Konkurransegrunnlag Rammeavtale for produksjon av film og animasjon for Lånekassen. for anskaffelse av. Konkurranse med forhandling

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av RAMMEAVTALE FOR PRODUKSJON AV FILM/ANIMASJON FOR LÅNEKASSEN Konkurranse med forhandling Etter forskriftens del II Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: Side 1 av 14

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Tema og hensikt med filmene Inspirasjon Oppdragsbeskrivelse Film 1 Elektronisk signering av låneavtale (Tema A) Film 2 - Omgjøringsordningen tidslinje og tips til de som fullfører utdanning (Tema B) Tekniske krav til produksjonene Rettigheter til sluttproduktet Informasjon om anskaffelsesprosessen Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Tilbudets innhold Kvalifikasjonskriterier Skatteattester HMS-erklæring Økonomisk stilling Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet Leverandørens kompetanse og erfaring Tildelingskriterier Kvalitet på leveransen Gjennomføringsdyktighet Pris Forbehold til Konkurransegrunnlaget Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Eiendomsrett Forhandlinger Konfidensialitet Alternative tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg...13 Side 2 av 14

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører konkurranse med forhandling med sikte på å inngå rammeavtale med én leverandør for kjøp av film- og animasjonsproduksjoner. Lånekassen lanserer våren 2013 nye rutiner for behandling av søknader om stipend og lån og nye måter for utsending og signering av avtale om støtte (gjeldsbrev). Noen av disse prosessene er komplekse og vi har behov for å presentere dem i andre formater enn tekst. Vi ønsker derfor å inngå rammeavtale med en leverandør som har kompetanse på produksjon av korte filmer og animasjoner. I første omgang er det aktuelt å produsere 2-3 korte filmer/animasjoner i 2013, og deretter kan det være aktuelt med 1-3 produksjoner per år for Lånekassen i avtaleperioden. Lånekassen understreker at det er behovet for nye produksjoner og tildelte budsjettmidler som vil være styrende for oppdragsmengden i avtaleperioden. Lånekassen kan dermed ikke garantere noe minsteuttak ut over de to første filmene/animasjonene som skal gjøres våren Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Lånekassen etterspør iht. dette Konkurransegrunnlaget. Prosessen gjennomføres som konkurranse med forhandling slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Dette dokumentet (heretter Konkurransegrunnlaget) gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og er sentralorgan for utdanningsstøtteordningen som er regulert ved lov av nr 37; Lov om utdanningsstøtte (Utdanningsstøtteloven). Lånekassen er et statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og forvalter en kapital på ca. 119 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, fordelt på ca i tildelingsfasen og ca tilbakebetalere. Lånekassen har i dag i overkant av 300 ansatte, som er fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. Lånekassens kommunikasjonsavdeling holder til på hovedkontoret i Oslo. For mer informasjon om Lånekassen, se Lånekassen har igangsatt en omfattende modernisering av virksomheten for å oppnå bedre kundeservice, større effektivitet og fornye de sentrale IKT-løsningene. Målene for moderniseringen, høykvalitetsalternativet og kjernelånekassen er nærmere beskrevet i St.meld. nr. 12 ( ) Modernisering av Statens lånekasse for utdanning. Stortingsmeldingen er tilgjengelig på 3. Presentasjon av anskaffelsen 3.1 Tema og hensikt med filmene Lånekassen lanserer våren 2013 nye rutiner for behandling av søknader om stipend og lån samt nye måter for utsending og signering av avtale om støtte (tidligere gjeldsbrev). I 2014 skal vi etter planen lansere nye rutiner for de som betaler tilbake studielånet. Noen av disse rutinene er komplekse og vil kunne være vanskelig for kundene våre å få forståelse for gjennom tekstlig materiale. På bakgrunn av dette har vi behov for å presentere dem i andre formater Side 3 av 14

4 enn tekst, og ser for oss at det kan være aktuelt å framstille de nye rutinene gjennom visning av for eksempel animasjon/film, tekstplakater, kombinert med voice-over og liknende presentasjonsmåter. Basert på de endringer og ønskede tema som vi nå kjenner til har vi satt opp en oversikt over de temaer som kan være aktuelle for fremstilling gjennom film/animasjon. Aktuelle tema for fremstilling gjennom film/animasjon: A. Mange av Lånekassens kunder har de siste årene valgt bort muligheten for elektronisk signering av gjeldsbrev, fordi ordningen til nå har vært noe krevende og krevd ekstra utstyr (kortleser). Nå er ordningen endret, og gjeldsbrev/avtale om støtte kan signeres med BankID, noe som betyr at det blir enkelt å signere elektronisk for alle som allerede har BankID. Lånekassen har som mål at flest mulig kunder skal signere avtale om støtte elektronisk, og for å få kundene til å gjøre dette må de informeres om hvor enkelt de nå kan signere elektronisk. Tema som er aktuelt for film/animasjon er: Lese vedtaket om støtte på lanekassen.no (Dine sider) og signere avtale om støtte (gjeldsbrev) med BankID eller Buypass. B. Det meste av den støtten studentene får fra Lånekassen blir i første omgang utbetalt som lån. Deler av lånet blir i ettertid omgjort til stipend når/hvis de har bestått eksamen og ligningen viser at de ikke har tjent for mye. En endring av regelverket gjør at det fra 2013 kommer til å ta lengre tid for studenten å få svar på hvor mye av lånet han/hun får omgjort til stipend. For de som avslutter utdanningen er det viktig å forklare hvordan de skal forholde seg til en betalingsplan som har et lånebeløp som er større enn hva det mest sannsynlig kommer til å være etter omgjøringen. Tema som er aktuelt for film er: Vise prosessen med omgjøring av stipend til lån. C. For videregående elever: Hvordan og når får jeg pengene? D. Foreldrestipend når søker jeg og hvor mye får jeg? E. Ulike støtteordninger hvor mye får jeg? F. Nye ordninger for nedbetaling av studielån Hensikten med filmene/animasjonene Lånekassen ønsker å gi kundene våre god informasjon og service, for å skape trygghet og forutsigbarhet i kundeforholdet Lånekassen ønsker å redusere kundens behov for å ringe eller sende e-post til oss ved å øke selvbetjeningen For produksjonen av film/animasjon som omhandler signering av avtale om støtte med BankID eller Buypass er målet å få flest mulig til å velge elektronisk signering når de får spørsmål om dette i nettsøknaden. Målgruppe Filmene skal rette seg mot ulike målgrupper (definert etter studiesituasjon og alder): - Elever på videregående skole - Elever på folkehøyskole - Studenter på høyere utdanning (i Norge og utlandet) - Tilbakebetalere (de som er ferdig med utdanningen og som betalere tilbake studielånet) Lånekassen har som nevnt totalt rundt aktive kunder, som enten mottar støtte til utdanning eller betaler tilbake studielån etter endt utdanning, og som således vil være målgruppe for de ulike filmene/animasjonene. Distribusjon Foreløpig plan med formidling av produksjonene er at de skal vises på digitale kanaler hvor de ulike målgruppene nås. Dette er blant annet lanekassen.no (ca. 6 millioner besøk per år), på nettsidene til skoler, høyskoler og universiteter. Filmene vil i tillegg distribueres via Vimeo, YouTube og Facebook. Side 4 av 14

5 3.2 Inspirasjon For å gi leverandørene et bilde av hva slags produksjoner Lånekassen ser for seg at kan lages har vi satt opp en liste over filmer som illustrerer noen eksempler på dette: Oppdragsbeskrivelse Lånekassen vil inngå rammeavtale med en leverandør som skal være Lånekassens prefererte leverandør på produksjon av filmer/animasjoner. Leverandøren skal være totalleverandør og bistå Lånekassen i hele produksjonsløpet, fra preproduksjon til postproduksjon av filmene/animasjonene. I oppdraget ligger det også at leverandøren utover teknisk kompetanse og selve produksjonsjobben skal bistå Lånekassen i idéfasen samt gi råd på tekniske og kreative løsningsalternativer for produksjon av filmen. I forbindelse med inngåelse av selve rammeavtalen vil det også blir gjort et første avrop på rammeavtalen for produksjon av to filmer/animasjoner. Leverandøren må derfor levere tilbud på de to første filmene/animasjonene samtidig med tilbud på rammeavtalen, og tilbudene på de to filmene/animasjonene vil bli lagt til grunn i evaluering av hvilken leverandør som skal velges på rammeavtalen. Det er på nåværende tidspunkt planlagt to filmer/animasjoner i 2013 hvor den første (film 1) har leveringsfrist innen utgangen av april Leveringsfrist for den andre filmen/animasjonen (film 2) er ikke endelig avklart, men i henhold til foreløpige planer er den ønsket levert innen tredje kvartal. Dette vil avklares nærmere under forhandlingene. Omfang av oppdrag under rammeavtalen Leverandøren skal: Lage et antall filmer/animasjoner per år. Omfang blir bestemt fra år til år, avhengig av behov og tildelte budsjetter. I 2013 ser vi for oss produksjon av 2-3 filmer/animasjoner. Omfanget vil trolig ligge på dette nivået i avtaleperioden, men det tas forbehold om at det kan økes og reduseres ved behov eller tildelte midler. Filmene/animasjonene skal i hovedsak være korte informasjonsfilmer, men lengden vil styres av temaet Filmene skal være live-action, animasjon, eller en kombinasjon av disse Bistå Lånekassen med utviklingen av idé, manus og storyboard Bistå med eller selv finne skuespillere hvis det skal brukes skuespillere o Sikre samtykke fra skuespillerne før produksjonen starter Filme og redigere filmene, inkludert etterarbeid som bla.: o Fargekorrigering o Lydinnspilling og korrigering o Musikk og lydeffekter o Innspilling av voice-over o Grafikk o Animasjoner Sørge for rettigheter til bruk av bilder og musikk som innhentes fra eksterne kilder Gjøre filmene distribusjonsklare i spesifiserte formater Bistå Lånekassen med brukertesting av materiale mot målgruppen Lånekassen gjør oppmerksom på at omfang av bistand og type produksjon kan variere fra oppdrag til oppdrag og at type produksjon velges ut fra hva som er mest hensiktsmessig. Side 5 av 14

6 3.3.1 Film 1 Elektronisk signering av låneavtale (Tema A) Filmen/animasjonen som her skal produseres er oppgitt som tema A i punkt 3.1. Denne filmen/animasjonen skal som angitt inngå som første avrop på rammeavtalen og leveres innen utgangen av april Budskap: På en ukomplisert og kortfattet måte skal filmen/animasjonen vise hvor enkelt det er å finne vedtaket om støtte på Dine sider (kundens personlige sider på lanekassen.no) og signere avtale om støtte (gjeldsbrev) elektronisk med BankID. Formålet er at flest mulig kunder velger elektronisk signering når de får spørsmål om dette i nettsøknaden. Filmen/animasjonen skal altså både gi informasjon om den nye løsningen, og inspirere målgruppen til å bruke den. Henvendelsesformen skal være korrekt, klar, vennlig og imøtekommende. Filmen skal videre skape trygghet for at Lånekassen forvalter personopplysninger på en sikker måte. Form og stil som gjelder for både film 1 og 2 (3.3.1 og 3.3.2): Filmen/animasjonen skal stå i stil med det visuelle utrykket til Lånekassen. Hvis det er til det beste for formidlingen, kan det visuelle utrykket avvike fra det overgripende utrykket til Lånekassen, for å virke mer synlig (for eksempel en mer organisk blyantstrek). Regler for den visuelle profilen skal allikevel overholdes. Tilskueren skal ikke oppleve å bli forflyttet til en ny plattform, eller en annen side når han/hun trykker på filmen/animasjonen for å spille den av. Filmene/animasjonene skal ikke være en gjentakelse av informasjon som målgruppen kan lese på samme webside, men være et utfyllende tillegg. Det er viktig å ta hensyn til at filmene/animasjonene skal kunne vises alene, uten at kundene må lese ytterligere informasjonen om saken på hjemmesiden. For eksempel hvis filmen/animasjonen deles på et sosialt medium, skal det være mulig å forstå budskapet, uten å lese tekst på plattformen der filmen/animasjonen vises. Fortellermåte kompleksitet: Filmen/animasjonen skal visualisere en prosess for brukeren i flere ledd: Vise brukerens handling og hvilken konsekvens den har for brukeren. Dette kan gjøres gjennom bruk av symboler eller overførte betydninger for å billedliggjøre formidlingen. Penger kan illustreres som mynter og tall, men også med andre gjenstander/bilder som en grafisk form, eller et fjell som vokser/minsker. Anslag lengde på film: Lånekassen anslår at filmen/animasjonen vil ha en varighet på sekunder Film 2 - Omgjøringsordningen tidslinje og tips til de som fullfører utdanning (Tema B) Filmen/animasjonen som her skal produseres er oppgitt som tema B i punkt 3.1. Denne filmen/animasjonen skal som angitt inngå som første avrop på rammeavtalen og leveres innen tredje kvartal Budskap: Filmen/animasjonen skal vise prosessen med omgjøring av stipend til lån etter sjekk mot eksamensdata og skatteligning. For de som avslutter utdanningen er det viktig å forklare hvordan de forholder seg til en betalingsplan på et større lån enn hva de kommer til å ha etter omgjøringen, og at omgjøringen fra og med 2013 først vil skje på høsten året etter at utdanningen er fullført. Form og stil (se info under punkt 3.3.1) Fortellermåte kompleksitet: Filmen/animasjonen kan visualisere en prosess for brukeren i flere ledd, for eksempel gjennom en grafisk tidslinje. Den bør vise brukerens handling/perspektiv og hvilken konsekvens handlingen/endringen har for brukeren. Dette kan gjøres gjennom bruk av symboler eller overførte betydninger for å billedliggjøre formidlingen. Penger kan illustreres som mynter og tall, men også med andre gjenstander/bilder som en grafisk form, eller et fjell som vokser/minsker. Anslag lengde på film: Lånekassen anslår at filmen/animasjonen vil ha en varighet på sekunder. Side 6 av 14

7 3.4 Tekniske krav til produksjonene Sluttproduktet (filmene/animasjonene) skal være tilrettelagt for nettpublisering gjennom: o YouTube, Vimeo, Facebook og liknende o Streaming på egen nettside (lanekassen.no) o Formatet skal ikke være avhengig av en spesifikk mediaspiller for avspilling Filmene/animasjonene skal også leveres i et høyoppløselig format, som HD-kvalitet eller liknende der dette lar seg gjøre, for avspilling fra DVD. 3.5 Rettigheter til sluttproduktet Lånekassen skal ha full opphavsrett og eiendomsrett til filmene/animasjonene uten begrensninger på antall år filmen/animasjonen kan vises eller hvor den kan vises/distribueres. Leverandøren er ansvarlig for å sørge for at rettigheter til bruk av eksterne bilder, grafikk, lydeffekter og musikk er avklart med aktuelle parter og inkludert i tilbudet i samsvar med de rettigheter Lånekassen skal ha til filmene/animasjonene. Leverandøren vil krediteres for filmene/animasjonene der det er naturlig. Leverandøren må videre alltid sikre samtykke fra eventuelle skuespillere og at de er inneforstått med de rettigheter Lånekassen skal ha til bruk av filmene/animasjonene. Er skuespillerne under 18 år, må samtykke fra foreldre til skuespiller innhentes og dokumenteres. 3.6 Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og Del II. Lånekassen forbeholder seg retten til å forhandle tilbudene i faser jf. forskriftens 11-8, slik at en første reduksjon i antall tilbud det skal forhandles med kan skje i forkant av forhandlingene. En slik nedfasing vil foretas basert på de oppgitte tildelingskriteriene Avtaletype og varighet Utkast til Rammeavtale (kontrakt) utgjør vedlegg 2 og regulerer forholdet mellom partene. Dersom Leverandøren har forbehold til utkastet til Kontrakt, skal disse fremgå i henhold til instruksene i pkt 6.4. Rammeavtalen vil løpe i ett år fra signering med opsjon for Lånekassen til å forlenge avtalen med måneder Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Leverandørenes frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Kunden ferdigstiller evaluering av kvalifiseringsdokumenter og tilbud, gjennomfører forhandlinger og velger Leverandør Kunden varsler deltakerne om valg av Leverandør Frist for å klage på valg av leverandør Avtaleinngåelse Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 4.1 Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: Side 7 av 14

8 1. Signert følgebrev 2. Skatteattester 3. HMS-erklæring 4. Beskrivelse av økonomisk stilling 5. Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet 6. Beskrivelse av Leverandørens erfaring med tilsvarende leveranser 7. Kvalitet på de tilbudte tjenester herunder tilbud/beskrivelse av de to første produksjonene 8. Gjennomføringsdyktighet 9. Pris 10. Forbehold til Konkurransegrunnlaget/Rammeavtalen 11. Innsynsfullmakt Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. Da Lånekassen skanner alle tilbudene, er det ønskelig at det benyttes vanlig papir (ikke det dyrere glattere papiret). I tillegg skal det leveres en komplett elektronisk versjon på minnebrikke eller liknende. Dersom leverandøren leverer tilbudet elektronisk i PDF-format, ber vi om at det i tillegg leveres en versjon i Word (eventuelt et annet redigerbart format). Hvert punkt i besvarelsen skal benevnes med de samme nr som nevnt ovenfor. Lånekassen har utarbeidet en mal for besvarelse av tilbudet, vedlegg 4, som vi ber Leverandøren benytte ved levering av tilbud. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse. 4.2 Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen som nevnt over og inneholde en beskrivelse i henhold til punktene 5 og 6 (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). Tilbudet skal også inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. 5. Kvalifikasjonskriterier Kvalifikasjonskriteriene er minstekrav som Lånekassen stiller til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. 5.1 Skatteattester Det kreves at gyldige skatteattester leveres og at ikke leverandøren har større utestående skattekrav. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på Leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.2 HMS-erklæring Det kreves at gyldig HMS-egenerklæring leveres. Side 8 av 14

9 Alle leverandører skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Utkast til HMS-egenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se Vedlegg Økonomisk stilling Det kreves at Leverandøren har en god soliditet. Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges. Erklæringer om foretakets totale omsetning, og dets omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak og har tilstrekkelig kapasitet i avtaleperioden. Det kreves videre at Leverandøren har kapasitet til å starte arbeidet med de to første filmproduksjonene primo mars, med leveranse innen utgangen av april 2013 for den første filmen. Leveringssted er Lånekassens hovedkontor i Oslo. Leverandøren må ha mulighet for å kunne arbeide og delta på møter i Oslo ved behov. Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Dette fylles inn i matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 5. Firmaattest skal legges ved. Det er tillatt å benytte underleverandører. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde (Lånekassen skal uansett kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne). Leverandøren skal oppgi hvor mange ansatte selskapet har som kan levere tjenester i henhold til rammeavtalen. Dette fylles inn i matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 5. Leverandøren skal bekrefte at de har kapasitet til å gjennomføre den første filmproduksjonen (tema A) med leveringsfrist innen utgangen av april 2013 samt til å starte arbeidet med den andre filmen (tema B)som skal leveres innen tredje kvartal Leverandøren skal også bekrefte at de kan stille til møter ved Lånekassens hovedkontor i Oslo. Dette fylles inn i matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt Leverandørens kompetanse og erfaring Det kreves at leverandøren har kompetanse og erfaring innen produksjon av filmer/animasjoner som skal leveres under rammeavtalen. Det forventes at Leverandøren har produsert/laget minst fem reklamefilmer/informasjonsfilmer i løpet av ett år og helst i Lånekassen vil vurdere leverandørens synliggjorte relevante kompetanse og erfaring i forhold til anskaffelsens art og omfang. Lånekassen gjør oppmerksom på at vi som utgangspunkt vil legge leverandørens beskrivelse av kompetanse og erfaring til grunn for evalueringen, men at vi ved behov kan innhente tilbakemelding fra et utvalg referanser for å verifisere og kartlegge leverandørens oppgitte kompetanse og erfaring. Erfaringen skal dokumenteres i en matrise over de mest relevante leveranser/produksjoner. Leverandøren kan oppgi inntil seks produksjoner som grunnlag for å verifisere sin relevante Side 9 av 14

10 kompetanse og erfaring. Dette fylles inn i matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakt til den leverandøren som etter en samlet vurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Leverandørene vil rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av de vektede tildelingskriteriene som oppgitt i punktene under. 6.1 Kvalitet på leveransen Lånekassen stiller som krav at kvaliteten på leveranser under rammeavtalen skal være på nivå med de filmene som er oppgitt som inspirasjon under punkt 3.2. Lånekassen vil vurdere kvalitet på leveransen/tjenestene under rammeavtalen basert på leverandørens tilbud på de to første filmene (film 1 og 2) samt oppgitte referansefilmer. Herunder vil det vurderes og legges vekt på den kvalitet som fremkommer av leverandørens tidligere produksjoner ( under punkt 5.5) som skal fylles inn i matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 6. Både tilbud på d to første filmene og de oppgitte referanseproduksjonene vil vurderes etter teknisk kvalitet, kvalitet på idé og fortellerteknikk og formidlingsevner i forhold til oppdrag og avsender av budskapet. Ved behov vil en eller flere av de oppgitte referansene kontaktes for tilbakemelding på kvalitet i leveransene. Leverandøren skal gi en kort beskrivelse av hvordan de ser for seg å løse leveransen/produksjonen av de to første filmene, herunder konsept og produksjonsform (animasjon/live.-action). Gi en overordnet beskrivelse av teknisk (produksjonsmessig) løsning og kompleksitet. Leverandøren skal foreslå en løsning som skal sees i sammenheng med beskrivelsen av budskap for begge filmene, form og stil i punkt Dette fylles inn i matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 7. Leverandøren bør som følge av dette i besvarelsen under punkt 5.5 sørge for å gi en god beskrivelse av tidligere leverte produksjoner slik at Lånekassen får et så godt grunnlag som mulig for å vurdere kvaliteten i dette arbeidet. Det bes også om at leverandøren oppgir i hvilken grad formålet med filmen/animasjonen ble oppnådd og om kunden har benyttet filmen i tenkt omfang. Dette gjøres i utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 6. Dette kriteriet er vektet med 45 %. 6.2 Gjennomføringsdyktighet Lånekassen har en forventning om at leverandøren har en god gjennomføringsdyktighet og leverer i henhold til avtalte planer, samt at samarbeidsform og arbeidsprosesser holder samme kvalitet produksjonene på alle leveranser under rammeavtalen. Lånekassen vil vurdere gjennomføringsdyktigheten basert på leverandørens tilbudte team og foreslåtte plan for gjennomføring av de to første filmene/animasjonene (film 1 og 2) samt ut i fra tilbakemeldinger fra referansekunder som oppgitt under pkt Leverandøren skal for film 1 og 2 sette opp en tentativ leveranseplan på overordnet nivå der hovedmilepæler i produksjonen fremkommer. Planen skal angi cirka timeestimat og tidsangivelse per milepæl. Leverandøren skal videre sette opp et forslag til sammensetning av team (roller/fagfunksjoner) som vil være aktuell for de to filmene. Dette fylles inn i matrise i vedlagt utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 8. Det skal legges ved CV for de tilbudte ressursene. Side 10 av 14

11 Dette kriteriet er vektet med 20 %. 6.3 Pris Lånekassen vil under dette kriteriet vurdere leverandørenes tilbudte priser under rammeavtalen og for de to første filmene. Leverandøren skal oppgi pris eksklusiv merverdiavgift på de tilbudte produksjonene samt timepriser. Lav pris vil bli vurdert som positivt. For å kunne sammenligne leverandørenes tilbud ønsker Lånekassen at leverandøren, i tillegg til å levere pristilbud på de to første filmene, skal levere et overordnet prisestimat (samlet pris for hele produksjonen eks. mva) på to angitte ferdigproduserte filmeksempler. I sammenligningen av tilbudene vil priser på eksempelfilmene og prisen på første og andre filmproduksjon legges til grunn for evaluering av pris. Det er derfor hensiktsmessig at leverandøren bruker samme prisgrunnlag for estimering av pris på filmeksemplene som pris på produksjonene (film 1 og 2) som skal gjøres for Lånekassen. Pristilbud på de to første produksjonene for Lånekassen i 2013 skal prises i vedlagt utfyllingskjema for innsending av tilbud, punkt 9. Prisene som oppgis må omfatte hele produksjonsprosessen; fra idéutvikling til ferdig, distribusjonsklart produkt. Her skal også arbeidsbolkene i hele produksjonsprosessen spesifiseres med timeantall. For begge filmene (Film 1 og 2) ønsker vi et prisestimat på to ulike produksjonsformer. Leverandøren må gjerne foreslå tekniske løsninger som de mener vil fungere godt til budskapet. Leverandøren skal ikke sende inn et idé forslag for filmene, men legge ved et estimat for pris på idéutviklingsfasen for de to filmene i utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 9. Eksempelfilmene som det skal estimeres pris på er oppgitt i utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 9. Leverandøren skal beregne pris fra og med produksjonsstart (idèutviklingsfasen regnes således ikke med i estimatet), eks mva. Leverandøren skal videre oppgi timepriser på de ulike rollene som er oppgitt i utfyllingsskjemaet til tilbudet, punkt 9. Dersom det vil påløpe eventuelle reisekostnader/utlegg i fm møter eller produksjon av filmene/animasjonene skal disse synliggjøres i pristilbudet per film. Kostnader til lokale reiser (innen Oslo) dekkes ikke. Alle priser skal oppgis eks. mva. Dette kriteriet er vektet med 30 %. 6.4 Forbehold til Konkurransegrunnlaget Dersom Leverandøren velger å ta forbehold til Konkurransegrunnlaget eller rammeavtalen skal disse uttrykkelig synliggjøres og begrunnes. Forbehold til Konkurransegrunnlaget vil telle negativt ved evalueringen av tilbyderne. Lånekassen gjør oppmerksom på at vesentlige forbehold kan medføre plikt for Lånekassen til å avvise tilbudet. Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget/rammeavtalen skal angis og begrunnes i tilbudet. Eventuelle forbehold eller forslag til endring av rammeavtalen skal angis med angivelse av hvilket punkt som ønskes endret og med forslag til ny tekst. Dette kan fylles inn i utfyllingsskjema for innsending av tilbud, punkt 10. Dette kriteriet er vektet med 5 %. 7. Formalia Side 11 av 14

12 7.1 Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er: Ellen Schei Hakonsen Tlf: E-post: att: Ellen Schei Hakonsen 7.2 Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 7.3 Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. 7.4 Kostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er Lånekassen uvedkommende. 7.5 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle Leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av Leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emnefeltet: Spørsmål - Ref: Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Kunden ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. 7.6 Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Lånekassen fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 7.7 Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen den , kl Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom; Det ikke er levert innen angitte frister Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til 11-12, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. punkt 4, ikke er fulgt. 7.9 Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Lånekassen har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. Side 12 av 14

13 De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til Leverandør Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Lånekassens eiendom og skal makuleres eller returneres Lånekassen innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette Forhandlinger Etter at tilbudene er kommet inn, vil Lånekassen gjennomføre forhandlinger vedrørende alle sider av tilbudene. Under avklaringene og forhandlingene skal både Lånekassen og Leverandøren medvirke til at grunnlaget for avtale blir entydig klarlagt både med hensyn til innhold, form og Lånekassen s intensjon Konfidensialitet Lånekassen ber Leverandøren om at dette grunnlaget behandles konfidensielt Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Rettidig leverte tilbud vil åpnes i Lånekassens arkiv kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes Rammeavtale for produksjon av korte filmer/animasjoner Ref: Leveringsadresse Tilbudet sendes per post til: Statens lånekasse for utdanning Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Lånekassen Østre Aker vei Oslo Ekspedisjonens åpningstid er kl , mandag til fredag Vedlegg Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Utkast til Kontrakt (Rammeavtale med delavtale) Vedlegg 3: Innsynsfullmakt Side 13 av 14

14 Vedlegg 4: Utfyllingsskjema for innsending av tilbud Side 14 av 14