Verdt å vite. Veileder for ditt styreverv. Verdt å vite 1

Transkript

1 Verdt å vite Veileder for ditt styreverv Verdt å vite 1

2 Vi er her for deg og ditt hjem 2 Verdt å vite Design: Usbl In_house Foto: Eve Images, Papir: Soporset 250 g / 120 g Produksjon: Gjerholm Opplag:

3 Innhold Gratulerer med ditt styreverv! Styrets overordnede ansvar Gode råd for effektivt og helhetlig styrearbeid Retningslinjer for styrearbeid Portalen - styrets viktigste verktøy Kundeavtalen Økonomiansvar Innføring i kontoplanen Regnskap Lønn og godtgjørelse Individualisering av fellesgjeld (IN) for borettslag og boligaksjeselskap Garanterte felleskostnader din økonomiske trygghet Kurs og opplæring for styreledere og styremedlemmer Støtteordninger for boligselskap Andre kundefordeler for Usbl s forvaltningskunder Andre boligrelaterte tjenester fra Usbl Tekniske tjenester fra Usbl HMS helse, miljø og sikkerhet Bevar Vedlikehold vedlikeholdsplan på nett Vaktmester- og håndverkertjenester fra Usbl Advokatkontoret i Usbl Medlemskap i Usbl Notater Verdt å vite 3

4 Gratulerer med ditt styreverv! Enten du er nyvalgt i styret eller har vært der en stund, kan det være mange ting du skal sette deg inn i når du skal utføre arbeidet som styrerepresentant eller styreleder. For å gjøre dette så enkelt som mulig for deg, har vi laget denne brosjyren som gir svar på mange av de problemstillingene som er relevante for dette vervet. På de neste sidene har vi oppsummert de viktigste oppgavene du vil stå overfor gjennom ditt styrearbeid. Vi beskriver også noe av det vi i Usbl bistår dere med. Dersom det er noe du trenger mer informasjon om, kan du når som helst ta kontakt med oss. I tillegg til å tilby deg denne brosjyren er vi også opptatt av kompetansebyggende arrangementer og aktiviteter for dere som har styreverv. Vi arrangerer derfor årlig seminar for tillitsvalgte, ulike temamøter og oppstartsmøte for nye styreledere. Dette kan du også finne mer informasjon om på Portalen, i våre nyhetsbrev eller på usbl.no. Usbl som samarbeidspartner for ditt styre Usbl er en av Norges aller største boligforvaltere, og vi har lang erfaring fra å håndtere både mindre og større forvaltningskunder med en rekke ulike selskapsformer. Uavhengig av om ditt boligselskap er et tilknyttet eller frittstående borettslag, et boligsameie, garasjelag, velforening eller en annen selskapsform, skal dere oppleve den samme gode service og nære oppfølging som kjennetegner våre kundeforhold. Våre verdier service, engasjement, nærhet og kunnskap ligger til grunn i alt vi gjør. Dere har valgt Usbl som forretningsfører for deres boligselskap. Dette innebærer at forretningsførselen utføres av Usbl i tråd med kundeavtalen. Det er styret som er ansvarlig for ledelsen av boligselskapets virksomhet, og vi bistår styret for å sikre at arbeidet blir så enkelt og forutsigbart som mulig. For at vi skal gjøre en god jobb sammen, er det viktig at dere tar opp med oss i Usbl hvilke behov dere har akkurat i deres boligselskap, slik at våre rådgivere kan gi dere riktig bistand på de problemstillingene dere står overfor. Dokumenter og informasjon fra Usbl blir distribuert i ulike kanaler. Det som blir publisert på usbl.no og Portalen regnes som gitt på lik linje som informasjon i brev og e-post. Dersom ditt boligselskap ikke allerede benytter Portalen, oppfordrer vi dere til å benytte dette nyttige styreverktøyet. 4 Verdt å vite

5 Boligbyggelaget Usbl forvalter over boliger på det sentrale Østlandet Verdt å vite 5

6 Styrets overordnede ansvar Styrets ansvar er definert i borettslagsloven 8-8 jf. 8-9 (for borettslag) og eierseksjonsloven 40 (for eierseksjonssameier). Generalforsamlingen /sameiermøtet har gitt styret rett og plikt til å forestå den daglige driften av boligselskapet, og dere som sitter i styret forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Halvårsregnskap Vedlikeholdsplan Budsjett Årsrapportering Forbedrede årsmøter HMS Grunnprinsipper for styrearbeidet Regninger Konstituering Vedlikehold Gjennomføre årsmøter Dugnad Årshjulet ovenfor oppsummerer noen av de viktigste oppgavene og hendelsene styret står ovenfor gjennom året. Noen av oppgavene kommer til faste tider hvert år, mens andre oppgaver, for eksempel vedlikeholdsarbeid, må spres utover året når dere har tid og økonomi til det. HMS og regningshåndtering vil være løpende oppgaver hele året. Styrets ansvar for HMS er beskrevet under tekniske tjenester på side 32. Regningshåndtering beskrives mer utfyllende under kapittelet om Økonomiansvar på side 15. I tillegg til disse to sentrale oppgavene, er det fire grunnprinsipper fra både borettslagsloven og eierseksjonsloven som ligger til grunn for alt styrearbeid. Dette kan du lese mer om på de neste sidene. 6 Verdt å vite

7 4 prinsipper for styrearbeidet 1 2 Sikre at det føres regnskap Beslutte i alle felles anliggender: Forvaltning av fellesarealene Inngåelse av driftsavtaler Gjennomføre vedlikehold Påse at husordensreglene overholdes Ha HMS ansvar 3 4 Innkalle til generalforsamling/sameiermøte Representere boligselskapet utad Verdt å vite 7

8 Gode råd for effektivt og helhetlig styrearbeid Som nyvalgt styre starter styrets arbeid etter at den ordinære generalforsamlingen eller sameiermøtet er avholdt. Innkalling til styremøte Snarest mulig etter at ordinær generalforsamling/ordinært sameiermøte er avholdt, bør nyvalgt styreleder innkalle øvrige styremedlemmer til konstituerende styremøte. Sakslisten på konstituerende styremøte bør inneholde følgende punkter (også publisert på Portalen (dokumenttype skjema): Tildeling av roller i styret Retningslinjer for styrearbeidet Anvisningsmyndighet på fakturaer Taushetsplikt Avtroppende styreleder overleverer styreansvaret til påtroppende styre, samt redegjør for driften av boligselskapet og økonomisk status. Styreleder fordeler arbeidsoppgavene innad i styret, slik at alle får bestemte oppgaver. Nestleder og sekretær bør velges. Styreleder har ansvar for å kalle inn til styremøte så ofte som det trengs (jf. borettslagsloven 8-5/eierseksjonsloven 39). Styrets leder og sekretær samarbeider om sakslisten til styremøtene, som sendes ut i forkant. Dere bør unngå styremøter der sakslisten først blir presentert på selve styremøtet, for å sikre at deltakerne forbereder seg godt. Det skal lages referat fra styremøtene som deretter skal lagres i Portalen. Sekretær sørger for at vedtak som er gjort, fremgår av referatet og noterer at det er gjennomgått og godkjent av de tilstedeværende styremedlemmer. Fysisk signatur er ikke nødvendig på den elektroniske versjonen. Styrets oppgaver Styret skal sørge for at det drives forsvarlig vedlikehold av selskapets eiendom, og har ansvar for å vedta budsjett og fastsette felleskostnader. Styret gjennomgår og godkjenner regnskapet, skriver styrets årsberetning og forbereder og innkaller til generalforsamling/sameiermøte. Styret er også arbeidsgiver for boligselskapets eventuelle ansatte, som for eksempel vaktmestere. Styret godkjenner overdragelser og bytter av andeler/seksjoner, samt påser at husordensreglene følges. I den forbindelse behandles klagesaker, eventuelt pålegg om salg eller begjæringer om fravikelser. Det er viktig at svar på henvendelser gis snarest mulig. Innkjøp Innkjøp til den daglige driften ordnes av styrets medlemmer eller vaktmester. Før større innkjøp eller arbeider igangsettes, bør det foreligge vedtak i et styrereferat. Det anbefales at det innhentes tilbud fra flere leverandører ved større anskaffelser. Anvisning og betaling av fakturaer Fakturaer betales etter attestasjon og anvisning av styret. Attestasjon er en bekreftelse på at varen/tjenesten er levert i henhold til bestillingen. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden kan betales. Boligselskapets styre bestemmer, i konstituerende styremøte, hvem som har anvisningsrett. Usbl anbefaler at et styremedlem anviser sammen med styreleder. De samme reglene er lagt til grunn ved godkjennelse av fakturaer på Portalen. Kostnader som berører styreleder eller annet styremedlem direkte, må anvises av to andre styremedlemmer. Spesielle refusjoner til styremedlemmer må dokumenteres og fremgå av styrevedtak. Av boligselskapets midler betaler Usbl i henhold til forretningsførerkontrakten uten særskilt anvisning: Renter og avdrag på lån, forsikringspremier, skatt, strøm, kommunale avgifter, forretningsførerhonorar, lønn til ansatte og andre faste utgifter. 8 Verdt å vite

9 Vedlikehold Styret er ansvarlig for at nødvendig vedlikehold gjennomføres i boligselskapet. Det kan være mange grunner til at vedlikeholdsarbeider igangsettes; nødvendighet, lovkrav, forlengelse av byggets levetid, økt trivsel eller annet. Uansett bakgrunn for vedlikeholdet har styret ansvar for at vedlikeholdet utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Helt sentralt er det at styret er klar over sitt ansvar m henhold til vedlikeholdet. Det er for eksempel boligselskapets ansvar å vedlikeholde de ytre flatene av bygninger og vedlikehold av felles rom og arealer. Følger ikke boligselskapet opp sin vedlikeholdsplikt kan styret komme i erstatningsansvar. Nærmere informasjon om vedlikehold og hvilken bistand Usbl kan bistå styrene med i denne sammenheng er beskrevet mer utdypende lenger bak i dette heftet. Usbl bevilger årlig et betydelig beløp til fornyelser i boligselskaper som benytter Usbl som forretningsfører. Les mer om Usbl s Miljø- og Utviklingsfond på side 28. Forsikringssaker Når boligselskapets forsikring kommer til anvendelse er det styret som må melde skaden til Usbl, da det er boligselskapet som er forsikringstaker. Skademeldingsskjema finner dere på Portalen. Dette gjelder skadetilfeller der boligselskapet er forsikret gjennom forsikringsselskap som Usbl har rammeavtale med. Styret må være obs på at bygningsskader ikke dekkes av innboforsikring, og at punktet om vedlikeholdsplikten i boligselskapets vedtekter ikke har noen sammenheng med forsikringsselskapenes vilkår. Dersom dere er i tvil, søk råd hos Usbl om hvordan dere går videre med saken. Informasjon I henhold til etiske regler for styrearbeid er de tillitsvalgte underlagt taushetsplikt om personlige og forretningsmessige forhold. Taushetsplikten er ment å skulle beskytte slike interesser, og er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg, for å beskytte egne interesser eller begrense den enkelte eiers alminnelige innsynsrett i styrets forhold og arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til beboerne er viktig. Styrer som ønsker å opprette en egen nettside for boligselskapet kan kontakte Usbl, så kan vi bistå dere med dette. Verdt å vite 9

10 Retningslinjer for styrearbeid Styret bør vedta retningslinjer for sitt arbeid. Disse vil klargjøre og bevisstgjøre styret om hvilke krav som stilles til boligselskapets tillitsvalgte. Disse vil også fungere som en veileder og støtte for utøvelse av vervet som styremedlem. Nedenfor har vi satt opp et forslag til slike retningslinjer for styrearbeidet, slik at arbeidet blir utført i henhold til de lover, regler og organisasjonspraksis som gjelder for dette området. Del gjerne ut retningslinjene til styremedlemmene før første styremøte. Dette for at alle skal få anledning til å gjøre seg kjent med innholdet. Slike retningslinjer vil være med på å sikre en forsvarlig saksbehandling av de saker styret behandler. Forslag til retningslinjer for styret: 1. Formålet med retningslinjene Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til boligselskapets tillitsvalgte. Disse ønsker og krav skal være en veileder og støtte i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv. 2. Forvalteransvar for fellesmidler De tillitsvalgte i boligselskapet forvalter på vegne av eierne store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Gjennom generalforsamlingen/sameiermøtet blir de vist den tillit det er å forvalte felles eiendom og midler. 3. Tillitsvalgtes lojalitet til boligselskapet De tillitsvalgte skal ivareta boligselskapets interesser og kan i anledning rettshandel for selskapet ikke ta imot godtgjørelse fra andre enn selskapet. Tillitsvalgte kan ikke begunstige seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling, herunder bestikkelser, smøring og returprovisjon eller lignende. 4. Tillitsvalgtes habilitet Tillitsvalgte kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker der vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse, jf. borettslagsloven (brl.) 8-14 (for borettslag), jf. 8-15, eierseksjons-loven 42 (for boligsameier), aksjeloven 6-27 (for boligaksjeselskap). Det samme gjelder når det foreligger slike forhold for den tillitsvalgtes nære familie, slektninger, venner eller forretningsforbindelser. Tillitsvalgte plikter uoppfordret og uten ugrunnet varsel å meddele styrets øvrige medlemmer hvis det kan foreligge grunn til å reise spørsmål ved egen habilitet. 5. Innhenting av tilbud effektiv ressursbruk For å sikre effektiv ressursbruk bør styret innhente flere konkurrerende tilbud ved utførelse av større arbeider eller oppdrag for boligselskapet. Styret kan ut fra boligselskapets størrelse og aktivitet fastsette en beløpsgrense for hva som regnes som større beløp, og den fastsatte beløpsgrense opplyses i årsberetningen. Hvis styret i enkeltsaker finner å måtte fravike regelen skal dette opplyses i boligselskapets årsberetning. 10 Verdt å vite

11 6. Tillitsvalgtes belønning for innsats og resultater Tillitsvalgte honoreres normalt for sin innsats og resultater gjennom fastsettelse av styrehonorar på generalforsamlingen/sameiermøtet. Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å ansette funksjonærer/vaktmestere. Denne adgang bør ikke benyttes til å ansette eller honorere tillitsvalgte eller personer eller enheter som er omfattet av disse retningslinjenes punkt 4 på heltid, deltid eller for enkeltoppdrag. Hvis styret kommer til at et arbeid krever en særlig fagkyndighet, eller ikke kan utføres av andre enn tillitsvalgte eller personer eller enheter som er omfattet av punkt 4, kan dette likevel skje. Alt arbeid som gjelder slike forhold skal redegjøres av styret i årsberetningen. I de tilfeller det er nødvendig for tillitsvalgte å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre arbeid for boligselskapet, kan dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. Alle utbetalinger av lønn og honorarer til tillitsvalgte, herunder dekning av tapt arbeidsfortjeneste, utover det generalforsamlingen/sameiermøtet har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke beløp dette gjelder. Tilsvarende skal alle utbetalinger til andre personer eller enheter som omfattes av punkt 4 oppgis i årsberetningen med angivelse av hvilke tillitsvalgte som forårsaker opplysningsplikten, hvilke beløp det gjelder og til hvilke personer eller enheter utbetalingene er foretatt. For å unngå uheldig kobling av ulike roller, bør tillitsvalgte som ansettes i boligselskapet, tre tilbake fra sitt verv som tillitsvalgt. Dette gjelder ikke hvis den tillitsvalgte er ansatt i stilling eller har utført oppdrag som er godkjent av generalforsamlingen/sameiermøtet. Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal spesifiseres i selskapets regnskap. 7. Attestasjon og anvisning av utbetalinger - bruk av kontantutbetalinger På første styremøte etter generalforsamlingen/sameiermøtet beslutter styret hvem som skal ha rett til å anvise fakturaer. I Fakturaer godkjennes ved at styreleder/nestleder, samt et styremedlem godkjenner faktura i fellesskap. Godkjennelse av fakturaer i papirformat, gjøres ved full signatur, ikke bare med initialer. Ingen kan attestere eller anvise for utbetalinger til seg selv eller til andre nære personer eller enheter som jf. pkt. 4 gjør vedkommende inhabil. Alle utbetalinger til tillitsvalgte og/eller andre personer eller enheter som er omfattet av punkt 4 skal attesteres og anvises av minst to styremedlemmer som er å betrakte som habile. Alle slike utbetalinger skal inntas i styremøtereferatet, uansett beløp. Utlegg for kostnader lagt ut av styrets medlemmer spesifiseres på «Utleggsskjema». 8. Personlig adferd De tillitsvalgte opptrer på vegne av boligselskapet. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfullt, aktsomt og forsiktig i sin kontakt med ansatte, eiere, leverandører og offentlige myndigheter. 9. Forholdet til offentligheten Når tillitsvalgte på vegne av boligselskapet opptrer i offentlige sammenhenger er det av stor betydning at boligselskapet og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade boligselskapet, området eller bomiljøet. Verdt å vite 11

12 Portalen styrets viktigste verktøy Usbl har som målsetning å gjøre oppgavene stadig enklere for deg som tillitsvalgt i et boligselskap. Vi tilbyr derfor alle boligselskapene vi forvalter tilgang til Portalen, et elektronisk styrerom. Dette vil gjennom året være det viktigste verktøyet du har for å håndtere og anvise fakturaer, få oversikt over forretningsførerkontrakten og annen form for dokumenthåndtering, skjemaoversikt med mer. Portalen bør derfor være et naturlig valg i ditt daglige styrearbeid. Slik kommer du i gang med Portalen Gå inn på usbl.portal.bbl.no. Trykk på knappen «Registrer deg» under feltene for brukernavn og passord. Fyll ut ditt navn og e-postadresse. Denne informasjonen må være helt lik det Usbl har registrert av navn og e-postadresse. Fornavn og etternavn må skrives med stor forbokstav. Deretter klikker du på «Bekreft». Dersom du får feilmelding «Fant ingen forekomster som stemte med navn og e-post», må du ringe oss på 08725, slik at vi kan få lagt inn riktig navn og e-postopplysning på deg. Du vil nå få en e-post som inneholder en link du må klikke på. På siden som åpner seg, kan du nå fritt velge ditt eget brukernavn og passord, med visse krav til oppbyggingen av passordet. Husk å bekrefte passordet. Klikk på knappen «Fullfør», og du kommer inn på den nye Portalen. Dersom du glemmer passordet, trykk på knappen «Glemt passord» og følg instruksjonene i e-posten du da mottar. Nedlasting av Portalen som app Søk «usbl» på Google Play og App Store og last ned Usbl s app til din smarttelefon og nettbrett i dag. Hvis du opplever problemer med registrering, gå inn på usbl.no og trykk på «Ofte stilte spørsmål» under fanen «Portalen». Du kan også kontakte din rådgiver, eller ringe vårt kundesenter på telefon Meldinger Portalen har en funksjon som heter Meldinger, hvor du kan registrere henvendelser til Usbl, og få svar fra oss i samme system. På den måten unngår du at henvendelser blir liggende gjemt hos enkeltpersoner. Når du registrerer meldinger i Portalen får du: En unik referanse og en ansvarlig saksbehandler Mulighet til å legge inn kommentarer, e-post, dokumenter og andre filer frem til saken avsluttes Oversikt over meldinger og svar, som også er tilgjengelig for hele styret Historikk med videreføring av saker til kommende styrer og kontaktpersoner i Usbl Meldinger skal håndtere kontakt mellom Usbl og styremedlemmene, men ikke direkte mellom styremedlemmer og eiere. Vi oppfordrer til at Meldinger i størst mulig grad skal erstatte e-postkorrespondanse. 12 Verdt å vite

13 Hvordan opprette en ny melding? 1. Logg inn på Portalen og velg flipp «Styre» og «Meldinger» i venstremenyen under punkt Usbl 2. Klikk på «Ny melding» 3. Fyll inn informasjonen din 4. Vedlegg til saken legges inn i feltet «vedlegg» 5. Klikk på «Opprett» nederst og din melding er registrert 6. Hvis du vil legge til flere vedlegg, så gjøres det når saken er registrert Når Usbl har behandlet din melding, ligger tilbakemeldingen på samme flipp. Ta kontakt med Usbl dersom noe skulle være uklart. Profil Gå inn på Profil i Portalen og huk av for varsler som hører til Meldinger. Dette er samme sted hvor du regulerer varsler for e-faktura. Verdt å vite 13

14 Kundeavtalen Boligselskapets egen signerte kundeavtale med eventuelle tilleggskontrakter er tilgjengelig på Portalen. Søk på dokumenttype «Kundeavtale». Kundeavtalen omfatter alle tjenester og oppgaver Usbl utfører og beskriver tydelig hva som inngår i det faste forretningsførerhonoraret og hva vi kan bistå med dersom dere har behov ut over de faste, inkluderte tjenestene. Vi har splittet opp leveransen i 15 tjenester. Innenfor hver tjeneste beskrives det tydelig hva som er Usbl s ansvar og hva som er ansvaret for dere i styret. Følgende 15 tjenester er beskrevet: Bokføring Periodiske rapporter Ligningsoppgaver Administrasjon av felleskostnader Elektronisk Portal Sikre at det føres regnskap Banktjenester Budsjett Forsikring Årsmelding og innkalling til årsmøte Årsmøter, styremøter og beboermøter Forvaltningsmessig rådgivning Eierskifte/overdragelser og bruksoverlating/ utleie Registrering, arkivering og videreformidling av opplysninger om kunden Andre administrative oppgaver Usbl tilbyr en rekke tilleggstjenester utover Kundeavtalen, og en del av disse er beskrevet senere i dette dokumentet. Oppdrag som ikke inngår i ordinær forretningsførsel faktureres særskilt. Oversikt over til enhver tid gjeldende priser finner du på Portalen, som du finner mer informasjon om på side Verdt å vite

15 Økonomiansvar Styret er, som tidligere nevnt, ansvarlig for at det føres regnskap for boligselskapet. Som forretningsfører utfører vi denne jobben for boligselskapet. Styret er allikevel ansvarlig for regnskapet, og gjennom året innebærer dette blant annet følgende: Løpende attestere og godkjenne fakturaer Gjennomgå halvårs- og årsregnskap og signere på årsregnskapet Vurdere og vedta eventuelle endringer av felleskostnader Vedta budsjett På de neste sidene følger nærmere informasjon som kan hjelpe styret i dette arbeidet. Innføring i kontoplanen Regnskapet er fordelt på konti for at det skal gi best mulig informasjonsverdi for brukerne. Kontoplanen gir en oversikt over de ulike kontoene som benyttes i regnskapsføringen. Disse kontoene blir hovedsakelig delt inn i 8 kontoklasser: 1. Eiendeler, selskapets eiendeler: biler, eiendom, bankinnskudd, kundefordringer etc. 2. Egenkapital og gjeld, dokumenterer hvordan eiendelene er anskaffet 3. Innkrevde felleskostnader og andre inntekter 4. Varekostnad, varekjøp, alt som kjøpes for videresalg 5. Lønnskostnader, kostnader med ansatte 6. Andre driftskostnader, alle kostnader relatert til driften (vedlikehold), husleie strøm, telefon, etc. 7. Andre kostnader, vedlikehold bil, parkering, annonsekostnader, forsikring og møtevirksomhet, etc. 8. Finansinntekter og -kostnader, renter og gebyrer på lån eller bankinnskudd Klasse 1 og 2 utgjør balansen, mens klasse 3 til 8 er selve resultatføringen for det aktuelle året. Balansen er utformet gjennom tid fra oppstart og til nåtid, og gir et bilde av hvordan den økonomiske situasjonen til selskapet har utviklet seg. For å kunne følge med på selskapets regnskap er det viktig å sette seg inn i kontoplanen som Usbl benytter. Dette finner du på Portalen under dokumenttype «Informasjon fra Usbl». RESULTATREGNSKAP Inntekter Innkrevde felleskostnader og tilskudd Andre inntekter Sum inntekter KLASSE 36XX 39XX Kostnader Varekostnad Lønn og annen godtgjørelse Annen driftskostnad Sum kostnader 43XX 5XXX 6XXX og 7XXX Driftsresultat Finansposter Finansinntekt Finanskostnad Sum finansposter 80XX 81XX Årsresultat Verdt å vite 15

16 Kontoplan 62 ENERGI OG BRENSEL 6200 Strøm- og energikostnader 6202 Vei- og gårdslys 6204 Refusjon av energikostnader 6205 Gass 6220 Fyringsolje 6260 Fjernvarme 6290 Andre energikostnader 63 KOSTNADER EIENDOMMEN/LOKALER 6300 Leie av lokaler 6310 Faste kostnader innleid vaktmestertjenester 6315 Faste kostnader servicesentraler 6329 Kommunale avgifter 6340 Heisalarm 6341 Brannalarm 6360 Renhold/sanitærartikler 6361 Trappevask ved byrå 6362 Skadedyrutryddelse 6364 Matteleie 6390 Andre driftskostnader eiendom 6391 Snøbrøyting og strøing 6392 Containerleie/tømming 6394 Netto underskudd driftssameie 64 LEIE MASKINER, INVENTAR M.V Leie av maskiner 6450 Parkeringsleie 6490 Andre leiekostnader 65 VERKTØY, INVENTAR OG DRIFTSMATERIALER SOM IKKE SKAL AKTIVERES 6500 Verktøy og redskaper 6525 IT-utstyr 6540 Inventar 6541 Kontormaskiner 6543 Vaskerianlegg 6550 Lyspærer, lysrør, sikringer etc Nøkler, låser, navnskilt, postkasser o.l Driftsmateriell 6570 Arbeidstøy 6581 Dataprogrammer 66 REPARASJON OG VEDLIKEHOLD 6601 Vedlikehold bygg 6602 Vedlikehold VVS (rørlegger) 6603 Vedlikehold elektro (elektriker) 6605 Vedlikehold fellesanlegg 6606 Vedlikehold antenne/kabel-tv 6607 Vedlikehold bad 6608 Vedlikehold varmeanlegg/fjernvarmeanlegg 6610 Andre vaktmestertjenester 6611 Vedlikehold heiser 6613 Vedlikehold parkeringsplasser og grøntanlegg 6616 Vedlikehold vaskeri 6617 Vedlikehold brannvernutstyr 6619 Dugnadsutbetaling 6620 Vedlikehold utstyr 6621 Vedlikehold teknisk anlegg 6630 Egenandel forsikring 6641 Malerarbeid 6642 Snekkerarbeid 6643 Glass- og vindusarbeid 6644 Fasade/balkonger 6645 Tak- og blikkenslagerarbeid 6646 Mur-, betong- og grunnarbeid 6648 Vedlikehold dører og porter 6660 Avsetning fremtidig vedlikehold 6690 Andre vedlikeholdskostnader 6691 Vedlikehold egeneide leiligheter/lokaler 6692 Annet rep. og vedlikehold 67 FREMMEDE TJENESTER 6700 Revisjonshonorar 6701 Tilleggstjenester revisor 6710 Forretningsførerhonorar 6711 Kontorholdskostnader Usbl 6714 Tilleggstjenester fra forretningsfører 6716 Andre tjenester/ honorarer 6720 Juridisk honorar 6730 Teknisk honorar 6750 Vakthold 16 Verdt å vite

17 68 KONTORKOSTNADER, TRYKKSAKER, M.V Kontorrekvisita 6810 Datarekvisita 6811 Rep./vedlikehold IT og kontormaskiner 6820 Trykksaker 6825 Kopiering 6840 Aviser/tidsskrifter/faglitteratur 6890 Andre driftskostnader, kontorhold 69 TELEFON, PORTO M.V Telefon/faks styrekontor/vaktmester 6905 Mobiltelefon styret/vaktmester 6910 Internett styret/vaktmester 6940 Porto 6942 Skanning 6951 Avgifter radio- og TV-anlegg 70 KOSTNADER TIL BIL, TRAKTOR, M.V Vedlikehold bil/arbeidsmaskiner 7070 Driftskostnader traktor, gressklippere med mer 7071 Driftskostnader bil 71 KOSTNAD OG GODTGJ.FOR REISE, DIETT OG BIL M.M 7100 Bilgodtgjørelse, statens satser oppgavepliktig 7120 Parkeringskostnader/bompenger 7140 Reisekostnader tog/buss/båt/taxi etc Diettgodtgjørelse, oppgavepliktig 7160 Diettgodtgjørelse, ikke oppgavepliktig 7220 Møtekostnader 73 SALGS-, REKLAME- OG REPRESENTASJONSKOSTNAD 7340 Annonsekostnader 74 KONTINGENTER OG GAVER 7400 Kontingent velforening oa Gaver, oppmerksomhet 7450 Kontingent Usbl 75 FORSIKRINGS- OG GARANTIKOSTNAD 7500 Forsikringspremie 7510 Hussoppforsikring 7520 Forsikring mot husleietap 77 ANNEN KOSTNAD 7712 Økologi og miljøtiltak 7717 Aktivitetstilskudd 7718 Fellesarrangement 7719 Møter, div. styret 7720 Generalforsamling 7740 Kurs tillitsvalgte 7750 Festeavgift og tomteleie 7770 Betalingskostnader 7771 Provisjonskostnader og gebyrer 7772 Omkostninger ifm. inkasso 7780 Tilskudd bomiljø boligsameier 7790 Andre kostnader 7792 Øredifferanse 7795 Tap på husleie, garasje m.m. (tap på leieinntekt) 7796 Tomgangsleie 78 TAP OG LIGNENDE 7800 Tap ved avgang av anleggsmidler 7801 Bokført verdi eiendom/leil. (ved tap) 7802 Tap ved salg av driftsmidler 7830 Tap på fordringer 7831 Tap i næring brl. Verdt å vite 17

18 Faktura Bilagsbehandling skal alltid være i henhold til gjeldende lovverk. Grunnlag for at regnskapsavdelingen i Usbl skal kunne foreta en utbetaling på vegne av selskapet vil være en faktura eller regning som er anvist av selskapets godkjennere (1 eller 2). Antallet godkjennere/anvisere blir bestemt av styret på konstituerende styremøte. Denne informasjonen blir lagret av Usbl og håndtert ut ifra dette møtet. En faktura skal inneholde organisasjonsnummer, firmanavn, adresse og bankkontonummer. I tillegg må det fremkomme hva som er kjøpt. Ved tilfeller der det er vanskelig for regnskapsansvarlig å se hva som er kjøpt, anbefales det at styret orienterer om det, samt til hvilket formål. Styret er pliktig til å orientere leverandører om korrekt fakturaadresse. Leverandørene kan enten sende faktura per e-post til faktura@usbl.no eller per post til: «Klient nr. - Boligselskapet navn» c/o Fakturamottak Usbl Pb Vika 8608 Mo i Rana Regler for faktura via e-post Kun en faktura per e-post. Faktura legges med som vedlegg i e-posten, og vedlegget må ha filtype pdf eller tiff. Maksimal størrelse på vedlegget er 2MB. Benytt kun originalfaktura, ikke betalingsvarsel. Betalingsvarsel vil bli filtrert ut uten varsel til styret. Eventuelle underlag til faktura må legges inn i samme dokument som fakturaen. Vedleggets filnavn må ikke inneholde «æøå». Det er IKKE mulig å slå sammen flere filer i en zip-fil eller at et pdf-dokument inneholder flere faktura. Teksten i e-posten blir ikke lest manuelt, og det er ikke mulig å gi beskjeder i e-posten. Innsender får bekreftelse på e-post på mottatt faktura. Oppsummert så er dette en løsning hvor du enkelt kan sende enkeltstående faktura på e-post til Usbl som forretningsfører. Godkjenning av fakturaer i Portalen Det skal legges inn kommentar om hva fakturaen omhandler. Dette gjør det enklere for Usbl å forstå innkjøpet og sikre en korrekt bokføring i regnskapet. Styret kan foreslå kontonummer i kommentarfeltet, men det er Usbl som foretar den endelige beslutningen. Oppdages det at fakturaene i Portalen har feil eller mangler, må styret selv ta kontakt med leverandør. Ved etterlysning av en spesifikk faktura må styret ta kontakt med leverandør og få den til Fakturamottaket. Styret er selv ansvarlig for å godkjenne fakturaer fortløpende. I tilfeller der styret kun godkjenner en del av fakturaen, skal kreditnota fra leverandør fremskaffes. Personlig utlegg skal ikke behandles via Portalen, men manuelt via utleggsskjema til Usbl. Utleggsskjema I tilfeller der styremedlemmer eller andre beboere foretar innkjøp fra egne midler må refusjonen fremkomme av et utleggsskjema. Dette skjemaet finner du på Portalen (dokumenttype: «Skjema»). Refusjonen må anvises av styret for at den skal bli utbetalt. Original faktura eller kassalapp må vedlegges. Av denne dokumentasjonen må det klart og tydelig fremkomme hva som er kjøpt og til hvilket formål. Utleggsskjemaet leveres inn i originalformat til respektiv regnskapsavdeling i Usbl. Så snart Usbl har mottatt utleggsskjemaet vil utlegg bli tilbakebetalt, dersom all dokumentasjon stemmer. 18 Verdt å vite

19 Kostnader uten godkjenning Leverandørfakturaer relatert til målerrelaterte leveranser, forretningsførsel med tilleggsavtaler, fast revisjonskostnad, forsikringspremier og eventuelle egenandeler ved skade, renter og avdrag på lån, utlegg knyttet til inndrivelse av selskapets krav, skatter, samt offentlige avgifter remitteres på forfall uten kundens godkjenning. Boligselskap: Utlegget er foretatt av (navn): Refusjon av utlegg Bilagsdato: Lim/stift originale bilag/kvitteringer på baksiden, ev. som vedlegg. Husk å føre på kjøpsformål, dato og underskrift. Skjema med vedlegg sendes direkte til Usbl/ økonomi (ikke Mo i Rana). Kjøpt dato Leverandør Gjenstand/ formål eller annen info Konto Beløp Vedlegg nr Mva kode Sum utlegg 0,00 Dato: Underskrift : Blokkbokstaver: Dato: Underskrift : Blokkbokstaver: Utbetales til kontonummer: Verdt å vite 19

20 20 Verdt å vite

21 Hvert år bistår vi over borettslag og sameier med regnskap og budsjett Verdt å vite 21

22 Regnskap Disponible midler Det anbefales kr per enhet i disponible midler. Disse midlene skal dekke den daglige driften av selskapet, og det må være tatt høyde for at endel kostnader faktureres periodisk, f.eks forsikring, kabel-tv, kommunale utgifter osv. Disponible midler viser midlene som er til rådighet for boligselskapet. Betalingsrutiner Det blir foretatt en internkontroll som påser at korrekt informasjon er registrert. Betaling av leverandørfaktura skjer på forfallsdato etter godkjenning av styret. Tilleggsfakturering Styret må godkjenne sine leverandørfakturaer fortløpende og innen betalingsfristen. I de tilfeller der det kommer mange purringer og inkassovarsler vil merarbeid med dette bli fakturert. Dette vil bli varslet. Aktivering Kjøper eller oppgraderer boligselskapet anleggsmidler for mer enn kr , skal kostnaden aktiveres og kan deretter avskrives over anleggsmidlets levetid (det benyttes andre regnskapsprinsipper der boligselskapet er skattepliktig). Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk. Eksempelvis vil et boligselskap som kjøper en traktor til kr måtte betale kjøpesummen med en gang (og vil få redusert likviditeten med kr ), men i regnskapet vil dette med en årlig avskrivning på 10 % kun komme som kostnad med kr det første året (og deretter med samme beløp i 9 år til). Etter 10 år vil ikke denne traktoren være i selskapets regnskap lenger, uavhengig av om selskapet fremdeles eier den eller ikke. Aktivering har en direkte sammenheng med anleggsmidler som skal avskrives. Påkostning Arbeider som medfører at en formues gjenstand, for eksempel en bygning, får en bedre standard enn tidligere vil normalt være en påkostning. Det er også en påkostning dersom anleggsmiddelet endres til en annen stand, for eksempel om man river en vegg for å få et større fellesrom (dette er ikke vedlikehold, men påkostning). Det er ikke avgjørende om arbeidene fører til verdistigning av anleggsmiddelet (mange former for vedlikehold vil også innebære verdistigning). Påkostning av bygg blir ikke avskrevet, men vil være en stillestående verdiøkning av byggets verdi i balansen. Vedlikehold Vedlikehold er arbeider som utføres for å bringe formuesgjenstanden tilbake i den stand den var tidligere, men kan likevel innebære en økning av standard ved at det brukes materialer som er bedre enn tidligere. Vedlikehold blir kostnadsført direkte i resultatregnskapet. Dersom dere er i tvil om et tiltak regnes som en påkostning eller et vedlikeholdstiltak, ta kontakt med din rådgiver i Usbl. Utlegg forsikringsskade Ved refusjon av utlegg som boligselskapet har relatert til forsikringssaker, må styret være påpasselig med å angi at fakturaen gjelder forsikringsskade (gjerne også påføre skadenummeret) når fakturaen godkjennes. 22 Verdt å vite

23 Avdeling- og prosjektregnskap Hvis du i et boligselskap har flere typer bygg, som for eksempel 4-mannsboliger og rekkehus, kan du få spesifisert regnskap for inntekter og kostnader for de ulike type byggene. Prosjektregnskap kan utarbeides for ulike type prosjekter innenfor blant annet rehabilitering. Dette er tilleggstjenester som Usbl tilbyr. Ta kontakt med din rådgiver for mer informasjon. Budsjett Styret i boligselskapet skal hver høst vedta budsjett for neste år. Budsjettet skal hensynta kjente kostnader, planlagte større arbeid og innkjøp. Videre må styret vurdere nivået på felleskostnadene sett opp mot boligselskapets utgifter og eventuelle lån. Lønn og godtgjørelse Lønnsutbetalinger All utbetaling av lønn skal gå via Usbl s lønningskontor. Lønn utbetales den 15. i hver måned forutsatt at underbilag (dvs. timelister etc.) innleveres til avdelingskontorene i Usbl den 1. i hver måned. Egne honorarer gjelder for lønnskjøring. Utbetaling av styrehonorar I henhold til Borettslovens 8-4 skal honorar til styret bevilges av generalforsamlingen. Styret kan ikke bevilge sitt eget honorar. Eget styrehonorarskjema fylles ut før innsendelse til boligselskapets rådgiver. Rådgiver kontrollerer mot signert generalforsamlingsprotokoll, og leverer til lønningskontoret for utbetaling. Vær nøye med å fylle ut alle blanke opplysningsfelt (navn, personnummer og kontonummer). Styrehonorar til selvstendige næringsdrivende Det følger av Skattebetalingsloven 5, bokstav b at styrehonorar alltid skal betraktes som skattepliktig personlig inntekt og utbetales som lønn. Ansettelser Arbeidsavtale må foreligge, uansett om det gjelder fast eller midlertidig ansettelse. Avtalen sendes lønningskontoret i Usbl. Husk bankkontonummer og personnummer. Ved alle typer avtaler som gjøres mellom boligselskapet og ansatte, må det komme klart fram antall timer per uke eller arbeidstidsprosent. Forslag til «Arbeidsavtale» finner du på Portalen. Timelønn og overtid Ved utbetaling av timelønn, overtid eller diverse lønn skal «Timeliste» benyttes. Skjema for «Timeliste» finnes på Portalen. Honorar eller andre lønnsgodtgjørelser Det skal i tillegg til lønnsskjema for utbetaling, vedlegges kopi av styrevedtaket som bekrefter godtgjørelsen. Skatte- og oppgavefri utbetaling Engangsutbetaling inntil kr er skatte- og oppgavefritt, men må alltid føres som lønn, dette fordi det medfører arbeidsgiveravgift. Verdt å vite 23

24 Kilometergodtgjørelse Eget skjema benyttes. Her skal blant annet kjørelengden, fra og til gateadresse og formålet med reisen bekreftes. Utbetales til enhver tid gjeldene sats. Skjema for «Kilometergodtgjørelse» finnes på Portalen. Hjemmekontor Hjemmekontor består av et eget rom som kun benyttes til dette formål, kombinert rom godtas ikke. Dette er skattefritt inntil kr Møtegodtgjørelse Møtegodtgjørelse utbetales som honorar. Gaver Gaver inntil kr er skattefritt. Ved jubileer eller andre spesielle anledninger for ansatte, gjelder egne satser på gaver. Telefon og andre elektroniske tjenester Utlegg for elektronisk kommunikasjon: Mobil, telefon, internett og lignende i forbindelse med styrearbeid kan refunderes i henhold til styrevedtak, etter gjeldende regler. Skattedirektoratet har i brev av uttalt at utskrift av E-faktura kan godkjennes som originalbilag når denne leveres sammen med betalingsbilag som kvitteringsliste, kontoutskrift eller kvitteringsoblat. Når arbeidstaker får dekket elektroniske kommunikasjonstjenester av arbeidsgiver, skal fordelen verdsettes til kr per år. Det er en forutsetning for slik sjablonbeskatning at arbeidstaker har tilgang til tjenestene utenfor ordinær arbeidssituasjon og at arbeidstaker har tjenstlig behov for kommunikasjonstjenestene. Kr per år skattlegges uansett om arbeidsgiver dekker en eller flere kommunikasjonstjenester. Refusjon: Når abonnementet står i arbeidstakers navn og arbeidstaker får refundert utgiftene etter bilag, gjelder også kr per år. Originalbilag må leveres. I slike tilfeller skal imidlertid fordelen begrenses til det refusjonsbeløpet som arbeidstaker har mottatt, men kun opptil kr Refusjon over beløpet er skattefritt. Beredskapstelefoner faller inn under skatteplikten dersom de benyttes utenom ordinær arbeidssituasjon. Når arbeidstaker er i beredskap, anses vedkommende å være utenfor ordinær arbeidssituasjon. Kontakt lønningskontoret i Usbl ved ytterligere spørsmål om regelverket av elektroniske tjenester. Gebyr Lønnsutbetaling/forskudd utenom lønnskjøring blir belastet med et gebyr på kr 400 per person. Lønnsopplysninger For at alle typer utbetalinger via lønningskontoret i Usbl kan foretas, må alle relevante opplysninger på lønnsmottageren være levert lønningskontoret. Alle andre utbetalinger enn styrehonorar medfører fakturering, da det ansees som tilleggstjeneste. Merknader Husk alltid at alle lønnsbilag skal være attestert av styreleder og et styremedlem før utbetaling Lever lønnsbilagene riktig første gangen Bilag som inneholder feil eller mangler blir returnert avsender 24 Verdt å vite

25 God økonomisk styring bidrar til en stabil og trygg hverdag. Verdt å vite 25

26 Individualisering av fellesgjeld (IN) for borettslag og boligaksjeselskap En del boligselskaper har eller ønsker å tilby sine eiere en individuell nedbetaling av fellesgjelden. IN innebærer at hver eier får anledning til å innfri hele eller deler av sin andel av selskapets lån før ordinær løpetid. IN forutsetter at långiver godkjenner slik individualisering. I tillegg krever en slik løsning at det eller de lånene som er knyttet opp til ordningen har flytende rente. Alternativt kan en kjøpe seg ut av fastrenteavtalen slik at ordningen kan bli iverksatt. Innføring av IN krever generalforsamlingsvedtak med simpelt flertall. I boligselskapet vil IN forutsette avtale mellom selskapet og Usbl, mellom boligselskapet og långiver og mellom boligselskapet og seieren. IN-ordningen innebærer: I boligselskap inngår långiver avtale om sidestilt sikkerhet i forhold til de eierne som foretar ekstraordinære innbetalinger. Felleskostnadene (husleien) splittes slik at det tydeliggjør eierens kapitalkostnader. Selskapet har ikke anledning til å gi fritak for felleskostnader til eierne for den del av felleskostnadene som benyttes til betaling av renter og avdrag på lån omfattet av IN-avtalen. Selskapet kan ikke benytte disponible midler til ekstraordinær nedbetaling av lån tilknyttet IN-avtalen. Eierne gis anledning til å innbetale gjennom IN-ordningen 2 ganger per år, medio mars og medio september. Minimum innbetaling er i henhold til avtalen kr og innbetaling må skje til særskilt konto senest 14 dager før terminforfall. Ved ønske om innfrielse av sin andel fellesgjeld må Usbl kontaktes i god tid og faktura for denne innbetalingen vil bli utstedt eier. Endringer i kapitalkostnader som følge av renteendringer blir ikke varslet særskilt. En IN-avtale innebærer en mer korrekt avregning i henhold til innbetalt av eier og innbetaltbank ved ordinære forfall. Dette er på grunn av at det genereres felleskostnader for 3 måneder om gangen, og ikke 6 måneder som ved et ordinært lån. Renteendringer vil bli tatt hensyn til på et hyppigere stadium. Eier får en god oversikt over hva som blir innbetalt ved ordinære låneforfall i form av presisering av renter og avdrag på giro for felleskostnader. Usbl s arbeid knyttet til IN-ordningen faktureres etter til enhver tids gjeldende prisliste. Eierne vil merke følgende endringer på mottatte giroer: Det vil bli sendt ut giroer for 3 måneder av gangen (tidligere 6) Kapitalkostnader vil være spesifisert på giroen. Nedkvittering/ IN- innbetaling vil gi eier en reduksjon i kapitalkostnadene. For eksempel vil en ved full innfrielse få full reduksjon både på avdrag og renter, slik at sum kapitalkostnader for lånet vil være kr 0 per måned. De vil ikke bli varselet om endringer som vedrører kapitalkostnader Eiere som har lån vil årlig motta en avregning mellom innbetalt a konto beløp og reelle lånekostnader. 26 Verdt å vite

27 Garanterte felleskostnader din økonomiske trygghet Usbl eier BBL Finans i fellesskap med boligbyggelag i de største byene i Norge. Selskapet er underlagt tilsyn av Finanstilsynet og har konsesjon som finansieringsselskap. Usbl kan dermed tilby boligselskapene forskuttering og sikring mot tap av felleskostnader i tillegg til selve innkrevingen. Forskuttering innebærer at boligselskapet får alle felleskostnadene på konto til avtalt dato, slik at det ikke er usikkerhet om likviditeten. Sov bedre om natten! Dersom du bor i et boligselskap som er sikret gjennom BBL Finans AS, kan du sove bedre om natten. Da er du nemlig med i en ordning hvor eierne er sikret mot å bli ansvarlig for naboens felleskostnader, etter nærmere regler. Dersom en eier ikke betaler felleskostnadene sine, må boligen selges og forsikringsordningen kan dekke de uteblitte felleskostnadene som boligselskapet ikke får dekket via salget. Gunstigere finansiering Det at boligselskapet er med i sikringsordningen, er også et kvalitetsstempel som er med på å sikre verdiutviklingen av boligene i boligselskapet. Bankene legger vekt på om boligselskapet er sikret. Det kan bety bedre betingelser på boligselskapets felleslån og bedre vilkår for deg som låntaker når du må ta opp lån for å kjøpe en bolig. Hvem kan benytte seg av tjenestene til BBL Finans? Alle boligselskap som er tilknyttet Usbl er sikret og de øvrige som blir forvaltet av Usbl kan søke om sikring. Boligselskap som søker om sikring, kan ikke ha over 75 % fellesgjeld, og ellers må bestemmelsene i Borettslagsloven være oppfylt. Sikringens administrasjon foretar en individuell vurdering av alle boligselskap som søker om sikring for å sjekke om de overholder selskapets retningslinjer. Hva blir dekket ved tap? Dersom en eier utelater å betale sine felleskostnader i en periode, må boligen selges. Sikringsordningen kan dekke boligselskapets tap utover det boligselskapet får dekket via salget. Tjenestene vil kunne gi dere som boligselskap større forutsigbarhet over likviditeten, samt sikre eierne mot manglende innbetalinger fra andre eiere. Administrasjon av felleskostnader Administrasjon av felleskostnadene til Usbl s kunder håndteres av finansieringsforetaket BBL Finans AS. Usbl skal kontaktes når det gjelder endringer av felleskostnader eller andre forhold som gjelder den daglige forretningsførselen av boligselskapet. Purringer vil bli sendt ut fra BBL Inkasso, som er innkrevingsdelen av BBL Finans. Verdt å vite 27

28 Kurs og opplæring for styreledere og styremedlemmer Du som sitter i et styre har mange viktige oppgaver som inkluderer ulike fagområder, og det er ikke alle som kan dette fra før. For at du skal stå best mulig rustet til å håndtere de ulike oppgavene, tilbyr vi en rekke kurs og temamøter i løpet av året. Disse blir publisert på usbl.no, Portalen, nyhetsbrev og gjennom egne invitasjoner til styremedlemmer. Våre møter og kurs er ofte populære så det kan være lurt å melde seg på tidlig. Du kan melde deg på via usbl.no, der finner du også oppdatert kurs- og møteoversikt. Nedenfor ser du eksempler på noen av våre kurs. Introduksjonsmøte for nye styremedlemmer inneholder: Usbl som samarbeidspartner Gjennomgang av Portalen Forretningsførerkontrakten og styrets oppgaver Kort om regnskap/økonomi, lover og regler Øvrige rutiner og emner relevant for vervet som styreleder Temamøter og kurs for styremedlemmer inneholder: HMS Vedlikehold SHA Rørutskiftning og våtrom Portalen Regnskap og budsjett Totalforsikring Seminar for tillitsvalgte Usbl arrangerer hver høst et helgeseminar for styreledere og styremedlemmer i boligselskapene hvor Usbl er forretningsfører. Arrangementet gir deg som styrerepresentant viktig informasjon om de oppgavene du er satt til å håndtere i ditt boligselskap, og vi oppfordrer alle våre boligselskap til å sette av midler til dette i sine budsjett, da deltakeravgift dekkes av det enkelte boligselskap. Seminaret er svært populært, og har rundt 400 deltakere fra ulike type boligselskap hvert år. Deltakerne er både erfarne og nyvalgte styremedlemmer. På seminaret vil både store og små boligselskap få nyttig informasjon som berører deres arbeid, og dette er en fin arena for å knytte nye kontakter samtidig som du sikrer deg en faglig oppdatering. 28 Verdt å vite

29 Støtteordninger for boligselskap Usbl s Miljø- og Utviklingsfond Usbl bevilger årlig et betydelig beløp til fornyelser i boligselskaper som benytter Usbl som forretningsfører. I utgangspunktet skal boligselskapet betale minst 50 % av kostnadene ved fornyelsene. Det kan søkes om støtte til felleslokaler, spesielle arrangementer, forsøks- og utviklingstiltak, etablering av miljøutvalg, økologiske tiltak og andre fornyelser av ytre eller indre miljø. Forutsetningen er at man etablerer noe nytt. Det gis ikke støtte til vanlig vedlikehold. Søknadsfrist Det er to søknadsfrister per år; 1. april og 1. september. Svar på søknaden vil foreligge cirka to måneder etter søknadsfristen. Søknadsskjema finner du på usbl.no. Foto: Linn Hovden Linneslia borettslag fikk ny lekeplass takket være ildsjeler i styret og støtte fra Usbl s Miljøfond og Lier kommune. Om vinteren blir lekeplassen gjort om til skøytebane, til stor glede for barn og voksne. Verdt å vite 29

30 Andre kundefordeler for Usbl s forvaltningskunder Nedenfor finner du en rekke tjenester som vi i Usbl tilbyr våre kunder. Basert på vår størrelse har vi fremforhandlet storkundefordeler på vegne av alle våre boligselskap. Her er det gunstige priser på mange tjenester, som gir dere mulighet til å spare gode penger: Forsikring Som forvaltet boligselskap nyter du godt av vår service når uhellet er ute, du slipper å håndtere forsikringsselskapet selv. Vi tar hånd om skademelding og sørger for at du blir korrekt behandlet hos selskapet. If Total er en spesialutviklet forsikring for boligselskaper som er utviklet av BBL Partner og If. Usbl har avtale om tilbud av tilsvarende forsikringsløsninger både fra Gjensidige og Tryg. Forsikringen dekker mye mer enn de vanligste forsikringsbehov (som vann-, brann- og innbruddskader) i en kombinert bygningsforsikring. For å få en fullstendig oversikt over dekninger og forsikringssummer som fremkommer av forsikringsvilkåret, ta kontakt med Usbl s kundesenter på telefon 08725, eller send en e-post til forsikring@usbl.no. Vaktmestertjenester Våre vaktmestre og håndverkere utfører en rekke oppdrag og gjøremål for borettslag, sameier og stiftelser. Vi har til hensikt å være en fleksibel ressurs i alt fra regelmessige tilsyn av boliger og fellesareal, til større vedlikeholdsmessige utbedringer enten ved tilfeldige behov eller når uhellet er ute. Vi har vaktmesteravdelinger i Sandefjord, Horten, Holmestrand, Follo, Nittedal og Oslo, der våre dyktige og fleksible vaktmestere hjelper ditt boligselskap. Advokattjenester for boligselskaper Advokatkontoret i Usbl har spesialkompetanse innen bolig- og eiendomsrett. Våre advokater har lang og bred erfaring fra privat og offentlig sektor. Styrene i borettslag og sameier som er forvaltet av Usbl og Usbl-medlemmer tilbys tjenestene til en rimeligere pris enn andre. Vi rådgir også innen flere privatrettslige områder. Våre timepriser er rimelige sammenlignet med vanlige markedsbaserte advokattjenester. For mange boligselskaper vil det også være mulig å benytte rettshjelpforsikringen som boligselskapet har. Fellesstrøm Usbl har fremforhandlet en særdeles gunstig avtale med Hafslund for våre boligselskaper knyttet til fellesstrøm. Avtalen gjelder både maksprisgaranti og spotprisavtaler. For fullstendig oversikt over avtalen, ta kontakt med oss i Usbl eller kontakt vår kontaktperson Espen Klaesson i Hafslund på espen.klaesson@hafslund.no. Fyringsolje Esso tilbyr gunstig fyringsolje til alle Usbl s boligselskap. Avtalen gir ditt boligselskap en rabatt på 195 øre per liter fyringsolje og 150 øre per liter parafin. Alle priser er eksklusiv merverdiavgift og frakt. Bestilling rettes til Essos kundesenter, enten per telefon eller elektronisk. Standard leveringstid er 1 til 2 virkedager fra mottatt bestilling. Containerleie Boligselskaper Usbl forvalter får rabatt på containerleie og smartbags av Ragn-Sells. Her er det gode penger å spare når dugnadsarbeidet står for tur. Alle våre boligselskap får faste lave priser, samt en ekstra dagsleie inkludert i prisen på både store containere på 20 m3, vanlige på 10 m3 og mindre smartbags som beboere kan leie direkte. For bestilling, ta kontakt med Ragn-Sells på e-post: 08899@ragnsells.no eller telefon Verdt å vite