Protokoll fra styremøtet 14. mai 09

Transkript

1 Protokoll fra styremøtet 14. mai 09 Tilstede: Fredrik Arneberg, Anders Bondehagen, Vegard J. Jæger, Annette Tandberg, Andreas Adolfsen (til kl ), Tove Bull-Njaa, Gunnar Rein Olsen, Grethe Røsok, Sepp Mantel og Geir Texnes. Observatører: Magnus Hovengen (t.o.m. Statusrapporten), Trond Bakke, Guri Skansen, Kari Rosenstrøm Revisor Sven Aarvold var tilstede under Generalforsamlingen i Penelope Bokhandel AS, Urban Boligutleie AS, Oasen Spiserier AS i tillegg til sak 22/09 Årsberetning, årsregnskap og årsrapport for OAS og OAS konsern. Fra administrasjonen møtte John Hvidsten og Manka Willms (referent) Møtet startet kl og varte til kl GODKJENNING AV DAGSORDEN OG INNKALLING Godkjent Sakene er protokollert i den rekkefølge de ble behandlet. SAK 20/09 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Styret vedtok administrasjonens forslag til protokoll fra møtet Styret ble informert om at det i forkant av styremøtet var gjennomført generalforsamling for Penelope Bokhandel AS, Urban Boligutleie AS (URBO), Oasen Spiserier AS. Alle selskapene fikk revisorberetning uten kommentarer. SAK 22/09 ÅRSBERETNING, ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR OAS OG OAS KONSERN Revisor opplyste at han ikke hadde noe å bemerke til regnskap og årsberetning og ville gi en ren revisjonsberetning dersom styret vedtok årsregnskap og beretning. Administrasjonen opplyste at selv om regnskapet var godkjent uten kommentarer, hadde revisjonen avdekket flere problemer og mangler i regnskapsføringen for Dette er nedfelt fra revisor i brev som vil bli lagt fram i neste styremøte. Styret ba også om å få seg forelagt et resultatregnskap fordelt per avdeling. Styret godkjente enstemmig årsregnskap og årsberetning og revisorberetning ble gitt. Styret vedtar det framlagte forslaget til styrets beretning og regnskap med balanse for 2008 for OAS. Av overskuddet på overføres kr til egenkapital statstilskudd og kr overføres fra annen egenkapital. Styret vedtar også det framlagte resultatet for OAS konsern på kr før skattekostnad. Styret ber administrasjonen utarbeide en årsrapport som inneholder en generell beskrivelse av de ulike virksomhetsområdene i tillegg til det materialet som er framlagt.

2 SAK 21/09 STATUSRAPPORT Sentraladministrasjonen Styret uttrykker bekymring for sykefraværet i regnskapsavdelingen og hvilken betydning det har for hele OAS. Vi har vikarer som utfører en så god jobb som mulig. Markeds- og kommunikasjonsavdelingen Viktig at de grafer som legges frem vises i farger. Denne gangen ble kopieringen i siste liten lagt til en annen person enn den som kopierer til vanlig og det ble først oppdaget at det var en graf i saken etter at kopieringen var ferdig. Grafen var i farger på styresiden. Bolig- og eiendomsavdelingen Vi har klaget på byggetrinn 2 på Carl Berner fordi saken har blitt liggende lenge uten behandling. Dette kan forskyve hele prosjektet. Vi vet enda ikke hvor mange ledige boliger vi vil få til 1. års studentene, men regner med at det blir få boliger ledige. Delvis grunnet at vi mister hyblene på Ullevål. Velferdsavdelingen Styret sier seg fornøyd med at Legerefusjonsordningen og Helsefondet stadig benyttes av flere studenter, Det er ønskelig å få en prosentvis sammenligning mellom samme perioder for 2008 og Tidligere hadde vi større andel plasser i Studentidretten. Ønskelig at det blir sett på om vi kan øke antall plasser når avtalen skal reforhandles. Det er mest ledig i Turnhallen og avtalen skal reforhandles i sommer. Spisestedene Spisestedene ble behandlet i lukket møte og de som ikke er medlemmer i styret forlot møterommet. ØKONOMI Regnskapsrapport for april måned med kommentarer ble delt ut på møtet. Resultat etter korrigeringer for periodiseringer, ca. kr. 1,4 mill. er omtrent som budsjett. Bekymring vedrørende spisestedene, men eiendom er bedre enn forventet. Det er ønskelig med en sammenligning av 2008 og Styret vedtar statusrapporten med de kommentarer som framkom i møtet. SAK 23/09 EIERFORHOLD ANGÅENDE TOMT PÅ KJELLER Tomten vil bli stående på Urban boligutleie AS (URBO). Siden OAS er eier av URBO vil vi ha anledning til å bruke tomten til andre formål ved behov. Styret var tilfreds med rask og god behandling av denne sak fra URBO sin side. Styret aksepterer at Urban Boligutleie AS (URBO) tiltrer skjøtet for tomta på Kjeller og blir stående som eneeier av arealene. OAS sitt eventuelle framtidige behov for å utnytte arealer til velferdsformål, forutsettes å skje ved etablering av festeavtaler.

3 Administrasjonen gis fullmakt til å inngå avtale om utlån av hele kjøpesummen til URBO, på slike betingelser at OAS er sikret en rimelig avkastning og at URBO sin likviditet blir tilfredsstillende. SAK 24/09 STATUS BOLIGPROSJEKT KONGSVINGER Godt samarbeid med alle etater i Kongsvinger. Det jobbes med å finne boalternativ for studentene inntil bygget er ferdig ca En gruppe jobber med diverse velferdstilbud til studentene på Kongsvinger. Opplegg for busstransport, trening, svømming, fastlegeordning, legerefusjonsordning og helsefond er saker gruppen jobber med å få i stand til studiestart. Vårt system med tilskudd til bruk av eksisterende tilbud, uten nødvendigvis å skulle etablere egen drift, egner seg godt i dette tilfelle. Styret tar orienteringen til etterretning og gir administrasjonen fullmakt til å ta opp byggelån til finansiering av Kongsvinger studenthus, begrenset oppad til 40 mill, og samtidig stille pantesikkerhet for samme beløp i Bjerregaardsgate 21 og Hans Ross gate 1 og 3. SAK25/09 STATUS OAS SIO Rapporten fra Styringsgruppen vil bli sendt ut i nær fremtid. HiO ønsket utsatt høringsfrist for grundigere gjennomgang. Dette er godtatt av OAS ved styreleder og direktør. Av den grunn avlyses styreseminaret Styreseminaret legges i god tid før OAS sitt styremøte der saken skal endelig behandles. SiO holder fast ved å ha styremøte hvor de skal stemme over om de ønsker en sammenslåing eller ikke. Styreleder har hatt informasjonsmøte med fagforeningene. Det er god elektronisk informasjon på Intranett om denne saken. De rapportene som undergruppene har levert til Styringsgruppen er vurdert som interne dokumenter og vil ikke bli tilgjengelig for andre. Er styret misfornøyd med den rapporten Styringsgruppen leverer kan det senere være aktuelt å se på om hele eller deler av disse forarbeidene skal gjøres tilgjengelig for styret. Styringsgruppen har hatt juridisk hjelp til å vurdere ulike sider ved en eventuell sammenslåing. Mulig dokumentavgift ved eiendomsoverdragelse er et usikkert moment som må avklares nærmere. Da OAS ikke skal stemme over en eventuell sammenslåing før til høsten starter styremøtet kl Studentene kan da ha formøte fra kl Forslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Styret tar administrasjonens orientering om status i utredningsarbeidet SiO-OAS til etterretning. Styret ber om at det planlagte seminaret 15. juni avlyses, men at saken settes opp til drøfting på møtet 17. juni. SAK 27/09 TARIFFORHANDLINGER De sentrale forhandlingene for ansatte i OAS (unntatt barnehagene) er vedtatt, og lokale forhandlinger forutsettes gjennomført innen Alle får et tillegg på kr. 2 per time. I tillegg er det en lokal pott på kr som skal fordeles etter de 5 kriteriene som ble fremforhandlet i fjor av OAS, Parat, NTL og Utdanningsforbundet. Sentrale forhandlinger for barnehagene som er en del av HUK-området (Helse, Utdanning og Kultur) i HSH er satt til 16. og 17. juni.

4 Styret tar orienteringen om tarifforhandlingene 2009 til orientering, og gir administrasjonen fullmakt til å gjennomføre lokale forhandlinger på grunnlag av de premisser som er synliggjort i saksframstillingen. SAK 29/09 EVENTUELT Grønn profil i OAS sitt Strategidokumentet Det er ønskelig at OAS arbeider med å konkretisere Grønne punkter i sin Strategiplan. De som skal jobbe med dette kan se på kriteriene til både Miljøtårnet og Svanemerking. Vedtak ble forfattet under møtet. Styret ber administrasjonen om å utforme forslag til konkrete tiltak for å realisere uttrykte miljøforutsetninger i vårt strategidokument. Styret ber administrasjonen om å trekke studentrepresentanter fra styret med i dette arbeidet. Endringer i vedtekter til Velferdsfondet Det er ønskelig at OAS har en mulighet til å gi økonomisk støtte til internasjonale studenter som opplever en krise som gjør at de for eksempel må reise til hjemlandet. Dette vil i første omgang være et naturlig prøveprosjekt i Velferdsfondet. Vedtak ble forfattet under møtet Styret ber administrasjonen utforme et forslag til endringer i vedtektene for velferdsfondet med sikte på at fondet skal dekke ekstraordinære kostnader. Kriteriene vil være: - akutt økonomisk krise - ikke kunne forutses på forhånd - gir mulighet for å fortsette studiene - ikke ligge under offentlige støtteordninger - behandles konfidensielt og anonymt. Det er ikke ønskelig at konkrete vedtak fattes under eventuelt. Styret kan legge føringer og administrasjonen kan komme med en sak til neste styremøte De som ikke var styremedlemmer forlot møtet SAK 26/09 ARBEIDSMILJØUNDERSØKELSEN I OAS 2009 B - SAK Styret tar administrasjonens informasjon om Arbeidsmiljøundersøkelsen 2009 til etterretning og ønsker i fremtiden å få referat fra AMU møtene. SAK 28/08 ORIENTERING OM NY ARBEIDSAVTALE FOR DIREKTØR B - SAK

5 Styret tok lønnsutvalgets orientering ved styreleder til etterretning. Oslo Fredrik Arneberg Anders Bondehagen Styreleder Nestleder John Hvidsten Manka Willms Direktør Referent