Samarbeidsorganer mellom OSL og andre selskaper på lufthavnen

Transkript

1 Samarbeidsorganer mellom OSL og andre selskaper på lufthavnen E For implementering CAHLM GMKBK CAOHH E For implementering GMAOA GMKBK CAOHH E For implementering GMBAN GMKBK CAOHH REVISJON DATO TEKST LAGET KONTROLLERT GODKJENT DOKUMENTASJONS EIER / ORGANISASJONSENHET G3100 UTGIVER FAGDEL DOK. KAT LØPENR. REVISJON Side 1 av 18 OSLAS AQ AB 0001 E18 ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS

2 Vesentlige endringer i denne revisjonen: Beskrivelse av endringene Pkt.nr. Endret møtefrekvens i Flyoperativ komité 4.4 Selskapsforkortelse SGS er endret til SGH flere, 9 stk Innholdsfortegnelse 0 Innledning Sjefsmøte Sikkerhets og beredskapsutvalg ved Oslo lufthavn (SBU) Flytryggingskomite Flyoperativ komité Local runway safety team (LRST) Vinterdriftkomité Sikkerhetsforum frakt Security nettverksgruppe (Secnett) Kriminalitetsforebyggende forum Flysideforum Terminalforum Leietakerforeningen Driftsmøte mellom Oslo Lufthavn og Avinor FS Hovedverneombudsforum (HVO-FORUM) Side 2 av 18

3 0 Innledning Selskapene som opererer ved Oslo Lufthavn Gardermoen (OSL) har felles mål i å forebygge uønskede hendelser og ulykker, samarbeide om forebyggende sikkerhet, beredskap og øvelser, sikre god trafikkavvikling samt en gunstig kommersiell utvikling. For at disse felles målene kan nås, forutsettes det at de ulike selskapene og deres personell samarbeider. OSL AS har som lufthavnoperatør hovedansvar for sikkerheten på lufthavn. Det stilles krav til virksomheter som etableres på Oslo Lufthavn Gardermoen som formidles og følges opp kontraktsvei og gjennom internkontroll (ref. OSLAS-AQ-SP-0001 Regler for styringssystemer, sikkerhet, arbeidsmiljø og ytre miljø). Videre er det etablert flere samarbeidsorganer for å samordne de enkelte selskapenes arbeid innen sikkerhet for passasjerer, arbeidstakere og andre interessenter på lufthavnen. OSL AS eier og driver lufthavnen og har som hovedbedrift iht. Arbeidsmiljøloven (AML) og Forskrift for systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ansvar for samordningen av de enkelte virksomheters HMS-arbeid (ref. OSLAS-AR-PR-0002 Helse, arbeidsmiljø og sikkerhet på Oslo Lufthavn Gardermoen). Ved utbyggingsaktiviteter har OSL AS som byggherre ansvar iht. Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser (byggherreforskriften). Den formelle kontakten mellom OSL og de andre aktørene reguleres gjennom kontrakter og opprettholdes av personell med kontraktsansvar. Som supplement til kontraktsvei, er det etablert samarbeidsorganer for representanter fra selskapenes ledelse og for representanter fra selskapenes driftsområder. Samarbeidsorganene er nærmere beskrevet med mål, ansvar og myndighet samt oppgaver og grensesnitt til hverandre i etterfølgende kapitler. For representanter fra ledelse Sjefsmøte Sikkerhets- og beredskapsutvalg Flytryggingskomité Leietakerforeningen Samarbeidsorgan For representanter fra driftsmiljø Flyoperativ komité Local Runway Safety Team (LRST) Vinterdriftskomité Sikkerhetsforum frakt Security nettverksgruppe (SecNett) Kriminalitetsforebyggende forum HVO-forum Flysideforum Terminalforum GPU-forum Brukermøte passasjerbroer Driftskoordineringsmøte Terminalen Operativ bagasjegruppe Følgende prinsipper gjelder for alle samarbeidsorganene, nevnt i tabellen ovenfor: - Samarbeidsorganene skal bidra til utveksling av informasjon og erfaring samt til koordinering av driften i fellesarealer på lufthavn. Side 3 av 18

4 - De skal utarbeide forbedringsforslag som gjennomføres i respektive driftsmiljøer og gjennom kontraktsveier. - Dersom det i et eller mellom flere samarbeidsorganene skulle oppstå en målkonflikt pga. hensyn til sikkerhet, kommersielle forhold eller trafikkavvikling, skal forholdet forelegges adm. direktør i OSL til avklaring og beslutning. Selskaper og ansatte på lufthavn, som delta i de ovennevnte samarbeidsorganene, har plikt til å ta aktiv del i arbeidet og er ansvarlige for at disse samarbeidsorganene bidrar til felles mål om å forebygge uønskede hendelser og ulykker, sikre god trafikkavvikling og en gunstig kommersiell utvikling. Side 4 av 18

5 1 SJEFSMØTE 1.1 Bakgrunn OSL v/adm. direktør har besluttet at OSL sammen med hovedaktørene på lufthavnen skal ha møter på toppledernivå i tillegg til fagrelaterte samarbeidsforum som eksisterer på lufthavnen. 1.2 Mål - Sikre kontakt mellom toppledere uavhengig av kontraktsmessig kommunikasjon - Sikre lederstyrte forbedringsprosesser i forhold til effektiv trafikkavvikling og kommersiell utvikling ved lufthavnen - Sikre kontinuitet i oppfølgingen av pågående prosesser som berører flere aktører på lufthavnen. 1.3 Ansvar og myndighet - OSL - Avinor v/twr Gardermoen - Flyselskaper: Norwegian, SAS Norge, Widerøes Flyveselskap - AOC (Airline Operators Committee) - Handlingselskaper: SGH, Røros Flyservice OSL, Menzies Deltakerne skal inneha topplederfunksjon tilsvarende stilling som direktør/stasjonssjef i selskapet de representerer. OSLs representanter tilhører OSLs ledergruppe. OSL v/adm. direktør er ansvarlig for innkalling og møteledelse. OSL ivaretar sekretariat og stiller referent. Referatet distribueres til deltakerne med kopi til representant for hovedverneombudene (HVO). Deltakerne informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer. 1.4 Møtefrekvens Sjefsmøte avholdes ved behov etter anmodning fra OSLs adm. direktør. 1.5 Agenda/oppgaver - Gjensidig informasjon om og evt. koordinering av felles utfordringer - Overordnet oppfølging av den daglige driften av lufthavnen for å sikre effektiv trafikkavvikling og kommersiell utvikling - Positiv påvirkning av samarbeidsforhold aktørene imellom - Avklare felles informasjonspolicy overfor media generelt og i enkeltsaker - Behandle referater o.l. fra underordnete samarbeidsorganer 1.6 Grensesnitt mot andre samarbeidsorganer Sideordnet: Sikkerhetsutvalget (Security) og Flytryggingskomité Underordnet: Flyoperativ komité, Local Runway safety Team (LRST), Lavsiktsprosedyre LVP) komité, Vinterdriftskomité Side 5 av 18

6 2 SIKKERHETS OG BEREDSKAPSUTVALG VED OSLO LUFTHAVN (SBU) 2.1 Bakgrunn I samsvar med BSL SEC 1-1 Forskrift om forebyggelse av anslag mot sikkerheten i luftfarten har Oslo Lufthavn AS som lufthavnoperatør etablert et sikkerhets- og beredskapsutvalg (SBU) ved Oslo Lufthavn Gardermoen. Avinor prosedyre MM-P-S250 Lokalt sikkerhets- og beredskapsutvalg gir mer utfyllende informasjon om hvordan utvalget skal arbeide og hvilke krav som gjelder. 2.2 Mål SBU skal sørge for planlegging, samordning og evaluering av sikkerhet og beredskap ved lufthavnen, og delta aktivt i planlegging og koordinering/gjennomføring av beredskapsøvelser. Utvalget er et rådgivende organ overfor lufthavnsjefen 2.3 Ansvar og myndighet Representanter fra følgende virksomheter/enheter skal delta: - OSL/Lufthavnsjef - Romerike politidistrikt/gardermoen politistasjon - OSL/Sikkerhets- og miljøstab (sekretariat) - OSL/Lufthavntjenester - OSL/Teknisk - Avinor/GMTWR/Sjefflygeleder - Fylkesmannen Oslo og Akershus - Toll - Forsvaret - Brannsjef Øvre Romerike - Ullensaker kommune - kommunelege - Jernbaneverket - Stasjonssjef for flyselskap (en av følgende: SAS/Norwegian/Widerøe) - Stasjonssjef handlingselskap (én av følgende: SGH/Aviator/Menzies) - Stedlig sjef vaktselskap - Fuel leverandør Deltakerne skal inneha en leder- og /eller fagfunksjon med ansvar for sikkerhet og beredskap. Utvalget ledes av lufthavnsjef eller den vedkommende bemyndiger. Direktør sikkerhet- og miljøstab koordinerer utvalgets virksomhet, kaller inn til møter og fører referat. Referat distribueres til deltakere og behandles som gradert dokumentasjon når dette er aktuelt. Deltakende selskaper utpeker medlemmer og varamedlemmer til utvalget. Disse skal fungere så lenge de innehar fagrelevant stilling i selskapet de representerer. Alle medlemmer og varamedlemmer må sikkerhetsklareres for HEMMELIG og autoriseres iht. Sikkerhetsloven. Anmodning om klarering og gjennomføring av autorisasjon skal gjøres av Oslo lufthavn v/sikkerhets- og miljøstaben for de virksomhetene som ikke selv er omfattet av Sikkerhetsloven. 2.4 Møtefrekvens Utvalget møtes én gang hvert halvår eller etter behov. Utvalget vil kunne bli innkalt i en krisesituasjon (f.eks. ved trussel eller mistanke om flykapring, sabotasjeanslag, bombetrussel, luftfartsulykke eller brann). Utvalgets oppgave vil da være å gi råd angående Side 6 av 18

7 koordinering av tiltak og best bruk av felles ressurser. Politiet kan også anmode om at utvalget sammenkalles. 2.5 Agenda/oppgaver SBU skal arbeide for å forebygge anslag mot sikkerheten i luftfarten, samt legge til rette for effektiv håndtering av krisesituasjoner gjennom beredskapsplanlegging og øvelser. SBU skal virke for etablering, gjennomføring og kontroll med beredskaps-, sikkerhets- og redningstiltak ved lufthavn, herunder: - Forhindre flykapring og sabotasje mot fly og lufthavnens anlegg og installasjoner - Forebygge luftfartsulykker og brann i lufthavnens anlegg og installasjoner - Legge til rette for effektiv beredskapstjeneste i krise og krig (SBS) Utvalget skal i samarbeid med berørte parter og institusjoner bidra til gjennomføringen av tiltak når det gjelder adgangs-, person- og bagasjekontroll, samt andre tiltak for å ivareta sikkerheten ved lufthavnen. Utvalget skal holde lufthavnens brukere orientert om de beredskaps-, sikkerhets- og redningstiltak som iverksettes. 2.6 Grensesnitt mot andre samarbeidsorganer Sideordnet: Sjefsmøte og Flytryggingskomité Underordnet: Sikkerhetsforum frakt, Koordineringsforum Security (KOOF-S), OSLs øvelsesutvalg. 3 FLYTRYGGINGSKOMITE 3.1 Bakgrunn I samsvar med BSL E (3) Flytryggingskomité har OSL som flyplassoperatør etablert en flytryggingskomité for Oslo Lufthavn Gardermoen. 3.2 Mål Å forebygge luftfartsulykker og hendelser samt kontinuerlig forbedre sikkerheten ved lufthavnen. 3.3 Ansvar og myndighet - Avinor v/twr Gardermoen - Representanter fra Flyoperativ gruppe (rep. fra ulike flyselskaper) - Handlingselskaper: SGH, Røros Flyservice OSL, Menzies - OLT/GFS - Forsvaret Gardermoen flystasjon - OSL v/adm. direktør og områdedirektører S&M-stab, LHT, T og TD Deltakerne skal inneha operativ lederfunksjon i selskapet de representerer. Representant for hovedverneombudene (HVO) innkalles, hvis HMS-relaterte saker skal drøftes. OSL v/adm. direktør er ansvarlig for møteledelse. OSL v/s&m-stab ivaretar sekretariat og stiller referent. Referatet distribueres til deltakerne med kopi til HVO. Deltakerne informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer. Side 7 av 18

8 3.4 Møtefrekvens Flytryggingskomiteen møtes annenhver (2.) måned eller ved behov. 3.5 Agenda/oppgaver Flytryggingskomiteen skal behandle og avgi uttalelse om følgende: - OSLs registreringer og analyser av ulykker, hendelser og forhold/mangler som innebærer risiko for ulykker og hendelser - Rapporter fra OSLs revisjoner av områder som har betydning for flysikkerheten - Rapport fra OSLs kvalitetssjef (ledelsens representant) før den forelegges OSLs ledergruppe - Lokale prosedyrer og bestemmelser som skal forhindre at det oppstår fare for personer eller skader på luftfartøyer, kjøretøyer og annet utstyr som rettmessig befinner seg på flyplassen - Referater o.l. fra underordnete samarbeidsorganer 3.6 Grensesnitt mot andre samarbeidsorganer Sideordnet: Sjefsmøte og Sikkerhetsutvalget (Security) Underordnet: Flysideforum og Terminalforum 4 FLYOPERATIV KOMITÉ 4.1 Bakgrunn OSL har opprettet Flyoperativ komité for kontinuerlig kontakt mellom flygende personell, flygeledere og plasstjenesten. Komiteen ble etablert etter anbefaling fra flyoperativt personell og i samråd med administrerende direktør i OSL. 4.2 Mål Å oppnå en sikker og effektiv avvikling av lufttrafikken både i luften og på bakken basert på nedfelte myndighetskrav og lokale bestemmelser. 4.3 Ansvar og myndighet - Flyselskaper: SAS, Widerøes Flyveselskap, Norwegian, Sundt air - Charter selskaper - Norsk Flygerforbund - Gardermoen Flyklubb - Forsvaret Gardermoen flystasjon - Avinor v/oslo ATCC - Avinor v/twr Gardermoen - OSL v/lht og S&M-stab Representanter består av flygere, flygeledere og ledere fra OSL/LHT og S&M-stab. Avinor v/twr Gardermoen er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne som informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer 4.4 Møtefrekvens Flyoperativ Komite møtes 2 (to) ganger pr. år. Møtene avholdes separat eller i samarbeid med Local Runway Safety Team (LRST). Møtene avholdes fortrinnsvis på høst (før vintersesong) og vår (før sommersesong). Side 8 av 18

9 4.5 Agenda/oppgaver Flyoperativ komité skal være rådgiver for linjeorganisasjonene i forbindelse med flyoperative forhold, både Airside og Airborne, herunder: - Tilrådning i forbindelse med mangler - Tilrådninger i forbindelse med forbedringer - Operative prosedyrer, herunder utflygingstraseer, takseruter m.m. 4.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Overordnet: Flyoperativ komité rapporterer til Sjefsmøte og Flytryggingskomité Sideordnet: LRST, LVP-komité, Vinterdriftskomité, Flysideforum og Terminalforum 5 LOCAL RUNWAY SAFETY TEAM (LRST) 5.1 Bakgrunn OSL har opprettet Local Runway Safety Team (LRST) etter anbefalinger fra European Action Plan for the Prevention of Runway Incursions og Luftfartstilsynet. 5.2 Mål Å overvåke, vurdere og foreslå tiltak for å forbedre sikkerheten knyttet til rulle- og taksebaner samt å sikre evaluering og kontinuerlig forbedring av lavsiktsoperasjoner. 5.3 Ansvar og myndighet - Avinor v/twr Gardermoen - Representant fra Flyoperativ komité - Flyselskaper: SAS, Widerøes Flyveselskap, Norwegian, Westair, Handlingselskaper - OSL er representert ved: - S&M-stab - LHT/avd. Flyside - TEK/ FNT, Blant ovennevnte representantene fra Avinor v/twr Gardermoen, Flyselskaper og OSL velges en arbeidsgruppe på seks (6) personer. OSL/S&M-stab er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne som informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer. 5.4 Møtefrekvens LRST møtes til sammen fire (4) ganger pr. år, to (2) ganger møter kun arbeidsutvalget og to (2) ganger møter deltakerne fra alle ovennevnte selskaper og OSL enheter samt evt. representanter fra Flyoperativ komité. 5.5 Agenda/oppgaver - Gjennomgå informasjon om hendelser, avvik, granskninger, revisjoner, risikovurderinger, - Følge opp og koordinere lokale kampanjer vedr. sikkerhet (safety) på manøvreringsområde - Følge opp og gi innspill til opplæring av sjåfører av kjøretøyer, og opplæringsavdelingen hos GM/TWR for opplæring av flygeledere. - Oppdatere hot-spot kart - Vurdere og gi innspill til skilting, merking og lyssetting - Verifisere at prosedyre for lavsiktsoperasjoner (LVP) og tilhørende instrukser ivaretar myndighetskrav Side 9 av 18

10 - Evaluere utøvelse av lavsiktsoperasjoner iht. gjeldende prosedyre (LVP) og instrukser - Være høringsinstans ved gjennomføring av risikovurderinger/-analyser av større arbeider som kan påvirke sikkerheten (safety) på rulle- og taksebaner 5.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Overordnet: LRST rapporterer til Flytryggingskomité Sideordnet: Flyoperativ komité og Flysideforum 6 VINTERDRIFTKOMITÉ 6.1 Bakgrunn Vinterforholdene ved Oslo Lufthavn Gardermoen er utfordrende og det er avgjørende for sikker og effektiv drift av flyplassen at planer og prosedyrer for vintervedlikeholdet er gjennomgått og drøftet med flyoperatørene og øvrige aktører som blir berørt. Det er derfor etablert en vinterdriftskomité som underkomité til flytryggingskomiteen for å håndtere planer og prosedyrer for vintervedlikeholdet. 6.2 Mål Å sikre at vintervedlikeholdet ivaretar en sikker trafikkavvikling hvor punktlighet og regularitet opprettholdes. 6.3 Ansvar og myndighet - Avinor v/twr Gardermoen - Flyselskaper: SAS, Widerøes Flyveselskap, Norwegian - AOC (Airline Operators Committee) - Handlingselskaper: SGH, Røros Flyservice OSL, Menzies, Sundt air - Deicing operatør: Nordic Aero - Forsvaret Gardermoen flystasjon - OSL representert ved: - LHT/avd. Plasstjenester - T/avd. Vann- og avløpshåndtering - Repr. for hovedverneombudene (HVO) Deltakerne skal inneha relevant vaktlederfunksjon eller tilsvarende i selskapet de representerer. OSLs representanter skal inneha seksjonslederfunksjon eller tilsvarende i OSL relevant til vinterdrift og vintervedlikehold. OSL v/lht Plasstjenester er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne som informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer. Vinterdriftskomiteen rapporterer til områdedirektør LHT. 6.4 Møtefrekvens Vinterdriftskomité møtes fire (4) ganger i vintersesongen (sep. - forberedelser, des. og feb. - oppfølging, mai - evaluering) eller hyppigere ved behov. 6.5 Agenda/oppgaver - Fungere som rådgivende organ for linjeorganisasjonene i forbindelse med: - Vinterdrift - Inspeksjoner - Brøyteplan og rapportering av baneforhold Side 10 av 18

11 - Banepreparering og avising - Vurdere forberedelser og gjennomføring, samt foreta evaluering etter avsluttet vintersesongen 6.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Overordnet: Vinterdriftskomité rapporterer til Sjefsmøte og Flytryggingskomité Sideordnet: Flyoperativ komité og Flysideforum 7 SIKKERHETSFORUM FRAKT 7.1 Bakgrunn I forhold til bestemmelser for security og safety har OSL etablert Sikkerhetsforum frakt som koordinerende ledd mellom fraktoperatørene og OSL for drift av lufthavnens fraktområde. 7.2 Mål Ivareta gjeldende bestemmelser for security og safety ved drift og logistikk samt oppnå godt samarbeid mellom aktørene. 7.3 Ansvar og myndighet - Cateringselskaper: gate Gourmet, LSG Sky Chefs - Flyselskaper: Widerøes Flyveselskap - Fraktselskaper: DHL Global Forwarding, DHL Express, Jetpak, Schencker, GPC - Handlingselskaper: SAS Cargo/Spirit Air Cargo, Roadfeeders - OSL representert ved: - LHT/avd. Lufthavnsikkerhet - E&K/avd. Eiendomsforvaltning (kontraktsansvar for eiendommer) Deltakerne skal inneha funksjon som avdelingsleder med budsjettansvar eller tilsvarende funksjon i selskapet de representerer. Deltakerne skal uttalelse seg om, og implementere, myndighetskrav. OSL v/lht/avd. Lufthavnsikkerhet er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne som informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer. Kopi av referatet sendes til OSLs ledergruppe, og øvrig relevant personell i OSL. Sikkerhetsforum frakt rapporterer til områdedirektør LHT. 7.4 Møtefrekvens Sikkerhetsforum frakt møtes fire (4) ganger pr. år eller ved behov. 7.5 Agenda/oppgaver - Ivareta gjeldende bestemmelser vedr. security og safety, og være proaktiv i forhold til fremtidige myndighetskrav - Fremføre myndighetskrav og forbedringsforslag til aktørene på lufthavn - Behandle problemstillinger i fraktområde vedr. security og safety - Informere om planlagte tiltak og gjennomføringen av disse - Være høringsinstans ved endringer av driftskonsepter, utbyggingsprosjekter m.m. - Følge opp vedtatte endringer - Fungere som rådgivende organ for linjene Side 11 av 18

12 7.6 Grensesnitt mot andre samarbeidsorganer Overordnet: Sikkerhetsforum frakt rapporterer til Flytryggingskomité Sideordnet: Flysideforum, Security Nettverksgruppe 8 SECURITY NETTVERKSGRUPPE (SECNETT) 8.1 Bakgrunn I en rapport utarbeidet for Luftfartstilsynet i 2007 ble det påpekt at mange selskaper ikke i tilstrekkelig grad deltar i arbeid med og utvikling av security bestemmelser og rutiner. Det ble også påvist manglende kunnskaper blant mange aktører ved norske lufthavner om hvordan bestemmelsene og rutinene utvikles og praktiseres. En av konklusjonene i rapporten er at det interne samarbeidet mellom aktørene ved den enkelte lufthavn bør styrkes og utvikles. Derfor ble det etablert en Security Nettverksgruppe ved Oslo lufthavn Gardermoen. 8.2 Mål Å ivareta og utvikle samarbeidet om security mellom de forskjellige aktørene ved lufthavnen. 8.3 Ansvar og myndighet - OSL representert ved: - S&M-stab - LHT/avd. Lufthavnsikkerhet - TD/avd. Terminal Sikkerhet - T/seksj. Sikkerhetssystemer - Flyselskaper: SAS, Norwegian, Widerøes Flyselskap - Handlingselskaper: SGH, Røros Flyservice OSL, Menzies - G4S Aviation Security - Forsvaret Gardermoen flystasjon - Politi - Repr. for GA-terminalen - Fagforeninger: Flyselskaper, handlingselskaper, vaktselskap Deltakende selskaper velger medlemmer og varamedlemmer til SecNett-gruppen. Disse skal fungere så lenge de innehar fagrelevant stilling i selskapet de representerer. Alle medlemmer og varamedlemmer må sikkerhetsklareres for KONFIDENSIELT før de kan delta i møter. Gruppen kan ikke fatte vedtak som binder noen av partene. OSL v/s&m-stab er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til medlemmer og varamedlemmer. Kopi av referatet sendes til Tollkontoret Gardermoen, Avinor v/twr Gardermoen og Avinor KS. Referatene er gradert, jfr. offentlighetsloven. 8.4 Møtefrekvens SecNett møtes seks (6) ganger pr. år eller ved behov. 8.5 Agenda/oppgaver - Utvikle samarbeidet om security mellom de forskjellige aktørene på lufthavnen - Informasjon og erfaringsutveksling til følgende temaer: - Viktige endringer i regelverket Side 12 av 18

13 - Sentrale OSL prosedyrer og prosjekter som har konsekvenser for aktørene på lufthavnen - Rapporter om alvorlige security avvik og revisjons-/inspeksjonsrapporter 8.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Overordnet: SecNett rapporterer til Sikkerhetsutvalg (Security) Sideordnet: Sikkerhetsforum frakt 9 KRIMINALITETSFOREBYGGENDE FORUM 9.1 Bakgrunn Politiet og selskapene som opererer ved Oslo Lufthavn Gardermoen har en felles målsetning om å forebygge kriminalitet ved lufthavnen. 9.2 Mål Formålet med kriminalitetsforebyggende forum ved Oslo lufthavn er å etablere et løpende samarbeid mellom lufthavnens aktører for å forebygge kriminalitet innenfor det geografiske området Oslo Lufthavn dekker. Viktigste fokus skal være på vinningskriminalitet, enten som enkeltstående hendelser eller som organisert kriminalitet, og på kriminalitet blant flyplassansatte. 9.3 Ansvar og myndighet - OSL representert ved: - S&M-stab - E&K - LHT - TD - Politi - Tollmyndigheter - TRN (DutyFree-butikker) - Europark - Flyselskaper: Norwegian - Handlingselskaper: SGH - Jernbaneverket - G4S OSL v/direktør S&M-stab er ansvarlig for møteledelse. OSL ivaretar sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne som informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer og i fora der bransjeaktører møtes. Kopi av referatet sendes til representant for hovedverneombudene (HVO). 9.4 Møtefrekvens Kriminalitetsforebyggende forum møtes to (2) ganger pr. år eller hyppigere ved behov. 9.5 Agenda/oppgaver - Utveksle informasjon mellom deltakerne - Analysere trender i kriminalitetsstatistikken - Forbedre samarbeidet mellom politiet og lufthavnaktørene, bl.a. innen opplæring - Danne grunnlag for enhetlig kommunikasjon utad - Identifisere satsingsområder og prioritere mellom dem Side 13 av 18

14 - Gjennomføre målrettede tiltak og kampanjer for å forebygge kriminalitet ved lufthavnen - Opprette arbeidsgrupper for ad-hoc oppgaver 9.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Overordnet: Kriminalitetsforebyggende forum rapporterer til Sikkerhetsutvalg (Security) Respektive ledergrupper hos deltakerne 10 FLYSIDEFORUM 10.1 Bakgrunn For å koordinere drift av flyoppstillingsplassene og tilliggende områder har OSL opprettet et Flysideforum Mål - Forebygge hendelser og ulykker og sørge for kontinuerlig forbedring av sikkerheten (airside safety) ved drift og vedlikehold av flyoppstillingsplassene og tilliggende områder - Sikre god trafikkavvikling, ivareta ytre miljø samt oppnå godt samarbeid mellom aktørene 10.3 Ansvar og myndighet - SAS, Norwegian, Widerøes Flyveselskap, Sundt Air - SGH, Røros Flyservice OSL, Menzies, SAS Cargo - OLT/GFS, LSG, Gate Gourmet - Representant for hovedverneombudene (HVO) - OSL representert ved: - LHT v/avd. Plasstjenester og avd. Sikkerhet - T v/avd. Bygg og Anlegg og seksj. Flyparkering - TD v/avd. Terminalstyring (kontraktsansvarlig Handlingselskaper) Deltakerne skal inneha funksjon som avdelingsleder med budsjettansvar eller tilsvarende funksjon i selskapet de representerer. OSLs representanter skal i tillegg inneha funksjon som er relevant for daglig vedlikehold av ferdselsområdet. OSL v/lht Plasstjenester er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne som informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer. Kopi av referatet sendes til øvrig relevant personell i OSL Møtefrekvens Flysideforum møtes en (1) gang pr. måned Agenda/oppgaver - Fungere som rådgivende organ for linjeledelsene - Koordinere drift og forhold relatert til airside safety mellom aktørene - Følge opp vedtatte endringer - Behandle forbedringsforslag - Informere om planlagte tiltak og gjennomføringen av disse - Være høringsinstans ved endringer av driftskonsepter, utbyggingssaker mm. - Behandle problemstillinger vedr. HMS og safety på flyside Side 14 av 18

15 10.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Overordnet: Flysideforum rapporterer til Sjefsmøte og Flytryggingskomité Sideordnet: Flyoperativ komité og Terminalforum 11 TERMINALFORUM 11.1 Bakgrunn Med ønske om god kommunikasjon mellom aktørene i terminalen for sikker trafikkavvikling i terminalen har OSL opprettet og driver Terminalforum for Oslo Lufthavn Gardermoen Mål - Sikre kontakt og oppnå godt samarbeid mellom aktørene - Oppnå god, overordnet informasjonsflyt mellom aktørene i fm. aktuelle, planlagte og pågående prosjekter og saker - Håndterer forhold av vesentlig og/eller gjentagende karakter og som negativt påvirker driftsmessige forhold, herunder HMS-forhold for ansatte i terminalen og den totale trafikkavviklingen i terminalen - Oppnå kvalitetsmessig gode, sikre og effektive driftsoperative løsninger for passasjerene Ansvar og myndighet - OSL representert ved: - TD/avd. Terminalstyring, Terminal Sikkerhet og Operativ drift - T/avd. Bygg og Anlegg, herunder fagleder bagasje - T/avd. IT/FNT - T/seksj. Driftssentral - E&K/avd. Eiendomsforvaltning - Flyselskaper: SAS, Norwegian, Widerøes Flyselskap, Thomas Cook - Repr. AOC (Airline Operators Committee) - Handlingselskaper: SGH, Røros Flyservice OSL, Menzies - Representant for hovedverneombudene (HVO) Deltakerne skal inneha funksjon som avdelings- eller fagsjef e.l. i selskapet de representerer. OSL v/terminaldrift (TD), avd. Terminalstyring er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne og deres øverste stedsledelse på OSL som informerer/rapporterer til linjene i selskapet de representerer. Kopi av referatet sendes til OSLs ledergruppe og øvrig relevant personell i OSL Møtefrekvens Terminalforum møtes en (1) gang pr. måned etter innmelding av saker fra deltakerne. Ved uteblivelse av innmeldinger vil møtet kunne avlyses av forumets leder med forhåndsvarsel Agenda/oppgaver - Gjensidig informasjon om pågående prosjekter i terminalen med relevans for øvrige aktører på lufthavnen - Informasjon om relevante saker fra Operativ bagasjegruppe (OBG) - Håndtering av gjentagende problemstillinger og forhold som negativ påvirker driften og trafikkavviklingen i terminalen, bl.a. avdekket gjennom OSLs avvikssystem Side 15 av 18

16 - Behandling av Driftskoordinatorens månedsrapport - Presentasjon av andre aktører på lufthavnen, f.eks. toll, politi, assistansetjenesten, hittegods, vaktselskap (security) ved behov 11.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Overordnet: Terminalforum rapporterer til Sjefsmøte og Flytryggingskomité Sideordnet: Flysideforum 12 LEIETAKERFORENINGEN 12.1 Bakgrunn Leietakerforeningen er opprettet som et samarbeidsorgan for de kommersielle leietakerne ved Oslo Lufthavn. Foreningen er ledet av representanter fra Oslo Lufthavn AS Mål - Økning av kommersielle inntekter gjennom markedskommunikasjon - Sikre en enhetlig profil blant Oslo Lufthavn og de kommersielle leietakerne - Koordinere felles aktiviteter for å optimalisere kommersiell drift - Oppnå god kjennskap til passasjerens tilfredshet, ønsker og behov i forhold til lufthavnen gjennom systematiske markedsundersøkelser 12.3 Ansvar og myndighet - OSL representert ved: - E&K ved avd. Forretningsutvikling - Kommersielle leietakere Foreningen ledes av et styre bestående av fire representanter fra de ulike leietakerne i tillegg til OSL. Styret blir valgt for en toårsperiode Deltakerne skal inneha beslutningsmyndighet i sine respektive selskaper. OSL v/ avdeling Forretningsutvikling er ansvarlig for møteledelse og sekretariat. Referatet distribueres til deltakerne som rapporterer til linjene i selskapene de representerer. I tillegg avholdes det et årlig kommersielt samarbeidsmøte mellom toppledelsen i selskapene. Møtet ledes av OSL representert av Direktør E&K i samarbeid med Avdelingsleder Forretningsutvikling 12.4 Møtefrekvens Styremøter blir avholdt kvartalsvis i tillegg til halvårlige fellesmøter for alle deltakerne i foreningen. Kommersielt samarbeidsmøte på toppledernivå blir avholdt årlig Agenda/oppgaver - Planlegging og gjennomføring av markedskommunikasjon og aktiviteter - Koordinering av ulike leietakeres markedsaktiviteter - Planlegging og gjennomføring av markedsanalyser - Koordinering av fellestiltak innen for eksempel tyverisikring Side 16 av 18

17 12.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer 13 DRIFTSMØTE MELLOM OSLO LUFTHAVN OG AVINOR FS 13.1 Bakgrunn Driftsmøte er et organ for lokal kundekonsultasjon på taktisk og operativt nivå mellom Avinor FS sin lokale representant og OSL sin representant Mål Målet er å avholde møte med fokus på leveranser, måloppnåelse, korrigerende tiltak, foreslåtte investeringer og planer for tjenesten, herunder flyplassens planer for kommende års bestilling og kjøp av flysikringstjenester. Møtet skal vurdere behov for å iverksette tiltak når det oppdages forhold som nærmer seg et punkt der akseptable sikkerhetsstandarder ikke lenger kan opprettholdes Ansvar og myndighet Avinor FS har ansvaret for å kalle inn OSL sin representant Møtefrekvens Det skal avholdes driftsmøte 6 ganger pr. år Agenda/oppgaver Følgende tema skal behandles: - Avinor FS sine leveranser og måloppnåelse i forhold til kravene i gjeldende kontrakt mellom Avinor FS og angjeldende flyplass, herunder korrigerende tiltak - Forslag til investeringer i flysikringsutstyr for kommende år, herunder eventuelle prioriteringer - Driftsbudsjett kommende år, herunder eventuelle prioriteringer - Gjennomgang av eksisterende kontrakt/avtale om leveransene - Langsiktige planer for flyplassens egen virksomhet - Flysikkerhet - Security - HMS Som et minimum skal følgende faste agenda gjennomgås: - Godkjenning av agenda - Godkjenning av siste møtereferat - Statusorientering i forhold til leveranser og måloppnåelse - Innmeldte saker - Eventuelt 13.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer Driftsmøtet har grensesnitt mot kontraktsmøtet mellom Oslo lufthavn og Avinor FS. Side 17 av 18

18 14 HOVEDVERNEOMBUDSFORUM (HVO-FORUM) 14.1 Bakgrunn For å ivareta OSLs samordningsansvar når det gjelder helse- miljø og sikkerhetsarbeid, er det etablert et forum der HVO i OSL møter øvrige HVO på lufthavnen, med sikte på koordinering og oppfølging av aktuelle saker, informasjonsdeling, erfaringsoverføring, samt opprettholdelse av kontinuerlig fokus på relevante saksforhold Mål Målet er å overvåke og påpeke aktuelle forhold, slik at arbeidsmiljølovens krav er overholdt samt at brukermedvirkningen i forhold til drift og utbygging blir ivaretatt. Informasjonsflyt mellom ulike aktører skal være gjenstand for spesiell oppmerksomhet Ansvar og myndighet - HVO Politiet - HVO Tollvesenet - HVO i de ulike handlingsselskapene: SGH, Røros Flyservice og Menzies - HVO i GFS - HVO Cargo - HVO Taxfree - HVO G4S - HVO i flyselskaper - HVO Nettbuss, Flytog og NSB - Andre aktuelle HVO ere OSL v/hvo er ansvarlig for innkalling og møteledelse. I saker det er nødvendig eller ønskelig skriver HVO referat Møtefrekvens HVO forum innkaller til møte minst 4 ganger per år, utover det etter behov Agenda/oppgaver - Informere om HMS-forhold i aktuelle prosjekter og saker - Avklare aktuelle relevante problemstillinger som krever oppfølging av OSL. - Drøfte saker i henhold til arbeidsmiljølovens krav (brukermedvirkning) 14.6 Grensesnitt til andre samarbeidsorganer AMU i OSL. Side 18 av 18