Vedlegg 2 Prosess og metode. Vedlegg 2 STRATEGIDOKUMENT

Transkript

1 Vedlegg 2 Prosess og metode Vedlegg 2 STRATEGIDOKUMENT Rev mars 2013

2 Innhold 1 Strategiprosess Innspill fra eierne fra høringsprosess Metode Gjennomføring Strategisk målstruktur... 7 Side 2 av 7

3 1 Strategiprosess IKT Agder startet i 2011 en strategiprosess. Dette fordi selskapet ikke hadde en tydelig plan for videre utvikling, samt at de mål som var satt tidligere var i stor grad innfridd. Prosessen har vært lang på grunn av flere forhold. Følgende prosess har vært fulgt: Høsten 2011 Intervju med eierrepresentanter, brukere og ansatte Høsten 2011 Valg av metode Våren 2012 Utarbeidelse av strategisk retning for selskapet Høsten 2012 Ferdigstille arbeidet Desember 2012 februar 2013 Formell høring hos eierne Mars 2013 Strategiplan for selskapet godkjent av styret i IKT Agder Strategien for selskapet gjelder i fire år fra til IKT Agder er et selskap som skal levere IKT tjenester til kommunene Arendal, Grimstad, Froland og Aust-Agder fylkeskommune. Disse fire har pr. i dag ikke en tydelig IT strategi i egen virksomhet. Dette vil bli utviklet i løpet av Det vil derfor nødvendig å oppdatere strategiplanen til IKT Agder årlig for å evt. sette ny strategisk retning for å understøtte våre eiere/kunder. Følgende har bidratt til utarbeidelse av strategidokumentet: Eiere representert ved rådmenn Selskapets styre gjennom styremøter og strategisamling Brukere gjennom intervjuer Ansatte gjennom intervjuer Samtaler med IKT ledere/rådgivere hos kundene Samtaler med ledere for Overordnet forvaltningsgruppe og Koordinerende arbeidsgruppe Arbeidsgrupper i selskapet Avdelingsledelse i selskapet Overordnet gjennomgang av og innspill til strategidokumentene av Gartner v/rudolf Andersen Daglig leder som har hatt ansvaret for prosessen Side 3 av 7

4 1.1 Innspill fra eierne fra høringsprosess Strategidokumentene ble i desember 2012 sendt på en formell høringsuttalelse til eierne (kommunene). Kommunene har meldt tilbake følgende: Kommune: Behandlet: Kommentar: Aust-Agder fylkeskommune i ledergruppen IKT Ager v/daglig leder presenterte strategiplanen overordnet. Egen tilbakemelding gitt som er behandlet i styret Grimstad kommune i formannskapet Egen tilbakemelding gitt som er samme dokument som saksdokumentet til i kommunestyret behandlingen i kommunestyret. Behandlet i styret Kommunestyret tok planen til orientering, jfr. PS 4/13 Froland kommune i kommunestyret IKT Agder v/daglig leder presenterte strategiplanen overordnet for kommunestyret Kommunestyret hadde ingen Arendal kommune i formannskapet i bystyret kommentarer, jfr. OS 13/2. IKT Agder v/daglig leder presenterte strategiplanen overordnet for bystyret Bystyret tok planen til etterretning, jfr. PS 26/13 Side 4 av 7

5 2 Metode IKT Agder har gjennom strategiprosessen basert seg på en helhetsmodell for dekke alle perspektiver. Oppbyggingen av hoveddokumentet tar med seg alle perspektivene. Samfunn Styring og Økonomi Eier Forvaltning / Kunde / Brukere Visjon / Strategi Medarbeider Arbeidsflyt Modellen over viser det strategiske bildet balansert mot følgende utvalgte strategiperspektiver: Selskapet (eiere), overordnet Kunde, representert Bruker, Kunde og Forvalting (Forvaltningsorganisasjonen) Økonomisk styring Samfunn Arbeidsprosesser Medarbeider Teknologi Strategiperspektivene påvirker direkte Visjon og Strategi mens Samfunn og Eiere påvirker indirekte via belyste perspektiver. Side 5 av 7

6 2.1 Gjennomføring Intern Analyse Ekstern Analyse Visjon og Strategiske Mål Strategiske alternativer og valg Implementering Dagens situasjon for selskapet er belyst gjennom intervjuer av eiere, brukere og ansatte i IKT Agder. Bakgrunnsinformasjon kan leses i vedlegg 1. Nåsituasjon Intern Analyse Ekstern Analyse Teknologi Retning og Fremtid Visjon og Mål Alternativer og Valg Implementering Den interne analysen hadde som mål å skaffe et overordnet bilde av nåsituasjonen i selskapet. Dette inkluderer selskapsperspektivet, kundeperspektivet, organisasjon, medarbeidere, økonomi og teknologi. Kunder og eiere har gjennom eksternanalysen bidratt med tilbakemeldinger på selskapets virksomhetsområde i dag og frem mot Kundene har hovedsakelig vurdert selskapets kompetanse og leveransedyktighet mens Eierne har bidratt med tilbakemeldinger rundt kundebehov, organisasjonsform, styringsmodell og markedsmessige muligheter. Dagens teknologiplattform og infrastruktur vil i stor grad påvirke selskapets evne til å levere en kostnadseffektiv ekspansjon i forhold til tjenestetilbud og kundeportefølje. Selskapets eksisterende visjon har vært vurdert i lys av analysen. Det ble ikke funnet forhold som nødvendiggjør større justeringer av denne. Strategimålene er utarbeidet basert på analysen innenfor de ulike strategiperspektivene. Nåsituasjonen og avklarte strategiske mål har beredt grunnen for ulike alternative retninger for å lukke gapet mellom disse. Styring og Økonomiperspektivet har vært håndtert som del av implementeringsfasen med tilhørende handlingsplaner og måleparametere (KPIs). Side 6 av 7

7 2.2 Strategisk målstruktur Strategisk hoveddokument har angitt strategiske mål og virkemidler. Det er utarbeidet en grov plan (se vedlegg 3) for når de strategiske målene skal nås i strategi perioden. Videre skal det utarbeides detaljerte handlingsplaner innenfor hvert av hovedområdene. I handlingsplanene vil det naturlig da også defineres målparameterer (KPIer) for å kunne se resultatene av hovedmålene. VISJON Strategiske mål Virkemidler Handlingsplaner Strategiplanen og handlingsplanene skal årlig gjennomgås og evalueres. Side 7 av 7