Innkalling. styreleder rektorene sekretariatsleder nominasjonskomiteens leder om rektorvalget

Transkript

1 1 av 248 Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole og Universitetet for miljøog biovitenskap, c/o UMB, postboks 5003, 1432 Ås 18. april 2013 Til medlemmer av fellesstyret Innkalling Det innkalles til møte torsdag 25. april 2013 kl for Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Møtet finner sted på UMB, styrerommet, Cirkus. Forslag til saksliste: FS-36/13 FS-37/13 FS-38/13 FS-39/13 FS-40/13 FS-41/13 FS-42/13 FS-43/13 FS-44/13 FS-45/13 FS-46/13 FS-47/13 FS-48/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoller (styremøtet 5. mars 2013 og e-postmøtet 12. mars 2013) Orienteringssaker fra styreleder rektorene sekretariatsleder nominasjonskomiteens leder om rektorvalget Referat fra IDF-møte deles ut på møtet Orientering fra Statsbygg, muntlig orientering Valgreglementet 14b og 21. Oppfølgingssak Oppnevning av klagenemnd for valg NMBU Organisering av administrasjonen. Del 2. Oppfølging av sak FS-25/13 Dekan. Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst Administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør. Stillingsbeskrivelse. Vurdering av åremål Administrative ledere. Stillingsbeskrivelser Personalreglement NMBU Merkevareplattform og profilprogram hovedprosjekt og implementering

2 2 av 248 FS-49/13 Revidert budsjett for 2013 FS-50/13 FS-51/13 FS-52/13 FS-53/13 FS-54/13 Informasjonssikkerhetspolicy for NMBU Planene for utvikling av IKT-strukturen ved NMBU Etablering av ordning for tilskudd til faglige og strategiske satsingsområder Status fellesstyrets kommunikasjons- og kulturplan Eventuelt Eventuelt forfall meldes til Siri Hatlen (sign.) styreleder Jan Olav Aasbø (sign) sekretariatsleder 2

3 3 av 248 Utkast tidsplan for fellesstyrets møte 25. april FS-36/13- FS-39/ FS-40/ FS-41/13 FS-42/ FS-43/ Lunsj FS-44/13 FS- 46/ FS-47/ FS-48/ FS-49/ FS-50/13 FS-51/ FS-52/ FS-53/ FS-54/13 3

4 4 av 248 FS-37/2013 Godkjenning av protokoller (styremøtet og e-postmøtet 12. mars 2013 Møtedato: 25. april 2013 Saksansvarlig: Jan Olav Aasbø Saksbehandler(e): Karina Andresen Vistven og Hans Gran Vedlegg: Vedlegg: 1. V1 FS-37/2013 Utkast til protokoll fra styremøte 5. mars V2 FS-37/2013 Utkast til protokoll fra e-postmøtet 12. mars 2013 Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagte utkast til protokoll 2/13 fra fellesstyrets møte 5. mars 2013, og 12. mars april 2013 Jan Olav Aasbø sekretariatsleder 1

5 5 av 248 Vedlegg FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 5. mars 2013 Tid: 08:00 14:20 Sted: NVH Utkast til PROTOKOLL 02/13 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Yngvild Wasteson (NVH) og Birger Kruse (NVH). Fra sekretariatet: Jan Olav Aasbø, Jan Olav Aarflot, Malena Bakkevold, Birgitte Bye, Hans Gran, Finn-Hugo Markussen, Knut Moksnes, Paul Stray, Kai Tilley, Geir Tutturen og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-15/13 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-16/13 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 30. januar 2013 FS-17/13 Orienteringssaker fra Styreleder Rektorene Sekretariatsleder (notat vedlagt) Sekretariatet om forprosjektet Merkevareplattform og helhetlig profilprogram muntlig orientering FS-18/13 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-19/13 Strategi for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) FS-20/13 Budsjettmodell for NMBU FS-21/13 Prosess for rekruttering av rektoratet FS-22/13 Valgreglement FS-23/13 Rektor stillingsbeskrivelse, kunngjøringstekst, instruks FS-24/13 Oppnevning av valgstyre og nominasjonskomite sakspapirer ettersendes FS-25/13 Organisering av den øverste administrative ledelse og det øverste administrative apparat ved NMBU 1

6 6 av 248 FS-26/13 Fellesstyrets tilsettingsfullmakt FS-27/13 Rekruttering av instituttledere ved ledighet i 2013 forslag til utlysningstekst IMT FS-28/13 Omstillingshåndbok - prosessbeskrivelse ved ledighet i administrative stillinger FS-29/13 Rekruttering av arkivleder for NMBU forslag til utlysningstekst FS-30/13 Rapportering 2012 og planer 2013 FS-31/13 Fellsstyrets budsjett for 2013 sakspapirer ettersendes FS-32/13 Orientering fra Statsbygg og Sekretariatet om byggeprosessene muntlig FS-33/13 Fellesstyrets møteplan for høsten 2013 FS-34/13 Eventuelt Styreleder forlot møtet kl. 12:15, og Agneta Bladh overtok møteledelsen for sakene FS- 17/13 unntatt orientering fra Halogen, sak FS-20/13, FS-30/13, FS-32/13 og FS-33/ FS-15/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-16/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Merknad i høringsrunden er innarbeidet i endelig utkast til protokoll Vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll 01/13 fra fellesstyrets møte 30. januar FS-17/13 Orienteringssaker Fra NVH Yngvild Wasteson viste til at arbeidet med oppfølging av fusjonen krever mye tid opplyste om interessant deltakelse sammen med rektor UMB på NUS-seminar (Nordisk universitetssamarbeid) informerte om intensjonsavtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune sammen med andre interessenter knyttet til oppdrettsnæringen/frøya v.g. skole opplyste om påbegynt arbeid med revisjon av studieplan for veterinærutdanningen tilpasset nytt studenttall viste til arbeid med brukerutstyrsbudsjett og møte med Statsbygg 12. mars. Fra UMB Hans Fredrik Hoen viste til arbeid med å forberede US-møte 12. mars, bl.a. med sak UMBs Rapport og planer med økt produksjon på viktige indikatorer og videre prioritering av studiekvalitet, forskningsproduksjon og utvikling av bygningsmassen 2

7 7 av 248 viste til branntilløp og arbeids- og branntilsyns rapporter med pålegg for rom for oppbevaring av gassflasker og til utgifter for slik sikring opplyste om kommende besøk av fiskeri- og kystministeren med presentasjon av NMBU med spesielt fokus på akvaområdet og presentasjoner av aktuelle forskningsområder også av betydningen av VIs helseovervåking for norsk lakseeksport viste til årets vårkonferanse 30. mai: AKVA2013 En blågrønn fremtid. Sekretariatsleder viste til saksnotatet med orientering om (re)organisering av fellesstyrets sekretariat og den videre oppbygging. Jan Aldal, NVH er nå på plass for å ivareta økonomi-funksjonene. Sekratriatet Norsk designråd v/ Benedicte Wildhagen orienterte om prosessen og målsetningene i arbeidet med å utvikle ny merkevareplattform og profilprogram (grafisk, digitalt, audiovisuelt) for NMBU. Halogen AS v/ Jonathan Romm og Vegard Iglebæk orienterte om Bruker- og tjenesteorientert forprosjekt som skal sikre involvering, felles forståelse, entusiasme og forankring i institusjonene. Forprosjektet skal ivareta verdier og kjennskap til dagens institusjoner og levere innhold til det kommende hovedprosjektet som behandles ved fellesstyrets møte i april. Vedtak: Fellesstyret tar orienteringene til orientering. 4. FS-18/13 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra felles IDF-møte 1. mars 2013 ble delt ut. Birger Kruse orienterte. Sakslisten på IDF-møtet har fulgt sakslista for kommende møte i fellesstyret og gått gjennom FS-sakene. Merknader og synspunkter fra tjenestemannsorganisasjonene fremgår av referatet og blir lagt frem for fellesstyret i forbindelese med styrets behandling av de enkelte aktuelle sakene på sakskartet. Styreleder takket for mange gode innspill fra tjenestemannsorganisasjonene, og ga honnør for at det ut fra referat og protokoll fremsto som godt gjennomførte drøftinger og forhandlinger mellom partene. Vedtak: Fellesstyret tar referat fra IDF-møtet til orientering. 3

8 8 av FS-19/13 Strategi for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Fellesstyret drøftet videre arbeid med strategien på forrige styremøte. Med bakgrunn i høringsutkast og innspill i høringsrunde, ble det nedsatt en redaksjonskomite for ferdigstillelse av strategien. Komiteen har enstemmig lagt fram forslag til endelig strategidokument, avgrenset til første styreperiode og med forutsetning om konkretisering gjennom handlingsplaner utarbeidet av ny ledelse. Arbeidet bygger bl.a. på fakultetspresentasjonene som ble gitt i forrige styremøte, og har tatt hensyn til høringsuttalelsene om klarere profilering. Styrebehandlingen viste også til kommentarer fra IDF- møtet til saken. Fellesstyret takket redaksjonskomiteen, under ledelse av Yngvild Wasteson, for konstruktivt og godt arbeid med strategidokumentet. Vedtak: Fellesstyret godkjenner forslag til strategidokument for NMBU FS-20/13 Budsjettmodell for NMBU Fellesstyret har opprettet et utvalg som har utarbeidet forslag til intern budsjettfordelingsmodell for NMBU. Forslaget fra utvalget er enstemmig. IDF-møtet ønsket at det var utført simuleringer som kunne synliggjøre modellens konsekvenser for instituttene. Videre var organisasjonene bekymret for en modell dersom den gir store årlige svingninger for budsjettene til instituttene. Under styrebehandlingen ba man spesielt om at det, når saken kommer opp til endelig behandling, gjøres beregninger av modellens virkemåte, herunder scenarieberegninger, gis en redegjørelse for modellens virkning på hvordan finansieringsmåten (35 %- andelen) slår ut for den delen av virksomheten som ikke er institutter, og gjøres en vurdering av hvordan modellen stimulerer til samarbeid. Til slutt var det ønskelig med en nærmere redegjørelse for hvordan modellen kan stimulere til forskning, spesielt sett i forhold til at modellens belønning pr publikasjonspoeng ligger på ca 1/3 i forhold til belønningen pr publikasjonspoeng i dagens budsjettmodell ved UMB. Vedtak: Saken tas til foreløpig orientering. 7. FS-21/13 Prosess for rekruttering av rektorat Sekretariatet har på oppdrag fra fellesstyret utarbeidet forslag til alternativ modell for rekruttering av rektorat i forhold til vedtaket i sak FS-48/12. Forslaget innebærer at 4

9 9 av 248 rektor og prorektor i stedet for å velges som team, velges i særskilte valg og tilsettes av styret. Sekretariatet har kommet med en vurdering av dette, beskrevet eventuell fremgangsmåte, hvordan regelverk må være, samt fremdriftsplan dersom styret ønsket å gå inn for en alternativ modell. Sekretariatet har innhentet synspunkter fra Kunnskapsdepartementet på bakgrunn av at det har været reist spørsmål om forholdet mellom sak FS-48/12 og uh-loven. Skriftlig svar fra departementet, som bekrefter samsvar, ble lagt frem i møtet. Svaret legges ved sakens dokumenter. Partene i IDF-møtet var enige om å anbefale fellesstyret om ikke å endre tidligere vedtak. Fellesstyret drøftet på denne bakgrunn saken. En alternativ modell slik den er fremlagt, kan gi større mulighet for rekruttering av eksterne kandidater til rektorstillingen, men fellesstyret understreket samtidig viktigheten av at valg og tilsetting av rektorat må ha legitimitet blant studenter og ansatte. Med et svært stramt tidsperspektiv for denne prosessen og ved forslag om oppnevning av en nominasjonskomité med en sentrale rolle i rekrutteringsprosessen, vil dette kunne sikre en god prosess for det videre arbeidet. Vedtak: Fellesstyret opprettholder sitt vedtak i sak FS-48/12: 1. For perioden gjelder følgende overgangsordning: a. Rektor og prorektor velges. Til dette valget er det en felles valgforsamling og det etableres eget valgreglement som godkjennes av fellesstyret. b. Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektorkandidat fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. Kandidater som ikke er tilsatt ved en av institusjonene kan stille til valg, ref valgreglement som vil bli utarbeidet. I så fall må det åpnes for en løsning med to prorektorer for å sikre likevekt mellom institusjonene. c. Valgt rektor og prorektor tilsettes av fellesstyret. d. Styreleder utnevnes av Kunnskapsdepartementet blant de medlemmene som har ekstern tilknytning, etter forslag fra fellesstyret. 2. Sekretariatet bes fremme forslag til sammensetning av innstillingsutvalg for innstilling og tilsetting av valgt prorektor. 8. FS-22/13 Valgreglement Styret gjennomgikk forslag til valgreglement på bakgrunn av drøftingene i sak FS- 21/2013. Sekretariatet pekte på nødvendige endringer i forslaget som konsekvens av vedtak i saken. Styret drøftet videre enkeltheter i forslaget, herunder særlige regler for 5

10 10 av 248 valg til vitenskapelige stillinger (forslagets 14 b) og hvordan sikre representativitet ved valg til fakultetsstyrene (forslagets 21). Styret ba om en gjennomgang av disse paragrafer til neste møte. Studentrepresentantene fremmet forslag om endringer i paragrafer der valg av studentrepresentanter er omtalt, og styret sluttet seg til forslagene: Valgreglementes 2.6 strykes; 5.2 siste setning strykes. Andre endringer: Valgreglementets 12.2: NMBU endres til NVH/UMB andre setning: universitetsstyret endres til fellesstyret. Forslagets Alternativ 12 Valgmåte og valgbarhet mv og xx Valg av prorektor(er) utgår. Vedtak: Fellesstyret vedtar Valgreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet med de endringer som fremkom i møtet. Fellesstyret ber sekretariatet vurdere 14 b og 21 på bakgrunn av drøftingene i møtet og fremme eventuelle alternative forslag til neste styremøte. Valgreglementet trer i kraft fra vedtaksdato. 9. FS-23/13 Rektor stillingsbeskrivelse, kunngjøringstekst, instruks Fellesstyret sluttet seg til at man legger til rette for en egnet form for intern og ekstern kunngjøring av invitasjon til å stille til valg. Styrets leder vil i samråd med koordineringsgruppen, godkjenne endelige formuleringer. Vedtak: 1. Fellesstyret vedtar stillingsbetenkning for rektor. 2. Fellesstyret vedtar kunngjøring av rektorstilling og gir styrets leder, i samråd med koordineringsgruppen, mandat til å utforme endelig kunngjøring. 3. Fellesstyret fastsetter instruks for rektorstillingen i samsvar med forslag. 10. FS-24/13 Oppnevning av valgstyre og nominasjonskomite Sekretariatet har utarbeidet notat med forslag til valgstyre og nominasjonskomite som oppfølging av forslag til valgreglement, jf. sak FS-22/13 Valgreglement. Styret gjennomgikk forslag på aktuelle kandidater til vervet som leder av nominasjonskomiteen. 6

11 11 av 248 Vedtak: Fellesstyret sett ned eit valstyre, jf valreglementets 3, med fylgjande samansetning: Administrasjonssjef Valborg Lippestad (UMB), representant frå leiinga Førsteamanuensis Marit Nesje, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Forsker Per Kristian Rørstad, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Konsulent Kristin Stavseth, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved NVH Anne Kristine Føllesdal, student ved NVH Per Fredrik Nordhov, student ved UMB Fellesstyret oppnemner fylgjande nominasjonskomité, jf valreglementets 4: Eivind Hiis Hauge (leiar), oppnemnd av styreleiar etter fullmakt, og i samråd med koordineringsgruppa Agneta Bladh (nestleiar), medlem av fellestyret Professor Lars Moe, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Professor Brit Salbu, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Seniorrådgiver Linda Godager, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved UMB Nina Askim Vatne, student ved NVH Per Rønning, student ved UMB 11. FS-25/13 Organisering av den øverste administrative ledelse og det øverste administrative apparat ved NMBU Sak om administrativ organisering ble drøftet foreløpig i fellesstyrets januarmøte, jf. sak FS-8/13. Sekretariatet la frem ny sak på bakgrunn av fellesstyrets drøftinger. Forslaget ble forhandlet med tjenestemannsorganisasjonene i møte den , og protokoll fra forhandlingene forelå til fellesstyrets møte. Sekretariatet presiserte og korrigerte enkeltheter i saksfremlegget, herunder at spørsmålet om administrativ organisering har vært lagt frem for tjenestemannsorganisasjonene, men ikke drøftet i medhold av Hovedavtalens bestemmelser. Sekretariatet anbefalte fellesstyret i den videre behandlingen av saken å legge til grunn den framforhandlede organisering av NMBUs øverste administrative ledelse og administrative apparat, slik det fremgår av protokoll fra felles IDF-møte

12 12 av 248 Vedtak: Fellesstyret slutter seg til det fremforhandlede forslag til administrativ organisering, jf. protokoll fra IDF-møtet I perioden skal det være to direktører i administrasjonen som begge rapporterer til rektor: Administrasjonsdirektør Økonomi- og eiendomsdirektør: Administrasjonsdirektør skal ha ansvar for følgende områder/avdelinger: Personal- og organisasjon Studieadministrasjon Forskningsadministrasjon Kommunikasjon SEVU Bibliotek Økonomi- og eiendomsdirektør skal ha ansvar for følgende områder/avdelinger: Økonomi Teknisk IT Felles ressurssenter Organisasjonskartet for universitetsadministrasjonen vedtas slik det fremkommer av Vedlegg til protokoll fra IDF-møtet Fellesstyret ber sekretariatet komme tilbake med forslag om endelig plassering av øvrige administrative områder i forbindelse med at et samlet organisasjonskart for de administrative funksjoner skal behandles i styremøte den 25. april. Fellesstyret ber videre sekretariatet fremme forslag om ansvarsplassering av internkontroll, sikkerhet og beredskap. Fellesstyret ber sekretariatet utarbeide stillingsbeskrivelse for direktørene og de administrative lederstillingene til neste møte i fellesstyret. 12. FS-26/13 Fellesstyrets tilsettingsfullmakt. Saken gjelder avklaring med Kunnskapsdepartementet om fellesstyrets mandat og myndighet til å tilsette i stillinger ved NMBU og fastsetting av overgangsordning for praktisering av slik myndighet. Departementet har bekreftet fellesstyrets mandat til å tilsette i slike stillinger. 8

13 13 av 248 Vedtak: 1. Fellesstyret tar til etterretning fellesstyrets tilsettingsfullmakt. 2. Fellesstyret fastsetter overgangsordning for innstilling for tilsetting i stillinger ved NMBU i samsvar med fremlagte forslag. 13. FS-27/13 Rekruttering av instituttledere ved ledighet i 2013 forslag til utlysingstekst Styret sluttet seg til foreslått vedtak og vurdering av behov for å oppnevne leder for arbeidet med innstilling av instituttleder ved IMT. Vedtak: 1. Instituttlederstillinger som er eller blir ledige i 2013 utlyses. 2. Instituttlederstillinger som blir ledige ved fusjonstidspunktet, lyses ut med sikte på tiltredelse senest fra Institusjonen kan også fremme forslag om forlengelse av tilsetting i instituttlederstillinger. 3. Fellesstyret ber institusjonenes styrer fremme forslag til fremdrift og eventuelt utlysningstekst for instituttlederstillingene. 4. Fellesstyret godkjenner utlysningstekst for instituttleder ved Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) på studiested Ås. 5. Hans Fredrik Hoen oppnevnes som leder av innstillingsutvalget for tilsetting av instituttleder ved IMT, jf. sak FS-26/ FS-28/13 Omstillingshåndbok prosessbeskrivelse ved ledighet i administrative stillinger Til orientering er det utarbeidet et første utkast til omstillingshåndbok og foreløpig prosessbekrivelse for konkretisering av enkelte punkter i håndboken. Endelig fremdriftsplan for prosesser som gjelder de administrative lederne fastsettes etter vedtak om administrativ organisering, som vil legge premissene for det videre arbeidet med omstilling. Det har vært arrangert seminar sammen med tjenestemannsorganisasjonene for en første gjennomgang av omstillingshåndboken og prosessbeskrivelsen. Innspill og merknader skal innarbeides i endelig utgave. 9

14 14 av 248 Vedtak: 1. Fellesstyret tar orienteringen om arbeidet med omstillingshåndbok og prosessbeskrivelse ved innplassering i stillinger til orientering. 2. Fellesstyret ber sekretariatet sørge for at fremdrift i arbeidet med omstilling prioriteres av hensyn til ansatte som kan bli berørt. 15. FS-29/13 Rekruttering av arkivleder for NMBU forslag til utlysningstekst Forslag til utlysningstekst for arkivleder er utarbeidet på grunnlag av enighet i koordinerings-gruppen om behov for rask etablering i stillingen. Stilling som arkivleder er ledig fra årsskiftet ved begge institusjonene. Vedtak: 1. Fellesstyret godkjenner utlysningstekst for stillingen som arkivleder NMBU. 2. Universitetsdirektør ved UMB og administrerende direktør ved NVH bes i fellesskap oppnevne innstillingsutvalg i samsvar med anbefalingene i sak FS-26/13 Fellesstyrets tilsettingsfullmakt. 16. FS-30/13 Rapportering 2012 og planer 2013 Sekretariatet har utarbeidet forslag til redegjørelse for departementet om fellesstyrets virksomhet i 2012 og planene for 2013, konsentrert om ansvarsområdene som inngår i fellesstyrets mandat. Rapport og planer fra universiteter og høyskoler legges blant annet til grunn ved departementets etatsstyringsmøte med den enkelte institusjon. Kunnskaps-departementet ønsker møte med fellesstyret i vårens etatsstyringsrunde. IDF-møtet pekte på at spesielt utfordringene for NVH med både å planlegge fusjon, nye bygg og drifte virksomheten burde kommet fram i dokumentet. Vedtak: Fellesstyret godkjenner forslaget til rapport for 2012 og planer for 2013 med de endringer som fremkom i møtet. 17. FS-31/13 Fellesstyrets budsjett for 2013 Saken gjelde anvendelse av SAK-midler og tilbakemelding til Kunnskapsdepartementet om foreløpig bruk av midlene. Sekretariatet kommer tilbake til fellesstyret i april med endelig forslag til revidert budsjett. Spørsmål om avsetning til IT og om midler fordelt til institusjonene ble reist. 10

15 15 av 248 Vedtak: Fellesstyret rapporterer følgende foreløpige bruk av SAK-midler til Kunnskapsdepartementet (tildelte fra KD i 2013 og overførte midler fra 2012) i 2013: 18. FS-32/13 Orientering fra Statsbygg om byggeprosessene - muntlig Erik Antonsen, Statsbygg orienterte om KS-2 og videre fremdrift. For SHF utarbeides rammesøknad, avklaringer knyttet til smittevern, ferdigstillelse av grunnundersøkelser og tilbakemeldinger fra brukere på forprosjektløsninger. Arkeologiske utgravinger starter våren Brukerutstyrsprosjektet skal ferdigstille forprosjekt i juni 2013, men mulig brutto kostnadsanslag må til KD innen 15. mars. Vedtak: Fellesstyret tar informasjon om byggeprosessene til orientering. 19. FS-33/13 Fellesstyrets møteplan for høsten 2013 Sekretariatet har bedt styrets medlemmer om tilbakemelding på forslag om aktuelle datoer for høstens styremøter og utarbeidet forslag på bakgrunn av tilbakemeldinger og vurdering i koordineringsgruppen. Vedtak: Fellesstyret vedtar følgende møteplan for høsten 2013: Mandag 19. august UMB Fredag 20. september NVH 11

16 16 av 248 Fredag 25. oktober UMB Fredag 29. november NVH Torsdag 19. desember UMB Møtene starter kl. 10: FS-34/13 Eventuelt Ingen saker ble fremmet under Eventuelt. 12

17 17 av 248 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Utkast til PROTOKOLL 03/13 SIRKULASJONSSAK: Dato: 12. mars 2013 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Saksliste FS-35/13 Merkevarebygging og profilbygging anbud Saken ble behandlet som sirkulasjonssak via e-post sendt 11. mars 2013 med følgende anbefaling: En enstemmig koordineringsgruppe anbefaler at hovedprosjektet i prosessen for merkevarebygging og profilprogram blir lagt ut for anbud i løpet av inneværende uke. Totalrammen for hovedprosjektet er 2,2 mill. kroner fordelt på 2013 (kr ) og 2014 (kr ). Iverksetting av hovedprosjektet innebærer et behov i 2013 på kroner ut over budsjettet som ble vedtatt 5. mars. Gjennomføring av prosjektet vil medføre at det også påløper ytterligere kostnader til skilting, materiell mv. Hele kostnadsbildet vil måtte tas i revidert budsjett for 2013 som skal behandles på neste styremøte, 25. april. Framdriften for hovedprosjektet legger til grunn at prosjektet skal startes opp i løpet av mai. For å holde framdriften, må hovedprosjektet, pga av anbudsreglene for offentlige anskaffelser, lyses ut nå. Dermed får vi ikke anledning til å forelegge hovedprosjektet for FS til styrebehandling. Derfor har koordineringsgruppen i dag anbefalt at hovedprosjektet legges ut på anbud, men ber samtidig om eventuelle merknader fra styremedlemmene før selve anbudet legges ut. Vedtak: Fellesstyret godkjenner at hovedprosjektet i prosessen for merkevarebyggingen og profilprogram blir lagt ut for anbud. 1

18 18 av 248 FS-41/13 VALGREGLEMENTET 14b og 21. OPPFØLGINGSSAK Møtedato: 25. april 2013 Saksansvarleg: Jan Olav Aarflot Saksbehandlarar: Lisbeth Andreassen og Ingeborg Hauge Høyland Vedlegg: 1. Forslag til Valgreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Forslag til vedtak: Fellesstyret vedtar endringane i 14 b og 21 i valreglementet. Valreglementet vert lagt ved protokollen 16. april 2013 Jan Olav Aasbø sekretariatsleder 1

19 19 av 248 Bakgrunn: Sekretariatet la fram eit forslag om valordning for val til universitetsstyret i sak FS 22/13 Valgreglement. Forslaget innebar ein endring i av vedtak i sak 48/12 for å ivareta univl og likestillingslovas krav om kjønnsbalanse i universitetsstyret. På bakgrunn av drøftingane i fellesstyret, vart sekretariatet bedt om å sjå nærmare på 14 B og 21 i valreglementet og legge fram eventuelle alternative forslag til neste styremøte der både kjønnsbalanse og studiestadrepresentasjonen vert ivaretatt. Sekretariatet legg her fram eit alternativt forslag for korleis kjønnsbalansen og studiestadrepresentasjon kan ivaretakast, både når det gjelder val til universitetsstyret ( 14 B) og fakultetsstyret ( 21). Dette forslaget krev ikkje endringar i fellesstyret sitt vedtak i sak 48/12. Innleiing: Alternativt forslag: Fellesstyret har i vedtak 48/2012 vedteke samansetjinga av styret for NMBU. For å sikre ei nokolunde jamn balanse i høve til representasjon frå dei to studiestadane blant dei interne representantane til styret, er det lagt opp til ei valordning med fem ulike valkretsar og like mange valforsamlingar. Fellesstyret har i vedtak 48/2012 også vedteke samansetjinga av fakultetsstyrene ved NMBU, men har ikkje sagt noko om gjennomføring. Dei alternative forslaga til Valgreglementes 14 b og 21 omtalar ein framgangsmåte for gjennomføring av val der ein både vedtaket i sak 48/12, krava i univl og likestillingslova vert ivaretatt så langt det er muleg. Fellesstyret sitt vedtak lyder: Styrets oppgaver og sammensetning Styrets ansvar og oppgaver er fastsatt i kap. 9 i universitets- og høyskoleloven. I overgangsperioden med todelt campus , har styret denne sammensetning(*): a. Tre medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Ett medlem velges av en valgforsamling ved NVH og ett av en valgforsamling ved UMB. Det tredje medlemmet velges i felles valgforsamling. b. To studenter som velges av en felles valgforsamling, én student fra UMB og én fra NVH. c. Ett medlem fra gruppen teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. d. Ett medlem fra gruppen midlertidige vitenskapelige ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB e. Fire medlemmer med ekstern tilknytning oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. Det utarbeides et spesielt valgreglement for denne overgangsperioden som omhandler 2

20 20 av 248 representasjonen for midlertidig vitenskapelige ansatte og teknisk- administrativt ansatte. Det er viktig at en av institusjonene ikke blir representert med begge medlemmene fra disse to gruppene. (*) Universitetets styre får fra 2018 en sammensetning som følger "normalmodellen" slik det fremgår av universitets- og høyskoleloven 9-1. Kjønnsbalanse: Valreglementet skal sikre at omsynet til kjønnsbalanse vert ivaretatt, slik den går fram av Universitets- og høgskulelovas (univl) 9-4 (8) og Likestillingslovas 21. Lovrammar: Univl 9-3 (1) deler dei tilsette sine representantar inn i to grupper: tilsette i undervisnings- og forskarstillingar (fire representantar) og tilsett i teknisk og administrative stilling (ein representant). Univl 9-4 Valg og oppnevning av styret lyder: (1) Styremedlemmer som er ansatt ved institusjonen, og varamedlemmer for disse, velges for fire år. Valget foretas særskilt for de to gruppene ansatte i undervisnings- og forskerstilling og ansatte i teknisk eller administrativ stilling. (2) Hvis de midlertidig ansatte i undervisnings- og forskerstilling utgjør mer enn 25 prosent av de ansatte i undervisnings- og forskerstilling ved institusjonen, skal denne gruppen velge ett av styremedlemmene fra de ansatte i undervisnings- og forskerstilling. Det skal foretas særskilt valg for denne gruppen. Slikt styremedlem velges for ett år. (8) 1 Kravene i likestillingsloven 21 om representasjon av begge kjønn skal være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Likestillingslova 21, Representasjon av begge kjønn i alle offentlige utvalg m.v. lyder: Når et offentlig organ oppnevner eller velger utvalg, styrer, råd, nemnder mv. skal begge kjønn være representert på følgende måte: 1. Har utvalget to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. 2. Har utvalget fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. 3. Har utvalget seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. 4. Har utvalget ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og har utvalget flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. 5. Reglene i nr. 1 til 4 gjelder tilsvarende ved valg av varamedlemmer. Det kan gjøres unntak fra reglene i første ledd når det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravene. Reglene i denne paragraf gjelder ikke for utvalg m.v. som etter lov bare skal ha medlemmer fra direkte valgte forsamlinger. For utvalg m.v. valgt av folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner gjelder bestemmelsene i kommuneloven. Kongen gir bestemmelser om håndheving og rapportering og kan gi utfyllende bestemmelser etter denne paragraf. Tilføyd ved lov 12 juni 1981 nr. 59, endret ved lover 25 mars 1983 nr. 12, 5 juni 1987 nr. 25, 19 feb 1988 nr. 6, 30 juni 1995 nr. 43 (ikr. 1 aug 1995), 19 des 2003 nr. 120 (ikr. 1 jan 2004), 10 juni 2005 nr. 38 (ikr. 1 juli 2005 iflg. res. 10 juni 2005 nr. 527). Forslag til spesiell valordning for US valet for perioden Både forslaget som sekretariatet la fram for FS i sak 22/13 og dei forslaga som vert fremja i dette notatet, vil så langt som muleg kunne ivareta både omsynet til representasjon frå dei to 3