Verktøykassa Idéhefte - dialogkonferanse

Transkript

1 Verdensdagen for psykisk helse 2016 «fordi livet forandrer seg» Verktøykassa Idéhefte - dialogkonferanse #verdensdagen #livetforandrer #psykiskhelse 1

2 Innhold Suksesskriterier for vellykkede arrangementer 2 Arrangement på Mål, målgruppe, konsept og budskap... 4 Samarbeidspartnere... 5 Roller og ansvarsområde... 6 Gjøremålsliste... 7 Ressurser og økonomi... 8 Budsjett... 9 Søk midler Informasjonsplan Kontaktinformasjon Suksesskriterier for vellykkede arrangementer! Start tidlig! Jo tidligere, jo bedre. Gjerne i mars/april. Samarbeid sett sammen en arbeidsgruppe med flere aktører. Da er det også lettere å få til et spleiselag, eks. kommune, organisasjoner, lokale bedrifter, NAV. Flere finansiører det er lettere å få litt fra flere enn mye fra en. Eks. lokalt næringsliv, fylkeskommune, kommune, andre organisasjoner. Skap oppmerksomhet en god informasjonsplan bidrar til oppmerksomhet om arrangementet. Dette kan gjøre det lettere å få inn mer penger. Bestill materiell arrangementet blir mer synlig med profileringsmateriell fra Verdensdagen. Vær kreativ! Nye typer arrangementer skaper oppmerksomhet og engasjement. «Etter årets konferanse bestemte vi oss for å utvide arrangementet fra en dag til en hel uke med aktiviteter.» - lokal arrangør 2015 Erik Tanche Nilssen AS Miljømerket trykksak Erik Tanche Nilssen AS Illustrasjonsbilder: Colourbox Illustrasjoner: Heidi Suul Design: Lille Bokstav Design og Reklame Ressurser som foredrag, liste over foredragsholdere og arrangementsverktøy finner du på 2

3 Arrangement på Verdensdagen for psykisk helse markeres i alle landets fylker. Flere tusen ildsjele r er hvert år med på å planlegge og gjennomføre hundrevis av lokale arrange menter. Dette gjør Verdensdagen for psykisk helse til landets største grasrotkampanje for psykisk helse. Et verdensdagsarrangement består av tre hovedfaser: 1. Idéutvikling og planlegging 2. Gjennomføring 3. Rapportering/evaluering Disse fasene gjelder uansett om du skal ha et lite arrangement eller markere stort. God planlegging gir oversikt, selvtillit, motivasjo n og et godt fundament for et vellykket arrangement. Verktøy på veien Mål, målgrupper, konsept, budskap: Hva er målet med aktiviteten - hvorfor gjør vi akkurat dette? Hvem gjør vi det for? Hva ønsker vi å gjøre? Hvilket budskap ønsker vi å formidle? Samarbeidspartnere: Hvem ønsker vi å samarbeide med? Hvorfor ønsker vi å samarbeide med dem? Rollefordeling: Hvem skal være leder, økonomiansvarlig og informasjonsansvarlig? Gjøremål: Et arrangement består av hundrevis av små gjøremål/ opp gaver, og alle må utføres for at arrangementet skal bli bra. Ressurser: Hvilke ressurser som for eksempel foredragsholder, møterom og plakater trenger vi for å gjennomføre tiltaket? Økonomi og budsjett: Ressursene vi skal bruke koster penger. Dette gir utgifter som må dekke s av inntekter. Hvem kan vi søke om penger? Søk midler fra Verdensdagen. Tips til hvordan du kan søke penger fra Verdensdagen. Informasjonsplan: Hvilke informasjonsprodukte r trenger vi? Hvordan skal vi nå publikum? Foto: Sweet Like Chili 3

4 Mål, målgruppe, konsept og budskap Dette er den viktigste fasen i arrangementsplanleggingen. Her skal dere definere hva dere ønsker å oppnå med en markering og hvem som er målgruppen. La ideene få fritt spillerom, før dere lander på et arrangementskonsept og utvikler budskap. Foto: Ove Sveinung Tennfjord Mål Arrangementskonsept Målgrupper Budskap - hva ønsker vi å formidle?

5 Samarbeidspartnere Et verdensdagsarrangement blir bedre dersom det er flere som sam arbeider om arrangementet - ikke slit deg ut alene! Gjennom samarbeid skaper du forankring for arrangementet, dere skaffer kompe tanse, kunnskap, ressurser og arbeidskraft til arbeidsgruppa. Kanskje noen vil være med å spleise på arrangementet. Røde Kors Voksne for barn Landsforeningen for pårørende innen psykisk helse Mental Helse Ungdom Pensjonistforbundet Landsforeningen for lesbiske, homofile, bifile og transpersoner ADHD-foreningen Mental Helse Kreftforeningen Landsforeningen for hjerte- og lungesyke Rusmisbrukernes interesseorganisasjon Den Norske Turistforening LEVE - Landsforeningen for etterlatte ved selvmord NVIO NAV, IMDi, Politiet Frivilligsentralene Fylkeskommunnen Kommunen Funksjonshemmedes fellesorganisasjon Student-/elevorganisasjoner Elevråd Ungdomsråd Ungdomsklubber Norske kvinners sanitetsforening Bygdekvinnelaget Frivillige lag og organisasjoner i egen kommune Lions tips... Tenk igjennom følgende: Hvem vil dere samarbeide med? Hvorfor vil dere samarbeide med dem? Kan noen sponse arrangementet? 5

6 Roller og ansvarsområde For å sikre en vellykket planlegging og gjennomføring av ditt arrangement, er det viktig å avklare roller og ansvarsområder. Alle lokale arrangører bør oppnevne personer til de tre viktigste rollene og ansvarsområdene. Rollefordeling Arrangementsansvarlig Oppgaver for arrangementsansvarlig: initiere og invitere til møter sikre framdrift i arbeidet hva er neste steg? sikre at oppgavene blir utført kontroll over gjøremålslisten følge opp økonomiansvarlig og informasjonsansvarlig Økonomiansvarlig Oppgaver for økonomiansvarlig: utarbeide budsjett/kostnadsoverslag sørge for at det blir hentet inn pristilbud og gjort avtaler sørge for gyldige bilag søke midler innen fristen 10. juni returnere utfylt akseptskjema skaffe fakturaer ofte må man purre på leverandørene levere regnskap innen fristen 15. november Informasjonsansvarlig Oppgaver for informasjonsansvarlig: registrere arrangementet på utarbeide informasjonsmateriell, følge opp infoplan sørge for at informasjonsmateriellet blir distribuert tenke tabloid, kort og poengtert! kontakte mediene! Ring! Ring! Ring! tips... Husk å registrere arrangementet på verdensdagen.no Husk å gi beskjed til Verdensdagen dersom ansvarspersonene endres etter at søknaden er sendt inn! 6

7 Gjøremålsliste Et arrangement er en helhet av mange små oppgaver. For å sikre at arrangementet lykkes, bør man lage en gjøremålsliste. Samtlige i arrangementsgruppa forplikter seg til gjøremålslista. Avhold jevnlige møter der dere går igjennom gjøremålslista. Lederen kontrollerer at oppgavene blir gjort innen tidsfristene. Hvis en deltaker i gruppa ikke kan utføre sin oppgave, er det viktig å gi beskjed, slik at oppgaven kan overføres til noen andre. Hva? Hvem? Når/frist Utført 7

8 Ressurser Økonomi En ressursliste er viktig fordi den hjelper dere med å se hva som må gjøres for å realisere arrangementet. Ressurser er ofte noe man må hente utenfra og kan medføre utgifter. Ressurslisten er derfor til god hjelp når dere senere skal lage et budsjett for arrangementet. Verdensdagsarrangementer medfører kostnader i varierende grad. Samarbeider dere med forskjellige leverandører kan dere få mye gratis. Istedenfor å betale kinoen for leie av konferanselokale kan dere invitere kinoen med som sam arbeidspartner. Da får dere kanskje gratis lokale i tillegg til at kinoen setter opp filmer om psykisk helse i kampanjeuken. Bidragsytere: foredragsholdere, artister etc Arrangementslokaler: kino, bibliotek, svømmehall, skole, etc Tekniske ressurser: leie av lyd, lys etc Inntekter Dersom arrangementet medfører utgifter, må dere også skaffe inntekter for å finansiere utgiftene. Inntekter kan være: - inngangspenger - salg av mat og drikke, lodd, osv - tilskudd fra Verdensdagen, kommunen, fylkeskommunen, fylkesmannen - sponsormidler fra lokalt næringsliv, Lions, Rotary, Sanitetsforeningene. Ta tidlig kontakt med kommunen og andre finansiører for å få informasjon om hvordan dere går fram for å søke støtte. Dersom dere får støtte, må dere levere regnskap og en kort arrangementsrapport til finansiøren etter at arrangementet er avviklet. Skatt Dersom du betaler kroner eller mer i honorar eller lønn til noen som ikke er selvstendig næringsdrivende, skal honoraret innberettes til skattemyndig hetene. Frivillige ressurser: ryddegjenger, vakter etc Andre ressurser: blomstergaver, reiseutgifter etc tips... Husk at hver arrangør må ha en økonomiansvarlig! Vedkommende er ansvarlig for regnskapsrapportering. 8

9 Budsjett Utgiftsposter Honorarer: bidragsytere, artister, foredragsholdere Anslag Et budsjett er et anslag over de utgifter og inntekter som skal til for å gjennomføre arrangementet. Et budsjett er helt nødvendig dersom dere skal søke om økonomisk støtte for arrangementet. Start med å gjøre grove anslag på de viktigste utgiftspostene (bruk ressurs lista på s. 8), og få et anslag på hva dere trenger av inntektsposte r. Hent inn pristilbud på utgiftspostene utover i prosessen og korriger budsjettet i forhold til de avtalte prisene. Husleie: leie av møtelokaler, arrangementslokaler Informasjon: plakater, annonser, løpesedler Materiell og teknisk utstyr: leie av lyd, lys, projektor, etc Bevertning: mat, drikke, snacks Reise: buss, fly, taxi etc Andre utgifter (ofte 10%): blomstergaver SUM UTGIFTER Inntekter Kommunen Verdensdagen Fylkeskommunen Egne inntekter Sponsorer: lokalt næringsliv SUM INNTEKTER Anslag 9

10 Søk midler fra Verdensdagen for psykisk helse Verdensdagen for psykisk helse er et spleiselag! Verdensdagen fordeler ca kroner i tilskudd til hvert fylke, til lokale arrangementer som omhandler årets tema. For å kunne søke midler fra Verdensdagen må arrangementet rette seg mot årets tema «...fordi livet forandrer seg...». Fylkesvise tilskudd - Verdensdagen fordeler tilskudd til lokale arrangementer i hvert fylke. - Fylkeskontakten bestemmer hvilke arrangementer som får støtte i samråd med fylkesvise tildelingsutvalg. - Alle som søker får skriftlig svar per e-post eller per post. - De som får innvilget støtte vil motta et akseptskjema som skal fylles ut og sendes til Verdensdagen sentralt. Sentralt tilskudd - Verdensdagen sentralt fordeler midler til større arrange menter. - Fylkeskontaktene, sammen med tildelingsutvalget, vurderer hvilke søknader som er aktuelle for sentral tildeling. Slik søker dere - Søknad om økonomisk støtte gjøres elektronisk på våre nettside r - Søknader uten vedlagt budsjett vil ikke bli behandlet. - Fylkeskontaktene og Verdensdagen sentralt bistår gjerne i søknadsprosessen. Retningslinjer for støtte fra Verdensdagen: arrangementet må rette seg mot årets tema «...fordi livet forandrer seg...» og fremme åpenhet om psykisk helse arrangementet må gjennomføres i perioden 26. september oktober søknadsfrist er 10. juni arrangementet skal basere seg på samarbeid på tvers av fag- og organisasjonsgrenser arrangementer som ikke er i barnehagen, på skolen eller arbeidsplassen skal være åpne for alle alle søknader må ha vedlagt budsjett arrangementer med gode informasjonsplaner prioriteres arrangementer med flere finansiører og inntektskilder prioriteres akseptskjema må signeres og sendes Verdensdagen sentralt! alle må levere regnskap innen 15. november. Søknadsfrist 10. juni 10

11 Informasjonsplan Hvordan kontakte media En god informasjonsplan beskriver hvordan dere skal nå publikum og få medieoppmerksomhet. Nordmenn er storforbrukere av sosiale medier som Facebook, Twitter, Instagram og blogg. Bruk dem for å markedsføre arrangementet! Hvilke lokale medier skal vi bruke? (aviser, radio, etc)? Til hjelp i det lokale mediearbeidet, er det utarbeidet noen gode råd og tips om hvordan man tar kontakt med redaksjonene. Forberedelse Forbered deg. Kjenn saken din og budskapet ditt. (se s.4) Tenk ut en vinkling. Hva er nyhetspoenget? Bestem deg for hva du vil si. Skriv det gjerne ned. Kontakten Hvilke sosiale medier skal vi bruke? (Facebook, Twitter, blogg, Instagram)? Hvilke informasjonsprodukter (plakater, brosjyrer, løpeselder) trenger vi? Hvilke lokale internettsider kan vi bruke? Ring lokalavisen e.l. Be om å få snakke med en journalist. Dette må gjøres minst en dag før saken skal stå på trykk. Fortell hva saken gjelder. Start med det viktigste først. Vis at saken er viktig. Understrek at psykisk helse er et viktig tema for befolkningen. Tall fra Folkehelseinstituttet viser at omtrent halvparten av befolkningen vil oppleve å ha psykiske plager en eller flere ganger i løpet av livet. De mest utbredte plagene er angst og depresjon. Snakk om bilder. Gode bilder øker interessen for saken. Oppgi kontaktinformasjon. Gi avisen navn og telefonnummer til den personen de skal kontakte for å gjøre intervjuet. Send over informasjon. Send alltid utfyllende informasjon per e-post etter telefonsamtalen. Intervjuet Si det som er viktig. Husk budskapet og gjenta det flere ganger. Snakk enkelt. Unngå forkortelser, publikum er «folk flest». Vær lokal. Lokalaviser skriver om lokale saker. Sitatsjekk. Du kan avtale sitatsjekk. Husk at alt du sier kan benyttes. 11

12 Kontaktinformasjon 12 Foto: Silje Moen

13 Ansatte Prosjektleder Rikke Philippi Mob: E-post: Prosjektmedarbeider Le Hang Duong Mob: E-post: Fylkeskontakter Akershus Tonelise Holm Mob: E-post: Hordaland Gro Kristine Kannelønning Mob: E-post: Oslo Vanja Hellevik Mob: E-post: Troms E-post: Aust-Agder Anna Margrethe Andersen Mob: E-post: Buskerud Anne-Kristin Hamm Mob: E-post: Finnmark Knut Harald Eriksen Mob: E-post: Møre og Romsdal Anne-Lise Mikkelsen Tellnes Mob: E-post: Nordland E-post: Nord-Trøndelag Monica Nilsen Mob: E-post: Rogaland E-post: Sogn og Fjordane Liv Stokkenes Jacobsen Mob: E-post: Sør-Trøndelag Øystein Vassli Mob: E-post: Vest-Agder Øystein Sangesland Mob: E-post: Vestfold Kirsten Muhle Mob: E-post: Østfold E-post: Hedmark Gry Nørstenget Mob: E-post: Oppland Lena-Maria Haugerud Mob: E-post: Telemark E-post: 13