Kommunerevisjon IKS. Valdres Hallingdal

Transkript

1 Kommunerevisjon IKS Valdres Hallingdal Vurdering av noen forhold knyttet til Geilo Løyper as Oppdraget Undersøkelsen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i Hol kommune. Oppdraget ble gitt i kontrollutvalgsmøtet , og følger av protokollen - Drøftings- og orienteringsaker, pkt 2b. Følgende forhold skal belyses: 1. Avklare hva som er gjeldende formål med selskapet og om innsamling av frivillige løypebidrag er en del av selskapets oppgave. 2. Har kommunen handlet i samsvar med aksjelovens bestemmelser om utøvelse av eierskap når det gjelder endringene i arbeidsoppgaver og prinsipper for kostnadsfordeling vedrørende løypekjøringen? 3. Hvilke avtaler/retningslinjer gjelder for dekning av kostnader til løypekjøring mellom kommunen og selskapet, og hvordan er disse fulgt opp av partene? 4. Behandling av utviklingstilskudd fra utbyggere. Revisjonen understreker at dette oppdraget ikke innebærer en selskapskontroll etter kommuneloven 80 (jfr koml 77, nr 5). Ettersom Geilo Løyper as ikke er heleid av kommune(r), har revisjonen ikke formell innsynsrett i selskapets forhold utover den informasjonen som kan innhentes gjennom vår innsynsrett etter koml 77, nr 7 innhenting av opplysninger fra kommunen selv og åpne kilder. I denne undersøkelsen har vi bygd på informasjon fra kommunens arkiv, og informasjon fra selskapets ledelse til kontrollutvalget som grunnlag for drøftingene i utvalget Formålet med undersøkelsen er å gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere behovet for eventuell videre oppfølging. Vurderingen har vært forelagt rådmannen i samsvar med revisjonsforskriften 8. Han har gitt følgende tilbakemelding: Skrivet fra revisjonen synes å være klart og konklusjonen gir gode anbefalinger for det videre arbeidet med avtaler vedrørende utvikling av stier og løyper og løypeproduksjon m.m 1. Formålet med selskapet Selskapets formål i vedtektene ble sist formelt vedtatt : Selskapets formål er utvikling, utbygging, merking og preparering for nødvendig drift og vedlikehold av langrennsløyper og stier for vandring og sykkel på Geilo og i det nærdistrikt som styret i selskapet til enhver tid måtte bestemme. Kommunestyret har behandlet saker av betydning for selskapets virksomhet og oppgaver i ksak 40/09 - søknad om tilskudd fra selskapet som utløste en gjennomgang av organisering og finansiering av sti- og løypearbeidet i kommunen. ksak 58/09 - der kommunestyret vedtok at kommunen skulle overta ansvaret for administrasjon av stier og løyper i Geilo-området. Rådmannen fikk fullmakt til å organisere arbeidet på en tjenelig måte under hensyn til fortsatt frivillige bidrag fra brukere og næringsliv. ksak 59/10 - der prinsipper for drift og organisering av sti- og løypeområdet på Geilo ble behandlet, herunder finansiering, og der frivillige bidrag var et viktig element. Styret omtaler endringer i oppgaver i årsberetningen for 2009 slik:... Etter disse endringene vil selskapets primære oppgave være å arbeide for å sikre frivillige bidrag til å medfinansiere de kontrakter kommunen har inngått,.... Styret har også lagt vekt på innsamling av frivillige bidrag i sitt innspill til generalforsamlingen i 2010 vedrørende selskapets framtidige virksomhet, et forslag generalforsamlingen sluttet seg til. Kommunerevisjon IKS Rapport til kontrollutvalget: Geilo Løyper as 1

2 Regnskapene for selskapet for 2007 til 2010 viser at innsamling av tilskudd og bidrag til løyper har vært selskapets viktigste inntektskilde. 2. Har kommunen handlet i samsvar med aksjelovens bestemmelser om utøvelse av eierskap når det gjelder endringene i arbeidsoppgaver, inntektsmodell og prinsipper for kostnadsfordeling vedrørende løypekjøringen? Faktainnsamling Fra og med sesongen 2009/2010 overtok kommunen ansvaret for løypekjøringen i Geilo-området (ksak 58/09). Det ble innført en inntektsmodell og prinsipper for kostnadsfordeling som innebar at kommunen skulle dekke 50% av løypekostnadene (ksak 59/10) og 50% skulle dekkes av løypetilskudd og -bidrag. Beslutningene er gjort av kommunestyret og det framkommer ikke informasjon i sakene som viser om og i så fall på hvilken måte Geilo Løyper as har vært involvert i prosessen som førte fram til disse beslutningene. Endringene i oppgaver ble ikke behandlet av generalforsamlingen i selskapet i forkant, og det foreligger ikke informasjon i forbindelse med ksak 58/09 eller 59/10 som knytter selskapets andre eier Destinasjon Geilo (50%) formelt til den prosessen som ble gjennomført. På generalforsamlingen behandlet eierne et notat fra styret om endringene i arbeidsoppgaver, og sluttet seg til styrets forslag som baserte seg på kommunestyrevedtakene. Det framgår av vedlegg til ksak 82/10 at det har vært kommunikasjon mellom kommunen og selskapet om endringer i arbeidsoppgaver for selskapet og om inntektsmodell og prinsipper for kostnadsfordeling mellom kommunen og selskapet når det gjelder løypekjøringen. Styret omtalte endringene i sin årsmelding for 2009 og viser til ksak 58/09 og 59/10 i et notat til generalforsamlingen datert Det foreligger ingen indikasjoner i generalforsamlingsprotokollene som peker i retning av at det har vært uenighet mellom eierne når det gjelder endringene i selskapets arbeidsoppgaver. Revisjonens vurdering Kommunen som aksjonær har ikke forholdt seg fullt ut til aksjelovens bestemmelser. Vi vurderer imidlertid ikke dette til å være et sentralt tema i denne saken, ettersom vi ikke kan se at det er den formelle fremgangsmåten som har skapt eventuell uenighet mellom kommunen og selskapet. At kommunen har kunnet ta direkte styring og endre arbeidsoppgavene for selskapet uten formell behandling i selskapets eierorgan på forhånd har trolig sammenheng med at kommunen har vært den sterke part i samarbeidet på grunn av sine økonomiske forutsetninger. Samtidig har kommunen, Destinasjon Geilo as og styret hatt sammenfallende interesser i saken dvs å kjøre skiløyper og skaffe finansiering til dette. 3. Hvilke avtaler/retningslinjer gjelder for fordeling av kostnader til løypekjøring mellom kommunen og selskapet, og hvordan er disse fulgt opp av partene? Faktainnsamling Som det framgår av kapittel 2 over har styret blitt gjort kjent med vedtakene i ksak 58/09 og 59/10, men det foreligger ingen formelle avtaler mellom kommunen og selskapet om den praktiske gjennomføringen av vedtakene. Selskapet har samlet inn midler til løypene gjennom bidrag fra utbyggere, næringsliv og privatpersoner. Bidragene fordeler seg på bidrag fra utbyggere gjennom særskilte avtaler, og frivillige løypebidrag. Ksak 59/10 medfører at selskapet skal overføre innsamlede løypebidrag til dekning av 50% av kostnadene med løypekjøringen. I styrets årsberetning for 2010 omtales endringene i arbeidsoppgaver og bortfall av kostnader til løypepreparering. Styret skriver at bortfallet av kostnader til løypepreparering har ført til vesentlig økning av driftsresultat i forhold til 2009 og at man forventer at den negative egenkapitalen vil være snudd til positiv i løpet av første kvartal Konsekvenser av vedtaket i ksak 59/10 omtales ikke, og selskapet har ikke avsatt noe beløp i regnskapet til dekning av eventuelle forpliktelser til å dekke kostnader til løypekjøring for Kommunens eierrepresentant møtte på generalforsamlingen med fullmakt fra Destinasjon Geilo, og representerte således begge eierne. Eierne godkjente ikke regnskapet for 2010, fordi det ikke viste en transaksjon Kommunerevisjon IKS Rapport til kontrollutvalget: Geilo Løyper as 2

3 mellom selskapet og kommunen, og krevde at styret utarbeidet nytt regnskap innen 14 dager. Styret forutsatte at en slik transaksjon ble godkjent av revisor. Kommunestyret vedtok i ksak 75/11 å kreve utbetalt et beløp tilsvarende det Geilo Løyper as hadde mottatt i frivillige løypetilskudd og henviste til ksak 58/09, der kommunen overtok ansvaret for løypekjøringen. Selskapet ble besluttet avviklet i ekstraordinær/utsatt generalforsamling Kommunens krav om overføring etter ksak 75/11 ble behandlet av avviklingsstyret Avviklingstyret sier i brev til kommunen at de ikke kan etterkomme anmodningen, og ber kommunen melde sitt eventuelle krav i forhold til den formelle avviklingsprosessen. Revisjonens vurdering Vi har lagt til grunn at det i prinsippet har vært enighet mellom kommunen og selskapet om inntektsmodellen og prinsippene for kostnadsfordeling som følger av ksak 59/10, selv om det ikke foreligger noen formelle avtaler eller vedtatte retningslinjer mellom partene. Etter vår vurdering skulle kommunen ha presentert en oversikt over de påløpte kostnadene for løypekjøringen og fremsatt krav om dekning av 50% av disse overfor selskapet. Dette kravet skulle dannet grunnlag for selskapets avregning mot innsamlede bidrag til formålet og overføring av skyldig beløp til kommunen. Dersom kommunen ikke presenterer et slikt krav overfor selskapet, har selskapet et selvstendig ansvar for å henvende seg til kommunen for å få en slik oversikt, slik at de blir i stand til å oppfylle sin del av forpliktelsen. Dersom selskapet likevel ikke mottok en oversikt fra kommunen over kostnadene skulle selskapet uansett ha beregnet, kostnadsført og avsatt et estimert beløp under kortsiktig gjeld til dekning av den forpliktelsen de var kjent med at de hadde overfor Hol kommune for løypekjøring for 2010 etter ksak 59/10. Det følger av regnskapsloven 4-1, 1. ledd nr 3 som sier at Utgifter skal kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekt (sammenstillingsprinsippet). Som tilhørende inntekt regnes bidragene fra frivillige bidragsytere til løypekjøring som var samlet inn til formålet i Revisjonen mener at kommunen hadde rett til å ikke godkjenne regnskapet for 2010 i generalforsamlingen, ettersom en vesentlig kostnad for løypekjøring til Hol kommune ikke var kostnadsført og avsatt.. Kommunestyret hadde ikke anledning til å fatte vedtak om overføring av penger fra Geilo Løyper as, slik vedtaket i ksak 75/11 lyder. Overføring av frivillige bidrag til kommunen skal i prinsippet baseres på et krav fra kommunen til selskapet. Dette er således en avtalemessig sak mellom kommunen og selskapet, og følger alminnelige avtaleog innfordringsrettslige prinsipper. Etter revisjonens vurdering har avviklingsstyret handlet formelt korrekt når de ikke etterkom kravet om utbetaling fra selskapet etter vedtaket i ksak 75/11. Kommunen har som nevnt over ikke framsatt noe krav basert på en beregning med utgangspunkt i vedtaket i ksak 59/10 overfor selskapet. Det vil være et slikt krav som danner grunnlag for kommunens tilgodehavende overfor selskapet. 4. Behandling av utviklingstilskudd fra utbyggere Faktainnsamling Regnskapstall for GLAS Driftsinntekter Driftsutgifter Finansposter Ekstraordinære poster Årets resultat (- = overskudd) Annen kortsiktig gjeld Netto annen egenkapital (- = positiv) Kommunerevisjon IKS Rapport til kontrollutvalget: Geilo Løyper as 3

4 Tallene over er hentet fra regnskapsutskrifter og spesifikasjoner som var vedlegg til ksak 56/11 og 82/10 som gjaldt drøfting av saker til de ordinære generalforsamlingene i 2011 og De dokumentene revisjonen har hatt tilgang til utgjorde ikke offisielle regnskap med noter og årsmelding signert av styret, men ettersom de var vedlegg til innkallingen til generalforsamlingen har vi forholdt oss til dem som selskapets offisielle tall for de aktuelle årene. Fra og med årsregnskapet for 2009 er akkumulerte engangstilskudd fra utbyggere avsatt som kortsiktig gjeld i selskapets balanse etter en restrukturering av balansen som også omfattet tidligere års tilskudd. Dette førte til at selskapet gikk fra positiv egenkapital på 0,6 mill kr i regnskapet for 2008 til et udekket tap på 1,3 mill kr i regnskapet for Selskapet gjorde sin første avtale om tilskudd til løypenett i 2007 initiert av Fische ASA, som la vekt på at god infrastruktur/løypenett er avgjørende for deres virksomhet på Geilo. Et formål med avtalen var å bidra til at også andre utbyggere skulle inngå avtaler om tilskudd til løyper basert på salgssum for solgte enheter og innbetaling av frivillige årlige løypebidrag fra hytteeiere. I tillegg til å omfatte et engangsbidrag forpliktet Fische ASA seg også til å betale et årlig tilskudd til løpende drift av selskapet i en gitt periode. Dersom Geilo Løyper AS ikke klarte å oppfylle visse vilkår knyttet til å oppnå avtaler med andre utbyggere og å få inn frivillige bidrag fra hytteeiere, skulle avtalen gjøres om til et lån til selskapet og avregnes over tid mot årlige tilskudd. Det er senere inngått avtaler med flere andre utbyggere, og vi har mottatt kopier av to av disse avtalene. De avtalene vi har hatt tilgang til omhandler såkalt fellesgodefinansiering. Avtalene er inngått i februar 2007 og august 2008, og har ulik ordlyd. Avtalen fra 2007 inneholder to elementer av innbetalinger til Geilo Løyper as. Det ene elementet er et engangsbeløp knyttet til salgssum for tomter, mens det andre er et årlig beløp. Hele avtalen er knyttet opp til Geilo Løyper AS formål etter vedtektene og avtalen skal bidra til finansiering av de fellesgodene som er nevnt i formålet. Avtalen inneholder ingen klausuler om tilbakebetaling av tilskudd. Avtalen fra 2008 inneholder kun ett element, og det er knyttet til salgssum for tomter. Denne avtalen knyttes konkret til finansiering av utviklingen av løypenettet, og det presiseres at det er et mål at avtalens midler øremerkes utvikling. Drift av løypenettet, og vedlikehold og utvikling omtales som to separate forhold, og drift ivaretas gjennom andre tilskudd og bidrag. Videre pålegger avtalen Geilo Løyper as å utarbeide en investeringsliste hvor det tydelig framkommer hvilke områder som planlegges utviklet. Avtalen inneholder en klausul om tilbakebetaling dersom framtidige avtaler med andre utbyggere gir lavere prosentvis engangstilskudd enn denne avtalen. Ksak 59/10 som omhandler inntektsmodell og prinsipper for kostnadsfordeling sier at kommunen kan redusere løypetilbudet dersom løypetilskudd og -bidrag ikke dekker 50% av kostnadene til løypekjøringen. Revisjonens vurdering Før 2009 inntektsførte selskapet alle tilskudd og bidrag i resultatregnskapet og avsatte overskuddet til egenkapitalen. Fra 2009 behandlet selskapet avtalefestede tilskudd utover årlige bidrag som gjeld til utbygger og inntektsførte disse i takt med utvikling og vedlikehold av løypenett. Dette synes å ha sin bakgrunn i at disse tilskuddene ble ansett som øremerket til opparbeidelse og vedlikehold av sti- og løypenett, mens de årlige bidragene går til drift av løypenettet her: løypepreparering. Avtalen fra 2008 synes klar på at tilskuddet den omfatter kun skal benyttes til investeringer eller utvikling av løypenettet. Disse midlene kan derfor neppe benyttes til løypekjøring. Avtalen med Fische fra 2007 er ikke like klar på dette. Den vektlegger god infrastruktur/løypenett generelt, og det årlige tilskuddet er knyttet til driften av selskapet og ikke løyper. Drift av selskapet tilsier etter vår vurdering drift i samsvar med selskapets formål, som er utvikling, utbygging, merking og preparering for nødvendig drift og vedlikehold av langrennsløyper... Det kan derfor trolig legges til grunn at denne avtalen om engangstilskudd kan benyttes til løypekjøring over tid. Avtalen Fische inneholdt imidlertid noen klausuler som måtte oppfylles for at tilskuddet ikke skulle tilbakebetales eller føres opp som gjeldsforpliktelse til Fische. Hvis eller når disse punktene er oppfylt bør det vurderes om ikke dette tilskuddet skal inntektsføres og være en del av selskapets egenkapital. Den andre avtalen fra 2007 er knyttet til selskapets formål generelt, og selv om avtalen er delt i en engangsutbetaling og forutsetninger om framtidige årlige bidrag, ligger det ikke tilsvarende begrensninger i bruken av engangsutbetalingen som i avtalen fra Dette betyr etter vår vurdering av dette tilskuddet må kunne benyttes innenfor hele selskapets formål, og dermed også til løypekjøring over tid. Kommunerevisjon IKS Rapport til kontrollutvalget: Geilo Løyper as 4

5 Behandlingen av utviklingstilskudd fra utbyggere må sees i sammenheng med målet med tilskuddene som er opparbeidelse, vedlikehold og drift av stier og løyper herunder kjøring av skiløyper. Dersom hele engangstilskuddet fra salgssum fra utbygger skal benyttes til opparbeidelse og vedlikehold av selve sti-/løypetraséene, og kun årlige bidrag kan benyttes til løypekjøring innebærer dette i ytterste konsekvens at det kan opparbeides et sti- og løypenett man ikke har midler til å kjøre løyper i hver vinter dersom de frivillige bidragene ikke blir store nok til å oppfylle forutsetningene i ksak 59/10. Etter revisjonens vurdering kan utformingen av avtaler med utbygger føre til at selskapet blir stående med akkumulerte midler til utvikling av løypenett samtidig som man ikke har tilstrekkelige midler til å dekke kostnadene til løypekjøring i de løypene som er opparbeidet. Dette kan neppe ha vært selskapets og utbyggernes intensjon. Det er viktig at kommunen framover inngår klare avtaler med utbyggere om rammer og begrensninger for bruken av framtidige engangstilskudd, slik at man unngår å komme i en situasjon der løypetilbudet må reduseres samtidig som man har utviklingstilskudd på bok. Avtalene bør være likelydende med alle utbyggere. Bidrag vedrørende salg av tomter osv bør også kunne benyttes til løypekjøring over tid når dette er hensiktsmessig for å kunne oppfylle formålet dvs å kunne tilby oppkjørte løyper av god kvalitet i nærmere definerte traséer. Avtalene bør forankres i sti- og løypeplanen eller på annen måte som gir forutsigbarhet for tilskuddsgivere og som viser hvordan opparbeidelse, vedlikehold og drift av skiløyper skal ivaretas over tid. Dette er viktig for å skape og opprettholde tillit til et system som i stor grad er basert på frivillige bidrag. 5. Oppsummering Innsamling av frivillige bidrag har vært en sentral del av selskapets oppgaver. Selv om kommunen har tatt styring med Geilo Løyper AS utover det kommunen selskapsrettslig sett har hatt grunnlag for overfor selskapet og den andre eieren Destinasjon Geilo as, foreligger det ikke indikasjoner på at dette har ført til vesentlig uenighet eller problemer mellom partene i forbindelse med endring av oppgaver for selskapet. Problemene mellom selskapet og kommunen ser ut til å ha oppstått i forbindelse med behandlingen av selskapets regnskap for Selskapet hadde ikke avsatt noe beløp i regnskapet til dekning av sin forpliktelse etter ksak 59/10 et vedtak det er dokumentert at styret var kjent med. Videre hadde selskapet samlet inn løypebidrag for sesongen 2009/2010, og kommunen hadde kjørt løypene og hatt kostnadene med dette. Revisjonen mener at selskapet skulle ha avsatt et stipulert beløp selv om de ikke hadde mottatt noe formelt krav fra kommunen. Selskapet hadde et selvstendig ansvar for å foreta en avsetning fordi de var kjent med forpliktelsen til å betale løypebidrag til Hol kommune, og regnskapet var ikke fullstendig uten en slik avsetning. Eierne hadde derfor grunnlag for ikke å godkjenne regnskapet for 2010 i generalforsamlingen Selskapets avviklingsstyre kunne ikke foreta utbetaling til kommunen med utgangspunkt i ksak 75/11, fordi det ikke forelå noe formelt krav fra kommunen i henhold til forutsetningene i ksak 59/10. Selskapets behandling av utviklingstilskudd fra 2009 av førte til at selskapet avsatte store beløp til framtidig utvikling av løyper, samtidig som selskapet ikke hadde årlige inntekter til å dekke kostnadene til løypekjøring. Revisjonens vurdering av avtalene og realiteten med selskapet Geilo Skiløyper AS tilsier at alle tilskudd hvor det ikke spesifikt var stilt konkrete vilkår for betaling av tilskuddet skulle vært inntektsført i regnskapet til Geilo Skiløyper AS og blitt tilført selskapets egenkapital. Etter revisjonens vurdering er det viktig at det ved inngåelse av framtidige avtaler om engangstilskudd til løyper fra utbyggere sikres at avtalene muliggjør en mer helhetlig tilnærming til utvikling, vedlikehold og drift av stier og løyper herunder mulighet til å kunne bruke engangstilskudd til løypekjøring når dette er hensiktsmessig for å oppfylle formålet med løypenettet over tid. Avtalene bør forankres i sti- og løypeplanen, gjennom opprettelse av brukerrepresentasjon, eller på annen måte knyttes til formålet med løypekjøringen for å sikrer tillit til at løypebidrag benyttes til det formålet de er samlet inn til. Gol, 17. januar 2012 Turid Berglund Ekeberg forvaltningsrevisor Kommunerevisjon IKS Rapport til kontrollutvalget: Geilo Løyper as 5

6 Vedlegg : Oversikt over grunnlagsmateriale rapporten bygger på Følgende dokumenter er lagt til grunn ved utarbeidelse av denne rapporten Generalforsamlingsprotokoller Geilo Løyper as 2008 til 2011 (ordinære og ekstraordinære) Brønnøysundregisterets kunngjøringer for selskapet o siste registrerte endring i vedtektene Selskapets vedtekter ( og forslag til generalforsamlingen ) o 1: Formål o 7: Generalforsamling o 9: Oppløsning og/eller avvikling Ksak 1 40/09 (Søknad om tilskudd til årlig drift og administrasjon av stier og løyper på Geilo) Ksak 58/09 med vedlegg (Drift og administrasjon av stier og løyper oppfølging av vedtak ksak 40/09) Ksak 59/10 med vedlegg (Prinsipp for drift og organisering av stil- og løypeområdet Geilo) Ksak 82/10 med vedlegg (Drøfting av saker til generalforsamling Geilo Løyper AS 2010) Ksak 56/11 med vedlegg (Drøfting av saker til generalforsamling Geilo Løyper AS 2011) Ksak 75/11 (Saken er et initiativ fra rådmannen om hvordan frivillige løypetilskudd som er samlet inn i selskapet skal kunne overføres til kommunen for å benyttes til formålet de er innsamlet til). Ksak 77/11 (Drøfting av saker til ekstraordinær generalforsamling ) Brev fra styreleder til eierne av i forkant av styrebehandling av regnskap og årsmelding for 2010 Melding om vedtak ksak 75/11 ( ) til selskapet v/styret med kopi til generalforsamlingen v/ ordfører Brev fra selskapets avviklingstyre til kommunen av Avtale mellom Geilo Løyper as og Fische ASA av Avtale mellom Geilo Løyper as og Rønsgård AS Avtale mellom Geilo Løyper as og Ole-Andreas Tryti Fossgård (Geilo Panorama AS og Geilo Panorama Eiendom AS Aksjeloven o Kommunen som eier utøver eierskapet gjennom opprettelse av vedtekter, og ellers løpende på generalforsamlingen (se spesielt 2-1(1), 4-1, 1.ledd, 5-1(1), 5-5, 5-6, se også 6-12) o Aksjeeieres rett til å få saker behandlet på generalforsamlingen er betinget av skriftlig melding til styret innen 7 dager før fristen for innkalling og at det gis forslag til beslutning eller begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsorden (jfr 5-11) 1 Ksak = forkortelse for kommunestyresak Kommunerevisjon IKS Rapport til kontrollutvalget: Geilo Løyper as 6