MØTEINNKALLING Styret i FIKS Dato: Sted: kl. 18:00 Møterommet i 2. etg., Rådhusplassen 29 i Ås Møtet er åpent for publikum i alle saker med

Transkript

1 MØTEINNKALLING Styret i FIKS Dato: Sted: kl. 18:00 Møterommet i 2. etg., Rådhusplassen 29 i Ås Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Saksliste 1/17 Årsberetning for /17 Regnskapsrapport per /17 Status for fusjonsprosessen med ROKUS 4/17 Regnskapsrapport per 15. februar /17 Rapport fra sekretariatet 6/17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga 7/17 Tema for faglig forum /17 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, Thorbjørn Nerland /s./ leder Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no 17/00064

2 STYRET I FIKS Sak 1/17 Årsberetning for 2016 Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Forslaget til årsberetning 2015 godkjennes. Vedlegg: FIKSårsberetning2016.doc SAKSUTREDNING: I henhold til vedtektene kap 9.4 skal regnskapet, årsberetningen og revisjonsrapporten forelegges kommunestyrene som melding. Som vanlig foreslår vi at dette gjøres samlet. Revidert regnskap vil først foreligge til godkjenning på styremøtet den 15. juni. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: FIKS årsberetning 2016 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

3 1 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat FIKS Årsberetning for 2016 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: m: E-post Internett:

4 2 Grunnlaget for FIKS Kommunelovens 77, nr. 10 bestemmer at Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. I forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet den 15. juni 2004, heter det i 20, 3. ledd: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) ble startet opp fra 1. desember Selskapet har i dag syv deltakerkommuner: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås FIKS er etablert med hjemmel i kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalgssekretariatet er ikke et eget rettssubjekt, men et samarbeidstiltak mellom deltakende kommuner. Vedtektenes Kap. 3 gir formålet: FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. Styret Styret for FIKS består i henhold til vedtektenes Kap. 7.1 av lederne i kommunenes kontrollutvalg med nestlederne som personlige varamedlemmer. Thorbjørn Nerland, Enebakk kommune, leder Jeanette Hoel, Vestby kommune, nestleder Arne Maus, Nesodden kommune Odd Harald Røst, Oppegård kommune Andrè Kvakkestad til , Lars Chr. Bilet fra , Ski kommune Håkon L. Henriksen, Ås kommune Knut Erik Robertsen, Frogn kommune Styrets oppgave, jf. vedtektenes Kap 7.4, er å påse at sekretariatet drives i samsvar med gjeldende retningslinjer og vedtak og å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan. Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet og styret vedtar FIKS sitt budsjett. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver.

5 3 I 2016 ble det avholdt fem styremøter: 19.1, 2.3, 16.6, 15.9 og De fleste møtene fant sted i lokalene til FIKS. Møtet 19.1 ble avholdt i Lørenskog rådhus og deler av møtet var felles med styret for ROKUS, jf. nedenfor. Pga. forfall deltok Paal Jargel på vegne av Vestby som varamedlem på et møte Styret har i 2016 blant annet behandlet årsberetningen og årsregnskapet for 2015, regnskapsrapporter gjennom året, rapporter fra sekretariatet, budsjett for 2017, godtgjørelsesordningen for styret, lønnsoppgjøret i FIKS, tema for faglig forum og planene om fusjon med ROKUS. Ikke minst har styremøtene også vært benyttet som forum for erfaringsutveksling mellom utvalgene. Noen av sakene omtales nærmere nedenfor. Sekretariatet Sekretariatet har følgende ansatte: Jan T. Løkken, kontrollsjef/sekretariatsleder i hel stilling Lene H. Lilleheier, rådgiver i 60% stilling Jan T. Løkken var i 2016 sekretær for fire av kontrollutvalgene: Nesodden, Oppegård, Vestby og Ås. Han var også sekretær for FIKS-styret og hadde ansvaret for arbeidet med selskapskontroll. Lene H. Lilleheier var sekretær for tre utvalg: Enebakk, Frogn og Ski. Hun hadde også ansvaret for vedlikehold av internettsidene og spisskompetanse på saksbehandlingssystemet 360. Sekretariatet leier kontorlokaler fra Ås kommune som vertskommune på Rådhusplassen 29. Hver medarbeider har eget kontor og leien inkluderer møterom etter behov. Ås kommune står for regnskapsføringen og kommunens revisor (Follo distriktsrevisjon) reviderer regnskapet. Ved utgangen av 2016 hadde alle kontrollutvalgene gått over til papirløse møter. Ved papirløse møter sendes innkallingen ut elektronisk og dokumentene legges samtidig ut på internettsidene til FIKS. I tillegg sendes de til den aktuelle kommune som legger dokumentene ut på sine internettsider og politikerportaler på internett. Når varamedlemmer innkalles til møter sendes ved behov en papirutgave til disse. Kopiering og utskrift på papir ivaretas av en egen, leid maskin. Sekretariatet har pc-terminaler med doble skjermer som er koblet opp mot kommunens servere og to laptop er og en bærbar skriver som kan kobles opp mot serverne ved arbeid under møter eller hjemme. Med et unntak, vedtas nå alle protokollene ved slutten av møtet (ett utvalg) eller i etterkant av møtene. Vedtatte protokoller legges ut på FIKS sine internettsider. Begge ansatte deltok på NKRFs nasjonale kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar. Lene H. Lilleheier deltok på FKTs årsmøtet og fagkonferanse på Gardermoen i juni. Jan T. Løkken deltok på FKTs sekretærkonferanse i Oslo i mars. Begge deltok i de to samlingene i Strømstad for erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgssekretariatene rundt Oslo-fjorden. Sekretariatets oppgaver Sekretariatet hadde ansvaret for innkallingen av til sammen 54 møter i kontrollutvalgene i Utvalgene har behandlet til sammen 299 saker.

6 4 Utvalg Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Totalt Møter (2015: 52) Antall saker (2015: 328) Sekretariatets oppgaver er todelte: tradisjonelle sekretæroppgaver og saksbehandling/ utredning til hjelp for kontrollutvalgene. Det er utviklet rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av møtene i kontrollutvalgene. I dette arbeidet inngår innhenting av informasjon fra kommunen og andre, skriving av saksframlegg med forslag til vedtak og kvalitetssikring av hver sak. Sekretariatet har ansvaret for at utvalgenes vedtak blir formidlet til rette instans og for at vedtakene blir fulgt opp. Utlegging av innkallinger og protokoller fra utvalgene på kommunenes internettsider, eller med henvisning til FIKS sine hjemmesider, er en viktig del av informasjonsarbeidet. FIKS er underlagt arkivloven på linje med andre offentlige organer og har også journal- og arkivansvaret for kontrollutvalgene. Avtale med Ås kommune om tjenesteyting for FIKS. Avtalen med Ås kommunen om betaling av tjenesteyting til FIKS ivaretar våre behov for bistand til beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, regnskap, sak-/arkivtjenester, IKT-tjenester og eventuell veiledning personal. FIKS har fullelektronisk saksbehandling, journal og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 360». Selskapskontrollen Sekretariatet har ansvaret for selskapskontrollen/eierskapskontrollen i Follo av 17 kommunalt heleide aksjeselskaper og selskaper opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. I 2016 fokuserte arbeidet på utarbeiding av overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden for hver kommune. Planene ble sendere vedtatt i kommunestyrene. Opplegget for det enkelte år vedtas av kontrollutvalgene. Revisjonsordninger og samarbeidet med revisorene Kommunene i Follo hadde i 2016 avtaler med ulike revisjonsselskaper. Fire av kommunene har medlemskap i Follo distriktsrevisjon. Vestby og Frogn har KPMG som regnskapsrevisor, men forvaltningsrevisjonen settes ut på anbud hvert år. Oppegård har Deloitte som revisor, og avtalen omfatter både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. FIKS opplever sitt samarbeid med revisjonsselskapene som godt.

7 5 Oppstartkonferansen FIKS sin oppstartkonferanse for de nyvalgte kontrollutvalgene ble holdt i Strømstad 14. og 15. januar Mesteparten av forberedelsene foregikk i 2015 og programmet ble drøftet på flere styremøter. Kontrollutvalgene i Follo-kommunene har til sammen 37 medlemmer. Konferansen samlet, inkludert noen varamedlemmer, 39 deltakere fra utvalgene. Konferansen ga bl.a. en grunnleggende innføring i kontrollutvalgsarbeidet og drøftet habilitetsspørsmål og risikovurderinger i kommunen. I evalueringen av konferansen sa alle seg svært fornøyde eller fornøyde med konferansen. Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Årets faglige forum fant sted 27. oktober i kommunestyresalen i Ski. Møtet samlet 30 medlemmer av kontrollutvalgene. Tema i år var «Kommunenes anti-korrupsjonsarbeid» og rådmannen i Oppegård, Lars Henrik Bøhler holdt hovedinnlegget. Han ble supplert av kortere innlegg av leder for innkjøp i Ski, Ulla Listerud, og leder av kontrollutvalget i Nesodden, Arne Maus. Evalueringen viste at alle deltakerne var fornøyde med årets tema og møtet. Fusjonsprosess med Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) Ønsket om å lage et mer robust selskap var bakgrunnen for at styrene for FIKS og ROKUS ba de to daglige lederne i selskapa om å utrede en sammenslåing av de to selskapene. Styret ble holdt orientert om arbeidet underveis i møtene 16.6 og FIKS sendt i august et brev til kommunestyrene med orientering om den prosessen som var i gang. Endelig utredning ble behandlet i styremøtet Styret sluttet seg til forslaget om selskapsavtale for Akershus kontrollutvalgssekretariat IKS med ikrafttreden fra Under forutsetning om at den nye selskapsavtalen får tilslutning fra alle kommuner, nedlegges FIKS fra Styret vedtok også at innstillingen oversendes kontrollutvalgene for videre behandling når representantskapet i ROKUS har gjort tilsvarende vedtak. Kommunestyrene fatter endelig vedtak i saken. Saken ventes å bli avklart i løpet av 1. halvår ROKUS informerte den om at selskapet, etter at en av deres kommuner gikk imot fusjonen, trakk seg fra det videre fusjonsarbeidet. Informasjon om FIKS Internettsidene til FIKS ( gir informasjon om FIKS, og hvert kontrollutvalg har egne sider med innkallinger, sakspapirer, protokoller og møteplaner. Egne ressurssider for hvert utvalg inneholder lokale retningslinjer og planer og lover og forskrifter. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter fra Follo-kommunene blir fortløpende lagt ut på sidene. Økonomi I vedtektenes Kap. 6.2 heter det at Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 50% av driftskostnadene og de resterende 50% av driftskostnadene fordeles etter folketall. Tilskuddet fra deltakerkommunene var på til sammen kr i Lønn- og sosiale utgifter er de største postene på FIKS sitt budsjett.

8 6 Styret vedtok i møte den 16. juni budsjettet for Budsjettet ble seinere vedtatt av kommunestyrene etter innstilling fra kontrollutvalgene. Ås, den 2. mars 2016 Thorbjørn Nerland Styreleder Jeanette Hoel Nestleder

9 STYRET I FIKS Sak 2/17 Regnskapsrapport per Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Regnskapsrapporten per tas til orientering. Vedlegg: SAKSUTREDNING: FIKS-regnskapet er en del av regnskapet til Ås kommune. Regnskapet for 2016 vil bli lagt fram for styret til formell behandling når revisjonsrapporten foreligger, dvs. i styremøtet 8. juni. Vedlagt følger regnskapsrapporten pr Vi antar det endelige regnskapet vil være i tråd med dette, men justeringer kan skje. Regnskapet viser et mindreforbruk på kr ,-. Disponeringen av dette beløpet vedtas når endelig regnskap og revisjonens rapport foreligger. Disposisjonsfondet var pr på kr Fondet har stått urørt i Overskridelsen på posten Kompetanseutviklingstiltak gjelder i hovedsak (kr ) oppstartkonferansen i Strømstad. Utgiftene er refundert fra kommunene,,jf. posten Refusjon fra andre kommuner. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: FIKS regnskapsrapport per Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

10 FIKS regnskapsrapport per Konto Konto (T) Lønn faste stillinger Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning Pensjon fellesordning Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift 0 Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Kurs og opplæring Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse skattepl. Utlegg i følge bilag til reise Personforsikringer Husleie Andre leieutgifter Kontigenter Lisenser Kopieringsavtale Inventar Moms 1-2 Kjøp av varer og tjenester inkl mva Regnskap ,78 876, ,09 105, , ,23 157, ,48 160, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,41 Forbruk i % 100,56 112,88 48,73 97,60 97,72 96,61 111,26 37,36 100,17 56,24 91,46 285,60 64, ,60 130,49 183,94 75,43 92,59 50,32 96,15 29,54 109,26 123,06 Oppr.budsjett

11 Kjøp fra kommuner 3 Kjøp fra andre Avsetninger til bundne driftsfond 5 Finansutgifter Refusjon fra andre kommuner 7 Refusjoner eks sykepenger/momskompinntekter Momskompensasjon 72 Moms.komp.inntekter FIKS Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat , , , , , ,53 103,09 103,09 107,62 107,62 123,06 123, , ,

12 STYRET I FIKS Sak 3/17 Status for fusjonsprosessen med ROKUS Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Styret tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Styret vedtok den 17. november, jf. sak 28/16: «Styret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Akershus kontrollutvalgssekretariat IKS med ikrafttreden fra 1. januar Under forutsetning om at ovenstående får tilslutning i alle kommuner, nedlegges FIKS fra 31. desember Innstillingen oversendes kontrollutvalgene for videre behandling når representantskapet i ROKUS har gjort tilsvarende vedtak. Kommunestyrene fatter endelig vedtak i saken.» ROKUS (Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS) har hatt saken på høring hos sine kontrollutvalg. De fleste har avgitt positive uttalelser. Kontrollutvalget i Nittedal vedtok imidlertid 13. februar å gå imot fusjonen. Daglig leder av ROKUS, Mona Moengen, orienterte FIKS om vedtaket på telefon den 14. februar. Hun ga uttrykk for at en fusjon forutsetter at alle kommunene er enige om dette. Hun konkluderer med at vedtaket i Nittedal gjør at det ikke er grunnlag for å gå videre med disse planene og saken er «for alle praktiske formål død». På denne bakgrunn bør styret drøfte mulige alternativer for FIKS: - Fortsette som i dag. - Undersøke interessen for fusjon med andre kontrollsekretariat I samråd med utvalget leder har daglig leder tatt kontakt med daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) for å lodde interesse/muligheter for en fusjon fra deres side. Vi har bedt om en tilbakemelding innen styremøtet i FIKS den 2. mars. En eventuell fusjon med dette selskapet bør avklares raskt. Daglig leder i FIKS har muntlig varslet at han ønsker å gå av med AFP fra Dersom styret konkluderer med at FIKS videreføres som i dag, bør utlysningen av stillingen skje før neste styremøte som er berammet til den 15. juni. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

13 Styret bør også drøfte når og hvordan kontrollutvalgene og ordførerne/ kommunestyrene skal informeres om saken, både om resultatet vedr. fusjonen med ROKUS og styrets videre strategi. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Side 2 av 2

14 STYRET I FIKS Sak 4/17 Regnskapsrapport per 15. februar 2017 Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Regnskapsrapporten tas til orientering. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Det er for tidlig i budsjettåret til å si om vi vil støte på problemer med å holde budsjettet totalt sett. Rekvisita-budsjettet er bl.a. belastet med kjøp av konvolutter. Noen poster, bl.a. kjøregodtgjørelse og bevertning er belastet utgifter som påløp mot slutten av fjoråret. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Regnskapsrapport per Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

15 Regnskapsrapport per 15. februar 2017 Konto Konto (T) Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning Arbeidsgiveravgift 0 0 Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Kurs og opplæring Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse skattepl Utlegg i følge bilag til reise Personforsikringer Husleie Andre leieutgifter Kontigenter Kopieringsavtale Inventar Moms Kjøp av varer og tjenester inkl mva Kjøp fra kommuner 3 3 Kjøp fra andre Refusjon fra andre kommuner 7 7 Refusjoner eks sykepenger/momskompinntekter Momskompensasjon Moms.komp.inntekter 4400 FIKS 440 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat 4 Andre Regnskap , , , , , , ,91 701, ,00 774, , , , , , , , , ,94 Forbruk i % 18,24 20,80 16,28 17,73 73,06 63,20 17,72 7 4,97 14,04 32,50 19,77 30,43 6,55 34,66 293,84 34,66 34,66 401,56 401,56 401,56 401,56 Oppr.budsjett

16 STYRET I FIKS Sak 5/17 Rapport fra sekretariatet Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Rapporten fra sekretariatet tas til orientering. SAKSUTREDNING: Sekretariatet vil muntlig orientere om aktuelle saker vedr. driften. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

17 STYRET I FIKS Sak 6/17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Styrets medlemmer orienterer hverandre om aktuelle saker i egne utvalg. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

18 STYRET I FIKS Sak 7/17 Tema for faglig forum 2017 Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Saken legges fram uten innstilling Vedlegg: SAKSUTREDNING: Styret har vedtatt at årets faglig forum holdes den 26. oktober. Vi foreslår at møtet som tidligere holdes fra kl til kl og at vi også i år ber om å få benytte kommunestyresalen i Ski. Utfordringen nå blir å velge et godt tema for møtet og styret inviteres til en diskusjon om dette. På det neste styremøtet bør temaet endelig bes temmes. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

19 STYRET I FIKS Sak 8/17 Orienteringssaker Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/ Møtedato Orienteringssakene tas til orientering. Vedlegg: Protokoll Styret i FIKS docx 1. Godkjent protokoll fra kontrollutvalgsmøtet Muntlig orientering fra Lars Chr. Bilet fra Ski kontrollutvalgs møte med brannsjefen i Follo brannvesen om samarbeidet med private alarmselskaper. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

20 MØTEPROTOKOLL Styret i FIKS Møtetid: Sted: kl. 17:00 Møterommet i 2.etg., Rådhusplassen 29 i Ås Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: Thorbjørn Nerland (Enebakk), Odd Harald Røst (Oppegård), Håkon L. Henriksen (Ås), Jeanette Hoel (Vestby), Lars Chr. Bilet (Ski), Arne Maus (Nesodden), Møtende varamedlemmer: Øyvind Solli (Frogn) Forfall: Knut Erik Robertsen (Frogn) Sekretariatet: Kontrollsjef Jan T. Løkken (møtesekretær) Rådgiver Lene H. Lilleheier ROKUS Daglig leder Mona Moengen Diverse merknader: I møtet ble sak 32/16 behandlet først. Møteprotokoll godkjent Thorbjørn Nerland Leder Jeanette Hoel Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

21 Saksliste 27/16 Lønnsoppgjøret i FIKS /16 Fusjon ROKUS og FIKS 29/16 Rapport fra sekretariatet 30/16 Evaluering av faglig forum 27. oktober 31/16 Regnskapsrapport pr 8. november /16 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga 33/16 Møteplan /16 Orienteringssaker Styret i FIKS Side 2 av 6

22 -27/16 Lønnsoppgjøret i FIKS 2016 Saken legges fram uten innstilling. Styret i FIKS behandling : Thorbjørn Nerland foreslo at styrets leder og nestleder gis i fullmakt å fastsette lønnsoppgjøret for de ansatte i FIKS for Votering: Thorbjørn Nerlands forslag ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Styret gir leder og nestleder i fullmakt å fastsette lønnsoppgjøret for de ansatte i FIKS i /16 Fusjon ROKUS og FIKS Styret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Akershus kontrollutvalgssekretariat IKS med ikrafttreden fra 1. januar Under forutsetning om at ovenstående får tilslutning i alle kommuner, nedlegges FIKS fra 31. desember Innstillingen oversendes kontrollutvalgene for videre behandling når representantskapet i ROKUS har gjort tilsvarende vedtak. Kommunestyrene fatter endelig vedtak i saken. Styret i FIKS behandling : Et opprettet forslag til selskapsavtale var ettersendt til styret. En e-post fra Knut Erik Robertsen vedr. styrets funksjonstid ble omdelt i møtet. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Styret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Akershus kontrollutvalgssekretariat IKS med ikrafttreden fra 1. januar Under forutsetning om at ovenstående får tilslutning i alle kommuner, nedlegges FIKS fra 31. desember Innstillingen oversendes kontrollutvalgene for videre behandling når representantskapet i ROKUS har gjort tilsvarende vedtak. Kommunestyrene fatter endelig vedtak i saken. Styret i FIKS Side 3 av 6

23 -29/16 Rapport fra sekretariatet Rapporten fra sekretariatet tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Rapporten fra sekretariatet tas til orientering. -30/16 Evaluering av faglig forum 27. oktober 1. Styret tar evalueringen av faglig forum 2016 til etterretning. 2. Styret viderefører faglig forum i Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : 1. Styret tar evalueringen av faglig forum 2016 til etterretning. 2. Styret viderefører faglig forum i /16 Regnskapsrapport pr 8. november 2016 Regnskapsrapporten per 10. november 2016 tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS Side 4 av 6

24 Styret i FIKS vedtak : Regnskapsrapporten per 10. november 2016 tas til orientering. -32/16 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Styremedlemmene orienterte om aktuelle saker i sine utvalg. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. -33/16 Møteplan 2017 Styrets møter i 2017: alle på torsdager fra kl 18.00: Faglig forum Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Styrets møter i 2017: alle på torsdager fra kl 18.00: Faglig forum Styret i FIKS Side 5 av 6

25 [Lagre] -34/16 Orienteringssaker Orienteringssakene tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Orienteringssakene tas til orientering. EVENTUELT Lars Chr. Bilet orienterte om Follo brannvesen IKS samarbeid med private alarmselskaper. Orienteringen vakte interesse i styret, og Bilet ble bedt om å foreslå for eget kontrollutvalg å be brannvesenet redegjøre for dette samarbeidet. Styret i FIKS Side 6 av 6