Kart til kommuneplanens arealdel for Risør kommune

Transkript

1 RISØR KOMMUNE KONKURRANSE for kjøp under eks. mva. Kart til kommuneplanens arealdel for Risør kommune Konkurransegrunnlag For levering til Risør kommune 27. mai 2013

2 Side 2 av 13 Innhold 1 Tilbudsinnbydelse Generell beskrivelse Orientering om oppdragsgiver Anskaffelsens formål ) Utarbeide kart til 1. gangsbehandling i oktober ) Justere kart etter politisk vedtak (til offentlig ettersyn) ) Justere kart til 2. gangsbehandling i februar ) Justere kart etter endelig vedtak, ventelig i mars Kontrakt og organisering Framdrift og leveransefrister Helse, miljø og sikkerhet Konkurranseregler Generelle regler Anskaffelsesprosedyre Tilbudsleveransen Kvalifikasjonskrav kriterier for deltakelse Tildelingskriterier Kontraktsbestemmelser Bestemmelser Beskrivelse av kontraktsarbeid Generelt Arbeider som skal utføres av tilbyderen Oppdragsspesifikasjon Tilbyders beskrivelse av oppdraget Leveransen Tilbudsskjema Underskrift BILAG I HMS-EGENERKLÆRING... 13

3 Side 3 av 13 1 Tilbudsinnbydelse Risør kommune er i gang med revisjon av kommuneplanen. Eksisterende kommuneplan ble vedtatt i 2006, men noe endret i Kommunen gjør nå en revisjon av både samfunnsdelen og arealdelen, som også skal oppdateres etter ny plan- og bygningslov. Risør kommune ønsker bistand til å utarbeide kart til kommuneplanens arealdel, nærmere bestemt arealplankartet og fire sentrums-/tettstedskart. Konkurranseregler framgår av kapittel 3. Konkurransen vil ikke kunngjøres i Doffin, men annonseres på kommunen hjemmesider. I tillegg vil kopier sendes til konsulentfirmaer kommunen mener kan være aktuelle. Tilbudet, som skal bestå av et sett korrekt utfylt tilbudsgrunnlag med forpliktende tilbudsbrev, leveres i lukket konvolutt innen 27. mai 2013 kl til Risør kommune Stig Sevenius Furumovn 1/Postboks Risør Konvolutten skal merkes med Tilbud: Kommuneplanens arealplankart Eksisterende kommuneplan og kart finnes på

4 Side 4 av 13 2 Generell beskrivelse 2.1 Orientering om oppdragsgiver Risør kommune ligger i Aust-Agder fylke. Kommunen har i underkant av 7000 innbyggere, og omtrent halvparten bor i tilknytning til byen Risør. Kommunen har et areal på 191,5 km2, hvorav 6 km2 er dyrket mark og 126 km2 er skog. Kommunen er i gang med revisjon av kommuneplanen for perioden Arbeidet med kommuneplanen startet høsten 2012 og vil avsluttes tidlig i Kommuneplanprosjektet er omfattende. Både samfunnsdelen og arealdelen skal revideres, i tillegg må planen hensynta ny plan- og bygningslov. 2.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen har til formål å bistå kommunen med å utarbeide kart til kommuneplanens arealdel. Hovedoppdraget er å utarbeide arealkartet i målestokk 1: Det skal også utarbeides sentrumskart over Risør sentrum og de tre lokalsentrene Søndeled, Hope/Sandnes og Akland/Moen. Kommunen vil oversende manuskart som tilbyder skal bruke som grunnlagsmateriale for kartene. Vi forventer ikke at tilbyder behøver å befare, og vedkommende trenger heller ikke være lokalisert her. Oppdraget innebærer å produsere kart i fire omganger; 1) Utarbeide kart til 1. gangsbehandling i oktober ) Justere kart etter politisk vedtak (til offentlig ettersyn) 3) Justere kart til 2. gangsbehandling i februar ) Justere kart etter endelig vedtak, ventelig i mars Kontrakt og organisering Risør kommune er oppdragsgiver, og det vil bli opprettet en kontrakt mellom Risør kommune og tilbyder. Kontaktpersoner for Risør kommune vil være: Stig Sevenius, enhet for plan og byggesak Sigrid Hellerdal Garthe, prosjektleder kommuneplanen, Rådmannens stab e-post: stig.sevenius@risor.kommune.no; sigrid.garthe@risor.kommune.no Telefon: (Stig), (Sigrid) Eventuelle spørsmål skal fortrinnsvis rettes til kontaktpersonen pr. e-post.

5 Side 5 av Framdrift og leveransefrister Følgende tidsplan gjelder for denne kontrakt: 26. april Kunngjøring på Risør kommune hjemmesider mai Frist for innlevering av tilbud 15. juni Kontrahering av konsulent 20. juni Signering av kontrakt. Risør kommune leverer manuskart til tilbyder 20. juni 15. sep. Tilbyder utarbeider kart til 1. gangsbehandling 31. aug. Komplette kart overleveres oppdragsgiver for gjennomlesing 31. okt. Bystyremøte. 1. gangsbehandling, 3. nov 10. nov Tilbyder bearbeider kart til offentlig ettersyn 15. jan 31. jan Tilbyder bearbeider kart til 2. gangsbehandling 28. feb. Bystyremøte, 2. gangsbehandling. 1. mars 28 mars Tilbyder bearbeider kart etter 2. gangsbehandling 14. mars Komplette kart overleveres oppdragsgiver for gjennomlesing Tidsplanen kan forskyves avhengig av politiske vedtak. 2.5 Helse, miljø og sikkerhet Tilbyder må kunne dokumentere og vedkommende har et internkontrollsystem som sikrer overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. Konsulenten er forpliktet til å ha rutiner som sikrer personellets arbeidsmiljø. Denne plikten gjelder også underkonsulenter. Se punkt

6 Side 6 av 13 3 Konkurranseregler 3.1 Generelle regler Anskaffelsen er under EØS terskelverdi og skal gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser og konkurransereglene gitt i dette kapittel. Konkurransen kunngjøres ikke i Doffin, men offentliggjøres på kommunens hjemmeside. I tillegg sendes konkurransegrunnlaget til aktuelle tilbydere. Risør kommune skal sørge for at det ikke finner sted forskjellsbehandling av tilbydere. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag fra oppdragsgiver Språk: Konkurransegrunnlaget er kun utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse besørges/bekostes av tilbyder selv. Konkurransegrunnlag: Konkurransegrunnlaget besår av alle kapitler i dette dokumentet med tilhørende vedlegg. Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg inn i alle dokumentene. Omkostninger: Konkurransegrunnlaget utleveres i ett papireksemplar, samt en elektronisk versjon. Alle kostnader ved utarbeidelse og framsendelse av tilbudet, som tilbudskonferanse, møter, befaringer, avklaring og liknende, skal bæres av tilbyder. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen. Endringer og opplysninger: Det tas forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av tilbudsdokumentet undervegs. Slike endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle på kommunens hjemmeside senest tre dager før tilbudsfristen. Relevante opplysninger som gis en enkelt tilbyder i tilbudsfasen vil også legges ut på hjemmesiden Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket Tilbud: Kommuneplanens arealplankart Tilbudet skal leveres til følgende adresse: Risør kommune Stig Sevenius Furumovn 1/Postboks Risør Tilbud mottatt pr telefaks eller e-post godtas ikke. Mottatte tilbud returneres ikke Tilbudsfrist og tilbudsåpning Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende innen 27. mai 2013 kl Tilbud som leveres etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert uåpnet. Tilbudsåpningen er ikke offentlig, og tilbydere gis ikke anledning til å delta. Det gis en bekreftelse på, etter anmodning fra tilbyder, at tilbudet er rettidig mottatt Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 30 dager etter tilbudsfristen.

7 Side 7 av Alternativt tilbud Tilbud på alternative løsninger vil ikke bli vurdert Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Behandling av tilbud Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgiver betaler ingen godtgjørelse ved avlysning av konkurransen eller totalforkastelse før kontraktssignering Forbehold I utgangspunktet ønsker oppdragsgiver et tilbud uten forbehold. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige. De skal være beskrevet i tilbudsbrevet og det skal klart fremgå hvilke økonomiske og fremdriftsmessige konsekvenser disse har for oppdragsgiver Taushetsplikt Oppdragsgiver og tilbyder skal forhindre at andre enn de som har behov for det får informasjon om tilbudene. 3.3 Tilbudsleveransen Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å gi tilbud. Tilbyders svar skrives med blå skrift rett under det angjeldende spørsmål eller i tabeller avsatt for svar. Vedlegg skal nummereres i den rekkefølge som vedlegg nevnes i konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal gis skriftlig, være datert og underskrevet av tilbydere. Tilbudet skal avgis på norsk. I tilbudets priser skal alle kostnader forbundet med leveransen være inkludert. Det skal være lett å se hvor grensen mellom tilbudt arbeid, opsjonsoppdraget (temakart ROS og beredskap) og eventuelle tilleggsarbeid går. Følgende skal leveres med tilbudet: Forpliktende tilbudsbrev med tilbudssum. Originalt konkurransegrunnlag fra oppdragsgiver datert, underskrevet og med alle skjemaer, tabeller og poster fylt ut.

8 Side 8 av Kvalifikasjonskrav kriterier for deltakelse Det stilles følgende kvalifikasjonskrav: Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Det kreves at leverandøren har et fungerende HMSsystem. Skatteattest. Det kreves at alle skatter og avgifter er betalt. Kravet skal dokumenteres med: Skatteattest, 2 stk, en for merverdiavgift og en for skatt. (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel.) Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel. ) HMS egenerklæring (Se bilag 1, bakerst i dokumentet) Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Kompetanse Det kreves erfaring fra utarbeidelse av arealkart, fortrinnsvis kommuneplanens arealdel etter ny plan- og bygningslov (2009). Kravet skal dokumenteres med: 4 Referanseliste som viser at tilsvarende prosjekter er gjennomført i løpet av siste 5 år med årstall for gjennomføring, kontraktens verdi, kontaktperson hos oppdragsgiver med telefonnummer. Tilbud hvor forespurt dokumentasjon ikke er vedlagt kan bli avvist. Tilbyder kan også bli avvist på grunn av utilstrekkelige/manglende erfaring. Kapasitet Disponerer nødvendig kapasitet for leveranse til avtalt tidspunkt. 5 Økonomi Kredittvurdering (maksimum 6 måneder gammel) Dokumentert forsikringsordning Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge det tilbud som etter en helhetsvurdering er det økonomisk mest fordelaktige. Oppdragsgiver legger derfor størst vekt på kostnad for utførelse av oppdraget (punkt 6.3). I tillegg vurderes kvaliteten på tilbudt kontraktsarbeid (se punkt 6.1) og kvaliteten på tilbudt kompetanse (punkt 3.4.2). Oppdragsgiver vil gjøre en skjønnsmessig vurdering innenfor disse kriteriene.

9 Side 9 av 13 4 Kontraktsbestemmelser 4.1 Bestemmelser Følgende bestemmelser gjelder for denne kontrakt: Kontraktens priser skal være faste og skal ikke reguleres for lønns- og prisstigning. Kopiering av arbeidsdokumenter, møtereferater, foreløpige dokumenter m.v. skal inngå i timehonoraret. Alle utgifter skal dekkes uten påslag av noen art. Tilbudte timepriser skal gjelde for regningsarbeid/endringsarbeid. Regningsarbeid/endringsarbeid skal ikke settes i gang før det foreligger skriftlig endringsmelding med kostnader som er godkjent oppdragsgiver. Fakturering utføres med 50 % av tilbudet ved leveransen15. september. 40 % av tilbudet faktureres ved godkjenning 31. januar og 10 % faktureres når oppdragets utførelse er godkjent av oppdragsgiver innen en mnd etter levering. Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Tilbyders forsikring skal dekke tap under prosjekteringsarbeidet som skyldes brann og andre ulykker/uhell. Ved forsinkelse som skyldes tilbyder skal tilbyder betale dagmulkt i henhold til kravene i NS8402 punkt 9.2. Oppdragsgiver har eiendomsrett til all prosjektdokumentasjon, herunder elektronisk lagret dokumentasjon. Tilbyders ansatte skal ha lønns- og arbeidsvilkår i henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR Beskrivelse av kontraktsarbeid 5.1 Generelt I kapittelet er det gitt en beskrivelse av de aktivitetene som inngår i kontraktsarbeidet. Ved utarbeidelse av kartene skal eksisterende arealplan og omtalte manuskart legges til grunn. Tilbyder må påregne at samtlige forhold i eksisterende plan skal tas opp til ny vurdering. Det er et krav at kartene er ihht plan- og bygningsloven 1 samt kart- og planforskriften 2. Komplett foreløpig arealplan skal overleveres oppdragsgiver 14 dager før fristene 15. september 2013 og 28. mars 2014 slik at oppdragsgiver kan komme med sine sluttkommentarer i god tid før fristen for ferdigstillelse. 1 Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) LOV FOR nr 861: Forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister (kart- og planforskriften)

10 Side 10 av Arbeider som skal utføres av tilbyderen Prosjektledelse Tilbyder skal utføre prosjektledelsen for egne ansatte og eventuelle underrådgivere. Prosjektleder skal kunne gjøre avtaler med oppdragsgivers prosjektleder med bindende virkning. Prosjektlederfunksjonen skal ivaretas av den personen som er angitt i kontrakten. Eventuell endring kan bare gjøres etter skriftlig samtykke av Risør kommune. Følgende arbeidsoppgaver skal minst inngå i prosjektlederrollen: Oppfølging av kontrakt, faglig arbeid, interne møter, produksjon av dokumenter og framdriftskontroll. Oppfølging av framdriftsplan gitt i punkt 2.4. Risør kommune kan be om tilbakemelding på framdrift og beskrivelse av utført arbeid. Prosjektleder er ansvarlig for tilbakemeldingen. Tilbyder må legge til grunn et eller flere oppfølgingsmøter med Risør kommune i forbindelse med utarbeidelse av kartene. Møtene kan evt. gjennomføres på telefon Grunnlagsdokumentasjon Risør kommune vil fremskaffe tilbyder analoge manuskart, og vi vil i tillegg oversende relevante SOSI-filer som kommunen har. De analoge manuskartene vil være grunnlagskart for utarbeidelse av arealplankartet og tettstedskartene. Manuskartene vil leveres til tilbyder ved kontraktsinngåelse. Tilbyder må påregne tid til digitalisering og bearbeiding av grunnlagsdokumentasjon Tegninger/Kart Tilbyder skal utarbeide følgende tegninger/kart ihht til krav i kart- og planforskriften (se kapittel 6 for mer detaljert kravspesifikasjon) Arealplankart til kommuneplanens arealdel (målestokk 1:30 000) Tettstedskart over henholdsvis Risør sentrum, Søndeled, Hope/Sandnes og Moen/Akland (kartområde og målestokk vil defineres senere). Det er ønskelig at kommuneplankartet inneholder både arealplankart samt tettstedskart. Risør kommune vil lage trykte versjoner av kartene. De vil også publiseres digitalt på kommunens hjemmesider. Kartfilene må oversendes kommunen etter gjeldende SOSI-standard Presentasjon av hele kommuneplankartet (trykt utgave/pdf) I den endelige utgaven av kommuneplankartet (28. mars 2014) ønsker oppdragsgiver at tettstedskartene over Risør, Søndeled, Hope/Sandnes og Moen/Akland inkluderes i pdf-en, men vi har på nåværende tidspunkt ikke tatt stilling til målestokk og plassering for tettstedskartene. Det skal i tillegg inkluderes tegnforklaring (nåværende og framtidig arealbruk) samt bestemmelser. Muligens må bestemmelsene trykkes på baksiden av kartet (og som eget vedlegg i pdf-utgaven).

11 Side 11 av 13 6 Oppdragsspesifikasjon Følgende spesifikasjoner legges til grunn for tilbudet: 6.1 Tilbyders beskrivelse av oppdraget Tilbyder skal utforme en kort beskrivelse av følgende: Forståelse av oppdraget, herunder beskrivelse av prosjektgjennomføring/arbeidsopplegg Forslag til fremdriftsplan innenfor gitt start og sluttfrist. Beskrivelsen kan legges i eget vedlegg eller plasseres direkte under teksten i avsnittet. 6.2 Leveransen Krav Dokumentasjonskrav Leverandørens svar Kartleveranse I henhold til Kart og planforskriftene. Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister. Referansesytem UTM-sone 32 SOSI standard Etter gjeldende SOSI produktspesifikasjon Kartgrunnlag Datagrunnlag nyere enn 3 mnd fra uttak. Konstruksjon Topologi Kommuneplankartet: Grunnlag FKB. 20m høydegrunnlag Tettstedskartene: Grunnlag FKB. 5m høydegrunnlag Korrekt geometri i henhold til norm. Plandata i henhold til gjeldende regler (kart- og planforskriften). Utforming av planen Ihht plan- og bygningsloven (2008) og kart- og planforskriften. Oversendelse av plan Avledet pdf-fil av planene i farger Plandata i SOSI format Dokumentasjon av utført SOSI kontroll Målestokk Arealplankartet: 1: Tettstedskart: sannsynligvis 1: Tilbudsskjema Tilbyder skal fylle ut tilbudsskjemaet nedenfor. Tilbyder gjøres spesielt oppmerksom på at skjemaet skal oppfattes som komplett i forhold til de arbeider som er beskrevet i de foregående kapitler. Dette vil si at tilbyder må inkludere alle sine påregnelige kostnader ved utfylling av skjema, selv om alle kostnadselementer og ytelser ikke framgår i planen. Dersom tilbyder mener at noen konstadsarter ikke naturlig kan knyttes til skjema, må kostnadene kvantifiseres og oppgis i eget vedlegg.

12 Side 12 av 13 Fastpris. Produkt. 1 Kommuneplan kart hoveddel 2 Tettstedskart Risør sentrum 3 Tettstedskart Søndeled 4 Tettstedskart Hope/Sandnes 5 Tettstedskart Moen/Akland SUM Timepris etter medgått tid Konsultasjon avtalt merarbeide SUM Tilbyders totalsum eks mva. 7 Underskrift Leverandørens tilbud. Firmaopplysninger Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Foretaksnummer: Fyll inn..., den Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet

13 Side 13 av 13 8 BILAG I HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.