FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM KOMPETANSELØFTET BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNKOMMET SAK KRAV OM LOVLIGHETSKONTROLL

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtedato: kl Møtested: Møterom Øst Arkivsak: Sakliste: SAK 1/2009 SAK 2/2009 SAK 3/2009 SAK 4/2009 SAK 5/2009 SAK 6/2009 GODKJENNING AV MØTEBOK REFERATSAKER FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM KOMPETANSELØFTET BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNKOMMET SAK KRAV OM LOVLIGHETSKONTROLL EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/hanne Kongsvik, på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Berit Skillingsås Nygård leder (sign) Hanne Kongsvik Sekretær Gjenpart: Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor

2 SAK 1/2009 GODKJENNING AV MØTEBOK Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte

3 SAK 2/2009 REFERATSAKER Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende referatsaker er lagt fram for kontrollutvalget: 1. Årsrapport for Kemnerkontoret for Melhus, Skaun og Midtre Gauldal 2. Medlemsbrev nr 1/2009 fra Forum for Kontroll og Tilsyn

4 SAK 3/2009 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM KOMPETANSELØFTET Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget viser til brev fra Revisjon Midt-Norge IKS angående lav oppslutning om spørreundersøkelse i kommnuens skoler i forbindelse med forvaltningsrevisjon av Kompetanseløftet. Kontrollutvalget ser dette som svært beklagelig, og ønsker å peke på betydningen av at revisjonsarbeidet ikke forsinkes eller hindres av manglende tilbakemeldinger på forespørsler om informasjon. På bakgrunn av informasjon fra oppdragsansvalig forvaltningsrevisor om alternativ metode for å fullføre datainnsamling tilføres prosjektet om Kunnskapsløftet 50 ekstra timer. Prosjektet ferdigstilles og legges fram for kontrollutvalget i april. Vedlegg: Forvaltningsrevisjon av oppfølging og resultat av kompetanseløftet i Melhus kommune. Brev fra oppdragsansvarlig revisor Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS SAKSUTREDNING Kontrollutvalget behandlet i mars 2008 sak om innretning på forvaltningsrevisjon om Kunnskapsløftet, sak 9/2008. Etter avtale med Revisjon Midt-Norge IKS har det vært arbeidet med det aktuelle prosjektet høsten 2008, med tanke på at ferdig rapport skulle legges fram for kontrollutvalget i februarmøtet. Det aktuelle prosjektet har fokus på følgende problemstillinger: Har strategien vært et godt grunnlag for målrettet jobbing for kompetanseutvikling i Melhus? 1. Er målene og tiltakene i Kompetanseplan for grunnskolen , vedtatt av kommunestyret, fulgt opp på alle nivå og områder i opplæringen? 2. Har tiltakene ført til resultater slik at målene i strategiplanen blir nådd ved utgangen av planperioden? 3. Har det vært samsvar mellom satsingene og de faglige og individuelle behovene for kompetanseutvikling som er i grunnskolen? 4.. Har satsingen så langt skapt en kultur som sikrer kontinuerlig kompetanseutvikling etter planperiodens slutt?

5 For å belyse prblemstillingene har revisor benyttet intervju med nøkkelpersoner hos rådmannen og ved utvalgte skoler, dokumentgjennomgang, rapporter til Utdanningsdirektoratet samet en elekronisk spørreundersøkelse. Den elektroniske spørreundersøkelsen blant pedagogisk personale i grunnskolen viste seg imidlertid å få for lav svarandel (ca 26 %) til at den kan brukes som et representativt datagrunnlag i undersøkelsen. Revisor har sendt ut påminnelser til respondentene og forsikret seg om at tekniske forhold ikke har vært noen hindring for å delta i undersøkelsen. Med bakgrunn i den lave svarandelen i spørreundersøkelsen mener revisor at det ikke er grunnlag for å konkludere i undersøkelsen. Dette har derfor medført at den ikke er ferdigstilt innen planlagt tidsramme og at rapport ikke foreligger enda. Hindring for revisjonens arbeid Hva som er årsakene til at en så stor andel av dem som har fått undersøkelsen tilsendt har valgt å ikke svare vites ikke. Manglende respons på revisjonens henvendelse er uansett en hindring for at de kan få gjennomført oppdragene sine. En slik situasjon er svært uheldig og kan i ytterste konsekvens ses som et problem for kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen. Videre framdrift for forvaltningsrevisjonsprosjektet Det er lagt ned betydelig arbeid så langt i undersøkelsen, og det meste av grunnlaget for en rapport er klart. For at datagrunnlaget skal være tilstrekkelig til å belyse problemstillingene i prosjektet er det imidlertid behov for å tilføre noen ekstra timer, og utvide tidsrammen noe. I følge revisor kan en prosjektrapport foreligge til kontrollutvalgets møte i april, dersom ressursrammen utvides med 50 timer. Oppdragsansvarlig revisor vil være tilstede i kontrollutvalgets møte for å orientere om det aktuelle forholdet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalget har vedtatt gjennomføring av forvaltningsrevisjon innen Kunnskapsløftet. Revisjon Midt-Norge IKS gjennomfører undersøkelsen, som skulle har vært ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget i februar Manglende oppslutning om elektronisk spørreundersøkelse, som utgjør en betydelig del av datagrunnlaget, har medført at undersøkelsen ikke har kunnet ferdigstilles. Denne situasjonen anses som meget beklagelig med henblikk på den aktuelle undersøkelsen. For å utføre kontroll- og tilsynsoppgavene i kommunen er både kontrollutvalg og revisor avhengig av et godt samarbeid med kommunens ansatte, slik at de kan utføre sine oppgaver uten unødig hindring. Sekretariatet vurderer forholdet som uheldig og mener det er grunnlag for å gjøre rådmannen oppmerksom på situasjonen, med tanke på å forebygge tilsvarende ved senere anledninger. Etter dialog med oppdragsansvarlig revisor anbefaler sekretariatet at tidsrammen for prosjektet utvides, slik at det ved hjelp av annen alternativ datainnsamling kan innhentes tilstrekkelig informasjon til å ferdigstille undersøkelsen.

6 SAK 4/2009 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2008 ber kontrollutvalget om at det iverksettes forvaltningsrevisjon innen byggesaksområdet. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalget ber om en orientering når tidsplan og innretning er nærmere avklart. SAKUTREDNING Kontrollutvalget har ansvar for å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Utvalget har utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av kommunestyret. I planen framgår det hvilke områder det skal prioriteres å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor. I vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for 2008 er følgende fokusområder for forvaltningsrevisjon prioritert: 1. Barnevern - er omfang og kvalitet på tjenestene i tråd med innbyggernes behov og rettigheter? 2. Byggesaksbehandling - tidsfrister og service ved saksbehandling 3. Barnehagesektor - tjenestekvalitet er den tilstrekkelig? 4. Flyktningetjenesten - Drives tjenesten i tråd med forutsetninger og bestemmelser? Prosjekt på kommens håndtering av barnevernsområdet er for tiden under gjennomføring. Prosjektet forventes ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget i juni. Neste prioriterte område i planen er byggesaksbehandlingen i kommunen. Byggesaksbehandling utgjør en vesentlig del av kommunens virksomhet, og er et område som berører kommunens innbyggere direkte. Byggesaksavdelingen har ansvar for følgende områder: o behandler søknad om byggetillatelse og melding om tiltak, etter plan- og bygningsloven

7 o behandler søknad om deling av grunneiendom, etter plan- og bygningsloven o behandler begjæring om oppdeling i eierseksjoner, etter plan- og bygningsloven og lov om eierseksjoner o behandler søknad om utslippstillatelse, etter forurensingsloven o Ikke søknads- eller meldepliktige pliktige tiltak At kommunens håndtering av disse sakene er i tråd med gjeldende lovbestemmelser og signalisert servicegrad er av stor betydning. Innbyggernes opplevelse av kommunens saksbehandling på dette området har til syvende og sist innvirkning på kommunens omdømme blant egen befolkning. Saksbehandlingen Stordelen av byggesaksbehandlingen er regulert i Plan- og bygningsloven (PBL), med tilhørende forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker. Lov og forskrift omfatter både meldepliktige og søknadspliktige tiltak. Meldepliktige tiltak som ikke krever søknad kan for eksempel være mindre tiltak på bebygd eiendom, driftsbygninger for landbruket, midlertidige eller transportable bygg/konstruksjoner/anlegg eller byggearbeid innen en bedrifts eget område. Søknadspliktige tiltak omfatter blant annet oppføring, tilbygg, påbygg, fasadeendring, deling av eiendom, vesentlige terrenginngrep og anlegg av vei eller parkeringsplass (jfr PBL 93). Tidsfrister og gangen i saksbehandlingen er ulikt for de to typene tiltak, men begge er omfattet av detaljerte bestemmelser om saksbehandling, jfr forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker 23. Angitte tidsfrister for kommunens saksbehandling må imidlertid anses for å være maksimunsfrist, da forvaltninglovens 11 om at forvaltningsorganet skal forberede og avjøre saken uten uugrunnet opphold gjelder for all offentlig forvaltning. Ny plan- og bygningslov 1. juli 2009 trår plandelen i ny plan- og bygningslov i kraft. Den nye loven er ment å være mer logisk oppbygd og brukervennlig. Bedre kvalitet i saksbehandling, tydeligere ansvar ved avslutning av byggesaken, universell utforming, mer miljøvennlige bygg er noen av de viktigste elementene i den ny loven. Strukturen i de gjeldende bestemmelsene for saksbehandling vil imidlertid opprettholdes. Det samme gjelder i hovedsak tidsfristene i søknadsbehandllingen. Virkningstidspunktet for nye bestemmelser som angår byggesaksbehandlingen er pr dato ikke fastsatt. Nåværende bestemmelser gjelder inntil videre. Det forhold at nytt lovverk etter hvert vil tre i kraft vurderes ikke som noen hindring for å setter i verk et forvaltningsrevisjonsprosjekt på nåværende tidspunkt. De resultater et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan avdekke mtp kompetanse, rutiner og hvordan saksbehandlingen utføres vil være relevante avhengig av at det er kjent at nytt lovverk vil tre ikraft i løpet av kort tid. Forhåpentligvis kan resultatene bidra til nyttig kunnskap i forbindelse med innføringen av de nye lovbestemmelsene.

8 Service I tillegg til å overholde lovbestemmelsene innen byggesaksområdet, er det også forventninger om at saksbehandlingen skal skje med fokus på service. Måten publikum oppfatter at de blir møtt på, kompetansen blant ansatte, informasjon og seriøsitet er noen av forholdene som har betydning for hvilket omdømme virksomhetsområdet har blant kommunens innbyggere. Kommunens håntering av spørsmål angående habilitet og etikk vil trolig innvirke på innbyggernes oppfatning av byggesaksbehandlingen. Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet og kommunens etiske retningslinjer bør være førende for en del forhold i saksbehandlingen, og kan derfor være nyttig å ha fokus på. Noe av bakgrunnen til at dette området ble prioritert i plan for forvaltningsrevisjon var den lave tilfredsheten området viste seg å ha blant innbyggerene i de gjennomførte innbyggerundersøkelsene. Sammen med veistandard og idrettsanlegg/svømmehall er byggesaksbehandlingen de områdene som kommer dårligst ut i 2008-undersøkelsen. Det samme området skåret lavt på undersøkelsene både i 2004 og Kommunens serviceerklæring gir føringer for for virksomheten. Innholdet i serviceerklæringen har fokus på tidsfristene som gjelder, i tråd med bestemmelsene i forskrift for byggesaksbehandling. Formål med tjenesten Behandle søknad om gjennomføring av byggetiltak, deling av grunneiendom og utslipp av avløpsvann fra mindre avløpsanlegg hjemlet i plan- og bygningsloven og forurensningsloven. Gjennom disse funksjonene bidra til å sikre en tilfredsstillende kvalitet på bygg og anlegg i kommunen og en forsvarlig tilstand i våre vassdrag. Hvem kan få tjenesten Eiere av grunneiendommer, boliger og fritidsboliger samt tiltakshavere (byggherrer), søkere, prosjekterende, utførende, kontrollansvarlige som skal utføre eller ha utført et tiltak. Tjenestens innhold Virksomheten Arealforvaltning, Byggesak skal gi den veiledning våre kunder har behov for og utlevere nødvendige skjemaer, kart, plangrunnlag med bestemmelser og oversikt over naboer. Saksbehandling av melding og søknad om byggetiltak samt deling av grunneiendom er i henhold til plan- og bygningsloven (pbl) med gjeldende forskrifter, vedtekter og retningslinjer. Saksbehandling av søknad om utslipp av avløpsvann fra mindre avløpsanlegg er i henhold til forurensningsloven med tilhørende forskrifter. Saksbehandling av eventuell klage. Tilsyn med at kontroll i byggeperioden og sluttkontroll er utført tilfredsstillende. Hva kan du forvente av oss Informasjon om den enkelte sak gis ved forhåndskonferanse eller ved henvendelse til saksbehandler. Etter at melding eller søknad foreligger gjennomgås saken, og melder/søker underrettes om eventuelle mangler. Saksbehandlingstid:

9 Melding (pbl.) 81, 86a, 86b/SAK 20): 3 uker (fastsatt i pbl.). Søknad, enkle tiltak (pbl. 95b/SAK 16): 3 uker (fastsatt i pbl.). Søknad, andre tiltak, som behandles i ett trinn (pbl. 95/SAK 12): 12 uker. Søknad, andre tiltak, som behandles i to trinn (pbl. 95a/SAK 13) som: Rammetillatelse: 12 uker og deretter Igangsettingstillatelse: 3 uker. Innebærer den enkelte sak også søknad dispensasjon fra lov, forskrift eller gjeldende arealplaner vil behandlingstiden bli forlenget. Andre ventetider: Forhåndskonferanse: Fra anmodning: 2 uker. Saksbehandling av klage: Fra klage mottas til saken oversendes fylkesmannen: 6 uker. Møtetidspunkt hos klageinstansen (Komite for Teknikk og Miljø) kan føre til lengre behandlingstid). Saksbehandling hos fylkesmannen kommer i tillegg. Brukstillatelse: fra anmodning: 1 uke. Ferdigattest: fra anmodning: 2 uker. Hva kan vi forvente av deg som bruker av tjenesten Tiltakshavere (byggherrer), søkere, m.fl. er ansvarlige for at meldingen/søknaden er komplett, at den er faglig tilfredsstillende og at alle relevante opplysninger blir lagt fram for kommunen. Gebyr må være betalt før saken tas opp til behandling. KONTROLLUTVALGSEKRETARIATETS KONKLUSJON I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2008 anbefales det å iverksette et prosjekt innen byggesaksområdet i Melhus kommune. Et forvaltningsrevisjon innen dette området bør ha oppmerksomhet mot ulike deler av lovverket som gir bestemmelser innen byggesaksområdet. Rutiner for saksbehandlingen og etterlevelse av tidsfrister er sentrale områder å se nærmere på. Det kan videre være nyttig å fokusere på habilitetsbestemmelser og etiske problemstillinger, herunder ansattes kjennskap til lovverk og kommunens egne retningslinjer. Avhengig av tidsplanen for gjennomføringen av prosjektet kan det dessuten være nyttig å se på hvordan kommunen forbereder innføring av den nye plan- og bygningsloven, slik at saksbehandlingen kan skje i tråd med nye bestemmelser Revisjon Midt-Norge IKS bes om å gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalget orienteres nærmere når tidsplan og innretning er avklart.

10 SAK 5/2009 INNKOMMET SAK KRAV OM LOVLIGHETSKONTROLL Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget viser til innkommet henvendelse angående krav om lovlighetskontroll av sak KU-46/2006. Det formelle grunnlaget for krav om lovlighetskontroll jfr Kommuneloven 59 anses ikke for å være tilstede i denne saken. Kontrollutvalget har drøftet innholdet i den aktuelle henvendelsen med henblikk på å vurdere om det er nye momenter som tilsier at utvalget skal følge saken videre. Med bakgrunn i framkommet informasjon i saken anser ikke kontrollutvalget at det er forhold i den administrative behandlingen av sak om reguleringsplan Melhus sentrum øst de ønsker å påpeke. VEDLEGG: Trykte vedlegg i saken: Krav om lovlighetskontroll av sak KU-42/2008, brev fra Aud Lunde Solem, Liv Kvaal og Arne Graabak, datert 17. desember Utrykte vedlegg i saken: Sak KU-42/2008 Innkommet sak til kontrollutvalget klage på administrativ behandling i.f.m. reguleringsplan for Melhus sentrum øst. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget hadde i møte i november 2008 til behandling sak om innkommet klage på administrativ behandling i.f.m. reguleringsplan for Melhus sentrum øst, sak-42/2008. Utvalget drøftet da innholdet i den mottatte henvendelsen. Henvendelsen omhandlet i hovedtrekk følgende forhold: Klage på at reguleringsbestemmelsene ikke var endret som følge av kommunestyrets endelige vedtak i reguleringsplansaken Klage på at det endelige plankartet ikke er endret i henhold til kommunestyrets endelige vedtak i reguleringsplansaken Det ble ikke funnet forhold i den framlagte informasjonen som tilsa at kontrollutvalget ønsket å følge saken videre. Følgende vedtak ble fattet i saken:

11 Kontrollutvalget viser til innkommet sak angående klage på administrativ behandling i.f.m. reguleringsplan for Melhus sentrum øst. Kontrollutvalget er gjort kjent med innholdet i saken, og ser ikke grunn for noen videre behandling i utvalget. Det registreres at noe av uklarheten i den aktuelle saken dreier seg om begrepet vei og hva dette omfatter. Kontrollutvalget viser i den forbindelse til Plan og bygningsloven 46 hvor vei er definert som kjørebane med fortau og snuplasser, gangveg, sykkelsti, turveg og offentlig plass. Kontrollutvalget ønsker å presisere betydningen av tydelige vedtak, og oppfordrer politiske organer til å presisere innholdet i vedtak som fattes, slik at framtidige uklarheter unngås. I etterkant av kontrollutvalgets behandling av henvendelsen har utvalget mottatt en ny henvendelse fra samme avsendere Krav om lovlighetskontroll av sak KU-42/2008. Avsenderne mener i dette brevet at deres forrige henvendelse ikke var behandlet på en tilfredsstillende måte. Det hevdes videre at ordfører ikke skulle ha deltatt i kontrollutvalgets forrige møte, med begrunnelse at han er inhabil i denne saken. Det vises her til forvaltningsloven 6. Brevet tar for øvrig opp de samme to forholdene som forrige henvendelse, jfr punktene over. Påstand om inhabilitet Innsenderne viser til forvaltningsloven (FVL) 6 (habilitetskrav), og mener ordfører er inhabil i saken. FVL 6 omfatter bestemmelser om habilitetskrav for embetsmenn, i dèt det pekes på ulike forhold som kan føre til at en offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlag for en avgjørelse eller treffe en avgjørelse i en forvaltningssak. Forvaltningslovens inhabilitetsregler gjelder også for kommunale ombudsmenn jfr FVL 10. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter, men deltar ikke i behandling eller treffer vedtak i kontrollutvalgets saker. Kommuneloven 9 fastslår ordførerens rett til å delta i kontrollutvalgets møter: 4. Ordfører og fylkesordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale eller fylkeskommunale organer unntatt kommune- og fylkesråd og organer under disse, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis han eller hun er valgt medlem. Ordfører og fylkesordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret eller fylkestinget i organer hvor han eller hun ikke er medlem. Ordfører var bedt om å orientere i den aktuelle saken. Kontrollutvalget legger i sin behandling av saker vekt på innhente nødvendig informasjon, så også i denne saken. Eksempelvis er rådmannen i noen møter innkalt for å informere i enkeltsaker, hvorpå kontrollutvalget i etterkant behandler og fatter vedtak i de aktuelle sakene. Det er videre å bemerke at i mange av sakene som behandles i kontrollutvalget vil informasjon om tidligere politisk behandling i kommunestyre/formannskap være nødvendig. I slike tilfeller vil situasjonen nesten alltid være at ordfører selv har deltatt i tidligere behandling. Det understrekes at når ordfører møter i kontrollutvalgets møter er det med møte- og talerett, ikke med stemmerett. Dersom dette gjaldt representant i kontrollutvalget ville habilitetsbestemmelsene ha kommet til anvendelse. Inhabilitetsproblematikken knyttet til ordførers deltakelse i møtet framstår dermed ikke tydelig i denne saken.

12 Kommuneloven har bestemmelser om lovlighetskontroll, herunder hvem som kan kreve dette og hvordan eventuelt krav skal behandles: 59. Lovlighetskontroll, opplysningsplikt m.v. 1. Tre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjørelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjon inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Dette gjelder ikke avgjørelser om ansettelse, oppsigelse eller avskjed. 2. Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet. Bak denne aktuelle henvendelsen til kontrollutvalget er tre privatpersoner, hvorav ingen av dem er medlemmer i kommunestyret i Melhus. Forutsetningen for lovlighetskontroll faller dermed bort. De forholdene som tas opp i brevet gis likevel oppmerksomhet, med tanke på at kontrollutvalget kan vurdere om innholdet gir grunnlag for å ta opp den aktuelle saken til ny behandling. Påstand om at kontrollutvalget ikke har gitt saken tilfredsstillende behandling I den siste henvendelsen til kontrollutvalget ble det påpekt at utvalget hadde anvendt definisjonen av vei med bakgrunn i at de trodde dette var en privat veg. Dette er beklagelig. Resonnement og vurderinger som her er gjort har imidlertid utgangspunkt i at kommunestyrets vedtak ikke sier noe spesifikt om endring i reguleringsbestemmelsene. Sekretariatet anser dermed definisjonen av privat og offentlig vei for å ikke få noen avgjørende betydning for vurdering av saken. Det tas her forbehold om at intensjoner som ligger bak vedtaket ikke er kjent. Vurderingene er derfor gjort med bakgrunn i det skriftlige vedtaket, og innholdet som leses ut av dette. Vedtak som ikke er ført inn i reguleringsbestemmelsene Ved sluttbehandlingen av reguleringsplanen i kommunestyret ( , sak 46/06) ble følgende vedtak fattet: Med hjemmel i kommunedelplan Nedre Melhus vedtatt og pbl 27-2 nr 1 vedtar Melhus kommunestyre Reguleringsplan for Melhus senrntrum øst med bestemmelser, beskrivelse og parkeringsvedtekter datert med følgende endringer:

13 1. Det avsettes et grønt område på ca 1 mål i nordvestre del av O4. 2. Vegen legges inntil støyvoll fra avkjørsel til silo-mølle og frem til de naturlig blir sammenfallende med eksisterende veg ved eiendommen Utkjøring fra Melhusbanken til Gimsevegen beholdes slik som i dag. Punkt om at trærne foran banken skal fjernes, taes ut 4. Del av OGS2 mot veg, endres til atkomstveg Vedtatte pkt 2 erstattet pkt 2 i formannskapets vedtak i samme sak, , sak PS 92/06; 2. Utvidelse av veg fra Gimsevegen inn på Kuhaugen opphører ved Krokvegen Avsenderne hevder at punkt 2 i vedtaket skulle ha vært ført inn i reguleringsbestemmelsene, til erstatning for innhold i reguleringsbestemmelsenes eksisterende punkt 4.8; Felles atkomst FA3 er felles for oppsittere på Kuhaugen. Vegen langs E6 anlegges med en bredde på 5 m og med fortau på 2 m mot vest. Ved flytting av veg må det sikres adgang til kommunalt ledningsnett langs traseen Det hevdes at ordfører sørget for at dette ikke ble ført inn i reguleringsbestemmelsene. I stedet har ordføreren ført inn i reguleringsbestemmelsene rådmannens forslag til vedtak som ble nedstemt Reguleringsbestemmelsene på dette aktuelle punktet er ikke endret fra forslag til vedtatte bestemmelser. Punktet er likelydende før og etter kommunestyrets vedtak. Dette forholdet ble tatt opp i deres forrige henvendelse til kontrollutvalget, og drøftet i møte Det ble da vist til at vedtak om å legge vegen inntil silo-mølle og fram til den blir sammenfallende med eksisterende veg ved eiendom ikke sto i motsetningsforhold til punkt 4.8 i reguleringsbestemmelsene. Kontrollutvalget sluttet seg derfor ikke til klagernes oppfatning av dette forholdet. Kommunens myndighet i reguleringsplansaker Plan- og bygningsloven (PBL) kap 7 gir bestemmelser om reguleringsplanlegging. I 25 pekes det på hvilke reguleringsformål planen skal sette av arealer til: 25. Reguleringsformål I reguleringsplanen avsettes i nødvendig utstrekning: 1. Byggeområder: (.) 2. Landbruksområder: ( ) 3. Offentlige trafikkområder: (.) 4. Friområder: (..) 5. Fareområder: ( ) 6. Spesialområder: herunder områder for private veger, (..) 7. Fellesområder: Felles avkjørsel og felles områder for parkering, felles lekeareal for barn, gårdsplass og annet fellesareal for flere eiendommer 8. Fornyelsesområder: ( ) (.)

14 Veileder til PBL gir nærmere beskrivelser av hva de ulike formålene omfatter og hvilke bestemmelser som kan gis for de ulike formålene: Om fellesarealer gir veilederen følgende bestemmelser: Hva formålet omfatter Fellesområde etter pbl 25 første ledd nr 7 er felles areal for flere eiendommer, for å dekke bebyggelsens behov. Det kan for eksempel være felles parkeringsplass / parkeringsanlegg, avkjørsel, lekeplass / uteareal og liknende funksjoner. Det skal gå fram av reguleringsplanen hvilke eiendommer som skal ha del i fellesområdet ( ) Felles avkjørsel omfatter både den tekniske avkjørsel og tilhørende veg. ( ) Videre gir veilederen bestemmelser til fellesområder Det kan til dette reguleringsformålet gis bestemmelser om: o Hvilken funksjon fellesområdet / anlegget skal ha (avkjørsel, lek osv.). o Hvilke eiendommer som skal være deltakere i / sameiere i fellesarealet. o Eventuell opparbeiding og eventuelt hvilke bygge- og anleggstiltak som er tillatt eller forutsatt m.v. o At fellesområdene skal være opprettet og sikret før byggetillatelse gis, og at de skal være opparbeidet samtidig før bebyggelsen tas i bruk. o Øvrige bestemmelser i byggeområder etter vurdering av behov. Reguleringsbestemmelser kan ikke utformes slik at planen forutsetter at et fellesareal for flere eiendommer også skal kunne brukes av allmennheten. Reguleringskartet er ikke endret i tråd med kommunestyrets vedtak Avsenderne mener det endelige kartet i reguleringsplan for Melhus sentrum øst ikke er utformet i tråd med kommunestyrets vedtak i saken, sak 46/2006. I deres forrige henvendelse ble dette omtalt som falsum (forfalskning) fra ordførerens side, da det er han som har undertegnet på at kartet er endret i henhold til kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget fikk i sitt møte framlagt de aktuelle kartene. Slik kontrollutvalget så det endelige kartet var det endret i tråd med kommunestyrets vedtak.

15 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERING Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter, men deltar ikke i behandling eller treffer vedtak i kontrollutvalgets saker. Ordfører var bedt om å orientere i kontrollutvalgets møte ved deres behandling av innkommet sak om klage angående reguleringsplan Melhus sentrum øst. Sekretariatet kan ikke se at inhabilitetsproblematikken etter FVL 6, knyttet til ordførers deltakelse i møtet gjør seg gjeldende i denne saken. Kontrollutvalget var i sin forrige behandling av denne aktuelle saken, sak KU-42/2008, ikke tilstrekkelig oppmerksom på at den omdtridte veien var privat. Dette medførte at utvalget i sitt vedtak viste til feilaktig definisjon i lovbestemmelsene. Sekretariatet er imidlertid av den oppfatning at Plan- og bygningslovens bestemmelser om reguleringsplan tilsier at realitetene i saken ikke endres av hvorvidt dette er privat eller offentlig vei. Etter denne nye gjennomgangen av forholdene det er klaget på i den innsendte saken til kontrollutvalget anser ikke sekretariatet at det har kommet inn nye momenter som tilsier at kontrollutvalget bør følge saken videre. Når det gjelder reguleringsplan for Melhus sentrum øst har reguleringsbestemmelsene pkt 4.8 bestemmelser om trafikkarealet (privat veg) på Kuhaugen: 4.8 Felles atkomst FA3 er felles for oppsittere på Kuhaugen. Vegen langs E6 anlegges med en bredde på 5 m og med fortau på 2 m mot vest. Ved flytting av veg må det sikres adgang til kommunalt ledningsnett langs traseen I reguleringsplankartet for det samme området er den aktuelle private vegen tegnet inn, med en bredde på 5 meter og tilhørende fortau/gang I kommunestyrets sluttbehandling av planen, sak 46/06 ble det fattet følgende vedtak: Med hjemmel i kommunedelplan Nedre Melhus vedtatt og pbl 27-2 nr 1 vedtar Melhus kommunestyre Reguleringsplan for Melhus senrntrum øst med bestemmelser, beskrivelse og parkeringsvedtekter datert med følgende endringer: 1. Det avsettes et grønt område på ca 1 mål i nordvestre del av O4. 2. Vegen legges inntil støyvoll fra avkjørsel til silo-mølle og frem til de naturlig blir sammenfallende med eksisterende veg ved eiendommen Utkjøring fra Melhusbanken til Gimsevegen beholdes slik som i dag. Punkt om at trærne foran banken skal fjernes, taes ut 4. Del av OGS2 mot veg, endres til atkomstveg Vedtatte pkt 2 erstattet pkt 2 i formannskapets vedtak (innstilling til kommunestyret); 2. Utvidelse av veg fra Gimsevegen inn på Kuhaugen opphører ved Krokvegen Sekretariatet oppfatter innholdet i kommunestyrets pkt 2 til å omhandle sammenføyningspunktet og plasseringen for den aktuelle vegen. Vedtaket sier ikke noe om endring av reguleringsbestemmelse pkt 4.8 der vegbredde på 5 meter og fortau på 2 meter er

16 nedfelt, ei heller noe om endring av plankartet. Det synes videre som at kommunestyrets vedtatte pkt 2 ikke framstår som noen motsetning til reguleringsbestemmelsen pkt 4.8. Utfra dette kan ikke sekretariatet slutte at reguleringsbestemmelse pkt 4.8 skulle ha vært endret som følge av kommunestyrets vedtak. Når det gjelder påstand om at endelig kart ikke er i tråd med kommunestyrets vedtak kan ikke sekretariatet se gyldigheten i denne påstanden. I henhold til kommunestyrets vedtak skulle Vegen legges inntil støyvoll fra avkjørsel til silo-mølle og frem til de naturlig blir sammenfallende med eksisterende veg ved eiendommen Et forhold det ble stilt spørsmål ved var gang- og sykkelstien hvorvidt denne skulle ligge der den lå. Sekretariatet er av den oppfatning at all den tid kommunestyrets vedtak ikke sa noe om fjerning/endring av gang- og sykkelvegen var det naturlig at denne ble med som foreslått, når kartet ble endret etter vedtak. Kontakt med jurist hos Fylkesmannen støtter opp under denne oppfatningen. Når det gjelder sammenføyningspunktet er dette i det endelige kartet tegnet inn ved eiendommen Kontrollutvalgets sekretariat ser at denne aktuelle saken inneholder mange ulike forhold og ikke alltid sammenfallende interesser for de ulike partene som har vært involvert i saken. Det er imidlertid viktig å presisere at vurderinger som er gjort i saken har hatt fokus på hvordan kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Hensiktsmessigheten i vedtakene eller eventuelle intensjoner som måtte ligge bak forslag som er fremmet i saken er ikke vurdert, da det ikke faller inn under kontrollutvalgets mandat å vurdere slike forhold. Ei heller er det gjort vurderinger rundt eventuelle konsekvenser vedtak kan ha for beboernes eller velforeningens økonomiske situasjon, da slike forhold også anses for å ligge utenfor kontrollutvalgets mandat. Kontrollutvalgets rolle i saken er å vurdere oppfølgingen av kommunestyrets vedtak, mens spørsmål utover dette tilligger det andre instanser å vurdere nærmere.

17 SAK 5/2009 EVENTUELT Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Hanne Kongsvik Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS FORSLAG TIL VEDTAK: Ingen innstilling