Koordinatorer av barn som pårørende-arbeidet i spesialisthelsetjenesten

Transkript

1 BarnsBeste-rapport: Koordinatorer av barn som pårørende-arbeidet i spesialisthelsetjenesten Koordinatorer av barn som pårørende-arbeidet i spesialisthelsetjenesten en kartlegging blant deltakerne i BarnsBestes koordinatornettverk De fleste sykehusene i Norge har egne ansatte som koordinerer barn som pårørende-arbeidet. Hvem har koordinatoroppgavene, hvilke oppgaver utfører de og hvordan er de organisert? Og hva er utfordringene? BarnsBeste Nasjonalt kompetansenettverk for barn som pårørende Februar 2015

2 Koordinatornettverket: BarnsBestes nettverk for koordinatorer i barn som pårørende-arbeidet ble opprettet høsten 2011 og består av representanter fra samtlige offentlige helseforetak i landet. Nettverket har formulert to hovedmålsettinger: 1) Nettverket skal jobbe for at helseforetakene inkluderer omsorgen for pasientenes barn som en naturlig del av sine helsetjenester, gjennom fokus på organisering, kunnskap og kompetanse. 2) Utvikle rollen som koordinator for barn som pårørende-arbeidet gjennom tydeliggjøring av oppgaver, kompetanse, organisatorisk plassering, ansvar og myndighet. Ytterligere opplysninger om nettverket på - nettverk - koordinatorer Denne rapporten er utarbeidet av fagrådgiverne Endre Bjørnestad Havåg og Eivind Thorsen i BarnsBeste. Spørreskjema ble sendt ut i etterkant av koordinatorsamlingen i mai 2014 og sluttført etter samlingen i november samme år.

3 Sammendrag De fleste sykehus i spesialisthelsetjenesten har ansatte som koordinerer barn som pårørende-arbeidet. Erfarne kvinnelige sykepleiere får tildelt koordinatorrollen. De kombinerer oppgavene med en annen stilling. Koordinatorene utfører et bredt utvalg oppgaver alt fra veiledning og opplæring, utvikling av prosedyrer og bindeledd mellom ledelse og ansatte. I tillegg kommer direkte barn som pårørende-arbeid. Mange koordinatorer har små eller ingen stillingsressurser. De fleste har heller ikke eget tiltaksbudsjett eller egen stillingsinstruks. Det er store variasjoner i hvordan koordinatorfunksjonen ivaretas både i og mellom sykehusene. Eksempelvis avdekket kartleggingen 22 ulike navn på koordinatorrollen. Koordinatorfunksjonen avhenger av forankring i overordnet ledelse. Uavhengig av organiseringsform er dette koordinatorenes klareste tilbakemelding. De fleste melder om mangelfull forankring. Stadig flere koordinatorer har en fag- eller stabsstilling. Koordinatoroppgavene inngår da i stillingen på lik linje med andre oppgaver. Løsningen oppleves som mer fleksibel og med større tilgang til kompetanse, ressurser og beslutningstakere. Én overordnet koordinator med en gruppe/råd å samarbeide med, oppleves som en god løsning ved flere sykehus. Virksomhetene som har valgt denne organiseringen er gjennomgående godt fornøyde. Formen kombinerer muligheten for å jobbe helhetlig og samtidig ivareta de ulike behovene i virksomhetene. 1. Hvorfor kartlegging? fikk Helsepersonelloven og Spesialisthelsetjenesteloven nye bestemmelser om barn som pårørende. Helsepersonell plikter å bidra til at barn får informasjon og nødvendig oppfølging. Spesialisthelsetjenesten skal innlemme plikten i ansattes oppgaver og oppnevne barneansvarlig helsepersonell. Rundskrivet, IS-5/2010 Barn som pårørende, foreslår at sykehus har en barnekoordinator som kan ha som oppgave å ivareta mer overordnede problemstillinger, som for eksempel å utvikle prosedyrer og samarbeidsrutiner med førstelinjetjenesten, ha oversikt over oppfølgingstiltak for foreldre og barn, organisere veiledning og undervisning o.a. De fleste sykehus og helseforetak har koordinatorer av barn som pårørende-arbeidet. Det viser at spesialisthelsetjenesten har fulgt oppfordringen fra rundskrivet. Og at det er et behov for å koordinere barn som pårørende-arbeidet. BarnsBeste har opprettet et nasjonalt nettverk for koordinatorer av barn som pårørende-arbeidet. Vi ønsker å støtte implementeringsarbeidet i sykehusene og gi koordinatorene en arena for å utvikle sin rolle. Koordinatornettverket har eksistert siden 2011 og består av alle aktuelle helseforetak, i tillegg til de mest aktuelle private sykehusene. Koordinatornettverket og BarnsBeste ønsker å vite mer om koordinatorfunksjonen. Erfaringer forteller om store variasjoner i hvordan koordineringsoppgavene ivaretas og forankres i spesialisthelsetjenesten. Koordinatornettverket ba derfor BarnsBeste gjennomføre en kartlegging blant nettverkets medlemmer. Målet er bedre kunnskap om hvem som bekler koordinatorrollen, organisering og ressursbruk. 2. Problemstilling og metode Overordnede problemstilling: Hvordan organiseres koordinatorene for barn som pårørende-arbeidet i spesialisthelsetjenesten? Vi ønsket å vite mer om: - Hva beskriver de som innehar koordinatorfunksjonen (eks. alder, kjønn, utdanning)? - Hvordan funksjonen formuleres (eks. stillingsbeskrivelse)? - Hvilke oppgaver koordinatorene har? - Hvilke ressurser som knyttes mot funksjonen (eks. stillingsressurs og tiltaksbudsjett)? - Hvordan funksjonen er forankret i virksomhetene (eks. plassering, ansvar og rapportering)? Datagrunnlaget for rapporten Denne rapporten bygger på to informasjonskilder. Den første er et spørreskjema. Den andre er fra en samling i koordinatornettverket. Kilde 1: Spørreundersøkelse Vi utarbeidet et spørreskjema med tjue spørsmål. De fleste ble formulert med åpne svaralternativer. Kategorisering av svarene er gjort av BarnsBeste. Åpne svaralternativer ble prioritert for å fange opp mest mulig av variasjonene i organiseringen ved de ulike virksomhetene. Utvalget er e-postlisten BarnsBeste bruker for å kontakte deltakerne i Koordinatornettverket. Listen består av navn på fagpersoner som har representert sin virksomhet på en eller flere samlinger i Koordinatornettverket. Datagrunnlaget består av svar fra 37 fagpersoner. Ved enkelte virksomheter svarte opp til 4 fagpersoner. 2 virksomheter unnlot å svare Spørreundersøkelsen innholder svar fra følgende virksomheter (fig. 1):

4 Sykepleiere utgjør den største yrkesgruppen blant koordinatorene (fig. 2). De står for 57 % av utvalget. De sosialfaglige utdanningene, sosionom og barnevernspedagog, utgjør 24 %. De andre utdanningsgruppene fordeler seg jevnt mellom pedagoger, fysioterapeuter, vernepleier og teolog. De fleste rapporterer om ulik tilleggsutdanning, mens kun 11 % har utdanning på mastergradsnivå eller høyere. Ingen av koordinatorene er rekruttert fra de klassiske behandlergruppene. Figur 1 Kilde 2: Samling i Koordinatornettverket Den andre kilden til informasjon er en workshop gjennomført på en samling i Koordinatornettverket november Formålet var å presentere foreløpige resultater fra spørreundersøkelsen og få reaksjoner og innspill fra deltakerne. Det ble benyttet en PowerPoint-presentasjon av resultatene. Deltakerne diskuterte i grupper. Reaksjoner og innspill ble dokumentert av en referent fra Barns- Beste, samt stikkord på egne ark formulert av de ulike gruppene. Koordinatorfunksjonen har mange navn (fig 3). Denne kartleggingen har avdekket 22 ulike stillingsnavn på koordinatorfunksjonen. Den vanligste tittelen, Barnekoordinator, brukes av 19 % av koordinatorene. Ellers er det ingen andre navn som skiller seg ut som mer brukt enn andre. Barnekoordinator er tittelen som foreslås i rundskrivet til lovbestemmelsene. På koordinatornettverkets første samling, uttrykte deltakerne skepsis til tittelen. Hovedargumentet var at den lett kan assosieres med praktisk arbeid med barn, heller enn de organisatoriske oppgavene rundskrivet legger opp til. I stedet ønsket Koordinatornettverket å bruke tittelen, Koordinator for barn som pårørende-arbeidet. Selv om tittelen brukes i arbeidet med nettverket, har tittelen tydeligvis ikke fått fotfeste. 3. Hvem er koordinatorene? Spesialsykepleier i anestesi, mellomfag i kristendomsfag, prosjektledelse og nå pågående masterstudie i sykepleievitenskap. Kvinner koordinerer barn som pårørende-arbeidet i spesialisthelsetjenesten. Alle som svarte på spørreundersøkelsen er kvinner. Dette samsvarer med erfaringene fra Koordinatornettverket. I løpet av syv samlinger har det nesten utelukkende vært kvinner som har representert virksomhetene. Figur 3 95 % har en annen stilling i tillegg til koordinatorfunksjonen. De aller fleste har en annen stilling i tillegg til rollen som koordinator for barn som pårørende-arbeidet. Noe under 40 % av disse kombinerer rollen med stillinger som har leder- eller utviklingsoppgaver. Det vil si at over 60 % av koordinatorene har vanlige kliniske stillinger i tillegg. Koordinatorene har lang erfaring fra helsevesenet. Majoriteten av koordinatorene er over 40 år. 92 % tilhører gruppen år. 8 % er 41 år eller yngre. Nesten halvparten av koordinatorene utgjør aldersgruppen år. Figur 2

5 4. Hva gjør koordinatorene? Jeg har tatt ansvar for å etablere en flott gruppe av ildsjeler ansatt i sykehuset som har ført til et større fokus på barn som pårørende blant helsepersonell, samt bidratt til samarbeid med kommunale tjenester. Både helsesøsterrepresentant og fagleder for barnevern i regionen er med i gruppa. 5. Hvordan organiseres koordinatorene? Har aksept fra ledere, men rollen er ikke definert i stillingen. Gjør jobben på toppen av min stillingsbeskrivelse. Altså ingen prosent avsatt tid eller lønn for arbeidet. Fører til at jeg ofte gjør denne jobben privat. Figur 5 Figur 4 Koordinatorene gjør mye (fig 4). Fordelingen på svaralternativene viser at koordinatorene har overraskende mange ansvarsområder i barn som pårørende-arbeidet. I tillegg til oppgavene i figuren, sier flere at de har implementeringsoppgaver. Mange koordinatorer har små eller ingen stillingsressurser (fig 5). Det forventes at koordinatorfunksjonen skal ivaretas i tillegg til annen stilling. Det finnes kun én koordinator i Norge i med 100 % stillingsressurs. Det er verdt å merke seg at 19 % har koordinatoroppgaver inkludert i en annen stilling. Dette er gjerne ulike stabsstillinger i f.eks. fagavdelinger, læring- og mestringssentere eller koordinerende enheter. Det kan tyde på at dette er en økende trend. Koordinatorene poengterer at kliniske oppgaver ofte kommer i tillegg til det mer organisatoriske arbeidet. Deltakelse i praktisk barn som pårørende-arbeid er også en del av oppgavene. De deltar sammen med barn og familier. Og de støtter og veileder helsepersonell i dere kliniske hverdag. Vet ikke 5 prosent Disponerer eget budsjett Nei 73 prosent Det varierer hvor mange barneansvarlige de er koordinator for. 45 % rapporterer at de har 20 eller færre barneansvarlige i sin portefølje. Ellers fordeler svarene seg jevnt fra 21 til over 100 barneansvarlige for hver koordinator. Det høyest rapporterte antallet barneansvarlige en koordinator har ansvar for er 180. Ja 22 prosent Figur 6 De fleste har ikke eget tiltaksbudsjett. Over 70 % sier de ikke har egne midler de kan bruke for å løse koordinatoroppgavene. Det er bare noe over 20 % som har eget tiltaksbudsjett. (fig. 6) Kommentarer til svarene tyder imidlertid på at det er noe usikkerhet ved tildelingen av midler. Flere sier de må spørre når de trenger noe, og det er uforutsigbart hvor vidt ønsker blir innfridd. Noen får også sine midler ved søknader til organisasjoner som for eksempel Landsforeningen for Pårørende innen Psykisk helse (LPP). Andre igjen vet ikke om de har midler eller ikke. Over 80 % av virksomhetene har flere enn én koor-

6 dinator. Dette gjør informasjonen om stillingsprosenter mer tvetydig. Flere koordinatorer ved ett Helseforetak kan bety at samlet stillingsressurs brukt på koordinatoroppgaver øker. Dette betyr også at de fleste virksomhetene velger å fordele koordinatoroppgavene på flere fagpersoner. Et interessant trekk er at enkelte foretak opererer med råd eller ressursgrupper for koordinatorer av barn som pårørende-arbeidet. Gruppene samles med jevne mellomrom for å samarbeide om hvordan arbeidet kan koordineres best mulig. Eksempler på dette finnes hos Oslo Universitetssykehus HF, Helse Stavanger HF og Sykehuset i Østfold HF. Det varierer om koordinatorenes ansvarsområde gjelder hele eller deler av virksomheten (fig 8). Ca en tredjedel er koordinator for hele sykehuset. En tredjedel har kun ansvar for det somatiske tilbudet, mens den siste tredjedelen er koordinator forpsykisk helse og rustilbudet. Kartleggingen gir ikke grunnlag for å svare på hvorfor vi ser denne delingen mellom klinikker og divisjoner. Det vi vet er at ved virksomhetene som har flere enn én koordinator, så kjenner koordinatorene til hverandre. Samarbeid dem i mellom varierer. Unntaket er de virksomhetene som har samarbeidsarenaer for koordinatorene. Har koordinatorrollen stillingsinstruks? 6. Utfordringer og ønsker fra koordinatorene Ja - 22 prosent Inkludert i annen stilling 13 prosent Nei - 65 prosent Rollen som koordinator må forankres bedre i ledelsen. Det må defineres som en egen funksjon eventuelt lønnspåskjønnelse for en meget viktig jobb, og med stillingsprosent. Figur 7 Koordinatorene bekrefter behovet for koordinering av barn som pårørende-arbeidet. Flere forteller at ting detter lett sammen hvis ingen holder tak i det. 22 % rapporterer at de har egen stillingsinstruks som koordinator (fig. 7). Mens 65 % sier at de ikke har stillingsinstruks. Det siste tallet blir reelt sett høyere ved at de som har koordinatorfunksjonen inkludert i en annen stilling, heller ikke rapporterer at det har stillingsinstrukser. Den generelle mangelen på stillingsinstrukser forsterker inntrykket av at koordinatorfunksjonen sjelden ledsages av klare forventninger om hva rollen innebærer. Kommentarene tyder på koordinatorene er opptatt av å få større tydelighet i rollen sin. Flere melder at rollen er noe man får, mens innholdet er noe som må skapes selv. Psykisk helse/rus 30 prosent Ansvarsområde Hele sykehuset 35 prosent Uavhengig av organisering må koordinatorfunksjonen defineres. Mange koordinatorer har opplevd å få funksjonen i fanget uten klarhet rundt ressursbruk eller hvilke oppgaver som skal løses. Flere forteller at mye arbeid gjøres på eget initiativ og på egen fritid. Koordinatorfunksjonen avhenger av forankring i overordnet ledelse. Dette er kanskje den mest samstemte tilbakemeldingen fra koordinatornettverket. Koordinatorene har mye erfaring fra å jobbe uten tilstrekkelig forankring. Det oppleves energitappende og gir sjeldent gode resultater. Flere forteller at dårlig forankring gjør at få etterspør arbeidet, mangelfulle rapporteringsrutiner og at ikke alle ønsker arbeidet velkommen. Stadig flere koordinatorer har en fag- eller stabsstilling. Koordinatoroppgavene inngår da i stillingen på lik linje med andre oppgaver. Løsningen oppleves som mer fleksibel og med større tilgang til kompetanse, ressurser og beslutningstakere. Somatikk 35 prosent Figur 8 Én overordnet koordinator med en gruppe/råd å samarbeide med, oppleves som en god løsning ved flere virksomheter. Virksomhetene som har valgt denne organiseringen er gjennomgående godt fornøyde. Tilbakemeldingene fra de øvrige deltakerne i nettverket tyder også på at dette kan være en god løsning. Formen kombinerer muligheten for å jobbe helhetlig og samtidig ivareta de ulike behovene i virksomhetene.

7 BSP er helsefremmende og forebyggende arbeid, og generelt oppleves det som et område med svak forankring i HF. Det inngår ikke i ledelsens gjennomgang av områder en må rapportere på til RHF, og det gjør at koordinatorrollen og generelt BSP arbeidet blir gitt mindre oppmerksomhet, og dermed mindre viktig. Fokuset er på økonomi, ventelistegarantier, liggedøgn m.m. Dersom en i samarbeid med RHF blir enig om hva HF skal rapportere på i forhold til BSP, så kan det få betydning både for opprettelse av koordinatorstillinger og organisatorisk plassering av den.

8 Andre aktuelle publikasjoner fra BarnsBeste: Til barneansvarlig helsepersonell Sammendrag - lovbestemmelsene Diverse kunnskapsark - Når barn er pårørende BarnsBeste tillbud til spesialisthelsetjenesten HVA NÅ? - når mor eller far til dine barn er syk? Mer informasjon om disse og annet materiell på Bestilles på e-post barnsbeste@sshf.no FEBRUAR 2015 BarnsBeste