Saksliste Saker til behandling 11/17 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder 3 12/17 Regnskapet for FIKS /17 Regnskapsrapport per juni 217

Transkript

1 MØTEINNKALLING Styret i FIKS Dato: kl. 17:3 Sted: Møterommet i 2. etg. Rådhuspl. 29 i Ås Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumentene er publisert på Saksliste 11/17 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder 12/17 Regnskapet for FIKS /17 Regnskapsrapport per juni /17 Rapport fra sekretariatet 15/17 Budsjett /17 Fastsetting av tema for faglig forum /17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga 18/17 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Jeanette Hoel og Arne Maus har meldt forfall og henholdsvis Lars Johan Rustad og Jørn Bertelsen innkalles som varamedlemmer Ås, Thorbjørn Nerland/s./ leder Jan T. Løkken/s./ sekretær

2 Saksliste Saker til behandling 11/17 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder 3 12/17 Regnskapet for FIKS /17 Regnskapsrapport per juni /17 Rapport fra sekretariatet 15/17 Budsjett /17 Fastsetting av tema for faglig forum /17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga 31 18/17 Orienteringssaker 32

3 11/17 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder - 17/167-1 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder : Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder STYRET I FIKS Sak 11/17 Tilsetting av ny kontrollsjef/daglig leder Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/167-1 Møtedato Sekretariatets innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Utvalget som styret nedsatt i sak 1/17 for å innstille om tilsetting av ny kontrollsjef vil legge fram sin innstilling i møtet. Til informasjon ble stillingen utlyst på en rekke nettsteder og aviser: FIKS, Finn, NAV, NKRF, Follo-kommunene, Kommunal rapport, ØB, Amta, Vestby avis, Ås avis og Enebakk avis. Vi mottok 13 søknader om stillingen. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

4 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : Regnskapet for FIKS 216 STYRET I FIKS Sak 12/17 Regnskapet for FIKS 216 Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/168-1 Møtedato Sekretariatets innstilling: 1. Regnskapet for FIKS for 216 godkjennes. 2. Kr tilføres disposisjonsfondet. 3. Regnskapet og årsberetningen for 216 (vedtatt i sak 1/17), samt revisjonsuttalelsen av 3. mai 217. Vedlegg: SV_ FIKS regnskap 216 -, Revisjonsuttalelse jnr 12-17, Fiks regnskap 216, FIKSårsberetning216 SAKSUTREDNING: Regnskapet viser et mindreforbruk som vi foreslår blir tilført disposisjonsfondet. Fondet blir da pr på kr ,-. Når kostnadene i forbindelse med skifte av kontrollsjef er mer avklart, vil sekretariatet foreslå at disse finansieres via fondet. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig mindre godtgjørelse til styret enn budsjettert, jf. at styret ikke satte ut i livet forsalget fra Follorådet om å endre møtegodgjøringsordningen. Opplæringsposten viste også et mindreforbruk. Budsjettoverskridelsen på posten «Kompetanseutviklingstiltak» er avstemt med en tilsvarende refusjon fra kommunene. Nettoutgiftene ble derfor ikke økt. Posten kjøregodtgjørelse omfatter også styrets reiseutgifter. Revisjonen peker i sin uttalelse på at regnskapet til FIKS føres som en del av Ås kommunes årsregnskap og at den ordinære revisjonen er utført i forbindelse med deres revisjon av kommunens årsregnskap. Revisjonen har ikke avdekket vesentlige feil eller mangel. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: FIKS regnskap for 216 Revisjonens uttalelse i brev av 3. mai 217 Vedtatt årsberetning for 216 E-post fra Ås kommune vedr. FIKS-regnskapet Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

5 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : SV_ FIKS regnskap From: To: Cc: Subject: Date: Attachments: Anja Skaug Jan Løkken; Emil Schmidt pavel.makarov@follodr.no SV: FIKS regnskap HAST 3. mai :24:6 Fiks regnskap 216.xlsx image1.png Hei, Vedlagt regnskapet for FIKS 216. I henhold til balansekonto er saldo per kr: ,6 Med vennlig hilsen Anja Skaug Økonomirådgiver Telefon: / Fra: Jan Løkken Sendt: 29. mai 217 8:18 Til: Emil Schmidt Kopi: Anja Skaug; pavel.makarov@follodr.no Emne: FIKS regnskap HAST Hei! Jeg ber om å få utarbeidet regnskapet for FIKS for 216 etter samme mal som ble brukt for 215. I tillegg skal det opplyses om fondsbeholdningen per Fint om dere sender en kopi til Pavel Makarov som grunnlag for revisjonsrapporten. Med vennlig hilsen Jan T. Løkken Kontrollsjef i FIKS Tlf Tlf.(m) E-post: FIKS@follofiks.no Internettadresse:

6 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : SV_ FIKS regnskap FIKS - Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Medlemskommuner: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås

7 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : Revisjonsuttalelse jnr 12-17

8 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : Fiks regnskap 216 FIKS regnskap 216 Konto Kontotekst Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Møtegodtgjørelse Pensjon fellesordning Kollektiv ulykkes-/gruppelivsforsikring Motkonto fordel kollektiv ulykke og premieavvik Arbeidsgiveravgift Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Medisinsk forbruksmateriell Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Stillingsannonser Kurs og opplæring Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse skattepl. Telefongodtgjørelse Utlegg i følge bilag til reise Andre transportutgifter Personforsikringer Husleie Andre leieutgifter Kontigenter Lisenser Kopieringsavtale Diverse avgifter og gebyrer Periodisering av utgifter Inventar Moms 1-2 Kjøp av varer/tjenester inkl moms Kjøp fra kommuner 3 Kjøp fra andre Avsetninger til bundne driftsfond 5 Finansutgifter Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre 1711 Refusjon feriepenger 7 Refusjoner eks sykepenger/momskompinnt 1729 Momskompensasjon 72 Momskomp.inntekter 195 Bruk av bundet driftsfond 9 Finansinntekter Rev.budsjett Rev.budsjett Regnskap Regnskap

9 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : FIKSårsberetning216 1 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat FIKS Årsberetning for 216 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: m: E-post FIKS@follofiks.no Internett:

10 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : FIKSårsberetning216 2 Grunnlaget for FIKS Kommunelovens 77, nr. 1 bestemmer at Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. I forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet den 15. juni 24, heter det i 2, 3. ledd: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) ble startet opp fra 1. desember 25. Selskapet har i dag syv deltakerkommuner: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås FIKS er etablert med hjemmel i kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalgssekretariatet er ikke et eget rettssubjekt, men et samarbeidstiltak mellom deltakende kommuner. Vedtektenes Kap. 3 gir formålet: FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. Styret Styret for FIKS består i henhold til vedtektenes Kap. 7.1 av lederne i kommunenes kontrollutvalg med nestlederne som personlige varamedlemmer. Thorbjørn Nerland, Enebakk kommune, leder Jeanette Hoel, Vestby kommune, nestleder Arne Maus, Nesodden kommune Odd Harald Røst, Oppegård kommune Andrè Kvakkestad til , Lars Chr. Bilet fra , Ski kommune Håkon L. Henriksen, Ås kommune Knut Erik Robertsen, Frogn kommune Styrets oppgave, jf. vedtektenes Kap 7.4, er å påse at sekretariatet drives i samsvar med gjeldende retningslinjer og vedtak og å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan. Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet og styret vedtar FIKS sitt budsjett. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver.

11 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : FIKSårsberetning216 3 I 216 ble det avholdt fem styremøter: 19.1, 2.3, 16.6, 15.9 og De fleste møtene fant sted i lokalene til FIKS. Møtet 19.1 ble avholdt i Lørenskog rådhus og deler av møtet var felles med styret for ROKUS, jf. nedenfor. Pga. forfall deltok Paal Jargel på vegne av Vestby som varamedlem på et møte Styret har i 216 blant annet behandlet årsberetningen og årsregnskapet for 215, regnskapsrapporter gjennom året, rapporter fra sekretariatet, budsjett for 217, godtgjørelsesordningen for styret, lønnsoppgjøret i FIKS, tema for faglig forum og planene om fusjon med ROKUS. Ikke minst har styremøtene også vært benyttet som forum for erfaringsutveksling mellom utvalgene. Noen av sakene omtales nærmere nedenfor. Sekretariatet Sekretariatet har følgende ansatte: Jan T. Løkken, kontrollsjef/sekretariatsleder i hel stilling Lene H. Lilleheier, rådgiver i 6% stilling Jan T. Løkken var i 216 sekretær for fire av kontrollutvalgene: Nesodden, Oppegård, Vestby og Ås. Han var også sekretær for FIKS-styret og hadde ansvaret for arbeidet med selskapskontroll. Lene H. Lilleheier var sekretær for tre utvalg: Enebakk, Frogn og Ski. Hun hadde også ansvaret for vedlikehold av internettsidene og spisskompetanse på saksbehandlingssystemet 36. Sekretariatet leier kontorlokaler fra Ås kommune som vertskommune på Rådhusplassen 29. Hver medarbeider har eget kontor og leien inkluderer møterom etter behov. Ås kommune står for regnskapsføringen og kommunens revisor (Follo distriktsrevisjon) reviderer regnskapet. Kopiering og utskrift på papir ivaretas av en egen, leid maskin. Sekretariatet har pc-terminaler med doble skjermer som er koblet opp mot kommunens servere og to laptop er og en bærbar skriver som kan kobles opp mot serverne ved arbeid under møter eller hjemme. Med et unntak, vedtas nå alle protokollene ved slutten av møtet (ett utvalg) eller i etterkant av møtene. Vedtatte protokoller legges ut på FIKS sine internettsider. Begge ansatte deltok på NKRFs nasjonale kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar. Lene H. Lilleheier deltok på FKTs årsmøtet og fagkonferanse på Gardermoen i juni. Jan T. Løkken deltok på FKTs sekretærkonferanse i Oslo i mars. Begge deltok i de to samlingene i Strømstad for erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgssekretariatene rundt Oslo-fjorden. Sekretariatets oppgaver Sekretariatet hadde ansvaret for innkallingen av til sammen 48 møter i kontrollutvalgene i 216. Utvalgene har behandlet til sammen 331 saker.

12 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : FIKSårsberetning216 4 Utvalg Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Totalt Møter (215: 52) Antall saker (215: 328) Sekretariatets oppgaver er todelte: tradisjonelle sekretæroppgaver og saksbehandling/ utredning til hjelp for kontrollutvalgene. Det er utviklet rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av møtene i kontrollutvalgene. I dette arbeidet inngår innhenting av informasjon fra kommunen og andre, skriving av saksframlegg med forslag til vedtak og kvalitetssikring av hver sak. Sekretariatet har ansvaret for at utvalgenes vedtak blir formidlet til rette instans og for at vedtakene blir fulgt opp. Utlegging av innkallinger og protokoller fra utvalgene på kommunenes internettsider, eller med henvisning til FIKS sine hjemmesider, er en viktig del av informasjonsarbeidet. FIKS er underlagt arkivloven på linje med andre offentlige organer og har også journal- og arkivansvaret for kontrollutvalgene. Fullelektronisk saksbehandling i utvalgene og i FIKS Ved utgangen av 216 hadde alle kontrollutvalgene gått over til papirløse møter. Ved papirløse møter sendes innkallingen ut elektronisk og dokumentene legges samtidig ut på internettsidene til FIKS. I tillegg sendes de til den aktuelle kommune som legger dokumentene ut på sine internettsider og politikerportaler på internett. Når varamedlemmer innkalles til møter sendes ved behov en papirutgave til disse. Fra januar 214 gikk FIKS over til fullelektronisk saksbehandling, journal og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 36» og disse ordningene fungerer godt. Papirutgaver av innkallinger, protokoller og annet arkivverdig materiale fram til og med 211 er klargjort og satt bort på fjernarkivet som er opprettet i samarbeid med Ås kommune. Årgangene 212 og 213 gjenstår og disse skal over til fjernarkiv i 217. Avtale med Ås kommune om tjenesteyting for FIKS. Avtalen med Ås kommunen om betaling av tjenesteyting til FIKS ivaretar våre behov for bistand til beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, regnskap, sak-/arkivtjenester, IKT-tjenester og eventuell veiledning personal. FIKS har fullelektronisk saksbehandling, journal og arkiv basert på systemet i Ås kommune «Public 36». Selskapskontrollen Sekretariatet har ansvaret for selskapskontrollen/eierskapskontrollen i Follo av 17 kommunalt heleide aksjeselskaper og selskaper opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. I 216 fokuserte arbeidet på utarbeiding av overordnet analyse og plan for selskapskontroll

13 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : FIKSårsberetning216 5 for perioden for hver kommune. Planene ble sendere vedtatt i kommunestyrene. Opplegget for det enkelte år vedtas av kontrollutvalgene. Revisjonsordninger og samarbeidet med revisorene Kommunene i Follo hadde i 216 avtaler med ulike revisjonsselskaper. Fire av kommunene har medlemskap i Follo distriktsrevisjon. Vestby og Frogn har KPMG som regnskapsrevisor, men forvaltningsrevisjonen settes ut på anbud hvert år. Oppegård har Deloitte som revisor, og avtalen omfatter både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. FIKS opplever sitt samarbeid med revisjonsselskapene som godt. Oppstartkonferansen FIKS sin oppstartkonferanse for de nyvalgte kontrollutvalgene ble holdt i Strømstad 14. og 15. januar 216. Mesteparten av forberedelsene foregikk i 215 og programmet ble drøftet på flere styremøter. Kontrollutvalgene i Follo-kommunene har til sammen 37 medlemmer. Konferansen samlet, inkludert noen varamedlemmer, 39 deltakere fra utvalgene. Konferansen ga bl.a. en grunnleggende innføring i kontrollutvalgsarbeidet og drøftet habilitetsspørsmål og risikovurderinger i kommunen. I evalueringen av konferansen sa alle seg svært fornøyde eller fornøyde med konferansen. Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Årets faglige forum fant sted 27. oktober i kommunestyresalen i Ski. Møtet samlet 3 medlemmer av kontrollutvalgene. Tema i år var «Kommunenes anti-korrupsjonsarbeid» og rådmannen i Oppegård, Lars Henrik Bøhler holdt hovedinnlegget. Han ble supplert av kortere innlegg av leder for innkjøp i Ski, Ulla Listerud, og leder av kontrollutvalget i Nesodden, Arne Maus. Evalueringen viste at alle deltakerne var fornøyde med årets tema og møtet. Fusjonsprosess med Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) Ønsket om å lage et mer robust selskap var bakgrunnen for at styrene for FIKS og ROKUS ba de to daglige lederne i selskapa om å utrede en sammenslåing av de to selskapene. Styret ble holdt orientert om arbeidet underveis i møtene 16.6 og FIKS sendt i august et brev til kommunestyrene med orientering om den prosessen som var i gang. Endelig utredning ble behandlet i styremøtet Styret sluttet seg til forslaget om selskapsavtale for Akershus kontrollutvalgssekretariat IKS med ikrafttreden fra Under forutsetning om at den nye selskapsavtalen får tilslutning fra alle kommuner, nedlegges FIKS fra Styret vedtok også at innstillingen oversendes kontrollutvalgene for videre behandling når representantskapet i ROKUS har gjort tilsvarende vedtak. Kommunestyrene fatter endelig vedtak i saken. Saken ventes å bli avklart i løpet av 1. halvår 217. ROKUS informerte den om at selskapet, etter at en av deres kommuner gikk imot fusjonen, trakk seg fra det videre fusjonsarbeidet. Informasjon om FIKS Internettsidene til FIKS ( gir informasjon om FIKS, og hvert kontrollutvalg har egne sider med innkallinger, sakspapirer, protokoller og møteplaner. Egne

14 12/17 Regnskapet for FIKS /168-1 Regnskapet for FIKS 216 : FIKSårsberetning216 6 ressurssider for hvert utvalg inneholder lokale retningslinjer og planer og lover og forskrifter. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter fra Follo-kommunene blir fortløpende lagt ut på sidene. Økonomi I vedtektenes Kap. 6.2 heter det at Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 5% av driftskostnadene og de resterende 5% av driftskostnadene fordeles etter folketall. Tilskuddet fra deltakerkommunene var på til sammen kr i 216. Lønn- og sosiale utgifter er de største postene på FIKS sitt budsjett. Styret vedtok i møte den 16. juni budsjettet for 216. Budsjettet ble seinere vedtatt av kommunestyrene etter innstilling fra kontrollutvalgene. Ås, den 2. mars 217 Thorbjørn Nerland/s./ Styreleder Jeanette Hoel/s./ Nestleder

15 13/17 Regnskapsrapport per juni /169-1 Regnskapsrapport per juni 217 : Regnskapsrapport per juni 217 STYRET I FIKS Sak 13/17 Regnskapsrapport per juni 217 Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Sekretariatets innstilling: Regnskapsrapporten per juni 217 tas til orientering. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Rapporten ettersendes. Ås, 8. juni 217 Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: Regnskapsrapport per juni 217 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no Saksnr.: 17/169-1 Møtedato

16 14/17 Rapport fra sekretariatet - 17/171-1 Rapport fra sekretariatet : Rapport fra sekretariatet STYRET I FIKS Sak 14/17 Rapport fra sekretariatet Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/171-1 Møtedato Sekretariatets innstilling: Sekretariatets rapport tas til orientering. SAKSUTREDNING: Sekretariatet vi gi en muntlig orientering om aktuelle saker vedr. driften. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

17 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : Budsjett 218 STYRET I FIKS Sak 15/17 Budsjett 218 Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/164-1 Møtedato Sekretariatets innstilling: 1. Styret vedtar følgende driftsbudsjett for FIKS for 218: Lønnsutgifter kr 1 42 Godtgjørelse til styret kr 45 Øvrige driftsutgifter kr 298 Sum kr 1 87 Refusjon fra kommunene kr 1 87 Resultat kr 2. Driftsutgiftene refunderes av deltakerkommunene med følgende fordeling (budsjettet for 217 i parentes): Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås 217 (kr 22 ) (kr 234 ) (kr 253 ) (kr 37 ) (kr 33 ) (kr 241 ) (kr 256 ) 218 kr 25 kr 239 kr 26 kr 314 kr 339 kr 249 kr Styret slutter seg til forslaget til økonomiplan Vedlegg: FIKS budsjett 218, Vedlegg Økonomiplan , MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan SAKSUTREDNING: Budsjettet er en videreføring av aktivitetene på 217-nivå. Budsjettet for lønn økes i tråd med Follorådets anbefaling med utgangspunkt i antatt lønn pr med en reserve på litt over 3% for å dekke lønnsoppgjøret 218. Feriepenger og pensjon er økt tilsvarende. Godtgjørelsen til styret skal tilsvare vertskommunens satser og vårt forslag bygger på en sats på kr 115,- pr. møte. Styrets leder får dobbelt godtgjøring. Kjøp av varer og tjenester er justert ut fra erfaringer, men basert på 217-priser. Alle innkallinger til kontrollutvalgene og styret legges nå kun ut på våre internettsider og Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

18 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : Budsjett 218 utvalgsmedlemmene kan laste ned innkallingene derfra. Dette har medført en betydelig reduksjon av portoutgiftene i de siste par årene. Brevpost benyttes fortsatt ved enkelte store dokumenter, uoff-saker og noen ganger ved innkalling av vara. Delt skriver og kopimaskin med kommunen og mindre kopiering har også redusert utgiftene. Kompetanseutviklingstiltak gjelder primært faglig forum og utgiftene vil variere noe avhengig av programmet. Budsjettposten tar ikke høyde for dyre og etterspurte foredragsholdere. Posten kurs og opplæring for de ansatte holdes uforandret. Med ny medarbeider vil behovet for denne posten trolig øke, men fjorårets regnskap viste et betydelig mindreforbruk. Basisen for husleieberegningen ble, pga flytting til mindre kontorer, avtalt justert til kr 1 for 216. Serviceavtalen med Ås kommune(lønn og regnskapsføring, arkiv, IKT og noe rådgivning) justeres i tråd med prisstigningen. Budsjettet er som helhet snaut og det er lite å gå på innen den enkelte post. Utgiftene til driftsbudsjettet refunderes av medlemskommunene. 5 % av driftsbudsjettet fordeles likt mellom kommunene og 5 % i forhold til folketallet. I fordelingen for 218 har vi lagt folketallet i kommunene pr til grunn. Forslaget til økonomiplan baseres på en årlig prisvekst på 3%. Budsjettforslaget innebærer at refusjonene fra kommunene økes med 2,6% sammenlignet med 217. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: 1. Detaljert budsjett for Budsjett 218 og økonomiplan Follorådets mal for forventningsbrev 218 Side 2 av 2

19 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : FIKS budsjett 218 FIKS budsjett 218 Konto Kontotekst Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning Arbeidsgiveravgift Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Kurs og opplæring Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Kjøregodtgjørelse skattepl. Utlegg i følge bilag til reise Personforsikringer Husleie Andre leieutgifter Kontigenter Lisenser Kopieringsavtale Inventar Moms 1-2 Kjøp av varer/tjenester inkl moms Kjøp fra kommuner 3 Kjøp fra andre Avsetninger til bundne driftsfond 5 Finansutgifter 175 Refusjon fra andre kommuner 177 Refusjon fra andre 1729 Momskompensasjon 72 Momskomp.inntekter Regnskap Budsjett Budsjett

20 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : Vedlegg Økonomiplan Vedlegg - ØKONOMIPLAN Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat ( 27) 1. Utfordringer fram mot 221 Sammenslåingen mellom Ski og Oppegård kommuner. Oppfølgingen av økte forventninger i kontrollutvalgene. 2. Økonomiplanmål Mål 1 Effektiv drift innenfor vedtatte økonomiske rammer.

21 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : Vedlegg Økonomiplan Konsekvensjustert budsjett (i 1. kr) Tiltak/aktivitet/område Eksempler Sum lønn inkl. sosiale kostnader Salgsinntekter Basis Sum Kommentarer: Dagens aktivitetsnivå kan opprettholdes med lønns- og prisjustering. 4. Rammer for økonomiplanperioden (i 1. kr) Basis Brutto driftsutgifter Herav: - Lønn Kjøp av varer og tjenester Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon - Overføringer Brutto driftsinntekter Herav: - Salgsinntekter - Refusjoner - Overføringer Netto driftsutgifter 1 Oppegård Ski Enebakk Ås Vestby Frogn Nesodden Samlet tilskudd Herav tilskudd fra kommunene (1 kr): R B B B B B

22 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : Vedlegg Økonomiplan Innsparing, utgiftsreduksjon, økte inntekter (i 1. kr) Tiltak Pri.: Sum Konsekvenser: 8% av FIKS sitt budsjett går til lønn og husleie for 1,6 stillinger. Omfanget av arbeidet styres for det meste av kontrollutvalgenes aktivitet. 7. Personalmessige rammer Nedleggelse av stillinger (-) Nye stillinger (+) Kommentar til ev. opprettelse/nedleggelse av stillinger: Dagens rammer antas å være tilstrekkelig for å løse oppgavene. 1,6 1.6

23 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan Til: Styreleder Kopi: daglig leder Interkommunale selskaper i Follo utarbeidelse av forslag til økonomiplan forventningsbrev 1. Innledning Interkommunale virksomheter skal som tidligere år følge felles opplegg for utarbeidelse av økonomiplan med årsbudsjett for 218. I dette brevet gis det nærmere retningslinjer og forventninger for utarbeidelse av økonomiplanforslaget. Representant(er) for kontorkommunen medvirker sammen med daglig leder av virksomheten i å utarbeide økonomiplanforslaget. Ta derfor i ønskelig utstrekning kontakt med kontorkommunen for ev. bistand. Dette brevet omhandler prosess og form på budsjett og økonomiplan. Den innholdsmessige styringen av selskapet fra eierne vil skje gjennom representantskapet på vanlig vis. Kommunene har erfaring for at det er utfordrende å sikre en koordinert framdrift i arbeidet i selskapene og kommunene. Det er derfor viktig at selskapet følger opp innholdet i dette brevet lojalt. Her pekes det særlig på: Tidsfrister. Viktig pga. samhandling med de øvrige eierkommunene og deres møteplaner Forslag til innsparing. Som kommunene, så også IKS'ene. Det gjøres spesielt oppmerksom på at foreslåtte tiltak skal være lovlige og realistiske. Dokumentets form. Skal være i ocr-pdf, dvs. ikke et printet og scannet dokument, men et Word eller Excel-dokument lagret i pdf-format. Skal være i ett samlet dokument. Utsendelse. Forsendelser fra selskapene skal kun skje via mail, se vedlagte adresseliste. Dette gjelder også alle styredokumenter. I henhold til selskapsavtalen skal innkallinger og saksdokumenter til representantskapet sendes ut senest 4 uker i forkant av oppsatt møtedato. Dette vil innebære en endring av dagens praksis. I Follorådets møte den 16. desember 216 vedtok representantskapenes ledere at alle de interkommunale selskapene fra 217 skal ta i bruk fildelings- og lagringssystemet Office 365, jf. vedlagte link for mer informasjon Tidsplan i 217 for arbeidet med økonomiplan/regnskap/årsmelding Innen 15. februar Årsmelding og regnskap er avlagt av styret. Innen 15. mars Regnskapet er ferdig revidert. Den 27. og 28. april - Behandling årsmelding og regnskap i representantskapene. Årsmelding må være representantskapet i hende senest 1. april. Innen 1. september: Styrebehandling av økonomiplan, budsjett i det enkelte samarbeid med omgående oversendelse til representantskapet.

24 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan Den 11. og 12. oktober (fast i uke 41): Sluttbehandling i det enkelte representantskap med omgående oversendelse til kommunene. Ca. 1. november Rådmannen legger fram budsjettforslag for kommunen der selskaper/samarbeid inngår. Desember Kommunestyrene1 vedtar Handlingsprogram og budsjett inkl. samarbeid/selskaper. 3. Mål for virksomheten Vedlagte mal skal benyttes. Det åpnes likevel for en viss tilpasning avhengig av behovet til den enkelte virksomhet. Vedrørende utfylling av malens pkt Utfordringer fram mot 221 Kortfattet redegjørelse for virksomhetens rammebetingelser, strukturelle utfordringer og endrede forutsetninger fram mot Økonomiplanmål Betydelige, tidsbegrensede mål som kommer i tillegg til ordinær aktivitet. Bør være relatert til delmål/strategier i styringsdokumenter, andre politiske vedtak og/eller nasjonale føringer. 4. Grunnlag for utarbeidelse av økonomiplanforslaget Det skal tas utgangspunkt i rammen for virksomhetens opprinnelige vedtatt budsjett for 217, jf. vedlegg. Pris- og lønnsnivå samt pensjonsutgift Prisnivå: Budsjetteringen skal for alle årene skje i faste 218-priser. På grunn av den lave prisstigningen skal det ikke innarbeides kompensasjon for prisvekst fra 217 til 218. Lønnsnivå: Alle stillinger skal budsjetteres iht. lønn per , eller senere. Det legges inn en reserve på 3 % for å dekke lønnsoppgjør 218. Pensjonsutgift: Det budsjetteres med pensjonspremie (arbeidsgivers andel) i tråd med brev/gkrs fra pensjonsleverandør. Med utgangspunkt i rammen for 217 skal det spesifiseres hvilke endringer (pluss eller minus) som må foretas for å opprettholde dagens driftsaktivitet (konsekvensjustert budsjett): Eksempler på slike endringer er: 1 Lønns- og pensjonsutgift iht. ovenstående. Kjente bevilgninger som er av engangskarakter i 217. Av engangskarakter regnes også forsøksordninger/prøvedrift mv. der det ikke er gjort vedtak om permanent drift. Helårsvirkning av tiltak (drift ut over stillinger) som kun ligger inne med delårsvirkning i budsjett 217. Oppstår vesentlige avvik fra representantskapets vedtak, må representantskapet tre sammen på nytt for å justere budsjettet.

25 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan Helårsvirkning av nye stillinger mv. i 217 som ev. kun ligger inne med delårsvirkning i budsjett 217. Korrigeringer av utgifter og inntekter som følge av eventuelle feil i budsjettet for 217. Eventuell resultatføring av fordelt premieavvik fra tidligere år. Helt nødvendig å innføre/opprette i 217 eller senere for å oppfylle formelle krav til tjenesteyting. Driftsmessige virkninger av vedtatte investeringsprosjekter som ikke er hensyntatt med fulle driftsvirkninger i 217. I den grad tiltak/forslag knyttes til volumvekst som følge av befolkningsutvikling skal det presiseres. Anslått virkning på lån og innskudd av renteutviklingen. Endringer i henhold til ovenstående skal føres oppi malens pkt Rammer for økonomiplan Basert på rammen for 217 og de spesifiserte endringene føres rammer for økonomiplanperioden opp i malens pkt. 5. Det første året i økonomiplanen vil være budsjett for Innsparinger/utgiftsreduksjon, økte inntekter Med utgangspunkt i gjeldene budsjettramme skal det foreslås tiltak som reduserer kommunenes overføringer innsparingsforslag på 2,5 % regnet av brutto utgifter. Tiltakene skal settes opp i prioritert rekkefølge. Med vennlig hilsen leder representantskapet Kopi: Kontorkommunen Daglig leder Vedlegg: 1. Økonomiplanmal Adresseliste

26 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan Vedlegg 1 - ØKONOMIPLANMAL IKS/ 27 i Follo (navn) 1. Utfordringer fram mot Økonomiplanmål Mål 1 Overskrift Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Mål 2 Overskrift Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Mål 3 Overskrift Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz Tekst zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz

27 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan 3. Konsekvensjustert budsjett (i 1. kr) Tiltak/aktivitet/område Eksempler Sum lønn inkl. sosiale kostnader Salgsinntekter Basis Sum Kommentarer: 4. Rammer for økonomiplanperioden (i 1. kr) Basis Brutto driftsutgifter Herav: - Lønn - Kjøp av varer og tjenester - Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon - Overføringer Brutto driftsinntekter1 Herav: - Salgsinntekter - Refusjoner - Overføringer Netto driftsutgifter 1 Herav tilskudd fra kommunene (1 kr): R 216 Oppegård Ski Enebakk Ås Vestby Frogn Nesodden Samlet tilskudd B 217 B 218 B 219 B 22 B 221

28 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan 6. Innsparing, utgiftsreduksjon, økte inntekter (i 1. kr) Tiltak Pri.: Sum Konsekvenser: 7. Personalmessige rammer Nedleggelse av stillinger (-) Nye stillinger (+) Kommentar til ev. opprettelse/nedleggelse av stillinger: 7, -2,,5 5,5

29 15/17 Budsjett /164-1 Budsjett 218 : MalForventningsbrev IKS 217 inkl mal for økonomiplan Vedlegg 2 Adresseliste Frogn kommune odd.haktor.slake@frogn.kommune.no anne.larsson@frogn.kommune.no postmottak@frogn.kommune.no Enebakk kommune Oystein.slette@enebakk.kommune.no Kjersti.oiseth@enebakk.kommune.no postmottak@enebakk.kommune.no Oppegård kommune Thomas.sjovold@oppegard.kommune.no formannskapskontoret@oppegard.kommune.no lars.henrik.bohler@oppegard.kommune.no Ås kommune post@as.kommune.no ola.nordal@as.kommune.no trine.christensen@as.kommune.no Nesodden kommune Nina.Sandberg@nesodden.kommune.no Arve.Ruud@nesodden.kommune.no Geir.Grimstad@nesodden.kommune.no Ski Kommune Tuva.moflag@ski.kommune.no audun.fiskvik@ski.kommune.no postmottak@ski.kommune.no Vestby kommune Tom.anders.ludvigsen@vestby.kommune.no Sjur.Authen@vestby.kommune.no webmaster@vestby.kommune.no

30 16/17 Fastsetting av tema for faglig forum /17-1 Fastsetting av tema for faglig forum 217 : Fastsetting av tema for faglig forum 217 STYRET I FIKS Sak 16/17 Fastsetting av tema for faglig forum 217 Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/17-1 Møtedato Sekretariatets innstilling:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, velges som tema for faglig for 217. Styreleder og kontrollsjef får i fullmakt å fastsette endelig program. SAKSUTREDNING: Styret har bestemt at faglig forum for kontrollutvalgene i år holdes 26. oktober. Møtet holdes i kommunestyresalen i Ski og vi foreslår at tidsrammen blir som før: kl 18. til kl 2.3. Styret drøftet mulige tema i forrige møte, bl.a.: samarbeidet mellom KU og kommuneadm., sammenslåingen mellom Ski og Oppegård kommuner, samarbeidet med statlige instanser om tilsyn. Andre aktuelle tema kan være aktuelle: Varsling Risikobildet i kommunene, jf. fersk rapport Risiko i barnevernet Habilitetsregler og offentlighetsregler Tema de fem siste årene: 216: Antikorrupsjonsarbeidet 216: Oppstartskonferanse nye kontorllutvalg 215 forbered. Oppstartkonf. 214 Kommunens etikkarbeid 213 Korrupsjon i kommunen 212 Samhandlingsreformen og utfordringer i KU-arbeidet 211 Oppstartkonferanse 21 Statlig tilsyn og kommunal egenkontroll 29 Den nye offentlighetslova 28 Offentlige anskaffelser og Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon 27 Oppstartkonferanse Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

31 17/17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga - 17/172-1 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga : Rapport om arbeidet i kontrollutvalga STYRET I FIKS Sak 17/17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/172-1 Møtedato Sekretariatets innstilling: Informasjonen om arbeidet i utvalga tas til orientering. Vedlegg: SAKSUTREDNING: Styrets medlemmer orienterer hverandre om aktuelle saker i egne utvalg. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

32 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Orienteringssaker STYRET I FIKS Sak 18/17 Orienteringssaker Saksbehandler: Jan T. Løkken Behandlingsrekkefølge Styret i FIKS Saksnr.: 17/173-1 Møtedato Sekretariatets innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Vedlegg: Protkoll styret 2317, Protkoll styret Protokoll fra styremøtet i FIKS Protokoll fra styremøtet i FIKS Muntlig orientering fra FKTs fagkonferanse og årsmøte 7. og 8. juni. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

33 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2317 MØTEPROTOKOLL Styret i FIKS Møtetid: Sted: kl. 18: Møterommet i 2. etg., Rådhusplassen 29 i Ås Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 6 av 7. Møtende medlemmer: Thorbjørn Nerland (Enebakk), Odd Harald Røst (Oppegård), Håkon L. Henriksen (Ås), Jeanette Hoel (Vestby), Arne Maus (Nesodden),Lars Chr. Bilet (Ski) Forfall: Knut Erik Robertson og varamedlem Øivind Solli (begge Frogn) Fra sekretariatet møtte: Jan T. Løkken (møtesekretær) Lene H. Lilleheier Diverse merknader: Sakene 3/17, 5/17, 7/17 og orienteringen om Follo brannvesen IKS under orienteringer ble behandlet først. Møteprotokoll godkjent Thorbjørn Nerland Leder Jeanette Hoel Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

34 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2317 Saksliste 1/17 Årsberetning for 216 2/17 Regnskapsrapport per /17 Status for fusjonsprosessen med ROKUS 4/17 Regnskapsrapport per 15. februar 217 5/17 Rapport fra sekretariatet 6/17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga 7/17 Tema for faglig forum 217 8/17 Orienteringssaker Styret i FIKS Side 2 av 7

35 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret /17 Årsberetning for 216 Sekretariatets innstilling: Forslaget til årsberetning 215 godkjennes. Styret i FIKS behandling : Etter forslag fra styreleder la sekretariatet fram et forslag til nytt avsnitt om «Fullelektronisk saksbehandling i utvalgene og i FIKS», jf. vedtaket. Votering: Innstillingen ble, med tillegg av forslaget som ble lagt fram i møtet, enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Forslaget til årsberetning 215, med tillegg av forslaget som ble lagt fram i møtet, godkjent. [Lagre] -2/17 Regnskapsrapport per Sekretariatets innstilling: Regnskapsrapporten per tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Regnskapsrapporten per tas til orientering. [Lagre] -3/17 Status for fusjonsprosessen med ROKUS Sekretariatets innstilling: Styret tar redegjørelsen til orientering. Styret i FIKS behandling : Styret drøftet videre strategi for FIKS etter at ROKUS hadde trukket seg fra fusjonsplanene. Sekretariatet fremmet en revidert innstilling i saken, jf. vedtaket. Styret var enig om å holde av 2. april for et styremøte. Votering: Styret i FIKS Side 3 av 7

36 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2317 Den reviderte innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : 1. Styret tar redegjørelsen om at ROKUS har trukket seg fra fusjonsdrøftingene til etterretning. 2. Styret for FIKS retter en forespørsel til ØKUS om å innlede drøftinger/gjennomføre en utredning for å avklare om det kan være hensiktsmessig med en sammenslåing av de to selskapene. Styret vil peke på følgende mulige fordeler ved en sammenslåing: - Større fagmiljø vil gi bedre tjenester for kontrollutvalgene - Vi får et større miljø for utvalgenes erfaringsutveksling - Sekretariatet blir mer robust til å takle sykdom og vakanser - Større sekretariat sikrer uavhengigheten til rådmann og revisor - Det blir lettere å rekruttere dyktige ansatte - Det er mulig å effektivisere og redusere kostnader FIKS har tidligere gjennomført drøftinger om fusjon med ROKUS, men denne prosessen ble stoppet av ROKUS da ett av deres kontrollutvalg gikk i mot planene. En utredning om disse fusjonsplanene foreligger. Styret ser på en mulig fusjon med ØKUS som like interessant. Av hensyn til at vår daglige leder går av med pensjon fra førstkommende årsskifte, er det en fordel om eventuelle drøftinger og avklaringer i begge selskap skjer relativt raskt. [Lagre] -4/17 Regnskapsrapport per 15. februar 217 Sekretariatets innstilling: Regnskapsrapporten tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Regnskapsrapporten tas til orientering. [Lagre] Styret i FIKS Side 4 av 7

37 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret /17 Rapport fra sekretariatet Sekretariatets innstilling: Rapporten fra sekretariatet tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Sekretariatet orienterte om forestående kursdeltakelse, om byttet av sekretæransvaret for Ås og Ski og om virusangrepet på en av datamaskinene i sekretariatet. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Rapporten fra sekretariatet tas til orientering. [Lagre] -6/17 Rapport om arbeidet i kontrollutvalga Sekretariatets innstilling: Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Styremedlemmene orienterte om arbeidet i sine utvalg. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKSs vedtak : Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalga tas til orientering. [Lagre] -7/17 Tema for faglig forum 217 Sekretariatets innstilling: Saken legges fram uten innstilling Styret i FIKS behandling : Bl.a. følgende tema bel trukket fram: samarbeidet mellom kontrollutvalgene og kommuneadministrasjonen/ordfører, IT-sikkerhet, sammenslåingsprosessen mellom Styret i FIKS Side 5 av 7

38 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2317 Ski og Oppegård, samarbeidet med statlige etater om tilsyn, hvis fusjon: fellesmøte med ØKUS. Styret tar endelig standpunkt til tema på styremøtet i juni. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Saken legges fram uten innstilling [Lagre] -8/17 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Styret i FIKS behandling : Lars Chr. Bilet orienterte om møtet som kontrollutvalget i Ski hadde hatt med daglig leder av Follo brannvesen IKS. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Orienteringssakene tas til orientering. [Lagre] Styret i FIKS Side 6 av 7

39 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2317 Styret i FIKS Side 7 av 7

40 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2417 MØTEPROTOKOLL Styret i FIKS Møtetid: Sted: kl. 18: Møterommet i 2. etg., Rådhusplassen 29 i Ås Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 7. Møtende medlemmer: Thorbjørn Nerland (Enebakk), Odd Harald Røst (Oppegård), Håkon L. Henriksen (Ås), Arne Maus (Nesodden) Møtende varamedlemmer: Roar Thun (Ski) Forfall: Lars Chr. Bilet (Ski), Jeanette Hoel (Vestby), Knut Erik Robertsen (Frogn) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær) Lene H. Lilleheier Diverse merknader: Møteprotokoll godkjent Thorbjørn Nerland/s./ Leder Håkon L. Henriksen/s./ Medlem Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

41 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2417 Saksliste 9/17 Fusjonsprosessen og framtidig organisering av FIKS 1/17 Tilsetting av ny kontrollsjef Styret i FIKS Side 2 av 4

42 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2417 Sak 9/17 Fusjonsprosessen og framtidig organisering av FIKS Sekretariatets innstilling: Styret tar tilbakemeldingen fra styret i ØKUS til orientering. FIKS videreføres som eget selskap og stillingen som kontrollsjef/daglig leder i FIKS utlyses. Styret i FIKS behandling : Styret var enige om at behovet for et nærmere samarbeid med andre sekretariat fortsatt er til stede, men en fusjon er ikke aktuelt. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS vedtak : Styret tar tilbakemeldingen fra styret i ØKUS til orientering. FIKS videreføres som eget selskap og stillingen som kontrollsjef/daglig leder i FIKS utlyses. [Lagre] Sak 1/17 Tilsetting av ny kontrollsjef Sekretariatets innstilling: Styret slutter seg til forslaget til utlysningstekst for stillingen som kontrollsjef/daglig leder med tilsetting fra 1. desember 217. og velges til å intervjue søkere og innstille overfor styret om tilsetting som ny kontrollsjef. Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Ås kommune inviteres til å tiltre utvalget som fullt medlem. Sekretariatet tiltrer utvalget uten stemmerett. Kostnadene for tilsettingen dekkes ved overføring fra disposisjonsfondet Sekretariatet bes lage et forslag til budsjett for saken til neste styremøte.. Styret i FIKS behandling : Det ble foreslått at en ønsker tiltredelse i stillingen fra ca. 1. november og at dette kommer fram i annonsen. Styret drøftet lønnsramme for tilsettingen. Ved behov for endring konsulteres styret. Det rykkes også inn henvisningsannonser i Amta, Enebakk avis, Moss avis og Kommunal rapport. Dessuten annonseres på Follokommunenes nettsider. Thorbjørn Nerland og Håkon L. Henriksen ble foreslått som styrets medlemmer av innstillingsutvalget. Votering: De framsatte forslag ble enstemmig vedtatt. Styret i FIKS Side 3 av 4

43 18/17 Orienteringssaker - 17/173-1 Orienteringssaker : Protkoll styret 2417 Styret i FIKS vedtak : Styret slutter seg, med de endringer som styret er enige om, til annonsering og utlysningstekst for stillingen som kontrollsjef/daglig leder med tilsetting fra ca. 1. november 217. Thorbjørn Nerland og Håkon L. Henriksen velges til å intervjue søkere og innstille overfor styret om tilsetting som ny kontrollsjef. Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Ås kommune inviteres til å tiltre utvalget som fullt medlem. Sekretariatet tiltrer utvalget uten stemmerett. Kostnadene for tilsettingen dekkes ved overføring fra disposisjonsfondet Sekretariatet bes lage et forslag til budsjett for saken til neste styremøte.. [Lagre] EVENTUELT 1. Sekretariatet ble bedt om å undersøke status for fusjonen mellom FDR og Østfold kommunerevisjon og informere de aktuelle kontrollutvalg. 2. Sekretariatet orienterte om at arbeidstilsynet nylig, etter mistanke om soppproblemer, har gjennomført tilsyn av bygget hvor sekretariatet leier lokaler. Styret ba om å bli holdt orientert om denne saken. Styret i FIKS Side 4 av 4