Organisering Fossum IF. Per

Transkript

1 Organisering Fossum IF Per

2 Hvorfor denne organisering? Aktivitetene i Fossum IF har økt betydelig og derfor nødvendig å effektivisere ressursbruken Tydeliggjøre ansvarsoppgaver og fordele arbeidsbyrden bedre blant AU medlemmer AU medlemmer kan være med på det de synes er mest givende Integrere gruppene nærmere hverandre Spisse organisasjonen Hovedstyre: styring og overordnet strategi Arbeidsutvalget (AU): koordinere utvikling av foreningen Underutvalgene: utvikling på tvers av særgruppene Administrasjon: drift på tvers av særgruppene og støtte til særgruppene Særgruppene: gruppens drift og utvikling Bruke underutvalg for å få fokus på prioriterte utviklingsområder samt forankring i særgruppene Sikre kontinuitet og rekruttering til klubbens styrende organer

3 Fossum IF organisasjonstruktur Årsmøtet Adm Hovedstyret AU Nye Anlegg Økonomi Hopp Grupperleder langrenn/ skiskyting Eksisterende anlegg Klubb Utvikling/ Effektivisering Sykkel Fotball Inntekt og profilering Opptur Orientering Trim Alpint Allidrett

4 Hovedstyrets oppgaver Administrere og føre nødvendig kontroll med foreningens økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. Påse at foreningens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd Ansvarlig for at foreningen har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring Vedta et foreløpig budsjett for kommende år, innen utgangen av november, Ansvarlig for ansettelse av lønnet personell og fastsette disses instruks og lønn. Overordnet ansvarlig for administrasjon av klubben Utabeidelse av Fossum IF overordnede strategi Ansvarlig for at Fossums verdier er grunnleggende I alt arbeid som gjennomføres I gruppene Ansvarlig for utarbeidelse av handlingsplan og gjennomføring av denne Godkjenne de valgte gruppestyrer og overordnet godkjenning av gruppenes virksomhetplaner Sikre koordinering på tvers av gruppene Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat for disse. Representere foreningen utad. Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen.

5 Arbeidsutvalgets (AU) oppgaver Sikre at klubben administreres og drives mest mulig effektivt og utvikles videre til det best for klubbens grupper og medlemmer Ta opp og behandle / tilrettelegge saker det finner nødvendig Ta opp og behandle / tilrettelegge saker som gruppene fremmer, og fremlegge disse til behandling for hovedstyret Løse og gjennomføre de saker det får til behandling og som Hovedstyret pålegger det. Innhente budsjettforslag fra gruppene, behandle disse og fremlegge forslag til foreningens driftsbudsjett for hovedstyret Planlegge og sikre at klubbens årsmøte gjennomføres i henhold til klubbens lover og regler Før årsmøtet fremlegge for hovedstyret forslag til årsmelding samt de forslag som ønskes fremmet for årsmøtet. Behandle og formidle all korrespondanse mellom foreningen på den ene side og Norges Idrettsforbund, Akershus Idrettskrets, særkretser eller offentlige myndigheter på den annen side. Avgi uttalelser om søknader fra gruppestyrene til særforbund og særkretser hvis dette er ønskelig eller påkrevet. AU plikter i samråd med hovedstyret å sende foreningens årsmelding, regnskap, rapporter og utredninger til overordnede idrettsorganisasjoner og offentlige myndigheter innen gitte tidsfrister eller når disse krever det. AU plikter å sende referat fra sine møter til hovedstyrets medlemmer. Sikre at FIF er representert i idrettslige organer, for eksempel Bærum Idrettsråd, Akershus idrettskrets osv

6 Styreleders oppgaver Lede og koordinere styrets oppgaver Sikre at FIF har oppdatert og levende virksomhetsplan inneholdende visjon, langsiktige mål, virksomhetside og verdier. Sørge for bred forankring av planen Gjennomføring av medarbeider samtale Daglig leder Ansvarlig for Daglig leders stillings instruks og oppfølging av denne Oppdatere / skrive «Leders hjørne» på websiden minimum 1 gang pr kvartal el oftere om nødvendig I samarbeide med valg komiteen sikre rekruttering og oppfølging til Fossums styrende organer Utarbeidelse av (Media policy hvem uttaler seg i respektive saker ( daglig leder/ styreleder / gruppeleder) (f eks. ulykker kommunale saker-utbygging?) i samarbeide med Daglig leder Utarbeidelse av HMS plan i samarbeide med Daglig leder

7 Daglig leders oppgaver Daglig leder står for den daglige ledelse av klubbens drift og virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Sikre at klubbens administrasjon til enhver tid har nødvendige og effektive ressurser og prosesser til disposisjon Daglig leder kan avgjøre en sak etter fullmakt fra styret i det enkelte tilfellet, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for klubben. Avtaler med verdi over kr ,- og godkjent av styret, underskrives både av styrets leder og daglig leder. Utarbeidelse og kontinuerlig oppdatering av «Klubbhåndboken» Arbeidsgiveransvar for ansatte i FIF Utarbeide Arbeidsavtaler og Stillings instrukser for samtlige ansatte i Fossum IF, eventuelt i samarbeide med gruppene Overordnet ansvarlig for klubbens HMS rutiner, inklusive utarbeidelse av klubbens HMS plan, oppdatering av denne, og sikre at denne er forankret / forstått i gruppene Daglig leders stillings instruks er dokumentert i separat dokument

8 Klubbutvikling Effektiviseringsutvalget I samarbeide med FIF administrasjon og gruppene sikre at klubben har effektive og moderne prosesser og rutiner for daglig drift, inkludert Medlemsoppfølging kommunikasjon med gruppene og medlemmene styre arbeid, utleie, IT systemer mm. Ansvar for videre utvikling av FIF web løsning Utarbeide retningslinjer for Fossum IF, hva som skal kommuniseres hvor, feks, klubbens hoved Web side, Gruppe sider FIF posten (?) Nye sosiale medier hvordan bruke mest effektivt?

9 Anlegg Utvalg Eksisterende anlegg Utvalg Nye anlegg I samarbeide med gruppene og FIF adm sikre at gruppenes eksisterende anlegg til enhver tid er godt vedlikeholdt og ryddige Gjennomføring/koordinering av dugnader på tvers av gruppene I samarbeid med FIF adm utarbeide planer og sørge for en ryddig og kostnads effektiv gjennomføring av godkjente prosjekter for vedlikehold og nødvendig oppgraderinger av klubbens fellesområder (klubbhus parkering) Sikre at de respektive grupper (hvor nødvendig) har en anleggsansvarlig referanse person oppnevnt. I samarbeide med FIF adm / gruppene, føre en løpende log over nødvendige tiltak/ utbedringer for klubbens totale anleggsmasse I samarbeid med FIF Adm og Gruppene, ansvarlig for utarbeidelse av planer, søknader og gjennomføring av nye anleggsprosjekter mot off. myndigheter, inklusive Utarbeide og holde oppdatert prioriterings liste på tvers av gruppene. Sikre spillemidler, kommunale midler samt andre eksterne midler til investeringer i nye anlegg Samarbeid med Kommunen/ Grunneier Samarbeid med Bærum idrettsråd

10 Økonomi og Inntekter Utvalg Inntekter I samarbeide med FIF adm, ansvarlig for utarbeidelse av planer og gjennomføring av disse I forhold til å øke inntektene til klubben Sponsorer Oppfølging av hovedlagets eksisterenede sponsorer Evaluere og sikre nye sponsorer for hovedlaget Koordinere sponsorer på tvers av gruppene / føre log over eksisterende sponsorer Søke bidrag/tilskudd fra stiftelser, og koordinere samme på tvers av gruppene. Utarbeide forslag på prioriteringsliste om nødvendig Sikre at klubben er representert utad på en uniform og representative måte Profil program Oppdatere klubbens profil program Oppfølging mot gruppene og sikre at design av klubbtøy er i samsvar med Fossum IF bekledningsprogram og farger Utvalg Økonomi I samarbeide med FIF adm utarbeide og sikre at klubben har effektive regnskaps og kontroll rutiner, inkludert Budsjett Standardiserte prosesser for alle grupper Fakturering og oppfølging trenings- og medlemsavgifter Betaling av fakturaer Refusjoner av utgifter til trenere Periodisk regnskapsoppfølging Lønns avtaler Mest mulig standardiserte prosesser på tvers av gruppene Støtte anleggsgruppene ifm utarbeidelse av kalkyler / budsjett for både nye anlegg og oppgradering av eksisterende anlegg