INNKALLING HOVEDSTYREMØTE. Protokollen godkjennes uten anmerkninger. Møte nr. 5/2014 sak nr.?: Styret tar gjennomgangen til orientering

Transkript

1 INNKALLING HOVEDSTYREMØTE Møte Tid: Sted: Innkalles: Frafall: 07/ Kl. 11 Kay salen på Sagene samfunnshus Arbeidsutvalget og avdelingenes representanter SAKSLISTE Sak 36/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr. 7/2015 Innkallingen godkjennes uten anmerkninger Sak 37/2015 Godkjenning av protokoll møte nr. 6/2015 Leder informerer Referat møte nr. 6/2015 Protokollen godkjennes uten anmerkninger Sak 38/2015 Regnskapsrapport 2. Kvartal 2015 Møte nr. 5/2014 sak nr.?: Styret tar gjennomgangen til orientering Regnskapsrapport 2. kvartal 2015: Vedlagt ligger regnskapsrapport for Q (1. Jan 30.6) Hovedtall Sagene IF samlet: Budsjett 2015 Regnskap hittil i år Avvik budsjett Driftsinntekter , ,41 Sum driftskostnader , ,88 Overskudd/underskudd , ,53 DLs kommentarer: Helt vanlige tall på denne tiden av året. Hovedtall avdelingene: Avdeling Budsjett Regnskap Avvik DLs 2014 hittil i år budsjett Kommentarer Hoved , ,65 Disse to avdelingene må ses litt i Anlegg , ,17 sammenheng Innebandy 78806, , ,8 Stadig bedre styring og kontroll. Har ikke startet sesongen enda. Fotball , ,7 Må ses i sammenheng med avdeling Norway cup, og denne er ikke ført enda (foregår i juli). Har økt antallet medlemmer og Fotball senior , ,19 antall lag mye, mulig vi bør gå herrer gjennom budsjettet en gang til.

2 Bandy 3774, , ,09 Landhockey 5054, , ,45 Sykkel , ,52 Bryting 233, , ,89 Allidrett 927, , ,69 Venner i aktivitet - 409, , ,92 Rugby , ,35 Norway cup Sommerpatruljen , ,25 Regnskapsrapport Q Går i minus fordi utgiftene for siste del av sesongen 2014/2015 er ført på 2015, mens inntektene ikke kommer før starten av vintersesongen 2015 (des). Må skjerpe innkrevingen av avgifter. Bra de har fått på plass et budsjett, men det virker ikke helt som om det stemmer med virkeligheten (for eksempel er dugndsinntektene i budsjettet høye) God kontroll. Klatrekongen har eget budsjett og er ikke medregnet her. Her må det gjøres en jobb med innkreving av avgifter. Underskuddet er såpass stort fordi inntektene fra Gjensidigestiftelsen til matter ble ført i 2014, mens de fleste utgifter kom i Ekstra utgifter knyttet til ansettelse av ny leder. Treningsavgiften for høsten 2015 er ikke fakturert enda. Stort overskudd pga stort tilskudd extrastiftelsen. Har god plan for medlemshåndtering og innkreving, men ikke helt kommet i gang enda. Bra det er laget budsjett i år! Arrangementet gjennomført i juli, så ikke noe er ført enda. Arrangementet foregikk i august, så verken inntektene/ tilskuddet fra idrettskretsen ( kr) har kommet inn ei heller har de største utgiftene blitt ført enda. Sak 39/2015 Status medlems- og treningsavgift 2. Kvartal 2015 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 5/2015 sak nr. 27: Følgende tiltak igangsettes: Landhockey foretar en gjennomgang av sitt budsjett og leverer nytt forslag med reduksjon av dugnadsinntekter og innføring av treningsavgifter (treningsavgift er innført, nytt budsjett ikke levert) Fotball følger opp utestående fordringer (det bra med informasjon til lagledere, men vedtak om å utestenge spillere følges ikke). Vedlagt ligger oversikt over status på medlems- og treningsavgift for 2. Kvartal 2015, under er det viktigste oppsummert. Status medlems- og treningsavgift 2. Kvartal 2015: Fakturert Betalt Ubetalt Q Q

3 DLs kommentarer: Oversikten er bare for medlems- og treningsavgifter for Innebandy, rugby, bandy og bryting har ikke fakturert sin treningsavgift for 2015 enda, landhockey har bare fakturert for halv sesong. Se kommentarer i røde parenteser bak ovenstående styrevedtak. Det går veldig sakte! Status medlems- og treningsavgift fra 2014: Q Hovedlaget Innebandy Bryting Landhockey Bandy Sykkel Fotball Fotball senior herrer Allidrett Venner i aktivitet Rugby SUM Utestående DLs kommentarer: For fotball senior herrer inkluderer beløpet også dugnadsavgiften Her har hovedlaget, innebandy, bryting og fotball mye å hente, og de må i større grad iverksette vedtaket om at medlemmer som ikke har betalt ikke får spille. Status fakturering av medlems- og treningsavgifter 2015: Faktura for medlemsavgift ble sendt ut til alle medlemmene 16. mars. Dette med unntak av fotballavdelingen, der svært mange nye medlemmer og lag har forsinket prosessen med å få korrekte medlemslister i klubbadmin. I år får alle avdelingsledere/ lagledere alle fakturaene til spillerne på sitt lag tilsendt på epost i en samlet pdf- fil. Dette gjør at de både kan levere ut regningene i hånda på spillerne på trening og sende ut til den enkelte på epost, hvis behov for dette. Faktura for treningsavgifter sendes fortløpende iht årsmøtevedtak i avdelingene og da rett i forkant av sesongstart i den enkelte idrett. Vi følger samme rutiner her. Fotball senior herrer vil i 2015 avvikle sin ordning med dugnadsavgift, da dette iht idrettens lover ikke er tillatt. Dugnadsavgiften gjøres isteden om til en del av treningsavgiften der en gid mulighet til å jobbe dugnad for halvparten. Vedtak Sak 40/2015 Status medlems- og treningsavgift 2. kvartal 2015 Oppfølging strategi Møte nr. 5/2015 sak 28. Strategien gjennomgås på alle styremøter og status oppdateres fortløpende på hvert styremøte Oppfølgingsskjema med status ligger vedlagt. Styret bes gå gjennom skjemaet for å diskutere veien videre på de ulike strategiene.

4 Sak 41/2015 Oppfølgingsskjema strategi Utbyggingen av Voldsløkka Møte nr sak nr. 6: DL og ISU- leder fortsetter å lede arbeidet med utbyggingen av Voldsløkka for styret. Arbeidet skal fokuseres på følgende: Å få tak i nødvendig informasjon om veien videre fra bymiljøetaten (status er nå innhentet, se vedlagte brav fra byråden) Å opprettholde de vedtatte bevilgningene også i revidert budsjett som vedtas ila våren (gjennomført med suksess) Å jobbe for at skatehall, landhockey/ kunstis og klubbhus legges inn i en felles entreprise (mislykkes) Å planlegge og gjennomføre en offisiell åpning av Bjølsen kunstgress iht opprinnelig plan (Erstattes av valgkamparrangementet) Å foreslå en et punkt om klubbens mål for resten av Voldsløkka i forslaget til strategi som vedtas av årsmøtet 2015 (styret må diskutere dette og gjøre et vedtak) Status (se også røde parenteser over): Revidert budsjett 2015 Voldsløkka fremdeles inne med mil. Skatehallen oppstart bygging høsten 2015, planlegges ikke sammen med landhockey/ kunstis. Landhockey/ kunstis byråden har svart oss på status, se vedlagte brev. Behovsanalyse er gjennomført (levert 7. Mai), sendt til vann- og avløpsetaten for uavhengig gjennomgang (ferdigstilles i september), deretter skal forprosjekt bestilles. Går fremover, men sakte. Regulering Uelandsgate 85 Foreligger to planforslag (et fra undervisningsbygg om skole og et fra nåværende eier profier om boligbygg), begge skal ut på høring i perioden Se vedlagte infomail fra generalsekretær Magnar Brekke i Oslo idrettskrets. Sagene IF bør komme med sine innspill i høringene, og da gi massiv støtte til undervisningsbyggs forslag om skole på eiendommen. Byråden skal på befaring i Uelandsgate August. Henning Strøm representerer Sagene IF og ISU- Sagene på befaringen. Valgkamparrangement Oslo idrettskrets, ISU- Sagene og Sagene IF samarbeider om et valgkamparrangement på Voldsløkka 29. August se vedlagte plakat og invitasjon lagt ut på våre facebooksider. Styret bes diskutere og ta stilling til (altså vedta): Skal vi vise interesse for å ta på oss driften av skatehallen? Valgkamparrangementet: Sagene IF skal innlede kort, hva bør vi si? Hvilke spørsmål skal vi ta opp med politikerne(lag liste)? Hva er klubbens ønsker/ mål for resten av Voldsløkka (bør gjøres et vedtak)? Hvilke innspill har vi i høringen om planforslagene vedrørende Uelandsgate 85? Brev fra byråden vedr Voldsløkka, epost Oslo idrettskrets vedr planforslag Voldsløkka. Sak 42/2015 Rekrutteringsplan for Sagene IF Det står i Sagene Ifs årsmøtevedtatte strategi for 2015 at vi skal lage en rekrutteringsplan for hele klubben. Sverre Midtun har nå laget et utkast til en slik plan, den ligger vedlagt. Styret bes:

5 Vedtaksforslag Sak 43/2015 Gjennomgå planen og vedta endelig utkast. Si noe om hvordan vi skal jobbe videre med planen (iverksetting, publisering, ansvar, tidsfrister ). Se også DLs kommentarer om rekruttering i sak 43 under. Utkast til rekrutteringsplan for Sagene IF Utkast til rekrutteringsplan for Sagene IF vedtas. L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Styreseminaret 22/8: DLs presentasjon som holdes på seminaret ligger vedlagt, dette til styremedlemmenes informasjon. 2. Anlegg: Vi er invitert til åpningen av nye Bjølsenparken, se vedlagte invitasjon. Ombyggingen av Bjølsenhallen er i gang, kontor DL ferdigstilt og planleggingen av klubbrommet er i gang. Vi har anmeldt to stk innbrudd ila sommeren, et i Bjølsenhallen og et i garderobeanlegget. Skader og tyveri dekkes av vår innboforsikring. Det skal bygges en Tuftepark på Voldsløkka ved Bjølsen kunstgress, se sak på våre facebooksider. Kommende reparasjoner: Sikring av håndballmål og reparasjon av basketkurv Bjølsenhallen, reparasjon av tak på Voldsløkka garderober. 3. Rekrutteringsmuligheter: Storbyarbeidet DL ber om hjelp fra styret til å mase på avdelingene om å gi nødvendige tilbakemeldinger for å få markedsført og igangsatt alle prosjektene (mangler all info fra bryting og rugby, og delvis info fra innebandy, bandy, landhockey) Nyetablerte Sagene handelsforening har invitert oss til å delta på markedsdagen 5. September, Se vedlagte invitasjon/ informasjonsskriv. FAU på Bjølsen skole har tatt et initiativ overfor oss til å se på mulighetene for å skape et aktivitetstilbud for AKS, se vedlagte epost fra FAU. 4. Arrangement: Gjennomførte: Norway cup (fotball kan orientere kjapt), sommerpatruljen (lederne invitert for å orientere på neste styremøte). Kommende: Valgkamparrangement 29/8, markedsdag 5/10, Oslos kuleste dag 20/9, Minirunde innebandy i oktober, klatrekongen. Presentasjon styreseminar, informasjon/ invitasjon markedsdag, epost FAU Bjølsen skole. Møteplan for hovedstyret høsten 2015 (vedtatt arbeidsutvalget møte nr 6/2015, se Sagene Ifs årshjul her) 22. august: Hele styret - Q2 (Ifm styreseminaret) 6. oktober: Kun arbeidsutvalget 3. november: Hele styret - Q3 og start budsjettprosess desember: Kun arbeidsutvalget - Budsjett 15. desember: Hele styret - Budsjett og julebord.