Innkalling til ordinært årsmøte

Transkript

1 Innkalling til ordinært årsmøte Møtet avholdes hos Arve Larsen, søndag 27. april 2014 kl Det innkalles herved til ordinært årsmøte i Norsk Volvo Amazon Klubb for Som sted for Årsmøtet er valgt hjemme hos Arve Larsen i forbindelse med årets mekketreff. Adressen er Nordlandsveien 4, 3531 Krokkleiva. Fra Oslo kjører man E16 fra Sandvika mot Hønefoss. Rett føre den andre tunnelen etter Sollihøgda tar man av til høyre. Deretter følges gamle E16 drøye 3 km. Fra Hønefoss kjører man E16 mot Oslo. Ca. 2 km. etter Sundvollen, er det en avkjøring til Nes i Hole. Denne veien følger man ca 6 km. Styret håper at så mange som mulig har anledning til å komme, da årsmøtet kanskje er den største muligheten klubbens medlemmer har til å påvirke klubbens videre drift i året som kommer. Det presiseres at kun medlemmer som har betalt årets kontingent (2014) har stemmerett på årsmøtet Saksliste: 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden. 2: Valg av møteleder, referent og 2 representanter til å underskrive protokollen. 3: Godkjennelse av stemmeberettigede medlemmer. (kontroll av betalt kontingent for 2014) 4: Årsberetning : Regnskap : Budsjett : Fastsettelse av kontingent for : Innkomne forslag/saker. 8.1 Forslag fra avdelingen Midt-Norge. 9: Valg - Leder (2 år) - Sekretær (1 år) - 2. styremedlem (2 år) - 3. styremedlem (1 år) - Valgkomite (2 medlemmer 1 år) - Revisor (1 år)

2 Styret for Norsk Volvo Amazon Klubb har for året 2013 vært: Leder Arve Larsen Sekretær Kim S. Larsen Kasserer Pål-Magnus Lilleberg 1. styremedlem Egel Holmquist 2. styremedlem Per Brynildsen 3. styremedlem Kjell Hallberg Om styrets sammensetning Styret har gjennom 2013 inneholdt 6 styreverv. På årsmøtet i 2013 trakk klubbens leder seg midt i perioden, og Arve Larsen ble valgt inn som ny leder ut denne perioden, fram til årsmøtet På årsmøtet i 2013 ble Kim Steven Larsen valgt som sekretær for 2 år, da daværende sekretær hadde frasagt seg gjenvalg. Det vervet sa Kim seg villig til å påta seg i løpet av årsmøtet, ettersom det ikke fantes andre kandidater som var interessert. Kasserer Pål-Magnus Lilleberg ble valgt for 2 år på årsmøtet i Egel Holmquist og Kjell Hallberg ble valgt inn som styremedlemmer på årsmøtet i 2013, hhv for 2 og 1 år. Styremedlem Per Brynildsen var ikke på valg ved forrige årsmøte. Geografisk befinner styret seg på Østlandet innenfor en radius mindre enn 10 mil fra Oslo. Styremøter Styremøtene har, med ett unntak, vært avholdt hjemme hos et av styrets medlemmer. Møtene holdes fortrinnsvis fredag kveld etter jobbtid, og før frilørdag. Da er det intet tidspress, og møtet avsluttes ikke før alle saker er behandlet. Møtet innledes med en enkel bevertning/middag, og punkter på sakslisten diskuteres allerede da. Et styremøte ble en kombinasjon av styremøte, og et møte med AmazonPostens redaktør, Arnt Willy Aardal. Aardal bor på Vanse, like utenfor Farsund. For å bytte litt på kjøreturene besøkte styret Aardals hjem i Vanse, og alle ble innkvartert der. Besøket varte fra lørdag ettermiddag og til søndag formiddag. I tillegg til alt konstruktivt som ble gjort på møtet, hadde det øvrige styret god tid til snakk i løpet av den til sammen om lag 100 mil lange kjøreturen. Vi hadde for anledningen leid en VW Caravelle buss, slik at alle kunne sitte i samme kjøretøy. Økonomi NVAK har vært tvunget til å øke medlemskontingenten i to påfølgende år. Dette skyldtes noe økte trykkerikostnader, men det meste kobles direkte til stadig økende portoutgifter. Styret jobber kontinuerlig for å redusere kostnadene, og forsøke å øke inntektene. Det siste er ikke enkelt, det er medlemskontingenten som er den bærende inntekstkilden, og vi vil unngå å øke kontingenten ytterligere. Å redusere kvalitet på AmazonPosten og AmazonKalenderen var aldri et tema. Det ville være som å sage av greina man sitter på. NVAK har tatt grep, og vi har nå klart å snu et negativt resultat til et resultat med positivt fortegn. Dette innebærer imidlertid ikke at vi anser jobben for å være fullført. Portoutgiftene vil garantert fortsette å øke, og vi må hele tiden sørge for å komme i kapp med dette. Den enkleste løsningen er å få flere til å melde seg inn i klubben, og oppfordringen er at alle medlemmer bidrar til dette. Tenk hvor vi ville vært om hvert enkelt medlem i gjennomsnitt kunne verve ½ medlem til NVAK! Årsberetning 2013 Vi søkte, som en organisasjon, om momskompensasjon. Vi våget ikke å tro på noe, men håpet var der. Vi fikk tilbake hyggelige kr ,-, noe vi tok i mot med åpne armer. Rekruttering Styret har gjennom perioden arbeidet med rekrutteringen. Vervekampanjen som i 2013 brakte 10 nye medlemmer til klubben. Gjennom året har klubben også vært synlig med egen stand/eget telt ved en rekke treff. Fortsatt melder de aller fleste nye medlemmer sin interesse gjennom nvak s nettside NVAK på internett har i løpet av året blitt hyppig brukt. Tradisjonelt har markedsplassen vært publikumsyndlingen til våre brukere. Forumet er fortsatt i bruk, selv om klubben nå også finnes på Facebook. Facebook-siden er mest beregnet for de som vil dele bilde av bilen sin eller legge ut Amazon prosjekter. Vi jobber med å finne ansvarlige som kan organisere Facebook for oss. De som hadde ansvaret for dette sitter ikke lenger i styret. Medlemsmatrikkelen er ikke lenger tilgjengelig i trykket form. Den er tilgjengelig på nettsiden til klubben, der bare medlemmer i klubben kan lage seg tilgang. Klubbrekvisita bestilles i all hovedsak via våre nettsider. Klubbrekvisita Klubben besitter en del rekvisita. Vi henviser til våre hjemmesider for å kunne se hva vi har å tilby. Tidvis kan vi være utsolgt for noe, men hva gjelder klubbskjorter og caps er vi godt forspent. Forøvrig har vi produsert nye caps, hvor klubblogoen er brodert direkte på caps en, og uten den gullfargede rammen. Capsene finnes i fargene svart, marineblå, rød og beige. Vi fikk også tak i et gammelt opplag av Gör det Själv håndboken, og vi har slike på lager. AmazonPosten AmazonPosten har kommet ut med 4 ordinære utgivelser i løpet av året, selv om blad # kom etter årsskiftet har vært et bra år hva bidrag i AmazonPosten gjelder. Lokalavdelingene har flittig bidratt, og sammen med dere medlemmer har redaktøren mottatt bidrag til klubborganet. AmazonKalenderen 2014 Kalenderen blir normalt sendt ut sammen med blad #4 hvert år. Imidlertid oppdaget vi i fjor høst, at det var kommet en forskyving for november og desember i kalenderen for Å trykke et helt nytt opplag på grunn av dette ville vi ikke av økonomiske grunner. Vi valgte derfor å framskynde kalenderen for 2014, og samtidig trykke en korrigert versjon av november/desember 2013 i samme kalender. Kalenderen ble deretter sendt sammen med AmazonPosten # Treffsesongen 2013 NVAK har vært representert på de fleste av de store og kjente treffene. Treff hvor NVAK har vært representert ved egen stand: Ekeberg vår og høst Volvo treffet på Torpomoen Volvo treffet på Hønefoss West Side Cruisers AmCar treff i Bærum For utfyllende informasjon om de forskjellige treffene, vises det til tidligere/kommende utgaver av AmazonPosten.

3 Landstreffet 2013 Landstreffet ble arrangert på Gaustablikk Høyfjellshotell. På treffet hadde vi værgudene både med, og mot oss. Kveldene og nettene var mer enn våte, og vi var heldige som kunne oppholde oss i romslige lokaler innendørs. Kjøreturen lørdag, i Amazon-kortesje, gikk til Vemork. Det ble en interessant tur, og helt uten nedbør. På utstillingen søndag ville de nevnte guder vise oss at de ikke hadde glemt oss, og sørget for at mange fikk tørke bilene sine både tre og fire ganger før de skrudde av kranene. Oppholdsværet varte helt til premieutdelingen, men det kunne vi leve med. At alt utstyret vi hadde med måtte pakkes ned kliss vått, og pakkes ut igjen for tørk da vi kom hjem kunne ikke hindre at treffet var nær 100 % vellykket. Jeg skriver nær, ettersom den nærliggende campingplassen noen av deltakerne bodde på, likevel ikke var så nærliggende. Dette forhindret en fullkommen opplevelse for de det gjaldt, og vi skal gjøre alt for å unngå at noe liknende skal skje en gang til. Premiene vi delte ut på dette treffet var et bilde av en Amazon, vekselvis 4- og 5-dørs varianter, hvor selve bildet var etset inn på speilglass og rammet inn. Her hadde vi fått til en helt spesiell premie, og det er ingen andre som har slike. Lokalavdelinger Klubben har i 2013 hatt 3 aktive lokalavdelinger; Oslo- og Akershus, Bergen og Midt-Norge. Samtlige har gjennom året hatt god aktivitet i form av medlemsmøter og treff og aktivt bidratt med stoff til AmazonPosten. Styret ønsker å takke de som bidrar til holde liv og aktivitet i lokalavdelingene. Vi har også mottatt en henvendelse hvor det er interesse for å få i gang Rogalandsavdelingen igjen, og vi håper at de lykkes med dette. Medlemsutvikling Pr hadde NVAK 1220 medlemmer. Tilsvarende antall forrige år var Klubben har dessverre hatt et synkende medlemstall. Det er en realitet at medlemstallet en gang vil nå sitt maksimum. Det kan virke som om denne toppen kom i 2010, da vi hadde et medlemstall på Vi lar dog ikke dette være en sovepute, men vi jobber hele tiden for å øke tallet. En årsak til synkende medlemstall er at vi ble tvunget til å øke kontingenten i to påfølgende år, selv om beløpet var beskjedne kr. 50,- pr gang. Styret håper at så mange som mulig også følger klubben videre i Styret i Norsk Volvo Amazon Klubb Arve Larsen Kim Steven Larsen Pål-Magnus Lilleberg Egel Holmquist Per Brynildsen Kjell Hallberg

4 3030Kontingent INNTEKTER forskuddsbet - revers fjorårets RESULTATREGNSKAP NORSK VOLVO AMAZON KLUBB Kontingent - forskuddbetalt - åretsavsetning Sum kontingent Regnskap Budsjett Avvik Budsjett 3220Klubbrekvisita - Salg på stand SUM VAREKOSTNAD SALGS- OG DRIFTSINNTEKT BLAD SUM VAREKOSTNAD PRODUKSJON SUM BLAD PRODUKSJON DRIFTSKOSTNADER LANDSTREFF STAND SUM LANDSTREFF OG KOSTNADER SUM STAND OG TREFFKOSTNADER Kontingent 3020Kontingent avsetning- salg på stand Sum kontingent Annonser 3210Klubbrekvisita 3410Utleie - blad - fakturert Refusjon - PA Anlegg LMK forsikring mva Kjøp 4090Beholdningsendring 4091Beholdningsendring 4092Endering av klubbrekvisita klubbrekvisita premier etc Porto ukurans lager SUM VAREKOSTNAD utsending rekvisita Trykking 4515Ekstra 4520Trykking 4530Redaktør trykk av AZPosten AzKalender i AzP Redaktør Porto - ekstra trykk Porto SUM BLAD ordinær ettersendinger PRODUKSJON utsendelse Landstreff 6420Landstreff 6430Landstreff 6440Landstreff Innbetalinger Loddinntekter Leiekostnader deltagere etc Landstreff 6460Landstreff - Mat Premier Andre kostnader Stand SUM LANDSTREFF Ekeberg Stand 6530Stand 6540Stand - Konsgsberg Ål Andre kostnader

5 STYREKOSTNADER NORSK VOLVO AMAZON KLUBB Regnskap Budsjett Avvik Budsjett 6665Styrekostnader - lisens regnskapsprogram ANDRE SUM STYREKOSTNADER SUM ANDRE KOSTNADER Årsresultat Styrekostnader 6620Styrekostnader 6630Styrekostnader 6640Styrekostnader styremøter telefon kontorrekvisita Styrekostnad - bilgodtgjørelse årsmøtet Styrekostnader 6670Styrekostnader 6680Styrekostnader webleie LMK postboks kontingent Styrekostnader SUM STYREKOSTNADER - annet Lokalavdelinger 6720Markedsføring 6820Annet 6830Annet Vedlikehold -.- Vervekampanje bidrag Lillebror henger Annet Garantikostnad Annet - Bank og kortgebyr Avskrivninger -Tap på fordringer Annen SUM ANDRE renteinntekt KOSTNADER Annen Årsresultat rentekostnad egenkapital Overført fond for jubileumstreff/markering medlemsgoder/ matrikkel

6 1200Reklamebrosjyrer 1201Akk Nr.Navn Navn EIENDELER Note Lillebror 1211Akk tilhenger - Reklamebrosjyrer Partytelt Lillebror tilhenger Sum driftsmidler 1221Akk 1230PA 1231Akk Anlegg avskrivninger - Partytelt PA Anlegg 5) Varelager Sum varelager 1420Demovarer/premier 1470Ukurans varekager 1) Andre fordringer 2) Sum fordringer 1710Forskuddsbetalt 1900Kontanter - kontantkasse kalander Sum bank 1920Bankinnskudd 1921Bankinnskudd - driftskonto høyrentekonto Annen SUM EGENKAPITAL EIENDELER egenkapital OG GJELD 3) Leverandørgjeld Fond for jubileumstreff/markering medlemsgoder/ matrikkel Forskuddsbetalt Annen kontingent SUM EGENKAPITAL kortsiktig gjeld OG GJELD 4) BALANSE NORSK VOLVO AMAZON KLUBB 2013

7 NOTER NORSK VOLVO AMAZON KLUBB 2013 Note 1) Varelageret består av beholdning av capser, tøymerker, skjorter, verktøy, viskere, lekebiler og samlepermer pr Varelageret er verdsatt etter anskaffelskost med fradrag for ukurans. Ukuransavsetning pr utgjør kr Note 2) Utestående fordringer på annonser og rekvisita mv. Note 3) Egenkapital Årets resultat Egenkapital inkludert fond Note 4) Annen kortsiktig gjeld er kostnader for 2013 som ikke var betalt pr Akk avskrivninger Kostpris Reklame-brosjyrer 15 - tilhenger Lillebror Partytelt PA Anlegg Sum Note 5) Avskrivningsperiode Bokført verdi Avskrives 15 ikke år - 5 år - 5 år

8 Til årsmøtet i Norsk Volvo Amazon Klubb REVISJONSBERETNING 2013 FOR NORSK VOLVO AMAZON KLUBB Jeg har revidert årsregnskapet for Norsk Volvo Amazon Klubb, NVAK, for regnskapsåret Årsregnskapet som viser et overskudd på kr ,- består av resultatregnskap, balanse og noteopplysninger. Årsregnskapet er avgitt av NVAKs styre. Jeg har utført revisjonen ut fra mine forutsetninger som valgt revisor for NVAK. Revisjonen omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet samt vurdering av innholdet i og presentasjonen av årsregnskapet. I den grad det er aktuelt, omfatter revisjonen også en gjennomgåelse av NVAKs formuesforvaltning og internkontroll. Jeg mener at revisjonen gir et forsvarlig grunnlag for min uttalelse. Jeg mener at Årsregnskapet gir et uttrykk for NVAKs økonomiske stilling 31. desember 2013 og for resultatet av klubbens virksomhet i regnskapsåret Styret har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapene. Bærum, den 14/ Aasmund Kleve

9 Årsmøtet i Norsk Volvo Amazon Klubb, avdeling Midt-Norge oppfordrer årsmøtet i Norsk Volvo Amazon Klubb (hovedklubben) til å fatte følgende vedtak: "Bidrag og artikler som benyttes i klubbens blad, Amazonposten er berettiget til honorar etter satser som til enhver tid fastsettes av det sentrale styret i samråd med redaktøren. Honorarets størrelse skal være fornuftig og fastsettes for ett år av gangen. Honorar er uavhengig av om forfatteren er alminnelig medlem eller har styreverv i organisasjonen. Honorar er å se på som støtte til Amazonrelatert aktivitet i lokalavdelingene eller blant lokalavdelingens medlemmer. I tråd med dette utbetales ikke slikt honorar til enkeltpersoner eller foretak, men vil når innsenderen ber om det tilfalle den lokalavdelingen som bidragsyteren geografisk sogner til. Oppgjør for slik støtte til lokalavdelingen utbetales så snart det lar seg gjøre etter årets utgang med tanke på at dette skal synliggjøres og inngå i avdelingens årsregnskaper. Begrunnelse: Per dato tilfaller medlemskontingenten i sin helhet hovedklubben. Hovedsakelig går dette til dekning av utgifter til Amazonposten som er et gode som tilfaller alle medlemmer i klubben. Det er imidlertid rimelig at noe av kontingenten også tilfaller lokalavdelingen som støtte til aktivitet. I løpet av året deltar medlemmene i turer og treff, reiser på markeder og både restaurerer og bygger om biler. Alt dette og mye annet som berører vår hobby er det interessant å lese om. Å synliggjøre slik aktivitet er også viktig for nyrekruttering til klubben. På disse områdene har Amazonposten en viktig oppgave og mange venter utålmodig på bladet som er en viktig kilde til inspirasjon. Imidlertid er bladet avhengig av den enkelte medlem og lokal aktivitet for å ha noe meningsfylt å fylle sidene med. Slik aktivitet er også med på å styrke rekrutteringen av nye medlemmer til klubben fordi klubben da faktisk har noe å tilby medlemmene i lokalmiljøet. Forlaget har tre klare målsettinger: Å sikre en fordelingsnøkkel for medlemskontingent som gagner Amazonklubben som helhet. Tilskudd til lokalavdelingene bør være resultatbasert med utgangspunkt i aktivitet som synliggjøres gjennom bladet. Å styrke aktiviteten i lokallagene gjennom at disse får økonomisk støtte fra hovedklubben. Dette tror vi også har en positiv effekt på den generelle rekrutteringen til klubben og dermed også på kontingentinngangen. Å sikre en god tilgang på variert stoff til Amazonposten slik at denne kan utvikles til et enda bedre produkt til glede for Amazonklubbens medlemmer. Vedtak om å fremme forslaget for årsmøtet i Amazonklubben ble fattet i lokalavdelingens årsmøte 6. februar 2014 For lokalavdelingens årsmøte Dan Yngve Jacobsen Leder NVAK, Midt-Norge