Kjøp av transportordning for biblioteka i Sogn og Fjordane

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Kjøp av transportordning for biblioteka i Sogn og Fjordane Innbydar: Sogn og Fjordane fylkeskommune på vegne av andre oppdragsgjevarar Vald innkjøpsprosedyre: Open anbodskonkurranse etter forskrifta del I og del III Tilbodsfrist: 28. juni 2016 kl

2 INNHALD 1. KORT OM OPPDRAGSGJEVAR OPPDRAGSGJEVAR SIN KONTAKTPERSON TILLEGGSOPPLYSNINGAR ANSKAFFINGA FØREMÅL MED ANSKAFFINGA - NØKKELOPPLYSNINGAR OMFANG VARIGHEIT AVTALEREGLAR KUNNGJERING TIDSPLAN RETTINGAR, TILLEGG ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLAR OG PROSEDYRE FOR KONKURRANSEN OFFENTLEG INNSYNSRETT TEIEPLIKT HABILITET SPØRSMÅL OG SVAR KRAV TIL LEVERANDØREN GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV TILLEGGSFRIST OBLIGATORISKE OG UFRÅVIKELEGE KVALIFIKASJONSKRAV LEVERANDØREN SI ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØREN SI ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING LEVERANDØREN SINE TEKNISKE OG FAGLEGE KVALIFIKASJONAR FORBOD MOT SOSIAL DUMPING ERKLÆRING OM ILO-KONVENSJONANE UNDERLEVERANDØRAR KRAV TIL TILBODET TILBODSFRIST INNLEVERING AV TILBODET ORGANISERING/MAL FOR TILBODET ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBODET ATTERHALD ALTERNATIVE TILBOD TILBOD PÅ DELAR AV OPPDRAGET OM UTGIFTER HANDSAMING AV TILBODET REGISTRERING AV TILBODET TILBODSOPNING AVVISING AV LEVERANDØR AVVISING AV TILBOD AVKLARINGAR RETTING AV OPENBERRE FEIL AVVISTE OG FORKASTA TILBOD AVGJERDA AV LEVERANDØR AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTING EVALUERING AV TILBODA TILDELINGSKRITERIUM NÆRARE OM TILDELINGSKRITERIA... 18

3 8. EVALUERINGSMODELL KONTRAKTSTILDELING GENERELT INNSTILLING PÅ TILDELING AV AVTALE Kort om oppdragsgjevar Sogn og Fjordane fylkeskommune, heretter kalla Oppdragsgjevar, administrerer Sogn og Fjordane Felles Innkjøp(SFFI). SFFI representerer eit samarbeid som består av fylkeskommunen, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, 25 kommunar i fylket, andre offentlege verksemder som Difi, fylkesmannen i Sogn og fjordane og Høgskulen i Sogn og Fjordane. Oversikt over kva kommune/bibliotek som deltek som Oppdragsgjevar i denne konkurransen følgjer av vedlegg 13. For meir informasjon om Oppdragsgjevar, sjå Sogn og Fjordane fylkeskommune ved fylkesbiblioteket innbyr med dette til open anbodskonkurranse i samband med anskaffing av transportordning til biblioteka i Sogn og Fjordane. Avtalen som vert inngått med bakgrunn i utlysing vil vere bindande og obligatoriske for dei deltakande kommunar/verksemder (heretter referert til som deltakarar). Når avtalar er inngått vil den einskilde deltakar sjølv ha ansvar som medkontrahent for gjennomføringa av den del av fellesavtalen som gjeld vedkommande deltakar. Dersom nokon av deltakarane i innkjøpssamarbeidet i løpet av avtaleperioden skulle skilje ut deler av drifta til eigne rettssubjekt (f. eks aksjeselskap, stiftelse el) skal desse ha opsjon på innan rimelig tid å kunne tilknytte seg inngått avtale på opphavlege vilkår. Eventuell utskilling vil kunne redusere leveransens omfang. 1.1 Oppdragsgjevar sin kontaktperson tilleggsopplysningar Namn Telefon E-post Ina Therese Sørfonden ina.sorfonden@sfj.no 2. ANSKAFFINGA 2.1 Føremål med anskaffinga - nøkkelopplysningar Føremålet for utlysinga er å inngå tenesteavtale på kjøp av transportordning for biblioteka i fylket. Fylkesbiblioteket har etter lova høve til å organisere lånesamarbeidet i fylket. Som del av dette har ein innført Samsøk felles søk i bibliotekdatabasane i fylket og arbeider for auka fjernlån av bøker og anna materiale mellom dei ulike biblioteka. Fjernlån er eit samarbeid mellom bibliotek, der biblioteka stiller samlinga si til disposisjon for lånarar ved andre bibliotek, både i fylket og nasjonalt. Ein del av fjernlånssamarbeidet er ei felles transportordning mellom biblioteka. Ei slik transportordning inneber forenkla rutinar, føreseielege transportkostnader, større flyt av media mellom biblioteka, og dermed betre service til lånarane. Forutan transport mellom biblioteka

4 innan fylket vil ei slik transportordning også omfatte sending/transport av bøker og anna materiale til bibliotek utanfor Sogn og Fjordane, både i Noreg og internasjonalt. På bakgrunn av dette ynskjer vi tilbod på ei transportordning mellom biblioteka. Sjå vedlegg 13 for oversikt over dei ulike biblioteka som skal omfattast av avtalen. Her er leveringsdagar og tidspunkt spesifisert. Sjå vidare vedlegg 9 Kravspesfikasjon/tilbodsmal for nærare skildring av tenesta vi etterspør i denne konkurransen. 2.2 Omfang Totalverdien for anskaffinga/avtalen er over EØS-avtalen sin terskelverdi for vare- og tenestekjøp. Truleg har avtalen ein total verdi for heile perioden på om lag kr 5 MNOK millionar. Oppdragsgjevar gjer merksam om at dette er berre er eit anslag og ikkje speglar kva oppdragsgjevar er villig til å betale for varene/tenesta. Alle 26 kommunar i fylket, samt Høgskulen i Sogn og Fjordane (2 bibliotekavdelingar i hhv. Sogndal og Førde) er med i denne konkurransen. Sendingane skal leverast frå/til hovudbiblioteket i kommunen. I følgje tal frå eksisterande leverandør blir det i noverande ordning sendt i gjennomsnitt om lag 3000 einingar i månaden. Ca 70 % blir sendt innan fylket, 30 % ut av fylket. På bakgrunn av at nokre fleire kommunar er med og det er justeringar i stoppestader og frekvens, kan desse tala ikkje leggast til grunn for ny avtale, men det gjev eit anslag å ta utgangspunkt i. 2.3 Varigheit Avtalen trer i kraft når avtalen vert underteikna. Oppstart av leveranse er forventa å skje frå Avtalen gjeld for 2 år frå denne datoen, med opsjon på forlenging av avtalen med eitt år av gongen i inntil 3 år. Totalt vil avtalen kunne gjelde for inntil 5 år. 2.4 Avtalereglar Det vil bli inngått avtale med den tilbydaren som har det beste tilbodet ut ifrå dei tildelingskriteria som er sett opp. Sjå vedlegg 11 Avtalevilkår og vedlegg 12 Standard kontraktsvilkår for etiske krav i offentlige anskaffelser. Konkurransegrunnlaget med vedlegg og tilbod frå valte leverandør vil vere ein del av kontrakten. 2.5 Kunngjering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og TED-basen Tidsplan Framdriftsplanen er rettleiande og ikkje bindande for oppdragsgjevar: Kunngjering i DOFFIN- og TED-databasen Siste frist for spørsmål kl

5 Frist for innlevering av tilbod kl Innstilling på vald tilbydar Veke 26 Karensperiode 10 dagar frå innstillingsbrev er sendt tilbydarane Oppstart av avtale Estimert Vi gjer merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. Vi tek atterhald om eventuelle endringar i framdriftsplanen. 2.7 Rettingar, tillegg eller endring av konkurransegrunnlaget Innan utgangen av tilbodsfristen har Oppdragsgjevar høve til å gjere rettingar, suppleringar og endringar som ikkje er vesentleg i konkurransegrunnlaget, jf. FOA 8-2. Rettingar, tillegg eller endringar skal omgåande verte publisert på Doffin- og TED-databasen. Opplysningar som oppdragsgjevaren gjev på førespurnad frå ein leverandør, vil også bli publisert omgåande til alle dei andre leverandørane. Dersom rettingane, tillegga eller endringane, som er nemnde i første ledd, kjem så seint at det er vanskeleg for leverandøren å ta omsyn til det i tilbodet, skal det fastsetjast ei forlenging av tilbodsfristen. Alle leverandørar skal varslast om forlenginga. Leverandøren har sjølv ansvar for å halde seg oppdatert på dei endringar/korreksjonar til konkurransegrunnlaget som Oppdragsgjevar legg ut på Doffin/TED. Eventuelle endringar av konkurransegrunnlaget, som spesifikasjonar, konkurranseregler, avtalevilkår eller liknande, vil ha gyldigheit framføre tidlegare motteke konkurransegrunnlag. 3. REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Reglar og prosedyre for konkurransen Konkurransen er regulert av lov om offentlige innkjøp av 16. juli 1999 med tilhøyrande forskrift. Konkurransen følgjer reglane i del I og del III i forskrifta. Anskaffelsen vert gjennomført som Open anbodskonkurranse i samsvar til del III i forskriftene til Lov om offentlige anskaffelser 14-1(1). Dette er ein anskaffingsprosedyre som opnar for at alle interesserte leverandørar kan gje tilbod. Meir informasjon om korleis selje til det offentlege finst blant anna på Nærings- og fiskeridepartementet sine nettsider: og på Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sine sider: Etter at tilboda er motteke vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifikasjonskrava i konkurransen. Det blir deretter gjort ei evaluering av tilboda til dei leverandørane som er kvalifiserte. Ved denne kjøpsforma, kan det ikkje gjennomførast forhandlingar om tilboda. Det kan berre gjennomførast samtaler for å opplyse eventuelle uklarhetar eller for å få tilleggsinformasjon.

6 3.2 Offentleg innsynsrett Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av gjev rett til å gjere unnatak frå offentleg innsyn for tilbod og protokoll inntil valet av leverandør er gjort ( 23 3.ledd). Etter dette er tilboda offentleg tilgjengelege. Det skal imidlertid gjerast unntak for teiepliktigbelagde opplysningar etter forvaltninglova 13, jf. Offentleglova 13, jf. også FOA 3-6. Tilbydar må sjølv vurdere, og eventuelt merke tekst og opplysningar i tilbodet som vert oppfatta som drifts- og forretningstilhøve som ein meiner det vil vere behov for å halde hemmeleg. I slike tilfelle skal tilbydar også levere ein versjon av sitt tilbod der slike opplysningar er sladda. I tillegg skal leverandør ha fylt ut vedlegg 1 Mal for teiepliktige opplysningar, der teiepliktige opplysningar som går fram av tilbodet skal identifiserast og grunngjevast. Vedlegget skal leggast ved tilbodsbrevet. Oppdragsgjevar har ei sjølvstendig plikt til å vurdere om opplysningane kan haldast hemmeleg med heimel i offentleglova 13, jf. FOA 3-6. Kva som er slike forretningsforhold, sjå punkt om teieplikt, pkt Teieplikt Oppdragsgjevar og hans tilsette pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske installasjonar, framgangsmåtar eller drifts- og forretningstilhøve som det vil vere grunnlag for å halde hemmeleg av konkurransemessige omsyn (jf. fvl. 13). 3.4 Habilitet Reglane om habilitet jamfør forvaltningslova 6 til 10 og kommunelova 40 nr. 3 gjeld ved behandling av saker som er knytt til denne konkurransen. 3.5 Spørsmål og svar Dersom leverandørane finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkelig rettleiing, kan dei skriftlig (på e-post) be om tilleggsopplysningar av Oppdragsgjevar. Spørsmål må vere stilt innan fristen i tabell i pkt 2.6. Spørsmål om tilleggsopplysningar skal merkast: Transportordning for biblioteka i Sogn og Fjordane og sendast til Oppdragsgjevars kontaktperson pr e-post. jf.pkt 1.1. Dersom det vert oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette vert formidla på e-post til Oppdragsgjevar sin kontaktperson. Sjå elles punkt 2.7 om rettingar og supplering av konkurransegrunnlaget nedanfor. 4. KRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Føremålet med å stille krav til leverandørane sine kvalifikasjonar er å sikre at leverandørane er i stand til å oppfylle ei eventuell avtale og såleis Oppdragsgjevar sitt føremål med anskaffinga. Leve-

7 randør kan bli avvist dersom dokumentasjon og referansar viser at dette ikkje er sannsynleg, jf. foa Dersom leverandøren er klar over at opplysningane det er bede om under kvalifikasjonskrava kan gje uvisse om leverandøren si evne til å oppfylle ei avtale, bør relevant tilleggsinformasjon leggast ved tilbodet. Det må gå klart fram av leverandør sitt tilbod kva kvalifikasjonskrav den vedlagte tilleggsinformasjonen knyter seg til. Alle kvalifikasjonskrav må vere oppfylt for at leverandør skal bli kvalifisert og få sitt tilbod evaluert. Dersom kvalifikasjonskrava ikkje er oppfylt vil leverandør bli avvist. Leverandøren sin dokumentasjon vert vurdert opp mot kvalifikasjonskrava i pkt. 4.3 flg. 4.2 Tilleggsfrist Dersom ein eller fleire leverandørar ikkje har levert skatteattest eller annan etterspurt dokumentasjon tilgjengeleg i offentlege registre, kan Oppdragsgjevar fastsetje ein kort tilleggsfrist for ettersending av desse dokumenta, jf. FOA Dersom dokumentasjon for kvalifikasjon etterspurt i medhald av 21-3, ikkje er levert innan, tilleggsfrist, skal leverandøren avvisast, jf. FOA (1) bokstav a. 4.3 Obligatoriske og ufråvikelege kvalifikasjonskrav Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha ordna forhold m.o.t. innbetaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Skatteattestar for skatt og mva. Attestane skal ikkje vere eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist. Med skatteattest meinast: For norske leverandørar: Attestane kan tingast hjå Altinn.no Leverandør må ha godkjend transportløyve for den type transport som skal utførast. Dersom slikt løyve ikkje ligg føre ved tilbodsfrist, må tilbydar legge fram dokumentasjon på at vilkåra for løyve er tilstades. Det blir stilt krav om at løyve må vere på plass ved avtaleoppstart. For utanlandske leverandørar: Utanlandske leverandørar må leggje fram tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. Kopi av transportløyve eller Dokumentasjon på at alle vilkår for løyve er innfridd, herunder krav om god vandel, eller Grunngjeving for at krav til løyve ikkje gjer seg gjeldande for val av transportmiddel. Sjå statens sine nettsider for ytterlegare informasjon: Dersom slikt løyve ikkje er påkravd som følgje av val av transportmiddel, skal dette opplysast. Det følgjer av FOR

8 yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportforskriften) 2 bokstav a) at den som mot vederlag vil drive godstransport med motorvogn eller motorvogn med tilhengar med tillatt totalvekt over 3500 kg, må ha løyve frå vedkommende løyvemyndighet. Oppdragsdrivar vil understreke at det ikkje er eit krav i konkurransen om å nytte motorvogn med tillatt totalvekt over 3500 kg, dersom transporten kan utførast med anna type motorvogn. 4.4 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Det vert stilt krav om at leverandøren har eit lovleg etablert føretak. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Norske selskap: Firmaattest frå Føretaksregisteret (ikkje eldre enn 6 månader). Utanlandske selskap: Stadfesting på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrevet i lovgjevinga i den stat der leverandøren er etablert. 4.5 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha økonomisk kapasitet til å kunne oppfylle avtalen. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Oppdragsgjevar vil evaluere på bakgrunn av rekneskapstal og nøkkeltal registrert i Proff Forvalt (innloggingssider). Alle selskap som har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret, vil vere registrert i Proff Forvalt. Leverandør vert bedt om å sjekke om det ligg slik informasjon i Proff Forvalt ( Leverandørar som ikkje har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret og på den måten ikkje heller er registrert i Proff Forvalt, eller som ikkje oppfyller karakterkrava, kan godtgjere sin økonomiske og finansielle kapasitet med bank-/ morselskapsgarantiar, relevant ansvarsforsikring og/eller utdrag frå årsrekneskap.

9 Oppdragsgjevar vurderer ein bank-/ morselskapsgarantiar eller relevant ansvarsforsikring som egna, dersom dokumenta dekkjer Oppdragsgjevar sin økonomiske risiko når leverandøren sjølv ikkje har økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle avtalen. Med Oppdragsgjevar sin økonomiske risiko meinast økonomisk tap som skuldast manglande avtaleoppfylling. Dersom selskapet ikkje har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret: legg ved rekneskap, årsrapport og nøkkeltal for dei to siste åra. Vi minnar om foa (2) om å støtte seg på anna føretaks kapasitet. Dersom leverandør av gyldige grunnar ikkje kan framlegge dokumentasjon som etterspurt, kan han leverandør godtgjere sin økonomiske og finansielle stilling med eit kvart anna dokument. Leverandør har risiko for at dokumentet er eigna til å dokumentere tilstrekkeleg økonomisk og finansiell kapasitet.

10 4.6 Leverandøren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha erfaring frå tilsvarande oppdrag. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Oversikt over samanliknbare referanseoppdrag som leverandør har utført i løpet av dei siste 3 åra. Minst 2 av oppdraga skal vere for storkundar. Med storkunde er meint å også omfatte ordningar der fleire kundar, som åleine ikkje kan reknast som storkunde, har gått saman for å samordne transportordning. Det skal opplysast om: 1. Kunden sitt namn 2. Verdi per år 3. Kort om innhald 4. Tidspunkt 5. Kontaktperson referanse (namn, telefon og e- post). 6. om delar av oppdraget er utført av underleverandør Leverandøren skal ha god evne både fagleg, teknisk og kapasitetsmessig, til å gjennomføre oppdraget. Kontaktpersonar vil berre bli kontakta ved behov. Bruk vedlegg 3 Referanseskjema. Dersom leverandøren støttar seg på andre leverandørar for å oppfylle kravet, gjeld dokumentasjonskravet for desse leverandørene tilsvarande. På dette punktet skal det leverast ei liste over leverandøren sine samla leveransar. Det skal berre gjerast ei vurdering av mengda og relevansen på erfaringane under dette kriteriet, og ikkje tredjeparts syn på / vurdering av leveransane. Ei oversikt over leverandøren sin gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av dei siste tre åra. Bruk vedlegg 4 mal for fagleg og bemanningsmessig oversikt. Leverandøren skal gjere greie for korleis leverandør tenker å sikre kapasitet med riktig kompetanse gjennom heile avtaleperioden inkludert feriar og sjukdom. Oversikt over selskapet si totale bemanning per tidspunkt for tilbodsinnlevering, kva det kjem fram informasjon om relevant utdanning og arbeidserfaring. Bruk vedlegg 4 mal for fagleg og bemanningsmessig oversikt

11 Merk at malen er standard, mtp. Inndeling av utdanning og arbeidserfaring. Oversikt over materiell tilbydardisponerer over til gjennomføring av oppdraget. Bruk vedlegg 14 Materielloversikt. Det vert presisert at det på dette kravet berre skal vurderast leverandøren sin samla kapasitet og kompetanse og at det ikkje skal leggjast frem CV-ar her. Oppdragsgjevar skal med dokumentasjonen kunne gjere seg opp ei meining om leverandøren har god gjennomføringsevne slik at kompetansen som dokumenterast må være relevant for dei kontraktsområda leverandør tilbyr på.

12 Leverandøren må ha eit velfungerande kvalitetssikringssystem. Leverandøren skal seinast 2 år etter avtaleoppstart ha eit tilfredssillande miljøleiingssystem for sitt arbeid med å avgrense verksemda sin miljøpåverknad. Verksemda i denne konteksten er arbeid i tilknyting til transporttenesta som skal ytast. Vi ber om ei utgreiing om kvalitetssikringssystem og eventuelt vedlagt sertifiseringer av selskapet sitt kvalitetssikringssytem. Bruk Vedlegg 7 Eigenerklæring Kvalitetssikringssystem / Internkontrollsystem Dersom leverandøren er sertifisert etter ISO 9001 eller tilsvarande kvalitetssikringssertifisering, er det tilstrekkeleg å legge ved kopi av gyldig sertifikat i tillegg på svar på spørsmål 1 og 5 i eigenerklæringa. For verksemder som har eit miljøleiingssystem per tilbodsfrist: Som bevis for tilbydars tekniske evner, skal det leggast fram oversikt over relevante miljøleiingstiltak som kan nyttast ved utføringa av avtalen. Oversikten skal skildre korleis tilbydar leiar og utviklar sitt arbeid med å avgrense verksemda sin miljøpåverknad, inkludert skildring av verksemda sin miljøpolicy, miljømål og årleg miljøhandlingsplan/miljøforbetringsprogra m, rapportering og oppfølging av uønska miljøhendingar. Dersom dette inngår som ein del av verksemda sitt kvalitets- og miljøleiingssystem i samsvar med ISO 14001, eller har attestar frå t.d. EMAS eller Miljøfyrtårn, er det tilstrekkeleg å legge ved kopi av gyldig attest. Oppdragsgjevar godtek også tilsvarande attestar frå tilsvarande organ i andre medlemsland og bransjar. Merk: miljøsertifisering er ikkje eit krav, men ein måte å dokumentere at tilbydar oppfyller kvalifikasjonskravet. For verksemder som ikkje har eit miljøleiingssystem per tilbodsfrist: Plan som skildrar korleis og når dette skal bli gjennomført, med stadfesting om at tilbydar vil oppfylle kravet om å ha på plass eit tilfredsstillande miljøleiingssystem. Bruk vedlegg 15 Miljøerklæring og legg ved relevant informasjon i tråd med dokumentasjonskrava ovanfor. 4.7 Forbod mot sosial dumping

13 Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlege avtalar gjeldande frå er det forbod mot sosial dumping i offentlege innkjøp, her under krav til arbeidsstandardar og forsvarleg arbeidsmiljø. Arbeidstakarane skal vere sikra normale lønns- og arbeidsvilkår. Dette gjeld også for arbeidstakarar hjå eventuelle underleverandørar som direkte medverkar til å oppfylle avtalen. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Leverandør skal legge ved stadfesting på at arbeidstakarane hjå tilbydar og eventuelle underleverandørar som direkte medverkar til å oppfylle avtalen, er sikra lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrifta 5. Eigenerklæring vedrørande tarifflønnskrav, jf. vedlegg 5. På område dekka av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal lønns- og arbeidsvilkår ver ei samsvar med gjeldande forskrifter. På område som ikkje er dekka av slik forskrift, skal lønns- og arbeidsvilkåra vere i samsvar med gjeldande landsomfattande tariffavtale for den aktuelle bransje. 4.8 Erklæring om ILO-konvensjonane Oppdragsgjevar sine kvalifikasjonskrav: Våre leverandører og avtalepartnarar skal respektere grunnleggande krav til menneskerettar, arbeidstakarrettar og miljø. Leverandør pliktar difor å sjå til og systematisk følgje opp at framstillinga av produkt nytta i produksjonen og leveransen av denne avtalen skjer i tråd med ILO-konvensjonane nr. 87, 98, 29, 100, 138 og 182. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krava er oppfylte: Leverandør skal fylle ut eigenerklæring om at han har gjort seg kjend med og systematisk følgjer opp at det mellom anna ikkje vert nytta barnearbeid i framstilling av produkta som vert nytta i forbindelse med levering av tenesta. Bruk vedlegg 6 Eigenerklæring ILOkonvensjonane. Dersom leverandør brukar underleverandørar for å oppfylle delar av denne avtalen, er leverandør forplikta til å vidareføre og bidra til at desse krava vert etterlevd hjå sine underleverandørar. 4.9 Underleverandørar Hovudleverandør kan knyte til seg underleverandørar og såleis støtte seg på anna føretaks kvalifikasjonar både når det gjeld økonomisk og finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglege kvalifikasjo-

14 nar som er kravd i konkurransen, jf. FOA Det er likevel hovudleverandør som er ansvarleg ovanfor oppdragsgjevar og har leveranse- og rapporteringsansvar. Leverandøren skal i slike tilfelle dokumentere at han har tilgang på og rådigheit over desse andre føretaka sin kapasitet. Vi ber om at følgjande vert opplyst om i dykkar tilbod, dersom de planlegg å støtte dykk på anna føretak sin kapasitet: - kort skildring av underleverandørane og kva del/ delar av oppdraget underleverandør skal utføre. - For underleverandørar gjeld same krav til kvalifikasjonar som for hovudleverandør og dette må såleis dokumenterast ved innlevering av tilbodet. o Dersom leverandøren ynskjer å støtte seg på underleverandørar for å oppfylle krava til tekniske og faglege kvalifikasjonar må underleverandørane sine kvalifikasjonar dokumenterast i tråd med dokumentasjonskrava i punkt o For krav økonomiske og finansiell kapasitet, syner vi til omtale under pkt I tillegg må det ligge føre ein forpliktingserklæring, sjå vedlegg 8 Forpliktingserklæring. - Oppdragsgjevar legg til grunn at tilbydar har gjort naudsynte undersøkingar og forsikringar med underleverandør i forbindelse med at eigenerklæring om ILO-konvensjonane vert signert og levert ved tilbodet. - Når det gjeld krav om forbod om sosial dumping i offentlege kontraktar, tek oppdragsgjevar atterhald om høve til å kontrollere at underleverandør følgjer forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlege avtalar gjeldande frå , undervegs i avtalegjennomføringa. Med omgrepet underleverandør meiner vi her leverandørar som trer inn i avtalen på vegne av hovudleverandør. 5. KRAV TIL TILBODET 5.1 Tilbodsfrist Tilboda må vere komne fram til Oppdragsgjevar innan tilbodsfristen som går fram av tabell i punkt 2.6. Leverandør må sjølv bere det fulle ansvaret for at tilboda er mottekne innan den nemnte fristen, og ein oppmodar til å følgje opp dette dersom ein nyttar tredjepart til levering av tilbodet. Tilbod som ikkje er levert til rett tid vil bli avvist. 5.2 Innlevering av tilbodet Tilbodet 1. Tilbodet skal vere på norsk. 2. Tilbodet skal vere skriftleg og innehalde eit tilbodsbrev som skal vere datert og underteikna av person med rett fullmakt. 3. Ved innlevering av tilbod må komplett namn og adresse som er registert på vedkomande firma oppgjevast. I tillegg skal det opplysast registreringsnummer frå firmaregisteret i Brønnøysund. Benytt tabell i kravspesifikasjon, vedlegg 9

15 4. Tilbodet må tydeleg opplyse at leverandør vedstår seg tilbodet i 3 månader frå tilbodsfrist. Bruk tabell i kravspesifikasjon, vedlegg 9 5. Tilbodet skal innehalde alle opplysningar som denne tilbodsinnbydinga stiller krav om, og følgje oppsett i punkt 3.2 nedanfor. Det er viktig at tilbodet er utforma i samsvar med konkurransegrunnlaget. 6. Ufullstendige tilbod kan bli forkasta. Tilbod som avvik frå disposisjon og ikkje inneheld dei opplysningar, oppgåver m.m. som det er bedt om kan avvisast. 7. Tilbodet skal vere organisert i hard ringperm og merka: Tilbod transportordning for biblioteka i Sogn og fjordane. Levering 8. Tilbodet kan leverast direkte, med bod eller sendast med post til leveringsadressa, jf. pkt Innpakking, lukking og merking av tilbodet skal gjerast på ein slik måte at tilbodet kan bevarast fortruleg fram til tilbodsopninga. Dersom tilbodet ikkje er merka slik at Oppdragsgjevar har kunne halde dei fortruleg, vil tilbodet verte avvist. 10. Det skal leverast eitt komplett papireksemplar av tilbodet. 11. Komplett tilbod skal i tillegg leverast på elektronisk medium (CD/minnepenn) og merka med leverandør sitt namn. Dersom papirdokumentet og det elektroniske dokumentet ikkje samsvarar, vert papirdokumentet lagt til grunn. 12. Sladda versjon av tilbodet, jf. punkt 2.4. Dokumentet skal leverast elektronisk på same medium som ovanfor i punkt 11. For sladda informasjon skal det leggast ved grunngjeving, sjå vedlegg 1 - teiepliktige opplysningar. 13. Tilbod levert per e-post vil ikkje verte akseptert. 5.3 Organisering/mal for tilbodet For å sikre alle leverandørane lik og rett behandling er det avgjerande at tilboda er organisert på same måte. Dokumenta skal bindast inn i ringperm eller mappe og separerast med skiljeark som nummererast som angitt i tabellen nedanfor. Ver merksam på at mangelfull utfylling kan føre til avvising av tilbodet. Skiljeark 1 Skiljeark 2 Tilbodsbrev: Tilbodsbrevet skal vere datert, underteikna og stempla med firmaet sitt namn. Tilbodsbrevet skal også vedleggast oversikt over teiepliktige opplysningar, jf.pkt Bruk vedlegg 1 Tilbodsbrevet skal også vedleggast atterhald, jf. pkt Bruk vedlegg 2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, jf. punkta: 7.3 Obligatoriske krav til leverandør 7.4 Leverandøren si organisatoriske- og juridiske stilling 7.5 Leverandøren si økonomiske- og finansielle stilling 7.6 Leverandøren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar. Nytt mellom anna mal, vedlegg 3, 4, 14 og Sosial dumping. Bruk mal, vedlegg Eigenerklæring dei grunnleggande ILO-konvensjonane. Bruk mal, vedlegg Eigenerklæring kvalitetssikringssystem, sjå vedlegg Eventuell forpliktingserklæring frå underleverandør. Bruk mal, sjå vedlegg 8. Skiljeark 3 Dokumentasjon i samband med tildelingskriterium, kvalitet, jf. pkt : Svar på kravspesifikasjon, vedlegg 9. Skiljeark 4 Dokumentasjon i samband med tildelingskriterium Pris, jf og Detaljert pristilbod, vedlegg 10.

16 5.4 Endring og tilbakekalling av tilbodet Tilbodet kan tilbakekallast eller endrast inntil tilbodsfristen går ut. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå på som eit nytt tilbod, og skal utformast i samsvar med punkt 5.2 og 5.3. Endra tilbod vert ikkje returnert. 5.5 Atterhald Eventuelle atterhald skal gå klart fram og organiserast under skiljeark 1. Eventuelle atterhald skal være presise og eintydige slik at Oppdragsgjevar kan vurdere desse utan kontakt med leverandøren, bruk vedlegg 2. Atterhald som ikkje let seg kostnadsrekne av Oppdragsgjevar, vil kunne føre til at tilbodet vert vurdert som ufullstendig og bli avvist. Det er ikkje høve til å ta atterhald mot grunnleggande element i konkurransegrunnlaget. Slike atterhald vil føre til at tilbodet vert forkasta. 5.6 Alternative tilbod Alternative tilbod vert ikkje akseptert. 5.7 Tilbod på delar av oppdraget Det er ikkje høve til å levere tilbod på deler av oppdraget ut over den inndelinga som er satt i punkt 1.4 flg. 5.7 Om utgifter Det vil ikkje bli gitt noko form for honorar eller utgiftsdekning for utarbeiding av tilbod. 6. HANDSAMING AV TILBODET 6.1 Registrering av tilbodet Tilboda skal påførast tidspunkt for mottaking etter kvart som dei kjem inn. På oppmoding skal Oppdragsgjevaren skriftleg stadfeste når eit tilbod er motteke. 6.2 Tilbodsopning Opninga vil bli gjort av minst to representantar frå Oppdragsgjevar. Leverandørar har ikkje høve til å vere til stades under tilbodsopninga. Tilboda vert protokollført. 6.3 Avvising av leverandør Oppdragsgjevar kan ha plikt til å avvise leverandørar som ikkje oppfyller dei fastsette og kunngjorde kvalifikasjonskrava. Oppdragsgjevar kan avvise leverandørar som ikkje har sendt inn anna etterspurt dokumentasjon. Sjå reglane i FOA Sjå reglane i FOA (1). 6.4 Avvising av tilbod Oppdragsgjevar kan ha plikt til å avvise tilbodet i enkelte tilfelle. I andre tilfelle kan oppdragsgjevar avvise tilbod. Vi viser til FOA for reglar kring avvising av tilbod.

17 6.5 Avklaringar Etter tilbodsfristen er det ikkje tillate å endre tilboda eller prøve å endre tilboda gjennom forhandlingar. Det er høve til å gjere visse avklaringar kring tilbodet. Reglane for slike avklaringar går fram av FOA kapittel Retting av openberre feil Dersom Oppdragsgjevar vert merksam på openberre feil i tilbodet, skal desse rettast dersom det ikkje er tvil om korleis feilen skal rettast. 6.2 Avviste og forkasta tilbod Avviste og forkasta tilbod vil ikkje bli returnerte. 7. AVGJERDA AV LEVERANDØR 7.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevar kan avlyse konkurransen dersom sakleg grunn ligg føre, til dømes ved bortfall av planlagt finansiering eller manglande godkjenning frå politisk hald. Oppdragsgjevar kan forkaste alle tilboda dersom resultatet av konkurransen gjev sakleg grunn for det. Oppdragsgjevar skal i så fall gje skriftleg melding med ei kort grunngjeving av årsaka til avlysinga/totalforkastinga. Forkasta tilbod vil ikkje bli returnert til leverandør. 7.2 Evaluering av tilboda For kvalifiserte leverandørar blir tilboda evaluert og val av leverandør skjer på grunnlag av kva for tilbod som er økonomisk mest fordelaktig, basert på kriteria som er brukt i pkt Tilboda vert evaluert i samsvar med vilkåra i forskrift om offentlege anskaffingar. 7.3 Tildelingskriterium Oppdragsgjevar vil velje det økonomisk mest fordelaktige tilbodet ut frå følgjande kriterier: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet på utføring av transporttenesta 30 % A-krav må vere oppfylt for at tilbodet skal bli evaluert. Grad av skildra leveranse på E- krav i kravspesifikasjonen, vedlegg 9, utløyser poeng jf. evalueringsmodell i pkt. 8. Det vert understreka at vurderinga som bli gjort under dette kriteriet ikkje er samanfallande med vurderinga som vert gjort under kvalifikasjonskravet «Leverandøren skal ha god evne både fagleg og bemanningsmessig, til å gjennomføre oppdraget» og «Leverandør må ha erfaring frå tilsvarande oppdrag». Pris 70 % Fyll ut prisskjema, vedlegg 10

18 7.4 Nærare om tildelingskriteria Krav til transporttenesta Transporttenesta skal vere enkel, sikker og funksjonell for biblioteka. Alle stoppestadar skal få levert tenester av lik kvalitet. Bruk vedlegg 9 for utfylling av tilbod. I den grad eksterne vedlegg er naudsynt, må vedlegga ha ei tydeleg henvising til kva krav vedlegget er meint å svare på. Vedlegga skal leggast der det naturleg høyrer under, jf. oppsett i punkt Pris Leverandørar skal prise sine tenester i prisskjema, Excel vedlegg 10. Prisen på tenesta skal vere gitt som ein fast sum per år. Prisen skal vere fast i avtaleperioden, og uavhengig av volum som blir sendt/transportert. Ein ynskjer i tillegg ein snittpris per bibliotek dersom transportfrekvensen vert auka med eit ekstra besøk per veke, eller redusert. Snittprisen skal vere den same for alle avtalebiblioteka. Snittprisen skal vere uavhengig av det tal på bibliotek som eventuelt ynskjer eit ekstra besøk per veke. Totalpris skal omfatte alle sider av oppdraget. Alle prisar skal gjevast i NOK og vere eksklusiv meirverdiavgift, og vere inkludert skattar, andre avgifter, fraktgebyr og andre gebyr. Den innbyrdes vektinga av årspris og snittpris er ikkje fastsett på tidspunkt for kunngjeringa men vil bli bestemt av oppdragsgjevar før opning av tilboda. 8. Evalueringsmodell Ved evalueringa vil det for kvart av dei 2 kriteria bli sett karakter. I karaktersettinga vert det nytta ein skala frå 0 10 poeng, der 10 er beste score. Poengsummen som blir gitt for tildelingskriteriet «kvalitet» blir basert på tal poeng multiplisert med kriteriet si vekt (prosent), jf tabell. pkt Evalueringa av tildelingskriteriet kvalitet vert gjort skjønnmessig der det beste tilbodet får karakter 10. Dei andre tilboda vert gitt skjønnsmessige karakterar lågare enn 10 slik at det speglar Oppdragsgjevar si vurdering av tilbodet sine relative eigenskapar i forhold til det beste tilbodet Evalueringa av pris vert gjort ved ein lineær tilnærmingsmetode. Evalueringsmetoden blir gjennomført på ein slik måte at poengsetting sikrar at relevante prisforskjellar mellom tilboda vert spegla i dei poenga som tilboda får. Ved store prisskilnader vil vi vurdere å nytte forholdsmessig metode. NB! Det er leverandøren sin rett og plikt å sjå til at det vert sendt med relevant dokumentasjon, som gjer Oppdragsgjevar i stand til å vurdere tilbodet i forhold til dei oppgjevne tildelingskriteria. Leverandørar som ikkje legg ved etterspurt dokumentasjon kan verte tildelt eit lågare poengtal under dei einskilde tildelingskriteria. 10. KONTRAKTSTILDELING 10.1 Generelt Det vert inngått avtale i samsvar med avtalevilkåra i vedlegg 11 og 12 med ein leverandør som samla har det mest fordelaktige tilbodet for dei etterspurte leveransane, jf. pkt.1, ut frå dei krav som er stilt til tenesta og prisen som vert tilbydd.

19 10.2 Innstilling på tildeling av avtale Oppdragsgjevar si avgjerd om kven som får tildelt avtale, skal vere skriftleg, og sendast alle deltakarane samstundes i rimeleg tid, minst 10 dagar, før avtale vert inngått. Med avtale vert inngått meiner ein tidspunktet då begge partar underteiknar avtalen. Meldinga skal innehalde ei grunngjeving for valet og gje ein frist for eventuell innlevering av klage over vedtaket. Dersom det ikkje kjem inn klager innan klagefrist som er oppgitt i brev, forventar Oppdragsgjevar at uaktuelle leverandørar respekterer utfallet og avstår frå aktivt sal til Oppdragsgjevar sine einingar.