Saksliste Saker til behandling 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter 8/18 Referat og orienteringer Eventuelt 3 12

Transkript

1 Kontrollutvalget i Vestby kommune MØTEINNKALLING MØTE NR.: 3/18 DATO: kl. 17:00 STED: Møterom 107, Vestby rådhus Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Saksliste PS 7/18 PS 8/18 Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt Referat og orienteringer Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, Jeanette Hoel/s./ Leder Follo Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks ÅS Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Besøksadresse: Telefon: Rådhusplassen 29 Mobil: ÅS nettside:

2 Saksliste Saker til behandling 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter 8/18 Referat og orienteringer Eventuelt 3 12

3 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt KONTROLLUTVALGET I VESTBY PS 7/18 Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Vestby kontrollutvalg Saksnr.: 18/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Skriv inn forslag til vedtak Vedlegg: Status Forvaltningsrevisjon Vestby KU, FR rapporter - Politiske vedtak SAKSUTREDNING: Vestby kommunestyre vedtok i sak 9/18 Tema for forvaltningsrevisjon 2018 følgende: Saken sendes tilbake til kontrollutvalget for vurdering av tidligere revisjoner ble fulgt opp og har medført endringer/ forbedringer av tjenestetilbudet. Fakta i saken: Som hovedregel bestiller kontrollutvalget i Vestby kommune 2 forvaltningsrevisjonsprosjekt i året. Vedlagt følger oversikt over bestilte og gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden Rapport om selskapskontroll Søndre Follo Renseanlegg IKS er satt opp til behandling i Vestby kommunestyre Forvaltningsrevisjonsrapport Samhandlingsreformen vil bli fulgt opp i løpet av På bakgrunn av Vestby kommunestyres vedtak er følgende forvaltningsrevisjonsrapporter ikke planlagt fulgt opp: Antikorrupsjon Demensomsorg Innstillinger/vedtak i de 4 nevnte sakene følger vedlagt. Hjemmel: Det følger av Forskrift 15.juni 2004 nr.905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 12: 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter

4 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Vurdering: Da kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, jfr. koml. 76, er det Vestby kommunestyre som avgjør når en sak er tilstrekkelig fulgt opp. I dette tilfellet gjelder det oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av Vestby kommunestyre, jfr. Forskriftens 4 annet ledd. Sekretariatets vurdering: Sekretariatet ser behov for følgende avklaringer: For det første er det viktig å få avklart hvor langt tilbake en skal gå for å undersøke oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter; skal en konsentrere seg om inneværende valgperiode ( ) eller også inkludere forrige valgperiode ( ). For det andre er det viktig å få avklart hvem som skal undersøke oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapportene; er det rådmann som skal gi tilbakemelding pr forvaltningsrevisjonsrapport eller skal revisjonen foreta undersøkelsen om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapportene. I sistnevnte tilfelle kan dette bli en utfordring da forvaltningsrevisjon i Vestby kommune konkurranseutsettes hvert år og det har vært flere revisjonsselskap inne og utført forvaltningsrevisjon for Vestby kommune. Nedenfor følger oversikt over hvem som har utført forvaltningsrevisjon for Vestby kommune det aktuelle år: 2017: Deloitte AS 2016: KPMG AS 2015: BDO AS 2014: BDO AS 2013: BDO AS 2012: BDO AS 2011: BDO AS Økonomiske konsekvenser: Dersom rådmann skal gi tilbakemelding på oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter, vil dette medføre omprioriteringer av økonomiske og administrative ressurser i Vestby kommunes administrasjon. Dersom det skal kjøpes tjenester av eksternt revisjonsselskap for å undersøke oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter, vil dette medføre Side 2 av 3

5 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt økonomiske og administrative konsekvenser; for det første for Vestby kommune for konkurranseutsetting og kjøp av revisjonstjenesten. For det andre for kontrollutvalget og sekretariatet for utlysning av tilbud, innhenting og evaluering av tilbud, samt oppfølging av inngått tjenestekontrakt med valgt revisjonsenhet. Avslutning Saken legges frem uten innstilling. Ordfører vil komme i kontrollutvalgets møte og orientere om kommunestyrets behandling og vedtak samt svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Ås, Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær Side 3 av 3

6 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : Status Forvaltningsrevisjon Vestby KU KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE STATUS FORVALTNINGSREVISJON Nr. 1/18 Prosjekt Ansvar/ Utfører 1.Tema 2.Mål/ problemstillinger 3.Prosjektplan 4.FR-rapport 5.Oppfølging FR-rapport KU KST KU KST KU KST KU KU KST KU KU KST KU KST : Byggesaksbehandlingen i kommunen BDO AS KU KU KU NAV Vestby og rusomsorg BDO AS KU KU KU : Informasjonssikkerhet og IT-drift BDO AS KU KU KU KU KST Dokumentbehandling og arkiv BDO AS KU KU KU KU KST : Barnehagemyndighet BDO AS KU KU KU KU Vedlikehold av bygninger BDO AS KU KU KU KU : Internkontroll BDO AS KU KU KU KU KST Hjemmetjenesten BDO AS KU KU KU KU KST KU KU KST KU KST KU KST : PP-tjenesten BDO AS KU KU KU Samfunnssikkerhet og beredskap BDO AS KU KU KU KU KST KU KST KU KST KU KST : Antikorrupsjon KPMG AS KU KU KU Demensomsorg KPMG AS KU KU KU KU KST KU KU KST KU KST Ajour pr Annet

7 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : Status Forvaltningsrevisjon Vestby KU KST : Samhandlingsreformen Søndre Follo renseanlegg IKS 2018: Follo landbrukskontor Deloitte AS KST KU Deloitte AS KST KU /FDR IKS Integrering av flyktninger (?) Store investeringsprosjekter (?) Farge Forklaring Saken er avsluttet Saken er under behandling Saken er til videre oppfølging Saken er trukket/uaktuell etc. KU KST KU KU (som orienteringssak) Valg av FR-revisor(?) Felles m/follo kommunene Ås KU er ansvarlig

8 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : FR rapporter - Politiske vedtak KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTER POLITISKE VEDTAK Pr Dato Saks nr./tittel Innstilling/vedtak Kontrollutvalget /18 Rapport om selskapskontroll Søndre Follo Renseanlegg IKS 1. Kommunestyret ber Vestby kommunes medlemmer av representantskapet i Søndre Follo Renseanlegg IKS sørge for at selskapet setter i verk følgende tiltak: a) Gjennomfører planlagte evalueringer av måloppnåelse og kostnadseffektivitet, og sikrer at det blir rapportert om dette til styret. b) Ferdigstiller arbeid med utvikling av skriftlige rutiner for budsjettarbeidet. c) Sikrer en tilstrekkelig rensekapasitet for avløpsvann som bidrar til etterlevelse av utslippskrav, i samsvar med lov og forskrift, utslippstillatelse og statlige pålegg. 2. Kommunestyret ber Vestby kommunes representanter i representantskapet melde tilbake til kommunestyret om oppfølging av anbefalingene under punkt 1 innen seks måneder. 3. Kommunestyret ber rådmann sørge for å sette i verk følgende tiltak: a) Avklarer ansvars- og oppgavefordeling mellom Vestby kommune og Søndre Follo Renseanlegg IKS når det gjelder administrative oppgaver. b) Sikrer at kommunens arbeid med eieroppfølging er i samsvar med gjeldende politiske vedtak og de anbefalinger som gjelder for god eierstyring av kommunalt eide selskaper. 4. Kommunestyret ber rådmann rapportere om Vestby kommunes oppfølging av anbefalingene under punkt 3 til kontrollutvalget innen seks måneder. Kommunestyret /18 Rapport om selskapskontroll Søndre Follo Renseanlegg IKS Kontrollutvalget Kommunestyret

9 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : FR rapporter - Politiske vedtak Dato Saks nr./tittel Innstilling/vedtak /17 Forvaltningsrevisjonsrapport om samhandlingsreformen i Vestby Kontrollutvalget merker seg at rådmannen i sin høringsuttalelse skriver at kvaliteten på tjenestene innen pleie og omsorg er fullt ut forsvarlig. Deloittes rapport påpeker imidlertid at en sterkere systematisering og sikring av flere områder av hjemme- og sykehjemstjenestene er ønskelig /18 Forvaltningsrevisjonsrapport om samhandlingsreformen i Vestby Kommunestyret slutter seg til revisjonens anbefalinger (s. 42) og ber rådmannen melde tilbake om resultatene av sin oppfølging til kontrollutvalget innen tolv måneder. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til revisjonens anbefalinger (s. 42) og ber rådmannen melde tilbake om resultatene av sin oppfølging til til kontrollutvalget innen tolv måneder. Dato Saks nr./tittel Innstilling/vedtak Kontrollutvalget /16 Forvaltningsrevisjonsrapport om demensomsorg i Vestby kommune Kommunestyret slutter seg til revisors anbefalinger: 1. Hjemmetjenesten og sykehjemmet må etablere skriftlige prosedyrer som oppfyller kravene i kvalitetsforskriften for pleieog omsorgstjenesten Hjemmetjenesten og sykehjemmet bør gjennomgå internkontrollsystemene sine: - Ledere og personal i både hjemmetjenesten og sykehjemmet bør gjennomgå sine rutiner for melding og oppfølging av avvik. Dette for å sikre at rutine er kjent og følges. - Sykehjemmet må sikre rutiner for systematisk innhenting og bruk av pårørendes erfaring som ledd i arbeidet med kontinuerlig kvalitetsforbedring. Kommunestyret /17 Forvaltningsrevisjonsrapport om demensomsorg i Vestby kommune Rapporten tas til orientering. Kommunestyret legger til grunn at rådmannens pågående arbeid med internkontroll og velferdsteknologi ivaretar anbefalingene fra revisor.

10 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : FR rapporter - Politiske vedtak 3. Kommunen bør som ledd i oppfølgingen av kommuneplanen vurdere om eksisterende tiltak for å beholde, utvikle og rekruttere helsefaglig kompetanse er tilstrekkelig, eller om det er behov for en styrket kompetansestyring gjennom en langsiktig plan, med mål og tiltak for siste del av kommuneplanperioden, hvor den forventede veksten i personer med demens vil realisere seg. 4. Kommunen bør vurdere om og hvordan nasjonale anbefalinger om økt bruk av velferdsteknologi kan ivaretas i Vestby, blant annet i forbindelse med den planlagte utbyggingen av omsorgsboliger. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet av oppfølgingen innen tolv måneder. Dato Saks nr./tittel Innstilling/vedtak Kontrollutvalget /16 Forvaltningsrevisjonsrapport om antikorrupsjonsarbeidet i Vestby kommune Kommunestyret slutter seg til revisors anbefalinger: Vestby kommune bør: 1. Formalisere rolle- og ansvarsfordelingen i saksbehandlingsprosessen. 2. Ledelsen burde øke de ansattes bevissthet rundt mislighetsrisiko og håndtering av dette, for eksempel ved å arrangere dilemmatrening. 3. Gjennomføre en risikoanalyse av mislighetsrisikoen i avdelingen, og implementere risikoreduserende tiltak basert på funnene av analysen. 4. Gjennomføre kontroller av etterlevelse for å tilse at rutiner og prosedyrer blir fulgt og at misligheter ikke forekommer. Kontrollutvalget vil understreke betydningen av at kommunen Kommunestyret /17 Forvaltningsrevisjonsrapport om antikorrupsjonsarbeidet i Vestby kommune Saken tas til orientering. Kommunestyret legger til grunn at rådmannens pågående arbeid med internkontroll ivaretar anbefalingene fra revisor. Kommunestyret forutsetter også at det nye etiske reglement blir gjort kjent for alle ansatte.

11 7/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter - 18/ Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt : FR rapporter - Politiske vedtak sørger for tilfredsstillende bevissthet blant de ansatte omkring etiske problemstillinger og hvordan disse håndteres i henhold til kommunens etablerte retningslinjer og rutiner.» Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet av oppfølgingen innen seks måneder.

12 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Referat og orienteringer KONTROLLUTVALGET I VESTBY PS 8/18 Referat og orienteringer Saksbehandler: Kjell Tore Wirum Behandlingsrekkefølge Vestby kontrollutvalg Saksnr.: 18/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Vedlegg: Saksprotokoll K sak 9 18 Tema for forvaltningsrevisjon 2018, Protokoll Vestby KU , Aktivitetsplanen pr SAKSUTREDNING: Referatsaker (RS): RS 04/18 Saksprotokoll K sak 9/18 Tema for forvaltningsrevisjon 2018 (vedlagt) Orienteringssaker (OS): OS 13/18 OS 14/18 Protokoll Vestby KU (vedlagt) Aktivitetsplan pr (vedlagt) Ås, Kjell Tore Wirum/s./ kontrollsekretær

13 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Saksprotokoll K sak 9 18 Tema for forvaltningsrevisjon 2018 Vestby kommune Saksprotokoll Tema for forvaltningsrevisjon 2018 Saksbehandler: Behandlet av 1 Kommunestyret Elin Tokerød Saksnr.: 9/18 18/00547 Møtedato Kommunestyrets behandling : Repr. Tom Anders Ludvigsen (Ap) fremmet følgende fellesforslag fra Ap, Sp, Sv, V og BYGDL: Saken sendes tilbake til kontrollutvalget for vurdering av tidligere revisjoner ble fulgt opp og har medført endringer/ forbedringer av tjenestetilbudet. Repr. Pål Engeseth (H) ba om gruppemøte. Votering: Repr. Tom Anders Ludvigsens fellesforslag ble vedtatt mot 14 stemmer. Kommunestyrets vedtak : Saken sendes tilbake til kontrollutvalget for vurdering av tidligere revisjoner ble fulgt opp og har medført endringer/ forbedringer av tjenestetilbudet. Saksprotokollen bekreftes Vestby, 20. mars 2018 Elin Tokerød Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse Postboks Vestby post@vestby.kommune.no Besøksadresse Telefon Rådhuset, Rådhusgt. 1 Telefaks 1541 Vestby Org.nr. Bankgiro Side 1 av 1

14 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Vestby KU MØTEPROTOKOLL Vestby kontrollutvalg Møtetid: Sted: kl. 18:00 Formannskapssalen, Vestby rådhus Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Møtende medlemmer: Jeanette Hoel (FrP) leder, Lars Johan Rustad (KrF) nestleder, Ann Tremblay Vølstad (V) Møtende varamedlemmer: Odd Einar Skaug-Vandraas (H), Inger Randem (SP) Forfall: Jeton Morina (H), John Arne Kjenn (SP) Fra administrasjonen møtte: ingen Fra Deloitte AS møtte: Iver M. Fiksdal, Senior Consultant (forvaltningsrevisor) (under sak 5/18) Møtesekretær: Kjell Tore Wirum, kontrollsekretær Diverse merknader: Lars Johan Rustad meldte en sak under Eventuelt Møteprotokoll godkjent Jeanette Hoel/s./ Leder Lars Johan Rustad/s./ nestleder

15 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Vestby KU Saksliste Side Saker til behandling 5/18 18/ Rapport om selskapskontroll - Søndre Follo Renseanlegg IKS 3 6/18 18/ Referat og orienteringer 5 Eventuelt Vestby kontrollutvalg Side 2 av 6

16 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Vestby KU Vestby KU-5/18 Rapport om selskapskontroll - Søndre Follo Renseanlegg IKS Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber Vestby kommunes medlemmer av representantskapet i Søndre Follo Renseanlegg IKS sørge for at selskapet setter i verk følgende tiltak: a. Gjennomfører planlagte evalueringer av måloppnåelse og kostnadseffektivitet, og sikrer at det blir rapportert om dette til styret. b. Ferdigstiller arbeid med utvikling av skriftlige rutiner for budsjettarbeidet. c. Sikrer en tilstrekkelig rensekapasitet for avløpsvann som bidrar til etterlevelse av utslippskrav, i samsvar med lov og forskrift, utslippstillatelse og statlige pålegg. 2. Kommunestyret ber rådmann sørge for å sette i verk følgende tiltak: a. Avklarer ansvars- og oppgavefordeling mellom Vestby kommune og Søndre Follo Renseanlegg IKS når det gjelder administrative oppgaver. b. Sikrer at kommunens arbeid med eieroppfølging er i samsvar med gjeldende politiske vedtak og de anbefalinger som gjelder for god eierstyring av kommunalt eide selskaper. 3. Kommunestyret ber rådmann rapportere om Vestby kommunes oppfølging av anbefalingene til kontrollutvalget innen 12 måneder. Vestby kontrollutvalgs behandling : Senior Consultant Iver M. Fiksdal presenterte rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder foreslo å endre tidsfristen for tilbakemelding til seks måneder. Sekretær orienterte. Rapporten og sak vedrørende selskapskontrollen vil også komme til behandling i kontrollutvalget i Ås kommune som eier Søndre Follo Renseanlegg IKS sammen med Vestby kommune. Omforent forslag om å tilføye «..under punkt 2..» i innstillingens punkt 3. Omforent forslag om nytt punkt 2: «Kommunestyret ber Vestby kommunes representanter i representantskapet melde tilbake til kommunestyret om oppfølging av anbefalingene under punkt 1 innen seks måneder.» Innstillingens punkt 2 og 3 blir nytt punkt 3 og 4. Votering: Enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag. Vestby kontrollutvalg Side 3 av 6

17 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Vestby KU Vestby kontrollutvalgs vedtak : Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber Vestby kommunes medlemmer av representantskapet i Søndre Follo Renseanlegg IKS sørge for at selskapet setter i verk følgende tiltak: a. Gjennomfører planlagte evalueringer av måloppnåelse og kostnadseffektivitet, og sikrer at det blir rapportert om dette til styret. b. Ferdigstiller arbeid med utvikling av skriftlige rutiner for budsjettarbeidet. c. Sikrer en tilstrekkelig rensekapasitet for avløpsvann som bidrar til etterlevelse av utslippskrav, i samsvar med lov og forskrift, utslippstillatelse og statlige pålegg. 2. Kommunestyret ber Vestby kommunes representanter i representantskapet melde tilbake til kommunestyret om oppfølging av anbefalingene under punkt 1 innen seks måneder. 3. Kommunestyret ber rådmann sørge for å sette i verk følgende tiltak: a. Avklarer ansvars- og oppgavefordeling mellom Vestby kommune og Søndre Follo Renseanlegg IKS når det gjelder administrative oppgaver. b. Sikrer at kommunens arbeid med eieroppfølging er i samsvar med gjeldende politiske vedtak og de anbefalinger som gjelder for god eierstyring av kommunalt eide selskaper. 4. Kommunestyret ber rådmann rapportere om Vestby kommunes oppfølging av anbefalingene under punkt 3 til kontrollutvalget innen seks måneder. Vestby kontrollutvalg Side 4 av 6

18 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Vestby KU Vestby KU-6/18 Referat og orienteringer Sekretariatets innstilling: Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Vestby kontrollutvalgs behandling : Leder orienterte og viste til referat- og orienteringssakene. Følgende tilleggsforslag ble fremsatt: «Kontrollutvalget melder på følgende deltakere til FKT Fagkonferanse og årsmøte mai 2018: Lars Johan Rustad, Jeton Morina (forespørres), 1.vara Jeanette Hoel.» OS 12/18 Aktivitetsplan, pr Sekretær orienterte. Kontrollutvalget bør innstille om Vestby kommune skal vurdere å benytte seg av 1.opsjon i forbindelse med avtale med regnskapsrevisor. Saken bør komme opp til behandling i kontrollutvalget før sommeren. Sekretær vil sende ut en oppdatert aktivitetsplan etter møtet. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Enstemmig vedtak i samsvar med omforent tilleggsforslag. Vestby kontrollutvalgs vedtak : 1. Referat- og orienteringssakene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget melder på følgende deltakere til FKT Fagkonferanse og årsmøte mai 2018: Lars Johan Rustad, Jeton Morina (forespørres), 1.vara Jeanette Hoel. Vestby kontrollutvalg Side 5 av 6

19 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Protokoll Vestby KU Eventuelt Fastsetting av nytt møte Sekretær viste til at sak om Tema for forvaltningsrevisjon 2018 vil bli behandlet på kommunestyrets møte Kontrollutvalget bør fastsette et nytt møte hvor en behandler sak om mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektene slik at en får satt i gang anbudsrunde så tidlig som mulig slik at kontrollutvalget kan innstille på valg av forvaltningsrevisor før sommeren. Det ble besluttet å fastsette nytt møte 18.april 2018 kl.17. Henvendelse til kontrollutvalget Lars Johan Rustad viste til henvendelse til kontrollutvalget vedrørende ett varsel. Sekretær orienterte. Saken består av følgende deler: - Personalsak - Forhold vedrørende psykososialt arbeidsmiljø. Leder viste til at saken ikke skal behandles i kontrollutvalget, og at en hadde blitt enig om at saken skulle håndteres administrativt av sekretariatet. En finner det naturlig at saken oversendes hovedtillitsvalgt og verneombud i kommunen. Sekretær følger opp saken og rapporterer tilbake til kontrollutvalget om sakens videre håndtering. Kommunens nettsider Odd Einar Skaug-Vandraas viste til at info om kontrollutvalget på Vestby kommunes nettsider ikke er oppdatert, spesielt med hensyn til kontrollutvalgets sammensetning. Vestby kontrollutvalg Side 6 av 6

20 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Aktivitetsplanen pr KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE AKTIVITETSPLAN A jour pr Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter, frist for når de skal være ferdig, ansvar for å utføre oppgaven samt status. Oversikten ajourføres fortløpende. Deloitte står for regnskapsrevisjonen. utreder andre saker, lager innstilling i alle saker og er sekretær for utvalget. Revisors rapporter skal være i hende minimum 14 dager før møtet. Forkortelser: KU: Kontrollutvalget, KST: Kommunestyret Nr Beskrivelse Kontrollutvalgets årsrapport Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 Aktivitetsplan Utvalgets strategiplan Budsjett for kontroll og tilsyn Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Møteplan 2018 Møtene starter kl. 17:00 og varer normalt inntil 2 timer Kommunens årsregnskap Kommunens årsregnskap for 2017 Revisjonsberetning 2017 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Vestby Havn årsregnskap Vestby Havn årsregnskap for 2017 Revisjonsberetning 2017 Frist Ansvar Januar KU Rullerende og ajourføres etter hvert møte Skal fornyes årlig. KU Vedtatt møteplan for 2018: 31.1 Møterom 107, Vestby rådhus 14.3 Formannskapssalen, Vestby rådhus 18.4 Møterom 107, Vestby rådhus 9.5 Formannskapssalen, Vestby rådhus 6.6 Møterom 107, Vestby rådhus 5.9 Møterom 107, Vestby rådhus Møterom 107, Vestby rådhus 5.12 Formannskapssalen, Vestby rådhus Januar Rådmann Deloitte Kommunen Deloitte Status Avsluttet Avholdt Avholdt

21 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Aktivitetsplanen pr Nr Beskrivelse Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Tertialrapporter: 1. Tertialrapport (jan-april 2017) - orienteringssak 2. Tertialrapport (mai-aug 2017) - orienteringssak Rapporter fra revisjonen: 1. Pr (perioden ) 2. Pr (perioden ) Revisjonsplan Revisjonsplan 2017 Ny plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Demensomsorgen i Vestby kommune 2. Antikorrupsjonsarbeidet i plan- og bygningssaker Forvaltningsrevisjon Samhandlingsreformen 2. Søndre Follo Renseanlegg IKS Forvaltningsrevisjon Integrering av flyktninger 2. Store investeringsprosjekt Oppfølging av tidligere FR-rapporter: 1. Rådmannens internkontroll, ny frist: 2. Hjemmetjenesten 3. PPT-tjenesten 4. Kommunens beredskapsarbeid 5. Demensomsorgen 6. Antikorrupsjonsarbeidet i plan- og bygningssaker Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Frist Ansvar Status Avsluttet Juni Oktober Rådmann Rådmann KU KU Mai November KPMG Deloitte KU KU Høst 2017 Deloitte KU KU KST KPMG KPMG KU KU KST KST Deloitte Deloitte KU FR-rapport KU FR rapport KST KU valg av tema KU valg av tema Rådmann Rådmann Høst 16 Rådmann Rådmann Rådmann Rådmann Rådmann Aktivitetsplan KU KU KU KU KU KU KST KST KST KST KST KST KST KST

22 8/18 Referat og orienteringer - 18/ Referat og orienteringer : Aktivitetsplanen pr Nr Beskrivelse Varsel om generalforsamling/repr. skap Selskapenes årsrapporter samles og legges fram for utvalget en gang per år. Andre saker (RR): Deloitte AS: (1.opsjon ) Frist Ansvar Høst 17 Aktivitetsplan Status Avsluttet KU KU bør vurdere å innstille på benyttelse av 1.opsjon ila våren 2018 KST