RISØR KOMMUNE Rådmannen

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Rådmannen Arkivsak: 2006/ Arkiv: 026 Saksbeh: Nils Martin Andersen Dato: Østre Agder - Veibelysning Utv.saksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Bystyret Rådmannens innstilling: Risør bystyre vedtar å inngå et samarbeid etter vertskommunemodellen med de kommuner i Østre Agder som ønsker det og eventuelt Grimstad kommune, om å ansette en tekniker/ingeniør til å forvalte kommunenes veilys. Arendal kommune påtar seg vertskommunerollen med arbeidsgiveransvaret for den som ansettes. Utgiftene fordeles etter alternativ 1 i notatet, det vil si at utgifter fordeles etter antall lyspunkter.

2 Kort resymé Kommunene i Østre Agder har fått en frist til fra Agder Energi på å undertegne en overdragelsesavtale for eierskap til veilysanleggene i kommunen. Overdragelsen medfører et nytt ansvar for kommunen. Kommunen har allerede driftsansvaret for veilyset. Utgiftene til driften dekkes over kommunens driftsbudsjett. Men arbeidet har vært satt bort til en virksomhet i Agder Energi, som nå har sagt opp avtalen. Saksopplysninger Innledning Enhet for Infrastruktur i Arendal ble av rådmannsutvalget i Østre Agder bedt om å utarbeide en skisse til hvordan kommunene i fellesskap skal kunne ivareta et økt ansvar for kommunale veilysanlegg. Notatet er utarbeidet av enhetsleder Ole Andreas Hopstock, Arendal kommune. Forvaltning av eieransvar for veilys og oppfølging av driften. Arendal kommune har fått en frist til fra Agder Energi på å undertegne en overdragelsesavtale for eierskap til veilysanleggene i kommunen. Overdragelsen medfører et nytt ansvar for kommunen. Kommunen har allerede driftsansvaret for veilyset. Utgiftene til driften dekkes over kommunens driftsbudsjett. Men arbeidet har vært satt bort til en virksomhet i Agder Energi. De senere årene er det Otera som har gjennomført driften av veilysene hos oss. Selskapet har hatt en nedarvet kunnskap om veilysenes oppbygging og beskaffenhet. I 2011 lyste kommunen ut veilysdriften på anbud. Det er inngått ny kontrakt på arbeidet med Mesta Elektro. (Evt. annet selskap for annen kommune, Risør kommune, Nettpartner ) Dette innebærer at kommunen som veilyseier etter må besitte en langt bedre kompetanse på området enn det vi har i dag. Det vil være behov for mer kommunal kunnskap om nettet og gjennomføring av kommunens drift- og vedlikeholdsavtaler. Utfordringene kommunene står over for vil være knyttet opp mot: 1. Eieransvaret 2. Fellsføringer med andre nettselskaper 3. Vedlikeholdsavtalen Eieransvaret Kommunen må skaffe seg kunnskap og dokumentasjon om anlegg som kommunen eier. Dokumentasjonen som i dag er oversendt fra AE Nett er mangelfull og inneholder feil. Mangelfull blant annet fordi kabelstrekk og jordkabler ikke er registrert ved at plasseringen av tennskapene ikke er beskrevet. Feil kan være av typen at andres lys (vegvesen eller private) er lagt inn som kommunale veilys. Det er viktig å få rette opp feilene og registrert nødvendige opplysninger om anleggene i en egen database (leid eller selveiet). Eieransvaret vil også omfatte bygging av nye veilysanlegg samt opprusting av gamle. Planer skal vurderes og godkjennes. Vi må ha kompetanse for å gjøre riktige valg og gjennomføre nødvendige anskaffelsesprosesser. Nye anlegg skal følges opp i byggetiden og ved overtakelse når de er ferdige og godkjent. Kommunen må selv følge opp drift og vedlikeholdskontrakten og påse at tilleggsarbeider blir bestilt, utført og fakturert riktig.

3 Fellesføringer Det er utarbeidet en avtale om fellesføringer i stolper. En stolpe kan inneholde el-fremføring for Agder Energi, veilysfremføring for kommunen og kabler fra andre el- og teleoperatører. På kommunens stolper blir det vårt ansvar å følge opp bestemmelsene i fellesføringsavtalen. Avtalen regulerer i korte trekk samarbeidet mellom aktører som har anlegg i stolpene eller som har behov for å kunne benytte stolper til fremføring av kabler. Slike fellesføringer kan være: Kommunalt veilys på stolper som eies av Agder Energi Eksisterende aktører i kommunens stolper Nye aktører i kommunens stolper Kommunen må vi vite hvem som er aktører i kommunens stolper. AE har en oversikt, men kan ikke bekrefte at den er fullstendig. Aktørene skal faktureres årlig for leie av plass. Videre må kommunen behandle søknad fra nye aktører og godkjennelse av nye aktørers anlegg og innkreve en tilknytningsavgift. Vedlikeholdsavtalen Kommunen har ansvar for oppfølging av kontrakten med drift- og vedlikeholdsentreprenøren. Kontrakten omfatter kvalitetssikring av planer og prosedyrer for gjennomføring av vedlikehold, herunder systematisk periodekontroll, løpende vedlikehold (retting av skader som blir meldt) samt den beskrevne årlige kontrollen. Vedlikeholdet skal følges opp gjennom en årlig evaluering i møte med entreprenør. Det er nødvendig å etablere en god dialog denne. Når det kommer inn meldinger om feil fra beboere eller andre myndigheter må dette følges opp. Oppgaver skal iverksettes, utførte oppdrag meldes inn og dokumenteres. Dokumentasjon av utført arbeid må legges inn i NetBas eller tilsvarende registreringssystem som en hendelse. Skader påført av motorvogn eller i forbindelse med anleggsarbeid må følges med sikte på at kommunen skal få dekning av sine reparasjonsutgifter. Andre oppgaver Tiltak som blir foreslått av entreprenør skal vurderes. Oppdragsform og utførelse skal vurderes og evt. kjøpes inn. Slike tiltak kan være oppdagede feil i nettet og evt. etterslep fra tidligere. Pålegg fra tilsynsmyndighet eller annen netteier må vurderes og utbedringstiltak gjennomføres. I tillegg skal kommunens egne tiltak planlegges og gjennomføres. Som regel vil slike tiltak kreve utlysing etter lov om offentlige anskaffelser. Behov for ny kompetanse og nye ressurser Kommunen har ikke i dag egne ressurser til å forvalte eierrollen som veilyseier. Vi har heller ikke den kompetansen som kreves for å være en profesjonell eier og aktør i forhold til vedlikeholdsentreprenøren. Det vil derfor være naturlig å skaffe seg denne kompetansen og ressursen. Kommunene i Østre Agder og Grimstad kommune vil kunne skaffe seg denne kompetansen felles. Sammenligner vi med andre kommuner vil det være sannsynlig at kommunene i fellesskap vil kunne ha behov for et årsverk. Spørsmålet er drøftet på fellesmøte i teknisk sektor i kommunene og rådmennene i Østre Agder har drøftet saken i møte 23. mars Det var da enighet i å arbeide videre der dette kan organiseres etter vertskommune-modellen, der Arendal kommune tar vertskapsrollen og arbeidsgiveransvaret for en ny medarbeider. Forslag til løsning Det ansettes en driftsleder for veilys. Arendal kommune har arbeidsgiveransvaret. Arendal kommune vil tilby fast kontorplass på driftsstasjonen på Solborg evt. på rådhuset. Den enkelte kommune må selv holde kontorplass til driftslederen de dagene vedkommende skal være i kommunen. Utgifter til felles utstyr som PC og eventuelt annet utstyr og datalisenser dekkes av fellesskapet. Vedkommende som

4 ansettes må ha relevant kompetanse som tekniker eller ingeniør og være villig til å benytte egen bil i tjenesten. Reise mellom den enkelte kommune skal skje i arbeidstiden. Utgiftene til stillingen kan f eks fordeles etter følgende tre alternativ beskrevet under. Alternativ 1: Fordeling av kostnader og antall dager etter antall lys: Kommune Antall veilys Fordelt lønn Andel i % Dager pr år Arendal ,6 109 Froland ,3 10 Gjerstad ,2 3 Grimstad ,0 59 Risør ,7 17 Tvedestrand ,0 18 Vegårshei ,9 2 Åmli ,3 3 Sum ,0 220 Alternativ 2: Fordeling etter avtalte antall arbeidsdager: Kommune Anntall dager Fordelt lønn Arendal Froland Gjerstad Grimstad Risør Tvedestrand Vegårshei Åmli Sum Den enkelte kommune dekker reiseutgifter etter regning. Utgifter til kurs og kompetansebygging dekkes etter samme fordelingsnøkkel. Kurs- og konferansedager og dager til fellesmøter dekkes forholdsmessig av dagskvoten til Arendal og Grimstad.

5 Alternativ 3: Fordeling av utgifter der alle kostnader er lagt inn i grunnlaget. Kostnader fordelt pr punkt og med en lik felleskostnad for å delta i samarbeidet som dekker reisekostnader, kurs oa, stipulert til kr Antatt årlig lønnskostnad inkl sos utg, reiseutg, etc Totalt antall arbeidsdager 220 Antall arbeidsdager i kommunene 200 Antall arbeidsdager på kurs, seminar etc 20 Andel av tid/kostnad til jevn fordeling 20 % Andel av tid/kostnad til fordeling etter lyspunkt 80 % Kommune Antall veilys Andel i % Kostnad pr. punkt Felleskostnad Sum Dager pr år Arendal ,5 % Froland 723 4,8 % Gjerstad 200 1,3 % Grimstad ,8 % Risør ,4 % Tvedestrand ,8 % Vegårshei 147 1,0 % Åmli 223 1,5 % Sum ,0 % Styret for Østre Agder ber om en tilbakemelding fra bystyrer/kommunestyrer innen 30.juni Vurderinger Rådmannen slutter seg til styret i Østre Agder om et Østre Agder samarbeid om drift og vedlikehold av veilysanlegg. For å sikre seg kompetanse og rasjonell drift, syntes det riktig å inngå et Østre Agder samarbeid, med Arendal kommune som vertskommune. Rådmannens konklusjon Rådmannen slutter seg til styret i Østre Agder om et Østre Agder samarbeid om drift og vedlikehold av veilysanlegg, og ber bystyret om å ta stilling til om de ønsker å delta i dette samarbeidet. Utgiftene dekkes etter alternativ 1 i saksutredningen, som gir fordeling av lønnskostnader, etter antall lyspunkter.