Innkalling. Fullmaktssaker: FS-122/13 Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Valg

Transkript

1 1 av 160 Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole og Universitetet for miljøog biovitenskap, c/o UMB, postboks 5003, 1432 Ås 17. oktober 2013 Fellesstyrets medlemmer Innkalling Det innkalles til møte fredag 25. oktober 2013 kl for Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Møtested spiserommet, Bygg14 på NVH. Forslag til saksliste: Fullmaktssaker: FS-122/13 Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Valg Nye valgperioder for valg til fakultet- og instituttstyrene Tolkning av valgreglementet generelle regler FS-123/13 Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Ny utlysning av stillingen som instituttleder ved Institutt for plantevitenskap (IPV) Ordinære saker: FS-124/13 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-125/13 FS-126/13 FS-127/13 Godkjenning av protokoller. Vedleggene til protokollen av 20. september sendes ikke ut til Fellesstyret, men kan leses på lifesciences.no Orienteringssaker fra Styreleder Påtroppende rektor Rektorene Sekretariatsleder Referat fra IDF-møtet 23. oktober 2013 (deles ut i møtet) FS-128/13 Søknad om fritak for instituttstyrer (Forslag til vedtak ettersendes) FS-129/13 Revidert budsjett for Fellesstyret 2013 FS-130/13 Regnskap per 2. tertial 2013 for UMB og NVH FS-131/13 Budsjett NMBU 2014 FS-132/13 Budsjettforslag for 2015 FS-133/13 Mulig bruk av Veterinærhøgskolen som kommunikasjonsgrep (ettersendes)

2 2 av 160 FS-134/13 FS-135/13 Visuelt uttrykk mulige retninger (muntlig orientering) Implementering av visuell profil profilfilm og nettsider (ettersendes) FS-136/13 Handlingsplan IKT 2013 FS-137/13 FS-138/13 FS-139/13 FS-140/13 Status for implementering av administrative systemer Seremonier og symboler ved NMBU NMBUs lovpålagte utvalg; Arbeidsmiljøutvalget Høring av forslag til endringer i Universitets- og høgskoleloven FS-141/13 Utlysning av instituttleder ved Institutt for landskapsplanlegging (ILP) - utlysningstekst FS-142/13 Fullmakt til å inngå arbeidsavtale med tilsatte ledere FS-143/13 FS-144/13 Orientering om byggeprosjektene på Campus Ås. (Muntlig orientering ved Statsbygg og påtroppende økonomi- og eiendomsdirektør) Eventuelt Med vennlig hilsen Siri Hatlen (sign) styreleder Jan Olav Aasbø sekretariatsleder 2

3 3 av 160 Utkast tidsplan for fellesstyrets møte 25. oktober FS-122/13 FS-127/ FS-128/ FS-129/13 FS-130/ FS-131/13 FS-132/ FS-133/13 FS-135/ Lunsj FS-136/13 FS-137/ FS-143/ FS-138/13 FS-142/13 3

4 4 av 160 FS-122/2013 Fullmaktssak Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Valg Nye valgperioder for valg til fakultet- og instituttstyrene Tolkning av valgreglementet generelle regler Dato: 7. oktober 2013 Saksansvarlig: Jan Olav Aarflot Saksbehandler : Lisbeth Andreassen og Ingeborg Hauge Høyland Arkivnr.: 2013/7 Forslag til vedtak: 1. Ny valgperiode for valg til fakultetsstyrene settes til 29. oktober til 10. november. Valgstyrets gis fullmakt til å fravike bestemmelsen om at valget ikke kan starte før to uker etter at nominasjonskomiteene har avsluttet sitt arbeid. 2. Valgstyret får fullmakt til å fastsette nye valgperioder for valg til instituttstyrene, samt fullmakt til å fravike bestemmelsen om at valget ikke kan starte før to uker etter at nominasjonskomiteene har avsluttet sitt arbeid , 15, 16, 17, 18 og 19 i valgreglementet gjelder også ved valg til fakultetsstyrene og instituttstyrene, mindre det står eksplisitt eller at de av sakens natur, kun gjelder for universitetsstyrevalget. 4. Valgreglementets 17 Forslag på kandidater: det kreves minst én forslagsstiller bak kandidater til instituttstyrene. 5. Valgreglementets 23 bokstav c, utgår. 6. Valgreglementet vedlegg 1 til valgreglementet: Nominasjonskomiteene kan på eget grunnlag fremme kandidater til fakultets- og instituttstyrene, på samme måte som beskrevet i 4 nr. 5 a Jan Olav Aasbø sekretariatsleder Vedtatt på fullmakt Siri Hatlen styreleder 1

5 5 av 160 Saksframlegg Fakultetsvise nominasjonskomiteer oppnevning av ledere Det vises til protokoll i FS sak 97/13. Fellesstyret oppnevnte følgende personer som ledere av de fakultetsvise nominasjonskomitéene: Trond Børresen, Miljø-Tek Arild Vatn, Samvit Dag Inge Våge, BioVet Disse var ved en misforståelse ikke forspurt på forhånd og det viste seg i etterkant at to av dem av arbeidsrelaterte årsaker ikke er tilstede i de perioder nominasjonsarbeidet etter planen skulle foregå. Etter dette er Arne Auen Grimenes (Miljø-Tek) og Knut Egil Bøe (Vet-Bio) så langt vi er kjent med, forespurt og oppnevnt som ledere av disse nominasjonskomiteene. Valgperiode for valg av interne representanter til fakultetsstyrene Fellesstyret besluttet i sak 96/13 at valg av interne representanter til fakultetsstyrene skal være fra oktober. Av ulike årsaker var nominasjonskomiteene ikke gjort i stand til å starte sitt arbeid og levere sine forslag i henhold til vedtatt plan for gjennomføring av valgene. For å sikre de fakultetsvise nominasjonskomitéene tilstrekkelig tid til arbeidet med nominasjon av kandidater, er det behov for å forskyve valgperioden noe. Sekretariatsleder ber om at valgperioden for valg av interne representanter til fakultetsstyrene endres. Valg til fakultetsstyrene gjennomføres etter dette i perioden 29. oktober til 10. november. Valgene skal etter reglene i valgreglementet ikke starte før to uker etter at nominasjonskomiteene har avsluttet sitt arbeid. Slik situasjonen har utviklet er det nødvendig at valgstyret får fullmakt til å fravike denne bestemmelsen for å sikre at alle valgene så langt som mulig, kan bli gjennomført som planlagt. Valgperiode for valg av interne representanter til instituttstyrene Fellesstyret besluttet i samme sak at valgene til instituttstyrene skulle gjennomføres i siste halvdel av november, og ga valgstyret fullmakt til å bestemme nærmere valgperioden innen rammen av dette. Forskyvningen av valgperioden for fakultetsstyrene vil også få konsekvenser for gjennomføringen av instituttstyrevalgene. Dette gjelder særlig valgene ved VetBio. Det foreslås at valgstyret får fullmakt til å fastsette valgperiodene til et tidsrom som sikrer at alle styrene er på plass. Dette kan innebære behov for å fravike reglementets bestemmelse om at valget ikke kan starte før to uker etter at nominasjonskomiteene har avsluttet sitt arbeid. 2

6 6 av 160 Valgreglementet tolkning av generelle regler Det er reist spørsmål om hvorvidt reglene om preferansevalg i 14 i valgreglementet, også gjelder for valg til fakultetsstyrene og instituttstyrene. Fellesstyrets leder har gitt sin tilslutning til at reglene om preferansevalg også gjelder ved valg til fakultetstyrene. Det vises til epost fra fellesstyrets leder til leder av fellesstyrets sekretariat Valgreglementets kapittel 3 er ment å gi generelle bestemmelser for valg til styrer ved NMBU. Det presiseres derfor at 14, 15, 16, 17, 18 og 19 også gjelder ved valg til fakultetsstyrene og instituttstyrene, med mindre det står eksplisitt eller at de av sakens natur kun gjelder for universitetsstyrevalget. Valgreglementets 17. Forslag på kandidater I henhold til denne paragrafs nr. 1. andre ledd, skal forslag på kandidater fremmet fra ansatte underskrives av minst fem stemmeberettigede. Ved noen institutter vil det kunne være vanskelig å fremme kandidater fra stemmerettskategorien teknisk administrative dersom det kreves fem forslagsstillere. Det foreslås derfor at det er tilstrekkelig med én forslagsstiller bak kandidatene til instituttstyrene. Valgreglementets 23. Valgbarhet for ledere Det er stilt spørsmål ved hvordan 23 c, er å forstå. I praksis viser det seg at det vanskelig å gi en klar definisjon av hvilke stillinger dette er i denne fasen av fusjonen. Punktet foreslås derfor tatt ut av reglementet. Valgreglementet vedlegg 1 til valgreglementet I dette vedlegget er det gitt tilleggsregler for de fakultetsvise nominasjonskomiteene. Disse er i stor grad sammenfallende med reglene i 4. For å unngå eventuelle spørsmål, presiseres det likevel at også de fakultetsvise nominasjonskomiteene på eget grunnlag kan fremme kandidater til fakultets- og instituttstyrene på samme måte som beskrevet i 4 nr. 5 a. 3

7 7 av 160 FS-123/2013 Fullmaktssak Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Ny utlysning av stillingen som instituttleder ved Institutt for plantevitenskap (IPV) Dato: 16. oktober 2013 Saksansvarlig: Jan Olav Aarflot Saksbehandler : Lisbeth Andreassen Arkivnr.: 2013/1602 Forslag til vedtak: Stillingen som instituttleder ved IPV lyses ut på nytt Jan Olav Aasbø sekretariatsleder Vedtatt på fullmakt Siri Hatlen styreleder 1

8 8 av 160 Saksframlegg Det vises til protokoll i FS-sak 100/13.: «Fellesstyret vedtar utlysningstekst for stillingen som instituttleder ved Institutt for plantevitenskap (IPV) og stillingen som instituttleder ved Institutt for miljøvitenskap (IMV). Stillingene utlyses ut for en åremålsperiode på fire år.» Ved søknadsfristens utløp var det kommet inn tre søknader. Innstillingsutvalget har vurdert søkerne og kommet fram til at det er behov for et bredere søkergrunnlag for å foreta innstilling og tilsetting. Innstillingsutvalget foreslår at stillingen utlyses på nytt. 2

9 9 av januar 2014 blir Norges veterinærhøgskole og Universitetet for miljø- og biovitenskap slått sammen til Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU). Visjonen for universitetet er "Kunnskap for livet". Med mer enn 1600 ansatte og 5000 studenter har NMBU ressurser til å skape faglig synergi, utvikle nye tilbud og satsingsområder innen og mellom universitetets fagområder. Sektorens største byggeprosjekt skal gjennomføres på Campus Ås frem mot 2019, da universitetet vil bli samlokalisert på Ås. Sammen med de øvrige forskningsinstituttene på Campus Ås, har NMBU en unik mulighet til å være et nasjonalt og internasjonalt kunnskapssenter på strategisk viktige områder. Dette vil gi et stort løft for forskning innen bioproduksjon, veterinærmedisin, miljøteknologi, areal- og ressursforvaltning, økonomi og internasjonalt utviklingsarbeid. Nærmere opplysninger om NMBU finnes på Instituttleder ved Institutt for plantevitenskap (IPV) - ref.nr 2013/1602 NMBU søker instituttleder til Institutt for plantevitenskap. Instituttet er nyopprettet og et resultat av delingen av Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM). Instituttet er organisert under Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap. Ved instituttet vil det være om lag 73 årsverk, 18 stipendiater og i underkant av 250 studenter. Den årlige omsetningen ved instituttet er ca. 69 millioner kroner (2012), av disse kommer 29 millioner kroner fra eksterne kilder. IPVs kompetanse vil utgjøre en naturlig og viktig del av satsingsområdene agronomi/landbruk og mat i Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap. IPV har kompetanse på: Planters biologi, fra grunnleggende molekylærgenetikk og plantefysiologi til planteforedling, formering og tilpasning til vekstfaktorer. Planters kvalitet, plantevern og plantehelse, sortsegenskaper, lagring Agronomisk systemanalyse og agroøkologisk bærekraft, Bruk av prydbusker og trær i parker, hager og langs veier Instituttet har ansvaret for treårig bachelorprogram i Plantevitenskap og Biologi, og toårig masterprogram i Plantevitenskap, Biologi og Agroøkologi. IPV har gode samarbeidsrelasjoner med Bioforsk og Nofima. Nærmere opplysninger om instituttet finner du på nettsiden til IPM ( Arbeidsområder og -oppgaver Instituttleder leder den faglige og administrative virksomheten ved instituttet. Instituttleder er styreleder og sekretær for instituttstyret. Dekan er instituttleders nærmeste overordnete. Instituttlederens viktigste oppgaver er å: lede instituttets faglige og administrative virksomhet, og er ansvarlig for å lede og utvikle virksomheten ved instituttet delta i fakultetets strategiske arbeid og sørge for at mål og resultatkrav følges opp på instituttnivå representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid sørge for god faglig ledelse med vekt på kvalitet i undervisning og forskning skape positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt og godt arbeidsmiljø Kvalifikasjoner Vi søker en instituttleder som har vitenskapelig kompetanse på minimum dr.gradsnivå innenfor et relevant fagområde bred erfaring fra forskning og utdanning på høyt vitenskapelig nivå god og relevant ledererfaring fra universitets- og høyskolesektoren eller tilsvarende forskningsinstitusjoner, samt kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren evne til å sette mål og arbeide strategisk for å videreutvikle instituttets forskning og utdanningstilbud i samarbeid med øvrige fagmiljø og næringsliv en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og innsikt i samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte gode kommunikative evner og evne til å skape tillit og nettverk internt og eksternt god innsikt i kunnskapsorganisasjoner og de krav som stilles til administrative tjenester god kjennskap til statlig avtale- og regelverk gode kunnskaper i engelsk og norsk, eller et annet skandinavisk språk Om stillingen Utlysningstekst (96256).pdf - Generert fra Jobbnorge.no den 11. oktober 2013 kl. 07:09 Side 1 / 2

10 Instituttleder tilsettes på åremål for 4 år fra Det er utarbeidet en stillingsbeskrivelse for stillingen. Lønn etter avtale innenfor rammen for instituttlederstillinger (1475 Instituttleder) i Statens lønnsplaner. Det trekkes 2 % pliktig innskudd til Statens pensjonskasse. Ytterligere opplysninger fås hos NMBUs påtroppende rektor Mari Sundli Tveit ( ; mari.tveit@umb.no) Rektor Hans Frederik Hoen (UMB)( ; hans.hoen@umb.no) Søknad sendes elektronisk via linken Søk stillingen øverst på denne siden. Søknadsfrist: Søkere som innkalles til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester. 10 av 160 Stillingen følger Statens lønnsregulativ. Medlemskap i Statens Pensjonskasse (2 %). Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil, om nødvendig, bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. I samsvar med Offentleglova 25 gjøres det oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Jobbnorge-ID: 96256, Søknadsfrist: , Intern ID: 2013/1602 Utlysningstekst (96256).pdf - Generert fra Jobbnorge.no den 11. oktober 2013 kl. 07:09 Side 2 / 2

11 11 av 160 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 20. september 2013 Tid: 09: Sted: UMB Utkast til PROTOKOLL 09/13 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Anne Britt Leifseth, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Elin Pålerud, Kjersti Sørlie Rimer, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Mari Sundli Tveit (UMB), Yngvild Wasteson, Halvor Hektoen (NVH), Birger Kruse (NVH), Karina Vistveen (KD) og Finn-Hugo Markussen (KD). Fra sekretariatet: Jan Olav Aasbø, Jan Olav Aarflot, Malena Bakkevold, Paul Stray, Knut Moksnes, Kai Tilley, Jan Aldal, Birgitte Bye, Geir Tutturen, Einar Amundsen, Hans Gran og Lise Gorseth Saksliste: FS-106/13 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-107/13 Godkjenning av protokoller fra møtet 19. august 2013, samt epostmøtet 5. september Vedleggene til protokollen av 19. august sendes ikke ut til Fellesstyret, men kan leses på lifesciences.no FS-108/13 Orienteringssaker fra Styreleder Påtroppende rektor Rektorene Sekretariatsleder FS-109/13 Referat fra IDF-møtet 18. september 2013 FS-110/13 Gjennomgang av byggeprosjektene i regi av Statsbygg muntlig orientering FS-111/13 NMBUs organisering i forhold til Statsbyggs prosjekter på Campus Ås FS-112/13 Merkevareplattform og merkevarehierarki FS-113/13 NMBUs lovpålagte utvalg FS-114/13 Status for implementering av administrative systemer FS-115/13 Regnskap per 2. tertial for Fellesstyret FS-116/13 Dekan fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap tilsetting FS-117/13 Dekan fakultet for miljøvitenskap og teknologi - tilsetting FS-118/13 Dekan fakultet for samfunnsvitenskap tilsetting 1

12 12 av 160 FS-106/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. FS-107/13 Godkjenning av protokoller fra styremøtet 19. august, samt epostmøtet 5. september Vedleggene til protokollen av 19. august sendes ikke ut til Fellesstyret, men kan leses på lifesciences.no Vedtak: Fellesstyret godkjenner protokoll 06/13 og 07/2013 fra fellesstyrets møter 19. august og 5. september FS-108/13 Orienteringssaker fra Styreleder Styreleder har besluttet å etablere et styreforberedende møte hvor påtroppende rektorat, de to påtroppende direktørene, sekretariatet, samt fellesstyrets leder møter. Dette erstatter koordineringsgruppen som legges ned Påtroppende rektor v/ Halvor Hektoen, prorektor ved NVH I tillegg til de styreforberedende møtene, har det blitt etablert ukentlige ledermøter hvor påtroppende rektorat, påtroppende direktører, studentrepresentant og sekretariatsleder møter. Dekanene vil også delta så fort de er tilsatt Påtroppende rektorat besøker hverandres Campuser i større grad for å lære organisasjonene å kjenne Rektorene o v/ Yngvild Wasteson, rektor ved NVH Institusjonene gjør mye sammen for tiden og eksempler på samarbeidsinitiativer er felles stand på Aqua-Nord i Trondheim, felles stand på Forskningsdagene samt felles framstøt for å markere det ny Campus Ås som sentrum for mat Rektor har vært på todagers kongress i Praha på et gryende initiativ på akva-medisin Styremøte på NVH hvor styret skal behandle tertialregnskap, selvevaluering, innovasjonssaker og evaluering av administrerende direktør Den 22. november skal det markeres at NVHs tid som selvstendig institusjon er over. Fellesstyret får invitasjon til markering på dagtid og det blir fest for NVH-ansatte på kvelden Ås avis har presentert lekkasje fra statsbudsjettet om at NVH (NMBU) får 7 nye veterinærstudieplasser på Masternivå o v/ Ruth Haug, prorektor for forskning ved UMB 2

13 13 av 160 UMB har hatt universitetsstyremøte den 29. august, hvor styret fortsetter å prioritere studiekvalitet/gjennomstrømming, forskning og vedlikeholdsetterslep og arealsituasjonen Det ble avholdt et ekstraordinært universitetsstyremøte 11. september hvor det ble besluttet å tilby Sem Gjestegård til Asker kommune. Asker kommune tar beslutningen om et evt. kjøp i november UMB har hatt flere ministre på besøk; Trygve Slagsvold Vedum satt spaden i jorda for SHF-prosjektet, Ola B. Moe som underviste for studentene i fornybar energi og Bård Vegar Solhjell som presenterte en ny NOU UMB kommer til å lede to skisser i forbindelse med Senter for fremragende innovasjon (SFI); På mat og miljøvennlig byutvikling. UMB er med på 7 andre skisser og frist for innsending er 2. oktober. UMB har årets doktorgradsseremoni den 3. oktober, hvor forskningsformidlingsprisen vil bli delt ut Sekretariatsleder Sekretariatet har fått inn Einar Amundsen fra NVH på undervisningssaker. Representantene fra KD utgår fra sekretariatet, men forblir observatører Kunnskapsdepartementet (KD) har satt i gang et initiativ for KDs langtidsplan for perioden 2025 fristen for høring er satt til 15. oktober. Det vil bli kjørt en intern på prosess på det og styreleder blir involvert på det 3. september ble det avholdt utvidet ledermøte mellom NVH og UMB med fokus på merkevareplattform. Det blir avholdt instituttledersamling 8. oktober FAD har godkjent personalreglementet Koordineringsgruppen og styreleder har oppnevnt en arbeidsgruppe for fiskelaboratorium. Gruppen ledes av Margareth Øverland og skal utrede behovet for fiskefasiliteter for NMBU. Det har vært gjennomført valg. Saken er lagt på bordet til Fellesstyret. KD vil mest sannsynlig oppnevne eksterne representanter til styret i løpet av november Fra 1. september er sekretariatet sekretariat også for den nye ledelsen i NMBU FS-109/13 Referat fra IDF-møtet 18. september 2013 Skriftlig utkast til referat fra Felles IDF-møte 18. september ble delt ut og Siri Margrethe Løksa presenterte punktene fra IDF-møtet under hver enkelt aktuell sak. Vedtak: Fellesstyret tar referat fra IDF-møtet til orientering. 3

14 14 av 160 FS-110/13 Gjennomgang av byggeprosjektene i regi av Statsbygg Statsbygg orienterte om status og framdrift av byggeprosjektene for NMBU. Vedtak: Fellesstyret tar Statsbyggs gjennomgang av byggeprosjektene til orientering. FS-111/13 NMBUs organisering i forhold til Statsbyggs prosjekter på Campus Ås Det er viktig med forankring av Statsbyggs prosjekter i NMBUs ledelse og det er viktig at NMBUs organisasjon ikke forsinker prosjektene. Statsbygg inviteres til fellesstyremøtene framover. Vedtak: Fellesstyret tar orienteringen til etterretning. FS-112/13 Merkevareplattform og merkevarehierarki Forslag til merkevareplattform og merkevarehierarki ble gjennomgått av Neue Design Studio. Det ble videre referert fra IDF-møtet. Fellesstyret anser det som viktig at det gis informasjon på institusjonene om videre prosess. Vedtak: 1. Fellesstyret ber prosjektgruppa fortsette arbeidet med visuell identitet basert på fremlagte merkevareplattform, supplert med innspill fra IDF og fra Fellesstyret. Det vil utgjøre grunnlaget for det videre arbeidet med visuell identitet og kommunikasjonskonsept for NMBU. 2. Fellesstyret vedtar et monolittisk merkevarehierarki, der NMBU alltid er hovedavsender. FS-113/13 NMBUs lovpålagte utvalg Sekretariatet kommer tilbake til Fellesstyret med arbeidsmiljøutvalgets vedtekter på neste styremøte. I tillegg ber Fellesstyret sekretariatet vurdere om det skal etableres flere hovedverneombud ved NMBU. Vedtak: Fellesstyret vedtar de foreslåtte vedtekter for NMBUs læringsmiljøutvalg og NMBUs klagenemnd. Vedtektene vedlegges protokollen. FS-114/13 Status for implementering av administrative systemer Sekretariatet holdt en presentasjon over status, risikoer, tiltak og økonomi for de driftskritiske administrative systemene. 4

15 15 av 160 Fellesstyret ber om fortløpende orientering om status på de kommende styremøtene. Spesielt ber Fellesstyret om status for samordning, opplæring, avhengigheter mellom systemer og systemer det har oppstått problemer med tjenesteleverandørene. Fellesstyret forventer at NMBUs egne beslutninger om organisasjonsstruktur fattes i tide. Vedtak: Fellesstyret tar redegjørelsen om implementering av administrative systemer til orientering. Fellesstyret ber sekretariatet om oppdatering av status på dette området på de gjenværende styremøtene. Sekretariatets presentasjon vedlegges protokollen. FS-115/13 Regnskap per 2. tertial for Fellesstyret Vedtak: Fellesstyret tar det fremlagte regnskap per 2. tertial 2013 til orientering. FS-116/13 Dekan fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap tilsetting Da saken ikke var ferdig behandlet fra innstillingsutvalget, ble ikke saken behandlet. Saken tas på ekstraordinært Fellesstyremøte kl FS-117/13 Dekan fakultet for miljøvitenskap og teknologi tilsetting Fellesstyret utsetter offentliggjøringen av tilsettingene ved Fakultet for miljøvitenskap og teknologi til etter ekstraordinært fellesstyremøte hvor Fellesstyret skal behandle tilsetting av dekanen for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap. Vedtak: Øystein Johnsen tilsettes i stillingen som Dekan ved Fakultetet for miljøvitenskap og teknologi ved NMBU for en periode på fire år. FS-118/13 Dekan fakultet for samfunnsvitenskap tilsetting Fellesstyret utsetter offentliggjøringen av tilsettingene ved Fakultet for samfunnsvitenskap til etter ekstraordinært fellesstyremøte hvor Fellesstyret skal behandle tilsetting av dekanen for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap. Vedtak: Eva Irene Falleth tilsettes i stillingen som Dekan ved Fakultetet for samfunnsvitenskap ved NMBU for en periode på fire år. 5

16 16 av 160 FS-119/13 Orientering om val av interne representantar til universitetsstyret til Vedtak: Fellesstyret tek saka til orientering. FS-120/13 Eventuelt Det blir ekstraordinært fellesstyremøte per telefon, torsdag 26. september kl for å tilsette dekan for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap. 6

17 17 av 160 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Telefonmøte Dato: 26. september kl Utkast til PROTOKOLL 10/13 Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Elin Pålerud, Kjersti Sørlie Rimer, David Persson og Camilla Røsjø. Fra sekretariatet: Jan Olav Aasbø, Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Lise Gorseth (referent) Sak: FS-121/13 Tilsetting av dekan ved fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap ved NMBU Vedtak: Øystein Lie tilsettes i stillingen som dekan ved fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap ved NMBU for en periode på fire år. 1

18 18 av 160 FS-128/2013 Søknad om fritak for instituttstyrer Møtedato: 25. oktober 2013 Saksansvarlig: Jan Olav Aarflot Vedlegg: 1. Søknad fra instituttlederne ved NVH 2. Utdrag fra sak 48/12: Styringsreglementet Forslag til vedtak: Ettersendes. 17. oktober 2013 Jan Olav Aasbø sekretariatsleder 1

19 19 av 160 Bakgrunn Instituttlederne ved NVH har fremmet søknad om fritak for instituttstyrer innen veterinær- og dyrepleierutdanningen. I oversendelsen står det at «Instituttlederne har diskutert saken med sine ansatte/seksjonsledere/avdelingsledere, og det er bred enighet om at vi skal be Fellesstyret/Fakultetsstyret vurdere om det er behov for instituttstyrer for hvert enkelt institutt på veterinær- og dyrepleierutdanningen.» Det fremgår ikke av oversendelsen at saken har vært lagt frem for NVHs styre eller ledelse for øvrig. Styringsreglementet Styringsreglement for NMBU er behandlet i FS sak 06/12 og 48/12. Vedtakene fastsetter tre styringsnivåer: universitet, fakultet og institutt. Det fremgår av vedtak i sak 48/12 at det skal være instituttstyre: «Instituttstyret er instituttets øverste organ med hovedfokus på saker knyttet til drift og utvikling av kjernevirksomheten. Instituttstyret har ansvar for: a. Instituttets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets overordnede fagstrategiske prioriteringer. b. prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer c. saker av stor prinsipiell eller driftsmessig betydning.» Ansvaret er lagt til et kollegialt organ som også instituttleder skal forholde seg til, og være en del av (leder). Sammensetningen av instituttstyrene peker også i retning av at det skal være instituttstyrer. Det er blant annet forutsatt at det skal være 2 medlemmer med ekstern tilknytning, hvorav en utenom NMBU. Under Fellesstyrets behandling av sak 48/12 ble det åpnet for å søke om alternative løsninger: «Basismodellen innebærer at alle institutter har styrer. Det kan imidlertid søkes om alternative løsninger gjennom å fremme et begrunnet forslag til fakultetsstyret.» Vedtak i sak 48/12 kan neppe leses slik at det ikke skal være instituttstyre i det hele tatt. Hvorvidt alle instituttene skal ha eget instituttstyre, derimot, kan være gjenstand for vurdering. Den nærliggende forståelse av «alternative løsninger» må være at to eller flere institutter kan ha ett felles instituttstyre, med det ansvarsområde som tilligger styret. Det må i så fall avklares hvem av instituttlederne som skal være leder av instituttstyret. Instituttlederne peker på at instituttlederne har det ansvaret ved NVH som «instituttstyret etter reglementet skal ha». Instituttene har i dag ett overordnet styre for de fire instituttene ved NVH. En endring i styrings- og ledelsesmodell i samsvar med forslaget fra instituttlederne, vil få konsekvenser også på andre områder i forhold til blant annet dekanens oppgaver og ansvarsområde. På felles IDF-møte den 18. september, henviste tjenestemannsorganisasjonene til søknaden fra instituttstyrerne. DNV NVH gjorde det under møtet klart at de ønsker ett uavhengig styre for hvert 2

20 20 av 160 av de fire institutter. NITO ved NVH slutter seg til DNV om at en ønsker styre på instituttnivå, men tjenestemannsorganisasjonene har ikke hatt anledning til å diskutere eventuelle mellomløsninger som innebærer at to eller flere institutter har et felles instituttstyre. Personalreglementet For ordens skyld bør det nevnes at det i personalreglementets 14 er fastsatt oppnevningsprosedyre for medlemmer av instituttvise ansettelsesutvalg. Instituttleder inngår i ansettelsesutvalget, men det er instituttstyret som oppnevner vararepresentant for instituttlederen ved de instituttene som har styre, mens det er dekan som oppnevner for de instituttene som ikke har eget styre. Sekretariatet vil innledningsvis bemerke at fakultetsstyrene ikke trer i funksjon før , slik at det er Fellesstyret som må avgjøre søknaden. Sekretariatet legger til grunn at det i utgangspunktet skal være instituttstyre for alle instituttene. Styringsreglementet åpner for at to eller flere institutter kan ha ett felles styre. Rektor har bedt prorektor og instituttlederne legge frem et omforent alternativt forslag som kan fremmes overfor Fellesstyret. Av tidsmessige årsaker vil et slikt forslag ikke foreligge ved utsendelse av sakene til Fellesstyret. Sekretariatet legger frem saken til foreløpig orientering. Forslag til vedtak ettersendes når det foreligger. 3

21 21 av 160 Vedlegg 1: Søknad fra instituttlederne ved NVH Til: Fellesstyret/Fakultetsstyret Dato: 5. september 2013 Fra: Instituttlederne på NVH Ref.: Søknad om fritak for instituttstyrer innen veterinær- og dyrepleierutdanningen I styringsreglementet for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet er basismodellen at alle institutter har styrer. Det kan i henhold til reglementet imidlertid søkes om alternative løsninger gjennom å fremme et begrunnet forslag til fakultetsstyret. På UMB har hvert enkelt institutt et instituttstyre som øverste organ. Det er naturlig siden mange av instituttene på UMB er faglig og administrativt ansvarlige for hele bachelorog masterutdanningsprogrammer. NVHs institutter har et delt ansvar for veterinær- og dyrepleierutdanningen. Alle instituttene bidrar med sine delemner i de to studieprogrammene. Implementering av kvalitetssikrings-systemer, koordinering av faglige emner og annen samordning mellom instituttene på undervisningssiden bør behandles samlet for veterinær- og dyrepleierutdanningen, og ikke fordeles på fire distinkt forskjellige styrer. Samordningen av undervisning bør ligge til en felles fagansvarlig for veterinær- og dyrepleierutdanningene. Ansettelser av fast, vitenskapelig ansatte og utarbeidelse av fagstrategiske personalplaner på ett av de fire instituttene vil i mange tilfeller også berøre andre institutters faglige strategier og prioriteringer, slik at samordning mellom de fire instituttene også i ansettelsessaker vil være viktigere enn å løfte disse sakene inn i separate instituttstyrer. Et annet viktig moment er at regjeringen/kd har angitt de administrative utgiftene skal reduseres med 20 % etter sammenslåingen av UMB og NVH til NMBU. Etter vårt syn kan NMBU redusere betydelige administrative utgifter ved å redusere antallet instituttstyrer. Ved NVH har instituttleder i dag det ansvaret som instituttstyret etter reglementet skal ha. Etter vårt syn kan det ansvaret instituttstyrene skal ha i henhold til reglementet i hovedsak pålegges instituttlederne. Medbestemmelse for de ansatte på hvert institutt ivaretas gjennom regelmessige møter for instituttledelsen. Vi ønsker at Fellesstyret/Fakultetsstyret vurderer om det er behov for instituttstyrer for hvert enkelt institutt på veterinær- og dyrepleierutdanningen. Den foreslåtte alternative løsningen kan gjennomføres som en midlertidig løsning for 2 år, og kan da tas opp for revurdering. 4