjenesteyter plikter å sette seg inn i reglene for taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet tjeneste i kommunen. Ved å signere dette dokumentet godkjenner firmaet vilkårene, og erklærer å ha lest ovenstående pålegg om taushetsplikt og lover å overholde denne plikten, samt å informere ansatte oa. som skal utføre arbeid etter denne kontrakten.

14 Side 14 av Erklæring Undertegnede erklærer at firmaet har den nødvendige kompetanse og systemer, som skal til for å ivareta de forhold oppdragsgiver har stilt krav om. Firmaet bekrefter med dette å yte positivt samarbeid med alle involverte aktører gjennom hele kontraktsperioden og at det, i all sin fremferd, vil representere Grimstad kommune på en positiv måte. Firmaet er videre kjent med at de er ansvarlig for å avkreve og påse at underleverandører av tjenester m.m., tilfredsstiller de samme krav til opplistede kriterier som anbyderen selv (bl. a. i forhold til antikontraktørklausul, registrering, innbetaling av skatter og avgifter, SHAsystemer m.m.). Signering av tilbud Foretak Kontaktperson Foretaksnummer Postnummer og -adresse Telefon Telefaks Mobiltelefon E-post Sted Dato Ansvarlig tilbyders underskrift (prokura) Firmastempel