PROTOKOLL. Annen avdelings avgjørelse av 22. oktober 2010

Transkript

1 Annen avdeling PROTOKOLL Annen avd. sak nr Patentsøknad nr PCT-nummer: PCT/AU06/ WIPO publ. nr. WO/07/ Søker: Commonwealth Scientific and Industrial Research Organisation, Limestone Avenue, ACT2600 Campbell, Australia Fullmektig: Plougmann & Vingtoft, Postboks 1003 Sentrum, 0104 Oslo Annen avdelings avgjørelse av 22. oktober 2010 Foreliggende sak gjelder en klage etter patentlovens 75, jf. 72, over Patentstyrets første avdelings avgjørelse av 16. juli 2009, hvorved innkommet begjæring om at saken skal tas under behandling til tross for fristoversittelse (krav om oppreisning) ble nektet imøtekommet. Avgjørelsen ble sendt søkerens fullmektig samme dag. Begjæringen gjaldt oversittelse av fristen for å videreføre internasjonal patentsøknad nr. PCT/AU06/ i Norge, jf. patentlovens 31. * * * Den aktuelle søknad ble innlevert i Australia og har prioritet fra 18. november Fristen på 31 måneder for å videreføre den internasjonale søknaden i Norge, jf. patentlovens 31 første ledd, skulle dermed utløpe den 18. juni Søknaden ble forsøkt videreført (innlevert) i Norge den 20. juni 2008, ved innlevering via Altinn av ferdig utfylt elektronisk søknadsskjema for patent, vedlagt kopi av forsiden til internasjonal patentpublikasjon nr. WO 2007/ A1. Sammen med søknaden den 20. juni 2008 innkom varsel fra søkers fullmektig om at det vil bli inngitt en nærmere begrunnet begjæring om oppreisning for oversittelse av videreføringsfristen.

2 Annen avd. sak nr Oversettelse av søknaden til norsk, jf. kravet i patentlovens 31 første ledd, innkom ikke sammen med den elektroniske søknaden. Den 24. juni 2008 ble utstedt og sendt ut faktura til søkers fullmektig for innbetaling av grunnavgift og granskingsavgift (søknadsavgift), jf. avgiftsforskriftens 31, med betalingsfrist 28. juli Grunnavgift og granskingsavgift er registrert innbetalt til Patentstyrets bankkonto den 21. juli 2008, rettidig. Ved Patentstyrets brev (avgjørelse) datert 30. juni 2008 er søkers fullmektig orientert om at søknaden anses trukket tilbake for så vidt angår Norge, med bakgrunn i manglende videreføring (innlevering av søknad i Norge) innen den lovbestemte frist, jf. patentlovens 31 annet og tredje ledd. I nevnte brev ble søker gjort oppmerksom på muligheten til å begjære oppreisning for oversittelse av videreføringsfristen(e) i medhold av bestemmelsen i patentlovens 72, samt orientert om muligheten for å bringe beslutningen om at søknaden skal anses trukket tilbake direkte inn for Patentstyrets 2. avdeling, jf. patentlovens 26. Første avdelings brev (avgjørelse) av 30. juni 2008 lyder som følger: "AVGJØRELSE VEDRØRENDE PATENTSØKNAD NR Patentavdelingen har truffet følgende AVGJØRELSE 1 Patentsøknad forsøkt videreført fra internasjonal søknad PCT/AU06/ ble inngitt i Norge og 31 måneders fristen for å videreføre søknaden i Norge utløp følgelig Vilkårene i patentlovens 31 første ledd er ikke oppfylt. Søknaden er ikke videreført i Norge rettidig. Patentavdelingen har følgelig besluttet at søknaden anses trukket tilbake for så vidt angår Norge, jf. patentlovens 31 tredje ledd. Søker kan begjære oppreisning jf. Patentloven 72, forutsatt at vilkårene for å innlevere en slik begjæring er oppfylt."

3 Annen avd. sak nr I brevet (avgjørelsen) av 30. juni 2008 var inntatt følgende fotnote: Avgjørelsen kan påklages til Patentstyrets 2. avdeling. Fastsatt klageavgift er kr 2600,-. En klage må være innkommet til Patentstyret innen 2 måneder fra den ovenfor angitte dato. Klageavgift skal betales ved påkrav. I motsatt fall blir klagen ikke opptatt til behandling, jf. patentloven 27 første ledd. Søkers begrunnede begjæring om at saken skal tas under behandling til tross for fristoversittelsen (krav om oppreisning), jf. patentlovens 72, innkom til Patentstyret den 4. juli Grunnavgift og granskingsavgift (søknadsavgift) er registrert innbetalt til Patentstyrets bankkonto den 21. juli 2008, innen fristen i den av Patentstyrets første avdeling utsendte avgiftsfaktura. Oversettelse av den internasjonale søknaden til norsk herunder beskrivelse, krav og sammendrag innkom elektronisk til Patentstyret via Altinn den 15. august Det er ikke blitt utstedt og sendt ut faktura til søkers fullmektig for innbetaling av avgift for tilleggsfrist for utsatt innlevering av oversettelse av søknaden til norsk, jf. avgiftsforskriftens 35 første ledd nr. 1. Årsavgift for avgiftsår er registrert innbetalt til Patentstyrets bankkonto av avgiftsbetalingsselskapet Computer Patent Annuities Ltd. den 13. november 2008, innen ordinært forfall den 1. desember Oppreisningsavgift er registrert innbetalt til Patentstyrets bankkonto den 30. desember 2008, innen fristen i den av Patentstyrets første avdeling utsendte faktura, jf. avgiftsforskriftens 20 første ledd. Søkers fullmektig har i oppreisningsbegjæringen opplyst at han ble oppmerksom på oversittelsen av videreføringsfristen den 19. juni 2008, og Patentstyrets første avdeling har lagt denne opplysning til grunn ved sin behandling og avgjørelse av oppreisningsbegjæringen.

4 Annen avd. sak nr Fra Patentstyrets første avdelings avgjørelse av 16. juli 2009 hitsettes: "Vurderinger: Spørsmålet i saken er hvorvidt søkers fullmektig har utvist all den omhu som med rimelighet kan kreves, jf. patentloven 72 Søkers anførsler: Den 16. juni 2008 mottok søkers fullmektig en faks med instruksjoner om å innlevere PCT-videreføring i Norge. Faksen ble mottatt av fullmektigens resepsjon i København. Av faksen fremgikk det at fristen for videreføring var 18. juni Innkomne fakser som ikke har noe saksnummer blir sendt av resepsjonen til det ansvarlige team per e-post. Faksen i denne saken ble sendt til koordinator og patentkonsulent ved Oslo kontoret og til felles innboks kalt OsloMail. Ordrebrevet ble ved en feil ikke åpnet umiddelbart, og ordrens hastekarakter ble derfor ikke oppdaget av koordinator. Årsaken til dette var en sammenblanding av 3 e-poster mottatt samme dag som alle inneholdt en ny faks. Sammenblandingen hadde sin årsak i at det i emnefeltet på alle de tre e-postene stod "New Fax" og samme dato. Koordinatoren trodde derfor at e-postene som ankom samme dag kl og kl gjaldt den tidligere e-posten som ble mottatt Emnefeltene var allikevel ikke helt identiske. I emnefeltet til de to e-postene som kom kl og kl stod det på den ene "RE: New Fax", og på den andre "FW: New Fax". I emnefeltet til e-posten med ordren om videreføring stod det "FW: New Fax - AMH/ANV". På grunn av denne misforståelsen ble ikke den opprinnelige faksen lest med en gang i henhold til rutinene. Som en følge av dette ble det ikke generert en frist for videreføring. Torsdag 19. juni ble feilen oppdaget da søkers utenlandske fullmektig tok kontakt fordi de ikke hadde mottatt bekreftelse på at P&V har mottatt ordren om videreføring. Patentstyret uttaler: Feilen som førte til fristoversittelsen var at koordinator ved Oslo kontoret blandet sammen e-posten med ordren fra den utenlandske fullmektigen, med to andre e-poster mottatt senere samme dag. Emnefeltene var altså ganske like, men ikke identiske. Søkers fullmektig har det system at innkomne fakser som ikke har noe saksnummer sendes fra resepsjon til det ansvarlige team som vedlegg i e-post. Når man velger å kun identifisere innholdet i en slik e-post ved å ha "New fax" i emnefeltet, vil det kunne oppstå vanskeligheter med å identifisere forskjellige e-poster, slik det er skjedd i dette tilfellet. Når fullmektigen har valgt en slik løsning fører dette til at man må være meget nøye med å sjekke alle vedlegg for å forsikre seg om hva disse inneholder. I dette konkrete tilfellet hadde man ikke søknadsnummer eller saksnummer. Man må da undersøke hva e-posten inneholder ved å åpne alle vedlegg. Det antas at ansatte hos fullmektigen er klar over viktigheten av innholdet i slike e-poster. Det synes ikke å være utvist tilstrekkelig omhu som med rimelighet kan kreves, da det ble antatt at e-posten med

5 Annen avd. sak nr instruksjoner om videreføring hørte til de to senere mottatte e-poster, selv om emnefeltet var ganske likt. Det forsvarlige ville være å forsikre seg om innholdet i e-posten. I begjæringen gjøres det gjeldende av fullmektigen at feilen er begått av en underordnet ansatt. I 2. avdelings avgjørelse nr påpekes det at personale som har ansvar for videreføring av søknad, ikke er å regne som underordnet personale. Slik vi har forstått denne saken, er feilen begått av personale som var ansvarlig for videreføringen av søknaden, og kan da følgelig heller ikke karakteriseres som underordnet personale. Allikevel er det ikke avgjørende for sakens utfall om feilen ble begått av underordnet personale eller ikke, da feilen som ble gjort anses å være uforsvarlig. Dette uavhengig av den ansattes stilling og arbeidsoppgaver, og vi kan heller ikke se at den er unnskyldelig. Konklusjon: Patentstyret har etter en helhetlig vurdering kommet til at søkers fullmektig ikke har utvist all den omhu som med rimelighet kan kreves etter patentloven 72. Beslutning: Begjæringen om oppreisning avslås." Søkers klage over Patentstyrets første avdelings avgjørelse innkom den 10. september Klageavgiften er registrert innbetalt til Patentstyrets konto den 8. oktober 2009, innen fakturafristens utløp, jf. avgiftsforskriftens 21. Både klagen og klageavgiften er innkommet rettidig. I klagen av 10. september 2009 uttaler søkerens fullmektig: "Det vises til Patentstyrets 1. avdelings avgjørelse av 16. juli 2009 der oppreisning ble avslått. På vegne av vår klient fremsettes herved klage over avgjørelsen til Patentstyrets 2. avdeling i medhold av Pl. 75. Faktura for klageavgift imøteses. Begrunnelse for klagen er at Patentstyrets 1. avdeling både har tatt feil med hensyn til bevisvurderingen og rettsanvendelsen. Innledning I det følgende vises det til de samme bevis (bilag) som i den opprinnelige oppreisningsbegjæringen for 1. avdeling. Det vises til patentsøknad inngitt via Altinn i Norge og følgebrev. Videre vises det til Patenstyrets avgjørelse av i ovennevnte sak der søknaden er blitt avvist på formelt grunnlag. Fristen for å videreføre PCT-søknaden i Norge, 18. juni 2008, er blitt oversittet på tross av at søkeren og dennes fullmektig har utvist all den omhu som med rimelighet kan kreves.

6 Annen avd. sak nr Under henvisning til patentlovens 72 ble det rettidig begjært oppreisning av de rettigheter som gikk tapt ved oversittelsen av 31-månedersfristen i patentlovens 31 i forbindelse med for sen videreføring av internasjonal patentsøknad PCT/AU06/ Vi viser til kopi av PCT pamflettens forside WO 2007/ (Bilag 1 til begjæringen), hvor det fremgår at søknaden krever prioritet fra US patentsøknad nr. 60/737,946, som ble innlevert den 18. november Følgelig utløp 31-månedersfristen for nasjonal videreføring den 18. juni 2008, men søkerens patentagent, Plougmann & Vingtoft (heretter P&V), først torsdag 19. juni 2008 ble oppmerksom på at det ikke var tatt skritt til å videreføre søknaden i Norge, og at rettighetene for Norge derfor var bortfalt. Det videre saksforløpet er som følger: Den 16. juni 2008 sender vår mangeårige samarbeidspartner FB Rice & Co i Australia en faks med instruksjoner om å innlevere PCT-videreføring i Norge av PCT/AU2006/ Faksen mottas mandag den 16. juni 2008 av P&Vs resepsjonen i København. Det fremgår av faksen at fristen for videreføring er 18. juni Denne faksen ble videresendt til Anne Merete K. Haugerud, koordinator ved Oslo-kontoret (heretter AMH) med kopi til Anne Nævestad, patentkonsulent i Oslo, (heretter ANV) og til felles innboks kalt OsloMail den 16. juni kl. 09:44. Som det fremgår av instrukser vedr. e-post har P&V et veletablert system til behandling av f.eks. innkomne ordrer, og det er ikke uvanlig at ordren som i dette tilfelle mottas to dager før fristens utløp. Det vises til kopi av PV instruks (Bilag 2 til begjæringen). Undertegnede, som er daglig leder for P&V Norge, har overfor Patenstyrets 1. avdeling fremlagt PV INSTRUCTION vedrørende Correspondence uten samtidig også å vise til den instruks som direkte vedrører fakser, nemlig PV INSTRUCTION Faxes Handling of Faxes. Denne instruks fremlegges nå for 2. Avdeling som Bilag 9. Denne utelatelsen mht dokumentasjon skyldes ene og alene at undertegnede som skrev oppreisningsbegjæringen, hadde oversett nyansene mellom de to instruksene og at faksinstruksen vil ha betydning for vurderingen av faktum og hvorvidt P&V har forsvarlige instrukser og kontrollsystem. Som det fremgår av Bilag 9 er det PV instruks om at nye fakser, uten egen P&V referanse, skal av resepsjonen (i København) lagres elektronisk i egen saksfolder, i dette tilfellet i fanen A38326YY07, og publiseres på Intranettet som Untreated fax adressert til det ansvarlige team. Ved slutten av hver dag skal hver enhet sjekke at det ikke ligger fakser på intranettet som ikke er blitt behandlet. Intranettet har den fordel at det brukes daglig av samtlige P&V ansatte fordi saksbehandlingssystemet håndteres herigjennom. Dermed skaper man også den største mulighet for at nye fakser blir hurtig oppdaget og tatt tak i umiddelbart. Dette innebærer at resepsjonen i København ved en åpenbar inkurie ikke hadde fulgt de instrukser som foreligger for faksbehandling og i stedet oversendt faksen som et vedlegg i en e-post. Dette kommer i tillegg til den uheldige omstendighet at AMH sammenblandet tre ulike fakser som vi skal se nedenfor.

7 Annen avd. sak nr På tross av dette veletablerte system skjer der i dette tilfelle det at en underordnet koordinator, AMH blander sammen denne telefaksen med to andre telefakser sendt pr. e-post (Bilag til begjæringen) av samme dato, som tilhører en helt annen sak. Svikten gjelder med andre ord rutinemessige kontoroppgaver, i dette tilfellet postbehandling og journalføring av en faks/e-post. Bilag 3.0 viser AMHs Outlook-innboks, og merket 1 i margen viser den aktuelle faksen med ordrebrev, mens 2 og 3 viser faksene denne sammenblandes med. Bilag 3.1 er en utskrift av e-posten før vedlegget åpnes. Der står det i tittellinjen kun FW: New Fax AMH/ANV. Dette innebærer at den er videresendt fra resepsjonen i København (FW=forwarded). Først ved å åpne Bilag 3.1, nemlig ordrebrevet (Bilag 4 til begjæringen) helt, ville man se at det står URGENT på side 2. Ordrebrevet ble imidlertid ved en feil av AMH ikke åpnet umiddelbart, og ordrens hastekarakter ble derfor heller ikke oppfattet av AMH. Dette skyldtes en sammenblanding av 3 e-poster mottatt den samme dag som alle vedrørte en ny faks. Det skal understrekes at AMH var i en stresset arbeidssituasjon og at den stående instruks er at alle inngående fakser og e-poster skal åpnes umiddelbart, noe AMH og andre koordinatorer gjør regelmessig, men som dessverre ikke skjedde pga. det stress hun befant seg i. AMH s stress hadde blant annet sin årsak i at hun den 17.juni hadde vært opptatt med en ny koordinatorkandidat til Oslo-kontoret. Hun hadde blant annet fått i oppdrag å arrangere et møte/intervju for denne kandidaten i København der hun selv skulle være med. Møtet skulle finne sted den 19. juni og hun måtte organisere flybilletter med mer samtidig som hun skulle ivareta sin koordinatorfunksjon. Dermed var hun i en spesielt stresset situasjon i forhold til sine dagligdagse oppgaver. Sammenblandingen har også sin årsak i at det i tittellinjen på alle tre faksene står New Fax og samme dato. Dermed tror AMH at bilag 3.2 ankommet kl. 16:00 og 3.3 ankommet kl 16:09 som begge angår besvarelsen av en forespørsel om Norges eventuelle ratifisering av London-aftalen, som Anne Nævestad og Anne Schouboe i København har tatt hånd om og som AMH blott blir kopiert på, gjelder den tidligere faksen mottatt kl. 09:44, som nå allerede er tatt hånd om. Denne sammenblandingen medfører at den opprinnelige telefaksen ikke blir lest som den skulle til tross for veletablerte og velfungerende rutiner. Det er en isolert menneskelig feil ikke å hefte sig ved om der står FW: New Fax eller Re: New Fax. Patentstyrets 1. Avdeling anfører: "Emnefeltene var allikevel ikke helt identiske. I emnefeltet til de to e-postene som kom kl og kl stod det på den ene "RE: New Fax" og på den andre "FW: New Fax". I emnefeltet til e-posten med ordren om videreføring stod det "FW: New Fax - AMH/ANV". Vi skal bemerke: Det er riktig at titlene ikke er ens, men når man kjenner Outlook's bruk av RE og FW er det forståelig at man i farten kan komme til å tro at det dreier seg om den samme sak idet den eneste reelle forskjell er "- AMH/ANV". Det blir følgelig heller ikke sendt noen bekreftelse til oppdragsgiver på at forespørselen er mottatt, slik rutinen er. ANV leser også telefaksen men fester seg ikke ved innleveringsdatoen da det i henhold til interne P&V rutiner/guidelines er den underordnede koordinatoren, i dette tilfellet AMH, som legger inn alle frister, mens konsulenten paraferer og godkjenner. ANV hadde altså også sett ene med overskriften New Fax og skulle derfor forvente å få informasjon fra koordinatoren når posten var behandlet i dette tilfelle i form av data på en nylig opprettet PCT-videreførelse med en frist til

8 Annen avd. sak nr innlevering i Norge. Dessverre sviktet denne innebygde kontroll av koordinatorens arbeide i dette tilfelle idet ANV likeledes forvekslet den innkomne post. Feilen skjedde følgelig ikke som følge av en brist i de hos P&V etablerte rutiner, men utelukkende på grunn av en menneskelig feil, fortolkning av post som inneholdt instruksjoner til videreførelse i Norge. Først torsdag 19. juni 2008, altså etter fristens utløp, sender F B RICE & CO en purring der de skriver at de ikke kan se å ha mottatt bekreftelse på at P&V har mottatt ovennevnte ordre fra dem. Denne purringen blir sendt på e-post (Bilag 5.1 til begjæringen) og telefaks (Bilag 5.2 til begjæringen) til AMH og OsloMail. AMH er imidlertid denne dag i København og opptatt i møte det meste av dagen og leser først e-posten ved tiden. Det er først på dette tidspunktet vi oppdager at det er blitt begått en feil ved at instruksbrevet av 16. juni 2008 ikke er blitt notert med opprettelse av sak og innføring i P&Vs fristsystem. AMH kontakter umiddelbart sine overordnede Betina Hellemann og Anne Schouboe, IP Director, EPA, i København, men de er begge gått for dagen. Sammen med ANV beslutter AMH derfor å vente til neste dag med å håndtere denne bristen. Den 20. juni 2008 beslutter undertegnede sammen med Anne Schouboe likevel å innlevere søknaden til Patentstyret da vi vurderer det inntrufne som et hendelig uhell og at all omhu er utvist som med rimelighet kan kreves idet det i alle ledd var etablert kontrollprosedyrer for behandling av innkomne hasteordrer. Vanlige rutiner i P&V: P&V har et meget avansert og pålitelig elektronisk system til overvåkning av frister. Siden 2001 har vi benyttet Patricia, som er utviklet av Patrix AB i Sverige. Patricia er et ISOsertifisert system som er spesielt utviklet for styring av frister i saker vedrørende patent, bruksmodell, design og varemerker. Patricia genererer de frister som skal overholdes for en bestemt sakstype, som i dette tilfelle er en PCT-sak. Vi har etablert en intern utdannelse, og kun de konsulenter som har bestått en intern status har rett til å parafere på oppretting og sletting av en ekstern frist. Vi viser til P&V instruks om godkjennelse av data og frister (Bilag 6 til begjæringen). Når fristen er opprettet og senere slettet elektronisk i systemet, utskrives et fristkort. Vi viser til utskrift for denne saken (Bilag 7 til begjæringen). Herav ses at Anne Nævestad har signert på sakskortet med initialene ANV vedrørende den videreførelsesfrist som AMH har slettet i det elektroniske system. Herav fremgår at søknaden som skulle ha vært innlevert den , er blitt innlevert først den I tillegg hertil kommer interne PV instructions som vist til ovenfor og fremlagt som bevis, henholdsvis Bilag 2 og Bilag 9. Patenstyrets 1. avdeling tar feil med hensyn til vurderingen av faktum, nemlig omkring de interne rutiner og kontrollsystemer hos P&V. Det er en åpenbar feil og misforståelse av Patentstyrets 1. Avdeling å vurdere disse rutiner og kontrollsystemer som uforsvarlige. Faktum er at det er etablert slike forsvarlige rutiner og kontrollsystemer som er rimelig å forvente av et profesjonelt byrå. Denne feilen skulle under normale forhold ikke ha vært begått og skyldes kun unnskyldelig menneskelig svikt hos en underordnet, sammenholdt med benyttelse av feil rutiner for faksbehandling

9 Annen avd. sak nr hos resepsjonen i København. Den stående instruks er at alle fakser og e-poster skal åpnes umiddelbart og hver koordinator og konsulent har stedfortredere som kontrollerer og utfører oppgaver i deres fravær. Rettslige anførsler: På grunn av den sammenblanding mellom tre fakser, som fant sted hos en underordnet, samt benyttelse av feil rutiner for faksbehandling hos resepsjonen i København, ble det imidlertid ikke generert en frist for videreføring av saken slik interninstruksen sikrer. Dette må ses som to isolert menneskelige feil i et ellers velfungerende system som beskrevet ovenfor. Systemet og sikkerhetsrutinene brukes ved behandlingen av alle PCTsaker, og vi kan eksempelvis meddele at P&V i 2005 har gjennomført nasjonal videreføring av i alt 301 PCT-søknader, av disse 36 til Norge, uten at det er skjedd rettstap. Anne Nævestad har arbeidet som patentkonsulent siden 1997 først hos Oslo Patentkontor A/S og siden 1. desember 2007 hos P&V. Anne Merete K. Haugerud har vært ansatt hos P&V siden 1. mars 2008 som koordinator. Før det hadde hun vært ansatt hos Oslo Patentkontor fra 2001 først som patentsekretær, senere som oversetter og koordinator av oversettelser. Siden ansettelsen i P&V har AMH vært gjennom vår interne, grundige opplæring og gjennomført status, dvs. eksamen som patentkoordinator før hun har fått tilgang til alle våre systemer. Begge har derfor mange års erfaring i behandlingen av patentsaker, herunder fristene i forbindelse med PCT-videreføring. Først den 19. juni 2008 ble det altså oppdaget at 31-månedersfristen var oversittet, og at saken for Norge ikke var blitt opprettet. Da 31-månedersfristen ikke var blitt generert, ble overskridelsen ikke fanget av vår ytterlige sjekk som det fremgår av P&V instruks fristsjekk daglig kontroll av eksterne frister i enhetene (se Bilag 8 til begjæringen). Det er åpenbart at fristoversittelsen skyldes to unnskyldelige feil utført av to underordnede ansatte. Vi kan vise til etablerte rutiner for opplæring av ansatte og fristovervåkning, og at denne type feil derfor er forsøkt unngått på best mulig måte. Vi henviser i den forbindelse til EPOs avgjørelse i sak J 0026/92, hvor det i pkt. 4(2) i begrunnelsen anføres: If the representative has entrusted to an assistant the performance of routine tasks, the same strict standards of care are not expected of the assistant as are expected of the applicant or his representative. I denne sak har vi vist at P&V ( the representive ) har utvist all den omhu som med rimelighet kan kreves ved å fastlegge systemer for postbehandling og registrering av frister, cf. pkt. 5 i avgjørelse J 0026/92. Videre vises det også til de betingelser som nevnes under 7.1 og 7.2 i den nevnte avgjørelse fra EPOs juridiske appellkammer. Det er videre en feil når Patentstyrets 1. avdeling hevder at AMH ikke er en underordnet ansatt. En koordinator i Plougmann & Vingtoft er den nederste i hierarkiet og har ikke ansvar for frister eller saker, slikt ansvar ligger utelukkende hos konsulenten i dette tilfellet ANV. Hos P&V har vi ikke sekretærer i vanlig forstand, de kalles alle koordinatorer. I realiteten har koordinatorene blant annet sekretærens funksjon. Der er et klart skille mellom overordnet i dette tilfellet konsulenten ANV og underordnet i dette tilfellet

10 Annen avd. sak nr koordinatoren AMH i P&V og alt ansvar for saksbehandlingen og videreføring av søknader ligger utelukkende hos overordnet. Koordinatoren AMH har utelukkende en assistents rolle og har ikke noe selvstendig ansvar i forhold til søknader. Svikten i dette tilfellet gjelder utførelsen av rutinemessige kontoroppgaver nemlig e-post behandling og journalføring. Med andre ord hadde overhodet ikke AMH ansvaret for videreføring av den internasjonale søknaden i Norge. Svikten gjaldt med andre ord utførelsen av rutinemessige kontoroppgaver hos en underordnet og man er derfor innenfor de rammer som tidligere trukket opp i 2. avdeligs avgjørelse nr som det henvises til av 1. avdeling. Som det fremgår av ovennevnte redegjørelse er systemene hos Plougmann & Vingtoft velfungerende og inneholder en rekke innebygde kontrollrutiner. Her tar med andre ord 1. avdeling feil i sine vurderinger noe som dels må tilskrives at Bilag 9 ved en feilvurdering ikke ble fremlagt for 1. avdeling. Der er som sagt og beskrevet foran etablert forsvarlige rutiner og et tilfredsstillende kontrollsystem som er i stand til å fange opp menneskelige feil som man må anta vil måtte skje før eller senere. I dette tilfellet er det dessverre skjedd en feil begått av en underordnet i en stresset situasjon noe som må anses unnskyldelig og som ikke skyldes svikt i rutinene som sådan, men menneskelig svikt alene. Det vises også til NIR 1999 s. 728 der det ble godtatt at det var etablert rutiner som normalt var i stand til å fange opp enkeltstående feil, men som ikke fanget opp et tilfelle der to enkeltstående feil ble begått i samme sak. Der vises også til NIR 1996 s. 348 der annen avdeling ga oppreisning ved et sammentreff av menneskelig feil og tilfeldige, uventede omstendigheter. Vi henviser dessuten til EPOs avgjørelse T 1024/02, hvor det ble gitt oppreisning. I dette tilfelle hadde en underordnet ansatt glemt å sende en ankebegjæring fordi hun var blitt kontaktet av sin mor, som meddelte at hennes 4-årige datter var blitt syk. Hun skyndte seg derfor hjem, og glemte alt om ankebegjæringen som skulle sendes. Under henvisning til patentlovens 72 anmoder vi på denne bakgrunn om at Patentstyrets 2. avdeling revurderer begjæringen om oppreising av rettighetene i Norge. Dersom Patentstyrets 2. Avdeling, likevel mot formodning, ikke skulle ta denne begjæring tilfølge, anmoder vi om muntlige forhandlinger for å utdype vår argumentasjon og anførsler ytterligere." Avgift for det 4. avgiftsår er registrert innbetalt til Patentstyrets bankkonto av avgiftsformidlingsselskapet Computer Patent Annuities Ltd. den 11. november 2009, innen ordinært forfall den 30. november Den 6. januar 2010 sender Annen avdeling følgende brev til søkers fullmektig:

11 Annen avd. sak nr "Saken har vært behandlet i 2. avdeling, og utvalget er kommet til den foreløpige konklusjon at 1. avdelings avslag må opprettholdes, men på et annet grunnlag enn det som ble lagt til grunn av 1. avdeling. Første avdeling la til grunn begjæringen om oppreisning måtte avslås fordi den ansatte som begikk feilen, ikke kunne betraktes som underordnet personale, og ikke hadde opptrådt med tilbørlig aktsomhet. Annen avdelings utvalg er på sin side tilbøyelig til å bygge på at det var tale om en enkeltstående feil begått av underordnet personale, og at uaktsomheten derfor ikke i seg selv er til hinder for å meddele oppreisning. Derimot kan utvalget ikke se at det er dokumentert at fullmektigens rutiner har vært tilfredsstillende. I henhold til fast praksis må fristhåndteringssystemer være innrettet slik at de avdekker menneskelige feil som erfaringsmessig vil oppstå fra tid til annen. Rutinene må omfatte en «cross check» som innebærer at overholdelse av frister ikke overlates til én medarbeider alene. I det foreliggende tilfelle var det slik 2. avdeling har forstått dokumentasjonen og saksfremstillingen tale om et nytt oppdrag, dvs. at fristen ikke fremgikk av fullmektigens fristovervåkningssystem forut for mottakelsen av telefaksen 16. juni Årsaken til fristoversittelsen var at det nye oppdraget ikke ble registrert i tide, med den følge at fristen ikke ble ført inn i overvåkningssystemet før den løp ut. Rutinen i bilag 9 synes ikke å regulere den foreliggende situasjon. Denne gjelder informasjonsflyten internt, og skal sikre at innkomne telefakser blir distribuert til de rette personer. Her ble telefaksen distribuert til rett person. Selv om det ikke skjedde nøyaktig i henhold til instruksen, var distribusjonsmåten ikke til hinder for registrering av oppdraget og fristen. Fristoversittelsen skyldtes at mottakeren overså innholdet i e-posten, og ikke oppfattet at den inneholdt et nytt oppdrag med frist. Rutinen som beskriver registrering av nye oppdrag og frister finnes i bilag 6. Her er det utførlig forklart bl.a. at frister skal sjekkes i overvåkningssystemet på daglig basis. Det fremgår også at alle nye oppdrag og frister skal opprettes samme dag som instruksjonen mottas, og at registreringene skal godkjennes og signeres av en ytterligere person («consultant»). Såvidt utvalget forstår er det imidlertid ingen «cross check» av at instruksjoner blir registrert; «cross check» utføres først etter registrering. Det synes derfor å ha manglet en rutine som gikk ut på kontroll av at alle frister som følger av innkommet post fanges opp før posten arkiveres eller slettes. I mangel av en slik sikringsrutine synes fristovervåkningssystemet ikke å ha tilfredsstilt de krav som etter loven og praksis må stilles for meddelelse av oppreisning. Til å avgi uttalelse om nevnte forhold, og for eventuelt å fremlegge supplerende dokumentasjon, innrømmes frist til mandag den 8. mars [...]. Saken vil bli tatt opp til sluttbehandling på det grunnlaget som foreligger ved fristens utløp." I svarbrev av 25. februar 2010 uttaler søkers fullmektig: "Det vises til 2. avdelings uttalelse av 6. januar Vi er fornøyd med at 2. avdeling frafaller 1. avdelings avgjørelsesgrunnlag.

12 Annen avd. sak nr Imidlertid er vi dypt uenige i 2. avdelings nye anførsel om at det ikke er dokumentert at våre rutiner har vært tilfredsstillende. Vi vil bestride at vi ikke har såkalte cross check - rutiner. Vi viser til det vi har anført i klagen på side 2 der det under henvisning til instruksjon om Faxes Handling of Faxes, Bilag 9, klart redegjøres for at vi har de kryssjekk-rutiner som det nå hevdes at vi mangler. Feilen i dette tilfellet er at resepsjonen i København ikke har fulgt gjeldende rutiner, nemlig å lagre saken i en egen saksfolder, i dette tilfellet i fanen A38326YY07, og derved publisere faksen på PV s Intranett. Hvis den foreskrevne rutinen hadde blitt fulgt, ville for det første faksen kunne leses av alle ansatte. Dernest ville den ha blitt purret av enhetsansvarlig på Life Science Chemistry (L&C), se siste avsnitt side 3, Bilag 9, i rutinebeskrivelsen: at the end of each day, each unit (her L&C) must ensure that the Unit Fax folder does not contain unread faxes. Videre heter det A rotation system for the final daily check-up is established. Det heter videre i siste avsnitt i Bilag 9, side 2: If a team is absent for several hours: In such cases the Unit Fax folder contain copies of non-read faxes, and the substitute for the coordinator in the team in question must check these faxes. Substitutt for vår koordinator AMH var den gang Camilla Outtrup. Dermed er det etablert slike kryssjekk- rutiner som er påkrevet. Rutinene med kryssjekk var med andre ord på plass - men det var menneskelig svikt som forårsaket feilen. Feilen som oppsto var som tidligere påpekt en menneskelig svikt på to plan. For det første benyttet resepsjonen i København feil rutiner de fulgte de ikke de beskrevne rutiner om å publisere faksen på tilskrevet fane på intranettet. For det andre oppfattet ikke AMH som feilaktig mottok ordren via , i stedet som foreskrevet, kunngjort på intranettet, ved uheldige og unnskyldelige omstendigheter den aktuelle fristen. Det vises videre til 2. avdelings brev, nederst på side 1, der det heter: Rutinen i bilag 9 synes ikke å regulere den foreliggende situasjon. Denne gjelder informasjonsflyten internt, og skal sikre at innkomne telefakser blir distribuert til de rette personer. Her tar 2. avdeling feil. Rutinene beskrevet i Bilag 9 er helt avgjørende i denne sak. Den berører ikke bare informasjonsflyt og at distribusjon skjer til rett person, slik det blir hevdet. Rutinen innebærer at oppmerksomheten ved en faks får den plass som er nødvendig ved å bli publisert på en fane som ligger på intranettet, synlig for alle. Dessuten innebærer rutinen de nødvendige kryssjekk som 2. avdeling etterlyser, med daglig kryssjekk fra hver enhet basert på et rotasjonssystem - som beskrevet in fine i Bilag avdeling tar med andre ord feil når det hevdes: Så vidt utvalget forstår er det imidlertid ingen cross check av at instruksjoner blir registrert; cross check utføres først etter registrering. Kryssjekk av registrering og mottak foretas daglig i henhold til instruksen, slik det er beskrevet foran. Når 2. avdeling videre ute i brevet viser til Bilag 6 er det å bemerke at den rutinen som der er beskrevet gjelder neste trinn i saksbehandlingen. Når koordinatoren har opprettet hele saken, skal alt deretter godkjennes av konsulenten ( Approval of Data and Terms ) som skal verifisere at alle detaljer det som er lagt inn av resepsjonen og deretter de frister og detaljer som er registrert av koordinatoren stemmer med de innkomne opplysninger fra

13 Annen avd. sak nr agenten/klienten. Det er å bemerke at man i denne saken ikke var kommet til dette stadiet da skaden oppsto. Følgelig var heller ikke instruksen beskrevet i Bilag 6 aktivert. Avslutningsvis skal det igjen poengteres at det er uriktig når det hevdes at det ikke foreligger tilfredsstillende kryssjekk-rutiner. Vårt poeng er at hvis faksrutinen var blitt fulgt slik den er beskrevet i instruksen, ville saken ha blitt lagt inn i fanen av resepsjonen i København, og deretter ville fristen(e) bli registrert av koordinatoren som igjen ville bli kontrollert av en ytterligere person, nemlig konsulenten. Her er det med andre ord tale om to sjekkpunkter etter at resepsjonen har innlogget saken på fane, først koordinatorens utfylling og kontroll av data og deretter en kryssjekk og endelig godkjenning ved konsulenten. Hvis koordinatoren ikke samme dag skulle ha registrert innkommet faks, ville dertil vedkommende ha blitt kontaktet av unit ansvarlige ved dagens slutt i henhold til den beskrevne rotasjonsordningen (kryssjekk), se ovenfor. Den utløsende årsak til den oppståtte skade var med andre ord at resepsjonen i København ikke fulgte gjeldende rutiner for faksbehandling, altså var det en menneskelig og unnskyldelig feil som ble etterfulgt av nok en menneskelig og unnskyldelig feil begått av en underordnet ved Oslo-kontoret. På denne bakgrunn ber vi nok en gang om at 2. avdeling fatter beslutning om å gi oppreisning idet alle tidligere anførsler og bevis fastholdes." Den 6. mai 2010 sender Annen avdeling nytt brev til søkers fullmektig, med følgende ordlyd: Saken har på nytt vært drøftet i Annen avdelings utvalg. Søkeren har i brevet 25. februar 2010 vist til bilag 9, som anføres å etablere de relevante kryssjekkrutiner. Spesielt er det vist til nest siste avsnitt, hvor det heter: «At the end of each working day, each unit must ensure that the Unit Fax folder does not contain unread faxes.» Etter ordlyden skal kontrollen bare sikre at innkomne telefakser er lest, ikke at oppdragene faktisk er registrert, og at relevante frister er loggført. Dersom det anføres at også en slik kontroll ligger i rutinen, bes søkeren gi en nærmere redegjørelse for hvorledes nevnte kontroll gjennomføres, og hvordan enhetslederen går frem for å forsikre seg om at alle relevante registreringer er utført. Til å kommentere ovenstående innrømmes frist til mandag den 7. juni De må være forberedt på at saken vil bli tatt opp til avgjørelse på det grunnlaget som foreligger ved fristens utløp. I svarbrev av 7. juni 2010 uttaler søkers fullmektig:

14 Annen avd. sak nr "Det vises til 2. avdelings brev av 6. mai Vi viser til vårt bilag 9 som referert i Deres brev, hvor det heter: At the end of each working day, each unit must ensure that the Unit Fax folder does not contain unread faxes Formuleringen unread betyr ubehandlede fakser. Når en faks er ubehandlet, eller unread betyr det at ingen har lest innholdet og tatt stilling til om det skal opprettes frister i vårt system. Hvis faksen er blitt behandlet ( read ), betyr det at en person har tatt stilling til om det skal opprettes f.eks. en frist i den aktuelle sak, og faktisk loggført fristen og at en annen person/en kontrollperson deretter har godkjent denne fristen. Normalt vil det ikke foreligge noen unread faxes ved arbeidsdagens slutt. Hvis den koordinator som er ansvarlig for å sjekke om det foreligger unread faxes den aktuelle dagen, ifølge rotasjonssystemet, ser at det på slutten av dagen ligger en unread fax, vil vedkommende som enhetsansvarlig for L&C naturligvis ta hånd om den enten ved å kontakte den relevante koordinator eller selv ta hånd om den på samme måte som om den var sendt til vedkommende, dvs. hun/han vil behandle den i henhold til instruksen i bilag 9. For en ny sak vil hun/han således opprette en ny sak og registrere de relevante data og fristene og kontakte en annen person, enten en erfaren koordinator eller en konsulent med henblikk på å få godkjent data og fristene samme dag, jfr. bilag 6. Først deretter vil faksen være en read fax og slettes fra Unit fax folderen. Kun i tilfelle hvis koordinatoren skjønner at faksen kan ligge til teamet er tilbake neste dag, vil hun/han skrive en bemerkning på den: Seen by XX, awaits the return of YY. Vi antar at det beror på en misforståelse når Patentstyret nevner enhetslederen da det i vårt siste brev av 25. februar 2010 omtales en enhetsansvarlig hvis ansvar vi har utdypet ovenfor. Vi har således en rutine som sikrer at nye saker blir fordelt av resepsjonen og håndtert av den ansvarlige koordinator eller vedkommendes avløser, at oppdragene faktisk blir registrert og at relevante frister blir loggført. Dessuten har vi en sikkerhetsprosedyre som tar hånd om den meget sjeldent forekommende situasjonen at det ved dagens slutt skulle være unread faxes. Vi håper dette er tilfredsstillende svar på det De etterspør." Den 16. juni 2010 sender Annen avdeling nytt brev til søkers fullmektig, med følgende ordlyd: "Saken har på nytt vært drøftet i Annen avdelings utvalg, i lys av søkerens brev 7. juni Utvalget konstaterer at fullmektigen ikke har redegjort for, eller dokumentert, at det er innført en kryssjekkrutine som sikrer at innkomne oppdrag faktisk blir registrert, og at

15 Annen avd. sak nr relevante frister faktisk er loggført. Ut fra saksfremstillingen i klagen må det legges til grunn at det var koordinatoren som skulle ha registrert fristen, og at konsulenten skulle ha kontrollert og godkjent fristregistreringen. Når ingen frist ble registrert, fordi instruksjonen ble oversett av koordinatoren, var det ingen rutine som sikret at dette ble fanget opp av konsulenten. Videre må det legges til grunn, i lys av brevet 7. juni 2010, at rutinen i bilag 9, bare ville avdekket feilen dersom telefaksen ikke var blitt lest, og ikke at en instruksjon i telefaksen ble oversett av koordinatoren. Utvalget har videre drøftet om det skal kreves at en fullmektigs rutiner inneholder kryssjekk av om innkommet korrespondanse inneholder oppdrag eller instrukser som forutsetter at en frist overholdes, og som derfor skulle vært innført i fullmektigens fristovervåkningssystem, og ikke bare av om de frister som blir innført er riktige. Det kan få betydning for denne vurderingen om det er vanlig i bransjen å ha rutiner for kryssjekk som vil sikre at alle frister i innkommet korrespondanse blir fanget opp. Til å avgi uttalelse om dette, og eventuelt dokumentere i form av erklæringer eller lignende hva som er praksis i bransjen, innrømmes frist til mandag 6. september De må være forberedt på at saken vil bli tatt opp til avgjørelse på det grunnlaget som foreligger ved fristens utløp." Den 10. august 2010 sendte søkers fullmektig inn brev med besvarelse av Annen avdelings uttalelse av 16. juni Besvarelsen ble trukket tilbake ved innsendelsen av ny og rettet besvarelse den 16. august I det nye brevet av 16. august 2010, som var vedlagt dokument med nedtegning av gjeldende kryss-sjekkrutiner, uttaler søkers fullmektig: "Det vises til vårt brev av 10. august d.å. Da det dessverre hadde sneket seg inn noen åpenbare feil i vårt brev av 10.ds, ber vi herved om at nevnte brev blir trukket tilbake. Ettersom vi ennå er innefor besvarelsesfristen antar vi at dette ikke vil by på noe problem. I det følgende er vår besvarelse som nå er korrigert og bes lagt til grunn for den videre behandling av saken: Det vises til Annen avdelings brev av med svarfrist til 6. september Det er med undring vi leser Utvalgets uttalelse der det konstateres at det ikke er redegjort for, eller dokumentert, at det er innført kryssjekkrutiner som sikrer at innkomne oppdrag faktisk blir registrert, og at relevante frister faktisk er loggført. Vi mener i tilstrekkelig grad å ha redegjort for at slike rutiner forefinnes.

16 Annen avd. sak nr For det første må vi gjenta at det uhellsvangre i denne saken er at det oppstod en feil i to ledd. Først ved at faksen ikke ble håndtert i tråd med rutinene, men sendt som e-post direkte til koordinator og konsulent, og dernest at e-posten ble feiloppfattet av koordinator. Den primære feilen ble altså begått av en underordnet i resepsjonen i København som ikke fulgte instruksen for faksbehandling, se bilag 9. Vi har utførlig beskrevet hvilke rutiner og kryssjekkrutiner som forefinnes for behandling av fakser, se særlig våre brev av og For det annet, når den i bilag 9 beskrevne instruks ikke ble fulgt, men faksen ble sendt direkte til koordinatoren som e-post, vises der til bilag 2 til klagen, der instruks for e-post behandling er beskrevet. Foruten denne PV Instruction Correspondance skal det anføres at der er og har vært ekstra sikkerhetsrutiner for en felles e-postboks for Oslokontoret som heter OsloMail, og som all e-post fra resepsjonen i København eller andre innsendte s går til, foruten direkte til teamet i dette tilfellet til AMH/ANV. Vedlagt fremlegges som bilag 10 en nedtegnelse av disse rutiner slik de de facto har eksistert siden Plougmann & Vingtoft ble etablert i Norge fra primo januar Eksistensen av denne rutinen kan bekreftes av samtlige ansatte ved Oslo-kontoret. Om nødvendig kreves det i medhold av Styreloven 7 muntlige forhandlinger for å stadfeste innholdet i bilag 10. Det fremgår herav med tydelighet at de nødvendige kryssjekkrutiner også foreligger for . Med andre ord finnes der rutiner også når resepsjonen gjør feil og ikke følger rutiner iht. instruksen. Dersom Annen Avdeling med sine gjentakelser om manglende kryssjekk-rutiner antyder at det bør ligge en rutine for registrering av nye oppdrag og frister allerede på resepsjonsnivå, bemerkes at dette rett og slett ikke vil være gjennomførbart. Plougmann & Vingtoft er et selskap med over 100 ansatte. Det vil være en umulig oppgave for en eller flere i resepsjonen å sjekke alle inngående fakser og e-poster til P&V, et antall på rundt fakser og 2000 e-poster daglig, og definere disse i forhold til hvilken sak de gjelder, hva de gjelder og om det er noen frist, hvilken type frist, varigheten av fristen etc. Det er simpelthen ikke gjørbart. Et slikt system vil for øvrig være noe problematisk i forhold til bestemmelser om personvern og den rettspraksis som har utviklet seg rundt arbeidstakers jobb-mail. Det er derfor lagt opp til et system med klare rutiner for videreformidling av fakser og e- poster fra resepsjonen til ansvarshavende ledd i organisasjonen, hvor det rimelig kan forventes og forlanges at korrespondansen kan identifiseres ikke alene i f t sak, men også innhold, frist og viktighet. Det er først i disse leddene at det er realistisk å legge noe ansvar. Og som påvist ovenfor, så har P&V rutiner og kryssjekk-rutiner i disse leddene, både for fakser og for e-poster. Det vil etter vår mening være urimelig å kreve ytterligere rutiner for fakser og e-post utover det som er beskrevet i vedleggene, bilag 9 og 10. Det vises videre til Utvalgets uttalelse, første side, tredje avsnitt, der Utvalget stiller spørsmål ved hvorvidt det skal kreves at en fullmektigs rutiner inneholder kryssjekk av om innkommet korrespondanse inneholder oppdrag eller instrukser som forutsetter at en frist overholdes, og som derfor skulle vært innført i fullmektigens fristovervåkningssystem, og ikke bare av om de frister som blir innført er riktige.

17 Annen avd. sak nr Vi mener at det er nettopp slike rutiner vi har påvist. Når det gjelder fakser, går disse fra resepsjonen og til intranett-siden til både koordinator og konsulent som er ansvarlige for saken. Begge disse vil da sjekke faksen. Faksene vil stå markert på intranett-siden til koordinator og konsulent frem til den aktivt fjernes av en av disse. Alle fakser som fortsatt står ubehandlet ved enden av dagen, gjennomgås av person på enheten (ansvaret for daglig sjekk roterer), og det påses at innholdet i faksen blir registrert og behandlet snarest. Når det gjelder e-poster, går som nevnt disse både til adressaten internt og til en felles e- postboks som gjennomgås og følges opp daglig av en ansvarlig ut fra et roteringssystem. Dersom adressaten er borte eller det er grunn til å tro at adressaten ikke har sett e-posten, gjennomgås denne og håndteres av den som har ansvar for sjekk av alle e-poster til teamet, på samme måte som for fakser, jfr. bilag 10. I dette tilfellet ble altså faksen ikke lagt på intranett, slik at kryssjekk-rutinen for fakser på intranett ikke fikk mulighet til å slå inn. Den ble sendt pr e-post, men ansvarlig koordinator var til stede, og e-posten var markert som lest, og kryssjekk-rutiner for e-poster slo derfor ikke inn. Følgelig dreier det seg ikke om manglende rutiner, men menneskelig svikt i to ledd. Vi opplever det som om Annen Avdeling forlanger og forventer et fullstendig vanntett system, hvor glipper og feil ikke kan oppstå. Det lar seg naturlig nok ikke gjøre å etablere et slikt system. Det vil alltid være en mulighet for glipper i alle systemer der mennesker er involvert. Det er denne erkjennelsen som ligger til grunn for ordningen med oppreisning, fordi man innser at ufeilbarlige systemer ikke finnes, og det i dette perspektivet vil være urimelig om en så alvorlig konsekvens som bortfall av et patent skulle være absolutt. Det som forventes og forlanges, er et system som innen rimelighetens grenser kan anses som forsvarlig nok, og vi mener å ha påvist og dokumentert at P&V har et system som med all rimelighet må kunne sies å være forsvarlig nok. Hva angår bransjens rutiner som sådan er det umulig for oss å innhente uttalelser slik Utvalget antyder. Det kan oppfattes som bedriftshemmeligheter og opplysninger som våre konkurrenter ikke ønsker å meddele oss. Det vi kan uttale oss om er at samtlige ansatte ved Plougmann & Vingtoft Oslo-kontor tidligere har vært ansatt i konkurrerende norske byråer og således har kjennskap til bransjepraksis. På generelt grunnlag kan vi derfor uttale at våre rutiner, kvalitetskontroll, sjekkrutiner med mer er minst like gode som våre konkurrenters. Det handler i denne saken alene om menneskelig svikt, nemlig to enkeltstående feil, begge begått av underordnet personale, og at uaktsomheten derfor i seg selv ikke er til hinder for å meddele oppreisning, slik Utvalget tidligere har uttalt. Vi mener å ha påvist at vi har etablert et saksbehandlingssystem som er logiske og overskuelige, at der er etablert betryggende kontrollrutiner samt at personalet er kjent med og grundig opplært i de relevante regler. Fristoversittelsen skyldes alene feil begått av underordnet personale. Det var alene tale om en glipp uten påviselig grunn. Det vises i denne forbindelse til Annen Avdelings tidligere avgjørelser i sakene nr og 7933 som vi mener er sammenlignbare saker med herværende sak."

18 Annen avd. sak nr Fra vedlegget til det nye svarbrevet av 16. august 2010, omtalt som Bilag 10, hitsettes: "MEMO NEDTEGNING AV STÅENDE RUTINER SOM HAR EKSISTERT FRA P&V NORGE BLE OPPRETTET PR p&v norge rutiner for håndtering av oslomail Utgangspunkt: ALLE har ansvar for å slette kopi av egne fakser og e-poster som ligger i OsloMail så snart disse er tatt hånd om (dvs. registrert i fristregisteret og godkjent av koordinator og saksbehandler). Formålet med denne rutinen: Å sjekke at ikke noe blir glemt. Å sjekke om der ligger e-poster eller fakser som må håndteres raskt og å sørge for at vedkommende som er ansvarlig for oppfølgning får nødvendig informasjon for å kunne håndtere saken i tide. Når skal OsloMail sjekkes: OsloMail skal sjekklese daglig og minst tre ganger nemlig kl. 09:00 kl. 12:30 kl. 15:30 Hva skal gjøres: kommer alltid til OsloMail og til den eller det team som skal behandle saken. Ansvarlig for denne sjekkrutinen skal sørge for at adressatene (koordinator og konsulent) får fysisk kopi av faks og/eller som er adressert til dem i tilfelle der man er usikre på om de har lest den. Hvis det er upraktisk å ta ut fysisk kopi vil en e-post eller muntlig påminnelse være nok. Ansvarlig skal særlig være oppmerksom på at nære frister får den nødvendige oppmerksomhet. Sjekkansvarlige for OsloMail: Foruten teamet skal følgende være ansvarlige for å sjekke e-post: Ansvarlig: ANM/MSK Avløsere: KOS/SJB/ELA/ANV/JOA Ansvarlige må avtale avløserordning seg i mellom. SJB/."

19 Annen avd. sak nr Saken er deretter tatt opp til avsluttende behandling og avgjørelse i Annen avdeling. Annen avdeling skal uttale: Annen avdeling er, slik saken nå foreligger, kommet til et annet resultat enn Første avdeling. Etter patentloven 72 kan en sak tas under behandling til tross for at en frist er oversittet, hvis det godtgjøres at søkeren og hans fullmektig har utvist all den omhu som med rimelighet kan kreves. Etter Annen avdelings praksis kan oppreisning normalt bare gis dersom det har foreligget tilfredsstillende rutiner og fristoversittelsen skyldes enkeltstående feil begått av underordnet personale, jf. Annen avd. kj av 23. april 2003 og Annen avd. kj av 12. oktober 2009 (PS ). Det må godtgjøres at fullmektigens saksbehandlingssystem er logisk og overskuelig, at det finnes betryggende kontrollrutiner og at personalet har fått tilfredsstillende opplæring. Første avdeling har avslått begjæringen under henvisning til at medarbeideren som var ansvarlig for registreringen av det innkomne oppdrag burde ha opptrådt annerledes, og at vedkommende ikke kunne regnes som underordnet personale idet hun var ansvarlig for videreføring av søknaden. Etter Annen avdelings oppfatning dreide det seg imidlertid her om enkeltstående feil begått av underordnet personale, som ikke i seg selv er til hinder for at oppreisning meddeles. Medarbeideren som begikk feilen hadde ikke ansvaret for videreføring av søknaden, men kun for registreringen av selve oppdraget og fristen, og må derfor regnes som underordnet personale i henhold til Annen avdelings praksis. Slik saken er opplyst for Annen avdeling er det heller ikke tvilsomt at vedkommende medarbeider hadde fått tilfredsstillende opplæring og var godt kjent med rutinene for loggføring av oppdrag og oppfølgning av frister. Annen avdeling har imidlertid vært i tvil om fullmektigens rutiner kan sies å ha vært tilfredsstillende, når de ikke var innrettet til å fange opp en slik menneskelig svikt som her fant sted. Etter fast praksis kreves i alminnelighet at patentfullmektiger har innført kontrollrutiner som er i stand til å fange opp enkeltstående menneskelige feil, som man må

20 Annen avd. sak nr anta vil forekomme fra tid til annen. Det må med andre ord innføres en form for «kryssjekk» som innebærer at ansvaret for overholdelse av frister ikke overlates til én medarbeider alene. Det har i en rekke avgjørelser vært lagt til grunn at dersom én medarbeider er pålagt å registrere frister, besvare henvendelser fra Patentstyret, gjennomføre betaling av avgifter etc., må det som regel pålegges en annen medarbeider å føre kontroll med at oppgavene blir utført på rett måte og til rett tid. I det foreliggende tilfellet er det høyst uklart i hvilken grad fullmektigen har hatt forsvarlige rutiner som var egnet til å avdekke den typen feil som her ble begått. Det har vært svært vanskelig for Annen avdeling å få oversikt over innholdet i fullmektigens rutiner, og det som har fremkommet i forbindelse med behandlingen av klagen har ikke bidratt til noen klargjøring i så måte. Uansett kan Annen avdeling ikke se at det i tilstrekkelig grad er dokumentert noen rutine for kryssjekk av at oppdrag faktisk blir registrert og relevante frister loggført. Det er anført at fullmektigens rutine for publisering av innkomne telefakser på intranett innbefatter en slik kontroll, men Annen avdeling kan ikke se at det er godtgjort at denne rutinen innebærer en kryssjekk ved at mer enn én medarbeider kontrollerer at innkomne oppdrag og frister faktisk er blitt registrert. Slik saken er opplyst for Annen avdeling, foreligger kun tilfredsstillende dokumentasjon for rutiner hos fullmektigen for kryssjekk etter at oppdrag faktisk er registrert. Spørsmålet blir om dette kan anses som tilstrekkelig forsvarlig til at oppreisning kan gis. Ved vurderingen av hvor strenge krav som skal stilles til rutinene, må det tas i betraktning at det vil være ressurskrevende å praktisere rutiner som er egnet til å avdekke unnlatelser som skyldes at instruksjoner om oppdrag og frister blir oversett eller feiltolket. Hvis man skal avdekke slike unnlatelser, synes det å måtte innebære at alle henvendelser som kommer inn til fullmektigkontoret, tilordnes minst to medarbeidere, hvorav én pålegges å registrere instruksjonene og gjennomføre de tiltakene som er nødvendige for å overholde frister, og den andre pålegges å kontrollere at instruksjonene er korrekt oppfattet og at nødvendige tiltak er utført. Slike rutiner ville gitt økt sikkerhet for at instruksjoner ikke ble oversett eller feiltolket. På den annen side forekommer slike feil formentlig forholdsvis sjelden, og gevinsten i form av økt sikkerhet har derfor likevel begrenset verdi. Det er også i en annen sak for Annen avdeling kommet frem at det ikke er vanlig blant fullmektigkontorene med rutiner for kryssjekk av innkommet e-post som er i stand til å avdekke rene unnlatelser av å registrere instruksjoner, jf. Annen avdelings avgjørelse av 22. oktober 2010 i sak 7939.