Saksliste Saker til behandling 1/18 Årsberetning /18 Årsregnskap /18 Faglig forum /18 Rapport fra sekretariatet /18 Rapport

Transkript

1 INNKLLING TIL STYREMØTE MØTE NR.: 1/18 DTO: kl. 18:00 Møterom 2.etg, Rådhusplassen 29, 1430 ÅS STED: Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Saksliste Sak 1/18 Sak 2/18 Sak 3/18 Sak 4/18 Sak 5/18 Sak 6/18 Årsberetning Foreløpig Årsregnskap Foreløpig Faglig forum 2018 Rapport fra sekretariatet Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene Referat og orienteringer Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, Thorbjørn Nerland/s./ leder Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsjef/daglig leder Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks ÅS Besøksadresse: Telefon: Rådhusplassen 29 Mobil: ÅS nettside:

2 Saksliste Saker til behandling 1/18 Årsberetning /18 Årsregnskap /18 Faglig forum /18 Rapport fra sekretariatet /18 Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene 6/18 Referat og orienteringer Eventuelt 23 24

3 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning Foreløpig STYRET I Sak 1/18 Årsberetning Foreløpig Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Styret i Saksnr.: 18/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Årsberetning for 201 tas til foreløpig orientering. vgjørelsesmyndighet: Styret i Vedlegg: Årsberetning 201, Styret Behandlede saker 201 SKSUTREDNING: I henhold til vedtektene kap 9.4 skal regnskapet, årsberetningen og revisjonsrapporten forelegges kommunestyrene som melding. Det foreslås at dette gjøres samlet. Revidert regnskap vil først foreligge til godkjenning på styremøtet den 14.juni vslutning Årsberetningen vil bli endret i samsvar med de merknader og innspill som fremkommer under behandlingen av saken. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder

4 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING 201 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat

5 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING Grunnlaget for Kommunelovens, nr. 10 bestemmer at Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Det følger av Forskrift 15.juni 2004 nr.905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, tredje ledd: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat () ble startet opp fra 1. desember Selskapet har i dag syv deltakerkommuner: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås er etablert med hjemmel i kommunelovens 2 om interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalgssekretariatet er ikke et eget rettssubjekt, men et samarbeidstiltak mellom deltakende kommuner. Vedtektenes Kap. 3 gir formålet: skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. 2 Styret 2.1 Sammensetning Styret for består av lederne i kommunenes kontrollutvalg med nestlederne som personlige varamedlemmer: Funksjon Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Navn Thorbjørn Nerland Jeanette Hoel Knut Erik Robertsen rne Maus Odd Harald Røst Lars Chr. Bilet Representerer Enebakk Vestby Frogn Nesodden Oppegård Ski 1 Personlig varamedlem Øivind Gundersen Lars Johan Rustad Øyvind Solli Jørn Bertelsen Henriette B. Christiansen Roar Thun

6 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING 201 Medlem Håkon L. Henriksen Ås Einride Berg I 201 ble det avholdt 5 styremøter og behandlet 32 saker. Møtene ble som hovedregel holdt i lokalene til, med unntak av desember-møtet som var kombinert styremøte og avslutning for kontrollsjef Jan T. Løkken som gikk av med pensjon. Pga. forfall har følgende varamedlemmer møtt i ett eller flere møter i 201: Lars Johan Rustad, Jørn Bertelsen og Roar Thun. Styremøtene har også vært benyttet som forum for erfaringsutveksling mellom utvalgene. 2.2 Styrets oppgaver Styrets oppgave, jf. vedtektenes Kap.4, er å påse at sekretariatet drives i samsvar med gjeldende retningslinjer og vedtak og å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan. Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet og styret vedtar sitt budsjett. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. 3 Sekretariatet 3.1 Bemanning Sekretariatet har i 201 hatt følgende ansatte: Jan T. Løkken, kontrollsjef/sekretariatsleder i hel stilling Kjell Tore Wirum, nyansatt kontrollsjef/daglig leder (fra og med 1.november 201) Lene H. Lilleheier, rådgiver i 60 % stilling Lilleheier sa opp sin stilling.desember og vil fratre.mars Stillingen som rådgiver 60 % ble utlyst før jul med søknadsfrist 12.januar En ser for seg tilsetting i stillingen vinter/vår Likestilling I perioden besto sekretariatet av en mann og en kvinne. I forbindelse med tiltredelse av ny kontrollsjef/daglig leder var sekretariatet i perioden bemannet med 2 menn og en kvinne. 3.3 rbeidsfordeling Etter det første møtet i henholdsvis Ski og Ås byttet de to ansatte sekretæransvaret for de to utvalgene. Etter dette hadde Jan T. Løkken ansvaret for fire av kontrollutvalgene: Nesodden, Oppegård, Vestby og Ski. Han var også sekretær for -styret og hadde ansvaret for arbeidet med selskapskontroll. Lene H. Lilleheier var sekretær for tre utvalg: Enebakk, Frogn og Ås. Hun hadde også ansvaret for vedlikehold av internettsidene og spisskompetanse på saksbehandlingssystemet Public

7 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING Kurs og opplæring Begge ansatte deltok på NKRF kontrollutvalgskonferansen 201 på Gardermoen i februar. Lene H. Lilleheier deltok på FKT årsmøte og fagkonferanse 201 i Tromsø i juni. Lilleheier deltok på FKT Sekretariatskonferansen 201 i Oslo i mars og på ett NKRF kurs om spesiell forvaltningsrett i desember. Lilleheier deltok på Oslofjord-samlingen for erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgssekretariatene rundt Oslofjorden våren 201. Løkken, Lilleheier og nyansatt kontrollsjef Kjell Tore Wirum deltok på Oslofjord-samlingen høsten Sekretariatets oppgaver Sekretariatets oppgaver er todelte: tradisjonelle sekretæroppgaver og saksbehandling/ utredning til hjelp for kontrollutvalgene. Det er utviklet rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av møtene i kontrollutvalgene. I dette arbeidet inngår innhenting av informasjon fra kommunen og andre, skriving av saksframlegg med forslag til vedtak og kvalitetssikring av hver sak. Sekretariatet har ansvaret for at utvalgenes vedtak blir formidlet til rette instans og for at vedtakene blir fulgt opp. Utlegging av innkallinger og protokoller fra utvalgene på kommunenes internettsider, eller med henvisning til sine hjemmesider, er en viktig del av informasjonsarbeidet. er underlagt arkivloven på linje med andre offentlige organer og har også journal- og arkivansvaret for kontrollutvalgene Fullelektronisk saksbehandling i utvalgene og i I 201 har alle kontrollutvalgene og styret praktisert en ordning med papirløse møter. Innkallingene sendes ut elektronisk og dokumentene legges samtidig ut på internettsidene til. I tillegg sendes de til den aktuelle kommune som, med ett unntak, legger dokumentene ut på sine internettsider og politikerportaler på internett. Oppegård kommune har isteden en link til på sine nettsider. Når varamedlemmer innkalles til møter sendes ved behov en papirutgave til disse. har fullelektronisk saksbehandling, journalføring og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 3600». Ordningene fungerer godt. I 201 fullførte klargjøring og bortsetting på fjernarkiv av papirutgaver av innkallinger, protokoller og annet arkivverdig materiale til og med vtale med Ås kommune om tjenesteyting for og avtale om husleie. vtalen med Ås kommunen om betaling av tjenesteyting til ivaretar våre behov for bistand til beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, regnskap, sak-/arkivtjenester, IKT-tjenester og eventuell veiledning personal. har fullelektronisk saksbehandling, journal og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 3600». 3

8 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING 201 Kommunen stiller kontorlokaler etc. til disposisjon for. Husleien reguleres i en egen avtale og selvkostprinsippet skal leges til grunn for beregningen av husleien. fikk høsten 201 varsel om at det kan bli nødvendig for kommunen å tilby andre lokaler i løpet av Selskapskontrollen Sekretariatet har ansvaret for selskapskontrollen/eierskapskontrollen i Follo av 1 kommunalt heleide aksjeselskaper og selskaper opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. rbeidet baseres på de planene for selskapskontroll for periode som kommunene har vedtatt Revisjonsordninger og samarbeidet med revisorene Kommunene i Follo hadde i 201 avtaler med ulike revisjonsselskaper. Fire av kommunene har medlemskap i Follo distriktsrevisjon IKS. Frogn har KPMG S som regnskapsrevisor. Vestby byttet fra 1. mai fra KPMG S til Deloitte S som regnskapsrevisor. Både Vestby og Frogn setter forvaltningsrevisjonen ut på anbud hvert år. Oppegård har Deloitte S som revisor, og avtalen omfatter både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Ved konkurranseutsetting forbereder sakene for kontrollutvalgene. opplever sitt samarbeid med revisjonsselskapene som godt Informasjon om Nettsidene til ( gir informasjon om, og det respektive kontrollutvalg har egne sider med innkallinger, sakspapirer, protokoller og møteplaner. Egne ressurssider for hvert utvalg inneholder lokale retningslinjer og planer og lover og forskrifter. lle forvaltningsrevisjonsrapporter fra Follo-kommunene blir fortløpende lagt ut på sidene Fortsatt drift Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat () vurderes som solid og fremdeles godt i stand til å levere sekretariatstjenester til kontrollutvalgene. Resultatet av kommunesammenslåingsprosessen mellom Oppegård kommune og Ski kommune til Nordre Follo kommune fra og med , vil kunne gi utfordringer for sekretariatets arbeid. Dette er en problemstilling det vil være nødvendig å arbeide med de neste årene. 4 Virksomhet i Møteaktivitet i utvalgene Sekretariatet hadde ansvaret for innkallingen av til sammen 48 møter i kontrollutvalgene i 201. Utvalgene har behandlet til sammen 256 saker. 4

9 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING 201 Utvalg Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås SUM 201 ntall møter ntall saker ntall møter ntall saker ntall møter ntall saker I tillegg har det vært avholdt ett fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Oppegård og Ski hvor det ble behandlet 6 saker. Hovedfokus her har vært kommunesammenslåingsprosessen frem til Nordre Follo formelt er egen kommune fra Bestilling fra/tilsyn med revisjonen Sekretariatet har i løpet av 201 lagt frem dokumenter fra eller om revisjonen overfor kontrollutvalgene, enten som egen sak eller som del av annen sak: Sak Kommunale årsregnskap Årsregnskap fra kommunale foretak (KF) Årsregnskap fra foretak (Vestby havn) Erklæring fra revisor Revisjonsplan/revisjonsstrategi 2016 Revisjonsplan/revisjonsstrategi 201 Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Revisjonens rapport pr Prosjektplan Overordnet analyse Overordnet analyse Prosjektplan Forvaltningsrevisjonsrapporter Forvaltningsrevisjonens årsmelding Oppfølging av misligheter/uregelmessigheter Utredninger/undersøkelser Kundebrev Nummerert brev Sammenslåing av Follo Distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS Valg av regnskapsrevisor Valg av forvaltningsrevisor Forlengelse av avtale med oppdragsansvarlig revisor Forlengelse av avtale med regnskapsrevisor Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor SUM Beskrivelse Revisjonsberetning m/evt. revisjonsnotat Revisjonsberetning m/-evt. revisjonsnotat Revisjonsberetning m/evt. revisjonsnotat Vurdering av uavhengighet 201 ntall 2016 ntall Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2016: Frogn og Vestby 201: Vestby 201: Oppegård 201: Frogn

10 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Årets faglige forum fant sted 26. oktober i kommunestyresalen i Ås. Møtet samlet 29 medlemmer av kontrollutvalgene og fem deltakere fra revisjonsselskapene. Hovedtema i år var en presentasjon av en rapport om det kommunale risikobildet ved Gjertrud Strand Sanderød fra KS. Odd Harald Røst orienterte om kommunesammenslåingen mellom Ski og Oppegård. Evalueringen viste at alle deltakerne var fornøyde med årets tema og møtet. 4.4 Fusjon med andre sekretariat Med bakgrunn i ønsket om å lage et mer robust selskap kom styrene i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) og fram til enighet om å fusjonere de to selskapene. ROKUS informerte den 14. februar om at selskapet, etter at en av deres kommuner gikk imot fusjonen, trakk seg fra det videre fusjonsarbeidet. Etter dette vedtok styret i den 2. mars å rette en forespørsel til Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) om å innlede drøftinger for å avklare om en sammenslåing kunne være hensiktsmessig. Styret understreket at av hensyn til at sin daglige leder går av med pensjon fra førstkommende årsskifte, ville det være en fordel med en rask avklaring i begge selskap. opplevde at ØKUS var positive til en fusjon, men selskapet hadde et lengre tidsperspektiv på en eventuell fusjon og ønsket også å trekke et annet selskap inn i diskusjonen. Styret i konkluderte i møtet 20. april med at videreføres som eget selskap og stillingen som kontrollsjef i utlyses. 4.5 Ny kontrollsjef/daglig leder Jan Løkken sa opp sin stilling som kontrollsjef/daglig leder for å bli pensjonist fra Styret besluttet 20. april utlysning av stillingen med ønsket tiltredelse fra 1. november. Thorbjørn Nerland og Håkon L. Henriksen ble valgt til å intervjue søkere og innstille overfor styret om tilsetting. Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Ås, Eli Stokkebø, ble invitert og tiltrådte utvalget. Sekretariatets ansatte tiltrådte utvalget uten stemmerett. Styret vedtok tilsetting av ny kontrollsjef 15. juni. Kjell Tore Wirum begynte i 1. november og overtar det formelle ansvaret som kontrollsjef/daglig leder fra 1. januar Økonomi 5.1 Sekretariatets drift i 201 I vedtektenes Kap. 6.2 heter det at 6

11 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Årsberetning 201 ÅRSBERETNING 201 Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 50 % av driftskostnadene og de resterende 50 % av driftskostnadene fordeles etter folketall. Tilskuddet fra deltakerkommunene var på til sammen kroner i 201 ( i 2016). Lønn- og sosiale utgifter er de største postene på sitt budsjett. Styret vedtok i møte den 15. juni budsjettet for Budsjettet ble senere vedtatt av kommunestyrene etter innstilling fra kontrollutvalgene. 5.2 Revisjon Follo Distriktsrevisjon IKS reviderer sitt regnskap og avlegger egen revisjonsberetning. 6 Sammendrag Selv med endringer i bemanningen i sekretariatet, må 201 kunne anses for å ha vært et normalt driftsår for sekretariatet. ktiviteten i kontrollutvalgene i 201 har vært god og kompleksiteten i sakene øker. Det er fokus på kontrollutvalgenes rolle og oppgaver, noe som igjen krever at sekretariatet har de nødvendige ressurser tilgjengelig. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalgene skal kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte. Sekretariatet bruker aktivt nettverk med andre sekretariat, FKT og NKRF, og det jobbes med å få til en felles metodikk og system for kontrollaktiviteter i kontrollutvalgene. Det er en kjensgjerning at kommunesammenslåingen Nordre Follo også vil kunne få konsekvenser for sekretariatet. Dette er noe som en vil måtte bruke tid for å avklare, frem til kommunesammenslåingen skal trå i kraft. Ås, 28.februar 2018 Thorbjørn Nerland/s./ Styreleder Knut Erik Robertsen/s./ Jeanette Hoel/s./ Nestleder rne Maus/s./ Lars Chr. Bilet/s./ Odd Harald Røst/s./ Håkon L. Henriksen/s./

12 1/18 Årsberetning / Årsberetning Foreløpig : Styret Behandlede saker 201 STYRET BEHNDLEDE SKER 201 Møte nr./ dato Saks nr. Sakstittel Status 1/1 2/1 3/1 4/1 5/1 6/1 /1 8/1 Årsberetning for 2016 Regnskapsrapport per Status for fusjonsprosessen med ROKUS Regnskapsrapport per 15.februar 201 Rapport fra sekretariatet Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Tema for faglig forum 201 Orienteringssaker 9/1 10/1 Fusjonsprosessen og framtidig organisering av Tilsetting av ny kontrollsjef 11/1 12/1 13/1 14/1 15/1 16/1 1/1 18/1 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder Regnskapet for 2016 Regnskapsrapport per juni 201 Rapport fra sekretariatet Budsjett 2018 Fastsetting av tema for faglig forum 201 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Orienteringssaker O 19/1 20/1 21/1 22/1 23/1 24/1 25/1 26/1 Presentasjon av ny kontrollsjef i Rapport fra sekretariatet Regnskapsrapport per september 201 Budsjettendringer 201 Lønnsoppgjøret i Faglig forum 26.oktober Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Orienteringssaker 2/1 28/1 29/1 30/1 31/1 32/1 Regnskapsrapport per desember 201 Rapport fra sekretariatet Evaluering av faglig forum 201 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Møteplan 2018 Orienteringssaker O Kode B O U Forklaring Saken er avsluttet Under behandling Til videre oppfølging Saken går ut

13 2/18 Årsregnskap / Årsregnskap Foreløpig : Årsregnskap Foreløpig STYRET I Sak 2/18 Årsregnskap Foreløpig Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Styret i Saksnr.: 18/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Årsregnskap for 201 tas til foreløpig orientering. vgjørelsesmyndighet: Styret i Vedlegg: Årsregnskap 201 SKSUTREDNING: I henhold til vedtektene kap 9.4 skal regnskapet, årsberetningen og revisjonsrapporten forelegges kommunestyrene som melding. Det foreslås at dette gjøres samlet. Årsregnskapet til føres som en del av Ås kommunes årsregnskap og den ordinære revisjonen vil bli utført i forbindelse med Follo Distriktsrevisjon IKS sin revisjon av kommunens årsregnskap. Revidert regnskap vil først foreligge til godkjenning på styremøtet den 14. juni Vurdering Lønn og sosiale utgifter Lønn og sosiale utgifter viser et mindreforbruk i forhold til budsjett. Dette skyldes budsjettregulering høsten 201 for å dekke lønn og sosiale utgifter i forbindelse med tiltredelse av ny kontrollsjef fra og med 1.november. Oppregulering av budsjettet ble gjort ved bruk av bundet driftsfond. Kjøp av varer og tjenester inkl. mva Kjøp av varer og tjenester viser et mindreforbruk i forhold til budsjett. Dette skyldes blant annet at ikke er blitt fakturert/bokført utgifter for kopieringsmateriell og portoutgifter i 201. Ås kommune v/pers Org har selv tatt utgiftene vedrørende kopieringsmateriell uten å viderefakturere. Når det gjelder portoutgifter svarer Ås kommune med at de har sluttet å viderefakturere for portoutgifter. Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra kommunene for kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget var i henhold til budsjett.

14 2/18 Årsregnskap / Årsregnskap Foreløpig : Årsregnskap Foreløpig 4400 Regnskapet viser et mindreforbruk som foreslås overført til bundet driftsfond. vslutning Saken legges frem for styret til foreløpig orientering. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder Side 2 av 2

15 2/18 Årsregnskap / Årsregnskap Foreløpig : Årsregnskap 201 Konto / ÅRSREGNSKP 201 Konto (T) Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning rbeidsgiveravgift 0 Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita bonnementer Kopieringsmateriell Matvarer Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Velferdstiltak/gaver ansatte Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Stillingsannonser Kurs og opplæring Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse skattepl. Utlegg i følge bilag til reise Personforsikringer Husleie ndre leieutgifter Kontigenter Kopieringsavtale Inventar Utstyr Moms 1-2 Kjøp av varer og tjenester inkl mva Kjøp fra kommuner Regnskap Rev.budsjett Forbruk i % , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,46 54, , , , , , , , , , , , , , , , , , ,55 61, , , , , , , , vvik i kr , , , , , , ,40 512, , , , ,82 453, , , ,00-858, , ,09-345,88 95,25 103, , , , ,2 Bud.reguleringer Oppr.budsjett

16 2/18 Årsregnskap / Årsregnskap Foreløpig : Årsregnskap Kjøp fra andre vsetning til generelt disposisjonsfond vsetninger til bundne driftsfond 5 Finansutgifter Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre Refusjoner eks sykepenger/momskompinntekter Momskompensasjon 2 Moms.komp.inntekter Bruk av bundet driftsfond 9 Finansinntekter Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat ndre , , , , , ,5 96, , , ,59 186, , , , , ,

17 3/18 Faglig forum / Faglig forum 2018 : Faglig forum 2018 STYRET I Sak 3/18 Faglig forum 2018 Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Styret i Saksnr.: 18/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Skriv inn forslag til vedtak Vedlegg: Faglig forum 2018, vholdte arrangement SKSUTREDNING: Styret har vedtatt at årets faglig forum avholdes 25.oktober Det foreslås å legge arrangementet til Kommunestyresalen i Ski rådhus i tidsrommet kl. 18:00 kl Vedlagt følger utkast til program med forslag om følgende tema: Ny kommunelov -betydning for kontrollutvalg og sekretariat Ny kommunelov -betydning for revisjonen Ny revisorlov -betydning for kommunal revisjon I tillegg følger det forslag på aktuelle foredragsholdere. Vurdering: NOU 2016:4 Ny kommunelov var ute på høring høsten Lovsaken er under behandling i Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Lovsaken er ventet å komme til behandling i Stortinget i mars Høringssaken finner du her. NOU 201: 15 Revisorloven Forslag til ny lov om revisjon og revisorer var ute på høring høsten 201. Lovsaken er under behandling i Finansdepartementet. Det er ikke kjent når lovsaken vil komme til behandling i Stortinget. Høringssaken finner du her. lternativer: lternative fagtema kan blant annet være: Kontrollutvalgets/sekretariatets rolle når det stilles spørsmål ved revisors uavhengighet Nye personvernregler betydning for kommunene

18 3/18 Faglig forum / Faglig forum 2018 : Faglig forum 2018 Nye personvernregler trer i kraft i mai Dette var også tema på NKRF Kontrollutvalgskonferansen Informasjon om nye personvernregler finner du hos Datatilsynet, her. Fremtidig revisjonsordning for Follo Kontrollutvalgene i Oppegård og Ski vil i løpet av våren innstille på valg av revisjonsordning til fellesnemnda for Nordre Follo. vhengig av hvilken løsning de velger kan dette få betydning for de øvrige kommuner i Follo. vslutning Saken legges frem for styret uten innstilling. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder Side 2 av 2

19 3/18 Faglig forum / Faglig forum 2018 : Faglig forum 2018 FGLIG FORUM FOR KONTROLLUTVLGENE I FOLLO Dato: Tid: Sted: 25.oktober 2018 k l. 18:00 kl. 20:30 Kommunestyresalen,Ski rådhus Tidsrom Tema Foredragsholder Registrering Åpning v /styreleder Ny kommunelov -betydningfor kontrollutvalgog sekretariat lternativ 1: Forumfor kontroll og tilsyn (FKT) v /generalsekretær lternativ 2: NKRFs kontrollutvalgskomité v /leder Pause Ny kommunelov -betydningfor revisjonen lternativ 1: Kommunelovutvalget v /medlem lternativ 2: Norgeskommunerevisorforbund (NKRF) v /daglig leder lternativ 3: Follo distriktsrevisjon v /revisjonssjef Ny revisorlov -betydningfor kommunalrevisjon lternativ 1: Revisor- og regnskapsførerlovutvalget v /medlem lternativ 2: Revisorforeningen v /administrerendedirektør lternativ 3: Follo distriktsrevisjon v /revisjonssjef Oppsummering og avslutning v /styreleder nsvar

20 3/18 Faglig forum / Faglig forum 2018 : vholdte arrangement VHOLDTE RRNGEMENT Dato rrangement Kurs for kontrollutvalgene i Follo Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Oppstartskonferanse for de nye kontrollutvalga i Follo Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Oppstartskonferanse for de nye kontrollutvalga i Follo Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Tema Kontrollutvalgets oppgaver Regnskaps- og forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Presentasjon av revisorene og «Våre erfaringer» - fra to kontrollutvalgsledere Risikovurdering og overordnet analyse Hvor er risikoområdene ved offentlige anskaffelser? Ny offentleglov Det statlige tilsynet med kommunene i kershus Kommunenes egenkontroll Vårt perspektiv (rådmann, revisor og KU-leder) Kontrollutvalgas rolle mine erfaringer Kontrollutvalgas oppgaver og sekretariatets bistand Risikoanalyser av kommunen Revisjonens rolle og oppgaver Åpenhet en forutsetning for god kontroll Våre forventninger til kontrollutvalget Status for samhandlingsreformen Utfordringer og erfaringer i vårt arbeid Korrupsjonsbekjempelse i kommunene Revisjonens medvirkning Betydningen av høy etisk standard i kommunene Vår strategi for å møte de etiske utfordringene folkevalgte Vår strategi for å møte de etiske utfordringene ansatte Kontrollen og tilsynets plass i demokratiet Kontrollutvalgets oppgaver og sekretariatets bistand Revisjonens rolle og oppgaver rbeidet i kontrollutvalget mine erfaringer Habilitet og inhabilitet hos folkevalgte Risikoanalyse som grunnlag for kontrollutvalgets prioriteringer Oppegård kommunes arbeid mot korrupsjon Innkjøp og korrupsjon Side 1 av 2 Sted Store sal, Ås rådhus nsvar Store sal, Ås rådhus Store sal, Ås rådhus Kommunestyresalen, Oppegård rådhus Strømstad SP Kommunestyresalen, Ski rådhus Kommunestyresalen, Ski rådhus Kommunestyresalen, Ski rådhus Strømstad SP Kommunestyresalen, Ski rådhus

21 3/18 Faglig forum / Faglig forum 2018 : vholdte arrangement Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Hva kan kontrollutvalget gjøre? Presentasjon av ny kontrollsjef Det kommunale risikobildet Nordre Follo kommune Kommunestyresalen, Ås kulturhus

22 4/18 Rapport fra sekretariatet - 18/ Rapport fra sekretariatet : Rapport fra sekretariatet STYRET I Sak 4/18 Rapport fra sekretariatet Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Styret i Sekretariatets innstilling: Rapporten fra sekretariatet tas til orientering. vgjørelsesmyndighet: Styret i Vedlegg: SKSUTREDNING: Sekretariatet vil blant annet orientere om følgende: Tilsetting av rådgiver 60 pst. Kontorsituasjonen Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder Saksnr.: 18/ Møtedato

23 5/18 Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene - 18/ Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene : Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene STYRET I Sak 5/18 Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Styret i Saksnr.: 18/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. vgjørelsesmyndighet: Styret i Vedlegg: SKSUTREDNING: Styrets medlemmer orienterer om aktuelle saker i egne kontrollutvalg. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder

24 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Referat og orienteringer STYRET I Sak 6/18 Referat og orienteringer Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Styret i Saksnr.: 18/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Vedlegg: Protokoll Styret i 14121, Status Forvaltningsrevisjon , Styret ktivitetsplan 2018 SKSUTREDNING: Referatsaker (RS): RS 01/18 Protokoll Styret i, (vedlagt) Orienteringssaker (OS): OS 01/18 OS 02/18 Status forvaltningsrevisjon, pr (vedlagt) ktivitetsplan 2018, pr (vedlagt) Ås, Kjell Tore Wirum/s./ Kontrollsjef/daglig leder

25 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i MØTEPROTOKOLL Styret i Møtetid: Sted: kl. 18:00 Lille sal, Ås kulturhus, Moerveien 1 i Ås v utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte av. Møtende medlemmer: Thorbjørn Nerland (leder, Enebakk), Odd Harald Røst (Oppegård), Håkon L. Henriksen ( Ås), rne Maus (Nesodden), Knut Erik Robertsen (Frogn), Lars Christian Bilet (Ski) Møtende varamedlemmer: Lars Johan Rustad (Vestby) Forfall: Jeanette Hoel (nestleder, Vestby) Fra sekretariatet møtte: Jan T. Løkken, kontrollsjef/daglig leder Lene H. Lilleheier, rådgiver Kjell Tore Wirum, påtroppende kontrollsjef/daglig leder Diverse merknader: Møteprotokoll godkjent Torbjørn Nerland leder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m):

26 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Saksliste Side Saker til behandling 2/1 1/ Regnskapsrapport per desember /1 1/ Rapport fra sekretariatet 4 29/1 1/ Evaluering av faglig forum /1 1/ Rapport om arbeidet i kontrollutvalga 6 31/1 1/ Møteplan /1 1/ Orienteringssaker 8 Eventuelt Styret i Side 2 av 9

27 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Sak-2/1 Regnskapsrapport per desember 201 Sekretariatets innstilling: Regnskapsrapporten tas til orientering. Styret i s behandling : Regnskapsrapport pr ble delt ut i møtet. Daglig leder Jan T. Løkken orienterte og svarte på spørsmål fra styrets medlemmer. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i s vedtak : Regnskapsrapporten tas til orientering. Styret i Side 3 av 9

28 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Sak-28/1 Rapport fra sekretariatet Sekretariatets innstilling: Sekretariatets rapport tas til orientering. Styret i s behandling : Rådgiverstillingen Daglig leder Jan T. Løkken orienterte. Lene H. Lilleheier har sagt opp sin stilling.desember 201 med fratredelse.mars Påtroppende daglig leder Kjell Tore Wirum orienterte om at en vil utlyse stillingen i nærmeste fremtid. Utkast til annonsetekst ble delt ut i møtet. Fremtidig kontorsituasjon Daglig leder Jan T. Løkken orienterte. En har løpende dialog med Ås kommune om fremtidig kontorsituasjon for. rkiv Rådgiver Lene H. Lilleheier orienterte. Papirarkiv til og med 2013 er bortsatt. Fra og med 2014 har elektronisk saks-/arkivsystem. Opplæring/overlapping i Påtroppende daglig leder/kontrollsjef Kjell Tore Wirum orienterte. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i s vedtak : Sekretariatets rapport tas til orientering. Styret i Side 4 av 9

29 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Sak-29/1 Evaluering av faglig forum 201 Sekretariatets innstilling: 1. Styret tar evalueringen av faglig forum 201 til etterretning. 2. Styret viderefører faglig forum i Styret i s behandling : Rådgiver Lene H. Lilleheier orienterte. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i s vedtak : 1. Styret tar evalueringen av faglig forum 201 til etterretning. 2. Styret viderefører faglig forum i Styret i Side 5 av 9

30 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Sak-30/1 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Sekretariatets innstilling: Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. Styret i s behandling : Styremedlemmene orienterte om arbeidet i sine respektive kontrollutvalg. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i s vedtak : Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. Styret i Side 6 av 9

31 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Sak-31/1 Møteplan 2018 Sekretariatets innstilling: Styret vedtar følgende møteplan for 2018: 1.mars 14.juni 13.september 25. oktober (Faglig forum for kontrollutvalgene) 6.desember Styret i s behandling : Leder Torbjørn Nerland orienterte. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i s vedtak : Styret vedtar følgende møteplan for 2018: 1.mars 14.juni 13.september 25. oktober (Faglig forum for kontrollutvalgene) 6.desember Styret i Side av 9

32 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Sak-32/1 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Styret i s behandling : 1. Godkjent protokoll fra styremøtet Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i s vedtak : Orienteringssakene tas til orientering. Styret i Side 8 av 9

33 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Styret i Eventuelt Det fremkom ingen saker under eventuelt Møtet hevet kl. 19:04. Styret i Side 9 av 9

34 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Status Forvaltningsrevisjon STTUS FORVLTNINGSREVISJON Kommune Nr. 2/18 Prosjekt nsvar/ Utfører 1.Tema 2.Mål/ problemstillinger 3.Prosjektplan 4.FR-rapport jour pr Oppfølging 6.nnet FR-rapport KU KST Enebakk Kommune 2016: Mobbing i skolen KU KU KU KU KST : Kommunale gebyr KU KU KU KU KU KU KU KST KU nsvar/ Utfører KU Tema KU Mål/ problemstillinger KU Prosjektplan 4.FR-rapport 5.Oppfølging FR-rapport 2016: PP-tjenesten BDO KU KU KU KU Oppfølging politiske vedtak BDO KU KU KU KU KST KST KU KST KST Deloitte Deloitte KU KU KU KU KU KU Internkontroll 2018: Samhandlingsreformen Prosjekt 6.nnet Frogn 201: Etikk og habilitet IKT sikkerhet og drift 2018: Kommune Helse og omsorg Investeringsbeslutninger/prosjektstyring Follo landbrukskontor Prosjekt KU KU Valg av revisor nsvar/ Utfører KU KU KU Tema KU KU Mål/ problemstillinger 3.Prosjektplan 4.FR-rapport KU KU KU Nesodden 2016: Vedlikehold av kommunale bygg 5.Oppfølging FR-rapport Felles 6.nnet

35 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Status Forvaltningsrevisjon Kommune KST KU KST Kommunens møte med publikum KU KU KU : Kvalitet i sykehjemstilbudet KU KU KU KU KU KU nsvar/ Utfører KU KU KU Tema KU KU KU Mål/ problemstillinger 3.Prosjektplan 4.FR-rapport 5.Oppfølging FR-rapport Deloitte KU KU KU KU.12.1 KU KU KU KU KST KU KST KU KST KU KST KU KU KU KU KU.9.1 KST KU.9.1 KST Tema KU Mål / problemstillinger 3.Prosjektplan 4.FR-rapport 5.Oppfølging FR-rapport KU KST KU KU KST.9.16 KU.3.1 KST KU KST Barn og ungdoms psykiske helse 2018: Integrering av flyktninger Rus og psykiatri Follo landbrukskontor Prosjekt KU KST KU KST KU Felles 6.nnet Oppegård 2016: Internkontroll IKT og beredskap Kommune 201: Internkontroll i barnehager Deloitte Vedtaksoppfølging Deloitte 2018: Psykososialt læringsmiljø Deloitte Ernæring til eldre i hjemmesykepleie og i sykehjem Deloitte Prosjekt nsvar/ Utfører KU KU.12.1 KU.12.1 KST KU.12.1 KST KU Ski 2016: Psykisk helsearbeid for barn og unge KU KU KU Omorganisering økonomi og IKT KU KU KU KU KU nnet

36 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Status Forvaltningsrevisjon Kommune Gjennomgang av saken om Kunstisflaten/Møteplassen KU KU KU KU KU Internkontroll KU KU KU : Byutvikling KU KU.3.1 KU Eiendomsforvaltning Innkjøp KU KU KU KU.3.1 KU.3.1 KU : Ressurskrevende brukere Integrering av flyktninger Empo S Follo landbrukskontor KU KU KU KU KU KU Tema KU KU KU KU Mål/ problemstillinger 3.Prosjektplan 4.FR-rapport KU KST KU KST Prosjekt nsvar/ Utfører KU KU KST KU KST KU KST KU KST KU KST Felles 5.Oppfølging FR-rapport 6.nnet Vestby 2016: ntikorrupsjon KPMG KU KU KU Demensomsorg KPMG KU KU KU : Samhandlingsreformen Deloitte KST KU Søndre Follo renseanlegg IKS Deloitte KST KU : Follo landbrukskontor Integrering av flyktninger (?) Store investeringsprosjekter (?) KU KST Valg av revisor Felles KU KU

37 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Status Forvaltningsrevisjon Kommune Prosjekt nsvar/ Utfører 1.Tema 2.Mål/ problemstillinger 3.Prosjektplan 4.FR-rapport 5.Oppfølging FR-rapport KU KST KU KST KU KST KU KST nnet Ås 2016: Samfunnssikkerhet og beredskap KU KU KU Skoleutbygging KU KU KU : Internkontroll KU KU KU Barnevernstjenesten hjelpetiltak i hjemmet KU KU KU : Barn og unges psykiske helse Investeringer og gjeld Follo landbrukskontor KU KU KU KU KU KU KU KU KU KU KST KU KST Felles

38 6/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Styret ktivitetsplan 2018 STYRET KTIVITETSPLN 2018 Pr Møte nr./ dato Saker til behandling Nye/aktuelle saker Årsberetning Foreløpig Årsregnskap Foreløpig Faglig forum 2018 (valg av tema og sted) Rapport fra sekretariatet Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene Referat og orienteringer Årsberetning 201 Årsregnskap 201 Budsjett 2019 og Økonomiplan Regnskapsrapport pr Faglig forum 2018 Rapport fra sekretariatet Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene Referat og orienteringer Regnskapsrapport pr Faglig forum 2018 Rapport fra sekretariatet Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene Referat og orienteringer Lokale lønnsforhandlinger Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Regnskapsrapport pr Evaluering av faglig forum 2018 Møteplan 2019 Rapport fra sekretariatet Rapport om arbeidet i kontrollutvalgene Referat og orienteringer Etiske retningslinjer for Gjennomgang Handlingsplan for HMS-arbeidet i Gjennomgang