PROTOKOLL MØTE I STYRETS ARBEIDSUTVALG

Transkript

1 PROTOKOLL MØTE I STYRETS ARBEIDSUTVALG Tid: 29. november kl Sted: Møterommet Bjølsenhallen Inviterte: Styrets arbeidsutvalg Tilstede: Einar, Adan, Inger, daglig leder. Agenda 1. Godkjenning av protokoll AU godkjenner protokollen fra sitt forrige møte. Protokollen ligger vedlagt. Protokoll fra styremøtet 15. november er publisert her: Protokoll AU- møte 25. oktober. Protokoll fra AU- møte 25. oktober 2016 godkjennes uten anmerkninger. Protokoll fra styremøte 15. november tas til orientering. 2. Oppfølging økonomi AU behandler regnskapsrapport tom oktober, den ligger vedlagt. denne må ses i sammenheng med rapporten for utestående avgifter for samme periode. Begge deler ligger vedlagt. AU bes gjennomgå rapportene. Oppfølging av tidligere vedtak: AU- møte 16. august: DL skal til styremøte 13/12 forberede en sak til styret som inneholder: o Et forslag til fordeling av midlene vi får fra bydelen til å dekke ubetalte medlems- og treningsavgifter. o Et forslag til hvor mye av det utstående for 2016 som skal avskrives som tap. AU- møte 27. september: På styremøtet 13. desember skal det legges fram forslag til rutiner for avskriving av utestående avgifter som tap. AU- møte 25. oktober: DL skal utarbeide et forslag til hva som skal gjøres med inkasso- sakene til neste AU- møte. DL har laget forslag til alt dette, ligger vedlagt i et samlet dokument. AU bes gå gjennom forslagene og vedta hva som skal legges fram for styret. Regnskapsrapport tom oktober 2016 overordnet.

2 Status medlems- og treningsavgifter oktober 2016 overordnet. Utestående avgifter status, forslag, rutiner. Regnskapsrapporten og rapporten over utestående pr oktober 2016 tas til orientering. Forslagene til avskrivning av tap, til rutiner for avskrivning av tap, og til fordeling av midler fra bydelen vedtas framlagt for styret i møte 13/ Oppfølging strategi 2016 Vedtak sak 5 AU- møte 21. april: Forslag til oppfølgingsskjema vedtas. Det skal settes av tid på hvert styremøte (AU- og fellesmøter) til gjennomgang av status på arbeidet med strategien. AU gjennomgår skjema og oppdatere status. Oppfølgingsskjema for strategi Gjennomgangen av status på strategiarbeidet tas til orientering. 4. Budsjett 2017 Vedtak AU- møte 16. august: Budsjettprosess: 1. AU- møte 27) vedta ny budsjettmal 2. Sende ut malen til avdelingene med frist for innlevering 1. november. 3. AU- møte 25/10 vedta utkast til hovedlagets avdelinger. 4. Styremøte 15/11 diskutere første utkast av budsjettet i styret. 5. Styremøte 13/12 endelig budsjett vedtas. Status: Punktene markert i rødt er gjennomført. Vedlagt ligger utkast til budsjett 2017 versjon 2. AU bes gjennomgå dette og vedta et budsjett forslag som skal legges fram for styret 13/12. Oppfølging av tidligere vedtak: AU- møtet 25.oktober: Forslag til budsjett for hovedlaget 2017 vedtas med følgende endringer: o Det skal investere kr ,- mer i kompetanse, spesifikt i kursplanen. Gjennomført i vedlagte forslag ved å kutte i markedsføringspotten. o Det skal også prioriteres å søke midler til kompetanseheving. Tilskuddskoordinator er satt på oppgaven. o Landhockey og Bandy får mulighet til å budsjettere med kr ,- i minus i 2017, midlene skal gå til å gjennomføre en rekrutteringsplan. Lagt inn i vedlagte forslag. Styremøte 15. November: Forslag til budsjett 2017 for Sagene IF vedtas med følgende endringer/ nye prioriteringer:

3 o Innebandy bes splitte senior og junior i hver sin avdeling, slik at styret ser fordelingen av ressurser mellom de to avdelingene. Gjennomført i vedlagte forslag. o Landhockey og bandy skal lage en plan som viser hvordan de tenker å bruke de til sammen kr de får til rekruttering. Planen skal legges fram for styret ifm budsjettsaken på møtet 13/12. DL har innkalt styrerep og leder for bandy og landhockey, bandyforbundet og bandykretsen til møte for å diskutere planen 6. desember. Budsjett Sagene IF 2017 versjon 2 Forslag til budsjett 2017 versjon 2 vedtas framlagt for styret på møte 13. desember. 6. Storbyarbeidet rammer for søknad 2017 Sagene IF søker om og får inkluderingsmidler (storbymidler) fra Oslo idrettskrets (deler den ut på vegne av Oslo kommune) hvert år. Søknadsfrist for 2017 er 15. januar. Vi har hatt de samme storbyprosjektene i mange år, og det er på tide å diskutere en fornying/ forbedring av tiltakene. AU bes diskutere og vedta noen rammer for vår storby- søknad for I 2016 fikk vi kr i storbymidler (søknaden ligger vedlagt til info), fordelt på disse prosjektene: Sanex- cup: kr Åpen fotballskole: kr Åpen innebandyskole: kr Åpen bandyskole: kr Åpen landhockeyskole: kr Åpen rugbyskole: kr Åpen bryteskole: kr Sentrale utfordringer i tiltakene: Avdelingene har lite eierskap til tiltakene sine bidrar ikke i markedsføringen, rapporterer ikke det de skal, forholder seg ikke til planen, følger ikke opp, lite struktur, forblir gratis alt for lenge. Mange av tiltakene drives i anlegg der tidene er ustabile og varierende - gymsalene, kunstisen, Bjølsenhallen i helgene. DL var i møte med Oslo idrettskrets om vårt storbyarbeid 23. november, vi fikk følgende innspill: Vil bli økte krav til rapportering for 2017 for dem som får over kr. Samarbeid med skolene anses som positivt, hvis vi kan argumentere for at dette er en bedre måte å nå målgruppene på (lav betalingsevne, minoritets jenter, ungdom). Nytenkning og fornyelse er positivt, og vi vil få tid til å prøve oss fram og mislykkes uten å miste støtte umiddelbart. Prioritering av tiltak/ idretter enkelte år virker fornuftig, og betyr ikke at gamle prosjekter ikke kan komme inn igjen senere. Markedsføring overfor målgruppen funker best om den skjer face to face, ikke gjennom internett og lapper.

4 Forslag til rammer: Landhockey, bandy og innebandy prioriteres i søknaden for 2017, og tiltakene skal gjennomføres i samarbeid med skolene og bandyforbundet. Det legges økt vekt på markedsføring ved utvikling av felles materiell og velkommen informasjon, samt arrangering av en åpen dag. Fotball bes prioritere sin fotballskole, samt beskrive et nytt og strukturert breddeprosjekt for ungdom som kan inkluderes i søknaden. Rugby, bryting og tennis legger sine tiltak over en begrenset periode/ferie. Søknad storbymidler 2016 Forslag til rammer for storbysøknaden 2017 vedtas. Følgende innspill skal oversendes sportslig utvalg: Sagene IF skal i størst mulig grad tilrettelegge for at barn skal drive med flere idretter, og det bør ses på konkrete tiltak på tvers av idretter/ avdelinger for å få til dette. 7. Kursplan 2017 Det må lages og publiseres en ny kursplan for 2017, forslag ligger vedlagt. AU bes diskutere utkastet, spesielt de kursene merket i blått. Forslaget er laget på bakgrunn av: Kursplan for høsten 2016 ligger her: Vedtak i AU 25. oktober: Det skal (i budsjettet for 2017) investeres kr mer i kompetanse, spesifikt i kursplanen. Vedtak i styret 15. november: Styret gir følgende innspill til kursplanen: Kursplanen skal avstemmes med vår nye anti- doping policy. I tillegg til den vanlige kursplanen på faste datoer, skal kursene også tilbys til avdelingene når det passer dem. Kommentarer: Nye kurs lagt inn: Hallvaktkurs, kostholdskurs, kurs i fysisk trening. Kursperioder: Januar påske (vår), oktober desember (høst). Velkommen, Klubbadmin, hallvakt kan tas på en kveld samtidig. Avdelinger bestille kurs: søknadsfrister 15/1 (vår) og 15/8 (høst). OIKs kurs: Datoene er ikke klare enda. Forslag til kursplan for 2017 Forslag til kursplan for 2017 vedtas som første utkast, med følgende endringer: Onsdager skal legges inn som fast kursdag for alle våre kurs. Kursene i Anti- doping, kosthold, og fysisk trening skal settes opp på samme datoer slik at det skal gå an å ta alle 3 kursene på en kveld. Disse kursene skal være åpne både for utøvere og trenere. Styrearbeid i praksis skal gjennomføres med nyvalgt styre og avdelingsledere på første styremøtet etter årsmøtet.

5 8. Representasjonsplan for styret Styreleder har laget et utkast til representasjonsplan for styret, det ligger vedlagt. AU bes gjennomgå og vedta endelig plan. Forslag representasjonsplan styret Forslag til representasjonsplan for styret vedtas framlagt for styret 13/ Møteplan styret 2017 AU bes vedta en møteplan for styret for Vedlagt ligger et forslag, det er basert på følgende prinsipper: Styret - 6 møter pr år o 4 kvartalsrapportering, 1 budsjett, 1 forberede årsmøtet AU 10 møter pr år o E pr mnd minus juli/ des, i slutten av mnd, rapport foregående mnd Forslag møteplan styret 2017 Forslag til møteplan for styret vedtas med følgende endring: Alle møter skal kjøres på tirsdager. 10. Diverse orienteringssaker: a. Årsmøtet Leder orienterer - framdrift og oppgaver. b. Drift av anlegg DL orienterer - rehab hallen, FB- side, nytt system rapp. c. Æresmedlem/Årets stjerne i stripe DL orienterer publisering + premier. d. Konsert på Voldsløkka DL orienterer - Sagene Ifs rolle i arrangementet. e. Sagene IF rugby + Oslo rugbyklubb? Leder orienterer status prosessen. f. Anti- doping policy DL orienterer status implementering.