KONTROLLUTVALGET I GJEMNES KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I GJEMNES KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalget Gjemnes, 28.februar 2012 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 1/12 TID: kl. 13:00 STED: Kommunestyresalen, Gjemnes kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/12 GODKJENNNG AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. NOVEMBER 2011 PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERNGER PS 03/12 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2011 PS 04/12 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2011 PS 05/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PS 06/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL PS 07/12 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET I GJEMNES PS 08/12 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 09/12 MØTEPLAN FOR 2012 PS 10/12 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post:aase.eriksen molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Stein A. Brubæk (s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

2 GJEMNES KOMMUNE Kontrollutvalget Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 01/12 Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. NOVEMBER 2011 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 9. november 2011 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 KONTROLLUTVALGET I GJEMNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/11 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Kommunestyresalen, Gjemnes kommunehus Sak nr: 33/11 41/11 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Bjørnar Danielsen, leder (Ap) Stein A, Brubæk, nestleder (Sp) Kristine Måløy (KrF) Anne Brekke Kvalvaag (Ap) Terje Angvik (Frp) Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Øivin Harstad, regnskapsrevisor Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Odd Steinar Bjerkeset, ordfører (under sak 33/11 38/11) Nils Martin Sæther, rådmann (under sak 34/11-36/11) Lederen ønsket det nye kontrollutvalget velkommen og ledet møtet. Det ble foretatt en kort presentasjonsrunde av de som var tilstede. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Møtet startet med at sekretæren ga informasjon om kontrollutvalgets rolle og virke innen det kommunale forvaltningssystem og delte ut en del informasjonsmateriell, samt Kontrollutvalgsboken til det nye kontrollutvalget. Det ble meldt inn en ekstra sak til møtet, sak PS 41/11 Eventuelt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 33/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14. SEPTEMBER 2011 PS 34/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 35/11 GJEMNES KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2011 PS 36/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I GJEMNES KOMMUNE PS 37/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING Side 1 av 6

4 PS 38/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL BESTILLING PS 39/11 NKRF'S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I DELTAGELSE PS 40/11 PS 41/11 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 33/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14. SEPTEMBER 2011 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 14. september 2011 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 34/11 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Sekretæren gikk igjennom referat- og orienteringssakene og ga en kort redegjørelse i den enkelte sak. Referatsaker: RS 10/11 Reglement for kontrollutvalget i Gjemnes kommune - utskrift av protokoll fra Gjemnes kommunestyre , k-sak 53/11 RS 11/11 Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet utskrift av protokoll fra Gjenmes kommunestyre , k-sak 54/11 Orienteringssaker: OS 19/11 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 1. september OS 20/11 OS 21/11 Oppfølging av undersøkelse om beregning av selvkost rapport fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om undersøkelsen om beregning av selvkost som var foretatt i 2010 og redegjorde for oppfølging av rapporten. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 4/2011 m/vedlegg OS 22/11 Valgbarhet til kontrollutvalg personer pålagt tjenesteplikt i brannvesen einfo 11/8 fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert Side 2 av 6

5 Kontrollutvalgets leder gjorde utvalget oppmerksom på at han tilhørte det frivillige brannvesenet i kommunen. OS 23/11 Kommunevalget høsten 2011 og valg av styremedlemmer til revisjonsstyret kopi av brev til medlemskommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert Sekretæren orienterte og viste til endringene i forvaltningsloven som trådte i kraft 1. november som vanskeliggjør at medlemmer av kontrollutvalg kan sitte i revisjonsstyret grunnet de nye habilitetsreglene. OS 24/11 Beregning av gebyr vann og avløp detaljerte opplysninger svarbrev fra Gjemnes kommune til Trøbakken velforening, datert , jmfr. sak OS 18/11 i møte Sekretæren orienterte kort om brevet fra Trøbakken velforening som ble lagt fram for kontrollutvalget i møte og viste til svarbrevet fra Gjemnes kommune. OS 25/11 Forpliktande plan 2011 og 2012 brev fra fylkesmannen i Møre og Romsdal til kommuner som er registret i Robek, datert OS 26/11 Innmelding i Robek Gjemnes kommune brev fra fylkesmannen i Møre og Romsdal til Kommunal- og regionaldepartementet, datert OS 27/11 Bruk av konsulenttjenester i Gjemnes kommune Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet bedt om en skriftlig redegjørelse fra rådmannen om Gjemnes kommunes kjøp av konsulenttjenester. Rådmannens redegjørelse i brev av ble lagt fram for utvalget i møtet. Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 35/11 GJEMNES KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2011 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar økonomirapport for 3. kvartal 2011, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalgets behandling Leder innledet til saken og etterlyste formannskapets oppfølging av pkt. 3 i kommunestyrets vedtak i k-sak 31/11 som gjaldt forvaltningsrevisjonsrapporten om Økonomistyring i Gjemnes kommune. Rådmann Nils Martin Sæther orienterte og ga uttrykk for at han ønsket noen føringer fra politisk nivå før saken skrives. Ordfører Odd Steinar Bjerkeset informerte utvalget om at oppfølging av vedtaket i k-sak 31/11 vil bli satt opp på sakskartet til førstkommende møte i formannskapet. Rådmannen redegjorde for den økonomiske situasjonen for Gjemnes kommune og årsak til at prognosen for merforbruk for 2011 har økt betydelig i forhold til prognosen ved økonomirapporteringen for 1. halvår Side 3 av 6

6 Helse og omsorg sliter med å holde seg innenfor de vedtatte budsjettrammer da dette er et område hvor det ofte vil oppstå uforutsette utgifter som kan endre tidligere prognoser. Rådmann, regnskapsrevisor Oivin Harstad og ordfører svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 36/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I GJEMNES KOMMUNE Kontrollutvalgets vedtak 1. Gjemnes kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Gjemnes kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets behandling Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om bakgrunnen for at prosjektet ble valgt og redegjorde for innholdet i rapporten og de anbefalinger som er gitt. Rådmann Nils Martin Sæther kommenterte rapporten og ga uttrykk for at han syntes at revisjonen hadde gjort et godt og grundig arbeid og at anbefalingene i rapporten konkretiserte hva som bør forbedres. Forvaltningsrevisor og rådmann svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Utvalgsmedlem Anne Brekke Kvalvaag fratrådte møtet før avstemming. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 37/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING Kontrollutvalgets vedtak I. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for forvaltningsrevisjon Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Kontrollutvalgets behandling Sekretær og forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte. Side 4 av 6

7 Kontrollutvalget kom med innspill til forvaltningsrevisjonsprosjekt som kan tas inn i plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 38/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL BESTILLING Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for selskapskontroll Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (4 voterende) PS 39/11 NKRF'S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I DELTAGELSE Kontrollutvalgets vedtak Leder Bjørnar Danielsen og nestleder Stein Brubæk deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 1. og 2. februar Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte om konferansen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 1. og 2. februar PS 40/11 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Bruk av konsulenttjenester i Gjemnes kommune i 2009 og 2010 Rådmannens redegjørelse i brev av ble lagt fram for utvalget i møtet. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Side 5 av 6

8 Oppfølging av politiske vedtak nytt punkt Kontrollutvalget har ikke i 2011 fått fremlagt status for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen rimelig tid. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte det nye utvalget om hensikten med oppfølgingslisten. Utvalget gjennomgikk de sakene som står oppført i oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 41/11 EVENTUELT Utvalgets leder etterlyste tilbud om folkevalgtopplæring for kontrollutvalgets medlemmer. Sekretær orienterte om kommunens plikt til å gi opplæring til folkevalgte og viste til at fylkesmannen i Møre og Romsdal arrangerer folkevalgtopplæring høsten Leder vil ta kontakt med ordfører vedr. dette. Bjørnar Danielsen leder Stein A. Brubæk nestleder Kristine Måløy Anne Brekke Kvalvaag Terje Angvik Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6

9 KONTROLLUTVALGET I GJEMNES KOMMUNE Saker som er tatt o. Kontrollutvalgets sekretariat Økonomireglement Eierskapsmelding. Etterlysning Adm Forvaltningsrevisjonsrapporten Rev "Økonomisk sosialhjelp i Gjemnes kommune". SAKSOPPFØLGING Dato: Ansvar: Sekr Adm Merknad: Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i Romsdal vedtok at samarbeidsavtalen fra skulle prolongeres på ubestemt tid. Kommunens rutiner for økonomi, budsjettering, rapportering etc bør i all hovedsak være nedfelt i et eget økonomireglement. Forutsetning for å gjennomføre en eierskapskontroll i Gjemnes kommune er at det blir utarbeidet en eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i hel- og deleide selskap samt eierskapsstrategier pr selskap) Behandlet i KU sak 19/09. Rapporten ble oversendt kommunestyret og vedtatt i K sak 73/09. (ajourført pr ) Status: : Sekretariatet avventer svar fra alle kommunene på forslag om prolongering : Samtlige ni kommuner har nå vedtatt å prolongere opprinnelig samarbeidsavtale på ubestemt tid. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet : Grunnet prioritering av andre arbeidsoppgaver er ikke arbeidet med økonomireglementet påbegynt ennå. Saken er overført fra : Utsetter orientering om status i arbeidet til neste møte : Orientering gitt i dagens møte. Arbeidet med økonomireglement for Gjemnes kommune er foreløpig utsatt grurmet prioritering av arbeidet med innføring av eiendomsskatt : Arbeidet med å lage en eierskapsmelding er påbegynt, men grunnet stort arbeidspress i administrasjonen er det usikkert når den vil være klar til politisk behandling Saken er overført fra : Orientering gitt i dagens møte. Arbeidet med eierskapsmeldingen er foreløpig utsatt grunnet prioritering av arbeidet med innføring av eiendomsskatt : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vil skje i løpet av 1. halvår : Oppfølging av forvaltningsrevisj onsrapporten ble behandlet i dagens møte i sak 14/11.

10 Bruk av konsulenttjenester i Rev Gjemnes kommune i 2009 og 2010 FR prosjekt (Plan for forvaltningsrevisjon m/overordna analyse) bestilling av nytt prosjekt Sekr. Kontrollutvalget ønsker en gjennomgang av kostnadene Gjemnes kommune har til kjøp av konsulenttjenester. I forbindelse med Plan for forvaltningsrevisjon ble det fremmet forslag på aktuelle prosjektområder. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet : Kontrollutvalget sender en bestilling til revisjonen og ber om at det vil bli lagt fram en oversikt over kostnadene for kjøp av konsulenttjenester i 2009 og 2010 til første møte i : En oversikt over bruk av konsulenttjenester i Gjemnes 2010 og 2009 i driftsregnskapet, blir lagt fram for utvalget som en orienteringssak til neste møte : Gitt som orienteringssak i dagens møte, sak OS 08/11. Saken settes fortsatt under observasjon : Kontrollutvalget ønsker en skriftlig redegjørelse fra rådmannen om Gjenmes kommunes gjentagende kjøp av tjenester i samme konsulentfirma, jmfr. regelverket for offentlige anskaffelser : Rådmann og økonomisjef redegjorde i dagens møte for årsak til kommunens kjøp av konsulenttjenester i 2009 og Kontrollutvalget avventer en skriftlig redegjørelse som vil bli lagt fram for utvalget i neste møte : Rådmannens redegjørelse i brev av ble lagt fram for utvalget i møtet. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet : Kontrollutvalget ønsker i løpet av 1. halvår 2011 å bestille følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Gjennomgang av rutiner og regler for refusjon av sykepenger og foreldrepenger fra NAV : Bestilling av forvaltningsrevisjonsrosjektet vedtatt i da ens

11 Oppfølging av politiske vedtak Sekr. Kontrollutvalget har ikke i 2011 fått fremlagt status for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen rimelig tid. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. møte : Forvaltningsrevisjonsprosjektet Refusjon sykepenger i Gjemnes kommune behandlet i dagens møte, jmfr. sak 36/ : Sekretær vil tilskrive rådmann og be om å få framlagt oversikten til neste møte.

12 GJEMNES KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr PS 02/12 Utval Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 01/12 Forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Gjemnes kommune saksprotokoll Gjemnes kommunestyre i K sak 84/11 (vedlagt) RS 02/12 Kontrollutvalget valg av ny leder for perioden 2011/ saksprotokoll Gjemnes kommunestyre i K sak 104/11 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 01/12 OS 02/12 OS 03/12 OS 04/12 OS 05/12 OS 06/12 Kundebrev 2/2011 Kjøreplan for årsrapportering - Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, (vedlagt) Samhandlingsreformen Kommunal medfinansiering Nyhetsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert (vedlagt) Årsrapport og regnskap for 2011 Skatteoppkreveren i Gjemnes kommune (vedlagt) Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Gjemnes kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert (vedlagt) Refusjon sykepenger utfordring for kommunene brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R, datert (vedlagt) Avslutning av virksomhetstilsyn Stikkprøvetilsyn med kommunens saksbehandling Avlastningstiltak til eldre i Gjemnes kommune brev fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert (vedlagt) Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

13 PS 84/11 Forvaltningsrevisjonsrapporten Gjemnes kommune Refusjon sykepenger i Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Gjemnes Kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6, under Samlede vurdering og anbefalinger. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. Behandling i Kommunestyret Enstemmig vedtak Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Gjemnes Kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6, under Samlede vurdering og anbefalinger. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. PS 104/11 Kontrollutvalget - valg av ny leder for perioden 2011/2015 Rådmannens innstilling Saka legges fram uten tilråding. Behandling i Valgnemnda Enstemmig forslag til vedtak Kommunestyret gjør slikt valg til leder av kontrollutvalget for perioden : Stein Brubæk velges som leder og Ola Bjarte Orset rykker opp som medlem. Varamedlemmer: 1. Sidsel Ødegaard 2. Agnes Reiten 3. Berit Bøifot. Bjørnar Danielsen går ut av kontrollutvalget.

14 Behandling i Kommunestyret Enstemmig til vedtak Kommunestyrets vedtak i sak 43/11 oppheves. Begrunnelse: Valgt leder er deltidsansatt i Angvik brannlag og kan derfor ikke være medlem i kontrollutvalget. Kommunestyret gjør slikt valg på kontrollutvalget for perioden : Stein Asle Brubæk leder Heidi Hogset nestleder Kristine Måløy Anne Brekke Kvalvaag Terje Angvik Varamedlemmer: 1 Ola Bjarte Orset 2 Sidsel Ødegård 3 Berit Bøifot 4 Agnes Reiten

15 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: sigmund.harneshaug@molde.kommune.no Organisasjonsnr.: Til våre kunder Molde, 20. desember 2011 Kundebrev 2/2011 Kjøreplan for årsrapportering Det nærmer seg tid for rapportering og det kan være grunn til å minne om de frister som gjelder. For at revisor skal kunne uttale seg om regnskapet innen fristen den 15. april må også kommunen overholde sine lovpålagte frister om avleggelse av et fullstendig kommuneregnskap innen 15. februar og årsberetning innen 31. mars. Et fullstendig avlagt kommuneregnskap betyr at alle obligatoriske regnskapsoppstillinger og noter foreligger sammen med dokumenterte avstemminger av alle vesentlige balanseposter. Kontrollutvalget skal uttale seg til årsregnskapet og det er viktig at formannskapet får denne uttalelsen før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsberetning skal avgis uten ugrunnet opphold og senest innen 31. mars. Revisor skal vurdere om årsberetningens bruk av regnskapstall er konsistent med årsregnskapet. For kommunale foretak skal særregnskapet være avlagt av foretakets styre innen 15. februar. Årsberetningen skal avgis av styret uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. For interkommunale samarbeid som er å anse som selvstendige rettssubjekt skal disse følge fristene i Lov om interkommunale selskap. For interkommunale samarbeid som ikke er selvstendige rettssubjekt gjelder frister som omtalt for kommuner. Revisor vil ta kontakt med kommunen/foretaket for å få vite når regnskapet skal behandles i formannskap og kommunestyret. Denne infonnasjonen vil brukes for å fastsette dato for behandling i kontrollutvalget, som må være minst en uke før møte i formannskapet siden uttalelsen fra kontrollutvalget skal følge saken. 1

16 Revisjonen Håvard Austvik som har jobbet som forvaltningsrevisor slutter 29. februar Det innebærer at ny person må rekrutteres, samtidig som vi ser at det blir en stor utskifting de nærmeste årene pga av pensjonering. Dette innebærer total utskifting av dagens fem ansatte. Nedenfor følger en oversikt over utgifter til kontroll og revisjon. Tallene er hentet fra SSB for 2010 og viser at våre medlemskommuner har lave utgifter. Oversikt for fylket gir dette resultatet over utgifter per innbygger og prosent av brutto driftsinntekter i Obs noen kommuner mangler tall. Det er valgt nytt styre i Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Her er oversikten. Medlem Torb'ørn Rødstøl Frank Lien Knut Sjømæling Martin K'ø stad Bjørn Steinland Anita Øyen Halås Øyvind Solem Velges 9. januar 2012 Ikke valgt Varamedlem Arne Hop Martin Louis Lyngstad Heidi Hogset Sivert Petter Dyrkorn Eva Betten Odd Ma ne Bolli Inngunn Hjelmås Kommune Rauma Molde G'emnes Vestnes Sunndal Eide Aukra Fræna Nesset 2

17 Kommunal medfinansiering i samhandlingsreformen - regjeringen.no Page 1 of 1 HELSE- OG OMSORGSDEPARTF.MENTET Du er her: reoierinclen.no / Helse- o omsor sde artementet / Aktuelt / Nvheter / Kommunal medfinansiering i samhandlingsreformen Nyhet, Kommunal medfinansiering Gjennom samhandlingsreformen skal vi vri innsatsen over til mer forebygging, og tidlig innsats. Fra årsskiftet vil vi overføre 5 milliarder kroner til kommunene, slik at kommunene kan være med på å betale en del av regningen når innbyggerne legges inn på sykehus. Størrelsen på medfinansieringen kommunene skal betale skal beregnes ut i fra det faktiske forbruket i Hensikten med kommunal medfinansiering er å gi kommunene insentiv til å tenke forebygging og til å bygge opp tilbud nærmere der folk bor. Slik kan noen pasienter unngå sykehusinnleggelser og flere kan slippe å reise langt til sykehus hvis de kan få et like godt eller bedre tilbud i kommunene. Det blir viktig å bygge opp gode lokale tilbud og arbeide på tvers av sektorer for å fremme helse og forebygge sykdom. Regjeringen overfører 5 milliarder kroner fra sykehusene til kommunene i Pengene skal kommunene bruke til å betale sin del av sykehusregningen. Pengene blir fordelt etter en kostnadsnøkkel som er basert på forbruket av sykehustjenester i 2010, men hvor noen kommuner blir kompensert for høyere kostnader i en treårs periode. Kommunal medfinansiering er en insentivordning, som er ment å fungere slik at jo mer kommunene selv gjør for pasientene, jo større andel av midlene vil de beholde. Når det gjelder midlene som skal tilbakeføres til sykehusene, som betaling for kommunenes del av sykehusinnleggelser, er det lagt opp til månedlige a kontobetalinger fra kommunene. Dette er anbefalt fra Helsedirektoratet, etter dialog med KS og sykehusene. Hver kommune skal betale et månedlig beløp slik at årssummen anslår hva medfinansieringen vil bli for hele Sykehusforbruket i første og andre tertial 2011 er lagt til grunn for denne beregningen. Grunnlaget for denne beregningen vil derfor avvike noe fra den beregningen som ble lagt til grunn i statsbudsjettet for 2012 da de nye beløpene ikke var kjent. Hver enkelt kommune skal uansett ikke betale mer enn det de faktisk har av forbruk av sykehustjenester i A konto-innbetalingene vil derfor bli justert etter hvert tertial, avhengig av faktisk forbruk. Er sykehusforbruket høyere enn det den enkelte kommune har betalt inn, vil a-konto beløpene bli justert opp, og dersom det er lavere vil de bli justert ned. Kommuner som reduserer sykehusforbruket i 2012 vil beholde pengene de sparer, fordi regningen er lavere. Helse- og omsorgsdepartementet vil følge utviklingen på kommunal medfinansiering nøye gjennom 2012, og ha god dialog med KS og sykehusene underveis. Les mer om kommunal medfinansierin å Helsedirektoratets n ttsider eringen.no/nb/dep/hod/aktuelt/nyheter/ /kommunal-medfinansieri

18 Gjemnes kommune Økonomikontoret Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer /Kontrollutvalgssekretariatet v/åse Eriksen Deres ref: Vår ref «REF» 2012/88-2 Saksbehandler Per Olav Eide Dato Årsrapport for Skatteoppkreveren i Gjemnes kommune Vedlagt oversendes årsrapport Etter fullmakt cz:b2-e&-ri Ellen Randi Blakstad Postadresse Besøksadresse Telefon Bank 6631 Batnfjordsøra Batnfjordsøra E-post: Hjemmeside: Telefaks Org.nr post@gjemnes.kommune.no

19 Årsrapport for 2011 Skatteoppkreveren i Gjemnes kommune Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

20 2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser 1. I.2 Organiseri ng Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg 4 2. Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen 5 3. Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse 8 4. Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak 9 5. Nedleggelse av skattekontor 9 Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

21 3 i. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Gjemnes kommune har en person ansatt i 100% stilling på skatt. Skatteoppkreverfunksjonen ligger til stillingen økonomisjef, som har 10% stilling på skatt. Arbeidsgiverkontrollen utføres av Nordmøre kemnerkontor Ressurser og kompetanse Det vurderes slik at skatteoppkreveren i Gjemnes samla sett har nok stillingsressurser til å gjøre arbeidet på skatteområdet. Etter å ha deltatt på alle kurser i det nye skatteregnskapet SOFIE og praktisering føler vi at vi etter hvert har kommet opp på et kompetansenivå som gjør at vi stort sett er å jour med det daglige arbeidet.. Når det gjelder innfordring har det i 2011vært kursing som gjør at vi er kommet opp på det kompetansenivået nivå for å kunne løse innfordringsarbeidet på en god måte. Skatteoppkreveren i Gjemnes har særnamnskompetanse og vi tar utlegg både for oss selv og andre skatteoppkrevere. Gjemnes kommune er deltaker i en interkommunal kontro1lordning på arbeidsgiverkontroll som drives av Nordmøre kemnerkontor. 1,2 Internkontroll Vi har etter innføringen av SOFIE fått laget en ny rutinebeskrivelse, som beskriver bl.a internkontroll og rutiner. Vi har i 2011 revidert den og har samarbeidet med Nordmøre kemnerkontor om revisjon av rutiner innen arbeidsgiverkontrollen. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

22 4 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Den totale skatteinngangen for 2011 var kr mot kr , en økning på kr Den prosentvise økning var på ca. 6%. Det ble levert LTO gjennom skattekontoret i 2011 mot i Det er en nedgang på 46 fra 2010 til Det har vært nedgang i flere år på rad, noe som indikerer færre skatteytere i kommunen Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen for 2011 utgjorde kr mot kr for Dette er en nedgang på fra 2010 til Den prosentvise nedgangen er på ca. 9%. Kommunens andel av skatteinngangen har vært 27,9% i 2011 mot 28% i Skatteutvalg Skatteoppkreveren i Gjemnes har ikke hatt saker som har vært fremmet til skatteutvalget i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Gjemnes kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2011 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Vi har hatt en stedlig kontroll fra regional kontrollenhet 8.juni 2011, der vi fikk pålegg og anbefalinger, jfr. Rapport av Vi viser også til vårt svarbrev av Vi har også hatt kontormessig kontroll av skatteregnskapet og marginoppgjøret spesielt jfr. rapport av der skatteoppkrever ble pålagt å foreslå endring av marginprosenten til kommunestyret. Årsregnskapet for 2011 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

23 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2010 Beskrivelse Innestående mar in for inntektsår 2010, r For m e avsatt mar in for inntektsår 2010 For lite avsatt mar in for inntektsår 2010 Belø Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 10%. Gyldig fra: Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetning for inntektsåret 2011, pr kr Overskytende forskudd var for inntektsåret 2010 kr som er kr for lite avsatt i margin. Kommunen har hatt underskudd på margin de 3 siste årene. Gjeldende prosentsats for margin er 10%, som er den marginavsetning som vi har hatt siden Da vart marginavsetningen økt fra 8% til 10%. Skatteoppkreveren ble i brev av fra Skatt Midt-Norge avd. innkreving pålagt å foreslå endring av marginavsetningen til kommunestyret. Sak om dette legges fram som sak til kommunestyret ved første anledning. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

24 6 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Skatteart Sum restanse r. skatteart Arbeids iverav ift Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt erson Forskuddstrekk Geb r Innfordrin sinntekter Inntekt av summarisk felleso *ør Kildeskatt Restskatt Restskatt erson Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl, diverse krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restansesituasjonen i Gjemnes er i positiv utvikling. Som tabellen viser så har vi en nedgang i restansene på kr Dette er en nedgang på 11% fra Vi hadde også en nedgang fra 2009 til 2010 som i kr. var Det er foretatt avskrivinger i konkursbo, slettede selskaper på skattetrekk, arbeidsgiveravgift, forskuddskatt og restskatt. Det er i 2011 avskrevet 17 restanser med til sammen kr der av 4 for foreldelse med kr Det er foretatt 9 nedsettelser av pensjonsgivende inntekt med til sammen kr Når det gjelder sammensetningen av restanser kan vi nevne at vi har en aktør som har en restanse på over 2 noe som utgjør over halvparten av våre restanser. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

25 Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Arbeidet med oppfølging av restanser for eldre år er utfordrende, men de følges opp med jevne mellomrom. Det tas utlegg der situasjonen har endret seg med aktørene med hensyn på om det er blitt gjenstander det kan tas utlegg i. Vi har også i 2011 lyktes å få inn en god del eldre restanser gjennom vår innfordring. Her kan også nevnes at en aktør "eier" ca 70% av de eldre restansene. Kontoret har gjennomgått rapporten "Restanseliste forelda krav" t.o.m , og sikret at krav ikke foreldes uten at det er iverksatt tiltak. Det er gjort tiltak så godt som mulig der det har vært muligheter for å gjøre fristavbrytende tiltak. Antall krav som var foreldet pr : 2 Samlet beløp på krav som var. foreldet pr : kr Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Kontorets resultat pr i forhold til fastsatte krav vurderes som gode. Vi figurerte på "20 på topp" listen over beste kommuner på innfordring i Midt-Norge med delt 12. plass. Det var 85 kommuner i Midt-Norge i Våre resultater i forhold til krava på de ulike skatteartene var slik: Restskatt 2009, person Forskuddskatt 2010, person Arbeidsgiveravgift 2010 Forskuddtrekk 2010 Krav: 96% Krav: 99,5% Krav: 100% Krav : 100% Resultat: 97,7% Resultat: 99,4% Resultat: 100% Resultat: 100% Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Innfordringsaktiviteten har vært økende med økende kompetanse på SOFIE-sak. Økt kompetanse på SOFIE-regnskap gjør at det er blitt mer tid å drive innfordring på i 2011, noe som også er en medvirkende årsak til bedre innfordringsresultat. Vi mener bestemt at innfordringsaktivitetene er helt avgjørende for resultatet. Vi kan nevne at for restskatt 2009 vart 85,2% av beløp som ikke var betalt ved forfall innfordret med telefoninkasso, utlegg, utleggstrekk, motregninger eller tvangssalg pr Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

26 3.2.3 Omtale av spesielle forhold gjemnes kommune er en liten kommune og lokale forhold uavhengig av vårt arbeid kan slå sterkt inn på statistikker både positivt og negativt. Utover en aktør med svært stor restanse, så kan vi ikke se at vi har hatt slike spesielle situasjoner i Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen SOFIE-sak er etter vår vurdering et godt verktøy for innfordring på skatt. De kurs og kompetansehevende tiltak som arrangeres i regi av Skatt Midt-Norge, vil etter vårt syn påvirke vår effektivitet i innfordringsarbeidet og dermed resultatet. Kontoret kom med i DTI (debitortilpasset innfordring) i 2010 og har vært et godt verktøy også i Særnamskompetanse Som nevnt har kontoret særnamskompetanse som brukes aktivt. Særnamskompetansen gir uten tvil raskere pant, og i noen tilfeller bedre pant enn tidligere ved bruk av ordinær namsmann. Vi har etter at vi fikk særnamskompetanse ikke brukt ordinær namsmann. Fordelen av sænamskompetansen er etter vårt syn udiskutabel med hensyn på rask innkreving. Vi får også en rask og ofte god dialog med skyldnerne på den måten. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Kontoret er deltaker i en interkommunal kontrollordning sammen med Averøy, Aure, Eide, Halsa, Smøla og Kristiansund. Det er Nordmøre kemnerkontor i Kristiansund som administrerer ordningen. Det er planlagt utvidelse av ordningen til å gjelde de fleste kommune på Nordmøre. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2011: 5 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2011: 5 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2010: 5 Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

27 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen 9 Kontoret hadde planlagt med 5 kontroller i 2011, og det ble gjennomført 5 kontroller. Kravet er at 5 % av leverandørene av LTO skal kontrolleres og vi oppnådde målet. Total antall LTO hos de kontrollerte var 148 som er 7,6% av alle LTO som leveres inntil skatteoppkreverkontorel Det ble holdt 4 avdekkingskontroller og 1 oppfølgingskontroll. Det ble ikke avdekket noe beløp under kontrollene med hensyn på arbeidsgiveravgift, men det ble avdekket feil på reglene for skattetrekk i 1 kontroll. Det ble gitt formell merknad hos I kontrollert samt at det ble avdekket arbeidstakere som ikke var innrneldt i AA-registret i 3 kontroller, 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Kontoret vurderer vårt medlemskap i den interkommunale arbeidsgiverkontrollen som god. Det ble planlagt 5 kontroller, noe som ble gjennomført. Kvaliteten på kontrollene anser vi også som gode. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Vi har i 2011 ikke samarbeidet med andre kontrollaktører om kontroller. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Kontoret gir informasjon til nystartede virksomheter, og gjennomfører informasjonstiltak når det er nødvendig overfor regnskapsfirmaer. Det var 2 nystartede firmaer i Gjemnes i Nedleggelse av skattekontor Skattekontoret i Gjemnes ble lagt ned i I forbindelse med det så har publikum i langt større grad henvendt seg til skattoppkreverkontoret for å søke hjelp. Vi har hatt en del merarbeid i forbindelse med informasjonsarbeid på vegne av skattekontoret og dette vil bli fakturert til Skatt Midt-Norge. Sted/dato: Batnfjordsøra Per Olav Eide, skatteoppkrever Vedlegg: Årsregnskapet for signert av skatteoppkreveren. Forklaring til årsregnskapet. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i

28 Årsregnskap - kommune - sammendrag Utvalgskriterier: Komm nr : '1557', Ar : '2011', Hovedbokstype 'k' -61( Dato: Årsregnskap - kommune - sammendrag Side 1

29 Forklarin til årsre nska et Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene 1 årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet.

30 Skatteetaten Saksbehandler Hilde Haugskott Deres dato Vår dato Telefon Deres referanse Vår referanse 2011/ Kommunestyret i Gjemnes kommune Rådhuset 6631 BATNFJORDSØRA Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Gjemnes kommune 1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven 2-8, som utfylles av "Instruks for skatteoppkrevere", fastsatt av Skattedirektoratet 8. januar Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne i saker som vedrører skatteoppkreverfunksjonen, og plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å legge til rette for best mulig resultater for skatteoppkreverfunksjonen. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjonen er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 2060 Se Molde Org. nr: : Telefaks For elektronisk henvendelse sp www_sk2i-teptatpn., r11

31 2011/ Side 2 av 4 2. Skatteoppkreverfunksjonens måloppnåelse 2.1 Innkrevingsresultater Vi har gjennomgått innkrevingsresultatene per for skatteoppkreverkontoret i Gjemnes kommune. Resultatene viser følgende: Totalt Innbetalt av Resultat- Innbetalt av Innbetalt innbetalt i sum krav (i krav (i sum krav (i %) av sum MNOK: %): %): forrige ån krav (i %) regionen: 2.2 Arbeidsgiverkontroll Skatteoppkrever i Gjemnes kommune er tilsluttet den interkommunale kontrollordningen Nordmøre kemnerkontor. Resultater for kommunen per viser følgende: Antall Minste Antall utførte Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll arbeids ivere: krav 5%: kontroller 2011: 2011 (i %): 2010 (i %): 2009 (i %): 2011 region (i %): ,0 % 4,9 % 3,9 % 4,3 % Kontrollordningen Nordmøre kenmerkontor hadde et samlet resultat i 2011 på 4,5 %. 2.3 Bemanning Antall årsverk (total tall) fra skatteoppkrevers årsrapport for de tre siste årene: Antall årsverk 2011 Antall årsverk 2010 Antall årsverk ,2 1,2 1,2

32 2011/ Side 3 av 4 3. Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skattekontoret har i 2011 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene internkontroll, skatteregnskap og arbeidsgiverkontroll. Siste stedlige kontrollble avholdt Skattekontoret har gjennomført stedlig kontroll av interkommunal kontrollordning Nordmøre kenmerkontor. Skattekontoret har i 2011 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll. Skatteoppkreverkontoret har gitt tilbakemelding på pålegg og anbefalinger som er gitt. Regnskapet for Gjemnes kommune viser per 31. desember 2011 en skatte- og avgiftsinngangl til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr og utestående restanser 2 på kr Skatteregnskapet er avgitt av kommunens skatteoppkrever Resultat av utfort kontroll Basert på utført kontroll mener skattekontoret følgende: Internkontroll Skattekontorets kontrollhandlinger har avdekket følgende svakheter i skatteoppkrevers overordnede internkontroll, hvor gjeldende regelverk ikke er overholdt: Skatteoppkreveren kan forbedre sin internkontroll for å sikre at pålegg og anbefalinger gitt av Skatt Midt-Norge blir fulgt opp, og at arbeidsoppgaver gjennom året blir gjort til riktig tid. Vi viser blant annet til manglende avstemming av arbeidsgiveres forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift over flere år. Regnskapsforing, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav

33 2011/ Side 4 av 4 Skatte- og avgiftsinnkrevingen Basert på de kontrollene som vi har gjennomført. fmner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk, retningslinjer og utføres i tilstrekkelig omfang. 5. Ytterligere informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger i 2011 gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av , og Vennlig hilsen Rune Langsø Joh&lsen Avdelingsdirektor Skatt Midt-Norge Stein-Ove Hjortland Kopi til: Kontrollutvalget i Gjemnes kommune Skatteoppkreveren i Gjemnes kommune Riksrevisjonen

34 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: E-post: grete.gjendemk@molde.komrnunemo Organisasjonsnr.: Rådmenn, ansvarlige for økonomi og personal samt saksbehandlere av sykepenger i Aukra kommune Eide kommune Fræna kommune Gjemnes kommune Molde kommune Nesset kommune Rauma kommune Sunndal kommune Vestnes kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Grete Gjendem Molde, 9. februar 2012 Refusjon sykepenger - utfordringer for kommunene Revisjonen har gennomført forvaltningsrevisjon om sykepenger i alle kommunene, med unntak av Aukra. I dette brevet sier vi hvilke utfordringer kommunene har samt veien videre i dette arbeidet. I rapportene har vi gitt de samme anbefalingene til alle kommunene: - arbeide videre med å styrke dialogen med NAV - sørge for skriftlige rutiner for områder som er sentrale for refusjon av sykepenger Anbefalingene må ses på bakgrunn av funnene i rapportene for den enkelte kommune. Hovedinntrykket vi sitter igjen med kan oppsummeres slik: Flere kommuner melder om økt utbetaling av refusjon i fior høst og bedre kontakt med NAV som følge av forvaltningsrevisjonene. NAV ønsker å hjelpe kommunene til å oppklare bakgrunnen for restansesituasjonen. Flere av kommunene har allerede hatt en slik gjennomgang og flere har fått rutine med lokalt NAV-kontor om regelmessige møter. Noen kommuner har ikke kommet så langt i dette arbeidet. Det er viktig at kommunene selv prioriterer tilstrekkelig ressurser til dette arbeidet om også NAV skal kunne prioritere ressurser til dette. De som ikke har opprettet kontakt med lokalt NAV-kontor bør prioritere dette. Flere kommuner har kommet godt i gang med å utarbeide gode rutiner. Dette arbeidet bør prioriteres videre. NAV Forvaltning Molde har redusert restansene for sykepengerefusjon betydelig fra vi begynte med dette prosjektet til nå. Dette tilsier at det fremover vil kunne ta kortere Kontrollutvalget har ikke prioritert dette prosjektet. Det er likevel samlet inn regnskapstall for kommunen for sammenlikning mot andre kommuner. Konununerevisjonsdistrikt 2 Mere og Romsdal Rådhusplassen I 6413 MOLDE Side I avl Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

35 - tid fra krav sendes inn til utbetaling skjer. NAV legger opp til en gjennomgang av gjenstående, eldre saker i løpet av våren. Kommunene må være forberedt på å bistå NAV i dette arbeidet. Riksrevisjonen holder på med en forvaltningsrevisjon av sykepengeområdet i NAV, blant annet i Møre og Romsdal. Dette arbeidet vil være ferdig i løpet av året. Vi har utarbeidet statistikk for sykepengerefusjon der vi sammenlikner kommunene i revisjonsdistriktet. Denne er lagt ved. For enkelte kommuner er det av enten systemmessige eller regnskapstekniske årsaker vanskelig å få ut god informasjon. Det er ikke skilt mellom sykepengerefusjon og annen refusjon. Det er noen forhold i statistikken vi vil løfte frem: Innsendte krav: Det er stor forskjell mellom "like" kommuner i volumet på innsendte krav. Vi ser ingen direkte sammenheng med utviklingen i sykefravær over tid. Mottatt refusjon: Utviklingen varierer i takt med innsendte krav. Justering av krav: Det er store forskjeller i volum (verdi) av justeringer mellom kommunene. Den største kommunen har mindre justeringer i volum enn de fleste andre kommunene. Andel justering er av innsendte krav: Dette sier noe om kvaliteten i de krav som sendes inn og sikkerheten for de fordringer som føres i kommunens regnskap. Også her ligger den største kommunen betydelig lavere enn de fleste andre. Restanse per 31.12: Til tross for store utbetalinger fra NAV siste halvår går dette dessverre oppover for flere kommuner. For flere kommuner samvarierer dette med innsendte krav og mottatt refusjon. Restanse per 12.06: Dette er den tiden på året da kommunenes likviditet ofte er mest presset. Denne er for flere kommuner økende. Revisjonen har tatt opp forholdet med NAV Forvaltning Molde. Kommunene bør vurdere hvordan man ligger an i forhold til andre kommuner og om det er mulig å lære av hverandre. Vi registrerer at det som skiller kommunen med lavest andel justeringer fra de andre er at den har et større fagmiljø på området og at de som arbeider med det har god erfaring. Flere av kommunene vil kunne være sårbare ved for eksempel sykdom. Det vil være svært viktig for de kommunene som har små fagmiljøer å ha gode skriftlige rutiner. Revisjonen vil benytte anledningen til å takke alle for godt samarbeid i prosjektet. Med hilsen Grete Gje em forvaltningsrevisor Håvard Austvik forvaltningsrevisor Vedlegg: Statistikk for sykepengerefusjon i kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes 2