Vedlegg 3 STRATEGIDOKUMENT

Transkript

1 Vedlegg 3 Handlingsplan Vedlegg 3 STRATEGIDOKUMENT Rev mars 2013 Side 1 av 13

2 Innhold 1 Innledning Handlingsplan Selskapet Kunder Brukere Overordnede oppgaver Økonomisk styring Samfunn Arbeidsprosesser Medarbeidere Teknologi Sikkerhet Applikasjonslivssyklus Mobilitet Kommunikasjon og Samhandling Side 2 av 13

3 1 Innledning Vedlegget inneholder en overordnet og grov handlingsplan for alle områdene. Følgende fargekoder er benyttet: Forprosjekt / utredning Implementering Driftssettelse / Igangsatt aktivitet Videreutvikling Ingen aktivitet Hvert år er delt inn i to halvår. For hvert av hovedområdene er det angitt ett eller flere nummer som tilsvarer nummereringen under virkemidler. For hvert område skal det utarbeides en detaljert handlingsplan i løpet av første halvår Handlingsplan 2.1 Selskapet 3,1 Ledelsesmodell 1. Tydeliggjøre dagens ledelsesmodeller og forholdet mellom disse Side 3 av 13

4 2.2 Kunder 3,2 1. Videreutvikle alle deler av organisasjonen for ytterligere profesjonalisering 2. Selskapet skal ha et rådgivende mandat i kundens forvaltningsorganisasjon, og være aktiv knyttet til Kunder: Robust og kostnadseffektiv leverandør forvaltning og videreutvikling av IT systemer 3. Arbeide aktivt for effektive og produktive IT systemer, og følge naturlig IT teknisk utvikling. 3,2 Kunder: Attraktiv partner for offentlige aktører i regionen. 1. Utvikle selskapets tjenester slik at disse kan tilbys nye kunder på forespørsel og primært til andre selskaper eid av eierkommunene. 2. Tjenestene som tilbys, skal være de samme som til enhver tid leveres eksisterende kunder. 3. Invitere andre offentlige aktører i nærområdet til samarbeid innenfor innkjøp, teknologi og driftssamarbeid. 4. Det skal arbeides aktivt for at selskapet og ansatte får være deltakere i ulike nasjonale og regionale fora (KS, Difi etc) 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Side 4 av 13

5 2.3 Brukere 3,3 Brukere: Kundetilpasset servicetjeneste 1. Utvikle en servicetjeneste som dekker de supportbehov våre brukere har. Dette gjelder både fjernsupport og på-stedet support 2. Utvikle en servicetjeneste som er effektiv og sikrer rask og nøyaktig oppfølging av brukerne, og til en pris som er i henhold til behov, omfang og markedet for øvrig 3. Videreutvikle effektive løsninger for kommunikasjon med brukerne 4. Utvikle gode «selv-service» løsninger 5. Vurdere og evt. innføre tilgang til IT service utover ordinær arbeidstid 6. Videreutvikle måling av kundetilfredshet 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 3,3 Brukere: Stabile, sikre og forutsigbare tjenester 1. Videreutvikle IKT drift gjennom større proaktivitet og rutiner/metode 2. Vurdere og evt. innføre beredskapsvakt for alle sentrale IT systemer utover ordinær arbeidstid 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Side 5 av 13

6 2.4 Overordnede oppgaver Nye tjenester: Kompetansehevende tiltak Nye tjenester: Fullt innkjøpsansvar Nye tjenester: Prosjektledelse Nye tjenester: Utviklingskompetanse for tilpasninger og integrasjon av IKT løsninger Nye tjenester: Legge til rette for IT innovasjon Nye tjenester: Informasjon og opplæring knyttet til informasjonssikerhet 1. Samordne generell og felles IKT opplæring for våre kunder 2. Tilby IKT tilpassede kurs gjerne som e-læring 1. Utvikle en produkt- og tjenestekatalog som dekker IKT innkjøp 2. Fokuset skal være å få best mulige innkjøpsavtaler knyttet til kvalitet, økonomi og leveranse basert på stordriftsfordeler 3. Bygge kompetanse i selskapet for å profesjonalisere innkjøpsrollen ytterligere 4. Utarbeide enkle og effektive innkjøpsordninger Utvikle prosjektlederkompetansen innen perspektivene teknologi, funksjonalitet og organisasjon 2. Utvikle en smidig og effektiv prosjektmetodikk basert på kjente og velprøvde metodikker 1. Inneha tilstrekkelig kunnskap knyttet til definering og modellering av IT systemer. Ofte kalt arkitektrolle. 3. Nye systemer skal primært være «hyllevare» 1. Etablere fora for innovasjon og utvikling av gode idéer og løsninger, slik at disse blir vurdert om skal videreutvikles mot et endelig produkt 1. Samordne Kundenes fellesaktiviteter knyttet til informasjonssikkerhet. 2. Utarbeide felles informasjonssikkerhetsmateriell for alle våre kunder 3. Arbeide kontinuerlig med informasjon knyttet til informasjonssikkerhet 4. Være pådriver for kontroll og oppfølging av avvik knyttet til IKT sikkerhetsbrudd 1,2, 1,2, 1,2, 1,2, 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1, ,2, 1,2, 1,2, 1,2 1,2, 1 1,2, Side 6 av 13

7 2.5 Økonomisk styring 3,5 3,5 3,5 3,5 Økonomisk styring: Forutsigbar økonomi for selskapet og kunder Økonomisk styring: Kontinuerlig fokus på økonomiutvikling Økonomisk styring: Effektiv og god avtaleforvalter 1. Økonomisk kontroll på prosjekter og driftsoppgaver 2. Videreutvikle produkt- og prismodell slik at denne i enda sterkere grad gir forutsigbarhet knyttet til tjenesteuttak. Det er sentralt at modellen oppfattes som rettferdig av eierne/kundene. Viktig å skille mellom drift og prosjekter. 3. Ekstern vurdering av produkt- og prismodell og da med sammenlikning av markedspriser 1. Videreutvikle oppfølgings- og kontrollfunksjonen innenfor økonomi området 2. Sikre en forutsigbar og god likviditet 3. Egenkapitalen skal til enhver tid være av en størrelse som gjør at selskapet kan håndtere uforutsette hendelser 4. Rapportere selskapets pensjonsforpliktelse 5. Utvikle ett prinsipp for hvilken part som gjør investeringer (utstyrsanskaffelser) mellom selskapet og kundene. 6. Bidra til en total prisreduksjon basert på dagens (2012) uttak av tjenester 7. Vurdere konkurranseutsetting av deler av tjenestene som ansees som mindre viktige for selskapets totale oppgaver og ansvar 8. Innføre som en naturlig del av forvaltningen, gevinstrealisering. Gevinster skal tas ut knyttet til kvalitetsøkning, økonomi eller nyutvikling. 1. Videreutvikle kompetanse innenfor avtaleforvaltning 2. Bidra til gode prosesser knyttet til anskaffelser, og oppnå økonomiske gevinster knyttet til stordrift 3. Bidra til at avtaler / forvaltning skjer i nært samarbeid med Kunden (forvaltningsorganisasjonen) Økonomisk styring: 1. Innføre system slik at oversikt over Innføre systemer og mekanismer for til uttak av tjenester hos kundene i størst enhver tid ha oppdaterte datagrunnlag mulig grad automatisert 1,2,,5,6,7,8 1,2,,5,6,7,8 1,2,,5,6,7,8 1,2,,5,6,7, ,2, 1 1,2,,5,6,7,8 Side 7 av 13

8 2.6 Samfunn 3,6 3,6 Samfunn: Videreutvikle miljøomdømme Samfunn: Bidra til å utdanna unge i IKT faget 1. Etterleve miljøfyrtårn sertifiseringen 1. Fortsette å tilby lærlingeplasser 2. Bistå med praksisplasser for unge som har behov for yrkesrettet arbeid 3. Samarbeide med Universitetet i Agder Arbeidsprosesser 3,7 1. Tilpasse innførte ITIL prosesser ytterliggere, og innføre nye og tilpassede prosesser i henhold til definerte behov 2. Innføre «configuration management database» (CMDB) som også skal benyttes for å få en automatisert oversikt over tjenester og produkter som kundene benytter til enhver tid Arbeidsprosesser: 3. Innføre rutiner, arbeidsprosesser og tekniske løsninger slik at nye Eksisterende og nye tjenester skal versjoner og tilpasninger av systemer leveres og følges opp med høy kvalitet kan testes i et eget miljø før endringene innføres i produksjonsmiljøet. Testmiljøet skal kunne benyttes både knyttet til tekniske tester og funksjonelle tester 4. Innføre ressurs- og timeregistreringssystem 5. Måle timeforbruk knyttet til utvalgte tjenester, og vurdere dette opp mot kalkyler i prismodell 1,2,,5 1,2,,5 1,2,,5 1,2,,5 Side 8 av 13

9 2.8 Medarbeidere 3,8 3,8 Medarbeidere: Attraktiv arbeidsplass Mearbeidere: Inkluderende arbeidsplass 1. Profilere selskapet sterkere i regionen, f.eks gjennom Universitetet i Agder og andre fagfora 2. Innføre individuelle kompetanseplaner for alle ansatte hvor utvikling innenfor selskapets fagområder er sentralt. I tillegg er det viktig å utvikle kompetanse innenfor det funksjonelle perspektivet tilhørende arbeidsprosesser. 3. Utvikle en modell hvor en vektlegger lønnsforhold, andre sosiale goder, kompetanseutvikling og arbeidsoppgaver. Modellen skal brukes aktivt knyttet til å rekruttere og beholde medarbeidere. Den totale opplevelsen av å arbeide i IKT Agder skal være svært god. 4. Innføre markedstilpassede avlønninger for ansatte med kritisk kunnskap 5. Opprettholde og videreutvikle en egen intern miljøgruppe som jevnlig skal ivareta de sosiale aspektene i hverdagen. 6. Flytte inn i nye lokaler som er tilrettelagt for selskapets virksomhet, fleksible og støtter moderne krav til miljø 7. Videreutvikle medarbeiderundersøkelsen slik at resultatet ligger på et høyt nivå (gjennomsnitt 4,9) 8. Holde sykefraværet på et fortsatt lavt nivå (< 3,5 %) 1. Prosesser i selskapet skal være inkluderende hvor ansatte faglig og sosialt skal ha sterk innflytelse. 2. Den ansatte skal oppleve fleksibilitet knyttet til sitt arbeid og gjennomføringen av dette, og begrepet «frihet under ansvar» skal være en del av kulturen. 1,2,,5,6,7,8 1,2,,5,6,7,8 1,2,,5,6,7,8 1,2,,5,6,7,8 1,2,,5,6,7,8 1,2 Side 9 av 13

10 2.9 Teknologi Teknologi: Kostnadseffektiv, fleksibel og forutsigbar IT drift 1. Utvikle et sett med tjenester hvor leveransemodellen utvikles basert på definerte «sky prinsipper» 2. Videreutvikle arkitekturprinsipper i forhold til bruk av skytjenester 3. Kjøp av eksterne skytjenester for våre kunder, utføres av selskapet for å ivareta nødvendige integrasjoner med andre systemer, riktige tilganger og sikkerhet 4. Utvikle sikkerhets- og nettverksløsninger som ivaretar leveranse av systemer fra eget datarom og fra andre skyleverandører (hybride løsninger) 5. Utvikle kompetanse innenfor avtalehåndtering/forvaltning knyttet til skybaserte løsninger. 1. Systemer og programmer som innføres skal understøtte arkitekturprinsipper Teknologi: 2. Arbeide tett med leverandører for at arkitekturprinsipper støttes Utvikle arkitekturmodell og prinsipper 3. Følge standarder som vedtas som støtter tjenesteleveranser nasjonalt 4. Innføre helhetstenkning knyttet til at informasjon og tjenester også skal tilbys innbyggerne i kommunene. Teknologi: Tilby og ta i bruk skybaserte tjenester 1. Utvikle et sett med tjenester hvor leveransemodellen utvikles basert på definerte «sky prinsipper» 2. Videreutvikle arkitekturprinsipper i forhold til bruk av skytjenester 3. Kjøp av eksterne skytjenester for våre kunder, utføres av selskapet for å ivareta nødvendige integrasjoner med andre systemer, riktige tilganger og sikkerhet 4. Øke selskapets kompetanse innenfor skybaserte leveransemodeller og tekniske forhold 5. Utvikle sikkerhets- og nettverksløsninger som ivaretar leveranse av systemer fra eget datarom og fra andre skyleverandører (hybride løsninger) 6. Utvikle kompetanse innenfor avtalehåndtering/forvaltning knyttet til skybaserte løsninger. 1,2,,5,6,7 1,2, 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 1,2,,5,6 Side 10 av 13

11 Sikkerhet Sikkerhet: Ytterligere utvikle IKT sikkerhet 1. Utarbeide og forvalte selskapets sikkerhetspolicy 2. Utarbeide og forvalte i tett samarbeid med kundene, egen sikkerhetspolicy knyttet til IT systemer 3. Innføre rutiner og metode for utarbeidelse av ROS analyser knyttet til selskapets tekniske forvaltningsansvar. 4. Gjennomføre ROS analyser som en naturlig del når systemendringer gjøres 5. Gjennomføre jevnlige sikkerhetsrevisjoner 6. Innføre etter avklart behov med kundene, beredskapsplaner knyttet til IKT området 1,2,,5,6 Applikasjonslivssyklus Applikasjonslivssyklus: Bistå kundene med rådgivning for å definere og etterleve livssykluser 1. Utvikle metode for innføring av «roadmap» og livssykluser 2. Være aktiv og rådgivende i de ulike livssyklusfasene overfor kundene 3. Bistå med innføring av nye systemer hvor forretning, teknologi og arbeidsprosesser må sees i en sammenheng 4. Være pådriver og ivareta valgte nasjonale standarder innenfor arkitektur, integrasjoner og samhandling 1,2,,5 1,2,,5 1,2,,5 1,2,,5 Applikasjonslivssyklus: Utvikle livssykluser for egne systemer Se punktene over Side 11 av 13

12 Mobilitet Mobilitet: Tilgang til systemer/skrivebord for ansatte og elever fra mobile enheter Mobilitet: Digitale innbyggertjenester tilgjengelige fra mobile enheter 1. Utvikle en klientuavhengig plattform for tilkobling fra ledende mobile produkter 2. Sikre mobile enheter i henhold til gjeldende sikkerhetspolicy 3. Videreutvikle løsninger for tilgang til systemer utenfor fast arbeidsplass, f.eks hjemmekontor. 1. Utvikle løsninger slik at ledende mobile produkter kan benyttes for å få tilpasset tilgang, digital informasjon og arbeidsflyt. Side 12 av 13

13 Kommunikasjon og Samhandling Kommunikasjon og samhandling: Samordne ulike teknologiske digitale samhandlingsløsninger Kommunikasjon og samhandling: Videreutvikle samhandling mellom brukerne og IKT Agder (supporttjenester) 1. Utvikle løsninger innenfor samhandlingsverktøy som er effektive, integrerte og enkle i bruk. 2. Tilby løsninger gjennom flere kanaler (e-post, sosiale nettverk, apper, tale, video) 1. Utvikle flere selvhjelpsløsninger for brukerne slik at den enkelte bruker får raskere bistand uavhengig av tidspunkt 2. Utvikle flere og mer effektive kommunikasjonskanaler mellom bruker og IKT Agder 3. Utarbeide en prismodell som skiller mellom de kommunikasjonskanaler brukerne benytter 1,2 1,2 1,2 1,2 Side 13 av 13