Brukerhåndbok Autogiro

Transkript

1 Brukerhåndbok Autogiro Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 1-37

2 Innhold 1 DETTE ER AUTOGIRO HVA ER AUTOGIRO TJENESTEN KORT BESKREVET DEFINISJONER AV VIKTIGE UTTRYKK RUTINEN BESKREVET I DETALJ TRANSAKSJONER PÅ VENTEREGISTER AVTALE OM BRUK AV AUTOGIRO Betalingsmottaker/betalingsmottakers bank Betalingsmottaker/betaler Betalingsmottakers bank/betalers bank OPPSIGELSE AV AVTALE/BYTTE AV BANKKONTO AUTOGIRO MELDING OM BELASTNING Betalingsmottaker varsler betaler Melding om belastning fra Nets Blankettens utforming Forsendelse fra Nets Eksempel på melding om belastning TEKST PÅ KONTOUTSKRIFT TIL BETALER FORKLARING AV FULLMAKTER Fullmaktsblankettens forside Fullmaktsblankettens bakside Fullmaktens ramme Fullmaktsrutinen Melding om ny fullmakt Oppsigelse av fullmakter Endring av fullmakter KORREKSJONER/ SLETTINGER NÅR TRANSAKSJONEN AVREGNES Utvidet mulighet for tilbakeføring DATA FRA NETS FREMGANGSMÅTE VED OPPSTART Test DETTE BØR KUNDE VITE FØR OPPSTART Bestilling av fullmaktsblanketter Eksempel på kvitteringslister Beskrivelse av mulige feilmeldinger FM-saldo overskredet Fullmakt finnes ikke Fullmakt avsluttet Fullmakt ikke aktiv Avvist i betalers bank Konto sperret Konto finnes ikke Sendt til repetering Avvist etter repetering RUTINEN I DRIFT Kommunikasjonsløsning Innleveringsfrister Mottakskontroll Filer fra Nets Avstemmingskontroller Fakturering Dekningskontroll Repetisjon for avviste autogirotransaksjoner Betalingspåminnelse DATAKOMMUNIKASJON ENDRINGSLOGG FOR DENNE HÅNDBOKEN Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 2-37

3 1 DETTE ER AUTOGIRO Etter innføring av ny Finansavtale-lov fra , kan autogiro-tjenesten kun benyttes i betalingsforhold mellom bedrifter. For tilsvarende tjeneste brukt ved elektronisk innkreving fra privatpersoner, henvises det til AvtaleGirotjenesten. 1.1 Hva er autogiro Autogiro er en tjeneste innen elektronisk betalingsformidling som tilbys betaler og betalingsmottaker. Autogiro er tilpasset alle betalingsmottakere med fast kundemasse, hvor betalingsmottaker belaster betaler på forfallsdato. Autogiro tjenesten kan kun benyttes mellom bedrifter. For belastning i privatmarkedet er AvtaleGiro et alternativ. Fordeler for betalingsmottaker Betalingsmottaker slipper manuelt arbeid med utsendelse av papir fakturaer. Beløpene belastes direkte fra betalers konto på forfallsdato. For å unngå flest mulig purringer kan bedriften velge at transaksjonen skal repetere fra 1-3 dager ved manglende dekning. I tillegg kan Nets tilby å sende ut betalingspåminnelse til betaler etter siste repetering. Fordeler for betaler Betaler blir automatisk belastet på forfallsdato. 1.2 Tjenesten kort beskrevet Autogiro er en innkrevingsrutine hvor betalingsmottaker sender inn en fil til Nets med transaksjoner for automatisk belastning av betaler. Filen innholder opplysninger om betalingsmottakers betalingskrav. Betalingsmottaker skal selv gi betalerne varsel/melding om belastningen. Nets kan dersom betalingsmottaker ønsker det sende melding til betaler. Det må opprettes en avtale mellom betalingsmottaker og banken. Rutinen forutsetter at betalingsmottaker har innhentet fullmakt til å belaste betalers bankkonto. Avtalen er mellom betalingsmottaker og banken, avtalen sendes Nets for registrering. Fullmakten er en avtale mellom betaler og betalingsmottaker som registreres i Nets. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 3-37

4 1.3 Definisjoner av viktige uttrykk Avtale-ID Nets-dato Nets behandlingsdato Belastningsdato/forfallsdato Betalers referansenummer/ Deb.refnr BOLT/Nets online Kundeenhet-ID/Fil-/dataavsender Distributørid - En unik identifikasjon av betalingsmottakers avtale i Nets. Det kan opprettes flere avtale-id på samme oppdragskonto. - Behandlingsdato i Nets. - Den dato Nets foretar avregning av transaksjonene. - Den dato betaler skal belastes. Dersom belastningsdato/ forfallsdato faller på en lørdag/søndag/bevegelig helligdag, foretas belastning påfølgende virkedag. - Betalingsmottakers referanse/identifikasjon av betaler knyttet til fullmakten. - En portal som benyttes av bank - Avsender av data for en eller flere avtaler. Dataavsender kan være avtalekunden selv, eller via en annen datasentral. Id som oppgis i filnavnet fra en dataavsender. Eks filer som sendes via bankens bedriftsnettbank Kundeenhet-ID/listemottaker Deloppdrag Egenreferanse enett - Mottaker av listemateriell fra Nets. Listemottaker kan være avtalekunden selv, eller f. eks. et regnskapskontor. - Transaksjoner i et oppdrag som har samme forfallsdato. - Betalingsmottakers referanse/identifikasjon av transaksjon/betaler. Hvis feltet er utfylt, vil egenreferansen fremkomme på data fra Nets. Portal for innsending og nedlasting av data Format - Oppbygging av recordene. Forsendelse Forsendelsesnummer Fremmedreferanse Fullmaktens løpenummer Fullmaktstype Kunde-ID - En datafil som sendes til/fra Nets. En forsendelse åpner med en startrecord for forsendelse og avsluttes med en sluttrecord for forsendelse. - Unik nummerering av forsendelser fra/til dataavsender/mottaker. - Betalers referanse/identifikasjon av transaksjon/betalingsmottaker. Hvis feltet er utfylt, vil fremmedreferansen fremkomme på kontoutskriften til betaler. - Fortløpende nummerering av fullmakter pr oppdrag. Oppgis av dataavsender. - Kode som angir hvordan Nets behandler fullmaktene. - Organisasjonsnummer, eller personnummer (personkunder). Alternativt et unikt løpenummer i Nets. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 4-37

5 Layout Oppdrag Oppdragskonto Oppdragsnr Transaksjon Transaksjonsnummer Transaksjonstype Venteregister - Organisering av feltene i recorden. - Transaksjoner tilhørende en og samme avtale-id. - Den konto som skal godskrives - Fortløpende unik nummerering av oppdrag pr. avtale-id. Oppgis av den som danner oppdraget kan være avtale kunden eller dataavsender. - En enkelt postering på en bankkonto. - Fortløpende nummerering av transaksjonene i oppdraget. Oppgis av kunden eller dataavsender. - Kode som angir hvordan Nets behandler transaksjonene. Et register i Nets der transaksjonene blir liggende frem til forfallsdato. 1.4 Rutinen beskrevet i detalj Datamottaker Dataavsender Betalingsmottaker (1) Melding om belastnin g Betale r Kvitteringsliste (2) (3) Oppdrag Melding om belastnin g (5) (7) Kontoutdrag Feilliste ee Kontoutdrag (7) (6) Konteringsdat a (4) (4) Mottakers Bank/ Bankdatasentra l kredit debet Betaler Konteringsdat Konteringsdat Bank/Bankdata s a a - sentra (8) (8) l Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 5-37

6 Hovedtrekkene i systemet: 1. Betaler skal underrettes om belastningen. Betalingsmottaker og betaler kan avtale at periodisk melding, underliggende kontrakt e.l., skal være varsel til betaler. 2. Betalingsmottaker/dataavsender sender inn en fil med betalingskrav til Nets. Filen kan inneholde betalingskrav med forfall inntil 12 måneder frem i tid. 3. Nets kontrollerer den mottatte filen og tilgjengeliggjør kvittering for innleste forsendelser til dataavsender i postkassen for de kundene som benytter e-nett eller som et alternativ sendes på e- post ihht avtale. Kvittering for innleste oppdrag sendes til registrert listemottaker på avtaleskjemaet 4. Transaksjonene avregnes i Nets på angitte forfallsdato. Betaler blir belastet på forfallsdato og betalingsmottaker blir godskrevet samme dag. Avviste transaksjoner skrives ut på feilliste til betalingsmottaker som sendes postalt eller på fil dersom betalingsmottaker har valgt en slik løsning. 5. Nets sender melding til betaler dersom dette er oppgitt i transaksjonsrecorden i filen. 6. Betalingsmottaker kan velge å få oversendt fil fra Nets med følgende informasjon: Godkjente/avregnede transaksjoner Avviste transaksjoner Fullmaktsdata 7. Totalsummer for avregnede deloppdrag fremkommer på betalingsmottakers kontoutskrift. Beløpet kan fremkomme på betalers kontoutskrift med: Referanse til betalingsmottakers avtale-id i Nets Fast tekst som angitt i autogiro-avtalen Fremmedreferanse i den enkelte transaksjon. 8. Konteringsdata sendes bankene/bankdatasentralene for oppdatering av de enkelte konti. 1.5 Transaksjoner på venteregister Betalingsmottaker har mulighet til å levere transaksjoner med forfall inntil 12 måneder frem i tid. Transaksjonene blir først kontrollert mot fullmaktsregisteret på belastningsdato. Betalingsmottaker kan endre eller slette enkelttransaksjoner på venteregisteret frem til belastningsdato. 1.6 Avtale om bruk av autogiro Betalingsmottaker/betalingsmottakers bank Ved bruk av autogiro skal det inngås en avtale mellom betalingsmottaker og dennes bank. Avtalen fylles ut av banken i samarbeid med betalingsmottaker. Avtalen skal underskrives av betalingsmottaker og leveres bank. Banken sørger for at betalingsmottaker får kopi av inngått avtale. Banken sender avtalen til Nets i pdf format. Når avtalen er registrert i Nets vil Nets sende en e-post til betalingsmottaker og bank om at avtalen er registrert og klar til bruk. For at Nets skal kunne sende e-post til bankkunden og banken må e-postadresse på avtaleskjemaet være utfylt.. Testdata bør sendes Nets så fort avtalen er sendt. Etter at test er godkjent, vil Nets registrere avtalen om autogiro. Dersom dataavsender, datamottaker eller listemottaker ikke er registrert i Nets fra før og det er en annen enn avtalekunden(eks. regnskapsbyrå) må det inngås egen avtale. Opplysninger om egen dataavsender, datamottaker og listemottaker fås ved å kontakte Nets v/ Kundeservice på telefon eller e-post: payments-no@nets.eu Avtalen skal også signeres av banken. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 6-37

7 Opplysninger om egen dataavsender etc. blir tildelt egen kundeenhetsid som identifiserer regnskapsbyrået, og hvem som sender og mottar data for ulike oppdragskonti. I tillegg vil alle kvitteringslister tilknyttet samme kundeenhetsid samsorteres slik at alle lister blir sendt til regnskapsbyrået. Til kundeenhetsid skal det knyttes en faktureringskonto. Er regnskapsbyrået kunde fra tidligere er det ikke nødvendig å inngå egen avtale. Dersom regnskapsbyrået endrer konto må ny avtale inngås Betalingsmottaker/betaler Betaler må ha gitt betalingsmottaker fullmakt til å belaste på sin konto innen den ramme fullmakten setter. (Se punkt ). Fullmaktene må registreres i Nets Betalingsmottakers bank/betalers bank Forholdet mellom bankene er regulert i eget regelverk. 1.7 Oppsigelse av avtale/bytte av bankkonto Bank må sende skriftlig oppsigelse av avtalen til: Nets v/ Registerhold via e-post: payment-agreement-changes-no@nets.eu Ved bytte av bankkonto må det opprettes ny avtale. Gammel avtale-id kan beholdes slik at fullmakter som er registrert, og transaksjoner på venteregister ikke blir berørt, men flyttet over til ny konto. NB! Ved bytte av bankkonto må gammelt kontonummer opplyses på den nye avtalen. I forbindelse med bankbytte vil det ofte medføre at kunden endrer Filavsender/Dataavsender dette må oppgis på avtaleskjemaet under distributørid. Feil oppgitt/registrert distributørid på avtalen vil medføre at oppdraget avvises ved innlesning. 1.8 Autogiro melding om belastning Betalingsmottaker varsler betaler Betalingsmottaker er ansvarlig for at betaler varsles før belastning finner sted. Betalingsmottaker og betaler kan avtale at periodisk melding, underliggende kontrakt e.l., skal være varsel til betaler. Dette kan gjøres i forbindelse med utsending av fakturaer, regninger e.l., eventuelt ved inngåelse av kontrakt for faste betalinger. Dato og beløp for belastning ved autogiro påføres da formularet. Belastningene vil i tillegg fremkomme på kontoutskriften fra betalers bank med referanse til betalingsmottakers avtale-id i Nets eller eventuelt med fast/variabel tekst Melding om belastning fra Nets Dersom Nets skal sende en melding om belastning til betaler etter avregning, må dette oppgis i transaksjonsrecord på filen som sendes. Bank sender Nets informasjon om kontoeier og hvor meldinger skal sendes. Navn og adresserecorder må likevel følge med transaksjonen for at melding skal bli produsert. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 7-37

8 1.8.3 Blankettens utforming Forsiden på blanketten inneholder betalers navn og adresse, beløpet som skal eller er belastet, fra og til bankkonto og blankettnummer. Dersom en transaksjon inneholder spesifikasjonsrecord, vil disse fremkomme på blankettens bakside. Teksten "Spesifikasjoner se baksiden" vil fremkomme på blankettens venstre forside. Blankettens bakside, nederste linje, vil alltid inneholde dato, beløp og blankettnummer identisk med forsiden. I tillegg vil blankettens høyre side inneholde Nets-dato, til og fra bankkontonummer og beløp. I spesifikasjonsdelen kan det angis maksimalt 42 linjer fordelt på 2 kolonner à 40 posisjoner med 21 linjer i hver kolonne Forsendelse fra Nets Banken kan velge alternative kanaler for postforsendelse; postalt, giromail, eller via nettpost. Det vil være betalers bank som avtaler hvilken kanal meldingen skal distribueres til betaler. En postforsendelse kan inneholde meldinger fra de elektroniske tjenestene. Hver konvolutt har et adressekort hvor innholdet er spesifisert. Se eksempel på neste side Eksempel på melding om belastning Melding om belastning Meldingsmottaker Navn: ALBERT HANSEN Adr 1: POSTBOKS 54 Adr 2: Post nr & sted: 0902 OSLO Fra konto / debet Kroner,øre Blankettnummer Ref.nr ID nr , * Beløpet gjelder Faktura Tekst på kontoutskrift til betaler Det er mulig å overføre en tekst til betalers kontoutskrift, som identifiserer transaksjon/betalingsmottaker. Fast tekst: Betalingsmottaker kan oppgi en fast tekst (maks 30 posisjoner) i autogiro-avtalen som blir overført til betalers kontoutskrift. Dersom feltet ikke er utfylt vil avtalens navn bli benyttet Variabel tekst: Betalingsmottaker oppgir en variabel tekst til betalers kontoutskrift ved å benytte feltet for fremmedreferanse i transaksjonsrecorden. (Maks 25 posisjoner.) Fremmedreferansen vil overstyre fast tekst. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 8-37

9 1.10 Forklaring av fullmakter En forutsetning for autogiro er at det foreligger en fullmakt fra betaler til betalingsmottaker. Fullmakten gir betalingsmottaker rett til å belaste en angitt konto for sitt tilgodehavende. Betalingsmottaker kan velge mellom to typer fullmakter: 1. Standardfullmakt skal angi et maksimumsbeløp som betalingsmottaker kan belaste betaler i en bestemt periode. 2. Forenklet fullmakt der beløpsgrense og periode ikke er angitt. For å kunne benytte denne fullmaktstypen SKAL betalingsmottaker sende varsel om belastning 8 virkedager før belastning finner sted. Ønsker betalingsmottaker å utforme/trykke sine egne fullmakter skal disse inneholde samme opplysninger som en standard fullmakt. Eksempel på standard fullmakt finner du på side 11, punkt Spørsmål ta kontakt med Kundeservice tlf eller på e-post payments-no@nets.eu I tillegg skal fullmaktene inneholde opplysninger om betalers og betalingsmottakers navn, adresse og kontonummer. Betaler skal underskrive fullmakten. Blanketten har videre felt for følgende informasjon: Betalingsmottakers: 1. Navn og adresse 2. Avtale-ID i Nets (denne må påføres fullmakten før utsendelse til betaler) 3. Kontonummer 4. Avkrysning for ny/endring Betalers: 5. Navn og adresse 6. Kontonummer 7. Betalers referansenummer - Referansenummer i betalingsmottagers system (inntil 11 siffer). Referansenummeret kan f.eks. være et kundenummer, e.l., som betalingsmottaker kan benytte i forbindelse med belastningene i stedet for kontonummer. Hvis referansenummer oppgis på fullmakten, må dette alltid oppgis på filen inn til Nets. Fordelen ved å benytte betalers referansenummer kan være: Det kan registreres flere fullmakter med samme kontonummer under samme avtale-id. Oppdatering i eget kundesystem kan være enklere hvis man benytter betalers referanse/kundenummer som referanse på betaler. Etter at AvtaleGiro ble innført kan det allikevel være en fordel å benytte debet konto som betalers referanse med tanke på en eventuell konvertering til AvtaleGiro i fremtiden. 8. Underskrift av betaler 9. Moduluskode - K1 for betalers referansenummer 10. Periodekode - K2 for oppgitt periode 11. Beløpsgrense - K3 i hele hundre kroner 12. Dato fullmakten skal gjelde fra 13. Dato fullmakten skal gjelde til ved å benytte feltene "gyldig fra og med dato" og "gyldig til og med dato" på fullmakten, vil man avgrense fullmaktens gyldighet til et bestemt tidsrom. Skal fullmaktens gyldighet utvides må det sendes endring minst en uke før "til dato" er passert. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p. 9-37

10 Fullmaktsblankettens forside FULLMAKT FOR AUTOGIRO BILAG FOR BETALINGSMOTTAKER LES INFORMASJON PÅ BLANKETTENS BAKSIDE UNDERTEGNEDE GIR HERVED MIN/VÅR BANK FULLMAKT TIL Å BELASTE OPPGITT KONTO FOR TILGODEHAVENDE TIL NEVNTE BETALINGSMOTTAKER, MAKSIMUM-S- BELØP FOR PERIODEN KAN JUSTERES PGA PRISØKNING (4) NY, GJELDER F.O.M...(12)..... T.O.M. DATO...(13).... ENDRINGEN GJELDER F.O.M DATO (8) STED/DATO BETALERS UNDERSKRIFT BETALERENS NAVN,ADRESSE,POSTNR./STED (5) BETALINGSMOTTAKERENS NAVN,ADRESSE,POSTNR./STED (1) H AVTALE-ID (2) K1 (9) BETALERS REF NR (7) BETALERENS BANKKONTO (6) BETALINGSMOTTAKERS BANKKONTO (3) K2 (10) K3 (11) K1 = MODULUSKODE: 1 = MODULUS 10 2 = MODULUS 11 3= NUMERISK KONTROLL K2 = PERIODEKODE 1 = DAG 2 = UKE 3 = MÅNED 4 = KVARTAL 5 = HALVÅR 6 = ÅR K3 = BELØPSGRENSE I HELE HUNDRE KRONER eks: = 100 kr = 1000 kr Fullmaktsblankettens bakside UTDRAG FRA AVTALE (REGLER) OM BRUK AV AUTOGIRO 1. FULLMAKTENS RAMME Betaler kan belastes for inntil avtalt beløp pr. periode. Betalingsmottaker må sørge for at betaler blir informert om hvilke beløp som blir belastet, og når belastningen finner sted. 2. TILBAKEFØRING Hvis det ikke er dekning for en belastning på betalerens bankkonto eller når betalerens bank av andre grunner ikke vil godta en belastning, kan betalerens bank, uten å angi grunn, kreve transaksjonen tilbakeført innen utløpet av tredje virkedag etter at belastningen har funnet sted. 3. ENDRING/OPPSIGELSE AV FULLMAKT Betaler eller betalerens bank kan med øyeblikkelig virkning si opp fullmaktsforholdet. Betaler må henvende seg til sin bankforbindelse når fullmakten ønskes endret eller sagt opp. Fullmakter kan bestilles fra: Bording AS - tlf Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

11 Fullmaktens ramme Fullmaktens ramme reguleres ved: Et maksimumsbeløp som kan belastes i en periode, angitt i hele hundre kroner. Det kan foretas flere belastninger i perioden så lenge beløpsgrensen ikke overskrides. Definisjon av perioden: 1. Dag = 1 virkedag. 2. Uke = Mandag til og med fredag. 3. Måned = Fra 1. til og med siste virkedag i måneden. 4. Kvartal = Halvår = År = Periodene følger kalenderåret Fullmaktsrutinen Datamottaker Dataavsender Betalingsmottaker (1) Fullmakt Betaler (2) (5) Fullmaktsdata (3) eller fullmaktsblankettens hoveddel (3) (2) Fullmakt Kvitteringsliste Fullmakt (4) (6) Kvitteringsliste Betalingsmottakers Bank/Bankdatasentral Forklaring på neste side Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

12 1. Betalingsmottaker sørger for at betaler mottar fullmaktsblanketten i utfylt stand. 2. Betaler påfører sitt kontonummer, underskriver og sender fullmaktens hoveddel i retur til betalingsmottaker, eller til sin bankforbindelse. Det må alltid fremkomme i eget skriv eller på fullmakten hvor hoveddelen av fullmakten skal sendes. Betaler beholder eventuell kopi, merket "Bilag for betaler". 3. Betalingsmottaker registrerer og oversender nødvendige fullmaktsdata som avtalt enten på fil til Nets eller ved å sende fullmaktsblankettens hoveddel. 4. Fullmaktsdata registreres i Nets. Videre sendes kvitteringsliste om fullmaktsforhold (L01121) til betalingsmottaker. Kvitteringslisten inneholder opplysninger om registrerte, endrede og slettede fullmakter. Opplysningene kan også oversendes på fil dersom dette er avtalt. Dersom fullmaktsopplysningene er innsendt på en fil til Nets, spesifiseres forkastede fullmakter på feilliste over avviste fullmakter(l01105). Fullmakten vil være sperret for belastning i 8 bankdager etter registreringsdato i Nets, slik at betalers bank kan vurdere fullmaktsforholdet. Informasjon om nye, endrede og slettede fullmakter distribueres til bank via ajourholdsrutinen. Det er mulig å forhåndsgodkjenne en fullmakt, men dette forutsetter at fullmakten har vært innom betalers bank for godkjenning. Betalers bank må stemple og signere fullmakten og oversende fullmakten til Nets for manuell registrering. Det er ikke mulig å sende inn forhåndsgodkjente fullmaktsopplysninger på fil til Nets. Nets kan på anmodning levere ajourført oversikt over betalingsmottakers registrerte fullmakter i Nets. Hver gang det opprettes ny fullmakt, eller det inntreffer endringer i et fullmaktsforhold for en betaler, sendes informasjon via ajourholdsrutinen til betalers bank/bankdatasentral. Betalingsmottaker mottar ajourført oversikt over den enkelte betalers inngåtte fullmakter Melding om ny fullmakt Når ny fullmakt er registrert på betalers bankkonto, vil betalers bank eller Nets sende melding til kontoeier om at det er registrert ny fullmakt på dennes konto. Til denne fullmaktsbekreftelsen vil det, hvis Nets skal sende melding, bli benyttet navn og adresse til kontoeier oppgitt av betalers bank. Dette for å sikre at det er riktig adressat som mottar melding om ny fullmakt Oppsigelse av fullmakter Dersom betalingsmottaker ønsker å avslutte et fullmaktsforhold, sendes melding om dette til Nets. Melding om oppsigelse sendes på samme måte som øvrige fullmaktsdata. Hvis betaler ønsker å si opp fullmaktsforholdet kan betaler henvende seg til betalingsmottaker eller sin bankforbindelse. Betalers bank kan med bakgrunn i egen vurdering, eller ved henvendelse fra betaler si opp eller sperre fullmakten. Nets Bl "Oppsigelse av autogiro-fullmakt" fylles ut. (Se Fig 1.), men Banken kan også registrere oppsigelser via BOLT (Nets online), men må allikevel sende melding til betaler. Alternativt kan banken sende e-post til agreementprocessing-no@nets.eu Belastninger vedrørende denne fullmakt vil ikke bli effektuert etter at oppsigelse er registrert i Nets. Fullmaktsforholdet er opphørt når betalingsmottaker har mottatt "Varsel om fullmaktsforhold" (liste L01121) hvor fullmakten fremkommer som slettet. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

13 Fig 1 Blanketten består av 4 kopier: Original av blanketten sendes Nets v/avtaleregistrering Kopi 1 sendes betaler. Kopi 2 sendes betalingsmottaker som forhåndsvarsel. Kopi 3 beholdes av banken Endring av fullmakter Endring er i prinsippet det samme som opprettelse av nytt fullmaktsforhold. De samme rutinene er derfor gjeldende, og ny fullmakt må innhentes fra betaler. Betalingsmottaker kan imidlertid heve beløpsgrensen på grunn av prisstigning uten at det må underskrives en ny fullmakt. Fullmakten må da ha inneholdt opplysninger om dette, og fullmaktsopplysningene må sendes Nets på fil. Nets kan også påta seg å oppjustere fullmaktenes beløpsgrenser % vis. Alle fullmaktene som er registrert under en avtale-id blir da oppjustert. Det er ikke mulig å kunne oppjustere mer enn 5 % Ved endring av fullmakten benyttes Fullmakt for autogiro (Nets BL H). Det skal krysses av for endring på blankettens venstre side. Følgende felt kan endres: Beløpsgrense Periodekode Betalers navn, adresse, postnr/sted Gyldig fra dato Gyldig til dato. Oppsigelse/endring av et fullmaktsforhold kan sendes til Avtaleregistrering på e-post: agreementprocessing-no@nets.eu 1.11 Korreksjoner/ slettinger Korreksjoner/slettinger kan utføres på enkelttransaksjoner, dette er transaksjoner som ligger på venteregister i Nets og som ikke er avregnet. Alle beløpstransaksjoner som ikke er avregnet kan endres. Det er utarbeidet en egen blankett for korreksjon av enkelttransaksjoner. NB! Det er ikke mulig å endre eller slette transaksjoner som har gått til repetering. Se eksempel på korreksjonsskjema under. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

14 Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

15 Forklaring til korreksjonsskjemaet: Følgende endringer kan utføres på en enkelttransaksjon: Reduksjon av beløp Sletting av en transaksjon Endring av egenreferanse Endring av fremmedreferanse Endring av forfallsdato (kun frem i tid) Korreksjonsskjemaet sendes til: Korreksjonsskjema må være Nets i hende senest kl dagen før forfallsdato. Skjemaet kan sendes på e-post til: authorisation-no@nets.eu, via telefaks / Et oppdrag som ikke er avregnet kan sperres, endres eller slettes. For endring eller sletting av oppdrag må kunden ta kontakt med Nets v/autoriseringsgruppen på telefon , telefaks / eller e-post: authorisation-no@nets.eu 1.12 Når transaksjonen avregnes Transaksjonene avregnes i Nets på angitt forfallsdato. Normalt vil betaler bli belastet på forfallsdato, og betalingsmottaker blir godskrevet samme dag. Dersom det ikke foreligger gyldig fullmakt på forfallsdato vil transaksjonen avvises. Avviste transaksjoner vil dokumenteres på kvitteringsliste for avregnede oppdrag. Det er også mulig å motta oversikt over avviste transaksjoner ved avregning elektronisk om ønskelig. Se også systemspesifikasjon for teknisk beskrivelse. Ønske om å få avviste transaksjoner levert elektronisk krysses av på avtalen mellom betalingsmottaker og banken som sendes Nets. Hvis angitt forfallsdato ikke er en virkedag, avregnes transaksjonene påfølgende virkedag. NB! Vær oppmerksom på at transaksjonene da kan bli flyttet over i en ny periode i forhold til fullmaktens ramme (Se pkt ) Data må være mottatt i Nets innen kl 10:45 på forfallsdato. Transaksjoner hvor oppgitt forfallsdato ligger tilbake i tid, blir avregnet ved mottak i Nets. Transaksjonene vil ikke bli tilbakedatert. NB! Alle transaksjoner blir dekningskontrollert på forfallsdato, eller første virkedag etter forfallsdato dersom denne faller på en lørdag/søndag/bevegelig helligdag. Transaksjoner kan sendes med forfall 12 måneder frem i tid. En fullmakt som i sin tid ble opprettet kan i mellomtiden ha blitt endret. Derfor kontrolleres det alltid på forfallsdato at det foreligger en gyldig fullmakt for transaksjonen. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

16 Tilbakeføring av enkelttransaksjoner Oppdrag som er avregnet kan ikke tilbakeføres av betaler iht. Finansavtaleloven. Unntaksvis kan banken/nets ved egne driftsavvik foreta tilbakeføring innen 3 dager. Når loven setter slik stopper for tilbakeføring, har man likevel mulighet til å få tilbake beløpet etter alminnelige regler, dvs. å rette et krav mot vedkommende kontohaver Tilbakeføring av enkelttransaksjoner må skje innen utløpet av tredje virkedag etter at belastningen har funnet sted. Tilbakeføring skjer ved at betalers bank benytter blanketten "Tilbakeførsel av autogiro" (Nets BL 53216A) som sendes i pdf format til payments-no@nets.eu, senest kl 13:00 tredje virkedag etter belastningen Tilbakeføringen må ikke anses som utført før stemplet original av blanketten mottas fra Nets. Fig 2 Blanketten består av 4 kopier: Original av blanketten sendes Nets for behandling Kopi 1 sendes betaler Kopi 2 sendes betalingsmottaker (forhåndsvarsel) Kopi 3 beholdes av banken Utvidet mulighet for tilbakeføring Dersom betalingsmottaker ikke kan fremlegge gyldig fullmakt ved forespørsel, kan betaler eller betalers bank kreve beløpet tilbakeført også utover 3 dagers fristen. Betaler har ikke rett til å kreve beløpet tilbakebetalt etter finansavtaleloven 33 da autogiro kun gjelder for næringsdrivende. Tilbakeføring av hele oppdrag som er avregnet: Unntaksvis kan hele oppdrag som er avregnet tilbakeføres. I slike tilfeller må betalingsmottaker kontakte sin bankforbindelse, som vil gi Nets fullmakt til å foreta tilbakeføring av oppdraget. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

17 1.13 Data fra Nets Konteringsdata kunde gjelder for tjenestene OCR giro, direkte remittering, autogiro og betaling med engangsfullmakt verdipapirhandel. Dersom man har avtale om bruk av alle tjenester vil det sendes konteringsdata samlet i en fil til avtalt periodisering. Konteringsdata kunde inneholder status etter avregning for både godkjente og avviste transaksjoner, men er avhengig av den enkelte tjenestes driftsmønster. Eksempelvis leveres autogiro fullmakter kun én gang pr døgn, men det er mulig å velge til hvilket oppgjør data skal leveres. OCR-innbetalinger kan leveres til morgen-, og/eller formiddags-, og/eller ettermiddags- og/eller sluttoppgjør. Bankkunden velger leveringstidspunkt på sin avtale/konto. Tidspunkt for tilgang/oversendelse av filer vil være innen: Kl.08:00 for morgenoppgjør Kl 12:30 for formiddagsoppgjøret kl.15:00 for ettermiddagsoppgjør kl.17:30 for sluttoppgjør Nets har backup av dataene i 30 virkedager. Nets kan tilby følgende periodisering: Daglig. Ukentlig, 1 3 ganger pr. uke. Valgfrie ukedager. Månedlig, 1 3 ganger pr. måned. Valgfrie dager. Det kan tilbys maksimum 3 kombinasjoner av periodisering per avtale (for eksempel 3 ganger pr. måned eller 3 ganger i uken). Betalingsmottakere som benytter flere ulike betalingstjenester, kan få data fra Nets i samme forsendelse. Konteringsdata i kombinasjon med andre betalingstjenester Dersom man har avtale om bruk av alle tjenester vil det sendes konteringsdata samlet i en fil til avtalt periodisering. Autogiro med fullmakt Avviste og avregnede transaksjoner kan leveres til morgen-, og/eller formiddags-, og/eller ettermiddagsog/eller sluttoppgjør avhengig av når kunden har sendt inn fil og når den enkelte betaling er godkjent i dekningskontroll. Fullmakter for autogiro(nye, endrede og slettede) kan leveres enten til ettermiddags- eller sluttoppgjør. Eksempel for autogiro med fullmakt: Autogiro oppdrag innsendt til fristen og som godkjennes i dekningskontroll til morgenoppgjøret blir sendt i konteringsdata innen kl.08:00. Dersom det ikke er dekning på betalers konto for beløp til belastning, vil transaksjonen sendes til ny dekningskontroll til neste oppgjør samme dag. Siste DKO forespørsel er til sluttoppgjøret, hvis fortsatt ikke dekning blir transaksjonen avvist, og rapportert i konteringsdata. Dette er avhengig av om betalingsmottaker har valgt repetering av avviste transaksjoner på sin avtale med banken. Driftsmessige tilpasninger Driftsmessig vil dette medføre endringer hos den enkelte bankkunde/bank. Bankkunder som henter filer manuelt via Nets vil se flere forekomster av filer med samme dato klare til nedlasting. Filene vil være merket med ulike bokstaver for det enkelte oppgjør. Bankkunder som har automatisk overføring via FTP må kontakte Nets for å opprette nye filnavn før mottak av konteringsdata fra flere oppgjør. Dette kan medføre endringer i bankkundens rutiner og må avklares før endring på avtale iverksettes. Nets v/testgruppen kan kontaktes på e-post: payment-test-no@nets.eu for koordinering. Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

18 Endring av avtale Når bankkunden ønsker å endre tidspunkt for levering av konteringsdata kan bekreftelse, sendes til Nets v/ Registerhold på e-post: E-post må inneholde bedriftens organisasjonsnummer, kundeenhetsid og kontonummer. Teknisk tilrettelegging mellom bankkunde/bank og Nets ivaretas av Testgruppen i Nets når den enkelte avtale mottas Fremgangsmåte ved oppstart I god tid før oppstart av rutinen, må produksjonstest foretas og godkjennes av Nets. I de tilfeller betalingsmottaker skal benytte et godkjent regnskapsbyrå som har testet og fått godkjent tjenesten, er det ikke nødvendig å teste. Avtalen og fullmakter må være registrert i Nets før oppstart. Tilrettelegging Betalingsmottakere/regnskapskontorer som har egne regnskapssystemer kan selv velge å tilrettelegge for autogiro, eller alternativt kontakte en programvareleverandør som tilbyr tjenesten. Det bør kontrolleres hvilke funksjonalitet som er tilrettelagt i programvaren Test Nedenfor følger punktvis beskrivelse av hvordan test utføres i Nets. Eventuelle spørsmål kan rettes til Kundetest på e-post: payment-test-no@nets.eu eller Kundeservice e-post: payments-no@nets.eu 1. Avtalen sendes Nets. 2. Avtalen blir registrert når test er godkjent av Nets. 3. Nets v/ testgruppen avklarer på hvilken måte filen skal sendes. 4. Fil med test av betalingskrav og fullmakter bør sendes Nets samtidig. Alle transaksjonstyper som skal benyttes i produksjon må testes. 5. Dersom fullmaktene skal registreres manuelt i Nets, må minimum ett eksemplar sendes sammen med testen. 6. Dersom debet referansenr. skal benyttes i transaksjonen(betalingskravet), må dette også fylles ut på fullmakten. Fullmaktens utforming skal alltid være godkjent av Nets før utsendelse. 7. Testfil fra Nets leveres ihht. avtale, dersom dette er ønskelig. 8. Etter at test er gjennomført vil Nets ta kontakt med kunden for å gi tilbakemelding om resultatet av testen, eventuell ny test avtales. Når test godkjent sendes avtalen til registrering, kunden og banken får e-post om at avtalen er registrert Dette bør kunde vite før oppstart Nets sender korreksjonsskjema til kunden ved oppstart. Korreksjonsskjema for autogiro og følgeseddel for forsendelse bestilles fra Nets v/ Kundeservice på telefon eller e-post: payments-no@nets.eu Bestilling av fullmaktsblanketter Nets BL H Fullmakt for autogiro Nets BL Oppsigelse av autogiro fullmakt Disse blankettene bestilles direkte fra: Bording AS - tlf Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

19 Eksempel på kvitteringslister Autogiro vil produsere følgende lister: L 200 L 226 L L L L L Kvitteringsliste for oversendte filforsendelser. Kvitteringen vil bli produsert i de tilfeller forsendelsesfilen ikke er på BBS format, tom forsendelsesfil eller ugyldig dataavsender. Kvitteringen legges ut i e-nett umiddelbart. Kvittering for innleste forsendelser. Dokumenterer alle godkjente og avviste forsendelser. Denne kvitteringen legges tilgjengelig i e-nett umiddelbart etter at forsendelsen er oversendt Nets. Dataavsender kan laste ned kvitteringen som må kontrollere om forsendelsen er godkjent eller avvist. Som et alternativ kan kvitteringen sendes på e-post til dataavsender eller avtalekunden. De nedenstående listene sendes registrert listemottaker. Listene kan sendes på e- post eller postalt etter hva som er avtalt. Kvittering avviste oppdrag og transaksjoner fra kundeforsendelse Kvittering avregnede oppdrag autogiro. Dokumenterer alle avregnede, godskrevne oppdrag, og spesifikasjon av avviste transaksjoner, transaksjoner til repetering og avviste pr Nets dato. Kvittering for utførte korreksjoner autogiro. Dokumenterer korreksjoner av oppdrag, deloppdrag og transaksjoner foretatt på venteregisteret. Feilliste over avviste fullmakter. Dokumenterer fullmakter som blir avvist ved innlesning i Nets. Varsel om fullmaktsforhold. Dokumenterer nye, endrede og slettede fullmakter. Autogiro vil produsere informasjon til betaler. L Melding om ny fullmakt til betaler Ved opprettelse av en fullmakt eller endringer i et fullmaktsforhold sendes det informasjon til betaler Liste L00200 Kvitteringsliste avviste forsendelsesfiler 200-KVITTERINGSLISTE AVVISTE FORSENDELSESFILER 1)Dataavsender )Innlesningdato )Status etter innlesing AVVIST 4)Feilmeldinger Tom forsendelsesfil: 1. Fil-/data avsender 2. Nets sin innlesningsdato 3. Status AVVIST 4. Feilmelding Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p

20 L KVITTERINGSLISTE FOR INNLESTE FORSENDELSER L226-KVITTERINGSLISTE INNLESTE FORSENDELSER 1)Dataavsender Navn Datasentralen Adresse Poststed 0007 OSLO 2)Dataavsender oppgitt i forsendelse Navn AS Bedriften Adresse Poststed 3211 SANDEFJORD 3)Forsendelsesnummer Innlesningdato 5) )Status etter innlesing GODKJENT Antall transaksjoner Beløp Oppgitt ) Innlest Differanse Direkte remitteringsoppdrag: Antall oppdrag registrert 0 Antall oppdrag sendt til behandling 0 Antall oppdrag avvist 0 AvtaleGiro: Antall oppdrag registrert 0 Antall oppdrag sendt til behandling 0 Antall oppdrag avvist 0 7)Autogiro: Antall oppdrag registrert 2 Antall oppdrag sendt til behandling 1 Antall oppdrag avvist 1 Verdipapirhandel: Antall oppdrag registrert 0 Antall oppdrag sendt til behandling 0 Brukerhåndbok Autogiro v. 2.2 Juli 2013 p