Dialogkonferansene Se hverandre - gjør en forskjell. Verktøykassa. - Verdensdagen for psykisk helse

Transkript

1 Dialogkonferansene 2013 Se hverandre - gjør en forskjell Verktøykassa - Verdensdagen for psykisk helse

2 Innhold Menneskene rundt meg...3 Se hverandre - gjør en forskjell...4 Prosessen Arrangement på Gule lapper...7 Tiltak, mål og målgrupper Det viktige budskapet....9 Samarbeid...10 Ressurser...11 Økonomi...12 Veien videre i arbeidsgruppa Mediearbeid...14 Roller og ansvarsområde...15 Gjøremålsliste...16 Budsjett...17 Suksesskriterier for vellykkede arrangementer! Start tidlig! Jo tidligere, jo bedre. Gjerne i mars/april. Samarbeid sett sammen en arbeidsgruppe med flere aktører. Da er det også lettere å få til et spleiselag. Eks. kommune, organisasjoner, lokale bedrifter, NAV. Flere finansiører - det er lettere å få litt fra flere enn mye fra en. Eks. lokalt næringsliv, fylkeskommune, kommune, andre organisasjoner. Skap oppmerksomhet - en god informasjonsplan bidrar til oppmerksomhet om arrangementet. Dette kan gjøre det lettere å få inn mer penger. Bestill materiell arrangementet blir mer synlig med profileringsmateriell fra Verdensdagen. Vær kreativ! Nye typer arrangementer skaper oppmerksomhet og engasjement. Konferansen gir inspirasjon, informasjon og glød! Det er koselig å være der og knytte nye kontakter, og dele erfaringer. Vi fikk startet et samarbeid med flere lokale aktører, som var av stor betydning for gjennomføring av arrangementene. Lokal arrangør 2012 Miljømerket trykksak Erik Tanche Nilssen AS Design: Lille Bokstav Design og Reklame Foto: Colourbox Planleggingsmaler og arrangementsverktøy finner du på 2

3 Menneskene rundt meg Tverrfaglig samarbeid er betingelsen for et godt arrangement. Introduser dere for hverandre og noter navnene på de du sitter sammen med. 3

4 Verdensdagen for psykisk helse 2013 Se hverandre gjør en forskjell Notater: Bakgrunn: Nyere forskning viser at mobbing og ensomhet er noe man drar med seg gjennom hele livet og som kan føre til psykiske helseplager og uteblivelse fra skole og arbeidsliv. Mange opplever å ha mange bekjente, men få de kan beskrive som nære venner. Vi kan alle medvirke til at flere blir inkludert og opplever gode relasjoner, og fokusere på hvordan hver og en av oss kan bidra på sosiale arenaer for at andre skal få det bedre psykisk. Mål: Verdensdagen 2013 ønsker å skape en bevisstgjøring rundt det at vi alle kan gjøre en forskjell i eget og andres liv. Verdensdagen vil utfordre den enkelte til å se menneskene de omgås daglig, uavhengig av om de anses som venner eller bekjente. Vi kan ikke alle være venner, men vi kan alle være medmennesker. For å kunne se et menneske i ordets rette forstand, må vi være åpne for inkludering og relasjonsbygging, og tørre å slippe nye mennesker inn i livene våre. Dette vil bidra til at flere klarer å stå i skole og i arbeidsliv. Engasjer deg! Gjør en forskjell! Psykisk helse angår oss alle. Snakk om det. Bry deg. Alle trenger å bli sett og verdsatt. Ta ansvar. Inkludering er noe vi gjør sammen. Vær romslig. Verdsett mangfold og ulikheter. Ta problemer på alvor. Finn løsninger sammen. Les mer på 4

5 Prosessen 5

6 Arrangement på Verdensdagen for psykisk helse markeres i alle landets fylker. Flere tusen ildsjele r er hvert år med på å planlegge og gjennomføre hundrevis av lokale arrange menter. Dette gjør Verdensdagen til landets største grasrotkampanje for psykisk helse. Et verdensdagsarrangement består av tre faser: 1. Planlegging 2. Gjennomføring 3. Rapportering En vellykket liten stand har overraskende mye til felles med en kjempestor suksesskonsert. Det hele starter med at en gruppe mennesker, organisasjoner og/eller etater ønsker å gjøre noe. Ildsjelenes første oppgave er å jobbe med idéutvikling og idéutvelgelse. Hjelpemidler for dette kan være verktøyene som presenteres på de neste sidene. God planlegging gir oversikt, selvtillit, motivasjo n og et godt fundament for et vellykket arrangement. En arrangementsplan - en helhet av mange små planer Tiltak, mål og målgrupper: Beskrivelse av tiltaket. Hva er målet med aktiviteten hvorfor gjør vi akkurat dette? Hvem gjør vi det for? Budskap: Hvilket budskap ønsker vi å formidle gjennom vår aktivitet? Samarbeidspartnere: Hvem ønsker vi å samarbeide med? Hvorfor ønsker vi å samarbeide med dem? Ressurser: Hvilke ressurser som for eksempel foredragsholder, møterom, plakater, pampfletter, trenger vi for å gjennomføre tiltaket? Økonomi: Ressursene vi skal bruke koster penger. Dette gir utgifter som må dekkes av inntekter. Informasjonsplan: Hvor mange medieoppslag skal vi ha? Hvilke informasjonsprodukte r trenger vi? Rollefordeling: Hvem skal være leder, økonomiansvarlig og informasjonsansvarlig? Gjøremål: Et arrangement består av hundrevis av små gjøremål/ opp gaver, og alle utføres for at arrangementet skal bli bra. 6

7 Gule lapper Denne metoden er rask og god til både å få fram og sortere ideer. Velg en prosessleder. Alle har noen klebelapper hver. Deltakerne skriver et stikkord eller en idé på hver lapp. Plasser lappene på et flipoverark. Grupper ideene tematisk. Ta for dere hver enkelt lapp/tema. Mens dere snakker, vil det helt sikkert komme opp ytterligere ideer som utfyller eller konkretiserer det som allerede er skrevet. Husk å notere nye innspill! Bli enige om hvilken idé/tema dere vil jobbe videre med. Hei-aksjon Hemmelig venn Skolemesse med organisasjoner og idrettslag Se idéheftet for tips og eksempler på verdensdagsarrangementer! Gå for åpenhet 7

8 Tiltak, mål og målgrupper Når vi har valgt arrangementsidé, må vi bruke tid på å spesifisere den. Kort beskrivelse av tiltaket Tiltak Hva skal vi gjøre? Mål Hvorfor skal vi gjøre dette? Målgrupper Hvem er målgruppene for arrangementet? Mål Dette er den viktigste delen av arrangementsplanleggingen. Både for å skape en felle s forståelse internt i arbeidsgruppa for hva arrangementet er, men også fordi de senere stadiene i arrangementsplanleggingen blir mye enklere å gjennomføre. Målgrupper 8

9 Det viktige budskapet Det er et mål for oss å nå ut med Verdensdagens budskap til flest mulig. Vi ønsker oss samarbeidspartnere som kan støtte tiltakene, sponsorer som kan gi oss penger, og vi vil at avisene skriver om arrangementene våre. Hvordan du fremlegger budskapet ditt kan ha mye å si for hvordan du lykkes! Informasjonsplan Hvilke lokale medier skal vi bruke (aviser, radio etc)? Forbered deg, slik får dere minst to medieoppslag: Tenk igjennom hva du skal si. Velg to, tre ting som er mest viktige. Ta kontakt: Ring først. Da er du sikker på at budskapet blir hørt. Hvilke sosiale medier skal vi bruke (Facebook, Twitter, Blogg, etc)? Si det som er viktig: Dette har du tenkt ut på forhånd, nå må du si det. Hva er ditt budskap - skriv ned tre punkter. Hvilke informasjonsprodukter (plakater, brosjyrer, løpesedler) trenger vi? 1) 2) Hvilke lokale internettsider kan vi bruke? 3) 9

10 Samarbeid Et verdensdagsarrangement blir bedre dersom det er flere parter som samarbeider om arrangementet. Gjennom samarbeid skaper du forankring for arrangementet, dere skaffer kompe tanse, kunnskap, ressurser og arbeidskraft til arbeidsgruppa. Ikke slit deg ut alene! Noen ganger kan det være lurt å bruke gule lapper-metoden for å få til en idémyldring på mulige samarbeidspartnere. Tenk igjennom følgende: Hvem vil dere samarbeide med? Hvorfor vil dere samarbeide med dem? Hvem? Hvorfor? På bakgrunn av de innspill som kom på dialogkonferansene ble vi inspirerte til å lage et stort arrangement for 900 barn, og fikk til samarbeid med både kommune og andre frivillige organisasjoner. Lokal arrangør

11 Ressurser En ressursliste er viktig fordi den hjelper dere med å se hva som må gjøres for å realisere arrangementetet. Ressurser er ofte noe man må bestille utenfra og kan medføre utgifter. Ressurslisten er derfor til god hjelp når dere senere skal lage et budsjett for arrangementet. Ressursliste Bidragsytere: foredragsholdere, artister etc Retningslinjer for støtte fra Verdensdagen: Arrangementet skal gjennomføres i perioden 23. september til 20. oktober. Søknadsfrist 12. juni. Arrangementet skal rette seg mot årets tema og fremme åpenhet om psykisk helse. Arrangementet skal basere seg på samarbeid på tvers av fag og organisasjonsgrenser. Arrangementer som ikke er i barnehagen, på skolen eller arbeidsplassen skal være åpne for alle. Alle søknader må ha vedlagt budsjett. Arrangementer med gode informasjonsplaner prioriteres. Arrangementer med flere finansiører og inntektskilder prioriteres. Arrangementslokaler: kino, rådhus, svømmehall, skole, etc Tekniske ressurser: lyd, lys etc Frivillige ressurser: ryddegjenger, vakter etc Andre ressurser: blomstergaver, reiseutgifter etc 11

12 Økonomi Verdensdagsarrangementer medfører kostnader i varierende grad. Samarbeider dere med forskjellige leverandører kan dere få mye gratis. Istedenfor å betale kinoen for leie av konferanselokale, kan dere i stedet invitere kinoen med som samarbeidspartner. Da får dere kanskje både gratis lokale i tillegg til at kinoen setter opp filmer om psykisk helse i kampanjeuken. Du trenger bare levere bilag for den støtten du har fått fra Verdensdagen. På finner du over 3500 norske stiftelser som årlig deler ut penger til ulike formål. Inntekter Dersom arrangementet medfører utgifter, må dere også skaffe inntekter for å finansiere utgiftene. Inntekter kan være: - inngangspenger - salg av mat og drikke, lodd, osv - tilskudd fra Verdensdagen, kommunen, fylkeskommunen, fylkesmannen - sponsormidler fra lokalt næringsliv, Lions, Rotary, Sanitetsforeningene. Ta tidlig kontakt med kommunen og andre finansiører for å få informasjon om hvordan dere går fram for å søke støtte. Dersom dere får støtte må dere levere regnskap og en kort arrangementsrapport til finansiøren etter at arrangementet er avviklet. Skatt Dersom du betaler kroner eller mer i honorar eller lønn til noen som ikke er selvstendig næringsdrivende, skal honoraret innberettes til skattemyndighetene. Husk at hver arrangør må ha en økonomiansvarlig! Vedkommende er ansvarlig for regnskapsrapportering. Støtte fra Verdensdagen Verdensdagen fordeler ca kroner i tilskudd til lokale arrangementer i hvert fylke. Fylkeskontakten bestemmer hvilke arrangement som får støtte i samråd med fylkesvise tildelingsutvalg. Søknad om økonomisk støtte skal sendes fylkeskontakten i fylke deres. Søknadsfrist er 12. juni, se retningslinjer for støtte på side 11. Regnskap - Et regnskap trenger ikke være spesielt komplisert, men skal vise de faktiske utgifter og inntekter som arrangementet medfører. - Vedkommende som blir regnskapsansvarlig vil motta kortfattet informasjon fra Verdensdagen sentralt om hvordan de skal føre regnskapet på en enkel måte. Søknader En god søknad inneholder en bra beskrivelse av arrangementet, holder seg innenfor kriteriene, har en god begrunnelse for hvorfor tiltaket bør få støtte, et budsjett og en informasjonsplan. 12

13 Veien videre i arbeidsgruppa 13

14 Mediearbeid Til hjelp i det lokale mediearbeidet, er det utarbeidet noen gode råd og tips om hvordan man tar kontakt med redaksjonene: Forberedelse Forbered deg. Kjenn saken din og budskapet ditt. Tenk ut en vinkling. Hva er nyhetspoenget? Bestem deg for hva du vil si. Skriv det gjerne ned. Kontakten Ring lokalavisen e.l. Be om å få snakke med en journalist. Dette må gjøres minst en dag før saken skal stå på trykk. Fortell hva saken gjelder. Start med det viktigste først. Vis at saken er viktig. Understrek at psykisk helse er et svært viktig tema for befolkningen. Tall fra Folkehelseinstituttet viser at omtrent halvparten av befolkningen vil oppleve å ha psykiske plager en eller flere ganger i løpet av livet. De mest utbredte plagene er angst og depresjon. Snakk om bilder. Gode bilder øker interessen for saken. Oppgi kontaktinformasjon. Gi avisen navn og telefonnummer til den personen de skal kontakte for å gjøre intervjuet. Send over informasjon. Send alltid utfyllende informasjon per e-post etter telefonsamtalen. Intervjuet Si det som er viktig. Hold fokus og gjenta gjerne budskapet flere ganger. Snakk enkelt. Unngå forkortelser, publikum er «folk flest». Vær lokal. Lokalaviser skriver om lokale saker. Sitatsjekk. Du kan avtale sitatsjekk. Husk at alt du sier kan benyttes. Andre informasjonskanaler Nordmenn er storforbrukere av sosiale medier som Facebook, Twitter og blogg. Bruk de gjerne for å markeds føre arrangement! Hvis journalisten har dekket saken bra, gi skryt! Det kan oppmuntre til videre samarbeid. 14

15 Roller og ansvarsområde For å sikre en vellykket planlegging og gjennomføring av ditt arrangement, er det viktig å avklare roller og ansvarsområder. Alle lokale arrangører bør oppnevne personer til de tre viktigste rollene og ansvarsområdene: Arrangementsansvarlig Informasjonsansvarlig Økonomiansvarlig Arrangementsansvarlig sine oppgaver: Initiere og invitere til møter Sikre framdrift i arbeidet hva er neste steg? Sikre at oppgavene blir utført kontroll over gjøremålslisten Følge opp økonomileder og informasjonsleder Rollefordeling Arrangementsansvarlig Økonomiansvarlig Informasjonsansvarlig Økonomiansvarlig sine oppgaver: Utarbeide budsjett/kostnadsoverslag Sørge for at det blir hentet inn pristilbud og gjort avtaler Skaffe fakturaer ofte må man purre på leverandørene Utarbeide regnskap innen fristen 15. november 2013 Informasjonsansvarlig sine oppgaver: Registrere arrangementet på verdensdagen.no Kontakte media! Ring! Ring! Ring! Utarbeide informasjonsmateriell, jfr infoplan Sørge for at informasjonsmateriellet blir distribuert Tenke tabloid, kort og poengtert! Husk å registrere arrangementet på verdensdagen.no Husk å gi beskjed til Verdensdagen dersom ansvarspersonene endres etter at søknaden er sendt inn! 15

16 Gjøremålsliste Et arrangement er en helhet av mange små oppgaver. For å sikre at arrangementet lykkes må man lage en gjøremålsliste. Samtlige i arrangementsgruppa forplikter seg til gjøremålslista. Avhold jevnlig møter der dere går igjennom gjøremålslista. Lederen kontrollerer at oppgavene blir gjort innen tidsfristene. Hvis en deltaker i gruppa ikke kan utføre sin oppgave, er det viktig å gi beskjed, slik at oppgaven kan overføres til noen andre. Gjøremålsliste HVA HVEM NÅR / FRIST UTFØRT HVA HVEM NÅR / FRIST UTFØRT Søke midler lokalbanken Espen Solberg 15. juni 12. juni 2.mai 1. mai Kontakte lokal-tv 12.juni 5. Leie Per Høvset 28. lokaler Guri Solberg apr 15. apr Kontakte helsesøster Gunnar Oe juni 16

17 Budsjett Utgiftsposter Honorarer: bidragsytere, artister, foredragsholdere Anslag Et budsjett er et anslag over de utgifter og inntekter som er nødvendige for å gjennomføre arrangementet. Et budsjett er helt nødvendig dersom dere skal søke om økonomisk støtte for arrangementet. Budsjettet er et av de viktigste grunnlagsdokumentene for søknad om økonomisk støtte. Start med å gjøre grove anslag på de viktigste utgiftspostene (bruk ressurslista på side 11), og få dermed et anslag på hva dere trenger av inntektsposter. Hent inn pristilbud på utgiftspostene utover i prosessen og korriger budsjettet i forhold til de avtalte prisene. Et budsjett trenger ikke være pinlig nøyaktig, men det er viktig å vise alle arrangementets anslåtte inntekter og utgifter. Husleie: leie av møtelokaler, arrangementslokaler Informasjon: plakater, annonser, løpesedler Materiell og teknisk utstyr: lyd, lys, projector etc Bevertning: mat, drikke, snacks Reise: buss, fly, taxi etc Andre utgifter (ofte 10%): blomstergaver SUM UTGIFTER Inntekter Kommunen Verdensdagen Fylkeskommunen Egne inntekter Sponsorer: lokale næringslivet SUM INNTEKTER Anslag 17