Møteinnkalling. Namsos formannskap. Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 12:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Namsos formannskap Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 12:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på tlf / , eller på e-post tine-nermark.johnsen@namsos.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sakliste Utvalgssaksnr PS 89/12 PS 90/12 Innhold Retningslinjer startlån - Namsos kommune Deltakelse i utviklingsprosjekt - Boligsosialt arbeid PS 91/12 Namsos kommune - Budsjettkontroll 2. tertial 2012 PS 92/12 PS 93/12 PS 94/12 PS 95/12 Revidering av Namsos kommunes økonomireglement Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 Suppleringsvalg - meddommere for Namdal tingrett Suppleringsvalg - meddommere til særskilt utvalg for jordskiftesaker PS 96/12 Jakob Skjærvik AS (Rema 1000 Namsos Amfisenteret) - søknad om salgsbevilling for alkohol etter eierskifte PS 97/12 PS 98/12 Vurdering etablering av eget havnestyre Videreføring av vegprosjektet FV 17 Steinkjer - Namsos Orienteringer: Namsos Open Art v/odd Arne Flasnes, Utvikling Startlån v/geir Tore Buvarp, NAV Namsos, Morten Stene Ordfører Tine Nermark Johnsen møtesekretær

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 89/12 PS 90/12 Innhold Retningslinjer startlån - Namsos kommune Deltakelse i utviklingsprosjekt - Boligsosialt arbeid PS 91/12 Namsos kommune - Budsjettkontroll 2. tertial 2012 PS 92/12 PS 93/12 PS 94/12 PS 95/12 Revidering av Namsos kommunes økonomireglement Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 Suppleringsvalg - meddommere for Namdal tingrett Suppleringsvalg - meddommere til særskilt utvalg for jordskiftesaker PS 96/12 Jakob Skjærvik AS (Rema 1000 Namsos Amfisenteret) - søknad om salgsbevilling for alkohol etter eierskifte PS 97/12 PS 98/12 Vurdering etablering av eget havnestyre Videreføring av vegprosjektet FV 17 Steinkjer - Namsos

3 Namsos kommune Økonomisjef i Namsos Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Kjellrun Gjeset Moan Saksframlegg Retningslinjer startlån - Namsos kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 89/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Namsos kommune legger til grunn husbankens til enhver tid gjeldende retningslinjer for tildeling av startlån. 2. Startlån forvaltes av NAV i kommunen på vegne av Namsos kommune. 3. Namsos kommune påplusser husbankrenten med 0,25 prosentpoeng til dekning av administrative kostnader. 4. Det avsettes årlig 10 % av innvilget tilskudd til dekking av fremtidige tap. 5. Størrelsen på kommunens årlige låneopptak i Husbanken avgjøres av kommunestyret.

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Retningslinjer startlån - Namsos kommune Vedlegg 1 Retningslinjer startlån - Husbanken 2 Status startlån pr. aug 2012 Saksopplysninger Det vises til kommunestyresak KST 54/12 Namsos kommune ståstedsrapport 2012 hvor det i ble fattet følgende vedtak: Vedtak i Namsos kommunestyre Namsos kommunestyre tar rådmannens ståstedsrapport 2012 til orientering. Denne rapporten danner grunnlaget for kommunens budsjett- og økonomiplanarbeid Namsos kommunestyre ber rådmannen legge frem sak om formidlingen av startlån i Namsos kommune. Hensikten er å komme fram til en ordning slik at innsatsen overfor unge selvbyggere kan økes. 3. Namsos kommunestyre ber rådmannen prioritere skole, helse og omsorg og vedlikehold av kommunale bygg i sitt forslag til budsjett Rådmannen legger derfor fram følgende retningslinjer for startlån gjeldende fra 1.november 2012, med den hensikt å kunne oppfylle både kommunestyrets og husbankens krav og retningslinjer til ordningen. I vedlegget til saken ligger husbankens retningslinjer til ordningen, mens i saksframlegget er disse retningslinjene mer utdypet og tilpasset Namsos kommunes policy. Bakgrunn: Husbanken Region Midt- Norge har stort fokus på kommunenes mulighet til å ta opp startlån for videre utlån. Kommunene oppfordres sterkt til aktivt å bruke dette, som boligsosialt virkemiddel. Det oppleves videre at bankene etter endrede bestemmelser i forhold til deres muligheter for 100 % lånefinansiering til boligformål, har stort fokus på startlånordningen som middel til toppfinansiering. Husbanken har sine retningslinjer for utlån, men det gis rom for lokale tilpasninger i den enkelte kommune. Disse skal behandles politisk og sendes Husbanken til orientering. Formål: Startlån tildeles kommuner for videre utlån og skal bidra til å skaffe og sikre egnede boliger for unge og vanskeligstilte på boligmarkedet. Lånet skal være et finansieringstilbud for husstander som vanligvis ikke gis lån i ordinære kredittinstitusjoner. Målgruppe: Målgruppen er unge i etableringsfasen, funksjonshemmede, eldre, flyktninger og andre vanskeligstilte. Startlån er behovsprøvd.

5 Hva kan det gis lån til: Kjøp av bolig. Startlån kan gis til kjøp av bolig, i hovedsak som toppfinansiering og i særlige tilfeller som fullfinansiering. Utbedring. Startlån kan brukes til utbedring av bolig. Oppføring av bolig. Startlån kan brukes til toppfinansiering, sammen med annen grunnfinansiering. Refinansiering. Startlån kan brukes til refinansiering av dyre lån, dersom dette resulterer i at husstanden får en mulighet til å bli boende i boligen. Forhåndsgodkjenning. Kommunen kan gi en skriftlig bekreftelse på at søker vil få tildelt startlån til egnet bolig med kjøpesum innenfor et bestemt beløp. Til grunn for tildeling av startlån, ligger at boligen skal være egnet for husstanden, rimelig, og nøktern i forhold til prisnivået i Namsos kommune. Det er videre en forutsetning at søker kan klare å betjene boutgiftene over tid, og fortsatt ha nødvendige midler igjen til livsopphold. Søknaden vil bli avslått, dersom kommunen mener at lånesøker ikke vil klare framtidige betalingsforpliktelser, og kommunen har et selvstendig ansvar for å gjøre en vurdering av dette. Startlånordningen i Namsos kommune skal også forvaltes på en slik måte, at aktuelle prioriterte tiltak i Sosialpolitisk plan ivaretas. Forvaltning: Lindorff A/S er p.t. kommunes låneforvalter. Rente- og avdragsvilkår: Startlån tilbys med utgangspunkt i Husbankens rente- og avdragsvilkår. Sikkerhet for lånet: Som sikkerhet for lånet tas pant i bolig, dog med 2. prioritet. Kommunen kan avsette midler av låneopptaket til dekning av tap. Namsos kommune påplusser husbankrenten med 0,25 prosentpoeng til dekning av administrative kostnader. Klageadgang: Kommunens vedtak om tildeling, utmåling og avslag på lån, kan påklages, etter forvaltningslovens regler. Klagen må være skriftlig og vil bli behandlet i Namsos kommunes klageorgan. Vurdering Det vises til vedlegg vedr. status pr. august 2012 vedrørende rutiner og utviklingen av behovet for startlån. Disse retningslinjene gir rom for unge og vanskeligstilte å komme seg inn på boligmarkedet. Pr. i dag har Namsos kommune allerede tildelt/gitt tilsagn i forhold til den gitte rammen som kommunen er tildelt. Etterspørselen er langt høyere enn lånerammen fra Husbanken. Lånerammen vil derfor bli foreslått økt i budsjettet og økonomiplan for den neste planperioden.

6 Disse lånene forutsettes selvfinansiert. Det lånes ut med de samme vilkår som Husbanken har til kommunen. Miljømessig vurdering Lettere tilgang for unge og vanskelig stilte å komme seg inn på boligmarkedet.

7 HB 7.B.13 Juli 2011 Retningslinjer for startlån fra Husbanken 1 Formål Startlån skal tildeles kommuner for videre utlån, og skal bidra til å skaffe og sikre egnede boliger for unge og vanskeligstilte på boligmarkedet. Lånet skal være et finansieringstilbud for boligtiltak som vanligvis ikke gis lån i ordinære kredittinstitusjoner. 2 Hvem kan få lån Startlån kan gis til kommuner for videre utlån til enkeltpersoner til boligformål. Startlån er behovsprøvd og kan omfatte blant andre unge i etableringsfasen, barnefamilier, enslige, funksjonshemmede, flyktninger, personer med oppholdstillatelse på humanitært grunnlag og andre økonomisk vanskeligstilte husstander. Kommunen kan utarbeide egne retningslinjer for hvordan ordningen skal praktiseres, forutsatt at disse ivaretar formålet og hovedintensjonene for ordningen. Kommunale retningslinjer skal sendes Husbanken til orientering. 3 Hva det kan gis lån til Boligen skal være egnet for husstanden, rimelig og nøktern i forhold til prisnivået på stedet. Det er en forutsetning at boligen ikke er dyrere enn at søker kan klare å betjene boutgiftene over tid og fortsatt ha nødvendige midler igjen til livsopphold. Tilsagn/vedtak om lån forutsetter at det er tilgjengelige budsjettmidler. Kommunen kan gi lån til husstander for: a) Kjøp av bolig Lånet kan nyttes til kjøp av selveide helårsboliger og andre type bygg som etter utbedring skal nyttes til bolig. For boliger i borettslag vil både kjøpesum og andel fellesgjeld bli lagt til grunn for vurderingen.

8 Kombinasjonen, kjøp og utbedring, kan være et godt alternativ for enkelte husstander, som for eksempel unge i etableringsfasen, etter som dette ofte er blant de rimeligste løsningene. I så fall blir kostnadene både for kjøp og utbedring lagt til grunn ved vurderingen. b) Utbedring av bolig Kommunene kan gi lån til utbedringer. c) Oppføring av bolig Startlån kan gis som topplån ved oppføring av ny bolig. d) Refinansiering Startlån kan benyttes til refinansiering av dyre lån dersom det bidrar til at husstanden får en mulighet til å bli boende i boligen. f) Forhåndsgodkjenning Kommunen kan gi en skriftlig godkjenning om at lånesøker vil få startlån hvis søker finner en egnet bolig. 4 Låneutmåling Kommunen kan velge å bruke startlånet til å fullfinansiere boligen eller som topplån der det private eller Husbanken gir grunnfinansiering. Som prinsipp kan kommunen legge til grunn at jo mer vanskeligstilt husstanden er, jo større andel av finansieringen bør være startlån. For særlig vanskeligstilte husstander kan startlånet brukes i kombinasjon med tilskudd til etablering og tilpasning av bolig. 5 Rente- og avdragsvilkår Rente- og avdragsvilkårene fastsettes i samsvar med forskrift av 25. mai 2011 nr 550 om rente- og avdragsvilkår for lån i Husbanken. Videreutlån til enkeltpersoner skal tilbys med utgangspunkt i Husbankens rentevilkår. Kommunene gis anledning til å påplusse husbankrenten inntil 0,25 prosentpoeng til dekning av administrative kostnader, eller tilby lempeligere vilkår uten at dette får virkning for lånevilkårene mellom kommunen og Husbanken. Kommunen kan også tilby andre avdragsplaner enn det som gjelder for Husbankens utlån til kommunen. Dersom kommunen tilbyr lempeligere vilkår enn den har på innlånet, må kostnadene ved dette dekkes av kommunen og får ikke innvirkning for lånevilkårene mellom kommunen og Husbanken. Kommunene kan i tillegg innkreve gebyr for å dekke de faktiske utgiftene ved forvaltningen av låneordningen. 6 Sikkerhet for lånet Lån fra Husbanken til kommuner gis som gjeldsbrevlån. Ved videreutlån bør lånet sikres med pant i boligen. Se punkt 9.3 om dekning av tap. Kommunen fastsetter selv hvilken prioritet som skal kreves.

9 7 Kommunens låneopptak Husbanken fastsetter en årlig søknadsfrist for kommuner som ønsker å ha midlene tilgjengelig snarest mulig etter årsskiftet. Kommunene kan likevel når som helst søke om tilleggsmidler. Midlene blir utbetalt til kommunene når Husbanken har mottatt: - låneavtale undertegnet av ordfører - dokumentasjon på at kommunestyret har fattet vedtak om låneopptaket - eventuell dokumentasjon på at det foreligger godkjenning av låneopptaket fra fylkesmannen. Husbanken kan fordele utbetalingen av lånemidler på to årlige utbetalinger for å sikre en best mulig disponering av lånerammen. Kommuner som ønsker det kan få lånemidlene fordelt på opp til fire utbetalinger per år. 8 Klageadgang Det er anledning til å klage på Husbankens vedtak om tildeling, utmåling, avvisning og avslag på lån eller tilskudd. Klagen må være skriftlig og sendes det kontoret som har truffet vedtaket. Klagen må begrunnes og skal nevne det vedtaket det klages over og hvilken endring som ønskes. Klagefristen er tre uker fra underretning om vedtaket er kommet fram. Det er også klageadgang på kommunens vedtak om tildeling, utmåling, avvisning og avslag på lån eller tilskudd etter forvaltningslovens regler. 9 Andre bestemmelser 9.1 Rapporteringer Kommunene skal rapportere til Husbanken om bruken av midlene. Krav til rapportering vil følge i det årlige skriv fra Husbanken. 9.2 Ekstra innfrielser I følge kommunelovens bestemmelser skal avdraget på lån uavkortet benyttes til nedbetaling/innfrielse av innlånet. Ved ekstraordinære avdrag/innfrielser har imidlertid KRD åpnet for at pengene kan reutlånes dersom ny låntaker overtar opprinnelig låntakers forpliktelser. 9.3 Dekning av tap Formålet med tapsfond og tapsdeling er å stimulere kommunene til optimal bruk av startlån ved å gi kommunene sikring mot tap knyttet til forsvarlig bruk av disse lånene Tapsdeling Tapsdeling kan brukes når det er konstatert tap på startlån finansiert av Husbanken ved realisering av panteobjektet eller gjennomført gjeldsordning. Er lånet innfridd, refinansiert eller tatt opp i annen finansinstitusjon, vil tapsdeling med Husbanken ikke kunne benyttes. Tapsdeling må søkes innen ett år etter at tapet er konstatert. Søknadsskjema HB 4.S.13. Ved realisering av panteobjektet skal renter og omkostninger dekkes først. Som regel vil alle renter dekkes. Renter som kommunen har betalt på sitt innlån og som etter låneavtalen skulle dekkes av låntaker, men som ikke er dekket, kan legges til tapet og beregningsgrunnlaget for tapsdelingen. Det vil si at etter at pantet er realisert og frem til søknad om tapsdeling er sendt fra kommunen, kan renter som kommunen skal betale på sitt innlån (restkravet) og som etter låneavtalen skulle ha vært betalt av kunden, legges til tapet

10 og beregningsgrunnlaget for tapsdelingen. Eventuell overkurs som ikke dekkes av pantet (og som skulle ha vært betalt av kunden), kan også legges til tapet og beregningsgrunnlaget for tapsdelingen I gjeldsordninger skal det ikke søkes om tapsdeling før gjeldsordningen er fullført. Renteutgifter som kommunen har hatt ved betjening av sitt innlån og som etter låneavtalen skulle dekkes av låntaker i gjeldsordningsperioden og frem til søknad om tapsdeling er sendt fra kommunen, kan legges til tapet og beregningsgrunnlaget for tapsdelingen hvis dette ikke blir dekket ved dividende. Renter som påløper etter at søknad er sendt fra kommunen og frem til kommunen innbetaler sin andel av tapet, dekkes ikke. Tap som følge av at et krav er foreldet kan ikke kreves delt med Husbanken. Husbanken dekker normalt ikke noen del av tap som følge av kommunens brudd på finansavtaleloven 47. Husbanken kan likevel i særlige tilfeller godkjenne deling av tap som har oppstått ved at kravet har blitt redusert gjennom dom eller forlik grunnet manglende overholdelse av finansavtaleloven 47. Husbanken dekker heller ikke tap som har oppstått når kommunen ikke har sikret pant i boligen. Husbanken kan likevel godkjenne deling av tap hvis mangel på pantesikkerhet er godt begrunnet og lånetilsagn er gitt før 1. januar Kommunen har tapsrisikoen for de første 25 prosent av startlånets restgjeld på tapstidspunktet. Staten har tapsrisikoen for de siste 75 prosent. Beregningsgrunnlaget er hele restgjelden før oppgjør for salg er mottatt. Det er fra opprettet en forsøksordning med 50 % tapsdeling for utvalgte kommuner. Tap på startlån utbetalt fra forsøkskommunene mellom og , skal dekkes med 50 % av staten fra første krone. Tapsdeling forutsetter at kommunen innbetaler sin andel av tapet innen 3 måneder etter at deling er innvilget. Det tapet kommunen etter eventuell tapsdeling med Husbanken må bære, kan belastes kommunens tapsfond dersom vilkårene for det er oppfylt (se pkt 9.3.2). Hvis Husbanken er blitt belastet for en del av tapet, og kommunen på et senere tidspunkt får inndrevet hele eller deler av restkravet, skal det innfordrede beløp godskrives partene i henhold til prioriteringsreglene (for garantiansvaret). Kommunene kan trekke fra kostnadene ved innkrevingen før endelig beløp fordeles Tapsfond Kommunen kan søke Husbanken om å sette av deler av tildelt tilskudd til tapsfond for startlån, se nærmere HB 8.B.21 (Retningslinjer om tilskudd til etablering og tilpasning av bolig, med mer). For tapsfond etablert av tilskuddsmidler gjelder følgende bestemmelser: Tapsfondet kan benyttes når det er konstatert tap på startlån, etableringslån fra 1996 og senere samt kommunale videreutlån fra andre finansinstitusjoner. Lånene må falle innenfor de krav til målgruppe og vilkår som gjelder for startlån fra Husbanken. Reglene om beregning av renter ved tapsdeling gjelder tilsvarende for den delen av tapet som skal dekkes av tapsfondet. I de tilfellene reglene om tapsdeling ikke kommer til anvendelse, er skjæringspunktet for beregning av renter den datoen kommunen mottar oppgjør for realisert pant eller gjennomført gjeldsordning. Tapsfondet kan ikke benyttes til foreldede krav og normalt ikke til tap som følge av kommunens brudd på finansavtaleloven 47. Husbanken kan likevel etter søknad fra kommunen i særlige tilfeller godkjenne at kommunen bruker av tapsfondet hvor tapet har

11 oppstått ved at kravet har blitt redusert gjennom dom eller forlik grunnet manglende overholdelse av finansavtaleloven 47. Tapsfondet kan heller ikke benyttes hvis kommunen ikke har sikret pant i boligen. Husbanken kan likevel i særlige tilfeller godkjenne at tapsfondet benyttes hvis mangel på pantesikkerhet er godt begrunnet og lånetilsagn er gitt før 1. januar Tapsfondet kan benyttes selv om kommunen har refinansiert sitt startlån hos andre långivere. Tapsfondet kan bare benyttes i den utstrekning det var tilgjengelige midler i tapsfondet da tapet ble konstatert. Om tapet kan deles med Husbanken, se punkt ovenfor, er uten betydning såfremt vilkårene ovenfor er oppfylt. Dersom kommunen på et senere tidspunkt får inndrevet hele eller deler av restkravet som er belastet tapsfondet, skal det innfordrede beløp fratrukket inndrivningskostnader godskrives fondet. Avkastning på den del av tapsfondet som er bygget opp av tilskuddsmidler fra Husbanken, skal tillegges fondet eller benyttes til tilskudd i samsvar med retningslinjene om tilskudd HB 8.B.21. Kommuner som ønsker å tilbakeføre midler fra tapsfond til tilskudd til videretildeling, kan søke Husbanken om dette. Dersom fondets størrelse etter en helhetsvurdering gir grunnlag for det, kan Husbanken stille som et vilkår for å tildele nye tilskudd at kommunen tilbakefører et nærmere angitt beløp fra tapsfondet til tilskudd til viderefordeling.

12 //NOTAT Til: Rådmann //Namsos Kommune Fra: Geir Tore Buvarp//NAV Midtre Namdal Dato: Startlån Namsos kommunestyre ber rådmannen legge frem sak om formidlingen av startlån inamsos kommune. Hensikten er å komme fram til en ordning slik at innsatsen overforunge selvbyggere kan økes. NAV Namsos har ansvar for formidling av startlån i Namsos Kommune. Historisk ble startlån gitt med en sosialpolitisk profil og det gjenspeiles i husbankens retningslinjer; «Desse kan få startlån: Økonomisk vanskelegstillte husstandar Barnefamiliar Einslege forsørgjarar Personar med nedsett funksjonsevne Flyktningar Personar med opphaldsløyve på humanitært grunnlag» Kilde: Etter at kravet til egenkapital har økt har også bankenes praksis endret seg. Nå anbefaler bankene i langt større grad låntaker å ta kontakt med kommunen for å søke startlån for å finansiere egenkapitalkravet. Frem til 2010 lånte kommunen ut 3 4 millioner i startlån årlig. Lånene ble vurdert ut fra den kjennskap vi hadde til søkere og den mulighet de hadde til å betjene lån. Fra 2011 har dette økt etter politisk påtrykk og Namsos Kommune har lånt ut betydelig større beløp. NAV MIDTRE NAMDAL, NAMSOS // Postadresse: Postboks. 54//7801 NAMSOS Besøksadresse: Søren Thornæs vei 11//7800 Namsos Tel: // Faks:

13 Pr 23. august har NAV113 søknader om startlån. Kommunen har lånt ut 15,1 mill. I tillegg ligger det ca 5,1 mill i forhåndsgodkjenninger.dvs. et totalt utlån på 20,2 mill Totalt antall innvilgede/utbetalte saker hittil i år Totalt antall avslag i år Forhåndsgodkjenninger 30 Søknader startlån pr 23. august 2012 Ikke behandlede saker Forhåndsgodkj/søknader som ikke er effektuert, henlagt Vel 26 % av søknadene får avslag. Årsak til avslag kan f.eks være: Bolig er kjøpt for mer enn 1 år siden. Søker har for høye inntekter, BSU eller lignende. Usikker inntektssituasjon. Boligen har for høye kostnader i forhold til inntekt. Av prioriterte søknader er: Unge barnefamilier. Husstander som gjennom startlån greier seg selv. Husstander med person med funksjonshemming. NAV opplever at kravet til rask saksbehandling og «bankkompetanse» øker. Svært ofte kommer søknaden på telefon der søker er i en budrunde. NAV er ikke i en situasjon og har heller ikke ressurser og kompetanse til å betjene startlån på en slik måte, og dette kan da oppleves av søker som dårlig service. Det er ikke tilført NAV kontoret ekstra ressurser for å betjene økingen av startlån. Tradisjonelt har startlån hatt en grundig saksbehandling der vi har vurdert søkers mulighet for å betjene lån. Vi ser at andre kommuner ikke gjør samme grad av sosialpolitisk vurdering som NAV kontoret gjør, eller har mulighet for, og at saksbehandlingen er lagt til f.eks teknisk avdeling. Når kommunen nå ønsker en styrking opp mot unge selvbyggere er spørsmålet er om startlån fortsatt skal behandles av NAV kontoret, eller om det er andre etater i kommunen som har bedre forutsetninger for dette. 2

14 Namsos kommune Helse- og omsorgssjef i Namsos Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Morten Sommer Saksframlegg Deltakelse i utviklingsprosjekt - Boligsosialt arbeid Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Service 35/ Namsos formannskap 90/ Rådmannens innstilling 1. Namsos formannskap vedtar at kommunen deltar i prosjektet å koordinere det fragmenterte 2. Namsos formannskap beslutter at utvalg service skal holdes orientert om framdrift i prosjektet. Hjemmel for vedtaket er: Kommunens delegasjonsreglement.

15 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Invitasjon til deltakelse i utviklingsprosjektet "Å koordinere det fragmenterte" U VS: Invitasjon til deltakelse i utviklingsprosjektet "Å koordinere det fragmenterte" S Deltakelse i utviklingsprosjekt - Boligsosialt arbeid Husbanken v/thomas Hugaas Molden Marte Bjørum Grande m.fl. Vedlegg 1 Deltakelse_Å koordinere det fragmenterte_namsos0912 Saksopplysninger Namsos kommune har mottatt forespørsel fra Husbanken Midt Norge og Møreforskning om deltakelse i utviklingsprosjekt, som skal bidra til bedre samhandling innenfor det boligsosiale arbeidet i kommunen. Boligsosial handlingsplan er behandlet politisk i kommunen i oktober 2010, og her er følgende overordnede målformuleringer hentet fra planverket: Bidra til å skaffe egnet bolig for vanskeligstilte på boligmarkedet. Følge opp personer som trenger bistand for å mestre sin bo- og livssituasjon. Samarbeide helhetlig om det boligsosiale arbeidet. Vurdering Invitasjonen fra Husbanken Midt Norge og Møreforskning er vurdert av ansatte som arbeider med boligsosiale spørsmål og oppfølging av kommunens virkemiddel i denne sammenheng. Prosjektet som det inviteres til å delta i tar utgangspunkt i sentrale utfordringsområder i det boligsosiale arbeidet, og særlig det som omhandler å koordinere og samhandle godt mellom ulike kommunale hjelpesystemer. Målsettinger for prosjektet er å tilføre kommunen; Økt kompetanse på boligsosialt arbeid. Oversikt over kommunikasjons- og relasjonsmønstre mellom relevante aktører i kommunen. Økt fokus og status for boligsosialt arbeid i kommunene gjennom ekstern rådgiving. Styrke nettverket med andre kommuner. Styrke innholdet i samarbeidet med Husbanken. Bedre utnyttelse av de økonomiske boligsosiale virkemidlene. Kommunens arbeid innenfor det boligsosiale arbeidet oppfattes av rådmannen å være i en positiv utvikling.

16 Det er etablert tydeligere strukturer i kommunens oppfølging gjennom et boligsosialt forum, som koordinerer individuelle utfordringer mellom fagområdene helse og omsorg, flyktningetjenesten, NAV, eiendomsavdelingen og regnskapsavdelingen. Dette omfatter ulike forhold som kapasitet i boligtilbudet, oppfølging av vanskeligstilte, økonomisk samordning, behov for rutiner/koordinering av det boligsosiale arbeidet fra kommunens side mm. Det har skjedd en heving av kommunens kompetanse gjennom deltakelse av ansatte i tverrfaglig utdanningstilbud om boligsosial ledelse i regi av Husbanken Rådmannen har etablert en boligsosial ledergruppe, som er sammensatt av helse og omsorgssjef, leder NAV, leder flyktningetjenesten og eiendomssjef. Her skal det følges opp innspill og forslag fra boligsosialt forum, og bringe dette evt. fram for rådmannen og politisk nivå. Dette omhandler prioriteringer, boligbehov, beslutte administrative forhold ved behov og ha ansvar for at boligsosiale behov blir framlagt ved behandling bl.a. av HPØP. Boligsosiale utfordringer som identifiseres i kommunen er bl.a. å ha tilstrekkelige og tilpassede boliger til de som er vanskeligstilte, forhindre at noen innbyggere er bostedsløse, ha tilstrekkelig oppfølgingstilbud i bolig, forhindre og redusere husleierestanser i kommunale boliger og redusere og forebygge verdiforringelse av kommunal boligmasse. Til det aktuelle prosjektet forventes det av kommunen at Politisk mandat fra kommunestyret eller formannskapet for deltakelse i utviklingsarbeidet. Forpliktelse til arbeids- og framdriftsplanen. En prosjektleder som får frigitt tid tilsvarende 20 % av full arbeidstid. Ressurser (tid og midler) til å delta på de to felles arbeidssamlingene i prosjektet. Rådmann eller annen overordnet tar ansvar for å få høyest mulig svarprosent i spørreundersøkelsen som sendes ut. Rådmann og ordfører deltar som et minimum på de to møtene vi arrangerer i kommunene, gjerne også på samlingene. En arbeidsgruppe sammensatt av fem-seks personer, helst en blanding av ledere, saksbehandlere og andre relevante aktører. Det vil bli lagt føringer for sammensetningen av arbeidsgruppene. Arbeidsgruppa skal holde månedlige møter. Rådmannen vurderer at det skal være mulig å besvare alle disse forventninger uten at dette skal kreve nye eller friske ressurser. Videre legges det til grunn at deltakelse fra kommunens side vil utvikle videre eksisterende kompetanse innenfor et område som det er viktig at kommunen arbeider godt på, både mht til de innbyggere som er vanskeligstilte, samtidig som at det for kommunen er store ressurser knyttet til drift og forvaltning av kommunale boliger. Rådmannen innstiller overfor formannskapet på at kommunen takker ja til deltakelse i prosjektet Å koordinere det fragmenterte Miljømessig vurdering

17 Namsos kommune inviteres til å delta i prosjektet: «Å koordinere det fragmenterte» Møreforsking og Husbanken region Midt-Norge ønsker å invitere Namsos kommune til å delta i et utviklingsprosjekt, som skal bidra til bedre samhandling innenfor det boligsosiale arbeidet i kommunen. Prosjektets målsetting er å styrke kommunens arbeid i å hjelpe vanskeligstile på bolimarkedet, og sikre helhetlige og koordinerte boligsosiale tjenester. Prosjektet varer i ca 1 år. «Å KOORDINERE DET FRAGMENTERTE» Gevinster for kommunen Gjennom deltakelse i prosjektet er målet at kommunen skal oppnå følgende resultater: Økt kompetanse på boligsosialt arbeid. Oversikt over kommunikasjons- og relasjonsmønstre mellom relevante aktører i kommunen. Økt fokus og status for boligsosialt arbeid i kommunene gjennom ekstern rådgiving. Styrke nettverket med andre kommuner. Styrke innholdet i samarbeidet med Husbanken. Bedre utnyttelse av de økonomiske boligsosiale virkemidlene. Bakgrunn og målsetning En hovedutfordring i det boligsosiale arbeidet i kommunene er koordineringen mellom enheter, nivåer og sektorer. Gjennom dette prosjektet tilbyr vi dere muligheten til å diskutere måten dere organiserer, kommuniserer og utveksler informasjon i det boligsosiale arbeidet, og kartlegge eventuelle forbedringspotensialer. Målgruppe 5 kommuner i Midt-Norge F o r m å l Målet er å bidra til bedre samhandling på det boligsosiale feltet for å bli bedre i stand til å føre en helhetlig boligsosial politikk på lang sikt. Molde kommune var en av deltakerkommunene i samarbeidsprosjektet med Møreforsking AS i Bård A. Misund og Margret Rødberg fra Molde kommune kan oppsummere året 2011 med at det er tatt syvmilssteg i det boligsosiale arbeidet i kommunen: -Vi har fått en god teoretisk bakgrunn i tillegg til at samhandling og innspill fra andre kommuner har vært viktig. Vi har mye å lære av hverandre! Les mer om Moldes erfaringer i vedlagte artikkel.

18 Å koordinere det fragmenterte Krav til deltakelse For at deltakerkommunene i prosjektet skal få mest mulig ut av prosjektet, kreves følgende: Politisk mandat fra kommunestyret eller formannskapet for deltakelse i utviklingsarbeidet. Forpliktelse til arbeids- og framdriftsplanen. En prosjektleder som får frigitt tid tilsvarende 20 % av full arbeidstid. Ressurser (tid og midler) til å delta på de to felles arbeidssamlingene i prosjektet. Rådmann eller annen overordnet tar ansvar for å få høyest mulig svarprosent i spørreundersøkelsen som sendes ut. Rådmann og ordfører deltar som et minimum på de to møtene vi arrangerer i kommunene, gjerne også på samlingene. En arbeidsgruppe sammensatt av fem-seks personer, helst en blanding av ledere, saksbehandlere og andre relevante aktører. Det vil bli lagt føringer for sammensetningen av arbeidsgruppene. Arbeidsgruppa skal holde månedlige møter. Arbeidsmetoder Nettverksanalyse (SNA) som har fokus på relasjoner mellom personer knyttet til det boligsosiale arbeidet. To felles samlinger for arbeidsgruppene i deltakerkommunene. Arbeidsmøter i de respektive kommunene som skal sikre gjennomføringen av prosjektet. Møreforsking vil arrangere to slike møter i hver kommune. Husbanken vil også delta på disse møtene. Påmeldingsfrist:: Fredag 12. oktober 2012 Varighet: 1 år, med oppstart november/desember 2012 Påmelding/ Kontaktpersoner: Randi Kallar Devold, Husbanken region Midt-Norge epost: randi.devold@husbanken.no Tlf: Ingrid Lindebø Knutsen, Husbanken region Midt-Norge epost: ingrid.knutsen@husbanken.no Tlf: Susanne Moen Ouff; Møreforsking AS epost: susanne.ouff@moreforsk.no Tlf: Alle skal bo godt og trygt

19 Samhandling er stikkordet for å lykkes - Den kritiske suksessfaktoren for å lykkes i det boligsosiale arbeidet i kommunen, er samhandling. Vi er ennå ikke i mål med vår organisering, men nå er vi godt i gang og vi jobber målrettet, forteller Bård A. Misund som er rådgiver i Plan- og utviklingsavdelingen i Molde kommune. Molde kommune har vært en av deltakerkommunene i samarbeidsprosjektet med Møreforsking AS, som har vært et boligsosialt kompetanseutviklingsprogram. Et konkret mål i prosjektets første del var å rullere den boligsosiale handlingsplanen. Del to er nettopp avsluttet, og det er gjennomført en nettverksanalyse for å kartlegge den interne kommunikasjonen. - Dette har vært et nyttig prosjekt med god oppfølging. Vi har fått en god teoretisk bakgrunn i tillegg til at samhandling og innspill fra andre kommuner har vært viktig. Vi har mye å lære av hverandre! I siste del av prosjektet har vi sett mye på hvordan vi kommuniserer internt, og det har vært viktig at vi har fått kartlagt dette før vi nå ser på hvordan vi endelig skal organisere arbeidet, forteller Misund. Misund skryter både av samarbeidet med Husbanken og av samarbeidet med ledelsen i kommunen. Det er Husbanken som har stått bak prosjektene som Molde kommune har deltatt i, og Misund håper at Husbanken fortsatt vil involvere kommunen i ulike prosjekter og ser fram til videre samarbeid. Interesse og involvering både fra politisk og administrativ ledelse i kommunen har også vært avgjørende for at de i år har tatt noen syvmilssteg i det boligsosiale arbeidet. Bård A. Misund og Margret Rødberg fra Molde kommune kan oppsummere året 2011 med at det er tatt syvmilssteg i det boligsosiale arbeidet i kommunen. Programmet «Boligsosial organisering og planlegging» Møreforsking AS fikk i 2009 og 2010 kompetansetilskudd fra Husbanken Region Midt-Norge for å gjennomføre et boligsosialt kompetanseutviklingsprogram. Møreforsking stod for det faglige og forskningsbaserte innholdet. I programmet ble det lagt vekt på at kommunene Steinkjer, Stjørdal, Malvik, Levanger og Molde skulle foreta en systematisk og metodisk gjennomføring og rullering av de boligsosiale planene. Det var et mål at deltakerkommunene ved programmets avslutning skulle ha utarbeidet boligsosiale planutkast som var klare for politisk behandling. I 2011 ble fase 2 gjennomført, og da ble kommunene Stjørdal, Steinkjer, Levanger og Molde fulgt i implementeringsfasen. Alle skal bo godt og trygt

20 Namsos kommune Økonomisjef i Namsos Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Kjellrun Gjeset Moan Saksframlegg Namsos kommune - Budsjettkontroll 2. tertial 2012 Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 91/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Det foretas følgende budsjettendringer i driftsbudsjettet 2012: 2. Budsjettendringer i investeringsbudsjettet foretas i desember 2012 i forbindelse med rebevilgning investeringer. 3. Rådmannen pålegger fagområdene til nøktern drift for å redusere budsjettavvik både i drifts - og investeringsregnskapet. Hjemmel for vedtaket er: Økonomireglementet kapittel 7.

21 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Namsos kommune - Budsjettkontroll 2. tertial 2012 Vedlegg 1 Namsos kommune - Budsjettkontroll 2. tertial 2012 Saksopplysninger Vedlagt følger budsjettkontroll for 2. tertial Rapporten inneholder status drift og investeringer, utvikling i sykefravær og energiforbruk, samt likviditet og oversikt innskudd og lån. Rådmannen foreslår budsjettendringer i driftsbudsjettet, som følge av økt rammetilskudd og redusert avsetning til disposisjonsfond. Det vises til vedlagte rapport for 2. tertial. Vurdering Rådmannen pålegger alle fagområdene om å iverksette tiltak i drift og investeringer som bidrar til redusert forbruk resten av året. Miljømessig vurdering

22 Tertialrapport 2. tertial 2012 Rådmannens forslag 15.oktober 2012

23 Tertialrapport 2. tertial 2012 Innhold 1. Sammendrag Netto driftsresultat og budsjettavvik Likviditet Oversikt innskudd og lån Utvikling i sykefravær Utvikling energiforbruk Innleveringskostnader 2008-leasingbiler Status drift fagområder Fellestjenester og administrasjon Oppvekst Helse og omsorg Kultur Teknisk Samkommunen Status investeringsregnskapet Budsjettjusteringer Driftsbudsjett Investeringsbudsjett

24 Tertialrapport 2. tertial Sammendrag Tertialrapporten for 2. tertial viser budsjettavvik både i drifts og investeringsregnskapet. Flere av avvikene i driftsregnskapet skyldes forhold som er initiert av staten - økte kostnader knyttet til samhandlingsreformen og barnehagereformen. Kostnader knyttet til lønnsoppgjøret blir også høyere enn budsjettert. Samtidig er skatt og rammetilskudd økt i forhold til opprinnelig budsjett, noe som gjør at vi kan redusere de største avvikene knyttet til samhandlingsreformen og ressurskrevende tjenester. Rådmannen foreslår å dekke kostnader knyttet til barnehagereformen, barnevernstiltak og engangstiltak innenfor fagområde teknisk med bruk av disposisjonsfond. Budsjettavvik i investeringsregnskapet vil bli fremmet i kommunestyrets desembermøte i sak rebevilgning investeringer. 2. Netto driftsresultat og budsjettavvik (neg.tall = inntekt) Budsjettkontroll August 2012 Skjema 1A Pr. August 2012 Hele året Regnskap Budsjett Avvik Rev.bud. Oppr. bud. Avvik Prognose Regnskap Inntekts- og formueskatt Eiendomsskatt Konsesjonsavgift Rammetilskudd Investeringskomp Momskomp ovf. til invest Momskomp. fra investering Kalkulatoriske avskrivninger Kalkulatoriske renter Netto driftsinntekter Netto renteutgifter Netto gjeldsavdrag Sum finans Avsetning til dispfond Avsetning til kapitalfond Overføring til investering Vedlikeholdsprosjekt Bruk av tidligere års overskudd Dekning underskudd Bruk av disp.fond Netto avsetninger Til fordeling rammeområder Fordelt rammeområder Mer/Mindreforbruk

25 Tertialrapport 2. tertial 2012 Oversikten viser store budsjettavvik på rammeområdene og netto driftsresultat. De største budsjettavvikene skyldes barnehagereformen, samhandlingsreformen, ressurskrevende tjenester inkl PPT og barnevern innenfor helse og omsorg, oppvekst og tiltaksbudsjettet innen barnevern. Rådmannen forslår budsjettjustering i forhold til økt skatt og rammetilskudd samt bruk av disposisjonsfond knyttet til disse tjenesteområdene. 3. Likviditet Likviditeten har vært tilfredsstillende fram til og med august Prognosen ut året viser behov for å ta opp likviditetslån hos DNB. 4. Oversikt innskudd og lån Innskuddsportefølje Mill NOK % Løpetid antall år Mill NOK % Mill NOK % Innskudd i hovedbank konsernkonto Øvrige innskudd % % Samlet innskudd 100 % 100 % 100 % Effektiv renteinntekt 2,55 2,43 siden x-1 Benchmark rente 1 mnd NIBOR 1 mnd NIBOR (ST4X) Antall 0 0 enkeltplasseringer Største enkeltplassering i mill NOK 0 0 Innskuddene er redusert fra 1. til 2. tertial med ca 8 mill kroner, samtidig som den effektive renteinntekten er redusert fra 2,55 til 2,43 %. Mill NOK Låneportefølje % Løpetid antall år Mill NOK % Løpetid antall år Mill NOK % Løpetid antall år Lån med pt rente % % 14 Lån med NIBOR basert rente Lån med fast rente Rentebytteavtaler: - Avtaler med mottatte renter Avtaler med avgitte renter Finansiell leasing Benyttet trekkrettighet (kassakreditt). Maks mill Samlet langsiktig gjeld 100 % % % Effektiv rentekostnad siden ,7 mill 16,6 mill Benchmark rente 6 MND 6 mnd Nibor kostnad (ST4X) Nibor 6 MND Nibor Antall løpende enkeltlån Største enkeltlån i mill NOK

26 Tertialrapport 2. tertial 2012 Gjennomsnittlig rente på alle lån pr : 3,24% p.a. Den totale lånesaldoen er 805 mill kroner, hvorav husbanklånene til videreutlån utgjør 25 mill kroner. De øvrige lånene er i Norges kommunalbank. 5. Utvikling i sykefravær 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Fellestjenester og adm Fagområde oppvekst Fagområde helse/omsorg Fagområde kultur Fagområde teknisk Totalt i kommunen 2012 Det har vært en nedgang i sykefraværet på nesten alle fagområdene. Størst nedgang har fagområdene oppvekst og helse og omsorg. Totalt for kommunen har utviklingen vært positiv det siste året. Sykefraværet for hele kommunen er redusert fra 10,2 % til 8,8 % pr Utvikling energiforbruk Utviklingen i energiforbruket de siste 4 årene er stabil. De røde søylene som er årets akkumulerte forbruk viser omtrent samme forbruk som Energiforbruket etter antall kvadratmeter sammenlignet mellom 2012 og 2011 viser at Helse/Omsorg har hatt den største økningen siden samme tid i fjor. Bydrift har hatt en reduksjon på 5 % i samme periode som skyldes Kleppen samt Tavlåa vannverk. 5

27 Tertialrapport 2. tertial 2012 Alle_Grupper Barnehage Bydrift Felles / Adm Helse / Omsorg Kirke Kultur Skoler Totalt Navn Areal Totalt energiforbruk hittil [kwh] [m²] Endringer % % % % % % % % Figuren under viser det totale energiforbruket i kommunale bygg pr. 2. tertial Figuren viser også hvilke typer energiforbruk som byggene har benyttet t seg av: Fastkraft (elektrisitet), fjernvarme, olje og uprioritert (kjelkraft). Benyttes i tilfeller der ikke fastkraft er tilgjengelig. 7. Innleveringskostnader 2008-leasingbiler Alle kostnader ifm innlevering av 27 leasingbiler fra 2008 beløper seg pga unormal slitasje og skadereparasjoner på kr. Etter utfakturering av underkjørte kilometer m.m m i hht avtalen, 6

28 Tertialrapport 2. tertial 2012 gjenstår kr i merkostnader uten budsjett. Fagområdet helse og omsorg vil i slutten av året bidra med kroner i ubrukte avsetninger for 2012 bilbudsjettene. Dermed gjenstår det et avvik på kr. 7

29 Tertialrapport 2. tertial Status drift fagområder (neg.tall = inntekt) Budsjettkontroll August 2012 Skjema 1B Pr. August 2012 Hele året Regnskap Budsjett Avvik Rev.bud. Oppr. bud. Avvik Prognose Regnskap Politisk virksomhet Stab- og støttefunksjoner Servicekontor Lønn/personal IT/kvalitet Økonomi/regnskap Fellestjenester og administrasjon Felles oppvekst Namsos barneskole Namsos ungdomsskole Høknes barneskole Høknes ungdomsskole Bangsund skole Otterøy skole Sørenget oppvekstsenter Vestbyen skole Flyktningetjenesten Namsos opplæringssenter PPT, andel Namsos Namsos kommune barnehagedrift Tilskudd private barnehager Oppvekst Felles helse og omsorg LINA, andel Namsos Helsestasjon Fysio-/ergoterapitjensten Helsedistrikt sør Namsos sykehjem Helsedistrikt vest Ressurskrevende tjenester Samhandlingsreform Helse og omsorg Kultur Kulturskolen Kultur Byggesak kart og oppmåling Namsos bydrift Namsos brann- og redningsvesen Eiendomsavdelingen Selvkostområder - VARF Teknisk Midtre Namdal Samkommune Felles lønn Overføring til Samkommunen Tap på fordringer Diverse Felles pensjon Innleveringskostnader leasingbiler FELLES Netto driftsutgifter

30 Tertialrapport 2. tertial Fellestjenester og administrasjon Fagområdet melder ingen avvik. Under Felles forventes reduserte pensjonskostnader i forhold til opprinnelig budsjett, mens lønnsoppgjøret forventes å bli noe høyere enn budsjettert. Til sammen vil disse postene gi ingen effekt i driftsbudsjettet. 8.2.Oppvekst Fagområdet oppvekst har et budsjettavvik på 5,7 mill kroner, hvor det største avviket er tilskudd til private barnehager på 2,5 mill kroner. Barnehager: Det største negativet avviket er knyttet til kommunal og privat barnehagedrift. Dette skyldes i hovedsak den statlige finansieringsmodellen - private barnehager. Flere helplasser og økt tildeling av spesialpedagogiske ressurser etter sakkyndig tilråding medfører økte kommunale kostnader både til kommunale og private barnehager. Høyt sykefravær og vikarinnleie i de kommunale barnehagene medfører også økte kostnader. Grunnskoler: Årsaker til det negative avviket har primært sammenheng med økte ressurser til ressurskrevende elever/spesialundervisning og vikarinnleie. 8.3.Helse og omsorg Budsjettavviket på 4,3 mill kroner skyldes 2,7 mill kroner knyttet til samhandlingsreformenkommunal medfinansiering. 0,7 mill kroner i økte kostnader til ressurskrevende tjenester samt 0,6 mill kroner i merkostnader knyttet til hendelsen ved Namsos Bo og servicesenter i januar i år. Fysio og ergoterapitjenesten har reduserte inntekter som følge av statlig omlegging av dekning fysioterapitjenester for brukere av tjenesten som oppholder seg i EØS land. Øvrige avvik er knyttet til økt etterspørsel av tjenester innenfor området. Samhandlingsreformen Økonomiske virkemidler i samhandlingsreformen innebærer bl.a. at kommunen er gitt et medfinansieringsansvar for deler av befolkningens bruk av spesialisthelsetjenester, samt at det betales for utskrivingsklare pasienter som ikke blir tilbudt kommunale helse og omsorgstjenester etter endt behandling i sykehus. Avviket på medfinansiering er pr. 2. tertial i et omfang på 1,5 mill. kroner, og vil framskrevet ha et omfang på 2,7 mill kroner ved utløpet av året. 0,7 mill kr i avvik skyldes rammeoverføring fra kommunen til samkommunen i budsjett 2012 (dermed var budsjettet for akonto-beløpet for KMF 0,7 mill kr for lavt; 14,5 mill kr istedenfor 15,2 mill kr.) De øvrige 2 mill kr skyldes avvik mellom rammeoverføringer til medfinansiering og erfaringstall for faktisk bruk. Sentrale myndigheter kommer ikke til å korrigere avvik i 2012 mellom rammeoverføringer til medfinansiering og erfaringstall for faktisk bruk særskilt, men Helse- og omsorgsdepartementet samt KRD henviste ifm statsbudsjettet 2013 og revidert budsjett 2012 til at avvik skal dekkes av økte skatteinntekter. 8.4.Kultur Budsjettavviket er på til sammen 1,1 mill kroner. Avviket skyldes kulturskolens økning i elevtallet på 0,4 mill kroner, sviktende inntekter innenfor drift av kulturhus 0,3 mill kr og økt årlig husleie og leasingkostnader kino på 0,4 mill kroner. 9

31 Tertialrapport 2. tertial 2012 Når det gjelder kulturskolen, vises til tidligere rapporter. På grunn av økning i elevtallet med ca.30% vil det bli et overforbruk i 2012 på ca ,-. Når det gjelder øvrig kultur, kan en melde følgende: På kinoen er avviket indeksregulering knyttet til husleie på vel ,- og kr ,- vedrørende leasingkostnader digitalisering av salene. 8.5.Teknisk Samlet er prognosen for 2012 pt. et merforbruk på 1 mill kroner. Eiendomsavdelingen må utsette/redusere på bygningsvedlikeholdet for å kompenseres for manglende husleieinntekt på 0,5 mill kroner vedr. omsorgsboligene. Kommunestyret vedtok å ikke innføre gjengs husleie (kostnadsdekkende husleie) i I motsetning til dette forutsatte budsjett og økonomiplan denne økningen i husleien. Reduksjon/utsatt vedlikehold skal bidra til balanse innenfor eiendomsdriften. Namsos Bydrift: Det er pr. aug. utgiftsført 8 mill kroner til veivedlikehold. Samlet budsjett er 9 mill kr. Disponibelt beløp resten av året er lite og det utføres derfor minimalt med vedlikeholdstiltak på veiene ut året. Det avsettes mest mulig til brøyting/vintervedlikehold, men vet av erfaring at her er usikkerheten stor og avhengig av snø- og værforhold utover høsten. Merforbruk ventes i størrelsesorden 0,5 mill kroner på drift og vedlikehold av veier. I tillegg har det oppstått uforutsette utgifter på 0,5 mill kroner knyttet til geologiskeundersøkelser (Gulholmstranda ogtilrettelegging for minnesmerket Vestre Havn). Brann- og redningsvesenet forventes å gå i balanse i Vakanse i 30 % stilling og redusert innleie ved sykefravær bidrar til resultatet. Plan- og byggesakforventes å klare budsjettmålet for Samkommunen Namsos kommunes andel på tiltaksbudsjett barnevern og Nav sosialhjelp har et netto budsjettavvik på ca 1 mill kroner. Barnevernet melder om et forventet avvik på 2 mill kroner i merforbruk, mens Nav har et underforbruk på 1 mill kroner. 9. Status investeringsregnskapet Aktiviteten innenfor investeringene er variabel, både i forhold til igangsetting av prosjekt og budsjettavvik. De prosjektene som har overskredet sine budsjettrammer eller som mangler budsjett og finansiering, forslår rådmannen budsjettjusteres i kommunestyrets desembermøte. Disse budsjettoverskridelsene vil bli foreslått dekket innenfor eksisterende investeringsprosjekt som ikke er igangsatt i år. I tillegg vil rådmannen vurdere å innarbeide tiltak som ikke er finansiert i år i budsjett og økonomiplan for Pr i dag er det en forventet budsjettoverskridelse på 3,5 mill kroner. Enkelte poster viser budsjettavvik, som har sammenheng med årsoppgjørsdisposisjoner og periodisering. 10

32 Tertialrapport 2. tertial 2012 Investeringsbudsjett Status per 2. tertial Prosjekt Prosjektnr. Budsjett hele året Avvik 2010 Flyktningeboliger Brannbil Formidlingslån Hurtigbåtrampe Fellesinnkjøp biler Erverv av vei vestre havn Brannbil/tankbil Kleppen barnehage, bygn.m. tilpasning Salg av boliger Tilbygg Fossbrenna barnehage Ombygging Vestre Havn B/S-senter Oasen, billettering/adgang Bangsundhallen Solavskjerming bo-/servicesenter Granåsen-Fossbrenna stolper lysløypa Namsos ungdomsskole - Sikring og delegjerde Salg idrettsbygg granåsen Inventar og utstyr skolene Uteområder Namsos U Egenkapitalinnskudd KLP Namsos U arbeidsplasser lærere Pensjonistsenter, fasader Biler og maskiner PIF Nordal Griegs veg - std.heving IKT-investering skole Kattmarkveien Reparasjoner brann Vestbyen skole Bygging av vei til robrygga Utendørsanlegg Kleppen Salg av tomtegrunn Fossbrenna Salg av tomtegrunn Namsos samfunnshus, kjøp/rehabilitering Tilfluktsrom Trafikksikkerhetstiltak Kjøp av bygrunn D/S kai, Verftsgata - Ensidig bussholdplass m/leskur Coop Extra Spillum - Ensidig bussholdeplass m/leskur Salg av tomt siktedukfabrikken Salg/kjøp aksjer/andeler Kulturhuset, utskriftning stoler Nye senger Helse og omsorg Utstyr treningsstudio Oasen Opprusting vemundvik kirke Sanering Prestegårdsalleen Carport Helsedistrikt Ny brannstasjon Rehabilitering Namsoshallen Nettbrett Folkevalgte Rehabilitering tursti i bymarka Nytt nøkkelbokssystem Rock City - Komplettering promenade og sjøfront Utbedring Lonet avlastningsbolig Flytting Kino til Rock City-bygget Kjøp av tomtegrunn

33 Tertialrapport 2. tertial Budsjettjusteringer Rådmannen foreslår følgende budsjettendringer: Driftsbudsjett Tekst: Budsjettpost: Budsjettregulering: Lavere Skatteinntekter ,- Høyere rammetilskudd ,- Kalk. Avskrivninger ,- Kalk. Renter ,- Lavere rentekostnader ,- Samhandlingsreformen Flere ,- Ressurskrevende tjenester I Ressurskrevende tjenester II /3800/3900.flere flere , ,- MNS Barnevern tiltaksbudsjett ,- MNS NAV, øk. Sosialhjelp ,- Finansiering barnehager ,- Namsos bydrift Flere ,- Vestbyen skole ,- Høknes barneskole ,- Innleveringskostnader 2008-leasingbiler flere.flere ,- Bruk av disposisjonsfond , Investeringsbudsjett Budsjettendringene tas i forbindelse med rebevilgningssaken i kommunestyret i desember

34 Namsos kommune Økonomisjef i Namsos Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Kjellrun Gjeset Moan Saksframlegg Revidering av Namsos kommunes økonomireglement Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 92/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Revidert økonomireglement for Namsos kommune vedtas med virkning fra Gjenbevilgningsprinsippet gjøres gjeldende fra budsjett- og regnskapsåret a. Fagområdenes netto besparelser (mindreforbruk) og netto overskridelser (merforbruk) i forhold til gitte budsjettrammer, gjenbevilges i det påfølgende budsjettår. b. Slik gjenbevilgning skjer såfremt ansvarsområde 8 Finans og inntekter, har et mindreforbruk. c. Oppstår situasjonen med merforbruk på ansvarsområde 8 Finans og inntekter, skal gjenbevilgningen behandles som en del av årsoppgjøret. d. Fagområdene kan velge å sette av deler av gjenbevilgningen til fond og disponere denne senere. 3. Endringer i økonomireglementet som ikke er av prinsipiell karakter får rådmannen fullmakt til å revidere. Hjemmel for vedtaket er: Kommunelovens og forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD

35 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Revidering av Namsos kommunes økonomireglement Vedlegg 1 Økonomireglement for Namsos kommune Saksopplysninger Namsos kommunes økonomireglement ble sist revidert høsten Rådmannen legger fram en ny og revidert utgave av dette reglementet. Bakgrunnen er bestillinger gjort i kommunestyret vedr. gjenbevilgningsprinsippet, organisatoriske endringer i kommunen og endringer i forhold til budsjett- og regnskapsforskrifter jfr. GKR (Foreningen for god kommunal regnskapsskikk) de senere årene. Namsos kommunestyre vedtok i forbindelse med budsjett- og økonomiplan , at det innføres overføring av overskudd/underskudd av budsjettmidler i driftsbudsjettet/regnskapet (gjenbevilgningsprinsippet) fra det ene året til det andre. Gjenbevilgningsprinsippet innebærer: Fagområdenes netto besparelser (mindreforbruk) og netto overskridelser (merforbruk) i forhold til gitte budsjettrammer, gjenbevilges i det påfølgende budsjettår. Slik gjenbevilgning skjer såfremt ansvarsområde 8 Finans og inntekter, har et mindreforbruk. Oppstår situasjonen med merforbruk på ansvarsområde 8 Finans og inntekter, skal gjenbevilgningen behandles som en del av årsoppgjøret. Fagområdene kan velge å sette av deler av gjenbevilgningen til fond og disponere denne senere. Rådmannen har tatt dette inn i reglementet som et nytt punkt - kapittel 9. Rådmannen foreslår at denne ordningen innføres fra og med budsjett og regnskapsåret Forutsetningen med at denne ordningen skal lykkes, er at økonomistyringen styrkes gjennom løpende oppfølging av budsjettavvik og budsjettjusteringer. Tertialrapportene til kommunestyret må derfor ha større fokus på justering av budsjettrammer pr. fagområde, både i forhold til tilføring og inndragning av budsjettmidler. Av organisasjonsmessige endringer i Namsos, så har overføring av ansvarsområder mellom fagområdene i kommunen og fra kommunen til Midtre Namdal Samkommune skjedd. Endringer i forskrifter gjelder spesielt investeringsregnskapet -og budsjettet, hvor rutinene omkring kostnadsoverslag, anskaffelse, finansiering og tidsplan er endret og presisert. Revisjon av reglementet inneholder en stor endring layoutmessig. Dette for å forbedre oppslag og brukervennlighet. Reglementet vil også bli gjort tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem.

36 Vurdering Nord-Trøndelag fylkeskommune har gjennomført gjenbevilgningsprinsippet i flere år. De er godt fornøyd med rutinene og effekten av prinsippene. Her får virksomhetene et ekstra insitament til sparing, som de vet de får beholde. I motsatt fall må de dekke inn overforbruk året etter. Konsekvensen av ordningen er at virksomhetene har forbedret seg i forhold til budsjettstyring samt planlegging av den daglige drifta på kort og lang sikt. Fylkesrådmannen med økonomiavdelingen har bidratt til at fylkeskommunens virksomheter har akseptert at overforbruket må dekkes inn innenfor egen virksomhet, samtidig som de har fått beholde overskudd. Dette har i stor grad handlet om å motivere til å tenke strategisk og øke forutsigbarheten i budsjett- og planleggingsarbeidet.

37 NAMSOS KOMMUNE Et godt sted å leve ØKONOMIREGLEMENT FOR NAMSOS KOMMUNE VEDTATT I NAMSOS KOMMUNESTYRE 30. OKTOBER 2008, SAK 076/08. Rådmannens forslag til endring pr. oktober

38 Økonomireglement for Namsos kommune 1. FORMÅL: INNDELING: ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN OVERORDNEDE RAMMER FORMÅL UTARBEIDELSE AV HANDLINGSPROGRAM/ØKONOMIPLAN OG ÅRSBUDSJETT KOMMUNESTYRETS ANSVAR FORMANNSKAPETS ANSVAR OG OPPGAVER RÅDMANNENS ANSVAR OG OPPGAVER ÅRSBUDSJETT ÅRSREGNSKAPET FAKTURERING OG TVANGSINNFORDRING OVERORDNEDE RAMMER FORMÅL FAKTURERING ANSVARSFORHOLD Innfordring av privatrettslige og offentligrettslige krav INNFORDRING ANSVARSFORHOLD Vurdering av kortsiktige fordringer Avskrivninger av fordringer Forsinkelsesrenter Begjære fravikelse av leilighet (utkastelse) Oppsigelse av plasser tilhørende fagområde oppvekst og fagområde kultur Tvangsinnfordring Heftelser Gjeldsordninger ANVISNING OVERORDNEDE RAMMER FORMÅL: MOTTAK AV VARER: FAKTURAKONTROLL ANVISNINGSMYNDIGHET OG -FULLMAKT UGILDHET ANSVAR BEGRENSNINGER I ANVISNINGSMYNDIGHETEN OPPHØR AV ANVISNINGSMYNDIGHET ANVISNING BUDSJETTOPPFØLGING OG RAPPORTERING OVERORDNEDE RAMMER FORMÅLET MED FORVALTNINGEN BUDSJETTOPPFØLGING TERTIALRAPPORTERING: ÅRSBERETNING ÅRSREGNSKAP ÅRSAVSLUTNING OVERORDNEDE RAMMER FORMÅL KOMPETANSE TIL Å GJENNOMFØRE FULLE STRYKNINGER I DRIFTSREGNSKAPET KOMPETANSE TIL Å GJENNOMFØRE DELVISE STRYKNINGER I DRIFTSREGNSKAPET REDUSERE OVERFØRINGSPOSTEN OVER OG UNDERSKUDD

39 9.1 OVERORDNEDE RAMMER FORMÅL OG PREMISSER RETNINGSLINJER INVESTERINGSPROSJEKT OVERORDNEDE RAMMER FORMÅL DEFINISJON AV INVESTERINGSPROSJEKT BEHOVSUTREDNING POLITISKE VEDTAK FØR IGANGSETTING OPPFØLGING AV INVESTERINGSPROSJEKT PROSJEKTANSVARLIG FORPROSJEKT DETALJPROSJEKT BYGGESTART OPPFØLGING I BYGGETIDEN PROSJEKTREGNSKAP TILLEGGSBEVILGNING OVERTAKING LØPENDE RAPPORTERING AV REGNSKAPET GJENNOM ÅRET SLUTTREGNSKAP FINANSIERING AV INVESTERINGSREGNSKAPET FINANSIELLE LEIEAVTALER REBUDSJETTERING FULLMAKT OM LÅNEOPPTAK NOTE OM INVESTERINGSPROSJEKTER OPPLYSNINGER I ÅRSBERETNINGEN FINANSREGLEMENT FONDSMIDLER AVSETNING TIL FOND: BRUK AV FOND: STARTLÅN OG BOLIGTILSKUDD INNKJØP

40 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr oktober Formål: Formålet med økonomireglementet er å avklare ansvar, myndighet og oppgaver innenfor de områder som har med økonomiforvaltningen å gjøre. Det skal være et effektivt hjelpemiddel til god økonomistyring og fornuftig økonomisk planlegging. 1.2 Inndeling: Reglementet er inndelt i kapitler som hver for seg kan stå som selvstendige reglement innenfor sitt område. Hvert kapittel innledes med overordnede rammer og formål for det tema som omhandles i kapitlet. Eventuelle begrepsavklaringer finnes bakerst i kapitlet. Reglementet har en detaljert innholdsfortegnelse slik at det enkelt kan benyttes som et oppslagsverk. Prosesser: Framdriften i prosesser knyttet til dette reglementet beskrives i kommunens årshjul. 2. Årsbudsjett og økonomiplan 2.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i Kommunelovens 44-47, og forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD Arbeidet med handlingsprogram med økonomiplan er hjemlet i: a)lov om planlegging og byggesaksbehandling 3-1 sier at planleggingen skal fremme helhet og bygge på økonomiske og andre ressursmessige forutsetninger. b)kommunelovens 44 Økonomiplan som pålegger kommunene en gang i året å vedta en rullerende økonomiplan som skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen og styret for interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Dette reglementet inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytning til arbeidet med handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett og fordeling og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir i sitt budsjettvedtak. Reglementet gjelder også ved omfordeling av budsjetterte bevilgninger dersom endringene er av prinsipiell betydning. 2.2 Formål Gjennom handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett skal kommunen oppfylle de mål og strategier som er vedtatt i kommuneplanens langsiktige del.

41 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Handlingsdelen i kommuneplanene samordnes i handlingsprogrammet innenfor gitte økonomiske rammer. For å sikre god samordning av planarbeidet har kommunen valgt å sammenstille handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett i ett dokument. Dokumentet kan også inneholde fastsetting av gebyrer og egenbetalings satser, samt fastsetting av låneopptak for budsjettåret. Budsjettforskriftene av åpner for og legger til rette for at kommunestyret kan drive utstrakt rammebudsjettering og målstyring. Reglementet skal klargjøre innholdet i fordelingen av de driftsrammer som kommunestyret bevilger i sitt vedtak om årsbudsjett. Reglementet skal også klargjøre hvilke fullmakter kommunestyret delegerer til underordnede organer. 5

42 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Utarbeidelse av handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett 3.1 Kommunestyrets ansvar Kommunestyret skal behandle forslag til handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett i årets nest siste møte og vedta det innen Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Det er ikke krav til alminnelig flertall for de fremsatte forslag. 3.2 Formannskapets ansvar og oppgaver Formannskapet kan gjennomføre i april/mai strategisamling. Formannskapet innstiller til kommunestyret vedtak om foreløpige føringer for plan -og budsjettarbeidet. Dette gjøres gjennom ståstedsrapporten. Formannskapet utarbeider, med utgangspunkt i rådmannens innstilling, innstilling til handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett. Denne innstillingen legges ut til alminnelig ettersyn i 14 dager. Organisasjoner og enkeltpersoner kan avgi høringsuttalelser. Etter at innstillingen har vært ute til alminnelig ettersyn utarbeider formannskapet sin innstilling til kommunestyret. 3.3 Rådmannens ansvar og oppgaver Med utgangspunkt i gjeldende handlingsprogram/økonomiplan og sist avlagte årsberetning og regnskap, KOSTRA-tall, kommuneproposisjonen og revidert nasjonalbudsjett, samt aktuelle problemstillinger i ståstedsrapport og kommunale planer skal rådmannen legge til rette for formannskapets strategisamling. Denne kan gjennomføres i april/mai. Basert på de nevnte dokumenter eventuelt strategisamling, utarbeider rådmannen sak (ståstedsrapport) til formannskapet og kommunestyret hvor kommunestyret gir rådmannen foreløpige føringer for budsjettarbeidet. Med utgangspunkt i gjeldende handlingsprogram/økonomiplan og foreløpige føringer fra kommunestyret, samt nødvendige justeringer i bundne utgifter/inntekter, utarbeider rådmannen sin innstilling til handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett. Årsbudsjettet består av driftsbudsjett og investeringsbudsjett. Rådmannens forslag til økonomiplan er offentlig når det oversendes til politisk behandling. Offentlig ettersyn i minst 14 dager. Følgende utvalg og råd forelegges økonomiplan for behandling/uttalelse før formannskapet innstiller til kommunestyret: Eldres råd Rådet for funksjonshemmede Arbeidsmiljøutvalget Service Drift 6

43 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Økonomiplan med handlingsprogram oversendes Fylkesmannen. 3.4 Årsbudsjett Krav til årsbudsjettet: Årsbudsjettet er en realistisk og bindende plan for disponering av kommunens forventa inntekter og utgifter i budsjettåret (kommunelovens 46) og en årsplan for investeringer og drift. Budsjettet/årsplanen skal bygge på vedtatt økonomiplan/felles handlingsprogram og være vedtatt av kommunestyret før utgangen av året før budsjettåret. Budsjettet består av et driftsbudsjett og et investeringsbudsjett med beløp og tekst, og de premisser og forutsetninger som årsbudsjettet bygger på. Driftsbudsjettet skal omfatte: - alle løpende inntekter og utbetalinger i året - avsetning fra tidligere budsjettperioder som planlegges anvendt i årsbudsjettet - avsetninger av midler for anvendelse i senere budsjettår - avsetning til finansiering av investeringer i året Driftsbudsjettet må vise et driftsresultat som er stort nok til å dekke renter, avdrag og pålagte/vedtatte avsetninger. Det kan ikke budsjetteres med underskudd. Investeringsbudsjettet skal omfatte: - bruk av lånemidler - inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter - øvrige inntekter som ikke er løpende - bruk av avsetninger fra tidligere budsjettperioder som planlegges anvendt i årsbudsjettet - rammer for utlån Investeringsbudsjettet skal settes opp i balanse slik at alle utgifter, utbetalinger og avsetninger bevilgningsmessig er dekket inn. Årsbudsjettet fremstilles i et samlet dokument som viser saksframstilling, hovedoversikter investering og drift og fordeling pr. fagområde. Dokumentet skal også vise en oversikt over totalrammer pr. resultatenhet innenfor hvert fagområde. Dokumentet skal inneholde en kolonne for rådmannens forslag, en kolonne for siste års reviderte budsjett, en kolonne for siste års opprinnelig budsjett og en kolonne for siste års avlagte regnskap. Særbudsjett skal vedlegges dersom de er vedtatt. Det samme gjelder for underordnet organ. 7

44 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Behandling av årsbudsjettet Kommunestyret vedtar årsbudsjettet i desember etter innstilling fra formannskapet. Det er ikke krav til alminnelig flertall for de framsatte forslag. Kommunestyret avgjør de økonomiske rammer for kommunens virksomhet, og ansvaret for kommunens totale økonomi. Deres vedtak om årsbudsjettet er bindende for underordnede organ. Kommunestyret vedtar årsbudsjettet pr. fagområde. Rådmannen har fullmakt til å fordele vedtatte rammer mellom resultatenheter, tjenester og arter. Rådmannen har fullmakt til å fordele avsatt budsjettramme vedr. lønnsoppgjør og felles Pensjon KLP/SPK mellom fagområder. Det skal utarbeides et detaljbudsjett fordelt etter kommunens vedtatte kontoplan. Rådmannens forslag til årsbudsjett er offentlig når det oversendes til politisk behandling. Det skal legges ut for offentlig ettersyn i 14 dager. Følgende utvalg og råd forelegges årsbudsjett for behandling/uttalelse før formannskapet innstiller til kommunestyret: Eldres Råd Rådet for funksjonshemmede Arbeidsmiljøutvalget Drift Service Årsbudsjettet oversendes Fylkesmannen Budsjettområder Namsos kommune har vedtatt følgende kontoplan etter innføringen av Kostra: 8

45 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Kontoklasse Følgende kontoklasser gjelder: 0 investeringsbudsjett/-regnskap 1 driftsbudsjett/-regnskap 2 balanseregnskap Ansvar Ansvarsinndelingen skal følge organisasjonsinndelingen i kommunen. Følgende fagområder gjelder: (dvs. det første siffer i ansvarskontostrengen) 0 Politiske stab/støtte og interne tjenester 2 Fagområde oppvekst 3 Fagområde helse og omsorg 5 Kultursjef 6 Fagområde tekniske saker 7 Interkommunale ordninger 8 Finans og inntekter 9 Midtre Namdal samkommune Følgende resultatenhetsnivå gjelder: (dvs. de 3 første siffer i ansvarskontostrengen) Fagområde 0: Politisk og fellestjenester 000 Politisk 010 Rådmann og fagstab 020 Servicekontor 021 Lønn/personalavdeling 022 IT/Kvalitet 023 Økonomi/Regnskap Fagområde 2: Oppvekst 013 Fagområde oppvekst felles 200 Namsos barneskole 210 Namsos ungdomsskole 220 Høknes barneskole 230 Høknes ungdomsskole 240 Bangsund skole 250 Otterøy skole 260 Sørenget oppvekstsenter 270 Vestbyen skole 280 Kulturskolen 281 Flyktningetjenesten 285 Namsos opplæringssenter 287 Andel Namsos PPT 290 Barnehagedrift 9

46 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Fagområde 3: Helse og omsorg 300 Helse og omsorg felles og interkommunale ordninger 301 LINA andel Namsos 307 Helsestasjon 308 Fysio-/ergoterapitjenesten 360 Helsedistrikt Sør 380 Namsos sykeheim 390 Helsedistrikt Vest Budsjettområde 5: Kultursjef * 500 Kultur (Kino, kulturhus og bibliotek) Fagområde 6: Tekniske saker 610 Byggesak, kart og oppmåling 620 Namsos bydrift, unntatt VAR-området 622 Namsos bydrift, VAR-området 630 Brann og redningsvesen 640 Eiendomsavdelingen Fagområde 8: Finans og inntekter 800 Skatt 810 Rammetilskudd 820 Renter 830 Avdrag 840 Avskrivninger 850 Interne finansieringstransaksjoner Fagområde 9: Samkommunen 900 Samkommunen *Omorganisering kultur fra 1. november 2012 Funksjon og tjeneste Utgangspunktet er at kommunens oppgaver og ressursbruk skal knyttes til dekning av borgernes behov. Dette knytter sortering av oppgaver og ressursbruk til begrepene funksjoner og brukergrupper. Begrepet funksjon fokuserer på hvilke typer behov tjenestene skal dekke og hvilke grupper disse tjenestene primært henvender seg til. Funksjonsbegrepet er uavhengig av hvilke typer tjenester kommunen har etablert og hvordan tjenestene er organisert. Hver funksjon inneholder nært beslektede tjenester for å muliggjøre meningsfulle analyser av utgifter i forhold til omfanget av tjenesteproduksjon. Anskaffelse og anvendelse av midler som vedrører flere funksjoner skal fordeles på de berørte funksjoner. Dette gjelder også lønn og avskrivninger. 10

47 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 I kontoplan er funksjonsbegrepet definert inn som de 3 første sifrene i tjenestedimensjonen. Tjenestebegrepet er en intern utvidelse av funksjonsbegrepet, og skal dekke det rapporteringsog styringsbehovet kommunen har internt, videre skal de dekke de tjenestene som kommunen utfører for kommunens borgere. Arter Artene skal gjenspeile hvilke produksjonsfaktorer som kommunen benytter i sin virksomhet. Det skal være rene utgifts- og inntektsarter. Bare i de tilfeller der statistiske hensyn krever at utgifter til spesielle aktiviteter synliggjøres, kan prinsippet om rene arter brytes Med rene arter menes at artsbegrepet skal vise hvilke ressurstyper som benyttes i produksjonen. På noen hovedområder brukes det anvendelsesområder, og da overstyrer anvendelsen ressurstypen. Eksempel på ressurstyper er: lønn, energi og forsikring. Eksempel på anvendelsesområder er: undervisningsmateriell, kontorutgifter og vedlikeholdsutgifter. Artene avgrenses mellom kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon og kjøp av tjenester som erstatter kommunens tjenesteproduksjon. Denne avgrensningen skal gjøres for å vise omfanget av tjenester som kommunen tar et ansvar for, men ikke produseres selv. I kontoplan er KOSTRA-artsbegrepet definert inn som de 3 første sifrene i artsdimensjonen. Det 4 siffer i dimensjonen er en intern utvidelse av artsbegrepet, og skal dekke det rapporterings- og styringsbehovet kommunen har internt. Tiltak og prosjekt Denne dimensjonen skal brukes ved behov for mer detaljerte rapporterings- og styringsbehov. Prosjektbegrepet brukes i investeringsregnskapet, og skal dekke behovet for rapportering/styring på enkelt prosjekt. Tiltaksbegrepet brukes i driftsregnskapet, og skal dekke behovet for rapportering/styring av enkelt prosjekt/tiltak. Skal brukes ved anvendelse av øremerkede midler fra eksterne som det kreves rapportering med attestasjon i fra revisor. Tjenesterapportering/Kostra Det skal årlig rapporteres til SSB i henhold til KOSTRA-forskriften. Internkontoplan skal organiseres slik at den ivaretar hensynet til rapporterings- og styringsbehov både internt i kommunen og eksternt. Rådmannen delegerer til økonomisjefen å gjennomføre rapporteringen. 11

48 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Budsjettendringer Rådmannen skal rapportere til formannskapet og kommunestyret hvert tertial, mens fagsjefene rapporterer til rådmannen månedlig, unntatt juni og november. Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. a) Endringer i driftsrammer og fordeling på fagområder skal vedtas av kommunestyret. b) Endringer i investeringsbudsjettet må vedtas av kommunestyret. Delegasjon til rådmannen: foreta endringer i driftsbudsjettet innenfor hvert fagområde foreta endringer som ikke er av prinsipiell betydning, og som ikke endrer prioriteringer og forutsetninger fra kommunestyrets side foreta endringer i driftsbudsjettet som følge av endringer i den kommunale organisasjon/organisasjonskart foreta endringer i forbindelse med lønnsoppgjør foreta endringer ved bruk av bundne driftsfond Rådmannen har gitt følgende fullmakt innenfor sitt ansvarsområde: Fagområde 0, 1, 9 Fagområde 2: Fagområde 3: Budsjettområde 5: Fagområde 6: Assisterende rådmann Oppvekstsjef Helse og omsorgssjef Kultursjef Teknisk sjef Fagsjef gis anledning til videre delegasjon av anvisningsmyndighet innenfor hvert fagområde til sine resultatenheter. 12

49 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Årsregnskapet Krav til årsregnskapet: Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente inntekter og utgifter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Dette kalles anordningsprinsippet og er i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Rådmannen har ansvar for å rapportere i hvilken grad politiske vedtatte mål er nådd, så vel faglig som økonomisk. Rapportene skal være i en slik forfatning at de gir politikerne godt grunnlag for arbeidet med budsjettprosessen og tidlig avdekke eventuelle behov for justeringer i løpet av året. Postering i regnskapet: Regnskapet skal posteres på laveste nivå, det vil si ansvar, tjeneste og art. Ved behov skal det også posteres på prosjekt/tiltak. Regnskapet skal følge budsjettets inndeling. Postering skal skje fortløpende for å sikre god budsjettkontroll med ajourførte regnskapsrapporter. Jfr. også de særskilte bestemmelsene for anvisning. Regnskapsavslutningen: Hvert år avlegges det et årsregnskap som skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet avlegges på samme nivå som budsjettet ble vedtatt på. Strykninger ved regnskapsavslutningen: Dersom driftsregnskapet ved regnskapsavslutningen viser seg å gi et regnskapsmessig underskudd, skal dette reduseres ved: stryke eventuelle overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap vedtatt av kommunestyret selv stryke avsetninger til fond (gjelder ikke bundne fond) når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger stryke budsjettet for inndekning av tidligere års regnskapsmessig merforbruk når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekt eller innbetalinger Unntatt fra bestemmelsene om strykninger er avsetninger som er begrunnet i at midlene i medhold av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilte formål. Pliktige strykninger gjennomføres i den rekkefølgen som er angitt. Fullmakt til å gjennomføre fullstendige strykninger i henhold til pkt 1-3 gis til rådmannen. Rådmannen delegerer fullmakten videre til økonomisjefen. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente inntekter og utgifter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Dette kalles anordningsprinsippet og er i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Frist for levering av anviste fakturaer og internfakturaer er fredag i uke 2 i året etter regnskapsåret. 13

50 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Frist for levering av bokføringsbilag og utsendelse av refusjonskrav er 20. januar året etter regnskapsåret. Interne overføringer anvises ved bruk av bokføringsbilag. Behandling av årsregnskapet: Kommunestyret vedtar årsregnskapet på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Årsregnskapet skal behandles i kontrollutvalg etter innstilling fra kommunerevisjon. Økonomisjefen skal legge frem årsregnskapet innen 15.februar. Kommunerevisjonen har frist for å avlegge revisjonsrapport til kontrollutvalget innen 1. april etter at årsregnskapet er fremlagt. Regnskapet er offentlig fra det er avlagt av økonomisjefen. 14

51 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Fakturering og tvangsinnfordring 5.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i forskrift av 15. desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Reglementet dekker hvem som har fullmakt til å utgiftsføre tap på fordringer. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11) og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Reglementet gjelder ikke for tap som knytter seg til følgende: o Skattekrav under henvisning til Skattebetalingsloven 5.2 Formål I forskriftens 3 Årsregnskap står nevnt: Balanseregnskapet skal vise status for kommunens og fylkeskommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret. Ovennevnte fordrer en årlig gjennomgang av fordringsmassen i balanseregnskapet. Fordringer kan avskrives i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringer er uerholdelig. Grunnlaget for fakturering oppstår når kommunen har et krav eller en fordring på en person, et foretak eller en organisasjon. Fakturering omfatter: skaffe til veie og beregne fakturagrunnlaget innleggelse av fakturagrunnlaget/kravet i fakturasystemet 5.3 Fakturering ansvarsforhold Innenfor vedtatt budsjett, har det enkelte fagområde, resultatenhet og tjenestested ansvar for å sørge for at inntektene kommer på plass i regnskapet. Av dette følger at ansvaret for fakturering av de samme inntekter også ligger hos fagområdet/resultatenhet/tjenestested Innfordring av privatrettslige og offentligrettslige krav Disse fullmakter og retningslinjer gjelder for alle privat - og offentligrettslige krav hvor kommunen alene er kreditor. For skatter og avgifter som innfordres av skatteoppkrever gjelder egne fullmakter, det vises til Skattebetalingsloven med forskrifter og Skatteoppkreverinstruksen. Grunnlaget for innfordring oppstår når originalfaktura ikke blir betalt innen fastsatt frist. Innfordring omfatter purring og all videre tvangsinnfordring. Fordring inndeles i 3 hovedgrupper: Kortsiktige fordringer 15

52 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Videreutlån Sosiallån 5.4 Innfordring ansvarsforhold Ansvaret for innfordring ligger hos Økonomiavdelingen, men innfordring må skje i nært samarbeid med fagområdene og resultatenhetene og i visse tilfeller utføres enkelte innfordringstiltak av fagområdene og resultatenhetene - selv. Eksempel på dette er utkastelsesbegjæring som sendes fra eiendomsansvarlig, og plassoppsigelse i barnehage fra Oppvekstsjef Vurdering av kortsiktige fordringer I henhold til kommuneloven 24-2 og regnskapsforskriften 7 pkt. 3.4 skal regnskapsansvarlig ved årsavslutningen vurdere de kortsiktige fordringene uavhengig av om de er avskrevet eller ikke. Utgiftsføring av uerholdelige fordringer (avskrivning) skjer mot art 4720 Tap på fordringer, og dekkes innenfor budsjettrammen til det budsjettansvarsområdet hvor tapet er påløpt Avskrivninger av fordringer Med fordringer forstås her kortsiktige fordringer som for eksempel eiendomsavgifter, foreldrebetaling barnehage, husleie, hjemmehjelp mv. Avskrivninger som nevnt her gjelder ikke skatter og avgifter som innfordres av skatteoppkreveren. Når det gjelder avskrivning av kortsiktige fordringer, skal belastningen (tapet) føres der inntekten tidligere er inntektsført, men på en egen utgiftsart, 4720 Tap på fordringer. I begrepet avskrivning ligger at man regnskapsmessig avskriver beløpet, men at innfordringen ikke avsluttes. Når en fordring avskrives som tap på fordringer må det gjennom en omdisponering av budsjettmidler innenfor budsjettansvarsområde skaffes dekning for det beløp som avskrives. Retningslinjer Krav skal kunne konstateres som tapt og avskrives når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: o Påleggstrekk er forsøkt, men lønnen er ikke større enn vedkommende trenger til livsopphold. o Utleggsforretning har ikke ført frem ( intet til utlegg ). o Eventuelle sikkerheter er realisert, og debitor ikke har økonomiske evner til å betjene restkravet. o Eventuell kausjonist er krevd, men verken kausjonisten eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet. o Debitors adresse er ukjent i mer enn 1 år. o Debitor har utvandret til et land Norge ikke har avtale med o Det er overveiende sannsynlig at inkasso eller videre innfordringstiltak vil gi negativt resultat. 16

53 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 o Kommunen ved avtale har ettergitt gjeld, f.eks ved utenomrettslig gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs, eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. o Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom. o Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet. o Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld. o Kravet er foreldet. o Kravet er prekludert(bortfalt). Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid. Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, slettes. Dette gjelder konstaterte tap nevnt under krav som er bortfalt. Sletting innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. Som hovedregel skal tapet overføres på det budsjettansvarsområde inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstatert tap inntektsføres på samme ansvarsområde som tapet tidligere er ført. Avskrivning ansvarsforhold: Regnskapsforskriften pålegger kommunen å foreta en gjennomgang av fordringsmassen årlig. Dette betyr ikke at alle fordringene skal gjennomgås på samme tid, men at man har en syklus på gjennomgang av fordringene som gjør at i løpet av ett kalenderår er alle fordringene vurdert med tanke på eventuell avskrivning i regnskapet. Økonomisjefen er ansvarlig for å foreta denne gjennomgangen, samt å forberede saker til avskrivning. Fullmakt til å foreta avskrivning/ettergi: Rådmannen gis myndighet til å avskrive enkeltfordringer/ettergi inntil kr Denne fullmakten delegeres videre til økonomisjefen Purregebyr og erstatning for innkrevningskostnader Gebyrer og erstatning for innkrevningskostnader er regulert gjennom inkassoloven av 13. mai 1988 nr. 26. Kommunen skal følge maksimumssatsene som til enhver tid gjelder. Rådmannen gis fullmakt til å avskrive/ettergi gebyrer og erstatning for innkrevingskostnader ut fra innfordringsmessige hensyn. Rådmannen delegerer videre denne fullmakten til økonomisjefen Forsinkelsesrenter Kommunen skal følge maksimalsatsene for forsinkelsesrenter som til enhver tid gjelder. Disse er hjemlet i Lov om renter ved forsinka betaling (morarentelova) av 17. desember Rådmannen gis fullmakt til å avskrive/ettergi renter ved for sen betaling ut fra innfordringsmessige hensyn. Rådmannen delegerer videre denne fullmakten til økonomisjefen. 17

54 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Begjære fravikelse av leilighet (utkastelse) Rådmannen gis fullmakt til å begjære fravikelse (utkastelse) av leilighet i kommunale leiligheter når leieboer ikke betaler husleie Oppsigelse av plasser tilhørende fagområde oppvekst og fagområde kultur. Rådmannen gis fullmakt til å foreta plassoppsigelse i barnehage, skolefritidsordning og kultur og musikkskole. Uoppgjorte forhold på et av disse områdene gir rådmannen fullmakt til å nekte tilbud på andre av disse områdene Tvangsinnfordring Økonomisjefen gis fullmakt til å ta ut forliksklager i kurante innfordringssaker der det ikke er tvangsgrunnlag, jfr. KST 0111/92. Tvangssalg/tvangsauksjon Bare unntaksvis vil det være behov for at kommunen kjøper løsøre/fast eiendom. Rådmannen gis fullmakt til å gi bud både på løsøre og fast eiendom. Det gis fullmakt til eiendomssjefen å gi bud innenfor vedtatte rammer. Rådmannen gis fullmakt til å akseptere bud ved tvangssalg/tvangsauksjon av kommunens eiendeler. Fullmakten delegeres videre til økonomisjefen Heftelser Rådmannen får fullmakt til å foreta og slette heftelser til en verdi på inntil kroner på parsell eller tomt som er skilt ut fra hovedeiendom på eget bruksnummer Gjeldsordninger Rådmannen får fullmakt til å inngå frivillige gjeldsordninger. Fullmakten delegeres videre til økonomisjefen. 18

55 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Anvisning 6.1 Overordnede rammer Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11) og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven Formål: Ha en effektiv rutine for intern kontroll av kommunens utbetalinger. Rekvirering av varer og tjenester som avrop på eksisterende rammeavtaler foretas av de personer som har fullmakt til dette. For rekvirering av varer og tjenester utenom eksisterende rammeavtaler henvises det til innkjøpsreglementet. Før kjøpet eller igangsetting av anbudsprosess skal bestiller forvisse seg om at: kjøpet er i kommunens interesse kjøpet er nødvendig det er gitt bevilgning til formålet enten i drifts eller investeringsbudsjett bevilgningen på kontoen er tilstrekkelig til å dekke det aktuelle behov kjøpet utføres i henhold til innkjøpsreglementet og interne rutiner for kjøp av varer og tjenester 6.3 Mottak av varer: Ved mottak av varer skal følgende kontrolleres at: 1. mottatte varer/tjenester stemmer med det som er bestilt, antall og type 2. pakkseddel følger med 3. mottatte varer er i orden, riktig kvalitet osv. 4. mottaker skal signere en følgeseddel. Signaturen er kvitteringen på om ovennevnte kontroll er foretatt. Hvis ett eller flere av de ovenstående punkter ikke er oppfylt, skal dette straks tas opp med leverandør. Varer som ikke oppfyller de behov kommunen har eller de krav som er satt i avtalen, eller er ødelagt, skal returneres. Dersom en leverandør gjentatte ganger leverer dårlige varer eller ikke leverer i samsvar med bestillingen, skal innkjøpsansvarlig v/økonomiavdelingen varsles. Hensikten med dette er å samle erfaringer med leverandørene for å kunne unngå dårlige leverandører i framtida. Det skal finnes et rapporteringssystem for avvik ved mottak av varer og tjenester som ledd i internkontrollen. Det er nødvendig med dokumentasjon i samband med reklamasjon av varer eller andre forhold knyttet til rammeavtaler. 6.4 Fakturakontroll 19

56 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Alle fakturaer skal kontrolleres for følgende: 1. faktura skal være i samsvar med levert vare/tjeneste 2. antall skal være i samsvar med levert antall 3. pris skal være i samsvar med avtalt pris 4. kredittid skal være i samsvar med avtalt lengde 5. morarentebestemmelser skal være i samsvar med morarenteloven 6. fakturaen skal oppfylle følgende formkrav: 7. leverandørens organisasjonsnummer 8. adresse Namsos kommune fakturamottak, Postboks 332 Sentrum, 7801 Namsos 9. spesifisert MVA (merverdiavgift) Hvis en faktura ikke er korrekt, skal det umiddelbart reklameres til leverandøren. Leverandøren skal rette opp feilen ved å sende kreditnota og ny faktura. Dersom det ikke foreligger noen forhåndsavtale om kjøpebetingelser, skal det vurderes om pris, rabatt, kredittid mv. er rimelig og innenfor de vanlige betingelser for kommunens anskaffelse. 6.5 Anvisningsmyndighet og -fullmakt Rådmannen delegerer anvisningsmyndighet til fagsjefer. Fullmakten kan videredelegeres. Delegering fra rådmannen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Den som er delegert anvisningsmyndighet fra rådmannen kan videredelegere sin fullmakt. Delegeringen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Anvisning kan bare foretas av en som er gitt anvisningsmyndighet av kommunestyret eller ved delegering. Anvisningsmyndighet utøves alltid under fullmaktsgiverens ansvar. Rådmannen har gitt følgende delegering av anvisningsfullmakter: Fagområde 0, 8 og 9 assisterende rådmann Fagområde 2 oppvekstsjef Fagområde 3 helse og omsorgssjef Budsjettområde 5 kultursjef Fagområde 6 teknisk sjef 6.6 Ugildhet Ved anvisning og attestasjon gjelder vanlige habilitetsregler. Ved ugildhet/inhabilitet utføres anvisningen av fullmaktsgiveren. 6.7 Ansvar Den som anviser en regning eller lignende er ansvarlig for at den er kontrollert og etterregnet, og at den ytelse som betales er mottatt eller oppfylt, at det er nyttet riktige priser, tariffer eller 20

57 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 regulative satser, at leveringsvilkårene er oppfylt og at riktig momskode er benyttet ved kontering. 6.8 Begrensninger i anvisningsmyndigheten Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet anvisningsmyndighet. (Eksempel: Rådmannen anviser neste ledernivås regninger/refusjonskrav. Ordfører anviser rådmannens egne regninger). Rådmannen anviser ordførers regninger. Anvisning og regnskaps-/lønnsregistrering skal ikke foretas av samme person. Samme person kan ikke både attestere og anvise samme faktura/timeliste. 6.9 Opphør av anvisningsmyndighet Regnskapsansvarlig skal straks ha melding når anvisningsmyndighet opphører, for eksempel ved opphør av tjenesteforhold, endringer og lignende. Dersom utøvelse av delegert anvisningsmyndighet ikke tilfredsstiller de krav som stilles til god intern kontroll (jfr. Foranstående punkter), skal det rapporteres til vedkommende leder Anvisning Anvisningen er en posterings og /eller utbetalingsordre. Den som anviser skal påse at: Det er budsjettmessig dekning for utgiftsføringen Disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden Attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven Det er utarbeidet egne rutiner for anvisning. 21

58 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september BUDSJETTOPPFØLGING OG RAPPORTERING 7.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i Kommunelovens 47. Reglementet dekker hele kommunens budsjettoppfølging og rapportering i henhold til vedtatte budsjettrammer og målsettinger. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjon (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11) og styret for interkommunalt samarbeid etter kommunelovens Formålet med forvaltningen Kommunelovens 47 inneholder bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning. De rammer som er angitt i årsbudsjettet til bestemte formål, må ikke overskrides uten at det på forhånd er foretatt de nødvendige endringer i budsjettet. Unntatt herfra er utgifter som kommunen har en umiddelbar rettslig forpliktelse til å dekke eksempelvis kontraktsmessig, arbeidsrettslig, erstatningsrettslig, eller basert på rettighetsbestemmelse i lov. Ved behov for justeringer utover delegert nivå, skal rådmannen fremlegge forslag til budsjettjustering for formannskapet som innstiller til kommunestyret. Dette skal fortrinnsvis skje i forbindelse med rapporteringen per 1.og 2. tertial. I rapporteringen skal resultater stå i fokus for en forbedrings og læringsprosess. Betydningen av klare målsettinger gjennom indikatorer og en klart definert ressursinnsats er grunnlaget for en god rapportering og evaluering. 7.3 Budsjettoppfølging For å muliggjøre en effektiv budsjettoppfølging, skal det i størst mulig grad foretas periodisering av budsjettets driftsdel etter at kommunestyret har vedtatt budsjettet. Ved ny kunnskap i løpet av året skal budsjettet omperiodiseres for å reflektere den reelle situasjonen. Rådmannen skal ved utgangen av hver måned gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjettet, og iverksette de eventuelle justeringer i driften som er nødvendige for å innarbeide avvikene. Rådmannen benytter pr i dag økonomisk månedsrapportering i dette arbeidet. Det er opp til rådmannen å velge den for ham mest hensiktsmessige oppfølgingen av budsjettet. Dersom det ligger an til overskridelser på den budsjettrammen som det enkelte nivå er tildelt, skal det søkes løsninger ved å omprioritere ressurser innenfor rådmannens myndighetsområde. Dersom dette ikke fører frem må overskridelsen bringes frem for politisk behandling med rådmannens forslag til løsning. 7.4 Tertialrapportering: Rapporten skal innehold følgende: Innledning 22

59 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Samlet økonomisk rapportering inkl. samletabell Regnskapsstatus og status drift Skatt, tilskudd og finansiering Investeringer Finansiell oversikt over lån og innskudd Sykefravær Energiforbruk Avfallsforbruk 7.5 Årsberetning Alle kommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktig for å si noe om kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten. Dette gjelder bl.a. - informasjon om kommunens tjenesteyting - forhold vedrørende usikkerhet i regnskapet - ekstraordinære forhold - viktige begivenheter etter regnskapsårets utløp - andre forhold av vesentlig betydning - samfunnssikkerhet og beredskap - miljø Årsberetningen skal utarbeides og oversendes sammen med årsregnskapet til formannskap og kommunestyre for behandling. Beretningen skal være ferdig slik at den kan oversendes kontrollutvalget før det avgir sin uttalelse til regnskapet. 7.6 Årsregnskap Dette dokumentet skal inneholde: Obligatoriske skjemaer og økonomiske oversikter drift og investering Driftsregnskap med notehenvisning Balanse med notehenvisning Noter i henhold til lov om god kommunal regnskapsskikk (GKRS). 23

60 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september ÅRSAVSLUTNING 8.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i Kommuneloven 48 nr. 1 og 2 og forskrift av 15. Desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11) og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Reglementet dekker hvem som har kompetanse til å foreta strykninger dersom driftsregnskapet skal gjøres opp med et underskudd. 8.1 Formål Reglementet skal ivareta hvem som har kompetansen til å gjennomføre strykninger ved et underskudd i driftsregnskapet samt å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet. 8.2 Kompetanse til å gjennomføre fulle strykninger i driftsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre fulle strykninger dersom driftsregnskapet gjøres opp med underskudd. 8.3 Kompetanse til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre delvise strykninger etter følgende prioritering: a) Stryke budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet vedtatt av kommunestyret b) Stryke avsetninger til fond etter følgende prioritering a. Budsjettert av kommunestyret b. Administrasjonen c) Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd 8.4 Redusere overføringsposten Rådmannen gis fullmakt til å redusere kommunestyrets budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet dersom det ikke er behov for hele overføringen i investeringsregnskapet. Manglende dekning ved avslutning av investeringsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet etter følgende prioritering: a) Budsjettert avsetning til ubundne investeringsfond b) Å overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning 24

61 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september OVER OG UNDERSKUDD 9.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i Kommuneloven 47 og forskrift av 15. Desember Reglementet gjelder for alle med unntak av virksomheter som helt eller delvis innehar tjenesteproduksjon som har et lovpålagt selvkostprinsipp som prisfastsetting 9.2 Formål og premisser I vedtatt organisasjonsmodell har den enkelte fagsjef stor myndighet til å disponere ressurser knyttet til den produksjon av tjenester vedkommende har ansvar for. Samtidig stilles det definerte krav mht resultater hos den enkelte virksomhet og fagområde. For at den enkelte virksomhet og fagområde skal ha muligheten til å planlegge disponeringen av økonomiske ressurser over en lengre periode enn ett år, vil andel av et eventuelt overskudd i virksomhetens (fagområdets) driftsregnskap etter nærmere vurdering kunne bli overført til neste år. Tilsvarende kan det etter nærmere vurdering kunne bli stilt krav om at et merforbruk ett år må dekkes inn året etter. Innføringen av over og underskuddsmodellen er også ment å være et incentiv til virksomheter (fagområdet) for å oppnå en effektiv og rasjonell drift, i det andel av overskudd kan beholdes av virksomheten (fagområdet) til fri benyttelse. Realistiske budsjett 9.3 Retningslinjer Kommunen i sin helhet går med overskudd Overskudd kan benyttes av virksomheten (fagområdet), dog innenfor kommunens generelle reglement og bestemmelser og de mål som er satt for virksomheten (fagområdet). Virksomheten (fagområdet) kan velge å avsette deler av gjenbevilgningen til fond og disponere den senere. Underskudd skal dekkes inn året etter at det har oppstått. Underskudd som skyldes forhold som virksomheten ikke kan sies å ha reell påvirkningsmulighet til å endre, må hensyntas og vurderes i hvert enkelt tilfelle. Tilsvarende gjelder for overskudd. Rådmannen foretar en slik vurdering. Oppstår situasjonen med merforbuk på ansvarsområde 8 Finans og inntekter, skal gjenbevilgningen behandles som en del av årsoppgjøret. Kommunestyret behandler denne disponeringen. 25

62 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september INVESTERINGSPROSJEKT 10.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i kommuneloven 48 nr 1 og 2 og forskrift av 15. Desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Veileder om «budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap» utgitt av KRD oktober Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11) og styret for interkommunalt samarbeid etter kommuneloven Formål Reglementet skal gi retningslinjer slik at alle investeringsprosjekt blir likt behandlet Definisjon av investeringsprosjekt Varige driftsmidler som fast eiendom, bygninger, anlegg, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner m.v. Anskaffelseskosten (inkl. mva) må være på minimum kr (total anskaffelseskost for investeringsprosjektet i byggeperioden), og ha en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. Reglementet gjelder også utgifter til påkostning. Som påkostning regnes tiltak som fører eiendelen til en høyere standard, til en annen funksjonalitet eller endret bruksområde. Jfr KRS standard nr 4 avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Som påkostning klassifiseres utgifter som enten: forlenger forventet økonomisk levetid til et anleggsmiddel, øker kapasiteten eller funksjonaliteten utvider eller endrer bruksområdet, utover utgifter som følger av normal slit og elde, anses å øke bruksverdien og klassifiseres som påkostning. Som påkostning klassifiseres også tiltak relatert til utvikling av potensialet i et anleggsmiddel. Dette kan være arbeider som utføres for å endre et anleggsmiddels funksjoner, arealbruk eller standard, samt arbeider som utføres for å heve anleggsmidlets attraktivitet og/eller verdi Behovsutredning Rådmannen har ansvaret for å ta initiativ til å legge frem prioriterte investeringsbehov til politisk behandling. Det skal foreligge en utredning som inneholder: Analyse med behov (funksjonsbeskrivelse) 26

63 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Forventet kostnadsramme basert på aktuelle prisoverslag/kostnadskalkyle eller på forprosjekt, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet (rente og avdragskostnader, drifts og vedlikeholdsutgifter) Lokalisering 10.5 Politiske vedtak før igangsetting Utgifter til investeringsprosjekt skal tas med ved rullering av økonomiplan og i ståstedsrapport. I unntakstilfelle kan utgifter til investeringsprosjekt fremmes i forbindelse med 1. og 2. Tertial rapportering. Det skal ikke fremmes enkeltsaker i inneværende budsjettår. Før investeringsprosjekt kan igangsettes må finansieringen være vedtatt. Vedtaket skal inneholde: o Utgifter til forprosjektering der dette er påkrevd o Utgiftsramme for hele investeringsprosjektet basert på anbud/tilbud evt. et realistisk utgiftsoverslag, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts og vedlikeholdsutgifter. o Investeringsbudsjettet er ettårig, altså årsuavhengig. Man skal budsjettere med det man realistisk antar vil bli brukt det enkelte år, og årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. o Netto budsjettering er ikke tillatt. Uforutsette tilskudd eller gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyrets godkjenning. o Budsjettet (brutto utgifter og inntekter) skal være på prosjektnivå. o For alle investeringer skal det oppgis forventet ferdigstillelsestidspunkt. o Prosjektansvarlig skal oppgis Oppfølging av investeringsprosjekt For investeringsprosjekter som går over flere budsjettår må det tas inn i investeringsbudsjettet den delen av utgiftene til prosjektet som man forventer realistisk blir brukt i det aktuelle budsjettåret. Bevilgninger til resterende del av utgiftene til et flerårig prosjekt må deretter tas inn i de påfølgende års budsjetter i takt med prosjektets framdrift. Videre må man regulere budsjettet for det som gjenstår som ubrukt dersom prosjektet fortsetter. Investeringsprosjekter som ikke blir igangsatt i budsjettåret eller som drar uforholdsmessig langt ut i tid, skal vurderes på nytt i økonomiplan- og budsjettsammenheng. Ved rullering av økonomiplanen skal det hvert år foretas en ny vurdering av det enkelte investeringsprosjekt med hensyn til lønns og prisvekst og konsekvenser for driftsbudsjettet med hensyn til forvaltning, drift og vedlikehold. Det skal budsjetteres slik at det er mulig å analysere avvik mellom budsjettet og regnskapet. Det skal minimum budsjetteres brutto utgift/inntekt. Dersom det foreligger anbud/tilbud skal det budsjetteres i henhold til dette. 27

64 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er ansvarlig for at prosjektet blir realisert Prosjektansvarlig er ansvarlig for: o Fremdriftsplan o Økonomisk styring o Rapportering o Utarbeidelse av sluttregnskap i årsberetningen 10.8 Forprosjekt Når det foreligger vedtak om forprosjekt skal den som er prosjektansvarlig utarbeide framlegg til spesifisert byggeprogram med overslag over totale utgifter. Med bakgrunn i dette byggeprogrammet og utgiftsanslaget blir det: o Engasjert arkitekt og/eller konsulent dersom man ikke bruker egenkompetanse, alternativt tillyse arkitektkonkurranse, prosjektkonkurranse eller lignende. o Opprettelse av prosjektgruppe som består av representanter fra den enheten som er involvert, samt en representant fra brukerne av den tjenesten som prosjektet vedkommer. Det endelige materialet til forprosjektet skal inneholde: o Saksutredning o Forprosjektkostnader o Overslag over totale utgifter minimum spesifisert på eventuelle tomteutgifter/gebyr, inventar, utenomhusanlegg, forventet lønns og prisstigning i planleggings -/byggeperioden, samt beløp til kunstnerisk utsmykking. o Konsekvenser for forvaltning, drift og vedlikehold etter ferdigstilling med forventet driftsbudsjettmessige endringer o Forventet fremdriftsplan for den videre prosjektering og bygging o I saksframlegget skal det fremgå på hvilken måte man skal innhente anbud/tilbud o Beskrivelse av standard og evnt. romprogram for bygg 10.9 Detaljprosjekt Detaljprosjektering igangsettes når forprosjekteringen er vedtatt av kommunestyret. Dersom kommunestyrets utgiftsramme er for lav etter detaljprosjektering, må saken legges frem for kommunestyret for ny politisk behandling før prosjektet igangsettes.(les før vi går ut på anbud) o Før saken legges frem for kommunestyret, skal en forsøke å finne løsninger slik at man kan gjennomføre investeringsprosjektet innenfor den opprinnelige utgiftsrammen. Ved detaljprosjektering må en påse at: o Byggeløyve blir innhentet, herunder alle godkjenninger fra offentlige instanser 28

65 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 o Anbud/tilbud på det planlagte arbeidet må innhentes innenfor gjelde regelverk og retningslinjer o Med bakgrunn i anbud/tilbud blir overslag over utgifter og framdriftsplan lagt fram for politisk behandling Byggestart Før byggestart må byggetillatelse innhentes, herunder alle godkjenninger fra offentlige instanser Anbud/tilbud på det planlagte arbeidet må innhentes innenfor gjeldende regelverk og retningslinjer. Før bygging starter opp skal kontrakt med entreprenør(er) og leverandør(er) være inngått. Byggeleder engasjeres etter behov. Endelig fremdrifts og forventet betalingsplan oversendes økonomiavdelingen. All finansiering skal være på plass Oppfølging i byggetiden Det skal påses at byggearbeidet blir utført innenfor gjeldende regelverk og budsjettramme, samt at byggeregnskapet skal innrettes på en slik måte at man har full oversikt Prosjektregnskap Det skal utarbeides prosjektregnskap for alle investeringsprosjekter. Budsjettvedtak som skal dekke flere investeringer skal føres med ulike prosjektnummer. Det skal budsjetteres på lavest mulig nivå (brutto utgifter), slik at det er mulig å hente ut prosjektrapporter som gjør det mulig å analysere avvik mellom budsjett og regnskap. Når det gjelder finansiering anbefaler veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap utgitt av KRD oktober 2011 en felles finansiering og ikke per prosjekt med unntak av øremerkede midler. Prosjektregnskapet bør settes opp i henhold til spesifikasjonene i anbud/tilbud. Prosjektregnskapet bør vise hva som er opprinnelig bevilgning, og hva som er tilleggs bevilget. Når det gjelder finansieringen anbefales det felles finansiering jamfør punktet overfor. Oppfølging av totalrammen på prosjektene skjer i prosjektregnskapet, og ikke ved årsbudsjettet. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom, og minst to ganger per år, dvs. per tertial Tilleggsbevilgning Dersom det er behov for tilleggsbevilgning på et investeringsprosjekt, skal det legges frem sak for kommunestyret med forslag til finansiering før budsjettet er brukt opp. 29

66 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Rådmannen har fullmakt til å stoppe investeringsprosjekt som det ikke er budsjettmessig dekning for Overtaking Investeringsprosjektet er ferdig når man har skrevet under overtakelsesforretning, eller at kjøper har overtatt det fulle ansvar (ansvar og risiko er overført). Det skal utarbeides byggedokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for byggeprosjekt før overtakelsesforretning gjøres Løpende rapportering av regnskapet gjennom året Det skal foretas en løpende rapportering til kommunestyret. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom, og minst to ganger per år, dvs. per tertial. Det skal redegjøres for utviklingen i inntekter og utgifter sammenholdt mot det vedtatte årsbudsjettet. I den løpende rapporteringen skal det som et minimum vises påløpte utgifter (regnskaps tidligere år og hittil i år) og kostnadsramme (opprinnelig og justert budsjett), avvik samt endringer i prognose dersom det viser seg å være behov for å justere disse. I henhold til veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap utgitt av KRD oktober 2011 er det anbefalt at man kun skal fokusere på avvik fra budsjettet. Dette for å bedre skille mellom oppfølging av budsjett og oppfølging av selve prosjektregnskapet, som legges fram som egen sak. Dersom det foreligger nevneverdige avvik fra årets budsjett skal rådmannen fremme forslag til korrigerende tiltak. Korrigerende tiltak innarbeides som en del av tertialrapporten Sluttregnskap Det skal utarbeides sluttregnskap for ethvert investeringsprosjekt Et sluttregnskap for investeringsprosjektene er den endelige avrapportering av prosjektets utgifter. Det skiller seg ut fra løpende rapportering ved at disse kan være summariske oppstillinger over alle investeringsprosjekter. Sluttregnskapet legges frem for kommunestyret i forbindelse med fremleggelse av 1. årsmelding etter at overtakelsesforretning har funnet sted, eller når ansvar og risiko er overført. Sluttregnskapet bør vise hva som er opprinnelig bevilgning, og hva som er tilleggsbevilget, regnskap og avvik. Dersom det påløper utgifter etter at sluttregnskapet er fremlagt, og dette ikke dekkes av garantibestemmelsene må eventuelle tilleggsutgifter hjemles i eget budsjettvedtak og rapporteres i samsvar med kommunens bestemmelser i henhold til dette reglementet. 30

67 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september 2012 Dekking av udekket/disponering av udisponert gjøres i forbindelse med det enkelte års behandling av årsregnskapet, eventuelt i forbindelse med budsjettjusteringssaker. Heller ikke samlede besparelser vil være aktuelt å behandle i prosjektsammenheng Finansiering av investeringsregnskapet Årets investeringsutgifter skal finansieres med følgende finansieringskilder i prioritert rekkefølge: 1. Årets investeringsinntekter (tilskudd og salg av anleggsmidler m.m.) 2. Bruk av bundet investeringsfond 3. Bruk av lånemidler 4. Bruk av ubundet investeringsfond Finansielle leieavtaler Finansielle leieavtaler skal behandles som øvrige investeringer, og må behandles av kommunestyret Rebudsjettering Dersom det skjer endringer i budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal kommunestyret foreta nødvendige endringer i budsjettet. Ved vesentlig svikt i budsjetterte inntekter eller ved vesentlig svikt i budsjetterte utgifter skal rådmannen umiddelbart legge fram sak slik at kommunestyret får vedtatt nødvendige endringer i årsbudsjettet Fullmakt om låneopptak Kommunestyret vedtar selv rammen for opptak av lån. For resterende bruk av lån benyttes ubrukte lånemidler, som må vedtas av kommunestyret. Rådmannen delegeres fullmakt til å ta opp lån og godta rentebetingelsene og øvrige rentebetingelser for nye lån til investeringsprosjekter i henhold til budsjettet, samt undertegne lånedokumentene. Avdragstiden tilpasses bestemmelsene i kommuneloven 50 nr. 7 a) Note om investeringsprosjekter Som note til årsregnskapet skal det tas med en investeringsoversikt som viser større pågående prosjekter knyttet til nybygg og anleggsinvesteringer. I veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap utgitt av KRD oktober 2011 bør noten inneholde oppstartsår, antatt ferdigstillelses år, regnskapsført tidligere år, regnskapsført i år og sum regnskapsført for enkeltprosjekter/rammer. 31

68 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Opplysninger i årsberetningen Vesentlige avvik omtales i årsberetningen. Her vil det være aktuelt å omtale om årets avvik skyldes tidsforskyvning, kostnadsoverskridelser eller besparelser, eller andre avvik fra forutsetningene i budsjettet. Vesentlige avvik fra totalkostnadsramme omtales særskilt. Avvik fra budsjettet på inntektssiden knyttes til regnskapsskjema 2A, som er på totalnivå. 32

69 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Finansreglement Det henvises til eget finansreglement. 12 Fondsmidler Kommunens fondsmidler er delt i fire grupper: - bundne kapitalfond - ubundne kapitalfond - bundne driftsfond - ubundne driftsfond/disposisjonsfond De bundne fondene er øremerkede statstilskudd eller andre tilskudd/prosjektmidler som mottas til konkrete tiltak/prosjekt. De ubundne fondene er det kommunestyret som kan disponere etter vedtak Avsetning til fond: Kommunen plikter å sette av til bundne driftsfond ikke disponerte midler som etter lov eller forskrift er pålagt nytte til bestemte formål., eks VAR området. Avsetning til ubundne fonds til bruk for senere budsjettår kan kun skje dersom regnskapet for kommunen viser et regnskapsmessig overskudd. Dette kan skje etter at budsjetterte og pliktige avsetninger er gjennomført. Økonomisjefen har fullmakt til å gjøre slike avsetninger ved regnskapsavslutningen. Avsetning av ikke øremerkede midler til bruk i senere budsjettår, er kun tillatt dersom det er overskudd for kommunen, og det fagområde som ønsker avsetningene har holdt seg innenfor sin totale budsjettramme. Hovedregelen er at avsetning og bruk av fondsmidler skal budsjetteres på vanlig måte, jfr. budsjett og regnskapsforskriftene. Rådmannen har fullmakt til å avsette udisponerte ikke øremerkede midler til disposisjonsfond ved regnskapsavslutningen, i henhold til budsjett og regnskapsforskriftene. Inntekter ved salg av fast eiendom eller anleggsmidler avsettes på ubundet kapitalfond Bruk av fond: Bruk av ubundet kapitalfond vedtas av kommunestyret. Bruk av ubundet disposisjonsfond/driftsfond vedtas av kommunestyret. Rådmannen har fullmakt til å disponere bundne drifts og kapitalfond til konkrete tiltak/prosjekt/formål. 33

70 Økonomireglement for Namsos kommune vedtatt i Namsos kommunestyre sak 076/2008 rådmannens forslag til endring pr. september Startlån og boligtilskudd Det henvises til eget reglement for startlån og boligtilskudd. 13Innkjøp Det henvises til eget innkjøpsreglement. 34

71 Namsos kommune Ass. rådmann Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 93/ Namsos kommunestyre Utvalgets anbefaling legges frem som innstilling 1. Kommunestyret i Namsos tar utvalgets rapport til etterretning. 2. Kommunestyret godkjenner Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 jf trykte vedlegg 1 med virkning : Flertallsalternativet til reglementets pkt 1.1: Kommunestyret fastsetter ordførers godtgjøring før jul hvert år med virkning fra 1. mai samme år, etter anbefaling fra utvalget Folkevalgtes arbeidsvilkår etter en helhetlig vurdering, bl.a. i forhold til ansatte i Namsos på kapittel 4 og stortingsrepresentanter. Utvalgets anbefaling legges frem som innstilling til formannskap/kommunestyre. Mindretallsalternativet til reglementets pk. 1.1: Ordførers godtgjøring skal være 92,9 % av godtgjøring til stortingsrepresentant. Godtgjøringen reguleres årlig automatisk med virkningsdato som for det lokale lønnsoppgjøret. 3. Kommunestyret vedtar ordførers godtgjøring slik: Flertallsalternativet: Ordførers godtgjøring skal fra skal være kr ,- pr. år. Mindretallsalternativet: Ordførers godtgjøring fra skal være 92,9 % av stortingsrepresentantenes godtgjøring. 4. Kommunestyret vedtar at utvalgene endrer navn fra og med Service skal hete Oppvekst, omsorg og kultur. Drift skal hete Plan, byggesak og teknisk drift. 5. Kommunestyret ber utvalget folkevalgtes arbeidsvilkår utarbeide utkast til etisk plakat for folkevalgte som skal legges frem for formannskap og kommunestyre innen utgangen av 2012.

72 Hjemmel for vedtaket er: Kommunestyrets vedtak , sak 68/11.

73 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 Vedlegg 1 Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår forslag Saksopplysninger Formålet med saken er behandling av utvalgets rullering av reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår i tråd med kommunestyrets bestilling i sak 68/12. Utvalgets rapport er i sin helhet lagt inn i her i saksutredningen. Utvalgets anbefalinger legges frem som innstilling. Utvalgets rapport Kommunestyre i Namsos vedtok den , sak 68/11 pkt. 1: 1. Kommunestyret vedtar oppnevning av et politisk utvalg for gjennomgang av reglement for godtgjøring av folkevalgte, bestående av følgende medlemmer: 1. Tom Prytz, leder 2. Norun Kjelbotn Larsen 3. Kåre Aalberg Utvalgets oppgave: Gå gjennom reglement for godtgjøring til folkevalgte og anbefale eventuelle endringer som innspill til kommende handlingsprogram med økonomiplan og budsjettprosess. Utvalget leverer sine anbefalinger for påfølgende år innen oktober. Årlig å utarbeide forslag til godtgjøring for ordfører. Forslaget som hvert år skal være utarbeidet innen 1. oktober, behandles i formannskap og endelig i kommunestyret. Utvalgets funksjonstid er november 2011 november Pga. utvalgets korte funksjonstid og korte frister før behandlingen av budsjett 2012, fokuserte utvalget i 2011 på ordførergodtgjøringen som er ordførers lønn. Utvalgets anbefaling ble lagt frem som innstilling til formannskap og kommunestyret. Under behandlingen i formannskapet redegjorde utvalget leder for utvalgets planer for en grundigere gjennomgang av folkevalgtes arbeidsvilkår i Utvalget har i 2012 gjennomført 9 møter. Grunnlaget for utvalgets arbeid - Kommunestyrets vedtak av Gjeldende reglement for folkevalgte organ i Namsos kommune.

74 - Gjeldende reglement for godtgjøring til folkevalgte i Namsos kommune. - Gjeldende lover og regler. - Intervju med ordfører, varaordfører og lederne i utvalgene Service og Drift. - Skriftlig spørreundersøkelse i kommunestyret (36 av 37 mulige svarte). - Skriftlig spørreundersøkelse i Service og i Drift. (Resultatet fra spørreundersøkelsene er det redegjort for i stikkord under tema). Tema som utvalget har drøftet Utvalget har drøftet følgende tema (nr med underpunkter). Under hvert tema er det redegjort kort for utgangpunktet og for utvalgets anbefaling. 1. Vitalisering av utvalgene De folkevalgtes arbeidsvilkår i utvalgene har betydning for vitaliteten i utvalgene. Et samlet utvalg anbefaler: Alle møter satt opp i møteplan bør avholdes. Det bør være rimelig tid til politisk arbeid mellom mottak av møtedokumenter til møtene. Informasjon i kommunestyret bør ha overordnet kommunalt perspektiv. Informasjon med fagmessig perspektiv bør gå i fagutvalgene. 2. Tidspunkt for utsending av møtedokumenter. Kommunelovens 32, pkt 2:.. Innkalling skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. Kommunelovens 44 og 45: Innstilling til hhv økonomiplan og årsbudsjett skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før behandling i kommunestyret. Kommuneloven angir ikke et bestemt antall dager for utsending av saksdokumenter. Andre kommuner. Bergen: I god tid. Gausdal: Normalt 8 dager før møtene. Steinkjer: Sendes ut med en frist på 8 dager. Levanger: Innkalling kunngjøres min. 5 dager før møtet og dokumentene legges ut på rådhuset. Praksis i Namsos har vært at møtedokumentene legges i posten 7 dager før møtet, og at dokumenter gjøres tilgjengelig på nett samme dag. Et samlet utvalg anbefaler: Møteinnkalling og møtedokumenter skal være tilgjengelig på nett/nettbrett 8 dager før møte. Unntatt er dokumenter jf kommunelovens 44 og 45 som skal ligge ut til vanlig ettersyn i min.14 dager (økonomi/budsjett). 3. Presentasjoner og informasjon i folkevalgte organer. I Namsos er det tradisjon at eksterne kan inviteres til å gi informasjon i kommunestyret og i utvalgene. Et samlet utvalg anbefaler: Presentasjoner og informasjon i de faste folkevalgte organer skal normalt begrenses til innenfor en ramme på min. Møteleder skal alltid ved presentasjon av informanten: o Redegjøre for formålet ved presentasjonen, hvorfor nå mv. o Opplyse hvor lang tid som er avtalt til presentasjonen. o Opplyse om at det alltid skal benyttes mikrofon/mygg. I forberedelsene av større saker som skal behandles kan det avholdes temamøte, men ikke i samme møte som vedtak fattes.

75 4. Bruk av nettbrett/mobiltelefon. Kommunestyret i Namsos har vedtatt avvikling av møtedokumenter på papir og å innføre bruk av nettbrett for distribusjon av elektroniske dokumenter og bruk av nettbrett i de fem faste folkevalgte organer; kommunestyret, formannskap, Service, Drift og Kontrollutvalget. 36 av 37 mulige svar på utvalgets spørreundersøkelse blant kommunestyrets medlemmer, ser på innføring av nettbrett som en naturlig utvikling for Namsos kommune. Et samlet utvalg anbefaler: Møtedokumenter til medlemmer i faste folkevalgte organ til bruk i forberedelser hjemme og i møtene, distribueres elektronisk. Det utarbeides etiske retningslinjer for bruk av nettbrett og mobiltelefon i møtene. Retningslinjene skal som et minimum inneholde at bruk av nettbrett og telefon som ikke er knyttet direkte til saken, skal begrenses til pauser. 5. Ordførers godtgjøring. Utvalget har vurdert om det er hensiktsmessig at ordførers godtgjøring knyttes til og reguleres årlig med en % -andel av stortingsrepresentantene, eller om ordførers godtgjøring skal reguleres tilsvarende lønnsøkningen for ansatte i Namsos kommune på kap 4, i tråd med kommunestyrets innspill. Stortingsrepresentantene fikk fra fastsatt en årlig godtgjøring på kr ,- Økningen innenfor kap. 4 i de lokale forhandlinger vil i snitt ligge på mellom 4,5-5 %. Dersom ordfører i 2012 gis en økning i godtgjøringen på 5 % vil godtgjøringen fra 1. mai 2012 bli kr ,- pr. år. Kr ,- utgjør 92,9 % av stortingsrepresentantens godtgjøring pr. år i Utvalgets flertall (Kjelbotn Larsen og Prytz,) anbefaler at : Ordførers godtgjøring fastsettes årlig av kommunestyret etter anbefaling fra utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår etter en helhetlig vurdering, bl.a. i forhold til ansatte i Namsos kommune på kapittel 4 og stortingsrepresentanter. Virkningsdato som for kommunalt ansatte. Utvalgets mindretall (Aalberg) anbefaler: Ordførers godtgjøring reguleres årlig automatisk til å være 92,9 % av godtgjøring til stortingsrepresentant. Virkningsdato som for kommunalt ansatte. 6. Telefongodtgjøring gjøres til en del av den faste godtgjøringen. Ordningen med telefongodtgjøring på kr. 140,- pr. mnd som utbetales som en egen godtgjøring, er av eldre dato. I ettertid har mobiltelefon blitt allemannseie og prisen på bruk har gått ned. Den enkleste måten å kompensere for folkevalgtes bruk av egen mobiltelefon er at telefongodtgjøringen legges inn i den faste årlige godtgjøringen til de folkevalgte som har telefongodtgjøring iht reglement. Dette er pr. i dag varaordfører og lederne for kontrollutvalget, service og drift. Godtgjøringen utgjør kr. 1680,- pr. år. Ordfører har kommunalt eid telefon og fordelsbeskattes av det. Et samlet utvalg anbefaler: En kompensasjon for bruk av egen telefon i rollen som folkevalgt på kr. 2000,- pr. år legges inn som en del av den faste årlige godtgjøring til varaordfører og til lederne for kontrollutvalget, Service og Drift. 7. Betraktninger rundt det å være ansatt og bli folkevalgt møteplikt.

76 Kapittel 7 er Namsos kommune sin policy mht. ansatte som også er folkevalgt. Rådmannen skal sørge for at kommunens policy er kjent i organisasjonen. Generelt 7.1. Kommuneloven 40 nr. 1: «Den som er valgt som medlem av kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer.» 7.2. Kommunelovutvalget (NOU 1990; 13. s. 190) sier: Det kan etter utvalgets oppfatning ikke aksepteres at en arbeidstaker blir nektet å oppfylle sin møteplikt etter loven eller blir oppsagt for at han eller hun gjør dette.. Departementet støtter fullt ut disse synspunktene Møteplikten gjelder ikke helt uten reservasjoner. (Overå s. 289). Man kan, etter behørig varsel (til sekretær), la være å møte når man har gyldig forfall. (F.eks. ved sykdom eller andre vektige velferdsgrunner). Det er den folkevalgte selv som gjør egne vurderinger og til syvende og sist avgjør hva som er vektige velferdsgrunner. Den folkevalgtes møteplikt er udiskutabel. Uten god kommunikasjon mellom den ansatte og dennes leder, kan møtedeltagelse føre til unødige vanskeligheter for begge parter. Det er viktig at leder og den ansatte helt fra starten drøfter gjensidige forventninger og evt. gjør avtaler om hvordan forholde seg gjennom valgperioden. Dette bidrar til en mer smidig praksis Alle folkevalgte skal straks etter valget kontakte sin arbeidsgiver og orientere om egen situasjon og drøfte/avtale hvordan dette skal handteres i praksis gjennom valgperioden med meg som folkevalgt. Utgangspunktet kan være dette notatet Kommunestyret vedtar møteplan i desember for hele det påfølgende år. Den folkevalgte skal gjøre arbeidsgiver kjent med møteplan og drøfte praktiske løsninger. Arbeidsgiver skal søke å legge til rette for den ansattes deltagelse i alle møter etter vedtatt møteplan Fast medlem i fast hel dagstilling (eks. dagstilling uten krav om erstatter ved fravær). For folkevalgt ansatt i slik dagstilling, skal deltagelse på møter iht fastsatt møteplan være problemfri for både den folkevalgte og for arbeidsgiver. Turnus arbeidende folkevalgte Turnusplan på arbeid og vedtatt møteplan må kunne oppfattes som en gjensidig avtale mellom den folkevalgte og arbeidsgiver om fravær for å ivareta rollen som folkevalgt og som ansatt. Straks leder gjøres kjent med møteplan, skal leder ved å utvise stor fleksibilitet legge til rette for mest mulig konfliktfri deltagelsen iht. vedtatt møteplan; f.eks. under utarbeiding av turnus Fast medlem i utvalg og ansatt i hel turnusstilling (eks helsearbeidere). For fast medlem i fast utvalg og fast ansatt i turnus, skal gjennomføringen av møter iht fastsatt møteplan være problemfri for både den folkevalgte og for arbeidsgiver, forutsatt gjennomført pkt. 7.4 og 7.5 og utvist gjensidig forståelse. Arbeidsgiver skal i turnusplanleggingen legge til rette for den ansattes kan delta i møter ihht. møteplan.

77 7.8. Fast medlem i del-stilling kan ha behov for å ta ekstravakter for å sikre sin inntekt. Det forutsettes at pkt. 7.4 og 7.5 er gjennomført. Den ansatt skal i samtalen med leder uttrykke behovet for ekstravakter. I slike tilfeller påhviler det leder et ansvar for å utvise særlig smidighet slik at den ansatte (1) kan skjøtte sin deltidsjobb, (2) ivareta sitt verv som folkevalgt iht møteplan, og i tillegg (3) kunne ta et antall ekstravakter som er normalt for arbeidsplassen uten at disse kolliderer med møteplan. På den annen side, dersom den ansatte velger å ta på seg ekstravakt som er i konflikt med vedtatt kjent møteplan, må det av arbeidsgiver kunne oppfattes som om den folkevalgte allerede har valgt ekstravakta som gyldig forfall, og melder dermed forfall til møte. Praksis kan ikke være slik at den folkevalgte skriver seg på ekstravakter som ikke kan tas pga. konflikt med møteplan, og for det får utbetalt lønn/tapt arbeidsfortjeneste. Det er kun å påføre kommunen ekstra utgifter. Like ulogisk er det at arbeidsgiver plasserer den folkevalgte på vakter som er i konflikt med møteplan som har vært kjent i månedsvis. Varamedlemmer 7.9. Varamedlemmer til fast utvalg har også møteplikt. Dersom det må settes inn en erstatter vil kort varslingstid kunne skape problemer for arbeidsgiver med å finne en erstatter. Det kan derfor ikke forventes at møteplikt for varamedlem ved for kort varsling skal praktiseres like strengt og problemfritt som for fast medlem. Sekretariatet skal i større grad aksepterer (vise forståelse) for fravær fra varamedlem enn fra fast medlem. Ekstramøter i de faste organer og møter i ad-hoc-utvalg Det ligger i sakens natur at kravet til oppmøte til ekstramøter ikke kan praktiseres like strengt som ved møter iht. vedtatt møteplan. Dette begrunnet i at det kan være vanskelig å skaffe erstatter ved kort varsel For leder av ad-hoc-utvalg påhviler det et ansvar å sørge for at møter gjennomføres uten arbeidsfravær for medlemmene. Møteplikten praktiseres heller ikke like strengt. Tapt arbeidsfortjeneste eller kompensasjon for fravær pga møte Namsos kommune ønsker at den folkevalgte får hele sin lønn fra sin arbeidsgiver uten trekk for møtedeltagelse. Kommunen kompenserer for fraværet direkte til arbeidsgiveren etter regning. Dette er den vanligste måten. Unntaksvis (1 bedrift i Namsos) trekker arbeidsgiver den ansatte for fraværet. Kommunen betaler ut tapt arbeidsfortjeneste til den folkevalgte etter regning. Avdelinger i Namsos kommune med ansatte som er folkevalgt kompenseres ikke for fraværet. 8. Nye navn på Service og Drift Ved flere anledninger er det kommet innspill om at navnene på hhv Service og Drift ikke gjenspeiler utvalgenes ansvarsområder.

78 Et samlet utvalg anbefaler: Service endres til Oppvekst, omsorg og kultur. Drift endres til Plan, byggesak og teknisk drift. 9. Kontorplass for folkevalgte. Et samlet utvalg anbefaler: Folkevalgte kan bestille møterom og låne PC ved Servicetorget. 10. Etterlønn ordfører. Reglementets kap beskriver dagens ordning med etterlønn for avtroppende ordfører. Ordningen gjelder i de tilfeller hvor avtroppende ordfører ikke mottar annen lønn i ny stilling i 3-månedersperioden. Et samlet utvalg anbefaler at det ikke gjøres endringer i dette punktet. 11. Godtgjøring pr. møte eller fast årlig godtgjøring. Ordningen med fast årlig godtgjøring til folkevalgte ble i sin tid avviklet fordi det ble oppfattet som urimelig at medlem som ikke møtte hadde samme godtgjøring for møtet som et medlem som møtte. Et samlet utvalg anbefaler at det ikke gjøres endringer i dette punktet. Bakgrunn er en helhetlig vurdering, bl.a. med utgangspunkt i undersøkelse blant kommunestyrets medlemmer. 12. Møtetidspunkt. Kommunestyret i Namsos har møter på kveldstid, og Service og Drift har møter på dagtid. Alle møter er oppsatt i møteplan. I spørreundersøkelsen som utvalget lot gjennomføre i kommunestyret og i utvalgene, gav de aller fleste folkevalgte tilbakemeldinger om at de ikke ønsket endringer i møtetidspunktene. Et samlet utvalg anbefaler at det ikke gjøres endringer i dette punktet. Namsos Tom C. Prytz Norunn Kjelbotn Larsen Kåre Aalberg Leder Vurdering Det vises til utvalgets rapport i saksutredningen. Miljømessig vurdering Elektroniske dokumenter som erstatning for papir er et miljøtiltak med redusert bruk naturressurser og energi til kopiering, utkjøring av dokumenter hos kommunen og redusert avfallsmengde hos den folkevalgte.

79 VEDLEGG 1 REGLEMENT FOR GODTGJØRING TIL FOLKEVALGTE OG FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR Ordfører 1.1. Alt. 1 (flertallet): Kommunestyret fastsetter ordførers godtgjøring før jul hvert år med virkning fra 1. mai samme år, etter anbefaling fra utvalget Folkevalgtes arbeidsvilkår etter en helhetlig vurdering, bl.a. i forhold til ansatte i Namsos på kapittel 4 og stortingsrepresentanter. Utvalgets anbefaling legges frem som innstilling til formannskap/kommunestyre Alt. 2 (Mindretallet): Ordførers godtgjøring skal være 92,9 % av godtgjøring til stortingsrepresentant. Godtgjøringen reguleres årlig automatisk med virkningsdato som for det lokale lønnsoppgjøret. 2. Varaordfører 2.1. Varaordfører skal ha en fast årlig godtgjøring inkl. kompensasjon for bruk av egen telefon, på 10,3 % av ordførers godtgjøring. Varaordfører skal ikke ha godtgjøring pr. møte Varaordfører kan frikjøpes fra sitt ordinære arbeidsforhold innenfor en samlet kostnadsramme på inn til 40 % av ordførers godtgjøring. 3. Kommunestyrets medlemmer 3.1. Kommunestyrets medlemmer skal ha en godtgjøring på kr. 500,- pr. møte. 4. Formannskapets medlemmer 4.1. Formannskapets medlemmer skal ha en godtgjøring på kr ,- pr. møte. 5. Gruppeledertillegg 5.1. Partigruppene som er representert i formannskapet skal ha et gruppeledertillegg på kr pr. år. Partigruppen selv avgjør om tillegget i sin helhet skal legges til gruppeleder eller fordeles blant andre med oppgaver for partigruppen. 6. Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur, og Plan, byggesak og teknisk drift Leder for Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur, og Plan, byggesak og teknisk drift skal ha en fast årlig godtgjøring inkl. telefongodtgjøring på kr ,- pr. år og en møtegodtgjøring på kr. 750,- pr. møte Medlemmer i Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur, og Plan, byggesak og teknisk drift godtgjøres med kr. 750,- pr. møte Ved utvalgsleders forfall skal fungerende møteleder ha et tillegg på kr. 250,- pr. møte Lederne for Kontrollutvalget, Oppvekst, omsorg og kultur, og Plan, byggesak og teknisk drift, og i særlige tilfeller andre folkevalgte, kan frikjøpes for inntil kr pr. år. Frikjøpet skal vurderes individuelt etter framlagt dokumentasjon og avgjøres av ordfører. Kostnadene innarbeides i budsjettet og skal gjelde fra 1. jan. påfølgende år. 7. Faste nemnder og råd (Klagenemnda, Eldres råd, Funksjonshemmedes råd, Ungdomsrådet) 7.1. Leder av faste nemnder og råd skal godtgjøres med kr. 750,- pr. møte. Ved leders forfall skal fungerende møteleder ha leders møtegodtgjøring Medlemmer av faste nemnder og råd skal godtgjøres med kr. 500,- pr. møte. 8. Brukerråd og midlertidige utvalg

80 8.1. Leder av brukerråd og midlertidige utvalg skal godtgjøres med kr. 350,- pr. møte. Ved leders forfall skal fungerende møteleder ha leders møtegodtgjøring Medlemmer i brukerråd og midlertidige utvalg skal godtgjøres med kr. 200,- pr. møte. 9. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste Udokumentert tapt arbeidsfortjeneste kompenseres med kr. 80/time begrenset oppad til kr. 600 pr. hele arbeidsdag Dokumentert tapt arbeidsfortjeneste kompenseres innenfor en øvre grense på kr 1/1800 av ordførers godtgjøring pr. time Personlig næringsdrivende kompenseres med 1/ 1800 av pensjonsgivende inntekt siste år begrenset oppad til 1/1800 av ordførers godtgjøring. Dette gjelder møtetid innenfor den folkevalgtes normale arbeidstid. Normal arbeidstid defineres i denne sammenheng innenfor kl Reiseutgifter - Det skal i størst mulig grad benyttes offentlige kommunikasjonsmiddel ved reiser i kommunal regi. Utgifter refunderes etter dokumentasjon. Medlemmer som reiser over samme strekning, skal i størst mulig grad praktisere samkjøring. Utgifter til reise med drosje, refunderes bare unntaksvis. - Refusjon av reiseutgifter for bruk av egen bil, gis etter fastsatte kommunale satser. For øvrig gjelder Reisereglement for ansatte i Namsos kommune. - Reiseregninger fylles ut på fastsatt skjema, og leveres møtesekretæren. 11. Politisk arbeid Møtetidspunkt - Møter i kommunestyret avvikles på ettermiddags- eller kveldstid. Møter i kommunestyret skal søkes avsluttet før kl , jf. reglement. - Møter i formannskapet og utvalgene, avvikles i hovedsak på dagtid. Formannskapets møter skal søkes avsluttet før kl Vitalisering - Alle møter i vedtatt møteplan bør avholdes. - Kommunens møterom stilles vederlagsfritt til disposisjon for de politiske partigruppene ved forberedelse av saker som er til politisk behandling i Namsos kommune. Folkevalgte kan bestille møterom og låne PC ved Servicetorget. - Presentasjoner og informasjon i de faste folkevalgte organer skal normalt begrenses til innenfor en ramme på min. Informasjoner i kommunestyret bør ha et overordnet kommunalt perspektiv. Informasjon med fagmessig perspektiv bør gå i fagutvalgene. Møteleder skal alltid ved presentasjon av informanten: o Redegjøre for formålet ved presentasjonen, hvorfor nå mv. o Opplyse hvor lang tid som er avtalt til presentasjonen. o Opplyse om at det alltid skal benyttes mikrofon/mygg. - I forberedelsene av større saker som skal behandles kan det avholdes temamøte, men ikke i samme møte som vedtak fattes. - Møtedokumenter til medlemmer i faste folkevalgte organ til bruk i forberedelser hjemme og i møtene distribueres elektronisk. - Møteinnkalling og saksdokumenter skal være tilgjengelig for publikum på hjemmesida og for folkevalgte på nettbrett 8 dager før møter. Unntatt dokumenter jf. kommunelovens 44 og 45. (Økonomi, budsjett) - Etiske retningslinjer for bruk av nettbrett og mobiltelefon i møtene skal etterleves. Retningslinjene skal som et minimum inneholde at bruk av nettbrett og telefon som ikke er knyttet direkte til saken, skal begrenses til pauser. - Kommunen skal ha pensjonsordning for ordføreren. - Ordfører har rett til 3 mnd. etterlønn for det tilfellet hvor avtroppende ordfører ikke mottar lønn i ny stilling i 3-månedersperioden.

81 - Til møter i kommunestyret, formannskapet, Service og Drift skal rådmannen sørge for gratis kaffe, te og muggevann til medlemmene. 12. Andre ordninger - Barnepass. Utgifter som er nødvendige for å kunne delta i politiske utvalg og råd m.v. f.eks. barnepass, kan etter søknad refunderes. Søknader avgjøres av formannskapet. - Kommunestyrets medlemmer og møtende vararepresentanter er omfattet av ulykkesforsikring som kommunen har for sine arbeidstakere jf. 11 i Hovedtariffavtalen. Forsikringen gjelder for den tiden representantene er i kommunal tjeneste, dvs. møter, og lignende, og reiser til og fra. - Utbetaling av møtegodtgjøring til faste medlemmer i faste utvalg skjer automatisk i 3 terminer pr. år etter deltagelse iht. møtebok. - Utbetaling av møtegodtgjørelse for deltagelse i ad-hoc-utvalg gjøres 1 gang pr. år. Andre godtgjøring og refusjoner utbetales etter regning. - Alle regninger må være innlevert til møtesekretæren innen 1/4, 1/8 og 1/12 hvert år. - Så snart som mulig etter hvert kommunestyrevalg skal rådmannen informere ledere med ansatte som også er folkevalgt, om kommunens policy på området. 13. Tvist Dersom det oppstår uenighet om tolkingen av reglement, har et utvalg bestående av ordfører, leder av kontrollutvalget og rådmann, fullmakt til å avgjøre. 14. Ikrafttreden Reglementet trer i kraft /ks

82 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Suppleringsvalg - meddommere for Namdal tingrett Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 94/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Saken legges frem uten innstilling.

83 Saksopplysninger Etter gjennomføring av valget , har det fremkommet behov for suppleringsvalg. Årsakene er bl.a. søknad om fritak og flytting fra kommunen. De som strykes er: Hilde Aas Kaisa Buknotten Bente Braateng Tore Godager Torkel O. Baadsvik Det må velges fem nye meddommere, tre kvinner og to menn. Følgende opplysninger må være med: fullstendig navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, yrke og stilling, og gjerne e-postadresse. Følgende personer har meldt seg, og ønsker å bli valgt: Geir Arne Opdahl, Prærievegen 23 A, 7800 Namsos f Linn Sæther, Hammarsvevegen 10, 7820 Spillum f Utdrag fra domstolloven: 70. Den som velges, må ha tilstrekkelige norskkunnskaper, og for øvrig være personlig egnet til oppgaven. I tillegg må vedkommende 1. være over 21 år og under 70 år, ved valgperiodens start, 2. ikke være fradømt stemmeretten i offentlige anliggender, 3. ikke være under offentlig gjeldsforhandling eller konkursbehandling eller i konkurskarantene, 4. stå innført i folkeregisteret som bosatt i kommunen på valgdagen, og 5. være statsborger i Norge eller et annet nordisk land, eller ha stått innført i folkeregisteret som bosatt i riket de tre siste år før valgdagen. 71. Utelukket fra valg på grunn av stilling er: 1. Stortingets representanter og vararepresentanter, 2. statsrådets medlemmer, statssekretærer, statsrådenes personlige politiske rådgivere og ansatte ved Statsministerens kontor, 3. fylkesmenn og assisterende fylkesmenn, 4. utnevnte og konstituerte dommere og ansatte ved domstolene, 5. ansatte ved påtalemyndigheten, i politiet og kriminalomsorgen og personer som er tildelt begrenset politimyndighet, 6. ansatte i Justisdepartementet, Politidirektoratet og Domstoladministrasjonen og dens styre, 7. ansatte og studenter ved Politihøgskolen og Fengselsskolen, 8. praktiserende advokater og advokatfullmektiger, 9. kommunens administrasjonssjef (medlemmene av kommunerådet i kommuner med et parlamentarisk styringssystem) og andre kommunale tjenestemenn som tar direkte del i

84 forberedelsen eller gjennomføringen av valget. 72. Utelukket fra valg på grunn av vandel er: 1. den som er idømt ubetinget fengselsstraff i mer enn ett år, 2. den som er idømt forvaring eller særreaksjoner etter straffeloven c, 3. den som er idømt ubetinget fengselsstraff i ett år eller mindre, og det ved valgperiodens start er mindre enn 15 år siden dommen var rettskraftig, 4. den som er idømt betinget fengselsstraff, og det ved valgperiodens start er mindre enn 10 år siden dommen var rettskraftig, 5. den som er idømt eller har vedtatt bøtestraff for et forhold som etter loven kan medføre fengsel i mer enn ett år, og det ved valgperiodens start er mindre enn 10 år siden dommen var rettskraftig eller vedtakelsen, 6. den som har fått betinget påtaleunnlatelse eller domsutsettelse for et forhold som etter loven kan medføre fengsel i mer enn ett år, og det ved valgperiodens start er mindre enn 10 år siden avgjørelsen var rettskraftig. Dom på samfunnsstraff medfører utelukkelse etter første ledd nr. 1 eller 3, avhengig av lengden av den subsidiære fengselsstraffen. Ved delvis betinget fengselsstraff vurderes hver del for seg etter første ledd. 74. En person kan kreve seg fritatt fra valg dersom helsetilstand eller andre særlige grunner tilsier det, eller vedkommende har vært medlem av et utvalg av lagrettemedlemmer eller meddommere i to perioder tidligere. Avgjørelse om fritak treffes av kommunen. De valgte og godkjente er: 1. Leder PPT Åse Kristiansen, Tors veg 2, 7800 Namsos 2. Pensjonist Inger N. Bø, Furulia 1, 7820 Spillum 3. Pensjonist Turid S. Flosand, 7822 Bangsund 4. Lærer Trude Langstrand, 7819 Fosslandsosen 5. Anestesisykepleier Anne T. Johansen, Anders Havigs allè 12, 7800 Namsos 6. Lærer Mette Brustad, Tiendeholmvegen 13, 7800 Namsos 7. Logoped Ragnhild Tessem, Svevegen 17, 7820 Spillum 8. Sykepleier/avdelingsleder Guri Pedersen, Sævik, 7820 Spillum 9. Arbeidssøkende Tatjana Abrahamsen, 7820 Spillum 10. Forretningsdriver Turid V. Kopreitan, Furulia 14, 7820 Spillum 11. Lærervikar Vigdis Furre Busch, Kjærlighetsstien 49, 7800 Namsos 12. Sykepleier Wenche Mørkved, Welhavens gate 1, 7800 Namsos 13. Forretningsdriver Helene Ofstad, Ludvig Kr. Daas veg 7, 7800 Namsos 14. Adjunkt Lisbeth Romstad, 7819 Fosslandsosen 15. Pensjonist Unni Steinsbekk, Kvitveisvegen 5, 7800 Namsos 16. Lærer Hilde Blomseth, Hestmarkvegen 9, 7800 Namsos 17. Sykepleier Brit Marie Skage, Sven Oftedals veg 14 B, 7800 Namsos 18. Sykepleier Bodil S. Hanssen, Groftskaret 3, 7800 Namsos 19. Sykepleier Kirsti B. Fjær Klingen, Harravegen 3, 7800 Namsos 20. HR-leder Siv Tove Aune, Lissfjellvegen 3, 7800 Namsos 21. Assistent Grethe Svare, Knausenstien 8, 7800 Namsos

85 22. Lærer Hege Jakobsen, Røsslyngvegen 9, 7822 Bangsund 23. Anestesisykepleier Steivor Sandvik, 7819 Fosslandsosen 24. Hjelpepleier Aina Fjeldseth, 7820 Spillum 25. Regnskapskonsulent Ann-Mari Sund, Maribovegen 18, 7820 Spillum 26. Studieleder Anne Strøm Bjøru, Breivika 12, 7800 Namsos 27. Adjunkt Tove Nyborg, Furulia 4, 7820 Spillum 28. Konsulent Sofie Aasnes Lona, Dølvegen 11 A, 7800 Namsos 29. Lærer Solfrid Berre, Sævik, 7820 Spillum Menn: 1. Butikksjef Jan Magne Fossum, Smimovegen 34, 7822 Bangsund 2. Adjunkt Tom Lybæk, Gullvikvegen 16 B, 7800 Namsos 3. Driftsleder Agnar Jakobsen, Hasselbergvegen 4, 7819 Fosslandsosen 4. Gårdbruker Morten O. Finnanger, 7819 Fosslandsosen 5. Høyskolelektor Geir Olav Knappe, Lissfjellvegen 1, 7800 Namsos 6. Distriktssekretær Geir Ottesen, Tostenvegen 18, 7822 Bangsund 7. Gårdbruker Dagfinn Sund, 7819 Fosslandsosen 8. Spesialist klinisk pedagogikk Richard Raaen, Smimovegen 2 A, 7822 Bangsund 9. Byggmester Arnfinn Sævik, Tiurvegen 3, 7820 Spillum 10. Vernepleier/miljøterapeut Kristoffer Johansen, Olav Duuns veg 41 B, 7800 Namsos 11. Gårdbruker/arbeidsleder Pål Fjær, Reitan, 7822 Bangsund 12. Ambulansepersonell Toivo Berg, Alhusstrand, 7800 Namsos 13. Gårdbruker Torgeir Flakk, 7822 Bangsund 14. Student Tommy Torseth, Kjell Hals veg 8, 7800 Namsos 15. Avd. leder Terje Jansen, Lissfjellvegen 4 D, 7800 Namsos 16. Daglig leder Viggo Reinert, 7819 Fosslandsosen 17. Rektor Kåre Evenstad, Gamle byveg 23 A, 7800 Namsos 18. Gårdbruker Kjell I. Sandvik, Alhusstrand, 7800 Namsos 19. Pensjonist Arnulf Evensen, A. Meyers gate 9, 7800 Namsos 20. Ingeniør Kristian Foss, Furuvegen 8, 7800 Namsos 21. IT-konsulent/daglig leder Eirik M. Østgaard, Niels Bjørums g. 16, 7800 Namsos 22. Lærer Roy Enge, Furulia 4, 7820 Spillum 23. Pensjonist Jarl Olav Andreassen, Niels Bjørums gate 2, 7800 Namsos 24. Høgskolelektor/sexolog Victor Johannes Valderaune, Groftskaret 1, 7800 Namsos 25. Pensjonist Thoralf Fahsing, Niels Bjørums gate 38, 7800 Namsos 26. Daglig leder Knut Hindberg, Geilin 4, 7800 Namsos 27. Gårdbruker Kay Arne Bergåker Sandvik, 7819 Fosslandsosen 28. IT-sjef Magne Bergslid, Furulia 5, 7820 Spillum 29. Ørepropptekniker Øyvind Grongstad, Skogstien 12, 7800 Namsos 30. Rørlegger/formann Kjetil Osen, Rådyrvegen 9 B, 7800 Namsos

86 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Tine Nermark Johnsen Saksframlegg Suppleringsvalg - meddommere til særskilt utvalg for jordskiftesaker Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 95/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Saken legges frem uten innstilling

87 Saksopplysninger Etter gjennomføring av valget , har vi gjennom kontroll avdekket at tre av kandidatene ikke er valgbare. Disse er: Inger Therese Ranum (har oversteget tillatt aldersgrense, jfr. Domstolloven 70 nr. 1) Knut Olav Romstad (har oversteget tillatt aldersgrense, jfr. Domstolloven 70 nr. 1) May Britt Asp (jobber hos Politiet og kan derfor ikke velges, jfr. Domstolloven 71 nr. 5) Det må velges tre nye medlemmer, der følgende opplysninger må være med (ufravikelig): fullstendig navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, yrke og stilling, gjerne e- postadresse. I tillegg må det opplyses om hva den foreslåtte er særlig kyndig i. Valgbare til utvalget er de som har fylt 18 år, som er vederheftige og valgbare ved kommunale valg. De som velges skal være kyndige i de saker som jordskifteretten vanligvis behandler i kommunen. Jordskiftemeddommere må som regel delta på befaringer i skog og mark. Det må derfor legges vekt på at de valgte kan ferdes i terrenget. Lagrettemedlemmer og øvrige meddommere er ikke fritatt fra valg i jordskifteutvalget, jfr. jordskifteloven 8. Hvem som er utelukket fra valg og hvem som kan kreve seg fritatt, fremkommer av domstolloven De 17 valgte og godkjente er: 1. Gårdbruker Ola Hestvik, 7819 Fosslandsosen 2. Gårdbruker Nils Alte, 7822 Bangsund 3. Gårdbruker Heidi Guldvik, Alhusstrand, 7800 Namsos 4. Forretningsdriver Berit Gundersen, Alhusstrand, 7800 Namsos 5. Konsulent Tor Erik Bjerkestrand, Smimovegen 52, 7822 Bangsund 6. Gårdbruker Ola D. Aaring, 7819 Fosslandsosen 7. Veterinær Hans Roger Selnes, Halsvegen 9, 7800 Namsos 8. Lærer Marit Bruun, Alhusstrand, 7800 Namsos 9. Gårdbruker Svein Nesjan, 7820 Spillum 10. Bankfunksjonær Brit Sellæg, Verftsgata 4, 7800 Namsos 11. Regnskapsfører Lars J. Jakobsen, Lønsetvegen 19, 7820 Spillum 12. Gårdbruker Vidar S. Stamnes, Alhusstrand, 7800 Namsos 13. Lærer Trude Grindberg, Havika, 7800 Namsos 14. Dekoratør Gunnar Modell, Einarmovegen 8, 7822 Bangsund 15. Pensjonist Grethe Grindberg, Havika, 7800 Namsos 16. Glassmester Oddbjørn Halvard Aar, Gåsneset, 7800 Namsos 17. Studieleder Anne Strøm Bjøru, Breivika 12, 7800 Namsos

88 Namsos kommune Servicetorg Namsos Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Sigrun S. Mosand Saksframlegg Jakob Skjærvik AS (Rema 1000 Namsos Amfisenteret) - søknad om salgsbevilling for alkohol etter eierskifte Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 96/ Rådmannens innstilling 1. Jakob Skjærvik AS, org.nr , v/jakob Skjærvik, gis salgsbevilling for alkoholholdig drikk i gruppe 1 (høyst 4,7 volumprosent alkohol) ved Rema 1000 Namsos, Søren R. Thornæs veg 19, Namsos, for bevillingsperioden fram til Jakob Skjærvik, f , og Eirik Saur, f , godkjennes som henholdsvis styrer og stedfortreder for bevillingen. 3. Salg og utlevering av alkoholholdig drikk med høyst 4,7 volumprosent alkohol er tillatt mellom kl på hverdager, og mellom kl på dager før søn- og helligdager unntatt dagen før Kristi himmelfartsdag. Vedtaket er fattet i h.h.t. alkoholloven m/forskrifter, og ruspolitisk handlingsplan m/retningslinjer og prinsipper for Namsos kommunes bevillingspolitikk Hjemmel for vedtaket er: Namsos kommunes delegasjonsreglement fra kommunestyret til formannskapet, pkt. 3.3.

89 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Søknad om ny salgsbevilling etter Jakob Skjærvik eierskifte U Jakob Skjærvik AS (Rema 1000 Politiet i Namsos og Fosnes m.fl. Namsos Amfisentret) - søknad om salgsbevilling for alkohol - til uttalelse N Uttalelse til søknad - Jakob Skjærvik Sigrun S. Mosand AS (Rema 1000 Namsos Amfisentret) - Salgsbevilling for alkohol i perioden til I Søknad om salgsbevilling for Politiet i Namsos og Fosnes alkohol - intet å bemerke I Uttalelse skjenkebevilling Skatteetaten X Bestått kunnskapsprøve om alkoholloven X Firmaattest S Jakob Skjærvik AS (Rema 1000 Namsos Amfisenteret) - søknad om salgsbevilling for alkohol etter eierskifte Saksopplysninger Jakob Skjærvik AS søker om salgsbevilling for alkoholholdig drikk i gruppe 1 (alkoholholdig drikk med høyst 4,7 volumprosent alkohol) ved Rema Namsos, Søren R. Thornæs veg 19, Namsos. Både styrer og stedfortreder har avlagt kunnskapsprøven i h.h.t. forskrift av 8. juni 2001 nr. 538 om omsetning av alkoholholdig drikk m.v., 5.1. Søknaden har vært til uttalelse hos Politiet i Namsos, brev av , som ikke har innvendinger mot at Jakob Skjærvik AS gis bevilling til salg av alkohol med Jakob Skjærvik som styrer og Eirik Saur som stedfortreder. Skatteetaten uttaler i brev av at de ikke har noen merknader til de involverte parter i saken. Helse- og omsorgssjefen uttaler at han ikke har noen innvendinger til søknaden under forutsetning av at søker oppfyller vilkår i alkoholloven. Vurdering Ut fra ovennevnte anbefales søknaden innvilget.

90 Namsos kommune Namsos bydrift Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Nils Hallvard Brørs Saksframlegg Etablering av havnestyre Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Drift 71/ Namsos formannskap 97/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Namsos kommune oppretter et eget havnestyre fra Havnestyre skal bestå av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer til styret, min. 3 medlemmer velges etter forslag fra brukerorganisasjonene. Personlige varamedlemmer velges på samme måte som de faste. Kommunestyre oppnevner leder og nestleder blant havnestyret medlemmer. 3. Delegasjon til drift revideres og delegasjon til eget havnestyre legges til som nytt punkt. Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde i Namsos kommune revideres samtidig slik at det samsvarer med ny organisering. 4. Havnestyret legger fram for kommunestyret forslag til strategisk plan for drift og utvikling av Namsos havn i løpet av Ny organisering evalueres etter 2 år. Hjemmel for vedtaket er: Delegasjonsreglementet for Namsos kommune vedtatt i kommunestyret Behandling i Namsos Drift Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av Drift som innstilling til formannskapet. Innstilling i Namsos Drift Namsos kommune oppretter et eget havnestyre fra

91 7. Havnestyre skal bestå av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer til styret, min. 3 medlemmer velges etter forslag fra brukerorganisasjonene. Personlige varamedlemmer velges på samme måte som de faste. Kommunestyre oppnevner leder og nestleder blant havnestyret medlemmer. 8. Delegasjon til drift revideres og delegasjon til eget havnestyre legges til som nytt punkt. Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde i Namsos kommune revideres samtidig slik at det samsvarer med ny organisering. 9. Havnestyret legger fram for kommunestyret forslag til strategisk plan for drift og utvikling av Namsos havn i løpet av Ny organisering evalueres etter 2 år. Hjemmel for vedtaket er: Delegasjonsreglementet for Namsos kommune vedtatt i kommunestyret

92 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Etablering av havnestyre I Innspill Havnestyre Namsos Industriforening I Delegasjon til drift scan.bydrift@namsos.kommune.no Vedlegg 1 Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområder - Namsos kommune 2 Lov om havner og farvann - 46 og 47 3 Politisk organisering i Namsos kommune 4 Delegasjon til drift Saksopplysninger Nåværende organisering og havnestyre Namsos havnevesen hadde tidligere eget havnestyre som ble avviklet pr Dette havnestyre var representert med brukere av havnen i Namsos samt politikere oppnevnt av kommunestyret. Det er ikke kjent hva som var årsaken til avviklingen av det forrige havnestyre, men oppgavene som lå under havnestyret ble overført til utvalg drift fra Namsos havnevesen er i dag organisert som en egen avdeling i Namsos bydrift. Det er utvalg drift som er det formelle havnestyret i Namsos kommune. Under budsjettbehandlingen i desember 2011 ble det fremmet forslag fra Namsos kommunestyre der de ber rådmannen vurdere behovet for å opprette havnestyre og legge fram saken for utvalg drift innen Det er vedtatt i kommunens delegasjonsreglement at det er utvalg drift som er det formelle havnestyret, og delegasjonsreglementet ble senest revidert av Namsos kommunestyre den I tillegg har vi forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde, Namsos kommune, Nord- Trøndelag som ble revidert pr I denne forskriften står det: 1-2.(havnestyret) Som Namsos kommunes styringsorgan har havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) ansvaret for og oppsyn med all bruk av og virksomhet, i Namsos kommunes havner og sjøområder. Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) fører kontroll med havneadministrasjonens virksomhet. 1-3.(havneadministrasjonen) Havneadministrasjonen utøver den kommunale havnedriften. Havneadministrasjonen har det daglige tilsyn i Namsos kommunes havner og sjøområder og skal påse at havne og farvannsloven samt forskrifter, enkelt vedtak og andre avgjørelser truffet i medhold til denne loven blir etterlevd. Under utøvelsen av sine tilsyns og håndhevelsesoppgaver skal havneadministrasjonens tjenestemenn bære uniform i de tilfeller havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) finner

93 det nødvendig og ha tjenestebevis. Dette skal vises av tjenestemenn som ikke bærer uniform når det forlanges. 1-4.(vedtak om bruk av sjø og landområder) Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) kan nedlegge forbud mot bruk eller sette vilkår for bruk av sjø og landområder i Namsos kommunes havner og sjøområder dersom: - nyttetrafikken blir hindret. - fartøyets ferdsel innen Namsos kommunes havner og sjøområder blir vanskeliggjort. - havnevirksomheten på land blir hindret. - visse bruksformer helt eller delvis utelukker hverandre. - vedtatte planer for bruken gjør dette nødvendig. - bruken kan volde fare eller skade. Begrensningene skal ikke være større eller vare lengre enn det som er nødvendig. I enkelte tilfeller kan havneadministrasjonen nedlegge forbud eller sette vilkår som nevnt i foregående ledd. Det samme gjelder når det ikke er tid til å sammenkalle havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) før nødvendig vedtak treffes. 1-5.(vilkår) Til enhver tillatelse etter forskriften her kan havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) eller havneadministrasjonen fastsette vilkår. Mulige fordeler med eget havnestyre: Eget havnestyre med representanter fra brukerne vil bl.a. kunne tilføre følgende til havneadministrasjonen: 1. De vil være et høringsutvalg i alle saker som vedrører Namsos havnevesen og som skal behandles politisk. 2. Være en viktig bidragsyter i forhold til strategiske valg, prioritering av utviklingsområder og gi nyttig innspill til den daglige driften i Namsos Havnevesen. 3. Sikre brukermedvirkning i spørsmål knyttet til Namsos havn. 4. Være med å ivareta eksisterende og framtidig næringslivs behov ved utredninger om bruk av kaiene. 5. Bedre kommunikasjonen mellom næringsliv og Namsos kommune vedrørende disponering av bakareal og sikre dette for eksisterende og framtidig næringsaktivitet knyttet til havna. 6. Bedre kommunikasjonen mellom næringsliv og kommunen for bredere markedsføring av Namsos Havn mot nye brukere. 7. Ivareta beslutningsprosessene og sikre at alle brukerne blir hørt. 8. Sikre Namsos Havn et større nettverk mot industri og næringsliv, både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. 9. Sikre brukermedvirkning i en tidlig fase ved utvidelser og utbygginger av havneområdene. 10. Bedre åpenhet om økonomiske forhold ifbm. drift og investeringer.

94 Alternativ organisering: Brukerutvalg (alt. 1) Det er kun de folkevalgte (politikere) som kan være medlemmer i utvalg for drift. I havnestyret i sin nåværende form kan det derfor ikke velges inn personer som representerer brukerne av havnene. Etablering av et brukerutvalg for havnesaker under drift setter begrensning mht brukerdeltakelse. Kommunelovens 10 sier at det er kun politikere som kan være representert i faste utvalg for deler av den kommunale virksomheten. Etablering av eget havnestyre (alt. 2) Kommunelovens 11 gir muligheter for at kommunestyre selv kan opprette eget styre for kommunale institusjoner. Med kommunal institusjon forstås i denne sammenheng: Med institusjoner siktes det til virksomheter som etter sitt formål ikke tar sikte på økonomisk gevinst, men primært på å gi et visst servicetilbud, som barnehager, sykehjem ol. Bedrifter vil vanligvis være virksomheter med et mer forretningsmessig preg. Det er imidlertid ingen klar grense mellom bedrifter og institusjoner, og det vil det heller ikke være mellom institusjoner etter kommuneloven 11 og kommunale foretak. I dette grenseområdet vil det være kommunestyret selv som må avgjøre om en organisatorisk enhet skal betraktes som institusjon og dermed organiseres etter kommuneloven 11, eller betraktes som foretak og organiseres etter kap 11 i loven. 11 i kommuneloven gjengis nedenfor: 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette eget styre for kommunale eller fylkeskommunale institusjoner o.l. Slike styrer skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget gir selv bestemmelser om styrets sammensetning. Det kan her fastsettes at styret helt eller delvis skal oppnevnes av administrasjonssjefen eller velges av de ansatte eller brukerne ved vedkommende institusjon. Medlemmer som ikke skal oppnevnes eller velges på denne måten, velges av kommunestyret eller fylkestinget. 3. Et slikt styre kan tildeles myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. 4. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge slike styrer. Omorganisering i form av nyvalg innenfor de bestemmelser som kommunestyret og fylkestinget selv har gitt, kan foretas av de samme organer eller personer som er tildelt valgkompetanse. Loven sier at et styre kan tildeles myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Kommunestyre kan tildele et havnestyre de samme oppgavene som er tillagt utvalg drift i dag. De kan innstille saker til videre behandling i formannskap og kommunestyre. Videre påse at havnevesenet drives i samsvar med havnevesenets formål, lover og forskrifter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg etter vedtak og retningslinjer som fastsettes av kommunestyret. Under definisjonen av en institusjon bemerkes at havnevesenets sitt formål ikke tar sikte på økonomisk gevinst, men primært gi et servicetilbud til brukerne av havnene. Dette er et prinsipp som må avklares før kommunestyret tar stilling til om et eget havnestyre skal etableres. Namsos havnevesen har de siste årene hatt driftsmessige underskudd. Etter investeringen i ny havn på Spillum i 1999/2000 fikk Namsos havnevesen store kalkulatoriske

95 avskrivninger/finanskostnader og avdelingsregnskapet er de senere år avsluttet med underskudd. Aktiviteten ved havnene er i positiv utvikling og det bør forventes at inntjeningen bedres noe framover. Et avdelingsregnskap som viser drift i balanse må være målet på kort sikt. Det foreslås at et nytt havnestyre består av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer til styret, min. 3 velges etter forslag fra brukerorganisasjonene. Personlige varamedlemmer velges på samme måte som de faste. De tre medlemmene fra brukerorganisasjonene skal representere havnebrukernes interesser i styret. Kommunestyret skal foretas valg av brukerrepresentanter til havnestyret blant disse. Kommunestyre oppnevner leder og nestleder blant havnestyret medlemmer. Styret konstituerer seg selv og det legges opp til minimum 4-6 møter pr. år. Møtene gjennomføres etter samme mønster som møtene i drift og service med saksforberedelse fra administrasjonen, møtesekretær, offentliggjøring, protokollføring, møtehonorar osv. Havnestyret innstiller i saker som skal behandles videre i FS og KS. Eksempel på slike saker er revidering av avgiftsregulativet ifbm budsjettarbeidet påfølgende år, revidering av forskrifter, investeringer, driftsbudsjett for Namsos havnevesen osv. Vurderingene som bør legges til grunn i det videre arbeidet er om et eget havnestyre kan bidra i større grad enn utvalg drift i dag. Havnestyret vil sidestilles med utvalg drift. Kommunalt foretak (alt. 3) Et tredje alternativ kan være at Namsos havnevesen etableres som et kommunalt foretak(kf). Iht. kommunelovens kap. 11 kan kommunestyret selv beslutte etablering av kommunale foretak. Kommunale foretak er ikke selvstendige rettssubjekt, men en del av en kommune. En konsekvens av dette er at foretaket selv ikke kan ha rettigheter og plikter, og at det er i siste instans kommunen som er part i foretakets avtaler og hefter økonomisk og juridisk for de forpliktelsene foretaket pådrar seg. Iht. kommunelovens skal kommunale foretak registreres i foretaksregisteret, foretaket skal ha vedtekter, det skal etableres foretaksledelse(styre og daglig leder), regnskapsplikt etter regnskapsloven osv. En viktig forutsetning for etablering av et kommunalt foretak er at foretaket har et solid økonomisk fundament. Namsos kommune må i dag «subsidiere» driften i havnevesenet med kr ,- iht. budsjettet for Driften er i positiv utvikling slik at avdelingsregnskapet for 2012 vil bli betydelig bedre enn budsjettert. Det er fortsatt en del administrative kostnader relatert til havnevesenet som kostnadsføres andre enheter. Etablering av et foretak vil få økte adm. kostnader som driften også må dekke inn. Ut fra en økonomisk vurdering bør etablering av et foretak kunne vurderes på lang sikt. Vurdering For Namsos havnevesen vil tilførsel av ny kompetanse og brukermedvirkning være sentralt i utviklingen av havnene. Med kompetanse forstås i denne sammenheng spesielt markedskunnskap og nettverk som sikrer riktige beslutninger i forhold til visjon/målsetting og riktige strategiske valg for havnevesenet. Et eget havnestyre med representanter fra brukerne vil i denne sammenheng være viktig. Styret vil være viktig i forhold til strategiske valg, prioritering av utviklingsområder samt innspill til

96 den daglige driften i Namsos Havnevesen. Et styre med representanter fra brukerne kan bygge et større nettverk mot industri og næringsliv, både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Det er i dag ikke økonomisk grunnlag for etablering av eget KF. Et eget KF bør ha et økonomisk fundament som sikrer god drift og en havnekapital som gir utviklingsmuligheter. Hvis eier Namsos kommune fortsatt må bidra økonomisk bør Namsos havnevesen fortsatt være en egen avdeling i bydrift. Ut fra ovennevnte bør Namsos kommunestyre vurdere etablering av et eget havnestyre som første trinn i en langsiktig plan som sikrer en god utvikling av havnevesenet. Hvis kommunestyre beslutter å etablere et eget havnestyre må eksiterende forskrifter og delegasjonsreglement revideres. I forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde, Namsos kommune, Nord-Trøndelag, dato må kap. 1, revideres slik at Namsos kommunes utvalg for drift slettes som havnestyre. I tillegg må delegasjonsreglementet revideres. Eksisterende delegasjon til drift der utvalg drift skal være havnestyre, slettes. Det tas inn et eget punkt med delegasjon fra kommunestyre til havnestyre. Miljømessig vurdering Ingen miljømessige konsekvenser.

97 Norsk Lovtidend /d: FOR :d/ /k: Forskrift om bruk av havner mv.,... Side 1 av 6 HJEM RESSURSER TJENESTER HJELP LENKER OM LOVDATA KONTAKT OSS SØK Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde, Namsos kommune, Nord-Trøndelag Skriv ut Dokumentet er hentet fra Norsk Lovtidend og er ikke ajourført med eventuelle endringer. Klikk her for å se om det finnes en ajourført versjon. DATO: FOR KATEGORI: SJ (Skipsfart/havner) PUBLISERT: II 2010 hefte 3 s 519 IKRAFTTREDELSE: ENDRER: FOR GJELDER FOR: Namsos kommune, Nord-Trøndelag HJEMMEL: LOV , LOV KUNNGJORT: kl RETTET: JOURNALNR: KORTTITTEL: Forskrift om bruk av havner mv., Namsos INNHOLD Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde, Namsos kommune, Nord-Trøndelag Kap. 1. Namsos kommunes sjøområde og havnemyndighetene (virkeområde) 1-2. (havnestyret) 1-3. (havneadministrasjonen) 1-4. (vedtak om bruk av sjø og landområder) 1-5. (vilkår) 1-6. (unntak) 1-7. (delegering) 1-8. (sikkerhetskontroll) 1-9. (straff) Kap. 2. Fortøyning, opphold i havnen m.m (fortøyning, oppankring m.m.) 2-2. (karantene) 2-3. (flytting av fartøy) 2-4. (taubåtassistanse) 2-5. (bruk av propell og maskiner) 2-6. (dekking av utløpsåpninger) 2-7. (røykutvikling) 2-8. (støyende arbeid og lignende) Kap. 3. Bruk av kommunens havnearealer og havneanlegg 3-1. (virkeområde med definisjon) 3-2. (adgang til kommunens havnearealer og havneanlegg) 3-3. (bruk av kommunens havnearealer og havneanlegg) 3-4. (handel, fabrikkdrift, lagring og lignende) 3-5. (lossing, lasting og transport) 3-6. (tungt godshåndteringsutstyr) 3-7. (frist for utførelse av laste- lossearbeid) 3-8. (lagring av losse- lastemateriell) 3-9. (oppbevaring av varer og lignende) (ut- eller ompakking av varer) (fjerning av avfall) (fjerning av kjøretøy) (varsel om skade) Kap. 4. Forskjellige bestemmelser 4-1. (vrak mv. som kan volde fare eller skade) 4-2. (sikring av fartøyer og gjenstander) 4-3. (bruk av offentlige arealer til plassering av fartøyer m.m.) 4-4. (overlastede fartøyer) 4-5. (passering av flytende arbeidsredskaper m.m.) 4-6. (isbryting) 4-7. (dykkerarbeid m.m.) 4-8. (bruk av eksplosive varer) Kap. 5. Supplerende bestemmelser 5-1. (bruk av sidepropell) 5-2. (ferje og fløttmannstrafikk) 5-3. (registrering av slepebåter, lektere og lignende)

98 Norsk Lovtidend /d: FOR :d/ /k: Forskrift om bruk av havner mv.,... Side 2 av (passering av broer, kanaler mv.) 5-5. (tillatelse til anlegg og innretninger) 5-6. (vesentlig hindringer eller ulemper for ferdselen) 5-7. (arrangementer) 5-8. (dykking) 5-9. (motorisert ferdsel) (luftputefartøy) (seilbrett) (luftfartøyer) (opplag) (forbud på visse typer av motorisert ferdsel) Kap. 6. Avsluttende bestemmelser 6-1. (opphevelse) 6-2. (overgangsbestemmelser) Forskrift om orden i og bruk av havner og sjøområde, Namsos kommune, Nord-Trøndelag Hjemmel: Fastsatt av Namsos kommunestyre 27. mai 2010 med hjemmel i lov 17. april 2009 nr. 19 om havner og farvann 14 første ledd og 42 første ledd. Kap. 1. Namsos kommunes sjøområde og havnemyndighetene. 1-1.(virkeområde) Grensene i sjøen for Namsos kommunes sjøområde, skal være rette linjer mellom følgende punkter: Punkt Nr. UTM-koordinater N-bredde E-lengde UTM-sone Gradnett Namsen N-verdi E-verdi ' " ' " Sjøkart W ED W ED Bangsund W ED W ED Lyngenfjorden W ED W ED W ED W ED Namsenfjorden, Folla, Rødsund, Lyngenfjorden W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED ,47 32 W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED W ED Årbustraumen W ED W ED Unntatt fra Namsos kommunes sjøområde er farvannet utenfor forsvarets stasjoner og anlegg (eiendom) i en avstand på 50 meter fra høyeste ordinære spring høyvannslinje. De nye grensene er gjort gjeldende fra 1. januar Om et tiltak krever tillatelse fra statlig myndighet etter lov om havner og farvann eller forskrifter gitt i medhold til denne lov, er det ikke nødvendig med tillatelse etter forskriften. 1-2.(havnestyret) Som Namsos kommunes styringsorgan har havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) ansvaret for og oppsyn med all bruk av og virksomhet, i Namsos kommunes havner og sjøområder. Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) fører kontroll med havneadministrasjonens virksomhet.

99 Norsk Lovtidend /d: FOR :d/ /k: Forskrift om bruk av havner mv.,... Side 3 av (havneadministrasjonen) Havneadministrasjonen utøver den kommunale havnedriften. Havneadministrasjonen har det daglige tilsyn i Namsos kommunes havner og sjøområder og skal påse at havne og farvannsloven samt forskrifter, enkelt vedtak og andre avgjørelser truffet i medhold til denne loven blir etterlevd. Under utøvelsen av sine tilsyns og håndhevelsesoppgaver skal havneadministrasjonens tjenestemenn bære uniform i de tilfeller havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) finner det nødvendig og ha tjenestebevis. Dette skal vises av tjenestemenn som ikke bærer uniform når det forlanges. 1-4.(vedtak om bruk av sjø og landområder) Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) kan nedlegge forbud mot bruk eller sette vilkår for bruk av sjø og landområder i Namsos kommunes havner og sjøområder dersom: - nyttetrafikken blir hindret. - fartøyets ferdsel innen Namsos kommunes havner og sjøområder blir vanskeliggjort. - havnevirksomheten på land blir hindret. - visse bruksformer helt eller delvis utelukker hverandre. - vedtatte planer for bruken gjør dette nødvendig. - bruken kan volde fare eller skade. Begrensningene skal ikke være større eller vare lengre enn det som er nødvendig. I enkelte tilfeller kan havneadministrasjonen nedlegge forbud eller sette vilkår som nevnt i foregående ledd. Det samme gjelder når det ikke er tid til å sammenkalle havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) før nødvendig vedtak treffes. 1-5.(vilkår) Til enhver tillatelse etter forskriften her kan havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) eller havneadministrasjonen fastsette vilkår. 1-6.(unntak) Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) eller havneadministrasjonen kan i særlige tilfeller gjøre unntak fra forskriften. 1-7.(delegering) Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) kan gi utfyllende bestemmelser til forskriften. 1-8.(sikkerhetskontroll) Havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) eller havneadministrasjonen kan iverksette undersøkelse av personer og gods som befinner seg i Namsos kommunes havner og sjøområder når hensynet til sikkerheten i skipsfarten krever det. Dette reduserer ikke det ansvar rederen har etter sjøfartslovgivningen. 1-9.(straff) Overtredelse av forskriften straffes etter lov av 17. april 2009 nr. 19 om havner og farvann 62. Kap. 2. Fortøyning, opphold i havnen m.m. 2-1.(fortøyning, oppankring m.m.) Havneadministrasjonen kan bestemme om, hvor og på hvilken måte et fartøy kan fortøye ved kommunens anlegg. Fortøyning må ikke skje i bærende konstruksjonsdel for kai, bygning eller annen innretning. Fortøyninger, varp eller spring, må ikke uten tillatelse plasseres i eller utsettes over farled, eller stenge adkomsten til kaier, arealer eller på annen måte hindre ferdselen. 2-2.(karantene) Fartøyer som går i utenriksfart eller kommer fra områder med farlige smittsomme sykdommer, skal straks etter fortøyning ved kai ta de nødvendige forholdsregler for å hindre at skadedyr kommer i land, etter havneadministrasjonens nærmere bestemmelser. Fartøyer som ankommer til sjøområdet med karanteneflagg eller som beordres undergitt karantene, skal ankre på anvist ankerplass, hvor fartøyet skal bli liggende inntil det gis ordre eller tillatelse til å gå til en annen ankrings eller fortøyningsplass. Anvisning av eller ordre eller tillatelse til å gå til annen ankerplass eller fortøyningsplass gis av kommunens helsemyndigheter gjennom havneadministrasjonen. 2-3.(flytting av fartøy) Havneadministrasjonen kan bestemme at et fartøy skal flyttes eller fjernes, dersom hensynet til trafikkforholdene eller havnens drift gjør dette nødvendig, eller det er fare for skade. Fartøyer med største lengde over 20 meter skal alltid ha tilgjengelig, tilstrekkelig mannskap for å kunne utføre havneadministrasjonens pålegg etter første ledd med mindre havneadministrasjonen bestemmer annet. Havneadministrasjonen kan bestemme at dette også skal gjelde mindre fartøyer. 2-4.(taubåtassistanse) Havneadministrasjonen kan pålegge et fartøy bruk av taubåt dersom det er nødvendig av sikkerhetsmessige grunner eller hensyn til den øvrige ferdsel. 2-5.(bruk av propell og maskiner)

100 Norsk Lovtidend /d: FOR :d/ /k: Forskrift om bruk av havner mv.,... Side 4 av Fartøy må ikke under opphold ved kai, bruke propell, herunder sidepropell før umiddelbart t før fartøyet skal gå. Under manøvrering til og fra kai skal det utvises forsiktighet slik at propellvannet ikke forårsaker skade på andre fartøyer eller havneanlegg. Det samme gjelder andre typer fremdrifts og manøvreringsmidler. Hjelpemaskineri som forstyrrer arbeidsforhold og omgivelser kan havneadministrasjonen pålegge stoppet. Under opphold ved kai er bruk av fremdriftsmaskineri som forstyrrer omgivelsene forbudt. 2-6.(dekking av utløpsåpninger) Under opphold ved kai skal fartøyer forsvarlig avstenge utløpsåpninger som vender mot kaien eller mot andre fartøyer, i den utstrekning det er nødvendig for at spillvann, damp eller lignende ikke skal være sjenerende eller volde skade. 2-7.(røykutvikling) Fartøyer i havnen må ikke forårsake sot eller røykutvikling som kan være til unødig sjenanse eller medføre skade. 2-8.(støyende arbeid og lignende) Havneadministrasjonen kan forby rustbanking eller annet støyende arbeide på fartøyer i Namsos kommunes havner og sjøområder. Kap. 3. Bruk av kommunens havnearealer og havneanlegg 3-1.(virkeområde med definisjon) Bestemmelsene i dette kapitel gjelder havnearealer og havneanlegg som eies eller disponeres av kommunen eller av selskap og sammenslutning der kommunen eier 50 % eller mer, her benevnt kommunens havnearealer og havneanlegg. Som havnearealer og havneanlegg regnes enhver bygning, innretning eller land og sjøareal som brukes til havneformål. 3-2.(adgang til kommunens havnearealer og havneanlegg) Havneadministrasjonen kan begrense eller forby adgangen til kommunens havnearealer og havneanlegg. 3-3.(bruk av kommunens havnearealer og havneanlegg) Enhver må rette seg de bestemmelser og pålegg som havneadministrasjonen gir i forbindelse med bruken av kommunens havnearealer og havneanlegg. Kommunens havnearealer og havneanlegg må ikke uten havneadministrasjonens tillatelse brukes til virksomheter som faller utenom havnens normale aktiviteter. 3-4.(handel, fabrikkdrift, lagring og lignende) Kommunens havnearealer og havneanlegg må ikke uten tillatelse fra havneadministrasjonen brukes til handel, produksjon, auksjoner, omsetningsvirksomhet, lagring av varer og lignende. Likeledes må ikke kommunens havnearealer brukes til friluftstilstelninger og lignende, som opptar stor plass eller medfører sammenstimlinger av mennesker, uten tillatelse fra havneadministrasjonen. 3-5.(lossing, lasting og transport) Lossing, lasting og transport må skje forsvarlig slik at kommunens havnearealer og havneanlegg ikke påføres skader. Varer må ikke slepes på kai uten bruk av ruller eller traller og heller ikke styrtes fra kjøretøy, jernbanevogner eller fartøy, uten forsvarlig underlag. 3-6.(tungt godshåndteringsutstyr) Ved bruk av tungt godshåndteringsutstyr må grensene for belastning bestemt for arealet eller anlegget ikke overskrides. 3-7.(frist for utførelse av laste- lossearbeid) Havneadministrasjonen kan fastsette en rimelig frist for når lasting eller lossing skal være ferdig utført. 3-8.(lagring av losse- lastemateriell) Losse-, laste- og transportmateriell skal etter bruk fjernes eller settes bort på det sted havneadministrasjonen anviser. 3-9.(oppbevaring av varer og lignende) Intet må opplegges på kommunens kaier, lager eller arealer uten havneadministrasjonen tillatelse. Disse må ikke komme nærmere kaikant enn 1 meter og nærmere kran eller jernbanespor enn 1,4 meter. Adkomsten til lager, fartøyer, fortøyningsinnretninger, innretninger av betydning for sikkerheten, eller landingstrapper, må ikke sperres. Varer og lignende, skal fjernes snarest mulig etter lossing og senest 48 timer, hvis havneadministrasjonen ikke tillater dem opplagt i lengre tid. Havneadministrasjonen kan flytte varene for eierens regning og risiko, når forholdene gjør det nødvendig. Kommunen er ikke forpliktet til å inngjerde eller føre tilsyn med opplagte varer på sine kaier, lager eller arealer (ut- eller ompakking av varer) Utpakking eller ompakking, bearbeiding og lignende som forurenser eller er til hinder for ferdselen eller arbeidet i havnen, er ikke tillatt på kommunens havnearealer og havneanlegg uten tillatelse fra havneadministrasjonen (fjerning av avfall) Den som har benyttet havnearealer og havneanlegg til lossing eller lasting, plikter å fjerne emballasje rester av last og lignende så snart som mulig etter lossing eller lasting er avsluttet og senest innen arbeidstidens slutt eller til den tid havneadministrasjonen bestemmer. Avfall mv. må kun bringes på anvist sted (fjerning av kjøretøy)

101 Norsk Lovtidend /d: FOR :d/ /k: Forskrift om bruk av havner mv.,... Side 5 av Kjøretøyer som er parkert i strid med parkeringsforbud eller på en slik måte at det er til ulempe for havnevirksomheten, kan fjernes av havneadministrasjonen for eierens regning og risiko (varsel om skade) Den som har forårsaket skade på kommunens havnearealer og havneanlegg eller innretninger, plikter snarest mulig å melde dette til havneadministrasjonen. Kap. 4. Forskjellige bestemmelser 4-1.(vrak mv. som kan volde fare eller skade) Vrak, synkeferdige fartøyer eller gjenstander som kan volde fare eller skade, må ikke føres inn i Namsos kommunes havner og sjøområder uten tillatelse fra havneadministrasjonen. 4-2.(sikring av fartøyer og gjenstander) Fartøyer og gjenstander må sikres slik at de ikke kan komme i drift eller på annen måte volde skade eller fare. Dersom fare eller skade likevel skulle oppstå, plikter eieren eller den ansvarlige straks å iverksette nødvendige tiltak for å hindre eller begrense skaden. 4-3.(bruk av offentlige arealer til plassering av fartøyer m.m.) Uten tillatelse fra havneadministrasjonen må fartøyer eller gjenstander ikke plasseres på kommunale havnearealer og havneanlegg. Det samme gjelder for plassering på andre kommunale og offentlige arealer med mindre plasseringen er kortvarig. 4-4.(overlastede fartøyer) Havneadministrasjonen kan nekte overlastede eller ikke sjødyktige fartøyer å forlate kai eller fortøyning, samt beordre slike fartøyer til nærmeste land eller kai. 4-5.(passering av flytende arbeidsredskaper m.m.) Ved passering av mudderapparat, dykker og arbeidsprammer, flåter og lignende eller hvor det pågår anleggsarbeid i og ved sjøen, skal det utvises særlig aktsomhet. Passerende må om nødvendig holde godt unna og redusere hastigheten til minste styrefart slik at det ikke oppstår bølgeslag eller annen fare for skade. 4-6.(isbryting) Utenfor de alminnelig benyttede skipsledene, må ingen bryte råk eller lage annen åpning i isen som kan volde fare eller ulempe, uten at det er innhentet tillatelse fra havneadministrasjonen. Havneadministrasjonen avgjør hva som kan regnes som alminnelig benyttet skipslei. 4-7.(dykkerarbeid m.m.) Dykkerarbeid skal ikke finne sted uten etter tillatelse fra havneadministrasjonen. Dykkerarbeid skal markeres med det internasjonale signal flagg «A» eller med tilsvarende merket skjerm. Om natten skal markering være belyst. Bestemmelsene gjelder ikke dykking av sikkerhetsmessige årsaker eller for å berge verdier, må skje før tillatelse er gitt. I slike tilfeller skal det snarest mulig gis melding til havneadministrasjonen om dykking. 4-8.(bruk av eksplosive varer) Eksplosive varer skal ikke brukes før det er gitt tillatelse fra havneadministrasjonen. Kap. 5. Supplerende bestemmelser 5-1.(bruk av sidepropell) (ferje og fløttmannstrafikk) Innen Namsos kommunes havner og sjøområder skal ingen drive ervervmessig ferje og fløttmannstrafikk eller rutetrafikk uten havnestyret (Namsos kommunes utvalg for drift) tillatelse. Bestemmelsen her gjelder ikke når det kreves tillatelse fra annen myndighet. 5-3.(registrering av slepebåter, lektere og lignende) Den som disponerer losjiskip, lektere, slepebåter, vannbåter, bunkersbåter, verkstedbåter eller produksjonsfartøyer so skal anvendes innenfor Namsos kommunes havner og sjøområder skal innen utgangen av januar hvert år, melde fra til havneadministrasjonen for registrering og gi de opplysninger havneadministrasjonen ber om. Fartøyer av denne art som tas i bruk innen Namsos kommunes havner og sjøområder i løpet av året, skal innen 8 dager etter at de er tatt i bruk meldes havneadministrasjonen. Dersom fartøy nevnt i foregående ledd ikke er påført registreringsnummer, kan det tildeles et nummer av havneadministrasjonen som også bestemmer hvordan nummeret skal påføres fartøyet. Det registeret havneadministrasjonen fører etter denne bestemmelse skal være offentlig. 5-4.(passering av broer, kanaler mv.) (tillatelse til anlegg og innretninger) Paragrafen her gjelder innenfor hele Namsos kommunes havner og sjøområder. a: Indre Namsos kommunes havner og sjøområder, definert som: Sjøområdet innenfor en rett linje fra Kiskai Tiendeholmen (posisjon N 64 27,59' Ø 11 30,05') til tidligere Shell kai, Anfinnvika (posisjon N 64 27,73' Ø 11 28,68') Indre del av Bangsundstrømmen fra nordlig ende av Kjølsø (posisjon N 64 24,49' Ø 11 21,58')

102 Norsk Lovtidend /d: FOR :d/ /k: Forskrift om bruk av havner mv.,... Side 6 av Ingen må legge ut faste eller flytende anlegg eller innretninger slik som for eksempel flåter, kiosker, husbåter, losjiskip, fortøyningsinnretninger, merker, bøyer og lignende uten etter tillatelse fra havneadministrasjonen. Dette gjelder ikke dersom tiltaket er kortvarig og ikke vil være til ulempe for ferdselen eller andre brukere av området. 5-6.(vesentlig hindringer eller ulemper for ferdselen) Når bruker av farvann kan skape vesentlige hindringer eller ulemper for den alminnelige ferdsel, skal det gis melding til havneadministrasjonen om bruken senest 24 timer før den iverksettes. Havneadministrasjonen kan kreve at bruken ikke må skje uten tillatelse. 5-7.(arrangementer) Arrangører eller ansvarlig for regattaer, fritidsbåtsamlinger eller andre arrangementer som kan være til ulempe for nyttetrafikken, skal hvis mulig senest 24 timer før arrangementets begynnelse gi melding til havneadministrasjonen. Havneadministrasjonen kan kreve at arrangementet ikke må skje uten tillatelse. 5-8.(dykking) Dykking må ikke finne sted i følgende områder uten tillatelse fra havneadministrasjonen: a: Samme område som beskrevet i 5-5 a. Havneadministrasjonen kan imidlertid forby dykking i andre områder, samt ti en hver tid trekke gitt tillatelse tilbake. Bestemmelsene gjelder ikke dykking av sikkerhetsmessige årsaker eller for å berge verdier, må skje før tillatelse er gitt. I slike tilfeller skal det snarest mulig gis melding til havneadministrasjonen om dykking. 5-9.(motorisert ferdsel) (luftputefartøy) Luftputefartøyer må ikke brukes i følgende områder uten etter tillatelse fra havneadministrasjonen: a: Samme område som beskrevet i 5-5 a (seilbrett) Seilbrett må ikke brukes må ikke brukes i følgende område uten tillatelse fra havneadministrasjonen: 5-5. a: Indre Namsos kommunes havner og sjøområder, definert som: Sjøområdet innenfor en rett linje fra Kiskai Tiendeholmen (posisjon N 64 27,59' Ø 11 30,05') til tidligere Shell kai, Anfinnvika (posisjon N 64 27,73' Ø 11 28,68') 5-12.(luftfartøyer) Luftfartøyer) kan, med mindre havneadministrasjonen bestemmer annerledes, bare lande og starte i følgende område: Utenfor 5-5 a a: Indre Namsos kommunes havner og sjøområder, definert som: Sjøområdet innenfor en rett linje fra Kiskai Tiendeholmen (posisjon N 64 27,59' Ø 11 30,05') til tidligere Shell kai, Anfinnvika (posisjon N 64 27,73' Ø 11 28,68') 5-13.(opplag) Fartøyer med største lengde over 20 meter, og som skal ligge i opplag i over en måned, skal meldes til havneadministrasjonen, som kan kreve at opplag ikke kan skje uten tillatelse. Havneadministrasjonen kan forlange et opplagt fartøy flyttet eller fjernet. Denne forskrift gjelder ikke fartøyer som omfattes av statlige forskrifter om opplag (forbud på visse typer av motorisert ferdsel) Bruk av jetski, vannscooter, vannmotorsykkel, vannmoped, motorisert surfbrett o.l. må ikke finne sted i følgende områder uten etter tillatelse fra havneadministrasjonen: a: Samme område som beskrevet i 5-5 a Kap. 6. Avsluttende bestemmelser 6-1.(opphevelse) Forskriften trer i kraft 1. januar Fra det tidspunktet forskriften her trer i kraft, oppheves forskrift 31. juli 1995 nr. 722 om bruk av og orden i havner, Namsos kommune, Nord-Trøndelag. 6-2.(overgangsbestemmelser) Tiltak det kreves tillatelse til etter disse forskrifter, og som allerede var foretatt uten tillatelse etter tidligere gjeldene lovgivning og forskrifter, kan kreves omgjort med 3 måneders varsel. Dersom det ikke er mulig å varsle eieren av anlegget eller innretning, kan det fjernes uten varsel. Dokumentet er hentet fra Norsk Lovtidend og er ikke ajourført med eventuelle endringer.

103

104

105

106

107

108 Namsos kommune Utvikling Saksmappe: 2008/ Saksbehandler: Oddbjørn Riseth Saksframlegg Videreføring av vegprosjektet FV 17 Steinkjer - Namsos Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 98/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Namsos kommune ønsker at planlegging av en helhetlig utbedring av fv 17 mellom Steinkjer og Namsos inkl. ny fv 720 til Malm gjenopptas. En estimert kostnadsramme på 1,615 milliarder kroner med vekt på økt trafikksikkerhet og redusert kjøretid legges til grunn for Namsos kommunes vedtak. Namsos kommune anmoder Nord-Trøndelag fylkeskommune om at det i forbindelse med prosjektet søkes samferdselsdepartementet om 60% brukerfinansiering av utbedringen, samt at Nord-Trøndelag fylkeskommune anmodes om offentlig finansieringsandel på 40%. Namsos kommune anbefaler at det etableres en styringsgruppe for bompengesamarbeidet med deltakere fra politisk ledelse i Nord-Trøndelag fylkeskommune og de direkte berørte kommunene på strekningen. Ordfører er Namsos kommunes representant. Som utgangspunkt for videre planlegging legges til grunn fylkeskommunens plan datert 8. oktober 2012 samt en forståelse av plassering av bomstasjoner og fordeling av bomsatsene som reflekterer nytten av ny vei for brukerne på strekningene som kjøres.

109 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Verran kommunestyrets vedtak i saken om vegprosjektet RV 17 Steinkjer - Namsos og RV 720 Strømnestangen - Malm I Vegprosjektet RV 17 Steinkjer - Namsos og RV 17 Strømnestangen - Malm I Vegprosjektet Rv.17. Strekningen Steinkjer - Namsos - orientering om vedtak - kopi av skriv til Trøndelag Forskning og utvikling S Veiprosjektet RV17 Steinkjer - Namsos U Veiprosjektet RV17 Steinkjer - Namsos S Vegprosjektet RV 17 Steinkjer - Namsos og RV 720 Strømnestangen - Malm U Vegprosjektet RV 17 Steinkjer - Namsos og RV 720 Strømnestangen - Malm I Kopi av brev vedr. veiprosjektet RV17 Steinkjer - Namsos og RV720 Strømnestangen - Malm I Opprettelse av koordineringsgruppe for planarbeidet med fv17-prosjektet I Fv plansamarbeid mellom berørte kommuner og Statens vegvesen I Endring av samarbeidsprosjekt Fv 17 og fv 720 i Fase 2 S Ny organisering av vegprosjektet Fv 17 Steinkjer Namsos samt ny Fv 720 til Malm. I Organisering av vegprosjektet Fv 17 og Fv 720 i fase 2 og bevilgning av kommunens utgift U Ny organisering av vegprosjektet Fv 17 Steinkjer Namsos samt ny Fv 720 til Malm. I Forskuttering av tiltak innenfor fv17-prosjektet I Driftsavtale Verran kommune og samarbeidsprosjektet Fv 17 I Melding om vedtakkommunedelplan Fv 17/720 Kvarving-Malm-Sprova Verran kommune Osen kommune Steinkjer kommune Steinkjer kommune v/ordfører Bjørn Arild Gram m.fl. Trøndelag Forskning og Utvikling AS v/bjørn Holder Namdalseid kommune Nord-Trøndelag Fylkeskommune Statens vegvesen Vegprosjektet FV17 Steinkjer Namsos Namdalseid Kommune Namdalseid Kommune m.fl. Nord-Trøndelag Fylkeskommune Verran kommune Verran kommune I Fylkesvei 17 - uttalelse Namsos Næringsforening / Namsos Industriforening

110 S Avvikling av Fv 17-prosjektet Steinkjer-Namsos U Melding om vedtak - Avvikling av Fv 17-prosjektet Steinkjer-Namsos X Særutskrift - Veiprosjektet RV17 Steinkjer - Namsos X Særutskrift - Vegprosjektet RV 17 Steinkjer - Namsos og RV 720 Strømnestangen - Malm X Særutskrift - Ny organisering av vegprosjektet Fv 17 Steinkjer Namsos samt ny Fv 720 til Malm. X Særutskrift - Avvikling av Fv 17- prosjektet Steinkjer-Namsos S Videreføring av vegprosjektet FV 17 Steinkjer - Namsos Nord-Trøndelag fylkeskommune Saksopplysninger Kommunestyret i Namsos vedtok den følgende i sak 61/12: 1. Bompengeprosjektet Fv17 Steinkjer-Namsos avsluttes og styringsgruppa for prosjektet avvikles. 2. Namsos kommunestyre beklager at det ikke var mulig å oppnå nødvendig enighet om de politiske prioriteringene av prosjektinnhold og utbyggingstiltak i Fv17-prosjektet. Namsos kommunestyre ber Nord-Trøndelag fylkeskommune lede en ny styringsgruppe og arbeide videre for en helhetlig utbygging av Fv17. Kommunestyret ber videre om at det tas tilbørlig hensyn til kravet om økt trafikksikkerhet ved å skille myke trafikanter fra gjennomgående trafikk, og redusere transporttid gjennom et minimum av fartsbegrensninger på strekningen. 3. Namsos kommunestyre delegerer til formannskapet å nedsette en gruppe bestående av tunge brukergrupper som industri- og næringsforeninger og politikere fra kommunestyret. Gruppens mandat er å arbeide opp mot fylkesråd for samferdsel for å involveres i det videre arbeidet. Gruppen som har arbeidet videre med involvering har bestått av Morten Stene, Kjersti Tommelstad, Randi Dille og Håvard Sunde fra kommunestyret, Håvard Vannebo fra Namsos industriforening, Eva Flått fra Namsos Næringsforening og med Kjell Ivar Tranås/Oddbjørn Riseth fra Midtre Namdal Samkommune Utvikling som sekretariat. Det er gjennomført møter med fylkesråd for samferdsel og representanter fra Statens vegvesen og fylkeskommunens samferdselsseksjon. Videre har gruppen hatt 3 møter for å diskutere løsninger. Det har også blitt gjennomført møter med ordfører i Namdalseid kommune og fylkestingsrepresentanter. Verran kommune og Steinkjer kommune har fattet vedtak om å anmode fylkeskommunen om å arbeide videre med strekningen Dyrstad-Sprova på FV17 inkludert ny FV720 til Malm og at det etableres en styringsgruppe for prosjektet med representanter fra politisk ledelse i Verran kommune, Steinkjer kommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune. Dermed går planleggingen

111 av arbeidet på Sørdelen av strekningen videre uavhengig av deltakelse fra Namdalseid og Namsos. Hvis planleggingen av en helhetlig løsning videre nordover til Namsos skal fortsette forutsetter dette at Namsos kommune og Namdalseid kommune vedtar en viljeserklæring til at det søkes om bompengefinansiert utbygging, basert på plan framlagt av NT fylkeskommune. Nord-Trøndelag fylkeskommune presenterte den 4. oktober et revidert forslag til planinnhold som fylkeskommunen ber kommunene å ta stilling til. Fylkeskommunen ber videre om at utfallet av behandlingen meddeles fylkeskommunen innen 5. november. Den nye planen er oppsummert slik: I fylkeskommunens vurdering innebærer dette også at kuttlisten ved eventuelle overskridelser på norddelen av prosjektet vil være nedenfra og opp. For sørdelen av prosjektet vil det være en egen kuttliste uavhengig av kostnaden på norddelen. Innkrevingssatser og plassering av bomstasjoner er enda beheftet med noe usikkerhet, men er i fylkeskommunens notat angitt slik:

112 Disse foreløpige beregningene er basert på at stor bil betaler 3 ganger så mye som liten bil, og at det gis tillatelse til parallellinnkreving, dvs. innkreving av bompenger i byggeperioden. Bom på Spillumshøgda er ikke planlagt satt opp før etter at Namdalsprosjektet er nedbetalt. Vurdering Hovedgrunnen til at samarbeidet om en helhetlig utbedring av fv 17 strandet våren 2012 var at det ikke syntes mulig å få lagt veien utenom Namdalseid sentrum. Etter møter og vurderinger er konklusjonen fra gruppas arbeid at det er ønskelig at Namsos kommune deltar i arbeidet for å få realisert en best mulig og helhetlig utbygging av FV 17 mellom Namsos og Steinkjer, til tross