KONTROLLUTVALGET I LØRENSKOG KOMMUNE

Transkript

1 Erik Bratlie (leder) Andreas Halvorsen (nestleder) Kari Bruun Jens Bruun Tilagawaty Sanmuganathan Håkons vei 45 B, 1470 Lørenskog Mobil: Øvre Grønlivei 10, 1472 Fjellhamar Mobil: Margarethas vei 25, 1473 Lørenskog Mobil: Margarethas vei 25, 1473 Lørenskog Mobil: Østavn. 5, 1476 Rasta Mobil: INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Sted: Lørenskog rådhus, møterom 420 Tid: Tirsdag 14. februar kl Sekretær: Kristin Lundevall, Østre Romerike Revisjonsdistrikt Forfall må meldes så snart som mulig til tlf: eller e-post kristin.lundevall@nes-ak.kommune.no Invitert: Barnevernsjef Arnfinn Heimstad SAKSLISTE: KU-L 01/12: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte KU-L 02/12: Orientering fra barnevernet KU-L 03/12 Forvaltningsrevisjon valg av prosjekt KU-L 04/12 Forklaring på merforbruk i pleie og omsorg KU-L 05/12: Varslingssaker KU-L 06/12: Åpne poster omtalt i nummerert brev KU-L 07/12: Spørsmål fra Kontrollutvalget om interkommunale samarbeid selskapskontroll med mer. KU-L 08/12: Åpne møter, møtetid KU-L 09/12: Årsrapport 2011 KU-L 10/12: Årsplan 2012 KU-L 11/12: Orienteringssaker KU-L 12/12: Saker til oppfølging KU-L 13/12: Bestilling av overordnet analyse (FR) og plan for selskapskontroll KU-L 14/12: Eventuelt Lørenskog, Erik Bratlie (S) leder Kristin Lundevall utvalgssekretær Kopi av innkalling, saker og protokoll sendes: Ordføreren, rådmannen og revisjonssjefen. Kopi av innkalling og protokoll sendes: Varamedlemmene. Postboks 114, 2151 Årnes

2 Sak KU-L 01/12 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte Saksbehandler Sekretær Ingen. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den Det er mottatt skriftlige kommentarer fra leder til protokollen, protokollen er rettet opp. Protokoll fra møtet den godkjennes.

3 Sak KU-L 02/12 Saksbehandler Orientering fra barnevernet Sekretær Vedlegg: Informasjon fra administrasjonen barnevern Kontrollutvalget vedtok i møte i sak KU-L 51/11 ønske om en orientering fra barnevernet om deres virksomhet og utvikling de siste tre år. Barnevernsjef Arnfinn Heimstad er invitert og kommer til møte. Kontrollutvalget tar saken til orientering.

4 Sak KU-L 03/12 Saksbehandler Forvaltningsrevisjon valg av prosjekt Fagansvarlig forvaltningsrevisor Ellen Lange Vedlegg: 1. Prosjektskisse skole 2. Prosjektskisse barnevern 3. Prosjektskisse investeringsprosjekter SAKSFREMSTILLING: I møte ble kontrollutvalget forelagt en prosjektplan for forvaltningsrevisjon om investeringsprosjekter, og fikk samtidig en orientering om andre aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak (sak KU-L 51/11): 1. Kontrollutvalgte ber revisjonen om en prosjektskisse på skole og barnevern til neste møte. 2. Med bakgrunn i fremlagte kostra tall ønsker kontrollutvalget en orientering fra barnevernet om deres virksomhet og utviklingen i barnevernet de siste 3 år. Revisjonen har utarbeidet vedlagte prosjektskisser om skole og barnevern som svar på vedtakets punkt 1. Barnevernsjef Arnfinn Heimstad er invitert til møtet (sak KU-L 02/12), jf. vedtakets punkt 2. Prosjektskissen om investeringsprosjekter er den samme som ble lagt frem Når det gjelder investeringsprosjekter, er dette igjen er blitt aktualisert. Formannskapet behandlet i sitt møte en rekke investeringsprosjekter, og innstilte til kommunestyret å be om forvaltningsrevisjon. Kommunestyret behandler disse sakene , og vedtak fra kommunestyret vil således være klart før kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget ber revisjonen starte forvaltningsrevisjonsprosjekt om

5 Sak KU-L 04/12 Saksbehandler Forklaring på merforbruk i pleie og omsorg Sekretær 1. Notat vedrørende merforbruk i pleie- og omsorgstjenesten Kontrollutvalget vedtok i møte i sak KU-L 53/11 ønske om en forklaring på merforbruk innenfor pleie- og omsorgstjenesten. Sekretær mottok et notat fra Helse og omsorg som ligger vedlagt. Kontrollutvalget tar saken til orientering.

6 Sak KU-L 05/12 Saksbehandler Varslingssaker Revisjonssjef Nina Neset Ingen Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 05/11 om varsling. Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber om å få en ny sak om varsling i første møte i I Lørenskog kan ansatte varsle om kritikkverdige forhold gjennom linjen eller til et eksternt varslingspunkt. Det eksterne varslingspunktet er et advokatfirma. Rådmannen har gitt følgende svar på revisjonens henvendelse om evt. varslingssaker og misslighetssaker i 2011: Det er mottatt ett varsel gjennom Lørenskog kommunes varslerordning i Varselet er sendt rådmannen og gjelder en ansatt som klager på brudd på avtale inngått i forbindelse med overgang til ny stilling samt brudd på avtale om overtidsbetaling. Rådmannen har hatt møte med vedkommende der også hovedtillitsvalgt har vært til stede. Rådmannen anser dette som en sak som handler om mangelfull kommunikasjon heller enn kritikkverdige forhold. Rådmannen ønsker likevel å rapportere saken inn som et varsel da det er sendt fra avsender som dette. Det er ikke gitt tilbakemelding på evt. misslighetssaker. NRD tar også imot tips- og varsling om kritikkverdige forhold i kommunene vi reviderer. Ordningen hensyntar de plikter som påhviler mottakeren og saksbehandleren av varsel etter arbeidsmiljøloven. I tillegg er de grunnleggende rettsikkerhetsprinsipper for både varsleren og den eller de saken gjelder ivaretatt. På møtet vil revisjonen gi en nærmere presentasjon om varslig generelt og for Lørenskog spesielt. 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber om å få en ny sak om varsling i første møte i Kontrollutvalget ønsker også å bli orientert om evt. misslighetssaker og anmeldelser i Lørenskog kommune en gang i året. For 2011 ønsker kontrollutvalget ønsker en slik oversikt til neste møte.

7 Sak KU-L 06/12 Åpne poster omtalt i nummerert brev Saksbehandler Oppdragsansvarlig revisor Heidi Fjermeros 1. Revisjonsbrev nr 6 2. Revisjonsbrev nr 7 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 50/ Kontrollutvalget ønsker en sak fra revisjonen til neste møte om åpne poster omtalt i nummererte brev. 2. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen om status for arbeidet med utvikling av nytt økonomireglement. I e-post fra økonomisjefen fremgår det at administrasjonen har startet opp arbeidet med revisjon av finansreglementet, og dette arbeidet omfatter både vurdering av reglementes struktur og innhold. Arbeidet med øvrige elementer i økonomireglementet er i planleggingsfasen med målsetting om ferdigstillelse i løpet av første halvår Revisjonen har de siste årene oversendt syv nummererte brev til Lørenskog kommune. Et nummerert brev skal benyttes i følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, 2 ledd: Revisor skal skriftlig påpeke følgende forhold overfor kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet: 1. mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16. Brev med påpekninger som nevnt i denne paragraf skal nummereres fortløpende. I 2011 avga NRD to nummererte brev til Lørenskog kommune. Revisjonsbrev nummer 7 omhandlet mangler ved internkontrollen når det gjelder økonomireglementet og særlig attestasjon og anvisning

8 etter omorganiseringen som ble gjennomført den Kommunen har oppdatert attestasjon og anvisning i etterkant av dette brevet. Manglende oppdatering av økonomireglementet er omtalt over. Revisjonsbrev nummer seks er rettet mot årsregnskapet Hovedpunktene i dette brevet er; investeringsregnskapet (budsjettjusteringer og renter på byggelån), avsetninger til og bruk av fond, selvkostregnskap plan og byggesak, balanseposter (avdrag på lån), noter og formelle forhold Lørenskog Hus og mva.kompensasjon, Finansiering av kjøp av aksjer i Mailandveien 8 og 10 Ut fra den informasjon vi har i dag ønsker kommunen å rette på de forhold som er påpekt, enkelte punkter er allerede tatt hensyn til. Vi kan dermed ikke i dag uttale oss om det er forhold i regnskapet som ikke blir gjennomført ut over at vi er kjent med at kommunen ikke har fått innbetalt avdragene som er satt av i regnskapet for tidligere år. Dette er i strid med kommuneloven og revisjonen vil dermed påpeke dette i nummerert brev og revisjonsberetningen siden beløpet er vesentlig. Økonomireglement I e-post fra økonomisjefen fremgår det at administrasjonen har startet opp arbeidet med revisjon av finansreglementet, og dette arbeidet omfatter både vurdering av reglementes struktur og innhold. Arbeidet med øvrige elementer i økonomireglementet er i planleggingsfasen med målsetting om ferdigstillelse i løpet av første halvår Saken tas til orientering og tas opp til ny vurdering når regnskap for 2011 er avgitt. 2. Kontrollutvalget ber om en ny sak om status for arbeidet med finansreglementet og økonomireglementet i første møte høsten 2012.

9 Sak KU-L 07/12 Spørsmål fra kontrollutvalget om interkommunale samarbeid selskapskontroll med mer. Saksbehandler Revisjonssjef Nina Neset Ingen Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 56/2011: 1. Kontrollutvalget ønsker en oversikt over interkommunale samarbeid Lørenskog kommune deltar i, eller har interesser i. 2. Kontrollutvalget ber om at det utføres eierskapskontroll i Norasonde AS. 3. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse om kontrakten mellom ROAF og Hurum gjenvinning Oversikt over interkommunale samarbeid Lørenskog Lørenskog deltar i følgende selskaper og samarbeid (oversikten er hentet fra Lørenskogs kommunes årsmelding for 2010): Samarbeid kommuner selskapsform Navn Samarbeidende kommuner Selskapsform Romerike avfallsforedling IKS ROAF Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum, Fet, Gjerdrum, Enebakk, IKS Nedre Romerike Brann- og Redningsvesen IKS NRBR IKS Lørenskog, Rælingen, Skedsmo IKS Nedre Romerike Avløpsselskap IKS NRA * Lørenskog, Rælingen, Skedsmo IKS Nedre Romerike Vannverk IKS NRV * Lørenskog, Fet, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum Nedre Romerike Distriktsrevisjon NRD Lørenskog, Rælingen, Skedsmo, Nittedal Kommuneloven 27 Regionkontor landbruk Romerike krisesenter Stalsberghagen krematorium Kap 11 Kulturtjenesten Lillestrøm legevakt Kap 8 Helsetjenesten Tolketjenesten Kap 9 Velferds- og inkluderingstjenesten Barnevernvakten Kap 9 Tiltak og sosiale tjenester Lørenskog, Rælingen, Skedsmo, Nittedal, Oslo De 13 romerikskommunene og Enebakk Lørenskog, Rælingen, Skedsmo Lørenskog, Rælingen, Skedsmo Lørenskog, Rælingen, Skedsmo 11 av 13 romerikskommuner IKS Vertskommunemodel l (Skedsmo) Vertskommunemodel l (Skedsmo) Vertskommunemodel l (Skedsmo) Vertskommunemodel l (Skedsmo) Vertskommunemodel l (Lørenskog) Vertskommunemodel l (Lørenskog)

10 I tillegg til det som fremgår av tabellen deltar også Lørenskog i disse selskapene/samarbeidende: IUA dette er et udefinert samarbeid mellom 19 eierkommuner som ivaretar lovpålagt vern mot forurensning SNR samarbeidsrådet på Nedre Romerike RA2- og NRV-AS ene eksisterer fortsatt med avviklings- og ryddeoppgaver (håndtering av erstatningssaker med mer). De nye IKS som har overtatt driftsoppgavene kommenteres i dette kapittel, mens de gamle selskapene ikke gis særskilt omtale. Norasonde AS attføringsbedrift hovedsaklig eid av kommunene på Romerike og fylkeskommunen. Revisjonen er i gang med en nærmere kartlegging av formelle sider knyttet til interkommunale samarbeid på Romerike. Vi gjør oppmerksom på at det kan være samarbeid som ikke er med i oversikten over. Kontrollutvalget vil få en sak som gir en fullstendig oversikt våren Eierskapskontroll i Norasonde AS Eierskapskontroll i Norasonde AS er påbegynt og forventes avsluttet innen første halvår i år. I tillegg til kommunene på Romerike har Norsk Folkehjelp og en privatperson en helt marginal aksjepost i dette selskapet. Kontrakten mellom ROAF IKS og Hurum gjenvinning KS Flere kontrollutvalg har vedtatt en utvidet eierskapskontroll i ROAF IKS. Bakgrunnen er medieoppslag knyttet til kontrakten mellom ROAF og Hurum Energigjenvinning KS. I denne kontrollen (som allerede er påbegynt) vil bl.a. problemstillinger relatert til avfallsavtalen mellom ROAF og Hurum Energigjenvinning vurderes nærmere. Kontrollen forventes avsluttet innen første halvår i år. Det er hensiktsmessig at kontrollutvalgene fatter likelydende vedtak knyttet til selskapskontroll som gjennomføres i selskaper kommunen eier sammen med andre. 1. Kontrollutvalget ber revisjonen utføre en utvidet eierskapskontroll i ROAF IKS, der man i tillegg ser på etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser og regelverket for selvkost. 2. Kontrollutvalget ber om en sak knyttet til formelle sider ved det interkommunale samarbeid som Lørenskog kommune deltar i våren 2012.

11 Sak KU-L 08/12 Saksbehandler Åpne møter og møtetid Sekretær Åpne/lukkede møter i kontrollutvalget? Alle partier på Stortinget har sluttet seg til forslaget om å endre kommuneloven slik at åpne møter i kontrollutvalget blir hovedregel (Inns. S. nr 259 ( ). Kommunal- og regionaldepartementet vurderer nå hvordan forslag om åpning av møter i kontrollutvalget skal følges opp (prop. 152 L ( ). Det er viktig at kontrollutvalget diskuterer hvordan utvalget kan sikre en god dialog i åpne møter ved behandling av utfordrende saker. Det er viktig å etablere hensiktsmessige og formelle prosedyrer for lukking av åpne møter. Dersom kontrollutvalget skal behandle saker som omhandler personlige forhold, eller dersom behandlingen av en sak kan føre til at taushetsbelagte opplysninger avdekkes, skal møtet lukkes. (kontrollutvalgsforskriften 19, 1. ledd 2.) Møtetider for kontrollutvalget Dagmøter / kveldsmøter? Det er mest hensiktsmessig for administrasjonen, revisjonen og kontrollutvalgets sekretariat å ha dagmøter. Som folkevalgte representanter har kontrollutvalgets medlemmer krav på fri fra sin arbeidsplass for å delta i kontrollutvalgets møter. Uten innstilling

12 Sak KU-L 09/12 Årsrapport 2011 Saksbehandler Sekretær 1. Årsrapport 2011 Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. I henhold til kommunelovens kapittel pkt. 6 skal kontrollutvalget rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Rapportering fra kontrollutvalget til kommunestyret skjer løpende gjennom året ved at saker og rapporter oversendes kommunestyret for videre behandling. I tillegg utarbeider kontrollutvalget etter hvert år en årsrapport som oversendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: Årsrapporten for kontrollutvalget i Lørenskog for 2011 tas til orientering.

13 Sak KU-L 10/12 Årsplan 2012 Saksbehandler Sekretær 1. Årsplan 2012 Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Det ble iverksatt nye bestemmelser for kontrollutvalgets virksomhet fra , og både årsrapporten og årsplanen tar utgangspunkt i dette. Kontrollutvalget vedtar årsplanen for 2012.

14 Sak KU-L 11/12 Orienteringssaker Saksbehandler Revisjon/Sekretær 1. Årsrapport og skatteregnskap Informasjon fra Kommunekassereren i Lørenskog Sekretær har mottatt årsrapport og skatteregnskap 2011 fra kommunekassereren. 2. Sammenslåing av revisjonsordningene på Romerike Revisjonssjefen vil gi en orientering i møtet. 3. Etablering av nytt sekretariat for kontrollutvalgene på Romerike Revisjonssjefen vil gi en orientering i møtet. Kontrollutvalget tar saken til orientering.

15 Sak KU-L 12/12 Saksbehandler Saker til oppfølging Sekretær Oversikt over saker som er til oppfølging og saker under arbeid. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak KU-L 28/07 ajourføres oversikten og legges frem til orientering i hvert møte. Kontrollutvalget tar sakene til orientering.

16 Sak KU-L 13/12 Saksbehandler Bestilling av overordnet analyse (FR) og plan for selskapskontroll Fagansvarlig forvaltningsrevisor Ellen Lange Ingen Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, dvs. at frist for ny plan er Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. (Jf. kontrollutvalgsforskriften 10.) Frem til nå har kontrollutvalget bestilt den overordnede analysen hos revisjonen. I forbindelse med at det etableres eget sekretariat for kontrollutvalgene på Romerike, blir oppgaven med å utarbeide overordnet analyse lagt til det nye sekretariatet. Tidsfristen kan gjøre det vanskelig for sekretariatet (planlagt etablert fra ) å utarbeide overordnede analyser for alle 13 kommuner i tide. Dersom kontrollutvalget ønsker det, kan analysen dermed bestilles hos revisjonen. For å få lagt den inn i revisjonens planer, er det hensiktsmessig å få denne bestillingen nå. Også når det gjelder selskapskontroll skal kontrollutvalget utarbeide plan for dette arbeidet innen , jf. kontrollutvalgsforskriften 13. Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide overordnet analyse og forslag til plan for selskapskontroll.

17 Sak KU-L 14/12 Saksbehandler Eventuelt Sekretær Ingen Eventuelle øvrige saker fremkommer under møtet. Ingen