FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS

Transkript

1 FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS Til styret for FIKS MØTEINNKALLING Tid: 30. mai kl Sted: Rådmannskontorets møterom i Ås rådhus, Skoleveien 1. NB!Merk at møtestedet er flyttet fra forrige møte. Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 13/12 Årsregnskapet for FIKS 2011 Sak 14/12 Regnskapsrapport pr Sak 15/12 Budsjett for FIKS 2012 og økonomiplan Sak 16/12 Sak 17/12 Sak 18/12 Sak 19/12 Sak 20/12 Sak 21/12 Sak 22/12 Eventuelt Tema for årets faglige forum Avtale om tjenesteyting for FIKS med Ås kommune Nytt sak/arkiv-system i FIKS Orientering om ordningen for lønnsoppgjør i FIKS Rapport fra sekretariatet Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene Orienteringssaker NB! Forfall meldes sekretær. Vi ber om at eventuelt-saker meldes styreleder/sekretær på forhånd. Roar Thun/s./ Styreleder Vennlig hilsen Jan T. Løkken /s./ Sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: (m) E-post FIKS@follofiks.no Internett:

2 FIKS-styret 30. mai 2012 Sak 13/12 Sak 13/12 Årsregnskapet for FIKS 2011 Saksutredning: Styret behandlet i sak 01/12 årsregnskapet for 2011, men manglet revisjonsberetningen. Styret vedtok derfor å ta regnskapet til foreløpig orientering. I tillegg vedtok styret en disponering fra driftsfondet. Revisjonsberetningen forelå 11. mai og sekretariatsleder fikk styreleders samtykke til å legge saken fram for ordinær behandling i styret den Styret behandlet i sak 02/12 årsberetningen for FIKS I henhold til vedtektene kap. 9.4 skal regnskap og årsberetning sammen med revisjonsrapporten forelegges den enkelte deltaker(kommunestyret) som melding). Styret godkjenner det framlagte regnskapet for FIKS for Regnskapet og årsberetningen oversendes kommunestyrene som melding. Ås, den 16. mai 2012 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: FDRs revisjonsuttalelse av 11. mai 2012 med vedlagte detaljerte driftsregnskap 2011 for FIKS Årsberetning for FIKS 2011

3

4 DETALJERT DRIFTSREGNSKAP ANSVAR 4400 FIKS. Konto Kontotekst Ansvar Funksjon Regnskap Rev.budsjett Regnskap Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning Arbeidsgiveravgift Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Stillingsannonser Kurs og opplæring Oppholdsutgifter kurs Utgifter til kursholder/foreleser Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Telefongodtgjørelse Utlegg i følge bilag til reise Andre transportutgifter Personforsikringer Husleie Kontigenter Kopieringsavtale Inventar Leie av maskiner Konsulenttjenester Moms Moms Kjøp av varer/tjenester inkl moms Avsetninger til bundne driftsfond Finansutgifter Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre Refusjoner eks sykepenger/momskompinnt Momskompensasjon Momskompensasjon Momskomp.inntekter Bruk av bundet driftsfond Finansinntekter FIKS 0 0 0

5 BALANSEPOSTER FIKS Konto Kontotekst FIKS , ,00 25 Sum bokført egenkapital , ,00

6 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat FIKS Årsberetning for 2011 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: m: E-post Internett:

7 Grunnlaget for FIKS Kommunelovens 77, nr. 10 bestemmer at Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. I forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet den 15. juni 2004, heter det i 20, 3. ledd: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) ble startet opp fra 1. desember Selskapet har i dag syv deltakerkommuner: Enebakk Frogn Oppegård Ski Vestby Ås Nesodden (fra ) FIKS er etablert med hjemmel i kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid. Sekretariatet er ikke et eget rettssubjekt, men et samarbeidstiltak mellom deltakende kommuner. Vedtektenes Kap. 3 gir formålet : FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. FIKS vedtekter følger vedlagt denne årsmeldingen. Styret Styret for FIKS består i henhold til vedtektenes Kap. 7.1 av lederne i kommunenes kontrollutvalg med nestlederne som personlige varamedlemmer. Styret i 2011, fram til nyvalgene: Odd Harald Røst, Oppegård kommune, leder Thorbjørn Nerland, Enebakk kommune, nestleder Håkon L. Henriksen, Ås kommune Roar Thun, Ski kommune Bjørn Loge, Frogn kommune Tore Hem, Vestby kommune Hans Petter Andresen, Nesodden kommune

8 Bjørn M. Birkeland har som fast ordning møtt for Bjørn Loge og har vært med på to av møtene. Tilsvarende har Helge Underland møtt for Roar Thun. Jon E. Angset (Vestby) møtte som vara på ett møte. Etter valget av nye kontrollutvalg høsten 2011 har styret denne sammensetningen: Roar Thun, Ski kommune, leder Øivind Stenbek, Nesodden kommune, nestleder Odd Harald Røst, Oppegård kommune Thorbjørn Nerland, Enebakk kommune Håkon L. Henriksen, Ås kommune Ludolf Bjelland, Frogn kommune Steinar Setten, Vestby kommune I henhold til vedtekten, kap. 7.1, utpeker styret selv dets leder og nestleder. I møtet den 8. november ble Roar Tun valgt som styrets leder og Øivind Stenbek ble valgt som nestleder. Styrets oppgave, jf. vedtektenes Kap 7.4, er å påse at sekretariatet drives i samsvar med gjeldende retningslinjer og vedtak og å utarbeide forslag til budsjett overfor kommunene. Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet og vedtar FIKS sitt budsjett. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. I 2011 ble det avholdt fire styremøter: 19.1, 30.5, 31.8 og Det siste styremøtet var med det nye styret, jf. ovenfor. Møtene fant hovedsakelig sted i lokalene til FIKS i Ås kommune. Ett møte ble avholdt i Ski rådhus. Styret har i 2011 blant annet behandlet årsberetningen og årsregnskapet for 2010, regnskapsrapporter gjennom året, budsjett for 2012, lønnsoppgjøret i FIKS, program m.v. for oppstartkonferansen og rapporter fra sekretariatet. Styremøtene har også vært benyttet som forum for erfaringsutveksling mellom utvalgene. Noen av sakene omtales nærmere nedenfor. Sekretariatet Sekretariatet har følgende ansatte: Jan T. Løkken, sekretariatsleder i hel stilling May-Britt Ødegård, rådgiver i halv stilling May-Britt Ødegård sa den 13. oktober opp sin stilling med fratredelse 31. januar Sekretariatslederen utlyste stillingen og ansatte Lene H. Lilleheier som ny rådgiver med tiltredelse 16. januar Sekretariatet framleier, via Ås kommune som vertskommune, kontorlokaler på Rådhusplassen 29 i Ås. Hver medarbeider har eget kontor og leier møterom via kommunen etter behov. Ås kommune står for regnskapsføringen og kommunens revisor reviderer regnskapet. Det store kopieringsbehovet ivaretas av en egen, leid maskin. Sekretariatet har pc-terminaler som er koblet opp mot kommunens servere, foruten to laptop er som kan kobles

9 opp mot kommunen ved arbeid under møter eller hjemme. IT-avdelingen bistår ved kjøp og problemer innen data. Jan T. Løkken var i 2011 sekretær for fem av kontrollutvalgene: Frogn, Nesodden, Oppegård, Vestby og Ås. I tillegg var han sekretær for FIKS-styret. May-Britt Ødegård var sekretær for to utvalg: Enebakk og Ski. May-Britt Ødegård var prosjektansvarlig for selskapskontrollen i 2011, men begge medarbeiderne deltok i dette arbeidet. Begge i sekretariatet deltok på NKRFS nasjonale kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar. May-Britt Ødegård deltok i Forum for kontroll og tilsyn sin temasamling for sekretariatene og i grunnkurset i offentlige selskapsformer arrangert av Juristenes utdanningssenter. Jan T. Løkken deltok i en samling for kontrollutvalgssekretariatene rundt Oslo-fjorden. Sekretariatets oppgaver Sekretariatet hadde ansvaret for innkallingen av til sammen 48 møter i kontrollutvalgene i Utvalgene har behandlet til sammen 301 saker. Utvalg Møter Antall saker Enebakk 6 39 Frogn 6 38 Nesodden 8 50 Oppegård 7 40 Ski 7 49 Vestby 8 54 Ås 6 31 Totalt 48 (2010: 46) 301 (2010: 257) Sekretariatets oppgaver er todelte: tradisjonelle sekretæroppgaver og saksbehandling/utredning til hjelp for kontrollutvalgene. Det er utviklet rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av møtene i kontrollutvalgene. I dette arbeidet inngår innhenting av informasjon fra kommunen og andre, skriving av saksframlegg med forslag til vedtak og kvalitetssikring av hver sak. Sekretariatet har ansvaret for at utvalgenes vedtak blir formidlet til rette instans og for at vedtakene blir fulgt opp. Utlegging av innkallinger og protokoller fra utvalgene på kommunenes Internettsider er en viktig del av informasjonsarbeidet. FIKS har ansvaret for selskapskontrollen for de samarbeidende kommunene. Opplegget for 2011 ble gjennomført i samsvar med handlingsplanene for selskapskontroll som kommunestyrene har vedtatt. Kontrollen ble dette året foretatt i fire heleide kommunale selskaper i Follo som til sammen dekket alle deltakerkommunene. Det ble laget en rapport for hvert selskap og disse ble seinere behandlet i kontrollutvalgene og til slutt i kommunestyrene. Kontrollen tok for seg en generell gjennomgang av hvordan selskapene fulgte opp gjeldende virksomhetslover og andre rammebetingelser.

10 Ås og Nesodden gikk i 2010 inn som deltakere i Follo distriktsrevisjon. Sekretariatet samarbeider etter dette med distriktsrevisjonen i seks av kommunene, og med BDO vedr. Vestby kommune. Vestby konkurranseutsetter årlig sine forvaltningsrevisjonsprosjekter og FIKS står for gjennomføringen av disse. Oppstartkonferansen 22. og 23. november 2011 FIKS arrangerte den 22. og 23. november en oppstartkonferanse i Strømstad for de nye kontrollutvalgene. Styret gjorde vedtak om dette den 19. januar og styret drøftet i flere møter programmet for konferansen. Konferansen samlet 25 deltakere (31 påmeldte) fra kontrollutvalgene, to fra sekretariatet i FIKS og to representanter for Follo distriktsrevisjon. Sentrale temaer på konferansen var kontrollutvalgas roller og oppgaver, risikoanalyser i kommunene, sekretariatets og revisjonens oppgaver og behovet for åpenhet i kontrollutvalget arbeid. Ordfører Ildri Eidem Løvaas innledet om sine forventinger til kontrollutvalgene. Ellers benyttet en både egne og eksterne krefter som foredragsholdere. Programmet la vekt på gruppearbeid. Under evalueringen svarte alle (23 svar) at de enten var svært fornøyde eller fornøyde med det faglige og sosiale utbyttet av konferansen. Alle mente det var behov for en slik oppstartkonferanse. En del av forfallene til konferansen skyldes trolig at denne ble avholdt kort tid etter at de nye kontrollutvalgene var valgt. Informasjon om FIKS FIKS sine Internettsider gir informasjon om FIKS, nyheter, oversikt over kontrollutvalgene, møteplan og linker til de kommunene som deltar i samarbeidet. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter fra Follo-kommunene blir lagt ut på sidene. Internettadressen er: Styret vedtok våren 2011 å sette i gang en fornyelse av internettsidene. Prosjektet ble lagt ut på anbud og sekretariatslederen fikk styrets fullmakt til å tilbyder. Selskapet Delco AS ble valgt. Ved utgangen av året var ikke de nye sidene lagt ut ennå. Økonomi I vedtektenes Kap. 6.2 heter det at Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 50% av driftskostnadene og de resterende 50% av driftskostnadene fordeles etter folketall. Ås kommune sto for innkrevingen av til sammen kr i tilskudd fra kommunene i Lønnsutgifter er den største posten på FIKS sitt budsjett. Styret vedtok i møte den 30. mai budsjettet for Budsjettet ble seinere vedtatt av kommunestyrene etter innstilling fra kontrollutvalgene. Ås, den 11. april 2012 Roar Thun Odd Harald Røst Styreleder Styreleder fram til

11 FIKS-styret 30. mai 2012 Sak 14/12 Sak 14/12 Regnskapsrapport pr Saksutredning: Budsjettet er revidert i tråd med styrets vedtak i sak 01/12. Etter sekretariatets vurdering avdekker ikke rapporten noen spesielle faresignaler i forhold til å kunne holde den reviderte budsjettrammen. Regnskapsrapporten pr tas til orientering. Ås, den Jan T. Løkken /s./ Vedlegg: Regnskapsrapport pr

12 FIKS - Regnskapsrapport pr Konto Konto (T) Regnskap Budsjett 2012 Rev. Bud Lønn faste stillinger , Feriepengeavsetning faste stillinge , Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning 45419, Arbeidsgiveravgift 56922, Lønn og sosiale utgifter , Kontorrekvisita 1829, Abonnementer 2150, Kopieringsmateriell 772, Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter 7753, Telefonutgifter 972, Linje- og sambandsutgifter 3600, Kurs og opplæring 16500, Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse 4924, Telefongodtgjørelse Utlegg i følge bilag til reise Personforsikringer 2876, Husleie Kontigenter Kopieringsavtale 9888, Inventar Moms 4402, Kjøp av varer/tjenester inkl mo , Refusjon fra andre kommuner , Refusjoner eks sykepenger/momskom , Sykepengerefusjon , Momskomp.inntekter , FIKS ,32 Bruk av driftsfond Resultat 10000

13 FIKS-styret 30. mai 2012 Sak 15/12 Sak 15/12 Budsjett FIKS 2013 og økonomiplan Saksutredning: Budsjettforslaget fra FIKS må være kontrollutvalgene i hende så tidlig at det kan inngå i utvalgenes forslag til budsjett for Behandlingen i utvalgene skjer i august/september. Vi har ikke fått noe brev fra Follorådet ennå med forslag til rammer. Vi har gjennomgående lagt inn i en vekst på ca 4%, for å kunne opprettholde dagens aktivitetsnivå. En del poster er endret i tråd med erfaringstall. Ås kommune har som vertskommune lagt fram forslag til avtale om betaling for tjenester til FIKS innen lønn, regnskap, arkivtjenester, IKT-tjenester og org. og pers. Kommunen har beregnet sine utgifter kr ,- pr. år og disse foreslås inflasjonsjustert. Vi forutsetter at endelig pris avtales etter forhandlinger og at den gjøres gjeldende fra Avtalen referer til pågående drøftinger om innføring av elektronisk sak og arkivsystem for FIKS som en adskilt del av kommunes ordning, jf. egen sak til dagens møte. Dette vil medføre en del oppstartskostnader. Utgifter til dette, ut over budsjettet for 2012, foreslår sekretariatet blir tatt fra disposisjonsfondet. Budsjettforslaget viser hovedpostene og det detaljerte budsjettet er til styrets orientering. Styret slutter seg til forslaget til budsjett for FIKS for 2013 og økononomiplan for Ås, den 16. mai 2012 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: 1. Forslag til budsjett for FIKS for 2013 og økonomiplan for Detaljert budsjett for FIKS 2013

14 Vedlegg 1 Budsjett 2013 og økonomiplan Budsjett 2013 Budsjett Prognose Budsjett Regnskap Regnskap Lønnsutgifter Godtgjørelse styret Øvrige driftsutgifter Sum Bufferfond Beregning av deltakerkommunenes andeler 2013 Innb.tall Fordeling Fordeling Fordeling Fordeling Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Til sammen Merknad: Fordeling 2011 etter bruk av kr fra disposisjonsfond Økonomiplan Basisår Lønnsutgifter Godtgjørelse styret Øvrige driftsutgifter Sum Økonomiplanen er basert på 4% årlig økning av budsjettet Og uendret aktivitet (basis 2012)og innføring av betaling til vertskommune for tjenester med basis i 2013

15 FIKS - detaljert budsjett nkr Regnskap Regnskap Rev.bud Budsjett Konto Lønn faste stillinger Feriepengeavsetning faste stillinger Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning Arbeidsgiveravgift Lønn og sosiale utgifter Kontorrekvisita Abonnementer Kopieringsmateriell Bevertning ved møter/utvalg Diverse utgiftsdekning Portoutgifter Telefonutgifter Linje- og sambandsutgifter Stillingsannonser Kurs og opplæring Oppholdsutgifter kurs Utgifter til kursholder/foreleser Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse Telefongodtgjørelse Utlegg i følge bilag til reise Andre transportutgifter Personforsikringer Husleie Kontigenter Kopieringsavtale Inventar Leie av maskiner Konsulenttjenester Refusjon til Ås kommune Moms Moms Kjøp av varer og tjenester inkl. moms SUM DRIFTSUTGIFTER Avsetninger til bundne driftsfond Refusjon fra andre kommuner Refusjon fra andre Refusjoner eks sykep/mommskomp Momskompensasjon Bruk av bundet driftsfond RESULTAT

16 FIKS-styret 30. mai 2012 Sak 15/12 Sak 15/12 Tema for årets faglige forum Saksutredning: Styret har vedtatt at årets faglige forum avholdes den 11. oktober fra kl sted blir kantina i Ski rådhus. Styret vedtok følgende tema: Bestilling av forvaltningsrevisjon og kontrollutvalgets oppfølging av revisor. Sekretariatet har forespurt enkelte i det sentrale miljøet i kommunerevisorforeningen (NKRF) om de kan holde foredrag om dette temaet, men ingen har villet dette. Sekretariatet er innstilt på å spørre andre fra for eksempel. Kontrollsekretariat vi har et samarbeid med. Uansett har vi kommet til at dette temaet ikke kan fylle en hel møtekveld. Vi ber derfor om at styret vurderer et tema nr. 2. Jf. forslagene vi trakk fram i sak 10/12: åpenhet i kommunen og mediaopplæring, forvaltningsrevisjon fra A til Å, hvordan forstå et kommunal regnskap, etikk i kommunene, kommunene og bærekraftig utvikling, samhandlingsreformen risiko for hva?, NAV-reformen og kommunene, barnehagene risikoområder. Vi mener samhandlingsreformen kan være aktuelt som tema nr. 2. Pga. problemer med å få tak i foredragsholdere, ber vi om fullmakt til å gå videre på andre temaer, etter konferanse med styreleder. blir tema nr. 2 i faglig forums møtet. Eventuelle endringer gjøres etter avtale med styreleder. Ås, den Jan T. Løkken /s./ Sekretær

17 FIKS-styret 30. mai 2012 Sak 17/12 Sak 17/12 Avtale om tjenesteyting for FIKS med Ås kommune Saksutredning: I tråd med vedtak i Ordførermøtet i Follorådet har Ås kommune lagt fram vedlagte, foreløpige forslag til avtale om tjenesteyting for FIKS. Sekretariatet har forståelse for at kommunen fremmer et slikt krav, men forutsetter at prissettingen baseres på selvkost. Kostnader pr. år: IT kr ,- Arkiv kr ,- Økonomi kr ,- Org. og pers. kr ,- Sum kr ,-. I tillegg kommer bl.a.: - Nytt: arbeid tilknyttet utskifting av utstyr med kr 350,- pr. time. - Nytt: Levering arkiv depot og leie av hyllemeter. Vi anslår behovet for depothyller til 1 meter pr. år. - Husleie, kr ,- i 2013, jf. samtale med økonomisjefen. Utgifter til eventuell overgang til elektronisk sak/arkiv legges fram som en egen sak. Vi har bedt om detaljert skriftlig dokumentasjon om grunnlaget for de beregnede kostnadene. Vi forutsetter at forslaget til avtale blir gjenstand for forhandlinger og at avtalen skal gjelde fra Det vil være ønskelig om styreleder deltar i disse. Innstilling Styret tar forslaget til avtale fra Ås kommune vedr. avtale om tjenesteyting for FIKS til orientering. Etter forhandlinger der styreleder og sekretariatsleder deltar fra FIKS, legges forslag til avtale fram for styret for endelig godkjenning. I budsjettet for 2013 settes kr ,- av på egen post til dekning av utgifter for Ås kommunes tjenesteyting til FIKS Ås, den 15. mai 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær Vedlegg: Utkast til avtale om tjenesteyting for FIKS, mottatt Vedtak i Ordførermøtet Samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo (Følger som egen fil).

18 AVTALE OM TJENESTEYTING FOR FIKS Avtalen er inngått mellom FIKS og Ås kommune. Avtalen omfatter følgende tjenester: - Lønn - Regnskap - Bistand ved budsjettering - Arkivtjenester - IKT tjenester - Org.og pers. 1. Nærmere om tjenestene 1.1 Lønn. Kommunen påtar seg lønnsutbetaling og tilknyttede administrative rutiner innen lønnsområdet for alle tilsatte i FIKS. Tjenesten omfatter blant annet administrativ oppfølging av sykerefusjoner og rapportering til eksterne myndigheter. 1.2 Regnskap. Kommunen forestår regnskapsføring for FIKS i henhold til forskriftene. Inngående fakturaer skannes av Ås kommune og sendes til elektronisk attestering og anvisning hos FIKS 1.3 Økonomi. Ås kommune kan bistå med rådgivning ved budsjettering. Ås kommune leser inn i økonomisystemet det budsjettet som er godkjent av styret. 1.4 Arkiv / IKT løsninger Ås kommune utfører arkivtjenester for FIKS i henhold til vedlegg Fiks er eier og hovedansvarlige for sitt eget arkiv. 1.5 Org. Og pers. 2. Pris FIKS betaler årlig ,- for de administrative tjenester som er beskrevet i denne avtalen. Avtalen prisjusteres etter deflator i statsbudsjettet hvert år. I tillegg kommer en oppstartskostnad til oppstart av fullelektronisk arkiv eventuelle kostnader til leverandør av sak og arkiv system. 3. Varighet Avtalen kan av begge parter sies opp innen hvert enkelt år, med virkning fra og med påfølgende budsjettår. Sted: Ås kommune Dato: FIKS

19 FIKS-styret 30. mai 2012 Sak 18/12 Sak 18/12 Saksutredning: Nytt sak/arkiv-system i FIKS Styret behandlet i sak 08/12 sak om innføring av elektronisk sak/arkivsystem i FIKS som en adskilt del av systemet til Ås kommune. Til dette møtet hadde ikke sekretariatet fått noen pris for kostnadene ved å innføre dette, men posten inventar ble styrket med kr til dette formålet. Sekretariatet har drøftet saken videre med Ås kommune. Vi har ønsket følgende: Å ha egen utskilt arkivbase Å ha et fullelektronisk arkiv, og ønsker å benytte modulen for møtesekretær for alle kommunene som FIKS er saksbehandlere for. Gi oppdrag om skanning og kvalitetssikring av dokumenter til ÅS kommune Gi oppdrag om vedlikehold og tilrettelegging av ADMIN(systemoppsett)til Ås kommune Å lage skarpt skille i arkivet ved overgang til fullelektronisk arkiv. Få tilbud av Ås kommune om innbinding av eksiterende journaler og protokoller. Ås og Frogn kommune skal innhente anbud på nytt sak og arkivsystem og kommunen planlegger å komme i gang med det nye systemet fra fjerde kvartal FIKS vil da bli invitert til å delta fra starten. Kommunen har beregnet seg kr ,- i betaling for egne oppstartskostnader for FIKS, jf. vedlegg.. I tillegg kommer oppstartskostnader fra leverandør. Sekretariatet foreslår at FIKS totalt budsjetterer med kr ,- til oppstarten. Kr av disse er allerede avsatt i budsjettet. Vi foreslår at restbeløpet kr ,- tas fra disposisjonsfondet. Dette er i dag på ca kr ,- (etter at kr ble overfør til driftsbud. i forrige møte). 1. Styret tar Ås kommunes forslag til pris for oppstart av elektronisk sak/arkivsystem for FIKS til orientering. Styret gir sekretariatet i fullmakt å inngå om denne saken innenfor rammene for FIKS- budsjett. Styret forutsetter at kostnadene for Ås kommunes del, baseres på selvkost. 2. Kr ,- overføres fra driftsfondet til driftsbudsjettets post inventar for å dekke oppstartskostnadene av elektronisk sak/arkiv-system. Ås, den Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Vedlegg 1 Fra Ås kommune med kravspek. og kostnader oppstart sak/ arkivsystem for FIKS

20 Vedlegg 1 Saksopplysninger: Arkiv I følge vedtektene til Follo Interkommunale Kontrollutvalgs Sekretariat (heretter kalt FIKS) er det en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i kommunelovens 27 av 25. sept 1992.)Sekretariatet er ikke et eget rettssubjekt. I Ås kommunes sak og arkivsystem var FIKS i det opprinnelige oppsettet ikke skilt ut fra Ås kommunes saker og journaler. I 2009 tok arkivleder i Ås kommune og opprettet egen arkiv og arkivdel i for FIKS. Dit ble alle sakene som FIKS hadde produsert i systemet flyttet. Arkivet ble datert tilbake til tidligste dokument funnet registrert. Dette oppsettet betyr allikevel at alt som FIKS saksbehandler, journalfører, vedtak osv. fremgår som Ås kommune sine journaler. Dette gjelder postlister osv. Det betyr også at skulle Ås kommune slutte å være vertskommune vil det ikke være mulig å ta med seg tidligere saker over til en annen kommune. Det beste ville derfor være å skille ut FIKS fra Ås kommune sitt arkiv FIKS ønsker følgende: Å ha egen utskilt arkivbase Å ha et fullelektronisk arkiv, og ønsker å benytte modulen for møtesekretær for alle kommunene som FIKS er saksbehandlere for. Gi oppdrag om skanning og kvalitetssikring av dokumenter til ÅS kommune Gi oppdrag om vedlikehold og tilrettelegging av ADMIN(systemoppsett)til Ås kommune Å lage skarpt skille i arkivet ved overgang til fullelektronisk arkiv. Få tilbud av Ås kommune om innbinding av eksiterende journaler og protokoller. Vurderinger: Sette opp egen base for FIKS. Gjennomføre skarpt skille. Innføre fullelektronisk saksbehandling for FIKS o Den tekniske jobben utføres av EDB og prisen er ca. kr o Oppett av administrator, tilrettelegging av sak og arkivsystemet for FIKS. Det kreves ca. 50 timer fra arkivleder i Ås som beløper seg til ca. kr ,- o Opplæring / bistand ved første innkallinger til de ulike kommunene. Ca. 20 timer. Kostnad ca. 7000,-

21 Arkiv Arkivet i Ås tilbyr å drifte følgende: Åpning av posten for FIKS. Innskanning av alle dokumenter og vurdere offentlighet. Kvalitetssikre skannede dokumenter og journalopplysninger Gjennomføre opplæring av saksbehandlere og stå for brukerstøtte i sak og arkivsystem Offentlig postliste Systemadministrator oppgaver. Årlige lovpålagte restanse kontroller. Arkivet i Ås tar ut restanser og lager oversikt over ferdigproduserte dokumenter fire ganger pr.år. Periodisering skal følge valgår, systemadministrator setter opp ny periode og sørger for uttrekk av forrige. Fiks betaler selv for deponering av uttrekket, se punkt over om arkivdepot Ås kommune forholder seg til en arkivansvarlig i FIKS. FIKS kjøper tjeneste i forhold til papirarkivdepo fra Ås kommune. Prisen for veiledning av arkiveiere og mottak av arkivmateriale er 400,- pr levering, som engangsutgift. Årlig leie for arkivdepo er 250,- kr pr. hyllemeter, som omfatter oppbevaring i sikre arkivmagasiner, tilbakelån, veiledning av arkivbrukere i ekspedisjon, behandling av forespørsler fra arkivbrukere og arkiveiere. Ås kommune tar vare på innskannede dokumenter i 3 måneder etter innskanning. Disse kan makuleres via vanlig makulering og krever ikke spesielle tiltak. Følgende punkter må avklares: Det må gjøres en avklaring av når en skal starte opp prosjektet. Da Ås og Frogn kommune skal ha anbud på nytt sak og arkiv system. Det kan medføre at selve oppstartes delen og innføringen må gjennomføres to ganger. Kommunen planlegger å komme i gang med dette i løpet av fjerde kvartal 2012 Avklaring: Fiks får egen base i systemet Ås kommune velger etter endt anbudsrunde. Fiks får første inn føring og opplæring sammen med Ås i Implementeringsfasen IT Ås kommune har driftsansvaret for FIKS sine IKT løsninger. Det vil si drift av arbeidsstasjoner, printer, lagring, sikkerhet etc. FIKS benytter samme løsninger som resten av de ansatte i kommunen.